Beleid en strategie
De gemeentelijke organisatie ontwikkelt zich aan de hand van de Bedrijfsvoeringsvisie. In 2018 is deze visie geactualiseerd door middel van de notitie: De organisatie van de gemeente Olst-Wijhe in de gemeenschap van de toekomst. Daarmee speelt de organisatie in op de veranderende wereld en nieuwe vraagstukken, bijvoorbeeld op het vlak van participatie.
In 2018 is in het kader van het zogenoemde strategische HR-beleid gestart met het opstellen van een strategisch personeelsplan. Uitgaande van de opgaven die aan de gemeentelijke organisatie worden gesteld is de toekomstige kwalitatieve en kwantitatieve behoefte aan medewerkers in kaart gebracht. Dit mede in het perspectief van een krappe arbeidsmarkt en het gegeven dat ongeveer 30% van de organisatie binnen nu en tien jaar de pensioengerechtigde leeftijd heeft bereikt.
De samenwerking binnen DOWR is, na jaren van opbouw en overgang, in een consolidatiefase terecht gekomen. Er kan nu gewerkt gaan worden aan de verdere doorontwikkeling van de samenwerking. De aanbevelingen uit de evaluatie rondom het professionaliseren van de PDCA cyclus zijn uitgevoerd. Dit betekent dat de kaderdocumenten, zoals de
dienstverleningsovereenkomsten en de begrotingen, via de afgesproken route en tijdig worden opgesteld en vastgesteld. De informatievoorziening aan de bestuurders is tevens verbeterd.
In de tweede helft van 2017 is een visie op de samenwerking opgesteld met de onderzoeksvraag op welke onderdelen de samenwerking op het terrein van de bedrijfsvoering in DOWR-verband kan worden uitgebreid. Dit onderzoek loopt. Resultaten worden in de loop van 2019 verwacht.
Financieel geldt dat er bij alle werkorganisaties, een positief of neutraal beeld kan worden gegeven.
Het totale resultaat ten opzichte van de begroting 2018 voor onze gemeente is positief. Voor een deel van dit resultaat is een herbestemmingsvoorstel gedaan. Over de hele linie zien we dat de werkorganisaties positief scoren op de nieuw ontwikkelde prestatie-indicatoren.
Management
Op managementniveau is door middel van teamontwikkelplannen gewerkt aan het verder
toegroeien naar taakvolwassen medewerkers en taakvolwassen teams. Ter ondersteuning van dit ontwikkeltraject heeft er in 2017 een audit op basis van het Overheidsontwikkelmodel
(kwaliteitsinstrument INK-based) op teamniveau plaatsgevonden. De audit-resultaten zijn verwerkt in de teamplannen voor 2018.
Financiën en Medewerkers
De afgelopen jaren hebben verschillende heroverwegingen plaatsgevonden, waardoor de organisatie een substantieel kleinere omvang heeft gekregen. De bezuinigingen op de
bedrijfsvoering zijn gerealiseerd. Daarnaast zijn met name bedrijfsvoeringonderdelen weggezet in het samenwerkingsverband DOWR. De omvang van de organisatie in relatie tot de ambities is inmiddels scherp neergezet en brengt de noodzaak met zich mee tot het stellen van prioriteiten en het slim organiseren van werk. Er is in de organisatie geen vrije ruimte meer. Met teamplannen is door directie en management gestuurd op een effectieve en gestructureerde inzet van de
beschikbare capaciteit voor bestuurlijke ambities en ‘going concern’ werkzaamheden. Nieuwe zaken en keuzes zijn aan de hand van het bestuurlijk dashboard in de portefeuilleoverleggen en in het overleg college – directie gemaakt. Voor grotere eenmalige en bijzondere bestuurlijke opgaven is gewerkt met startnotities, waarin de aanpak is uitgewerkt, en de benodigde capaciteit is
gerealiseerd.
