In de vorige paragraaf zijn criteria geïnventariseerd. Tussen deze criteria zit overlap, maar ook grote verschillen in het detailniveau en de methode van beoordeling (bijvoorbeeld kwalitatief of kwantitatief). In deze paragraaf wordt beschreven hoe de geïnventariseerde criteria gefilterd worden, zodat een set niet overlappende criteria kan ontstaan, waarmee een opdrachtgever zijn duurzaamheidsambitie kan uitvragen en de inschrijving kan beoordelen. Hieronder wordt eerst een afwegingskader voor de criteria beschreven (6.1) en daarna voor de verificatiemethode (6.2). Het volledige afwegingskader wordt gepresenteerd in paragraaf 6.3.
6.1 Afwegingskader criteria
Voor een criteriaset welke makkelijk toepasbaar is door aanbestedende diensten is het wenselijk om dichtbij bestaande methodes en richtlijnen te blijven. In dit geval is sinds 1 januari 2010 het programma Duurzaam Inkopen de standaard. Dit wordt dan ook de basis van het instrument, de overige criteria zijn ter aanvulling hierop. Dit is conform het advies van Van de Water (2009). Hierin adviseert zij overheden om duurzaam inkopen stap voor stap op te bouwen, beginnend met het volledig toepassen van criteria van Duurzaam Inkopen, gevolgd door het formuleren van aanvullende criteria, maar belangrijk hierbij is om toepassing van deze criteria te borgen in (beoordelings)systemen. Deze werkwijze wordt geïllustreerd in onderstaande figuur.
Figuur 18: Volwassenheidsniveau's Duurzaam Inkopen (Van de Water, 2009). SenterNovem heet tegenwoordig Agentschap NL
Ook bij de gunningscriteria wordt zoveel mogelijk aangesloten bij standaard afwegingskaders, zoals hieronder in tabel 3 weergegeven. Deze prioriteringen geven aan hoe de opdrachtgever het best tegemoet kan komen aan een ambitie: in plaats van te sturen op opwekking van duurzame energie zou men allereerst moeten sturen op het beperken van energieverbruik en pas in tweede instantie op opwekking duurzame energie.
Ladder van Lansink (afval)
Trias Energetica (energie)
Drie Stappen Strategie (materiaal) 1. Preventie (voorkomen dat afval
ontstaat 1. Beperk energievraag 1. Beperk materiaalgebruik
2. Producthergebruik (hergebruik volledige producten)
2. Gebruik duurzame energiebronnen 2. Gebruik hergebruikt materiaal
3. Materiaalrecycling (hoogwaardig of laagwaardig)
3. Gebruik eindige energiebronnen efficiënt
3. Gebruik eindige materialen efficiënt
4. Verbranding met energieterugwinning 5. Verbranding
6. Storten
Bron: Agentschap NL, 2010d Bron: Agentschap NL, 2010d Bron: BAM, 2006
Tabel 3: Standaard afwegingskaders voor duurzaamheid
Afwegingskader voor filtering van criteria
47 Bij het volgen van bovenstaande redeneerlijnen is het wenselijk om criteria toe te passen welke output gericht zijn. Dat wil zeggen dat ze beoordelen op het realiseren van de ambitie van de opdrachtgever, in tegenstelling tot een criterium waarbij de opdrachtgever de inschrijver al in een bepaalde oplossingsrichting dwingt. Bijvoorbeeld op het gebied van CO2 uitstoot, of dit verminderd wordt in de productie of tijdens transport van materialen zou in theorie niets uit mogen maken voor de opdrachtgever, het gaat immers om de CO2 uitstoot voor de gehele realisatie (Soderlund, 2007).
