Concept Procesbeschrijving

Wanneer de relevante aspecten uit de analyse van procesmanagement, procesbeheersing en de analyse naar het ontwikkelingsproces worden gecombineerd met de aspecten die voorkomen uit hoofdstuk twee (analyse aanbesteding) en hoofdstuk drie (analyse haalbaarheidsstudie) kan een fasering met bijbehorende stappen worden opgesteld. Wanneer deze wordt weergegeven in het proces van de projectontwikkeling komen de te nemen stappen als volgt tot stand.

4.3.1 Fasering procesbeschrijving

De fasering is opgesteld aan de hand van de fasering van het ontwikkelproces zoals omschreven door de NEPROM. In de eerste fase, initiatieffase, dient gekeken te worden of de organisatie zich wil inschrijven op de aanbesteding. Dit is beslist aan de hand van het analyseren van de uitvraag van de aanbestedende dienst. In de twee fase, ontwikkelingsfase, dient een plan ontwikkeld te worden. Dit vindt plaats aan de hand van een haalbaarheidsstudie die op een iteratieve wijze plaats vindt. Tenslotte dient in fase drie het plan presentabel gemaakt te worden, voor het plan is ingediend.

Figuur 7: Initiatieffase (Eigen werk, 2018)

Initiatieffase (fase 1)

In de eerste fase wordt de uitvraag van de aanbestedende dienst geanalyseerd door middel van het samenvattende document op basis van de GOTIK-methode. Deze is weergegeven in bijlage 11. Conform de beheersaspecten is op basis van geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit, de uitvraag geanalyseerd (informatie + kwaliteit), data inzichtelijk gemaakt (tijd) en budgetten (intern en extern) inzichtelijk gemaakt (geld) en is dit getoetst aan de ontwikkelkracht en -visie van de onderneming (organisatie). Aanvullende informatie wordt conform de interne analyse en externe (markttechnische toets) verzameld, waarna een beslisrapport opgesteld wordt. Afsluitend aan deze fase neemt de organisatie een beslissing om deel te nemen aan de aanbesteding of niet. In bijlage 13 zijn hulpdocumenten weergegeven. Figuur 7 geeft de initiatieffase weer.

Haalbaarheidsfase (fase 2)

Zoals in paragraaf 4.1 omschreven, vindt in de tweede fase de planvorming plaats. Dit vindt plaats op een iteratieve wijze (Nozeman, 2010). Om ook deze fase de beheersaspecten te implementeren wordt in de eerste fase het team samengesteld (organisatie), de planning opgesteld (tijd) en de strategie bepaald (kwaliteit). Doordat een planning wordt opgesteld kan het aspect tijd beheerst worden. Aston, B (z.d.) stelt dat de PSTB-methode (bijlage 12) geschikt is voor het opstarten van een project middels een kick-off en brainstormsessie gevolgd door een risicosessie. In de brainstormsessie dient de denkrichting van het project te worden bepaald en een mogelijk invulling voor het plan te worden bedacht. Dit heeft invloed op het beheersaspect informatie (input voor de sessie) en kwaliteit (uiteindelijk op te leveren plan). De risicosessie gaat in op het onderdeel geld van de beheersaspecten omdat Nozeman (2010) stelt dat risico’s vaak financiële gevolgen hebben. Deze risicosessie vindt plaats conform de RISMAN-methodiek waarbij de beheersaspecten wederom aan bod komen. Wanneer de risico’s inzichtelijk zijn gemaakt kan het concept worden opgesteld. Daarbij dient een GREX/ OPEX opgesteld te worden afhankelijk van een gebieds-/ opstalontwikkeling. Dit maakt het mogelijk om het proces op het aspect geld te beheersen. Tevens dient in deze fase een verkaveling en een risicodossier te worden opgesteld zoals beschreven in hoofdstuk drie. Nadat het concept is geformuleerd dient deze te worden omgevormd naar een definitieve GREX/ OPEX met de daarbij behorende onderdelen (verkaveling, risicodossier, etc.). Conform de theorie van Twijnstra- Gudde dient het beslissen aan het eind van iedere fase plaats te vinden. Een beslismoment wordt belegd om deze fase af te sluiten. Hierin wordt het project door middel van toetsing op de beheersaspecten doorgesproken waarna een go/ no-go plaats vindt. In bijlage 14 zijn hulpdocumenten weergegeven die het proces ondersteunen. Figuur 8 geeft de haalbaarheidsfase weer.

