Aanlevertermijnen
De aanlevertermijnen (onder voorbehoud) zijn weergegeven in de onderstaande tabel:
Periode Aanlevering Toelichting
Q1 en Q2 2015 September 2015 Eerste aanlevering over half jaar Q1, Q2, Q3 en Q4 2015 Januari 2016 Start reguliere cyclus
Q1 en Q2 2016 Juli 2016 Regulier
Q3 en Q4 2016 Januari 2017 Regulier
Aanleverproces: rol coördinator en uploadportaal
Voor het zo veilig mogelijk uploaden en downloaden van gegevens over uw gemeente en het nemen van beslissingen omtrent publicatie is het belangrijk dat CBS beschikt over de contactgegevens van een coördinator. Deze coördinator is namens uw gemeente verantwoordelijk/gemachtigd voor:
Het aanleveren van een functioneel, niet-persoonsgebonden e-mailadres (bijvoorbeeld sociaaldomein@gemeente.nl)
Het aanleveren van de juiste gegevens aan CBS
Het verlenen van toestemming voor publicatie van de gegevens door CBS en www.waarstaatjegemeente.nl (zie “aanleverproces” verderop)
Dat betekent overigens niet dat deze coördinator al deze activiteiten ook daadwerkelijk zelf uit dient te voeren. Hij of zij is wel aanspreekpunt voor CBS voor deze drie punten; alle informatie-uitwisseling zal via deze coördinator verlopen.
Per gemeente kan bij CBS maar één coördinator aangemeld worden. Dit omdat er één aanspreekpunt per gemeente dient te zijn t.b.v. het verkrijgen van toestemming voor publicatie. Het is mogelijk dat de gegevensaanlevering voor meerdere gemeenten door één contactpersoon en in dezelfde bestanden plaatsvindt.
CBS verzoekt alle gemeenten hun coördinator door te geven. Indien u dit nog niet heeft gedaan, dan kunt u een e-mail sturen naar monitorsociaaldomein@cbs.nl waarin u aangeeft contactpersoon te zijn.
U ontvangt dan een registratieformulier. Het registratieformulier kan ook hier worden gedownload.
De coördinator ontvangt van CBS de inloggegevens voor het up- en downloadportaal. Er worden 2 portalen ingericht: een uploadportaal waar de gemeente de gegevensaanlevering richting CBS mee verzorgt en een downloadportaal. Dit is de omgeving waarin CBS de spiegelinformatie klaarzet voor u om te downloaden (de informatie op basis waarvan u uw keuze voor publicatie baseert, zie
“aanleverproces” voor meer informatie). Zodra er gegevens van CBS voor gemeenten klaar staan ontvangt de gemeente hierover een e-mail met instructies om deze gegevens op te halen. De inlogcode voor het ophalen van gegevens ontvangt de coördinator tijdig per post.
Wij raden alle coördinatoren aan om met een functioneel mailadres te werken. Een functioneel e-mailadres is niet persoonsgebonden en kan gebruikt blijven worden als in de toekomst iemand anders de rol van coördinator overneemt. Daarnaast kan de inbox van dit e-mailadres met meerdere personen
worden gedeeld. Een voorbeeld van een functioneel emailadres is sociaaldomein@gemeente.nl.
Waarschijnlijk zal dit e-mailadres nog aangemaakt moeten worden binnen uw organisatie.
Alle communicatie over de gegevensverzameling van uw gemeente wordt gericht aan de coördinator die u aan CBS doorgeeft. Daarom is het belangrijk dat u hier de juiste contactgegevens invult en eventuele toekomstige wijzigingen tijdig doorgeeft via monitorsociaaldomein@cbs.nl.
Na aanmelding van een coördinator, communiceert CBS over de inloggegevens voor het uploadportaal aan de door u doorgegeven coördinator.
Let op: regel tijdig vervanging bij afwezigheid van de coördinator. Zorg daarnaast dat inlogcodes worden gedeeld met de vervangende perso(o)n(en).
Aanleverproces: tijdslijn en stappen
Op de volgende pagina is het aanleverproces visueel weergegeven. De te doorlopen stappen worden onderstaand toegelicht. De genoemde data gelden voor de aanlevering over Q1+Q2. Voor de daarop volgende gegevensaanleveringen gelden dezelfde stappen. De tijdslijn hiervoor wordt door CBS in een later stadium gecommuniceerd.