In 2017 heeft de rekenkamercommissie op verzoek van uw raad een rapport uitgebracht over de burger- en overheidsparticipatie in onze gemeente. Wij hebben op basis van dit rapport
aangegeven expliciet aandacht te willen geven aan het op meer strategisch niveau stroomlijnen van de manier waarop participatie vormgegeven wordt. Als uitvoering van dit besluit is in 2017 een ontwikkelprogramma participatie opgesteld dat in 2018 is uitgevoerd. Het doel van dit programma was om samenhang aan te brengen in strategische doelen, beoogde veranderingen, beschikbare middelen en te leveren inspanningen en deze in samenhang te besturen. In 2018 is verder invulling
gegeven aan dit thema hetgeen heeft geresulteerd in een “eindconferentie” en een zogenoemd
“rode draad-document” waarop het vervolg van het programma zal worden gebaseerd.
Informatie
De VNG stelt in haar verenigingsstrategie De Gemeente 2020 dat de vrije toegang tot kennis en informatie de samenleving ingrijpend hebben veranderd. De invloed van die ontwikkeling op het openbaar bestuur is immens, we profiteren van de geweldige kansen maar ondervinden ook de schaduwzijden van de democratisering van de informatie en informatietechnologie. Daarbij mogen we overigens niet vergeten dat een deel van onze samenleving niet voldoende aan kan haken. We zullen groepen in de samenleving moeten blijven ondersteunen, zodat zij niet over de rand van de informatiemaatschappij vallen. Een gestroomlijnde ICT-infrastructuur is belangrijk, zowel binnen de overheid als tussen de overheid en betrokken partners. Onder de noemer Digitale Agenda 2020 wordt ingezet op een collectieve aanpak voor gemeenten.
In DOWR verband is met het oog op bovenstaande ontwikkelingen in de informatiemaatschappij en de Digitale agenda 2020 een nieuwe I-visie 2018-2022 DOWR ontwikkeld. Deze is door uw raad vastgesteld. De I-visie is in 2018 vertaald naar uitvoeringsplannen per domein. Vanuit de
uitvoeringsplannen zal ook duidelijk worden met welke lasten in de toekomst rekening gehouden moet worden.
In de gemeentelijke organisatie is een regiegroep en kerngroep informatiemanagement gevormd op de ontwikkelingen organisatiebreed neer te kunnen zetten en ook goed aan te kunnen haken op de ontwikkelingen op DOWR-niveau.
In de Archiefwet staat dat ons college er voor dient te zorgen dat het beheer van onze archiefbescheiden voldoet aan de kwaliteitseisen die de wet stelt. Wij hebben in 2018 het kwaliteitsplan informatiebeheer vastgesteld en voldoen daarmee aan de gestelde eisen.
Informatieveiligheid
Onder informatieveiligheid verstaan we het treffen en onderhouden van een samenhangend pakket aan maatregelen om de betrouwbaarheid van de informatievoorziening te waarborgen. Kernpunten daarbij zijn beschikbaarheid, integriteit (juistheid) en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens en andere informatie.
Vanuit de (Rijks)overheid is de belangstelling en noodzaak voor informatieveiligheid de afgelopen jaren toegenomen. Vanwege de toename van cybercriminaliteit zijn ook vaker gemeenten het doelwit van aanvallen. Om grip te behouden op de eerdergenoemde noodzaak zijn er verschillende projecten binnen DOWR in uitvoering genomen:
➢ Voldoen aan de 100% BIG-compliancy, in het begin van 2018 80% naar 90% aan het eind van 2018. De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) wordt overigens het nieuwe normenkader voor alle overheden. Deze vervangt de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG).
➢ Invoering van Windows 10 met een veiliger besturingssysteem.
➢ Business Continuity Management om te blijven functioneren in verschillende (nood)scenario’s.
➢ Invoeren ISMS om grip te krijgen op alle bedrijfsprocessen in relatie tot informatieveiligheid.
➢ Anoniem Testen, een AVG gerelateerd project om testdata te anonimiseren.
