Archiefruimte, kamer -1 02A, GGD-gebouw
De archiefruimte bevat te vernietigen (semistatisch) en te bewaren archieven van de GGD en de VRGZ. Het beheer van de archiefruimte is belegd bij team DIV. Afgesloten ruimte alleen voor geautoriseerde medewerkers toegankelijk.
Het GGD-archief, gemeten op 13 februari 2020, omvat
Totaal = 31 meter B-archief en 247 meter V-archief, veelal op V-jaar weggezet, geplaatst in - Stelling A = 31 meter te bewaren archief (B)
- Stelling E1 = 39 meter op termijn te vernietigen archief - Stelling F1 = 67 meter op termijn te vernietigen archief - Stelling G1 = 49 meter op termijn te vernietigen archief - Stelling H = 63 meter op termijn te vernietigen archief - Stelling I = 29 meter op termijn te vernietigen archief
Werkruimte DIV, kamer 1.37, GGD-gebouw
Het dynamische archief is in een afgesloten paternosterkast ondergebracht. De papieren en gedigitaliseerde documenten zijn geregistreerd in JOIN en via het zaaknummer terugvindbaar.
De GGD –serie, periode 2017 – 2020, op 13 februari = 1,5 meter.
Afdelingen, begane grond, GGD-gebouw
Dynamisch ‘archief’ verspreid in diverse, deels afgesloten kasten en nagegaan op 4 maart.
Totale omvang archief =1 tot 2 meter, schatting, niet inzichtelijk geordende werkarchieven.
- Kast in kamer 021: map directiesecretaris omvang 0,05 meter met DB/AB, uitgaande brieven met natte handtekening, periode 2018-2019;
- Kast naast kamer 017: Gezond Leven vooral documentatie, twee werkarchieven (enkele originelen);
- Kast naast kamer 030: Toezicht kindercentra: werkarchieven en onderliggende stukken van inspectierapporten, archivering niet duidelijk;
- Kast naast kamer 030: Medische milieukunde bevat 13 archiefdozen en 2 meter losse stukken werkarchief, enkele publicaties van GGD, verder boeken, documentatie- en cursusmateriaal;
- Kast naast kamer 034: AGZ bevat 1 archiefdoos Tattoo & Piercing, PMU 2014-2015 met verleende vergunningen (archief en gearchiveerd in JOIN?), Rubella onderzoek (met originelen), 1 verhuisdoos werkarchief met originelen van (oud) medewerker, verder voorlichtings- en kantoormateriaal;
- Kast naast kamer 034: JGZ bevat werkarchief, documentatie, materiaal periode 2003-2013, verhuisdoos met uit te zoeken stukken en verhuisdoos bibliotheek en archief (geen archief?).
Archiefopslag, kamer -1.05c, GGD-gebouw
Archief totaal omvang = 16 meter, stand op 11 maart, bestaat uit:
- HRM: Personeelsstukken GGD op scandatum geordend, periode 1-1-2012 t/m juli 2019, omvang 45 archiefdozen x 0,125 per doos = 5,6 meter;
- TBC-dossiers op V-jaar geplaatst, reeks V2021 t/m V2111, omvang 64 archiefdozen x 0,125 per doos = 8 meter;
- 1 verhuisdoos met röntgenfoto’s i.v.m. tbc-bestrijding;
- 1 verhuisdoos Tiel 2013 met TBC-dossiers, vaccinaties, labuitslagen, anamnese, post algemeen 2006-2013, inkomende en uitgaande post.
Het beheer ligt niet bij DIV, niet meegenomen in de vernietigingsprocedure.
Archiefopslag, kamer -1 naast rood10, GGD-gebouw
Opslag van personeelsdossiers en de bezwaar- en beroepsdossiers van zowel GGD als VRGZ uit de periode van de regionalisering, gemeten op 11 maart.
Het GGD-deel omvat circa 60 archiefdozen x 0,125 per doos = 7,5 meter.
Het beheer ligt bij P&O en niet bij DIV, niet meegenomen in de vernietigingsprocedure.
Archiefopslag, kamer Frontoffice JGZ, GGD-gebouw
Op 21 januari 2020 gemeten JGZ-post, periode vanaf 1 januari-2019 in afsluitbare kast:
12 archiefdozen x 0,125 per doos = 1,5 meter.
Periodieke verplaatsing naar archiefruimte beheerd door DIV. Nog niet opgenomen in V-serie en vernietigingsprocedure.
Externe locatie RAN, Nijmegen
Vernietigbaar, semistatisch archief, in afgesloten ruimte die toegankelijk is voor beheerders RAN en BDI. Archief bestaat uit JGZ-dossiers verdeeld over drieluiken en logopediekaarten uit de periode 1985 t/m 1993 die op V-jaar zijn weggezet van V-2020 tot en met V-2038. Jaarlijkse vernietiging is geregeld, afnemend aantal meters. Vernietigingsronde 2020 is lopend, vertraagd vanwege Corona.
Totale omvang = 127,25 meter in januari 2020 gemeten.
