Sectorbrede problematiek
Uit het eerder geschrevene moge duidelijk zijn dat sociale media-archivering geen sinecure is. De meeste beschikbare tooling richt zich op organisaties die vanuit compliance hun eigen sociale media willen archiveren. Dit wijkt sterk af van het perspectief van erfgoedinstellingen, die juist de sociale media van anderen willen archiveren. Daarmee is – ook wereldwijd – nog maar beperkt kennis opgedaan. Dat uit zich op drie manieren:
1. We hebben als erfgoedsector nog weinig grip op de materie. Essentiële vraagstukken over de scoping moet elke instelling bijvoorbeeld voor zichzelf bepalen en ook de juridische aspecten zijn nog een redelijk onontgonnen gebied.
2. We hebben absoluut geen grip op de aanbieders van sociale mediakanalen en dat zullen we – tenzij we dat internationaal gaan organiseren – ook nooit krijgen. Dit betreft overigens zowel de technische (api’s) als de juridische aspecten (gebruikersvoorwaarden).
3. Social media zijn – overigens net zoals websites – niet lokaal georganiseerd. Ze vormen alle onderdeel van het wereldwijd web en dat roept de vraag op of er meer landelijke
afstemming moet komen, bijvoorbeeld in het selectiebeleid maar ook in het aanbieden. Het landelijke Register Webarchieven zou hierbij tot voorbeeld kunnen strekken.
11 van 14
Organisatorische aspecten
De in de inleiding onderscheiden onderdelen van sociale media-archivering stellen allemaal eisen aan het kennisniveau van de verantwoordelijke medewerker(s), alsmede aan de hoeveelheid te
investeren tijd. Voor de kosten geldt dat dit hoofdzakelijk de kosten voor de personele inzet zullen zijn.
De daadwerkelijke archivering zou geld kunnen kosten, als er bijvoorbeeld een aparte computer gekocht moet worden, of als bepaald werk uitbesteed wordt. Daarnaast zullen aan de opslag van de digitale bestanden kosten verbonden zijn. Deze kosten zullen erg afhankelijk zijn van de wijze waarop een organisatie zijn opslag geregeld heeft.
3.2.1. Scoping
In essentie verloopt dit niet anders dan andere beleidsprocessen. Kennis van de specifieke problematiek die samenhangt met de archivering van sociale media is uiteraard wel noodzakelijk.
Daarnaast is het wel een kwestie van het bijstellen van de uitgangspunten op basis van opgedane ervaringen. Dat bleek tijdens deze pilot meerdere keren nodig, bijvoorbeeld waar het ging om het archiveren van losse items versus het archiveren van de hele bron.
Veel tijd hoeft dit onderdeel niet te kosten, maar dat hangt ook samen met wat er sectorbreed wordt ontwikkeld aan beleid. Een landelijke handreiking met daarbij een afwegingskader zou de
hoeveelheid tijd die hier door een individuele instelling ingestopt moet worden, aanzienlijk kunnen verkleinen.
3.2.2. Selectie
Voor het selectieproces is affiniteit met sociale media essentieel. De verantwoordelijke
medewerker(s) moeten kennis hebben van de verschillende kanalen en van het gebruik van de verschillende kanalen door de diverse doelgroepen, van het zoeken binnen die kanalen, van het gebruiken van aanvullende technieken om het beschikbare materiaal in kaart te brengen en uiteraard van algemene selectiebeginselen die binnen de erfgoedsector worden gehanteerd.
Daarnaast is het zeer wenselijk als de medewerker een goede kennis heeft van wat er speelt in het verzorgingsgebied van de erfgoedinstelling.
De tijdinvestering valt lastig in te schatten. Deze pilot is projectmatig ingestoken en dus op het eenmalig zoeken van bronnen. Indien deze taak een reguliere organisatorische inbedding krijgt, dan ligt een combinatie met webarchivering voor de hand. Enkele uren per week zouden hiervoor
toereikend moeten zijn, maar dit hangt uiteraard af van de omvang van het verzorgingsgebied en van het ambitieniveau van de organisatie.
Verder ligt het voor de hand om de verwerving van websites en sociale media deels te beleggen bij de acquisiteur, deze heeft immers al contacten met archiefvormers en kan dan direct de website(s) en sociale mediakanalen ter sprake brengen. Indien mogelijk kan de archiefvormer zelf de archivering ter hand nemen. In andere gevallen kan de acquisiteur dit binnen de eigen organisatie beleggen. Ook is de acquisiteur de geëigende persoon om de toestemming voor gebruik van het gearchiveerde materiaal te regelen. Alle voor deze taken benodigde competenties zouden al bij de acquisiteur aanwezig moeten zijn.
3.2.3. Archivering
De daadwerkelijke archivering kan wel flink wat specialistische kennis vragen. Dit speelt nog niet als een instelling genoeg heeft aan de onder Windows draaiende Webrecorder, maar in vrijwel alle andere gevallen is het eigenlijk onvermijdelijk dat er geïnvesteerd wordt in kennis van Linux, hetzij door hiervoor iemand binnen te halen, dan wel door hierin te investeren bij de eigen medewerkers.
