Elke organisatie is anders net zoals de band die het consortium heeft met de organisatie. In elk specifieke situatie moet gekeken worden op welke manier de organisatie benaderd moet worden. Hier kan je geen standaard protocol voor vastleggen. Wat wel toepasbaar is, is een checklist met punten waar je rekening mee dient te houden in de voorfase van het afnemen van de circulaire scan.
2.1 Wie spreken?
Ten eerste moet je de relatie met de organisatie bekijken. Is de organisatie die zich aanmeldt voor een circulaire scan een bestaande klant van één van de consortiumleden? Of is de organisatie voor iedereen nieuw. Het kan ook zijn dat de organisatie bekend is geraakt met CircularOffice via deelname aan de CircularOffice Accelerator. Als dit laatste het geval is, dan is er bepaalde basisinformatie al beschikbaar.
Het is van belang een beeld te hebben van de organisatiestructuur: wie is verantwoordelijk binnen de organisatie voor welke taken. Het kan namelijk voorkomen dat een
deel van de diensten is uitbesteed, in dit geval is het zaak om voor die betreffende diensten met de verantwoordelijke van de aanbestede partij te spreken. Dit zorgt ervoor dat je direct de juiste informatie krijgt van de juiste personen, zonder doorverwijzingen of navragen. Daarnaast is het prettige voor de uitbestedende organisatie, zij hebben niet voor niets facilitaire diensten uitbesteed.
Het is wenselijk dat het gesprek met derde partij(en) eerder plaatsvindt dan het gesprek met de hoofdklant. Dit zorgt ervoor dat het consortium al meer weet van reilen en zijlen op de locatie, voordat het in gesprek gaat met hoofdklant. Hierdoor komt het consortium goed over. Daarnaast voorkom je op deze manier dat er toch onderwerpen aan bod komen die de organisatie heeft uitbesteed aan de derde partij. Het beste beeld van de huidige dienstverlening kan je vormen door te spreken met de operationeel dienstverantwoordelijke. De Facility Manager zal algemene dingen wel weten over de diensten, maar echt inhoudelijke vragen kan je beter stellen aan de operationeel manager.
2.2 Structuur gesprek
Dit handboek en het bijbehorende Excel-bestand (“Circulaire Scan 2.0”) zijn handvatten voor de structuur van de gesprekken. Hoofdstuk 4 van dit handboek beschrijft bij alle onderwerpen wat besproken dient te worden. Het Excelbestand geeft per thema weer met die je dit moet bespreken. Omdat dit kan verschillen is het goed om eerst een overzicht te verkrijgen over de diensten met per dienst de verantwoordelijke. Dan kan je per verantwoordelijke filteren wat je van hen wilt weten. Wanneer je per gesprekspartner overzichtelijk hebt gemaakt wat je met hen bespreekt, zorg je ervoor dat je deze onderwerpen en vragen voorbereid en meeneemt naar het gesprek met de desbetreffende persoon.
Bij deze voorbereiding hoort ook het al invullen van beschikbare informatie. Sommige informatie zal al bekend zijn, bijvoorbeeld doordat de organisatie een huidige klant van een consortiumlid is of dat ze hebben deelgenomen aan de CircularOffice Accelerator. Zorg ervoor dat je deze informatie alvast ‘invult’. Deze informatie kan je in het gesprek wel bespreekbaar maken door te verifiëren of de informatie klopt.
Het is belangrijk om uit te leggen wat CircularOffice is en wat het doet. De klant moet een goed krijgen van het concept. Daarnaast is het wenselijk om het komende traject uit te leggen. Vertel over de circulaire scan, hoe het gesprek zal verlopen, met wie je allemaal spreekt en wat de scan doet. Vervolgens is het goed uit te leggen welke vervolgstappen de klant kan verwachten. Vertel de klant dat hij terugkoppeling krijgt op basis van de afgenomen scan, en wanneer hij dit kan verwachten. Wanneer deze termijn niet gehaald wordt, breng de klant hier dan tijdig van op de hoogte.
Vanaf het tweede gesprek met iemand binnen de organisatie, kan je diegene ook een kleine samenvatting geven van wat er al besproken is met een vorige collega. Degene die je dan spreekt, heeft dan de gelegenheid om hier op te reageren en aanvullingen op te doen. Dit is gunstig voor de volledigheid van de informatie.
