Accountants & belastingadviseur

Verslag van het gesprek (in het kader van het voor Actal uitgevoerde onderzoek administratie-ve lasten/bewaar- en weggooiadministratie-verplichtingen voor het MKB) met partner van “Accountants & Belastingadviseurs” dd 5 maart 2008.

Aantal medewerkers: 9

Met welke bewaar- en weggooiverplichtingen komt u in de dagelijkse praktijk in aanraking? Opmerking betreffende de bewaarverplichtingen van de administraties van de cliënten. Het bedrijf is niet verantwoordelijk voor de bewaarverplichtingen van de cliënten. Deze hebben een eigen verantwoordelijkheid. Het is een speciaal aandachtspunt, cliënten worden daar door het bedrijf regelmatig op gewezen.

Fiscale verplichtingen tot het bewaren van de financiële administratie en de bijbehorende “on-derbouwing” (7 jaar voor de fiscus en 10 jaar civielrechtelijk). Er is geen buitenlands inkomen (dan zou de bewaarverplichting voor 12 jaar zijn).

De nodige bewaarverplichtingen o.g.v. de WID. Van iedere cliënt heb je immers een kopie ID in je dossier nodig.

wettelijke bewaarverplichting, maar wordt wel als wenselijk beschouwd)

Eigen personeelsadministratie, doorgekoppeld aan de loonadministratie. Deze wordt continu bijgewerkt en opgeschoond.

Bij uitdiensttreding wordt de personeelsadministratie opgeschoond en worden slechts de essen-tiële elementen nog bewaard (zoals kopie identiteit, salarisadministratie/looninformatie, gedu-rende 7 jaar)

Sollicitantengegevens worden na afloop van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij anders na gevraagde en gegeven toestemming.

Wat is naar uw mening het oorspronkelijke doel van deze verplichtingen? Financieel/economisch

Controle en handhaving (voorkomen ongeoorloofd gedrag e.d.) Beschermen persoonlijke levenssfeer

Waaruit bestaat de verplichting?

Registratie voor tenminste 10 jaar van de inkomende en uitgaande post Opslag van documenten

Verwijderen persoonsgegevens

Kunt u aangeven wat u moet bewaren in het kader van de bewaarverplichtingen wat in uw ogen buiten proportie is? Moeten bijv. e-mailconversaties bewaard worden?

De ruime interpretatie en het ver strekkende standpunt van de Fiscus zelf over wat daadwerke-lijk behoort te worden bewaard als verplicht door de AWR, (volgens Fiscus nl “alles”, zowel e-mail als telefoon-notities als notulen e.d.) kan buitenproportionele trekken vertonen (2x meegemaakt i.v.m. e-mail).De visie van iemand van de Fiscus kan dan bepalend zijn voor wat er moet worden bewaard De jurisprudentie is op dat punt niet zo zeker. Onzekerheid is er ook bijvoorbeeld over de betekenis van de due dilligence, waarin zowel feitelijke bevindingen staan als adviezen (deze worden daarom tegenwoordig gescheiden).

Over het gebruik van e-mail heeft het bedrijf vanwege de consequenties afspraken gemaakt. Simpele berichten mogen worden verstuurd, mits met cc naar verantwoordelijke. Correspon-dentie per e-mail moet worden ondertekend door bevoegde en als pdf worden ge-e-maild.

Hoe vaak krijgt u te maken met controle?

Antwoord: Zelf als kantoor nog nooit. Van het toezicht en/of controle op basis van de WID merken wij als zodanig weinig tot niets. Dat wil zeggen niet anders dan voor zover de belas-tingdienst zich daar in het verlengde van de AWR bij met name loonheffingcontrole op

be-roept.

Beroepsmatig

1 maal per 2 weken (van alles: loonadministratie, BTW, FIOD-controle)

Er zijn controleplichtigen, bedrijven (vanuit accountantperspectief groot) die voldoen aan 2 van de 3 bepaalde voorwaarden (m.b.t. aantal personeel, balanstotaal en omzet) gedurende 2 achtereenvolgende jaren

Worden de gegevens die u heeft bewaard daadwerkelijk gecontroleerd? Ja, maar de mate waarin hangt af van de controlerende persoon.

Ervaart u vaak problemen die verband houden met al dan niet bewaarde documenten en gege-vens tijdens de controles, bijvoorbeeld met de belastingdienst (of met de keuringsdienst van waren)?