➢ Uitvoeren van de AVG: er heeft in onze gemeente 1 datalek plaatsgevonden in 2018, dat tijdig gemeld is aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wij hebben een flinke groei met betrekking tot informatiebeveiliging doorgemaakt, maar er moeten nog verschillende acties opgepakt en doorontwikkeld worden. Zo blijft de menselijke factor een flink risico en dienen er nog diverse processen verduidelijkt te worden. Ook komen we steeds meer in control m.b.t. uitgevoerde IV actiepunten n.a.v. verschillende audits. Dit alles zorgt ervoor dat de 3 gemeenten haar dienstverlening steeds meer op een betrouwbare en veilige manier kan uitvoeren richting haar burgers.
Ook is er in 2018 weer uitvoering gegeven aan de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). ENSIA sluit aan op de gemeentelijke planning en controlcyclus voor
informatieveiligheid en neemt de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) als uitgangspunt.
Naar het oordeel van onze externe ITaccountant is de door ons college afgegeven
Collegeverklaring ENSIA 2018 inzake Informatiebeveiliging DigiD en Suwinet in alle van materieel belang zijnde aspecten, juist.
DOWR-I
De werkorganisatie van DOWR-I heeft in 2017 flinke stappen gezet met de organisatorische en inhoudelijke vernieuwingsslag. Er is stabiliteit en continuïteit gekomen op een aantal sleutelposities.
De vacatures binnen I-advies zijn vervuld. Monitoring van budgetten en projecten is verbeterd eveneens de kwaliteit van de dienstverlening. Het uitvoeringsplan informatieveiligheid is uitgewerkt en vastgesteld. In 2018 zijn voorbereidingen getroffen om gezamenlijk een strategisch informatie officer (SIO) aan te trekken die de drie gemeenten gaat ondersteunen bij de totstandkoming en uitvoering van de informatievisie en -strategie naar de toekomst toe.
De beweging naar een samenwerking tussen DOWR-I en de klantorganisaties, waarbij de
inhoudelijke domeinen leidend heeft in 2018 de nodige aandacht gevraagd en zal ook in 2019 nog een belangrijk aandachtspunt vormen.
Processen
Met permanent verbeteren (‘lean’), met werken aan taakvolwassen medewerkers en teams, met programmatisch werken, met samenwerken in DOWR verband, met digitalisering (en zaaksgericht werken), met investeren in het bestuurlijk – ambtelijk samenspel is gewerkt aan een organisatie die goede resultaten laat zien, op basis van de kracht van de kleine gemeente.
In 2018 is specifiek geïnvesteerd in opleiding en certificering van onze leanbegeleiders, waardoor we als organisatie in staat blijven om met eigen mensen te blijven werken aan een permanente verbetering van onze bedrijfsprocessen.
Resultaatgebieden
De kwaliteit van onze bedrijfsvoering wordt uiteindelijk afgemeten aan de behaalde resultaten.
Resultaten die gerealiseerd moeten worden met beperkte financiële middelen en met een relatief kleine formatie. Het optimaliseren (lees: minimaliseren) van het kostenniveau blijft een belangrijk speerpunt voor de bedrijfsvoering. Daarbij wordt de dienstverlening aan onze burgers, bedrijven en instellingen niet uit het oog verloren. Jaarlijks worden consequent enkele instrumenten gebruikt die wij periodiek inzetten om gestructureerd onze resultaten te meten. Door ons instrumentarium van klantervaringsonderzoeken, medewerkerstevredenheidsonderzoeken en deelname aan
www.waarstaatjegemeente.nl en vensters voor bedrijfsvoering consequent en periodiek toe te passen, monitoren wij onze resultaten.
In 2018 heeft geen collegeonderzoek op basis van artikel 213a gemeentewet plaatsgevonden.
Wel is in 2018 in het kader van www.waarstaatjegemeente.nl weer een burgerpeiling gehouden. De resultaten daarvan zijn aan uw raad aangeboden in de eerste helft van 2019.