Het gesprek zal een semigestructureerd interview zijn waarin je de onderwerpen als checklist beschouwt en je het gesprek spontaan ingaat.
2.3 Opname
Omdat er tijdens een scan gesprek veel informatie aan bod komt, die ook vaak nogal specifiek kan zijn, is het verstandig de gesprekken op te nemen. Dit kan door middel van opname- applicaties op de mobiele telefoon. Het is wel zo netjes om dit van te voren te vragen aan degene die je spreekt. Deze opnames kan je terugluisteren wanneer je niet geheel zeker meer bent van een antwoord.
3 | Basisinventarisatie
Voor de scan is bepaalde basisinformatie van de organisatie nodig, die zich het beste laat omschrijven als invullijst. Het betreft contactinformatie, pandinformatie en bedrijfs- afvalinformatie. 3.1 Contactinformatie Naam organisatie Plaats organisatie Contactpersoon Deelname CircularOffice Accelerator Ja/nee 3.2 Pandinformatie
Algemeen Wat is de primaire werkomgeving?
Hoeveel medewerkers zijn werkzaam bij de organisatie? Werkplekken Op welke manier is de kantooromgeving ingericht?
Wat is het aantal werkplekken?
Wat is de bezettingsgraad van deze werkplekken? Is er sprake van een clean desk policy?
Pand Wat is het totale oppervlakte van het pand ? Hoeveel verdiepingen zijn er in gebruik? Wat is het oppervlakte per verdieping? Vergaderzalen Zijn er vergaderzalen aanwezig?
Hoeveel vergaderzalen zijn er? Hoe wat zijn de groottes
Pantry's Hoeveel pantry’s zijn aanwezig in het pand? Om hoeveel pantry’s per verdieping gaat het? Containerruimte Is er een containerruimte aanwezig?
Hoe ziet deze containerruimte eruit?
Is er plek voor meer bij te plaatsen containers? Bijeenkomsten
personeel
Zijn er momenten dat alle facilitaire medewerkers samenkomen? Met welke frequentie komt dit voor?
Welke diensten zijn hierbij aanwezig?
3.3 Bedrijfsafvalinformatie
Autobanden Hoeveelheden per week/maand/jaar? Elektrische en
elektronische apparatuur
Hoeveelheden per week/maand/jaar?
EPS (piepschuim) Hoeveelheden per week/maand/jaar? Glas (verpakkingen) Hoeveelheden per week/maand/jaar? Glaswol / steenwol Hoeveelheden per week/maand/jaar? GFT / GF / Swill Hoeveelheden per week/maand/jaar? Hout (pallets) Hoeveelheden per week/maand/jaar? Hout (overig) Hoeveelheden per week/maand/jaar? Metalen Hoeveelheden per week/maand/jaar? Papier en karton Hoeveelheden per week/maand/jaar?
Plastic bekers Hoeveelheden per week/maand/jaar? Plastic folie Hoeveelheden per week/maand/jaar? Plastic overig Hoeveelheden per week/maand/jaar? Puin / beton /
steenachtig materiaal
Hoeveelheden per week/maand/jaar?
Textiel Hoeveelheden per week/maand/jaar? Chemisch afval
totaal
Hoeveelheden per week/maand/jaar? Kantoor KGA Hoeveelheden per week/maand/jaar? Maintenance KGA Hoeveelheden per week/maand/jaar? Overig KGA Hoeveelheden per week/maand/jaar?
4 | Gespreksonderwerpen circulaire scan
Om een volledig beeld te vormen van de organisatie tijdens de circulaire scan, komen allerlei onderwerpen naar voren. Deze moeten worden besproken op een semigestructureerd manier. Dat betekent dat de hieronder beschreven thema’s aan bod dienen te komen in een soepel lopend gesprek.
4.1 Organisatie
Het eerste onderwerp gaat over de organisatie zelf. Hierbij is het belangrijk om een algemeen beeld te vormen van de organisatie, denk hierbij aan de kerntaak, missie, visie, strategie en dergelijken. Ga hierbij ook na of duurzaamheid, MVO of circulariteit een rol in spelen. Een deel van deze informatie kan via de website van de organisatie worden verkregen, of is al bekend als de organisatie een klant is van een consortiumlid. Daarnaast is goed te spreken over het MVO-beleid van de organisatie en de doelstellingen die daarbij horen.
