ARTIKEL 30 - Algemene vergadering – samenstelling
De algemene vergadering is samengesteld uit de vertegenwoordigers van de deelnemers.
De vertegenwoordigers van de gemeenten worden door de gemeenteraad van elke gemeente aangewezen uit zijn leden.
De vertegenwoordigers van publiekrechtelijke deelnemers andere dan de gemeenten worden aangewezen door de organen die krachtens de wettelijke, reglementaire of statutaire bepalingen, bevoegd zijn tot deelneming of toetreding te beslissen.
De vertegenwoordiger(s) van de deelnemers kunnen worden aangeduid voor de volledige duur van de legislatuur.
Het aantal leden dat elke gemeente kan afvaardigen om te zetelen in de algemene vergadering wordt bepaald door twee criteria : het bevolkingscijfer en de inbreng.
De verdeelsleutel wordt bepaald als volgt:
a. elke deelnemer die een inbreng gedaan heeft, duidt één vertegenwoordiger in de algemene vergadering aan;
b. indien een aangesloten gemeente meer dan 20.000 inwoners telt, overeenkomstig de laatste in het Belgisch Staatsblad gepubliceerde officiële bevolkingscijfers, kan zij een bijkomende vertegenwoordiger aanduiden.
Elke deelnemer die geen gemeente is kan één vertegenwoordiger aanduiden, tenzij deze deelnemer heeft ingetekend op 25% of meer van de totale inbreng (rekening 10/11 van het passief) van de PBE.
In dat geval kan hij een tweede vertegenwoordiger aanduiden.
Naast het aantal aan te wijzen effectieve vertegenwoordiger(s) kunnen de deelnemers ook een plaatsvervangende vertegenwoordiger aanduiden die aan de vergadering kan deelnemen bij afwezigheid van de effectieve vertegenwoordiger(s).
Voor de deelnemers die recht hebben op twee volmachtdragers bepaalt de deelnemer het aantal stemmen waarover iedere vertegenwoordiger beschikt, zonder dat het totale aantal stemmen waarover de deelnemer beschikt, overschreden kan worden. Is daaromtrent niets bepaald, dan wordt het aantal stemmen verbonden aan de aandelen waarover deze deelnemer beschikt, evenredig verdeeld onder zijn lasthebbers. Bij afwezigheid van een of meer van deze vertegenwoordigers, vertegenwoordigt de aanwezige vertegenwoordiger het volledige aandelenpakket van de gemeente.
Volmachten moeten uiterlijk vijf dagen vóór de algemene vergadering toekomen op de zetel van de PBE.
De algemene vergadering kan, indien nodig, vergaderen op afstand. De vergadering kan georganiseerd worden met gebruik van video, telefoon en internetgebaseerde communicatiemiddelen, op voorwaarde dat er interactie tussen de deelnemers mogelijk is en op voorwaarde dat het openbaar karakter van de zitting gewaarborgd is. Niet alleen het vergaderen op afstand maar ook het stemmen via elektronische weg is mogelijk.
Het gebruikte elektronische communicatiemiddel moet steeds toelaten de hoedanigheid en de identiteit en de effectieve deelname van de betrokken deelnemers te verzekeren.
De werkingsmodaliteiten van dergelijke elektronische deelname en stemming worden vastgelegd in een huishoudelijk reglement. De deelnemers die op deze manier deelnemen aan de algemene vergadering worden geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden. Bij naleving van de door de algemene vergadering omschreven voorwaarden en modaliteiten zullen de deelnemers die een beroep doen op het elektronische stemrecht meetellen in de berekening van het aanwezigheids- en beslissingsquorum.
De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur of bij afwezigheid van deze door de eerste ondervoorzitter of bij diens afwezigheid door de tweede ondervoorzitter van de raad van bestuur. Bij afwezigheid van beide ondervoorzitters wordt het voorzitterschap waargenomen door de aanwezige gemeentelijke bestuurder met de meeste dienstjaren in de raad van bestuur.
Bij gelijkheid van dienstjaren zal de oudste gemeentelijke bestuurder het voorzitterschap waarnemen.
De voorzitter of diegene die het voorzitterschap waarneemt stelt twee stemopnemers en een secretaris aan, die samen met hem het bureau vormen.
De commissaris, de leden van de regionale bestuurscomités en de bestuurders wonen de algemene vergadering bij.
De commissaris heeft het recht op de algemene vergadering het woord te voeren in verband met de vervulling van zijn taak. De bestuurders kunnen gehoord worden in verband met de vervulling van hun taak.
ARTIKEL 31 - Algemene vergadering - de jaarvergadering
Ieder jaar moet tenminste één algemene vergadering gehouden worden waarop de jaarrekeningen worden vastgesteld. Deze algemene vergadering of ook jaarvergadering genoemd vindt elk jaar plaats tussen tien (10) mei en dertig (30) juni, op datum, uur en plaats bepaald door de raad van bestuur en vermeld in de oproepingsbrief.
