1.1. Informatieplicht Volkshuisvesting Arnhem
Het vastleggen en gebruik (verwerken) van persoonsgegevens door Volkshuisvesting Arnhem is nodig om onze woondiensten uit te kunnen voeren. Wij vinden het belangrijk om transparant te zijn over het
verwerken van persoonsgegevens en informeren onze klanten, relaties en medewerkers - onder andere via onze website en voor onze medewerkers via ons Intranet - over ons privacybeleid dat betrekking heeft op de bescherming van deze persoonsgegevens.
Om ervoor te zorgen dat wij kunnen voldoen aan relevante wet- en regelgeving, is het belangrijk dat al onze medewerkers op de hoogte zijn van het privacybeleid. Het privacybeleid helpt ons veilig met
persoonsgegevens om te gaan. Door het vastleggen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden is het voor eenieder duidelijk wat zijn of haar taak is. Uiteindelijk is elke medewerker verantwoordelijk voor een juiste omgang met persoonsgegevens.
1.2. Doelen en grondslag
Volkshuisvesting houdt zich bij de verwerking van alle persoonsgegevens aan de regels van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Op 25 mei 2018 zal de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de Wbp vervangen.
In bijlage 1 wordt een toelichting gegeven op de gebruikte termen en definities in dit reglement.
In het kader van onze dienstverlening legt Volkshuisvesting persoonsgegevens vast. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de uitvoering van onze activiteiten en dienstverlening en voor
informatievoorziening aan onze relaties.
Volkshuisvesting gebruikt deze gegevens onder andere voor:
- Verhuren, beheren en onderhouden van verhuurbare eenheden, waaronder woon- en bedrijfsruimten, wooncomplexen, kamers, garages etc.;
- Zorgdragen voor een kwalitatief goede, duurzame en leefbare woonomgeving;
- Het aanbieden van woningen;
- Uitvoeren van inkomenstoets bij nieuwe verhuringen;
- Afsluiten van huur- en koopovereenkomsten;
- Innen van de huur en overige betalingen, inclusief het in handen van derden stellen van deze vorderingen en het voorkomen van huisuitzettingen;
- Identificeren van woningzoekenden;
- Aanpak van woonfraude en overlast;
- Verkoop van woningen e.d.;
- Het uitvoeren van overeenkomsten die samenhangen met het beheer en de verhuur van woningen e.d.;
- Afhandelen van geschillen en klachten;
- Communicatie met onze klanten over al de bovenstaande onderwerpen;
- Nakomen van wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld controle van inkomens);
- Het opstellen van managementrapportages en voor beleidsdoeleinden.
Bij deze activiteiten wordt, indien nodig en als dit past binnen onze doelstellingen, samengewerkt met (keten)partners.
Sommige gegevens zijn noodzakelijk om overeenkomsten, zoals een huurovereenkomst, goed te kunnen uitvoeren. Wanneer een woning wordt verhuurd, dan mogen wij daarvoor de volgende persoonsgegevens opvragen bij de huurder en vastleggen:
5
Volledige naam (voorletters en achternaam)
Geslacht
Adres
Telefoonnummer(s)
E-mailadres(sen)
Geboortedatum
Betalingsgegevens en bankrekeningnummer
Jaar- c.q. huishoudinkomen
Gezinssamenstelling
Registratienummer Enserve (het regionale woonruimteverdeelsysteem).
Deze gegevens zijn nodig om de huurovereenkomst (zoals bijvoorbeeld het betalen respectievelijk ontvangen van huurpenningen) uit te kunnen voeren. Ze mogen alleen worden gebruikt voor zover deze nodig zijn voor de uitvoering van de (huur)overeenkomst.
Zoals gezegd worden gegevens in principe alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. In individuele gevallen kan hiervan worden afgeweken, bijvoorbeeld als er sprake is van strafbare feiten, gebruik van gegevens voor historische of statistische doeleinden e.d.
Bovendien is het in bepaalde situaties noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken, omdat de woningcorporatie een zwaarder wegend (bedrijfs- of economisch) belang heeft dan het privacybelang van de betrokkene. Deze grondslag wordt in de praktijk bijvoorbeeld gebruikt om persoonsgegevens uit te wisselen met andere instanties om woonfraude, hennepteelt en overlast te bestrijden. Het belang van de woningcorporatie om niet het slachtoffer te worden van misbruik en woonfraude kan in dat geval zwaarder wegen dan het recht op privacy van de betrokkene. Misbruik en woonfraude hebben bovendien een negatieve invloed op de samenleving als geheel, waardoor er ook een maatschappelijk belang is om deze gegevens te verwerken om andere redenen dan waarvoor deze gegevens zijn verkregen.
Volkshuisvesting draagt zorg voor een passende beveiliging van persoonsgegevens ter voorkoming van bijvoorbeeld verlies, onrechtmatige verwerking, onnodige verzameling, bewaring en verdere verwerking van deze gegevens (door derden). Dit betreft onder andere organisatorisch en technische maatregelen, een beperkte toegang tot gegevens en geheimhoudingsplicht voor medewerkers.