Naast de algemene organisatie is het ook belangrijk om de facilitaire organisatie in kaart te brengen. Wat zijn de missie, visie, strategie en bijbehorende doelstellingen van deze afdeling? En in hoeverre speelt duurzaamheid, MVO of circulariteit daarbij een rol? Waarschijnlijk is deze afdeling verantwoordelijk voor het contact met CircularOffice (of andersom) en daarom is het interessant te spreken over de motivatie waarom zij contact hebben opgenomen.
Op basis van bovenstaande gespreksthema’s kan het consortium bepalen of CircularOffice in een breder verband dan een facilitaire aangelegenheid kan worden ingezet. Dit bespreek je niet met de organisatie, maar bepaalt het consortium voor zichzelf.
Het is van belang te weten op welke manier de organisatie omgaat met innovaties. Bespreek dit onderwerp en vorm een beeld in hoeverre de organisatie hier actief mee is. Ga ook na over wat voor type innovaties het dan gaat en wat de motivatie erachter is.
Daarnaast kan je nog vragen of er binnen de (facilitaire) organisatie budget is voor (circulaire) projecten. Je wil er eigenlijk achter komen op welke manier de organisatie besluit geld uit te geven. Het kan namelijk ook zo zijn dat er per project een businesscase gevormd moet worden. Dit is voor het consortium goede informatie om over te beschikken.
Mogelijk vragen:
➢ Wat is de missie van de facilitaire organisatie? ➢ Wat is de visie van de facilitaire organisatie?
➢ Wat zijn de doelstellingen van de facilitaire organisatie? ➢ Wat zijn de doelen/ambities van de facilitaire organisatie?
➢ Speelt bewustwording en een circulaire voorbeeldfunctie een rol binnen de bedrijfsvoering en communicatie van het facilitaire bedrijf?
➢ Wat is de reden geweest om mee te doen met de CircularOffice Accelerator? ➢ Wat is de reden dat er interesse is in de circulaire scan van CircularOffice?
➢ Vindt er samenwerking tussen (een deel van) de afdelingen Facility Management, Inkoop, CSR/MVO en Communicatie plaats?
➢ Wat houdt deze samenwerking in?
➢ Van welke facilitaire diensten is sprake op de locatie? ➢ Welke diensten zijn uitbesteed?
➢ Met welke leveranciers zijn er contracten gesloten? ➢ Tot wanneer lopen deze contracten?
➢ Is het mogelijk om het concept rondom CircularOffice te combineren met de kerntaak van de organisatie?
➢ Is het mogelijk om een profiel te creëren wat bij de organisatie past? ➢ Kan je dit commercieel benutten?
➢ Wordt er actief gestuurd op innovaties?
➢ Waarom wordt er (niet) actief gestuurd op innovaties? ➢ Waar zijn deze innovaties op gericht?
➢ Is er budget voor circulaire projecten?
4.2 Communicatie
Communicatie speelt binnen het concept CircularOffice een belangrijke rol. Er vindt rondom CircularOffice veel communicatie plaats richting de pandbewoners. Wanneer men in gesprek is met een potentiële klant, is het goed om te informeren naar diverse sub thema’s binnen het thema communicatie.
Ten eerste is het goed om te informeren of er al communicatie plaatsvindt rondom MVO(- doelstellingen), duurzaamheid en/of de circulaire economie. Daarbij gaat het erom wat er gecommuniceerd wordt, op welke manier en wie de doelgroep van de communicatie is. Wanneer een organisatie beschikt over een afdeling MVO/CSR, is het interessant om te weten of de afdeling Communicatie met hen samenwerkt.
Ten tweede is het goed om te informeren naar de bestaande communicatiekanalen binnen de organisatie. Daarbij is het van belang te weten op welke manier de verschillende kanalen beheerd worden, wie deze beheerd en wie inhoudelijk goedkeuring moet geven voor boodschappen.
Ten derde is het goed om te weten wat voor doelgroep zich binnen de organisatie bevindt. Wellicht heeft de afdeling communicatie hier profielen voor opgesteld. Anders is het goed om te kijken naar verschillende werkomgevingen, zoals kantooromgevingen, productieomgevingen en magazijnen. Deze werkomgevingen bieden werk aan verschillende type medewerkers, welke wellicht om andere vormen van communicatie vragen.
