Interviewquestions (in Dutch)
Inleiding
-Hoe lang werkt u al voor deze organisatie/gemeente? -Wat is uw functie binnen deze organisatie/gemeente?
-Hoelang werkt u al in deze functie en heeft u andere functies gehad binnen deze organisatie/gemeente?
gemeentelijke doelen en relatie hiervan met prestatie-afspraken met de externe partij - Wat zijn de beleidsdoelen die de gemeente (bijv. in beleidsnota’s) heeft geformuleerd voor wat betreft de activiteiten die zijn uitbesteed? Zijn deze gemeentelijke doelen helder en concreet geformuleerd, of zijn het meer in vrij algemene zin geformuleerde, na te streven ‘wenselijkheden’? -Kunt u kort omschrijven wat de organisatie waaraan de taken zijn uitbesteed doet?
-(Gemeente) heeft de gemeente de taken vroeger zelf wel uitgevoerd of zijn ze altijd uitbesteed geweest?
- Wat is de reden voor de uitbesteding? - Waarom is er gekozen voor deze organisatie?
- Komen de beleidsdoelen die de gemeente heeft geformuleerd duidelijk en concreet terug in de prestatie-afspraken die de gemeente maakt met de externe partij waaraan de uitvoering van de taken is uitbesteed?
-(organisatie) Kent u de doelen (zoals geformuleerd in bijv. beleidsnota’s) die de gemeente wil bereiken op het beleidsterrein waarvan de uitvoering van de taken aan u is uitbesteed? Zijn die doelen concreet en ziet u ze ook concreet terug in de prestatie-afspraken die met u worden gemaakt? Wat zijn de redenen geweest dat het uitbesteden van de taken m.b.t jeugdzorg en groenonderhoud aan jullie is aanbesteed?
-Kunt u inhoudelijk iets over uw functie vertellen, wat u precies doet? Relatie
- Hoe zit de relatie tussen gemeente en organisatie in elkaar? Hoe zou u deze relatie omschrijven? - Hoe onderhoudt u de contacten met de externe partij? Gebeurt dat vooral via schriftelijke contracten en rapportages?
- Wat houden de taken van de uitbesteding precies in? - Hoe worden die taken gestuurd en beheerst?
- Beperken de contacten tussen gemeente en externe partij zich tot het opstellen van de formele (accounting-)rapporten, zoals begroting/prestatiecontract, tussentijdse rapportages en jaarrekening, en formele gesprekken daarover? Of zijn er daarnaast ook meer via informeel contacten en vormen van overleg?
- Hoe lang heeft de gemeente de taken al uitbesteed aan de externe partij? Bent u zelf destijds betrokken geweest bij het afsluiten van het contract met de gemeente/externe partij?
41 - Is er in de loop van de tijd veel verandering geweest in de relatie tussen de gemeente en de
uitbestedingsrelatie?
- Hoe was de sfeer (formeel/informeel) - Hoe waren de contacten (formeel/informeel) - Wat zijn de redenen voor deze eventuele veranderingen - Wat zijn de gevolgen van deze veranderingen?
- Hoe vaak vinden er officiele vergaderingen in zakelijke setting plaats tussen gemeente en uitbestedingsrelatie?
- Is er ook sprake van andere contactmomenten tussen gemeente en uitbestedingsrelatie? - Op welke momenten vinden deze ‘andere’ contactmomenten plaats en waarom?
- Zijn deze contacten dan meer formeel of informeel? Denk bij informeel bijv. aan vooroverleg over in de officiële begroting/contracten en rapportages op te nemen cijfers, zodat de gemeente al
geïnformeerd is (en misschien in feite informeel ook al akkoord; de officiële vergadering is dan vooral iets om de al voorbesproken contracten/rapportages te bevestigen), tussentijdse informele contacten om ontwikkelingen en grotere of kleinere gebeurtenissen te bespreken of te melden (ook via email, telefoon, e.d.), etc.
- Komen dan ook de afspraken over te realiseren prestaties of rapportages over gerealiseerde prestaties gedetailleerd aan de orde, of wordt er meer op een globale manier over gesproken?