Bij ontstentenis van oproeping zal de jaarvergadering van rechtswege plaatsvinden op de laatste vrijdag van de maand juni, of voor het geval dit geen werkdag zou zijn, op de laatste werkdag van juni om achttien uur dertig, in de zetel van de PBE.
Afgezien van de jaarvergadering waarvan sprake in het voorgaande lid, wordt nog minstens één buitengewone algemene vergadering belegd in de loop van het laatste trimester van
elk jaar, om de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het volgende boekjaar te bespreken. Een door de raad van bestuur opgestelde begroting staat op de agenda van
deze vergadering.
ARTIKEL 32 - Algemene vergadering - bevoegdheid
De algemene vergadering:- hoort het jaarverslag van de raad van bestuur en het verslag van de commissaris;
- besluit over de balans, de jaarrekening, de bestemming van het resultaat en de vaststelling van de uitkeringen;
- geeft kwijting aan de leden van de bestuursorganen en de commissaris;
- stelt de presentiegelden vast zoals voorzien in artikel 39 van deze statuten;
- bepaalt de vergoeding van de commissaris overeenkomstig de wettelijke bepalingen
- besluit over alle punten die door de raad van bestuur of de commissaris op de agenda worden geplaatst;
- wijst de mandaten van bestuurders en commissaris toe die vacant zijn in toepassing van de onderhavige statuten;
- besluit over de wijzigingen in de statuten;
- verricht alle handelingen, waarvoor zij volgens deze statuten, het Decreet of de verplichte of in aanvulling gestelde regels van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen bevoegd is;
- bekrachtigt de beslissingen van de raad van bestuur betreffende de toekenning en de herziening van de winstbewijzen;
- beslist over het evaluatierapport haar voorgelegd door de raad van bestuur in de loop van het eerste werkingsjaar na het jaar waarin de verkiezingen voor de algehele vernieuwing van de gemeenteraden worden georganiseerd.
- stelt een code van goed bestuur op.
ARTIKEL 33 - Algemene vergadering – samenroeping
De algemene vergadering kan samengeroepen worden door ofwel de raad van bestuur ofwel de commissaris.
De samenroeping gebeurt met een aangetekend schrijven aan de deelnemers, dat minstens dertig
Om geldig te zijn moet de samenroeping de punten van de agenda bevatten.
De raad van bestuur en de commissaris moeten de algemene vergadering binnen de dertig kalenderdagen samenroepen hetzij op vraag van één of meer deelnemers die samen een vijfde van de inbreng (rekening 10/11 van het passief) vertegenwoordigen hetzij op vraag van een vierde van de deelnemers. Deze aanvraag is slechts geldig indien ze de punten vermeldt die op de agenda moeten geplaatst worden.
De raad van bestuur moet ze ook bijeenroepen om verslag uit te brengen, te beraadslagen en te besluiten over het door de raad van bestuur opgesteld saneringsplan, indien het netto-actief negatief dreigt te worden of is geworden, en dit binnen de zestig (60) dagen te rekenen vanaf de vaststelling van deze toestand of krachtens de wettelijke of statutaire bepalingen had moeten worden vastgesteld om te besluiten over de ontbinding van de vereniging of over in de agenda aangekondigde maatregelen om de continuïteit van de vereniging te vrijwaren. De raad van bestuur verantwoordt zijn voorstellen in dit saneringsplan dat uiterlijk drie (3) weken vόόr de algemene vergadering aan alle deelnemers en aan de toezichthoudende overheid wordt voorgelegd, samen met de oproepingsbrief en alle bijbehorende documenten waaruit de noodzaak van het saneringsplan blijkt. De algemene vergadering beslist onder de voorwaarden van een statutenwijziging. Als het saneringsplan niet of in onvoldoende mate wordt aanvaard, kan artikel 470 van het Decreet worden toegepast.
Op dezelfde wijze als bedoeld in vorige alinea wordt gehandeld wanneer de raad van bestuur vaststelt dat het niet langer vaststaat dat de Opdrachthoudende vereniging, volgens redelijkerwijs te verwachten ontwikkelingen, in staat zal zijn om gedurende minstens de twaalf volgende maanden haar schulden te voldoen naarmate deze opeisbaar worden.
ARTIKEL 34 - Algemene vergadering - wijze van besluiten
Om geldig te beraadslagen en te beslissen is een aanwezigheidsquorum vastgesteld op de gewone meerderheid van het aantal statutair bepaalde stemmen, zowel globaal als in de groep van de deelnemende gemeenten. Van dit aanwezigheidsquorum kan statutair afgeweken worden voor een tweede vergadering die volgt op een onvoldoende samengestelde eerdere vergadering, en voor zover het gaat om punten die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. Deze bepaling geldt niet voor statutenwijzigingen.
De algemene vergadering kan slechts geldig beraadslagen over de punten die op de agenda voorkomen.
