Compenserende maatregelen

In deze paragraaf worden de beheersmaatregelen uit de beheersingstabel verder geconcretiseerd. In de tabel uit hoofdstuk 6.1 hebben we kunnen zien dat sommige risico's overeenkomsten vertonen. Sommige

beheersmaatregelen zorgen ervoor dat meerdere risico's tegelijk beheerst worden. Om de compenserende maatregelen overzichtelijk weer te geven, hebben we ervoor gekozen om dit per balanspost te doen en in sommige gevallen is een risico uit een andere post toegevoegd op dezelfde wijze als in de beheersingstabel. Per risicogroep wordt ingegaan op:

• Wat zijn de doelstellingen van de maatregelen? • Wat zijn de maatregelen?

• Wie dragen de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de maatregelen en wie moeten de maatregelen gaan uitvoeren?

• Dwingendheid: op welke termijn en met welke frequentie moeten de maatregelen worden ingevoerd?

De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de maatregelen en de rol van de controllers wordt nader toegelicht in appendix D.

Voorraden

De post voorraden is een belangrijke post voor Norma, op 31-12-2010 vertegenwoordigde deze post €3.586.522, - (Norma: Rapport inzake de jaarrekening 2010). Tijdens dit onderzoek zijn de volgende risico's in de post voorraden geïdentificeerd:

• Hoeveelheid voorraad die in het systeem staat is niet werkelijk aanwezig in het magazijn.

• Verrekenprijs die men gebruikt om de voorraden te waarderen is onjuist.

• Bijzondere waardeverandering wordt niet toegepast op de voorraden. • Aanwezigheid van fouten in de formules die Excel gebruikt voor

bijvoorbeeld de afschrijvingen.

• Overdekking heeft kans om incourant te worden. • Niet werken met een afgesloten magazijn.

We hebben ervoor gekozen om bij de voorraadrisico's ook een risico uit de post leningen, hypotheken en leaseverplichtingen mee te nemen:

• De aflossing van een lening, hypotheek of leaseverplichting verloopt niet volgens het amortisatieschema.

Doelstellingen:

Norma streeft ernaar om zoveel mogelijk zekerheid over juistheid van deze post te verkrijgen. Als het systeem meldt dat er nog x stuks van een bepaald item aanwezig zijn dan moet dit kloppen om misgrijpen te voorkomen.

Hetzelfde geldt voor de waarde die de voorraden op papier

vertegenwoordigen. Een te hoge of lage waardering kan het resultaat sterk beïnvloeden. Een ander belangrijk aspect van de informatie over prijzen en aantallen is de sturende kracht die er van uitgaat. Informatie geeft altijd een bepaald signaal af, indien de informatie onjuist is, kan men verkeerde

85

Door tekortkomingen in de interne controle heeft Norma in het verleden extra (accountants)kosten moeten maken om fouten te herstellen. Goede beheersmaatregelen moeten ervoor zorgen dat deze kosten in de toekomst teruggedrongen worden. Een laatste doelstelling van de voorraadbeheersing is het beschermen van de voorraad tegen invloeden als diefstal, materiële schade en fraude.

1. Juistheid van aantallen. 2. Juistheid van waardering 3. Goede stuurinformatie

4. Kosten om fouten te herstellen terugdringen. 5. Voorraad beschermen.

Maatregel ^{Verantwoorde-} lijkheid en uitvoering

Termijn en/of Frequentie

Iemand verantwoordelijk maken voor de fysieke registratie van de voorraden. Logistiek manager is verantwoordelijk, magazijnmedewerkers voeren uit. Per direct.

Steekproef van 40 items uit het systeem nemen en controleren op aanwezigheid in het magazijn en verrekenprijs. En zo nodig aanpassen Logistiek manager is verantwoordelijk, magazijnmedewerkers voeren uit. Per direct, eenmaal per kwartaal. Steekproef van 10 items uit

magazijn nemen en controleren hoe ze in het systeem staan qua aantallen en verrekenprijs. En zo nodig aanpassen. Logistiek manager is verantwoordelijk, magazijnmedewerkers voeren uit. Per direct, eenmaal per kwartaal. Verbandscontrole tussen inkoopafdeling en

voorraadbeheer: is de som van de beginvoorraad plus inkopen minus eindvoorraad gelijk aan de verkopen? Controller is verantwoordelijk en voert uit. Per direct, iedere maand.

25 producten die de meeste waarde vertegenwoordigen controleren op juistheid. Logistiek manager is verantwoordelijk, magazijnwerkers voeren uit. Per direct, voorafgaand aan controle van de accountant. Alle artikelen boven de €1000, -

controleren: wanneer voor het laatst gekocht? Actuele

inkoopprijs? Laatste mutatie en prijs die daarbij hoorde?

Inkoopmanager is verantwoordelijk, inkoopmedewerkers voeren uit.

Voor het einde van dit jaar.

86

controleren op juistheid.

Medewerkers mogen zelf bepalen hoe en wanneer ze dit doen als het maar gebeurt.

verantwoordelijk, magazijnmedewerkers voeren uit.

ieder kwartaal 200 stuks. Vaste verrekenprijs bepalen voor

meest verkochte artikelen. ^{Inkoopmanager is} verantwoordelijk, inkoopmedewerkers voeren uit.

Begin van ieder jaar. Target zetten op verrekenprijzen

(bijv. 2% korting) om inkopers aan te sturen. Inkoopmanager is verantwoordelijk en voert uit. Begin van ieder jaar. Geen voorraden inkopen waar

geen productieorder voor is. ^{Inkoopmanager is} verantwoordelijk en moet deze inkooporders niet langer goedkeuren.

Per direct.

Per vestiging het maximale

percentage overdekking bepalen. ^{Financieel directeur is} verantwoordelijk, controllers voeren uit.

Voor het einde van dit jaar. Overdekking bepalen: aanwezige

voorraad - benodigde voorraad = overdekking. Kans op incourantie bepalen en eventueel

voorziening opnemen.

Controller is

verantwoordelijk en voert uit met financiële afdeling.

Per direct, eenmaal per kwartaal. Artikelen waar langer dan een

jaar geen beweging in gezeten heeft krijgen de status

verhoogde kans op incourantie en een bijpassende voorziening.

Controller is

verantwoordelijk en voert uit met financiële afdeling.

Per direct, eenmaal per jaar

controleren. Contractafspraken met klanten

over voorspellingen scherp in de gaten blijven houden,

controleren op risico's voor Norma en mogelijk actualiseren.

Financieel directeur is verantwoordelijk, accountmanagers voeren uit. Scherper op toezien bij nieuwe contracten. Controleren of cumulatieve afschrijvingen overeenkomen met het afschrijvingsschema.

Controller is verantwoordelijk en voert uit. Per direct, eenmaal per jaar.

Cumulatieve aflossingen naast het amortisatieschema leggen en kijken of hier geen verschillen tussen zitten. Controller is verantwoordelijk en voert uit. Per direct, eenmaal per jaar.

Alertheid op materialen in het magazijn: altijd afboeken, defecte materialen die nog gebruikt kunnen worden

registreren, cultuur respecteren maar duidelijk communiceren wat de risico's zijn.

Hoger management is verantwoordelijk voor communicatie.

Logistiek manager is verantwoordelijk voor controle en voert uit met magazijnwerkers.

87