1.3. Gegevensuitwisseling met derden
Volkshuisvesting gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten of waarmee wij samenwerken.
Als een andere partij werk voor ons verricht en Volkshuisvesting verstrekt persoonsgegevens van huurders om de werkzaamheden te laten uitvoeren, moet met deze partij of:
- Een verwerkersovereenkomst afgesloten zijn waarin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen, mogen verwerken en hoe ze met de gegevens om moeten gaan (bijvoorbeeld ons extern
callcenter, onze ontstoppingsservice RRS met eigen klantenservice etc.), of
- In de opdrachtovereenkomst de (mede)verantwoordelijkheid van de derde partij benoemd worden en afspraken vastgelegd worden over het gebruik en de beveiliging van persoonsgegevens (deurwaarders, aannemers, notarissen etc.).
Gegevensuitwisselingen vinden plaats met de Belastingdienst, het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), gemeenten, wijkteams, politie en andere ketenpartners – onder meer in het kader van ons tweede kans beleid, preventie van woonfraude en/of overlast en Vroegsignalering Risicovolle Schulden.
Deze uitwisseling van gegevens is gebaseerd op een wettelijke plicht of in andere gevallen op aparte afspraken zoals convenanten.
6
1.4. Meldingsplicht Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
In de Wbp worden organisaties verplicht om verwerking van persoonsgegevens te melden bij de AP. De meeste verwerkingen van gegevens door Volkshuisvesting zijn vrijgesteld van melding aan de AP, omdat deze verwerkingen niet of nauwelijks inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer en/of het melden van alle afzonderlijke gegevensverwerkingen te grote administratieve lasten met zich meebrengt.
Bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens zijn dusdanig privacygevoelig dat deze voorafgaand moeten worden onderzocht door de AP (artikel 31 Wbp). De AP toetst dan of de verwerkingen in overeenstemming zijn met de wet. Bijvoorbeeld het delen van kennis over onrechtmatig of strafrechtelijk gedrag, zoals een veroordeling voor hennepteelt.
De meldplicht van gegevensverwerkingen is komen te vervallen met de aanstaande inwerkingtreding van de AVG in 2018, omdat de Europese wetgevers vinden dat de verplichting teveel lasten oplevert en niet in alle gevallen bijdraagt aan een betere bescherming van persoonsgegevens.
1.5. Bewaartermijnen
In de Wbp en de AVG worden geen bewaartermijnen van persoonsgegevens genoemd. Hier wordt alleen vermeld dat de gegevens niet langer dan noodzakelijk bewaard mogen worden. In andere wetten worden wel concrete bewaartermijnen genoemd. Volkshuisvesting hanteert de wettelijke bewaartermijnen vanuit andere relevante wetgeving. In geval van gemengde gegevensverzamelingen, zoals bijvoorbeeld
huurgegevens, hanteren we de langste bewaartermijn.
1.6. Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op alle, geheel of gedeeltelijk, geautomatiseerde verwerkingen van
persoonsgegevens. Ook is het reglement van toepassing op de verwerking van de onderliggende (papieren) documenten van de digitaal vastgelegde persoonsgegevens.
1.7. Geheimhouding en beveiliging persoonsgegevens
Alle personen die werkzaam zijn bij Volkshuisvesting of uit naam van Volkshuisvesting werkzaamheden verrichten en daarbij kennisnemen van persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding tenzij hun werkzaamheid anders vereist of de wet hen tot informatieverstrekking verplicht.
Medewerkers hebben toegang tot persoonsgegevens die voor hun functie vereist zijn. Volkshuisvesting vindt het belangrijk dat iedere medewerker zijn werkzaamheden efficiënt en effectief kan uitvoeren. De medewerkers zijn zich bewust van hun verantwoordelijkheid en gaan zorgvuldig om met beschikbare persoonsgegevens door alleen noodzakelijke gegevens te benaderen.
Volkshuisvesting heeft technische en organisatorisch passende maatregelen getroffen ter beveiliging van persoonsgegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
1.8. Klachtenregeling
Betrokkenen kunnen een klacht indienen als dit privacyreglement of de Wbp (vanaf mei 2018 de AVG) niet correct wordt nageleefd door Volkshuisvesting. Zij kunnen de klacht schriftelijk aan ons kenbaar maken.
Volkshuisvesting zal binnen 7 dagen reageren op deze klacht.
7 Uiteraard kan betrokkene inzake privacy ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Informatie over Autoriteit Persoonsgegevens en hun werkzaamheden is te vinden op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
1.9. Inwerkingtreding privacyreglement
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2018. Dit reglement geldt voor onbepaalde tijd, maar kan te allen tijde door Volkshuisvesting Arnhem worden gewijzigd, aangevuld of ingetrokken. Wijzigingen of aanvullingen vinden plaats in overeenstemming met de door de wetgever gestelde regels. Alle kwesties over het verwerken van persoonsgegevens waarin dit reglement niet voorziet, worden ter beoordeling voorgelegd aan de directie van Volkshuisvesting Arnhem.
8