Deze opgave in niet limitatief. In bijzonder gevallen en bij wijzigingen de wet- en regelgeving kunnen, in onderling overleg, aanvullende acties/werkzaamheden worden gevraagd.
5.1.1 Voorbereiding (voor aanbesteding)
5.1.1.1 Financieel/administratief
- Opdracht en budgetnummer (grootboek-nummer).
- Bestek- of omschrijvingnummer
(besteknummer is ook bestandsnaam van bestekbestand!).
- Tekeningnummer inschrijven in tekeningen-registratie (tekeningnummer is ook bestandsnaam tekening!).
- Naam van het werk (dezelfde als op tekening).
- Subsidieregeling van toepassing?
- Bepalen aanbestedingsprocedure (e.e.a. in overleg met afdeling Inkoop van de gemeente).
- Opstellen van verplichtingen.
5.1.1.2 Situatietekening/ondergrond en bestaande situatie
- Controle (buiten) op juistheid en compleetheid van ondergrond (bovengrondse en
ondergrondse infrastructuur).
- Bodemgesteldheid (vervuiling, draagkracht en grondwaterstand(en).)
- Eigendommen en erfgrenzen nagaan/controleren.
- Bestaande wijze van funderen (staal/houten palen/ en dergelijke) van bouwwerken.
- Is er een stedenbouwkundige ontwerptekening?
- Zijn er toezeggingen naar bewoners/bedrijven vanuit het verleden?
- Archiefstukken raadplegen (aanlegtekeningen ed.).
5.1.1.3 Onderzoeken
- Bodemgesteldheid (contact opnemen met bevoegd gezag gemeente):
- milieukundig;
- geotechnisch;
- geohydrologisch.
- Bemalingsadvies.
- Bestemmingsplan.
- Archeologie (contact opnemen met bevoegd gezag gemeente).
- Asfaltonderzoek.
- Nulmeting.
- Verlichtingsplan.
- Quick-scan Flora & Fauna (wet Natuurbescherming).
- KLIC-melding.
5.1.1.4 Vergunningen en toestemmingen
- Omgevingsvergunning als gevolg van de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO) via www.omgevingsloket.nl.
- Milieumelding of –vergunning vanwege melding lozing bronneringswater op gemeenteriool (contact opnemen met gemeente).
- (Tijdelijke) verkeersbesluit(en) en AVC.
- Depot, container, bouwkeet plaatsen in de openbare ruimte (voorwerp op de weg plaatsen).
- Centraal Beheer vanwege CAR-verzekering, zie polisvoorwaarden wanneer je apart moet aanmelden.
- Overleg en toetsing door beheerders afdeling Stadsbeheer (via accounthouder).
- Bouwstoffenbesluit (grondtransporten);
- Wet lokaal spoor i.v.m. werkzaamheden op of rond het spoor in MRDH-gemeenten.
- Hoogheemraadschap van Delfland/ Rijnland bij water graven/dempen, lozing bronneringswater, constructie aan/over water, werkzaamheden in beschermingszone
5.1.1.5 Overleg met derden - Hulpdiensten.
- Provincie Zuid-Holland.
- Rijkswaterstaat.
- Vervoersbedrijven en J.C. Decaux.
- Bedrijven, particulieren, wijkvereniging, Stichting Platform Gehandicapten, woningbouwverenigingen.
- Bij het werk betrokken gemeentelijke instanties (Stadsbeheer cluster uitvoering, gebiedsregisseurs).
- Buurgemeenten.
- MRDH-vervoersautoriteit.
- NUTS-partijen.
5.1.1.6 Kabels en Leidingen
- Overleg met de beheerder Kabels en Leidingen van de gemeente;
- Proberen nutsbedrijven samen te laten werken.
5.1.1.7 Rioleringen
- Rioolplan aanwezig?
- Beschikbare grondwaterstanden en/of grondboringen (bodemgesteldheid).
- Aanbrengen (tijdelijke) (project) peilbuizen voor monitoring grondwater nodig?
- Fundering aanwezig onder bestaand riool en/of nodig onder nieuw riool, zie archiefstukken.
- Kan eventueel aanwezig waterriool vervallen (overleg brandweer).
- Rioolinspectie(s) bekijken indien aanwezig (anders inspecteren?)
- Mogelijkheden afkoppelen, infiltreren en/of vertraagd
afvoeren van hemelwater met in achtneming van lokale omstandigheden
- Extra open water nodig? Bijvoorbeeld door toename verhard oppervlak en/of te kort aan waterberging.
- Bodemgesteldheid verontreiniging
5.1.1.8 Groenvoorzieningen
- Bescherming aanwezig groen waar nodig in bestek opnemen.
- Grondverbetering/bomenzand toepassen?
- Opnemen/aanbrengen groenvoorzieningen in overleg met de beheerder Groen van de gemeente.
5.1.1.9 Speelvoorzieningen
- Aanbrengen/opnemen in overleg met de beheerder Spelen van de gemeente.
- Doorgeven voor opslag door middel van een mail naar magazijn Stadsbeheer magazijn@
leidschendam-voorburg.nl (Inboet mogelijk voor elders).
