Interview protocol voor medewerkers
1. Kunt u als eerste wat over uzelf vertellen, bijvoorbeeld hoe lang u al bij de organisatie werkzaam bent, wat uw functie is en op welke afdeling u werkt?
Als eerste wil ik een aantal vragen stellen rond het onderwerp de organisatie en haar omgeving: 2. Organisaties hebben altijd klanten waar diensten en of producten aan worden geleverd, wie ziet u als klant, of klanten, van de organisatie waar u werkzaam bent en waarom? 3. Wat zijn volgens u de eisen die gesteld worden door deze klant(en)?
4. Een missie is waar een organisatie voor staat. Bent u bekend met de missie van de organisatie, zo ja, kunt u deze verwoorden of enkele elementen noemen die naar voren komen in deze missie?
5. Een visie is waar een organisatie voor gaat. Bent u bekend met de visie van de organisatie, zo ja, kunt u deze verwoorden of enkele elementen noemen die naar voren komen in deze visie?
Beslissingen die genomen worden in een organisatie kunnen vaak ingedeeld worden in strategisch, tactisch en operationeel. Strategische beslissingen omvatten een tijdsspan van 1-5 jaar, tactische beslissingen van 1 maand tot een jaar en operationele beslissingen omvatten de dagelijkse tot maandelijkse activiteiten om het globaal in te delen.
6. In welke mate spelen concurrenten, actief in dezelfde markt, een rol bij het maken van strategische, tactische en operationele beslissingen binnen de organisatie?
7. De volgende vraag gaat over stakeholders; stakeholders kunnen zijn een persoon of groep die de organisatie kan beïnvloeden of daardoor zelf wordt beïnvloed. Wat zijn volgens u stakeholders van de organisatie en in welke mate hebben deze invloed op de organisatie?
8. In hoeverre wordt er met de huidige werkwijze en het nemen van beslissingen rekening gehouden met deze stakeholders?
Het tweede gedeelte van het interview bestaat uit een aantal vragen die meer betrekking hebben op verschillende elementen van operations strategy.
9. Kunt u aangeven in hoeverre u bekend bent met het principe operations strategy of wat uw gedachte is bij het horen van het begrip operations strategy?
Indien de medewerker niet of in beperkte mate bekend is met de principes van operations strategy zal het begrip operations strategy kort uitgelegd worden. Op deze manier heeft de medewerker een idee over operations strategy en kan hij/zij dit wellicht linken aan principes die gebruikt worden binnen de organisatie waar een andere naam aan gegeven wordt.
Zoals ook in het interview protocol staat kan operations strategy worden aangeduid als het totale patroon van beslissingen binnen de organisatie, zowel op strategisch, tactisch als operationeel gebied, die de capaciteiten op langere termijn aangeeft. Dit principe gaat ervan uit dat alle beslissingen die genomen worden binnen de organisatie samenhangen waardoor er een geheel ontstaat van keuzes die met elkaar overeen moeten komen. Deze beslissingen hebben als doel
om de eisen die gesteld worden vanuit de klant op een lijn te brengen met de aanwezige middelen binnen de organisatie.
De volgende vragen zullen gaan over de processen die zich afspelen binnen de organisatie: 10. Kunt u een uitleg geven over de wijze waarop operationele beslissingen genomen
worden? Bijvoorbeeld centraal of juist decentraal, vanuit hoger management (top-down) of juist vanuit medewerkers die actief zijn in de verschillende organisatorische lagen (bottom-up)?
11. Op basis waarvan vindt besluitvorming plaats binnen de organisatie, zijn er bijvoorbeeld bepaalde speerpunten, ook wel key performance indicators (KPI’s) genoemd, van waaruit de organisatie gestuurd wordt?
12. Indien van toepassing, vervolg op speerpunten vraag 11:
De vorige vraag ging over het sturen van de organisatie en het nemen van beslissingen aan de hand van bepaalde speerpunten, kunt u aangeven op welke wijze deze speerpunten worden vastgesteld en wie hier verantwoordelijk voor is, indien aanwezig? 13. Worden er op dit moment bepaalde principes en/of (bedrijfskundige) theorieën gebruikt
bij het ontwerpen en uitvoeren van taken? Zo ja, welke?
14. Hoe wordt vastgesteld op welke wijze behandelingen plaatsvinden en is dit gestandaardiseerd?
Binnen operations strategy zijn een aantal vaste speerpunten die door veel organisaties, bijvoorbeeld in de maakindustrie, gebruikt worden om de strategie vast te stellen. Dit zijn onder andere: kwaliteit, snelheid, afhankelijkheid, flexibiliteit en kosten. De volgende vragen zullen gaan over deze verschillende speerpunten.
15. Hoe wordt de kwaliteit van processen binnen de organisatie bepaald en gewaarborgd? 16. Op welke wijze wordt de toegestane tijd voor een behandeling bepaald en welke
factoren hebben hier invloed op?
17. Flexibiliteit kan verschillende vormen aannemen, bijvoorbeeld flexibiliteit in de uitvoer (aantal behandelde cliënten per tijdseenheid) en flexibiliteit in het geleverde product (in andere woorden, introductie of aanpassing van nieuwe producten/behandelingen bij bepaalde diagnoses). Kunt u aangeven in welke mate u deze vormen van flexibiliteit ervaart binnen de organisatie?
• Flexibiliteit in de uitvoer • Flexibiliteit in producten
18. Wordt er bij het uitvoeren van operationele taken rekening gehouden met de gevolgen voor de totale kosten die deze taken met zich meebrengen, en zo ja op welke manier? 19. Op welke wijze wordt er omgegaan met beschikbare capaciteit binnen de organisatie? 20. Is er sprake van een veranderende of flexibele capaciteit? Zo ja wie bepaald deze
veranderingen in capaciteit en op basis waarvan worden deze genomen?
21. Het aanbieden van geestelijke gezondheidszorg kan getypeerd worden als het bieden van een service. In hoeverre komen de speerpunten kwaliteit, snelheid, flexibiliteit en kosten hierin naar voren?
22. In welke mate wordt er gebruik gemaakt van technologie bij het uitoefenen van processen en in hoeverre beïnvloed dit de kwaliteit, snelheid, flexibiliteit en kosten van de organisatie?
23. Bestaat er een mogelijkheid voor medewerkers om bepaalde ideeën op organisatorisch gebied aan te dragen of een terugkoppeling te geven op genomen beslissingen, zo ja op welke manier gebeurt dit momenteel?
Tot slot zijn er nog een aantal vragen over verschillende algemene zaken:
24. Biedt de organisatie aandacht aan ontwikkeling en/of scholing van medewerkers, en zo ja op welke manier?
25. Kunt u vertellen hoe u denkt over de afstemming van operationele beslissingen tussen verschillende afdelingen en/of managementlagen?
26. Heeft u bepaalde ideeën of een idee over de wijze waarop de organisatie zich kan verbeteren ten opzichte van organisatorische beslissingen met het concept operations strategy in het achterhoofd?