Gegevensaanlevering over Q1+Q2
1 – 25 september: EERSTE AANLEVERING Q1+Q2
De gemeente levert via het uploadportaal van CBS gegevens aan over Q1+Q2 2015 (dit gebeurt met 3 aparte bestanden: specialistische ondersteuning Wmo, kosten sociale basisondersteuning en kosten Jeugd). Het is mogelijk om voor meerdere gemeenten in één bestand de gegevens aan te leveren (bijvoorbeeld voor 5 gemeenten één bestand m.b.t. kosten Jeugd). In geval van
samenwerkingsverbanden kan dit praktisch zijn. CBS onderscheidt gegevens op basis van de gemeentecode.
Binnen 1-3 werkdagen na (iedere) aanlevering: TECHNISCHE TERUGKOPPELING VANUIT CBS De gemeente ontvangt na aanlevering zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 3 werkdagen een technische terugkoppeling van CBS die betrekking heeft op de technische juistheid van de
aangeleverde gegevens. Denk aan een controle op het bestandsformat en het juiste aantal tekens in kolommen. Indien sprake is van een foutieve upload kan direct een nieuwe aanlevering worden gedaan. U kunt meerdere keren aanleveren om te komen tot een technisch juist bestand. Een overzicht van veelvoorkomende fouten bij het aanleveren van gegevens aan CBS vindt u in bijlage II van dit document.
Deze technische terugkoppeling vindt altijd plaats naar de gemeenten die het bestand heeft aangeleverd. De terugkoppeling vindt per email plaats, geadresseerd aan de coördinator via het functionele emailadres.
Uiterlijk 2 oktober: TERUGKOPPELING CBS “OP ORDE”
De gemeente ontvangt spiegelrapport I met inhoudelijke spiegelinformatie ten behoeve van de plausibiliteitscontrole op de kwaliteit en juistheid van de aangeleverde gegevens. Dit betreft dus een plausibiliteit op de getoonde resultaten. CBS koppelt de door uw gemeente aangeleverde gegevens terug, afgezet tegen o.a. informatie van het CAK en informatie van gemeenten van een vergelijkbare grootte.
Let op: Er moet vóór 25 september een technisch correct bestand binnen zijn om op 2 oktober spiegelrapport I te ontvangen. Indien u deze deadline niet haalt heeft u tot 23 oktober opnieuw de
tijd om te werken aan een technisch juiste aanleverbestanden. U krijgt dan echter pas op 30 oktober spiegelrapport I “op orde” en heeft dan geen mogelijkheid meer om een eventuele correctielevering te doen.
2 - 23 oktober: CORRECTIELEVERING Q1+Q2
Periode voor een eventuele correctielevering Q1+Q2.
Uiterlijk 30 oktober: TERUGKOPPELING CBS “OPT-IN”
De gemeente ontvangt spiegelrapport II (én spiegelrapport I in het geval van een correctielevering).
In spiegelrapport II zijn de aangeleverde gegevens verwerkt tot inzichten, op basis waarvan gemeenten besluiten of de aangeleverde gegevens gebruikt mogen worden voor publicatie op wsjg.nl en de website van CBS.
Uiterlijk 20 november: BESLUIT OPT-IN DOOR UW GEMEENTE
De coördinator koppelt de keuze al dan niet te publiceren of een correctielevering te doen terug aan CBS door middel van het sturen van een ingevuld toestemmingsformulier naar
monitorsociaaldomein@cbs.nl. U heeft 3 weken de tijd (van 30 oktober t/m 20 november) om te bepalen of akkoord wordt gegeven op de publicatie. Aan de hand van de informatie uit
spiegelrapport II kiest u uit 2 opties:
1. De resultaten lijken plausibel, publicatie toegestaan (opt-in). De gemeente kan alleen de volledige gegevensset goedkeuren.
2. De resultaten lijken niet plausibel, niet opnieuw aanleveren (opt-out). De gegevens worden niet gepubliceerd.
Na het verkrijgen van toestemming voor publicatie start CBS met verrijken van de gegevens en het berekenen van de indicatoren voor publicatie. Publicatie vindt zo snel mogelijk en uiterlijk in januari 2016 plaats.
Visualisatie van het aanleverproces Q1+Q2
Gemeente koppelt besluit terug aan CBS 1-25 september Uiterlijk 2
oktober
Uiterlijk 20 november 2 - 23 oktober
Gegevensaanlevering Q1+Q2
Na iedere aanlevering ontvangt uw gemeente binnen 3 werkdagen een technische terugkoppeling van CBS. U kunt direct en zo vaak als mogelijk een nieuw bestand aanleveren om te komen tot een technisch juist bestand.
“Op orde”
Terugkoppeling spiegelrapport
I door CBS
“Opt-in”
Terugkoppeling spiegelrapport
II door CBS
Alle gemeenten die uiterlijk 23 oktober een technisch juist bestand hebben aangeleverd ontvangen spiegelrapport II op basis waarvan gemeenten besluit tot publicatie kunnen nemen (opt-in) of niet (opt-out).