Figuur 8: Haalbaarheidsfase (Eigen werk, 2018)

Presentatiefase (fase 3)

Indien fase twee met een go wordt afgesloten, dient het opgestelde plan gepresenteerd te worden aan de aanbestedende partij. Voorafgaand dient (indien nodig) een investeringsaanvraag te worden gedaan bij de directie van de onderneming (Zijlstra, W, 2013). Wanneer hier een akkoord op is, kunnen de stukken op geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit worden ingediend. Het geldaspect gaat in de (mogelijke) bieding, het onderdeel organisatie weerspiegeld de

Haalbaarheidsfase

Kick-off project Brainstorm-

sessie Interne + Externe analyse Vastgoed- concept Planfase Opstellen beslisrapport

Figuur 9: Fase 3 (Eigen werk, 2018)

representativiteit van het in te leveren werk, tijd gaat in op het moment wanneer de inschrijving moet worden ingeleverd en de planning waarbinnen het project moet zijn afgerond. Het onderdeel informatie gaat in op welke informatie richting de aanbestedende dienst wordt gezonden, tenslotte bepaald de kwaliteit hoe de inschrijving wordt ingeleverd, ofwel het presentabel maken van de gemaakte stukken en de inhoudelijke kwaliteit hiervan. Wanneer dit doorlopen is kan worden inschreven op de aanbesteding. Figuur 9 geeft de presentatiefase weer.

Wanneer alle informatie wordt gebundeld in een tabel, is de procesbeschrijving weergegeven als in tabel 10.

4.3.2 Concept procesbeschrijving

Wanneer de aspecten afkomstig uit hoofdstuk twee (aanbesteding), hoofdstuk drie (haalbaarheidsstudie) en hoofdstuk vier (procesbeschrijving) worden samengevoegd, kan een procesbeschrijving worden opgesteld aan de hand van drie fasen, De initiatieffase (fase 1) waarin de uitvraag van de aanbestedende dienst centraal staat. De Haalbaarheidsfase (fase 2) waarin de planvorming plaats vindt op basis van de haalbaarheidsstudie, hetgeen een iteratief/cyclisch proces betreft. Tenslotte is in de presentatiefase (fase 3) de investeringsaanvraag gedaan en het plan ingediend.

Aan de hand van deze fasering met bijbehorende stappen kunnen de beheersaspecten zoals beschreven in paragraaf 4.1.2, hieraan gekoppeld worden. Op basis van geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit kan het proces beheerst worden. Op deze wijze is het proces conform het model van Twijnstra-Gudde gebaseerd op het faseren, beheersen en beslissen. De procesbeschrijving is vormgegeven conform de fasering zoals deze is gesteld door de NEPROM in ‘Handboek Projectontwikkeling’ door Nozeman (2010). De concept procesbeschrijving is weergegeven in figuur 10 (op de volgende pagina).

Presentatiefase

Investeringsaanvraag opstellen

Presentatiestukken

gereed maken Indiening/ inschrijving

Initiatieffase

Analyse uitvraag Interne en externe analyse (HBS) GOTIK (zie tabel 8) I

Beslismoment -

Haalbaarheidsfase

Kick-off project T (Tijdspad), K (strategie), O

Brainstorm en risicosessie (PSTB) G, T, K

Vastgoedconcept en planfase (HBS) G (GREX/ OPEX), T, K

Optimalisatie plan G, T, K

Beslismoment -

Presentatiefase

Investeringsaanvraag K, I, G

Beslismoment -

Indiening aanbesteding (G), K, I

In document Procesbeschrijving voor VGO-aanbestedingen (pagina 40-44)