Ten vierde, wanneer er al sprake is van afvalscheiding (twee of meer stromen) op een locatie, is het interessant om te weten op welke manier hier over gecommuniceerd wordt. En wat de ervaringen hiervan zijn. De communicatie kan plaatsvinden bij alleen de afvalbakken zelf, maar de communicatie kan ook breder zijn opgezet waardoor er op andere plaatsen dan afvalbakken ook gecommuniceerd wordt over het afval scheiden. Daarbij is het goed te informeren wat de huidige ervaringen hiermee zijn.
Mogelijke vragen:
➢ Wordt er gecommuniceerd rondom MVO, duurzaamheid en/of circulaire economie? ➢ Waarom wordt er wel/niet gecommuniceerd rondom MVO, duurzaamheid en/of
circulaire economie?
➢ Wat is het doel van de communicatie? ➢ Wat wordt daarover gecommuniceerd? ➢ Wie is de doelgroep van de communicatie?
➢ Op welke plekken vindt de communicatie plaats?
➢ Wat is de reactie van de doelgroep/pandbewoner op de communicatie? ➢ Via welke kanalen is het mogelijk te communiceren op de locatie?
➢ Op welke manier is de goedkeuring voor communicatie geregeld in de organisatie? ➢ Op welke manier is de goedkeuring rondom het gebruik van communicatiekanalen
geregeld in de organisatie?
➢ Vinden er campagnes plaats over het scheiden van afval? ➢ Op welke manier zijn deze campagnes georganiseerd? ➢ Wordt er bij de afvalbakken gecommuniceerd over stromen?
➢ Op welke manier wordt er gereageerd op deze communicatie? (reactie & actie) ➢ Hoe ziet de communicatie rondom MVO eruit?
4.3 Inkoop
Inkoop is verantwoordelijk voor alle diensten en producten op een locatie. Zij zijn daarmee verantwoordelijk voor alle grondstoffen binnen de organisatie. Juist deze afdeling heeft de meeste invloed op de grondstoffen in de organisatie en kunnen van te voren al de beslissing nemen iets wel of niet in te kopen.
Het is goed om te informeren bij de inkopers van de organisatie of zij bij het selecteren van leveranciers bepaalde criteria aanhouden. Het is dan vooral van belang te weten of deze criteria iets te maken hebben duurzaamheid of circulariteit. Wanneer dit het geval is, is het goed te weten welke elementen een rol spelen in de besluitvorming.
Naast de selectie, is het ook van belang dat huidige leveranciers zich inzetten om hun dienstverlening en producten te verbeteren. Je kan hierbij denken aan het verminderen van verpakkingsmateriaal of het verminderen van het aantal logistieke bewegingen. Een ideaal hierin is dat verschillende leveranciers hun logistiek combineren. Het is goed om te informeren of de leveranciers van de organisatie hier mee bezig zijn.
Producten en diensten die de afdeling Inkoop inkoopt, bevinden zich in een keten waarvan de betreffende organisatie deels onderdeel van is. Dit betekent dat er voordat en nadat de organisatie een product of grondstof ‘in huis’ heeft, er ook nog van alles mee gebeurt. Het is belangrijk te informeren in hoeverre de organisatie hier interesse in heeft en zich hiervoor verantwoordelijk voelt. De organisatie heeft namelijk via haar inkoopbeleid invloed op de volledige keten, door wel of geen keuze te maken voor bepaalde ketengewoonten.
Een ander onderwerp van inkoop is startups. Dit zijn startende ondernemingen die vaak innovatief bezig zijn op het gebied van duurzaamheid. Zij bieden vaak duurzame oplossingen en opschaling door bijvoorbeeld grote organisaties als nieuwe klanten is daarbij belangrijk. Vaak zijn de startups onervaren en klein, waardoor het andere type bedrijfjes zijn. Het is daarom interessant om te vragen aan de potentiële klant, of zij al samenwerkingen hebben met startups. En wat de reden is dat zij dit wel of niet hebben.
Mogelijke vragen:
➢ Op welke criteria worden leveranciers geselecteerd?
➢ Op welke product(categorieën) wordt een circulaire toets gedaan?
➢ Op hoeveel procent van de inkoopcategorieën wordt een circulaire toets gedaan? ➢ Waar houdt de inkoper rekening mee?
➢ Welke condities zijn er nodig om met een leverancier in zee te gaan? ➢ Speelt de circulaire economie een rol tijdens aanbestedingen?