Objectieve criteria kunnen zowel kwantitatief als kwalitatief zijn
Vanuit de theorie en het belang van een objectieve aanbesteding is het wenselijk om zoveel mogelijk harde, liefst directe, criteria te gebruiken. Deze hebben immers als voordeel dat ze niet subjectief zijn, dus niet onder invloed van een beoordelend persoon. Echter, zoals in paragraaf 4.3 al bleek, zijn kwantitatieve duurzaamheidscriteria soms niet zo objectief (met zekerheid vast te stellen) als het lijkt, bijvoorbeeld omdat het om een voorspelling van te maken kilometers gaat. Daarom is het soms aantrekkelijk om kwalitatieve criteria te gebruiken waarbij een expertteam de inschrijvingen beoordeelt. Een kwalitatieve beoordeling kan veel sneller en daarmee goedkoper uitgevoerd worden. De beoordelaars kunnen objectiviteit bereiken door het opstellen van een (interne) beoordelingsleidraad.
Kwalitatieve beoordeling maakt het tevens mogelijk om de scope van de beoordeling groot te houden. Bijvoorbeeld in de beoordeling van CO2 reductie: het gebruik van biobrandstof staat ter discussie in verband met het landgebruik dat concurreert met de voedselverbouwing in onder andere Zuid-Amerika, maar door alleen op CO2 te sturen, wordt hier geen rekening mee gehouden.
Het gebruik van kwalitatieve criteria wordt ook door onderzoekers verdedigd. Zoals De Schrijver (2009), hij stelt dat met het gebruik van externe en onafhankelijke experts voor de beoordeling tegemoet gekomen wordt aan de Europese beginselen van transparantie en non-discriminatie. Kwalitatieve criteria worden dan ook momenteel veel toegepast, hierdoor ontstaat ook jurisprudentie. Op basis daarvan kan men beter inschatten welke criteria voldoende objectief worden geacht (Chao-Duivis, 2010). Bij de filtering van de criteria zal per ambitie worden bepaald of kwalitatieve of kwantitatieve criteria voor de hand liggen. Ook een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve criteria is mogelijk. De eis voor het filteringskader wordt voldoende objectief.
6.2 Afwegingskader verificatiemethode
Van groot belang bij het gebruik van criteria is dat inzichtelijk is waarop inschrijvingen beoordeeld worden, de verificatiemethode. De verificatiemethode geeft onder andere aan in welke eenheid beoordeling plaatsvindt, wat de inschrijver zelf aan dient te tonen en wat de scope van de beoordeling is. Hieronder staan afwegingen over de invulling van de verificatiemethode en hieruit ontstaan voorkeuren:
Kwalitatief of kwantitatief: Voor een objectieve beoordeling zijn inschrijvingen zo kwantitatief mogelijk, SMART beschreven, SMART is een acroniem voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden (Rijkswaterstaat, 2009b). Dit is echter bij duurzaamheid niet altijd mogelijk, of het vergt buitenproportioneel veel rekenwerk. Wanneer men indirecte criteria of een kwalitatieve beoordeling kan en durft te vertrouwen, scheelt dit veel tijd en geld. Bovendien kan dan beoordeling plaatsvinden zonder het exacte ontwerp en procesbeschrijving te kennen. Goede ervaringen met kwalitatieve beoordeling zullen meegenomen worden.
Werken met referenties: Een bepaalde kwaliteit kan uitgedrukt worden in een absolute of relatieve eenheid. Bij een relatieve beoordeling wordt de oplossing naast een referentiesituatie gelegd, daardoor hoeven alleen de veranderingen doorgerekend te worden. Hierdoor kan een snelle beoordeling plaatsvinden, echter zoals in het theoretisch kader al werd aangegeven, zijn GWW projecten vaak uniek in hun vorm en omgeving, waardoor een referentiesituatie niet altijd evenveel overlap heeft. Een tweede overweging is of de opdrachtgever zijn referentiesituatie vooraf kenbaar maakt aan de inschrijvers. Dit gebeurt over het algemeen niet, waardoor inschrijvers slecht kunnen inschatten waarop ze zich kunnen onderscheiden (interview R. Jorna, 2010).