5.1.1.10 Materialen
- Uitkomende bestaande materialen bemonsteren indien afvoeren buiten gemeentegrenzen.
- Kunnen uitkomende materialen (elders) worden hergebruikt of opgeslagen op werf?
- Keuze nieuwe materialen in overleg met de desbetreffende beheerder van de gemeente - Bij rioolwerk buizen- en puttenstaat met
leverancier maken en accorderen.
- Bij rioolgemalen de elektro-/mechanische- en bouwkundige tekeningen, en materialenlijst met leverancier maken en te accorderen door Stadsbeheer.
- Bij bestellen materialen rekening houden met levertijd.
- Afleveradres bepalen ofwel waar komt opslag.
- Zijn bepaalde materialen op de werf aanwezig (contact opnemen met magazijn Stadsbeheer).
- Materialen boven maaiveld laten leveren door magazijn Stadsbeheer met uitzondering van lichtmasten en toebehoren.
- Overige materialen laten leveren door de aannemer.
5.1.1.11 Begroting
- Prijzen actueel maken (peildatum).
- Prijzen aanpassen bij bijzonder werk (bijv.
sierbestrating).
- Niet te vergeten kosten.
- revisie.
- leveranties (meubilair, groen, etc.).
- verleggen kabels en/of leidingen.
- leges.
- verkeersmaatregelen.
- archeologisch begeleiding.
- saneringswerkzaamheden.
- VAT-kosten (externe inhuur).
5.1.1.12 Ten behoeve van aanbesteding
- Op iedere inkoop/aanbesteding zijn de inkoopvoorwaarden volgens het VNG-model met addendum en het meest recente gemeentelijk Inkoop- en aanbestedingsbeleid van toepassing (laatste versie 2017).
- Maak Maatschappelijk verantwoord inkopen een onderdeel van de aanbesteding.
- Vraag advies aan inkoopadviseurs van de afdeling bedrijfsvoering.
- Type aanbesteding kiezen aan de hand van het aanbestedingsbeleid (drempelbedragen).
- Het uitvoeren van het inkoop/
aanbestedingsproces moet zoveel mogelijk elektronisch/digitaal uitgevoerd worden door middel van Tenderned.
- Alle relevante informatie betreffende inkoop en aanbesteding staat in de groep “Inkoop voor gemeente” op de website www.wijvanlv.nl of op de gemeentelijke website www.lv.nl.
5.1.2 Voorbereiding na aanbesteding
5.1.2.1 Aannemer
- Tekenmachtiging van uitvoerder vragen.
- Bankgarantie (zekerheidsstelling).
- Project Kwaliteitsplan, algemeen tijdschema, V&G-plan en toebehoren.
- Start van het werk afspreken (bouwvergadering met alle betrokkenen).
- Plaatsing en aansluiting van het ketenpark en opslag, zie ook vergunningen en
toestemmingen (5.1.1.4).
- KLIC-melding.
- Alle nodige vergunningen voor het werk aanwezig en waar nodig aan aannemer verstrekken.
5.1.2.2 Gunning
- Na het ontvangen van de inschrijvingsvereisten, verplichting aanmaken en opdrachtbrief aan de aannemer opstellen.
- Gunningsbrief laten ondertekenen door gemandateerde.
5.1.2.3 Communicatie
- Opstellen communicatieplan in samenspraak met Communicatieadviseur van de gemeente.
- Publicatie in lokale krant en social media (tijdig aanleveren bij Communicatie/Onlineteam).
- Bewonersbrief.
- Hulpdiensten, vervoersbedrijven, Avalex en Stadsbeheer inlichten over afsluiting van wegen.
5.1.3 Tijdens de uitvoering
5.1.3.1 Overleg met derden
- Contact met alle betrokken partijen tijdens het werk, bijvoorbeeld NUTS-partijen, Hoogheemraadschap, Provincie, Rijkswaterstaat, Stadsbeheer, Avalex, verkeerspolitie, bouwbedrijven etc.
- Coördineren werkzaamheden verschillende partijen.
5.1.3.2 Administratie
- Dagboek bijhouden inclusief gemaakte afspraken en opmerkingen en wekelijks laten ondertekenen door uitvoerder (eventueel digitaal).
- Uitloop op planning registreren en attenderen op boetebepaling.
- Verrekenbare hoeveelheden controleren (bonnen).
- Afstandsverklaring, certificaten,
leveringsbonnen van door aannemer geleverde materialen.
- Rekeningen betalen en verwerken in financieel overzicht (kostenbewaking).
5.1.4 Na de uitvoering
5.1.4.1 Financieel/administratief
- Staat van afrekening of termijnstaten maken.
- Revisiegegevens verwerken.
- Onderhoudsperiode.
- Opleveren voor/na onderhoudsperiode (proces-verbaal van oplevering).
- Bankgarantie terugsturen na verlopen onderhoudstermijn.
- Eventuele overdracht naar Stadsbeheer cluster uitvoering.
- Overdracht naar Stadsbeheer cluster beheer.
- Beheergegevens bijwerken.