Gemeenten die spiegelrapport I nog niet hebben ontvangen op 2 oktober, krijgen deze gelijktijdig met II.
Uiterlijk 30 oktober
Correctielevering Q1+Q2
Alle gemeenten die uiterlijk 25 september een technisch juist bestand hebben aangeleverd ontvangen
spiegelrapport I om te beoordelen of de aangeleverde gegevens volledig en juist zijn. De gemeente kan dan nog besluiten tot een correctielevering. Uiterste deadline voor het aanleveren van een correctielevering is 23 oktober.
Bijlage I: Vragen en antwoorden over aanlevering gegevens voor Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein
Tijdens werkbijeenkomsten, pilots en presentaties in het land zijn vragen verzameld van gemeenten over de gemeentelijke monitor Sociaal Domein en specifiek over de aanlevering van de gegevens over het eerste kwartaal (Q1) van 2015. Deze vragen hebben wij voor u gebundeld in een overzicht. Met de publicatie van deze vragen en antwoorden hopen we ook u te helpen bij de volgende
gegevensaanlevering.
De vragen zijn gerangschikt op drie niveaus:
1. Technische vragen: deze behandelen zaken over het aanleverprotocol en (definities van de) indicatoren
2. Procedurele vragen: deze beantwoorden vragen over tijdlijnen, procedures en de rol van de contactpersoon
3. Inhoudelijke vragen: deze vragen gaan in op de inzichten en resultaten die u op waarstaatjegemeente.nl kunt gebruiken
De meeste vragen hopen we zo voor u snel en helder te beantwoorden. Mocht u toch nog vragen hebben, dan kunt u deze stellen via de mail. We hanteren hiervoor twee mailadressen.
Voor inhoudelijke vragen (bijvoorbeeld over het dashboard en wat u kunt doen met de indicatoren) kunt u uw vragen stellen via: waarstaatjegemeente@kinggemeenten.nl
Voor technische vragen (bijvoorbeeld over de definities van de indicatoren, het aanleverprotocol en de gegevensaanlevering) kunt u uw vraag richten aan: monitorsociaaldomein@cbs.nl
Technische vragen
We kunnen op dit moment niet alle data, maar wel een groot deel daarvan aanleveren. Kan ik dan wel gewoon het grootste deel van de data aanleveren?
Lever zo veel mogelijk gegevens aan. De gemeentelijke monitor is gebaat bij een goede vulling, zodat u gebruik kunt maken van de vergelijkingsfunctie. Mocht u gegevens niet hebben, dan kunt de
desbetreffende cellen in het aanleverbestand leeg laten. Dus lever aan wat u wel hebt, en laat de cellen/vakken leeg waar u geen gegevens over hebt. Kopieer geen gegevens, bijvoorbeeld: ‘datum rechtsgeldigheid ondersteuning’ dient niet te worden gekopieerd in het veld ‘datum daadwerkelijke ondersteuning’ als dit gegeven ontbreekt. U kunt gebruik maken van de correctielevering (naar aanleiding van de plausibiliteitstoets) om de ontbrekende data in een later stadium alsnog aan te leveren.
Wat als mijn gegevens nog niet 1-op-1 aansluiten met de gegevens die worden uitgevraagd?
Wanneer uw gegevens over bijvoorbeeld bestaande cliënten in de ‘oude’ Wmo nog niet zijn omgezet naar de productcategorieën, kunt u deze gegevens niet aanleveren. Maar de gegevens waar u wél over beschikt, kunt u natuurlijk wél aanleveren. Hoe meer goede gegevens, hoe beter. Probeer de gegevens daarom zo veel mogelijk te laten aansluiten op de gevraagde gegevens. Ook hier geldt dat u, indien u na 25 september wel over deze gegevens beschikt, ze in de correctielevering alsnog aan kunt leveren.
Een voorbeeld om uw gegevens aan te laten sluiten op de gegevens volgens het aanleverprotocol is die van de Wmo-startdatum. Sommige gemeenten hanteren als startdatum de datum waarop de
beschikking is afgegeven. Volgens het aanleverprotocol is de startdatum voor
maatwerkarrangementen de datum waarop de zorg daadwerkelijk wordt gestart. Voor ‘oude’ Wmo-cliënten (die al voor 1-1-2015 een Wmo-maatwerkarrangement ontvingen), is doorgaans alleen de
afgegeven) door. Aan de startdatum en het product is te zien dat het een maatwerkarrangement betreft dat conform de oude Wmo is verstrekt. Hieruit kan CBS opmaken dat de startdata niet per definitie de daadwerkelijke startdata betreffen.