Uitgezonderd wanneer dit anders en uitdrukkelijk wordt bepaald in deze statuten, het Decreet of de verplichte of in aanvulling gestelde regels van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen worden de besluiten van de algemene vergadering geldig getroffen met een gewone meerderheid, zowel voor het geheel van de geldig uitgebrachte stemmen, als voor de geldig uitgebrachte stemmen van de vertegenwoordigde gemeenten.
De onthoudingen worden niet in aanmerking genomen voor het berekenen van voornoemde meerderheden.
De zittingen van de algemene vergadering zijn openbaar.
ARTIKEL 35 - Algemene vergadering - statutenwijziging
Een wijziging in de statuten en in de bijlagen worden artikelsgewijs aangebracht door de algemene vergadering met een drie vierde meerderheid, zowel voor het geheel van de geldig uitgebrachte stemmen, als voor de geldig uitgebrachte stemmen van de vertegenwoordigde gemeenten, waarbij de onthoudingen niet in aanmerking genomen worden voor het berekenen van voornoemde meerderheden, en op voorwaarde dat de gewone meerderheid van het aantal deelnemende gemeenten haar instemming betuigt.
Uiterlijk negentig kalenderdagen voor de algemene vergadering die de statutenwijzigingen moet beoordelen, wordt een door de raad van bestuur opgesteld ontwerp aan alle deelnemers voorgelegd. De beslissingen terzake van hun raden, bepalen het mandaat van de respectieve vertegenwoordigers op de algemene vergadering en worden bij het verslag gevoegd. De deelnemers die nalaten binnen de gestelde termijn een beslissing te nemen en voor te leggen, worden geacht zich te onthouden. De onthouding bepaalt het mandaat van hun vertegenwoordiger op de algemene vergadering.
Het verslag van de algemene vergadering houdende wijziging van de statuten wordt, samen met de bijbehorende documenten waaronder de beslissingen van de deelnemers, binnen een termijn van dertig kalenderdagen na zijn dagtekening aan de toezichthoudende overheid voorgelegd.
De wijzigingen worden goedgekeurd door de Vlaamse Regering binnen een termijn van negentig kalenderdagen na de ontvangst van het verslag door de toezichthoudende overheid. Verstrijkt deze termijn zonder dat de Vlaamse Regering een beslissing heeft genomen en verstuurd aan de Opdrachthoudende vereniging, dan wordt de goedkeuring geacht te zijn verleend.
De statutenwijzigingen worden op dezelfde wijze als de oprichtingsakte neergelegd en bekendgemaakt.
Een volledig gecoördineerde tekst van de statuten wordt neergelegd in de zetel van de Opdrachthoudende vereniging, bij de toezichthoudende overheid en in de gemeentehuizen van elke deelnemende gemeente binnen een termijn van dertig kalenderdagen na de ontvangst door de Opdrachthoudende vereniging van het goedkeuringsbesluit of na het verstrijken van de termijn voorzien in het Decreet.
De statutenwijzigingen zijn slechts uitvoerbaar nadat ze zijn goedgekeurd bij besluit van de Vlaamse Regering of door het verstrijken van de termijn voor goedkeuring. Er kan geen terugwerkende kracht aan verbonden worden die verder reikt dan de eerste januari van het boekjaar waarin de algemene vergadering de wijzigingen heeft aangebracht.
Er kunnen geen statutenwijzigingen aan de deelnemers worden voorgelegd in de loop van het jaar waarin verkiezingen voor een algehele vernieuwing van de gemeenteraden worden georganiseerd, tenzij ingevolge een wettelijke of reglementaire verplichting of om het aantal mandaten binnen het intergemeentelijk samenwerkingsverband te verminderen.
ARTIKEL 36 - Algemene vergadering - stemrecht
Elke deelnemende gemeente beschikt in de algemene vergadering over een aantal stemmen gelijk aan zijn aantal aandelen E en T, met die beperking dat geen enkele deelnemende gemeente aan de stemming kan deelnemen voor meer dan de helft van het totaal aantal statutair bepaalde stemmen. De aandelen OV zijn niet-stemgerechtigd.
Geen enkele deelnemer kan volmacht tot stemmen verlenen aan een andere deelnemer.
Laat een deelnemer zich door meerdere lasthebbers vertegenwoordigen, dan moet de volmacht het aantal aandelen aanduiden voor dewelke iedere lasthebber aan de stemming kan deelnemen. Is niets bepaald, dan wordt het aantal stemmen verbonden aan de aandelen waarover deze deelnemer beschikt, evenredig verdeeld onder zijn lasthebbers.
ARTIKEL 37 - Algemene vergadering - notulen
De notulen van de algemene vergadering worden ondertekend door de leden van het bureau.
Afschriften of uittreksels van de notulen worden ondertekend door de secretaris van de raad van bestuur.
De notulen worden toegestuurd aan alle deelnemers.