Een andere optie is om niet als afzonderlijke instellingen te investeren in de lastig bedienbare applicaties, maar om in gezamenlijkheid tools te (laten) ontwikkelen die makkelijker in het gebruik
12 van 14
zijn (lees: die een grafische user interface hebben), die goed gedocumenteerd zijn en die onderhouden worden.
Tijdens het archiveringsproces kunnen cookiemeldingen en inlogvensters voor ergernis zorgen. In Webrecorder zijn de resultaten van de autopilot bijvoorbeeld het beste als eerst cookies worden verwijderd en de cache wordt geleegd, maar hierdoor blijven meldingen terugkeren. Daarnaast kunnen deze schermen in het webarchief belanden en daar zit waarschijnlijk niemand op te wachten.
Het controle- en herstelproces kost in de praktijk veel tijd, zo mogelijk nog meer dan de initiële archiveringsactie zelf. Zeker bij een groot kanaal, met bijvoorbeeld honderden foto’s of reacties, moet je er op een gegeven moment maar op vertrouwen dat de software zijn werk goed gedaan heeft, want meer dan steekproefsgewijs controleren is eigenlijk niet te doen. Wellicht dat er speciale tooling bestaat voor het inhoudelijk controleren van de webarchieven, maar die heb ik niet
gevonden.
Sowieso is nader onderzoek aan te bevelen naar de vraag hoe archivering van sociale media – en overigens ook van webarchieven – zich verhoudt tot de uitgangspunten die we als
erfgoedinstellingen normaliter stellen aan archiveringsprocessen. Zoals gezegd zorgen
harvestingstechnieken voor een reconstructie van datgene dat wij als het originele archiefstuk beschouwen. Dat zal voor veel toekomstige toepassingen goed genoeg zijn, maar wanneer een webarchief gebruikt gaat worden voor bewijsvoeringsdoeleinden dan is het allerminst zeker dat de betrouwbaarheid (integriteit en authenticiteit) hiervan voldoende is. De ‘black box’-werking van de applicatie en de gebrekkige documentatie helpen hier niet bij.
Zoals eerder gemeld kunnen de keuzes die gemaakt zijn, een flinke invloed uitoefenen op de
hoeveelheid data die wordt binnengehaald. Een post zal misschien één megabyte groot zijn, een heel account wellicht enkele tientallen. Als al het ge-embedde videomateriaal echter ook gearchiveerd moet worden, dan kan dit vervolgens flink oplopen.
Nu zullen bij bedrijven en overheidsorganisaties de getoonde multimedia relatief vaak van eigen makelij zijn, in het particuliere domein wordt vaker verwezen naar materiaal van anderen. De vraag is daarbij of dit altijd even interessant is en of de toevoeging opweegt tegen de opslagkosten en de eventuele problematiek met betrekking tot auteursrechten. Mijn ervaring is dat dit lang niet altijd het geval is, maar om die beslissing te kunnen nemen, zal een helder afwegingskader moeten worden opgesteld. Indien bepaalde content niet gearchiveerd wordt, staat daar idealiter in de metadata van het webarchief een motivering voor.
13 van 14
een post waar de toestemming nog niet voor verkregen is, weergave in de Webrecorder Player
3.2.4. Regelen toegankelijkheid
Hier ben ik in de pilot niet aan toegekomen, dus ik kan hier geen onderbouwde uitspraken over doen.
Wel ligt het hier voor de hand om sectorbreed de mogelijkheden te onderzoeken en in
gezamenlijkheid beleid te maken, inclusief voorbeeldbrieven van toestemmingsverzoeken. Bij de afzonderlijke instellingen blijft dan een administratieve taak over, namelijk het vragen om
toestemming tot gebruik bij de contenteigenaar. Indien goed ingericht, dan hoeft dit niet al te veel tijd te kosten, maar een en ander hangt vooral af van de omvang van het verzorgingsgebied en van het ambitieniveau van de organisatie. Voor díe websites en sociale media waarvoor de verwerving bij de acquisiteur wordt belegd, ligt het sterk voor de hand dat deze ook de toegankelijkheid regelt.
3.2.5. Publiceren
Ook hier ben ik in de pilot niet aan toegekomen, dus ik kan hier geen onderbouwde uitspraken over doen. Indien de archivering plaatsvindt middels warc-bestanden, dan is er inmiddels landelijk wel voldoende kennis over deze beheerd moeten worden. Het in samenhang publiceren van een
collectie, waarbij de archiefstukken dienen als illustratie van een groter verhaal6, vraagt echter meer dan alleen het beheren. Hierbij ligt het er waarschijnlijk eerder aan of de door de organisatie
gebruikte website om kan gaan met webarchieven, dan wel of dit middels een plug-in alsnog te regelen valt.
6 Zie bijvoorbeeld https://www.coronaindestad.nl
14 van 14