Overgebracht archief van rechtsvoorgangers van de GGD, o.a. Gemeenschappelijke Regeling Regionale Basisgezondheidsdienst Nijmegen en Omstreken, 1986 – 1991, in de
archiefbewaarplaats.
Externe locatie Multiscan, Urk
Vernietigbaar, semistatische JGZ kinddossiers.
Omvang volgens overeenkomst van 8 maart 2018 bestaat uit:
- archiefdeel 1a dossier zijn 8416 dossiers, periode lopend tot eind 2015 = 43 meter;
- archiefdeel 1b dossiers raadpleegbaar via scanning on demand 59.459 dossiers = 6265,5 meter volgens berekening van aantal meters en jaren van opslag met V-termijn: V-2026 tot V-2044.
Jaarlijkse vernietiging berekend met afnemend aantal meters.
Digitale Opslag: gegevens nog aan te leveren
Nr Digitale opslag GGD Omvang in GB, aantal bestanden en mappen
1 JOIN / Decos database (centraal DMS/RMA)
GGD-boek met toegang papieren archief via dossierinventarissen, looptijd tot vernietigingsjaar 2082.
GGD-boeken 2012 en periode 2013 tot 2016 bevat 2012 circa 21.200 en 2013-2016 circa 52.000 registraties ordening inkomend, intern, uitgaand post, GGD-contracten circa 270 (geldend). GGD-zaken vanaf 2016 circa 9200 met ruim 300 zaaktypen. Proces UZI, vanaf april 2018 10 zaken (PoC-proces)
Vergadersets van AB, DB, MT ordening per overleg, jaar en vergadering.
MT niet compleet.
GGD/VRGZ bestanden = 12,5 TB
4
Totaal netwerkschijf GGD als back-up opgeslagen (oud archief vorige leverancier)
GGD/VRGZ bestanden = 12,5 TB bij overgang in 2019
5
Informatie op netwerk/SharePoint teamsite: directiesecretariaat met o.a. map AB stukken periode 2000-2015, map AB 2016-2018, DB 2013 – 2018, MT stukken 2003-2018.
Map MT 2019-2020 met alle MT’s, DB 2019-2020 met alle DB’s, AB 2019-2020, mappen Ondernemingsraad, Opleiding, Inspectierapporten (voor zover relevant voor directie van IGJ, standaardrapporten bij desbetreffende afdeling). Dubbele opslag met JOIN zal voorkomen.
Kwaliteitsmanagement via SharePoint en ManualMaster. Klachtencoördinatie via SharePoint en JOIN (PoC-proces), klachten in JOIN.
Communicatie niet bekend, ook voor website.
6 Deelsite (SharePoint) JGZ en Gezond Leven
Informatie in procesapplicatie KD+, geen procesinformatie op netwerk/SharePoint.
Werkt zeer beperkt in JOIN. Bedrijfsbureau JGZ, FAB werkt met SharePoint. Over gedeelde emailpostbussen zijn afspraken gemaakt. Digitale tijdelijke opslag bij scanning voor KD+.
7
Deelsite (SharePoint) Bijzonder Zorg (incl. TBW, toezicht WMO)
Informatie in procesapplicatie Atlas/Apollo voor BZ, TBW in JOIN ingericht voor 2250 cliëntendossiers, beheer- en scanafspraken met DIV, hybride dossiervorming.
Geen cliëntinformatie op netwerk/SharePoint.
Toezicht WMO werkt zaakgericht met JOIN, inrichting zaaktypen en ondersteuning via DIV. Ook PoC-proces. Geen dubbele opslag op netwerk.
Over gedeelde emailpostbussen zijn afspraken gemaakt.
8 Deelsite (SharePoint) Veilig Thuis
Informatie in procesapplicatie Regas, niet op netwerk/SharePoint. Regas bevat AMK-kitsdossiers tot 2015 (4845 dossiers als PDF, niet meer op papier, geen beheer via DIV).
In JOIN inkomende en uitgaande post, sinds 2017 circa 30 zaken, VT hevelt zelf procesinformatie over naar Regas. Zou verder geen dubbele opslag voorkomen. Over gedeelde emailpostbussen zijn afspraken gemaakt. Digitale tijdelijke opslag bij scanning voor Regas.
9 Deelsite (SharePoint) AGZ
10
Deelsite (SharePoint) Bedrijfsvoering (splitsing VRGZ / GGD mogelijk dan alleen GGD-deel ?)
11
Deelsite (SharePoint) Bedrijfsvoering - Informatievoorziening
12 Deelsite (SharePoint) Bedrijfsvoering - HRM 13
Deelsite (SharePoint) Bedrijfsvoering - Financiën en control
14
Deelsite (SharePoint) Bedrijfsvoering -vastgoed- en facilitymanagement
15 Totaal aantal
e-mailadressen
16 Totaal aantal
groepsmailboxen 17
Website / communicatie / beeldmateriaal, ook op het netwerk opgeslagen?
18 Sociale media opslag?
Andere opslag?
totaal