- Vinden er nog op andere manieren contactmomenten plaats (telefonisch, per mail of anders)? - Wat wordt er zoal besproken tijdens deze contactmomenten?
Control
- Wat voor afspraken zijn er gemaakt tussen gemeente en uitbestedingsrelatie met betrekking tot de te leveren prestaties?
- Gaat het hier om concrete activiteiten/prestaties waarover gemakkelijk afspraken kunnen worden gemaakt? Gaat het bij de afspraken (en rapportage) over te realiseren prestaties om afspraken over ‘producten’ (outputs) en ‘effecten’ (outcomes), of betreft het vooral of geheel de beschikbare middelen (inputs) en de activiteiten van de externe partij?
- Geven deze afspraken een helder beeld van de door de gemeente nagestreefde doelen? Is er een duidelijk relatie te leggen tussen de gemeentelijke doelen en de afspraken over door de externe partij te realiseren outputs/’producten’?
- Als de prestatie-afspraken vooral betrekking hebben op door de gemeente beschikbaar te stellen middelen (budget) en de door de externe partij te verrichten activiteiten, wordt dan toch ook nog periodiek (bijv. jaarlijks) en op systematische wijze bepaald of de externe partij met het vermelde prestatieniveau daadwerkelijk een bijdrage levert aan de gemeentelijke doelen? Of wordt zo’n regelmatige en systematische vergelijking van prestaties van de externe partij met gemeentelijke beleidsdoelen niet zo belangrijk gevonden? Hierbij aansluitend: gaat het er in de praktijk vooral om dat men bij de gemeente wel weet/’het gevoel heeft’ dat de activiteiten van de externe partij bijdragen aan wat de gemeente wil realiseren?
42 - Zijn de prestaties die de gemeente gerealiseerd wil zien vastgelegd in prestatiecontracten met de externe partij?
- Met betrekking tot de verwachte en werkelijke prestaties, hoe worden de verwachte en werkelijke prestaties met elkaar vergeleken? Wordt hierover schriftelijk gerapporteerd door de externe partner? - Zijn de prestaties van de externe partij goed meetbaar? Gaat het bij die prestaties om activiteiten of ‘producten’?
- Kan er makkelijk over de prestaties gerapporteerd worden?
- Hoe wordt er omgegaan met zaken die minder goed meetbaar zijn, waarover geen afspraken zijn of die niet kunnen worden gecontroleerd?
- Hoe vaak stuurt de uitbestedingsrelatie stukken op naar de gemeente?
- Worden afwijkingen van de daadwerkelijke en afgesproken prestaties duidelijk toegelicht?
- Vindt er vaak overleg plaats tussen gemeente en uitbestedingsrelatie over de schriftelijke contracten en rapportages en over de geleverde kwaliteit van de uitbestede taken? Is er, behalve over de
schriftelijke contracten/rapportages, ook tussentijds – wellicht informeel – overleg over de prestaties, financiën, nieuwe ontwikkelingen, etc, van de externe partij?
- Houdt de externe partij de gemeente goed op de hoogte van alle zaken die spelen, ook buiten de officiële rapportages en formele vergaderingen om?
- In hoeverre zijn de gemeente bekend met de werkwijze van de uitbestedingsrelatie?
- Functioneert de organisatie elk jaar hetzelfde of moeten er soms nieuwe richtlijnen en afspraken worden gemaakt?
- Legt de gemeente meer nadruk op de processen en op de manier waarop op een bepaalde prestatie wordt gekomen, of wordt er voornamelijk gekeken naar de uitkomsten?
- In hoeverre werken u en de andere partij naar uw mening samen in het realiseren van hetzelfde doel? - Bent u van mening dat u en uw collega’s van de andere partij, elkaar goed begrijpen?
- Heeft dit ook invloed op de relatie/contacten die u onderling heeft?
Accounting informatie en vertrouwen
- Welke informatie levert de externe partij aan de gemeente?
- Gaat het hier om accountinginformatie zoals begrotingen, jaarrekeningen, tussentijdse rapportages, rapportages van officiele vergaderingen tussen gemeente en uitbestedingsrelatie?