➢ Op welke manier speelt de circulaire economie een rol tijdens aanbestedingen? ➢ Zijn er samenwerkingen met leveranciers om het verminderen van
verpakkingsmaterialen aan te pakken?
➢ Zijn er samenwerkingen met leveranciers om het aantal logistieke bewegingen te verminderen?
➢ Hoe actief zijn de leveranciers hier (zelf) in?
➢ In hoeverre heeft de organisatie inzicht in de keten?
➢ Hoeveel belang hecht de organisatie bij inzicht in de keten bij de partners? Wordt hier actief op ingezet?
➢ Wat weet de organisatie van de ketenpartner voor hen over wat zij doen met het product?
➢ Wat weet de organisatie van de ketenpartner ná hen over wat zij doen met het product? ➢ Wordt er al samengewerkt met startups?
➢ Wat is de reden dat er wel/niet wordt samengewerkt met startups? ➢ Hoe wordt deze samenwerking ervaren?
➢ Zijn er belemmeringen die een samenwerking bemoeilijken?
4.4 Catering
Om een beeld te vormen van de restauratieve voorziening op de locatie, zijn onderwerpen zoals het aantal lunchgasten, openingstijden, contractvorm en aanbod maaltijdtypen nodig om te bespreken. Een belangrijk thema binnen de catering is voedselverspilling.
Het eerste inhoudelijke onderwerp wat besproken moet worden met de cateringmanager betreft inkoop bij de catering. Door te veel of verkeerd in te kopen, kan voedselverspilling ontstaan. Het is goed te informeren naar de manier van inkoop. Denk hierbij aan de verschillende partijen waar men inkoopt, met welke frequentie er wordt ingekocht per partij en welk type artikelen wanneer geleverd wordt. Daarbij is van belang te informeren of men zich bewust is van de THT-datum bij het bestellen in combinatie met wanneer het nodig is, en of men rekening houdt met producten zoals biologische producten.
Het tweede onderwerp betreft bereiding. Tijdens de bereiding is het mogelijke bepaalde overgebleven producten van een dag eerder te gebruiken. Hiermee voorkom je dat het weggegooid wordt. Het is daarom van belang te informeren of de catering hier al ervaring mee heeft. Daarnaast is het interessant om te horen welke producten er na bereiding vaak overblijven en wat ze met die producten doen. Je kan ook informeren naar hoeveel liter soep er wordt gemaakt per dag/maand/jaar.
Het derde onderwerp is de verkoop. Daarbij kan je informeren of de catering dagelijks op de hoogte is van het aantal pandbewoners. Dit kan bijvoorbeeld doordat medewerkers in- en uitklokken. Daarnaast kan je vragen of men tijdens de openingstijden van het restaurant het aanbod bijmaakt. Hiermee voorkom je dat je in één keer te veel maakt, op deze manier kan je zien waarvan extra nodig is. Informeer ook of men (kortings)acties inzet aan het einde van de openingstijden, zodat ook de laatste producten gekocht worden. Iets anders om naar te informeren is wat men doet met de overgebleven producten? En wat ook erg belangrijk is om naar te informeren, is of de producten die overblijven worden geregistreerd met type en aantal. En of er nog iets met deze informatie gedaan wordt. Daarnaast is het ook goed te weten wat voor producten erover blijven.
Het vierde onderwerp is banqueting. Dit is een onderdeel van de catering waar vaak voedselverspilling optreedt. Het is goed om te informeren of men inzicht heeft in hoeveel er is besteld en hoeveel er overblijft per bestelling en wat er dan overblijft. Het is ook goed te informeren of men voor het maken van een bestelling contact heeft met degene die bestelde, om te verifiëren of het aantal personen en de wensen nog steeds kloppen.
Het vijfde onderwerp betreft de verpakkingen in het restaurant. Hierbij is het belangrijk te informeren naar wat voor kunststofverpakkingen er in het restaurant aanwezig zijn. Dit geldt hetzelfde voor de monoverpakkingen en drankkartons.
Het zesde onderwerp is energieverbruik. In de keukens staat energie-verbruikende apparatuur en het is belangrijk dat de medewerkers zich hiervan bewust zijn en hier naar handelen. Informeer hiernaar.
Het zevende onderwerp is afvalinzameling. Informeer ernaar of men in de keuken en