Scopebepaling criterium: Vanuit het uitgangspunt dat voor duurzaamheidsafwegingen altijd naar het geheel en over de levenscyclus beoordeeld moet worden, zouden materiaalcriteria alle materialen over de hele levensduur moeten beoordelen en transporten in de hele keten meegenomen moeten worden. Dit is in verband met de rekenkosten vaak niet mogelijk. De opdrachtgever dient duidelijk aan te geven wat de scope van het criterium is. Hij kan er bijvoorbeeld voor kiezen om alleen de hoofd materialen te beoordelen (bijvoorbeeld fundering en draagconstructie).
Specifieke of brede criteria: Wanneer een opdrachtgever een specifieke ambitie heeft, kan een specifiek criterium hier uitkomst voor bieden, bijvoorbeeld “minimaliseren verkeershinder bij toekomstige onderhoudswerkzaamheden”. Dit geeft de inschrijvers het signaal dat een zo slim mogelijke (deel)oplossing hiervoor belangrijk is. Een breed criterium zoals “beperking milieubelasting tijdens realisatie” laat zoveel mogelijk ruimte open voor creatieve oplossingen.
Uit het bovenstaande blijkt dat de keuzes bij het formuleren van criterium en verificatiemethode van grote invloed zijn op de toegekende kwaliteit van de inschrijvingen. In de praktijk worden deze keuzes niet altijd expliciet gemaakt, waardoor men zich niet altijd bewust zal zijn van oorzaak en gevolg voor de beoordelingen. Het wisselt per ambitie en criterium welke van bovenstaande afwegingen het meest wenselijk is.
6.3 Afwegingskader voor het filteren van geïnventariseerde criteria
Het filteren van de geïnventariseerde criteria vindt plaats in hoofdstuk 7, bij de ontwikkeling van het instrument. Het afwegingskader voor criteria en verificatiemethode zoals opgesteld in deze paragraaf zal hierbij worden toegepast, dit is hieronder weergegeven.
Uitgangspunten filtering
1. Aansluiten op Duurzaam Inkopen criteria 2. Beoordeling voldoende objectief 3. Zoveel mogelijk output gericht
Uitgangspunten sortering
1. Het volgen van standaard afwegingskaders
2. Transactiekosten beperken (voor opdrachtgever en opdrachtnemer)
Tabel 4: Afwegingskader filtering criteria
Ter illustratie van het filteringsproces is figuur 19 hieronder weergegeven, waarin 3 fictieve criteria beoordeeld zijn op de afwegingskaders uit tabel 4. Hierin wordt duidelijk dat de drie filteringcriteria binair zijn, mogelijke scores zijn WAAR of ONWAAR. Het criterium moet op al deze filteringcriteria WAAR scoren. De sorteringcriteria zijn een waardeoordeel, mogelijke scores variëren van 1 (weinig/slecht) tot 5 (veel/goed). Op basis van de sorteringcriteria wordt het criterium hoog of laag gerangschikt in het instrument.
Afwegingskader voor filtering van criteria
49
6.4 Conclusie afwegingskader voor filtering van criteria
Effectieve duurzaamheidscriteria moeten niet alleen objectief beoordeelbaar zijn, ze dienen ook een prikkelende werking te hebben op de inschrijver. Zodat hij betere en slimmere oplossingen aandraagt welke zoveel mogelijk tegemoet komen aan de eisen en wensen van de opdrachtgever. Doordat ze output gericht zijn laten de criteria veel oplossingsruimte voor deze slimme oplossingen. Tussen de geïnventariseerde criteria zitten grote verschillen in meetbaarheid en hoe specifiek ze zijn. In dit hoofdstuk is een afwegingskader opgesteld om de geïnventariseerde criteria te filteren zodat alleen effectieve criteria overblijven.
Het afwegingskader laat ruimte voor zowel kwantitatieve als kwalitatieve criteria. Deze kunnen beide voldoen aan de eis van een objectieve beoordelings. Wel dienen altijd de het criterium en de verificatiemethode goed opgesteld te worden, deze zijn van grote invloed op de rekenkosten van de inschrijvers en de objectiviteit van de beoordeling. Hier wordt in paragraaf 9.2 nader op ingegaan. In hoofdstuk 7 wordt de conceptversie van het instrument ontwikkeld en daarbij wordt de filtering van de geïnventariseerde criteria beschreven.