- Wordt er ook regelmatig informatie (op gebied van prestaties, financiën, nieuwe ontwikkelingen, toekomstverwachtingen, etc) op een meer informele manier uitgewisseld? Gaat het hier om
mondelijke, informele of andere contacten, telefonisch contact, emails etc omtrent de gang van zaken of vanwege korte vragen?
- Hoe worden de accounting documenten zoals de begroting, de jaarrekening, de jaarverslagen, prestatiecontracten etc. bekeken (of misschien gecontroleerd) door de gemeente?
- Door wie worden deze documenten bekeken? - gebeurt dit op globaal niveau of in detail?
43 - Worden de jaarrekeningen van de uitbestedingsrelatie, welke zijn goedgekeurd door een extern accountantskantoor, ook nog uitvoerig door de gemeente gecheckt?
- Gaat het naar uw idee bij de sturing vanuit de gemeente vooral om de formele documenten,
accountingrapportages e.d. of spelen de onderlinge verhouding, het elkaar al langduring kennen en dat je daarom weet waar je aan toe bent een belangrijke rol?
- Het vastleggen van de prestatie-afspraken en de afrekening ervan, vinden waarschijnlijk plaats in een zakelijke sfeer. Zijn de contacten verder ook vooral/uitsluitend zakelijk of zijn ze ook meer los, flexibel en informeel?
- Is er vaak contact tussen de gemeente en de uitbestedingsrelatie? Waar gaat dit contact zoal over? - Zijn het altijd dezelfde personen van beide partijen die contact met elkaar hebben?
- Mensen leren elkaar beter kennen via formele, maar ook door informele contacten. Heeft u ook vaak informeel contact met leden van de gemeente/organisatie?
- Waarom, of waarom niet?
- Wordt er dan alleen maar gepraat over werk en zakelijke kwesties die op dat moment spelen, of gaat het ook over allerlei meer algemene zaken die spelen, verwachtingen voor de toekomst, e.d.,
misschien ook privé zaken?
- Is er naast het informele contact met eventuele telefoontjes en emails ook ander informeel contact? Denk hierbij aan etentjes, lunch?
- Zou u zeggen dat de informele contacten de formele relatie beinvloedt? Zo ja, in welke zin?
- Wat is uw ervaring met relaties met informeel contact, en relaties zonder informeel contact, wat vind u prettiger, waarom?
- Wordt er ook nog vrijwillig (extra) informatie geleverd door de uitbestedingsrelatie aan de gemeente? Het gaat hierbij dus om informatie die niet vereist is maar wel extra geleverd wordt. - Is er ook informeel contact over de schriftelijke stukken?
- Wordt er bijvoorbeeld voordat een officiële vergadering plaatsvindt, eerst tussen beide partijen informeel gesproken over de in de stukken op te nemen inhoud (informeel overleg). Zo ja, wie zijn daarbij betrokken? Wordt de inhoud van bijv het rapport of beleidsnota van tevoren nog informeel besproken?
- Is een vergadering met gemeente en organisatie over jaarrekeningen/jaarverslagen echt een soort presentatie van allerlei nog niet bekende feiten en resultaten en een overzicht van de prestaties? Of is wat er in de stukken staat van tevoren allemaal al bekend en gaat het in die vergadering om dat het ook formeel afgehandeld en bekrachtigd wordt en genotuleerd wordt?
- Wordt er in de officiële vergaderingen uitgebreid gesproken over dit soort accountingstukken, of gaan de vergaderingen meer over de algemene lijnen, toekomstplannen, strategieën, wensen etc?
invloed gemeentepolitiek
In hoeverre spelen (gemeente-) politieke kwesties een rol als het gaat om de relatie tussen de gemeente en de externe partner? Bemoeien het College van B en W en/of de gemeenteraad zich actief met de uitbestedingsrelatie? Leidt dit ook tot extra voorzichtigheid in de contacten tussen beide partijen, bijv.
44 omdat de lokale politiek plotseling bepaalde (nieuwe) specifieke wensen aandraagt, of veel
commentaar levert op de gerapporteerde prestaties?
verdere kwesties?
Zijn er wat u betreft nog andere zaken die van belang zijn als het gaat om de relatie tussen de gemeente en de externe partner?