Niet op juiste wijze bewaard volgens toezichthouder. Ja, in twee elementen:

Het bewaren i.v.m. salarisadministratie/loonheffing van documenten (zoals kopie identiteits-bewijs, loonbelastingverklaring, 1e

-dagmelding) op de plek waar het werk door werknemers daadwerkelijk wordt verricht. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf met vele filialen

Discussie over wat wordt verstaan onder de “financiële administratie” bij een integrale controle door de belastingdienst (of FIOD) en over de wijze waarop deze dient te worden bewaard. De Fiscus kan hele hoge eisen stellen, die niet altijd even overtuigend zijn, bijvoorbeeld m.b.t. een geautomatiseerde facturering die dan geprint kan moeten worden (niet voor je zelf, maar speci-aal voor de Fiscus). Dat zou toch ook in goed overleg met het vragen door de controle van het overdragen van een bestand kunnen geschieden.

Indien van toepassing: Heeft de verlaging van de bewaartermijn voor de belastingdienst van 10 jaar naar 7 jaar in uw ogen een wezenlijke lastenvermindering met zich meegebracht?

Antwoord: Nee

a. Heeft u weleens persoonsgegevens uit uw administratie verwijderd dan wel geanonimiseerd? Antwoord: Ja, opschonen personeelsbestand en verwijderen sollicitatiegegevens.

b. Bracht dit hoge of lage arbeidsintensieve lasten met zich mee? Antwoord: Lage

be-waar- en weggooiverplichtingen, te verminderen door

verandering van de wijze waarop aan de verplichting voldaan moet worden (bijv. digitale i.p.v. analoge opslag);

Antwoord: Ja. Nu is het uitgangspunt: papier. Alhoewel best complex, zouden er toch afspra-ken moeten kunnen worden gemaakt met de belastingdienst over – met waarborgen omklede - digitale vastlegging en de controle daarvan.

verandering van de bewaar- of weggooitermijn (bijv. gelijktrekken van verschillende termijnen, verkorten van termijnen);

Antwoord: In dit kader kan worden opgemerkt, dat er situaties zijn waarin met begrippen wordt gewerkt die verschillende betekenissen kunnen hebben (bijvoorbeeld de verschillende betekenis van “ondernemer” in diverse wetgeving) en met diverse termijnen, zodat de rechts-zekerheid eronder leid en de toepassingsgrenzen vaag zijn. Een heel duidelijk voorbeeld is de Europese subsidiëring.

Verder is het gelijktrekken van de termijnen aan te raden.

verminderen van de omvang van de verplichtingen (wat u moet bewaren dan wel verwijderen); Antwoord: Hiervan valt wel een lastenverlichting te verwachten, maar daar staat tegenover de kans van verruwing (in het licht van de verbijzondering voor specifieke gevallen) en dat het ten koste kan gaan van de bestaande waarborgen.

overnemen van individuele bewaar- en weggooiverplichtingen door een overkoepelende or-ganisatie (brancheoror-ganisatie/toezichthouder?

Zou tot lastenverlichting kunnen leiden, maar is het wenselijk. Dat is een groot vraagteken. Fouten van de belastingdienst dienen niet op het bordje van de belastingplichtigen terecht te komen (lastenverzwaring), maar horen op het bordje van de belastingdienst thuis.

Eigen (niet zo urgente) politieke mile stones en regelingen brengen bij succes politiek gewin, maar veranderen de prioriteiten soms ten koste van andere (belangrijkere) zaken. Voorbeeld: streven naar 6-wekentermijn ingeval van bezwarenbehandeling, i.p.v. 6 maanden, terwijl niemand daarop zat te wachten.

12. Trefwoordenlijst

Trefwoorden ACTAL-project: Bewaar- en weggooiverplichting en administratieve lasten. De volgende trefwoorden zijn gehanteerd om te zoeken binnen Legal Intelligence. Er is gezocht naar Wetten, AMvB’s en KB’s.

Bewaarverplichting Bewaarplicht Bewaard/bewaart Bewaren Bewaartermijn Indirect: Administratie Administratieplicht Administratieverplichting Registratie Registreren Weggooiverplichting Verwijderen/verwijderd Vernietigen Afschermen Anonimiseren Gegevens Persoonsgegevens Verkeersgegevens Locatiegegevens Bescheiden Gegevensdrager Gegevensbestand Documenten

Dossiers Bestanden Logboek Boeken Verjaring Verjaringstermijn Verjaring MKB Bedrijfsleven Bedrijf Ondernemer(schap) Sectoren: Industrie en bouw Detailhandel en retail Horeca en toerisme Land- en tuinbouw Vervoer en transport Zakelijke dienstverlening Zorg en medisch