* Deadlines
Hou de deadlines voor het inleveren van de projectvoorstellen en evaluaties vrij strikt aan. Dat geldt zowel voor jezelf als voor de zelforganisaties. Alleen dan is de projectmatige planning haalbaar. Wordt een planning niet gehaald door een zelforganisatie? Ga dan samen met die zelforganisatie na wat er aan de hand is. Mogelijk is een uitzondering toch gerechtvaardigd of is het nodig het programma aan te passen.
* Bereikbaarheid
Geef duidelijk aan bij de zelforganisaties dat ze met vragen tijdens kantooruren telefonisch contact kunnen opnemen. Daarnaast kunnen ze altijd een e-mail sturen. Het is verder aan te bevelen om buiten kantooruren bereikbaar te zijn met een werktelefoon. In praktijk is het erg prettig wanneer de vertegenwoordigers je kunnen bellen bij acute problemen. Communiceer wel heel duidelijk dat het een noodnummer is. Herhaal de bereikbaarheid ook steeds in je communicatie.
Voorbeeld:
De gezondheidsbevorderaar is drie maal op zijn werktelefoon gebeld door zelforganisaties omdat de deskundige niet kwam opdagen, terwijl ze het project moesten uitvoeren. Eenmaal kon de gezondheidsbevorderaar alsnog een andere deskundige regelen. Twee maal is hij zelf als deskundige ingesprongen.
* Voertaal
Alle schriftelijke communicatie en beschikbare materialen zijn in het Nederlands geschreven. Dat geldt voor e-mails, brieven, project- en trainingsmaterialen. De zelforganisaties kunnen
aanvraagformulieren, werkplannen, evaluaties en reacties wel in het Engels invullen. Een enkele keer
uitv oer ingsf ase planningsf ase
is trainingsmateriaal ook in het Engels beschikbaar, bijvoorbeeld wanneer gezondheidsbevorderende instituten deze materialen maken. Tijdens de algemene bijeenkomsten en trainingen is de spreektaal Engels, waarbij toelichtingen in het Nederlands worden gegeven wanneer dat nodig is. De sheets worden daarbij in het Nederlands getoond.
* Bijeenkomsten en trainingen
In het programma vinden verschillende bijeenkomsten en trainingen plaats, zoals publieke, start-, en tussentijdse bijeenkomsten en basis- en specifieke trainingen. Daarvoor gelden de volgende algemene richtlijnen:
• Bedenk of je de inhoud van de bijeenkomsten of trainingen alleen voorbereidt of samen met collega’s uit andere organisaties of met vertegenwoordigers van zelforganisaties (afhankelijk van de wensen van die zelforganisaties);
• Stuur uiterlijk een maand voor de training of bijeenkomst per e-mail een uitnodiging naar de vertegenwoordigers van de zelforganisaties. Geef daarin aan dat de vertegenwoordigers zich op moeten geven om voor de catering en zaalhuur een inschatting te kunnen maken;
• Hou er rekening mee dat de vertegenwoordigers van de zelforganisaties vaak een betaalde baan hebben en zij een bijeenkomst alleen ’s avonds of in het weekend kunnen bijwonen;
• Uit ervaring is gebleken dat andere culturen het vaak zeer waarderen als er ook iets te eten is bij de bijeenkomst of training;
• Deelname is verplicht voor die organisaties die een project (willen) uitvoeren. Om de continuïteit van een project te kunnen waarborgen is de eis dat steeds twee vaste vertegenwoordigers van een organisatie aanwezig zijn;
• Die organisaties die geen project uitvoeren zijn welkom bij alle bijeenkomsten en trainingen. Deelname is voor hen niet verplicht, maar wel wenselijk om kennisachterstand bij deze organisaties te voorkomen;
• Stuur een tot twee weken van tevoren een herinnering aan de bijeenkomst of training; • Laat bij de bijeenkomst of training alle aanwezigen een presentielijst tekenen;
• Een gewone bijeenkomst duurt ongeveer drie en een half uur. Het eerste half uur is daarbij inlooptijd, waarbij ook iets kan worden gegeten en gedronken;
• Kondig een half uur voor het eind van de bijeenkomst aan dat je wilt gaan afronden. Vaak komen dan de meest belangrijke zaken op tafel;
• Deel na een training een certificaat uit aan de deelnemers. Zij waarderen dit vaak zeer;
• Stuur kort na de bijeenkomst of training een samenvatting of de sheets naar alle zelforganisaties.
* Individuele gesprekken
• In het programma vinden op bepaalde momenten verplichte individuele gesprekken plaats met een groot aantal vertegenwoordigers van de zelforganisaties die een project uitvoeren. Bijvoorbeeld bij het opstellen van de werkplannen, de tussen- en de eindevaluatie. Voor deze gesprekken geldt:
• Plan deze afspraken zelf in, omdat het organiseren ervan anders veel tijd vraagt;
• Stuur uiterlijk een maand van tevoren een e-mail met een uitnodiging voor het individuele gesprek;
• Stem in een eerste gesprek af wat de voertaal is en of je elkaar kunt tutoyeren;
• Zijn er belangrijke afspraken gemaakt in het gesprek? Koppel deze achteraf via de mail terug aan de zelforganisatie;
* Stukken ter beoordeling
In het programma leveren de zelforganisaties stukken aan als projectvoorstellen, werkplannen, evaluaties, eindverslagen en financiële verantwoordingen die je moet beoordelen. Daarvoor gelden in ieder geval de volgende richtlijnen:
• Stuur vier tot zes weken van tevoren een mailing met alle benodigde informatie; • Stuur één tot twee weken van tevoren een herinnering over de deadline;
• Controleer binnengekomen stukken op volledigheid en kwaliteit. Zijn de stukken volledig en helder, bevestig dan naar de zelforganisatie dat het stuk in goede orde is ontvangen. Geef anders
aan wat er nog aangeleverd of toegelicht moet worden;
• Archiveer alle stukken op overzichtelijke wijze: dit is belangrijk voor eventuele verantwoording en de evaluatie van het proces. Alle stukken zijn beschikbaar voor publieke inzage, zodat ook hiervan weer geleerd kan worden.