Mijn gegevens over de (Wmo-)startdatum sluiten niet helemaal aan. Mag ik dan toch de gegevens aanleveren die bij ons bekend zijn?
Ja, dat kan. Maar vul zo veel mogelijk in volgens de definitie van het aanleverprotocol: de startdatum is de datum waarop de zorg daadwerkelijk wordt gestart. Voor nieuwe cliënten (dus cliënten van >2015) is deze informatie in principe beschikbaar. Als alternatief voor nieuwe cliënten, geldt het gebruiken van de beoogde startdatum Van oude Wmo-cliënten (cliënten die al <2015 worden ondersteund) geldt dat als de echte startdatum niet bekend is, de datum waarop de beschikking is afgegeven, kan worden ingevuld (zie ook “wat als mijn gegevens nog niet 1-op-1 worden aansluiten met het aanleverprotocol?”).
In het aanleverprotocol zijn codelijsten opgenomen. Waarom zitten niet alle codes uit de aanleverprotocol in het voorbeeldbestand op www.visd.nl/beleidsinformatie?
In het voorbeeldbestand hebben we slechts 5 regels als voorbeeld gegeven – daarom zie je daar slechts 5 codes terug komen. Het aanleverprotocol is leidend!
In onze gemeente hebben we voor sommige producten een prijsafspraak per 4 weken (of per maand).
Hoe kunnen we de velden ‘volume’ en ‘eenheid’ vullen? Bij de geleverde eenheid ontbreekt namelijk de optie per 4 weken (of per maand)?
Bij dergelijke prijsafspraken is het uitgangspunt dat het volume minder relevant is. Daarom is het niet relevant om dit gegeven om te rekenen. Er zijn in dit geval twee mogelijkheden:
Gebruik de code 81 (“benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk”) in het veld ‘geleverde eenheid’
(dus niet het veld ‘beschikte eenheid’). Het veld ‘volume’ kan dan niet worden ingevuld. Dat geeft het signaal af dat het niet de keuze van de gemeente is om het niet in te vullen, maar dat het product tijdsonafhankelijk wordt geleverd. Het bedrag over de betreffende periode wordt berekend op basis van het betaalde bedrag voor de betreffende regel. Die informatie kan dus meegenomen worden. De intensiteit per week zal niet inzichtelijk gemaakt kunnen worden.
Levert de aanbieder aanvullende informatie op in de declaratie of wordt een verantwoording op daadwerkelijk geleverde inzet gevraagd? Als dit het geval is, kan deze informatie gebruikt worden om alsnog inzicht in de intensiteit te geven. De gegevens moeten dan natuurlijk wel aansluiten bij de definities zoals die in het aanleverprotocol staan.
Kan ik als gemeente zelf een query ontwikkelen en uitvoeren?
De softwareleveranciers die hebben deelgenomen aan de testgegevensaanlevering en het ontwikkelen van de bijbehorende queries, hebben die queries reeds. Ze stellen deze queries dan ook beschikbaar aan hun klanten. De softwareleveranciers die niet hebben deelgenomen, zijn geïnformeerd over het
aanleverprotocol. Wilt u als gemeente een query draaien, dan kunt u het beste uw Wmo software-leverancier benaderen hoe het met de mogelijkheid van het draaien van een query staat.
Moet er ook een query voor Jeugd ontwikkeld worden? Of geldt dit alleen voor de Wmo?
Er wordt door softwareleveranciers geen query ontwikkeld voor de gevraagde informatie over Jeugd.
Dat heeft ermee te maken dat deze informatie op geaggregeerd niveau wordt uitgevraagd en daar waar geen informatie beschikbaar is over gedeclareerde kosten, bevoorschotte kosten kunnen worden meegenomen. Softwareleveranciers beschikken niet (altijd) over die informatie. Hoewel CBS al over veel
gegevens van Jeugd beschikt, zullen wij nog wel de kosten van jeugdzorg op geaggregeerd niveau uitvragen bij gemeenten. Het is de bedoeling dat gemeenten deze gegevens zelf uit hun systemen halen.
Houdt CBS bij de berekening van cijfers op wijkniveau rekening met het woonplaatsbeginsel?
Als cijfers op wijkniveau worden berekend, gaan we hierbij altijd uit van het woonplaatsbeginsel en niet van de plaats waar de zorg verleend wordt of de instelling is gevestigd.
Wat te doen met indicaties die al wel zijn afgegeven in de lopende periode, maar eigenlijk pas starten in de periode daarna?
Alle gegevens met een startdatum die in of voor het eerste en tweede kwartaal ligt (voor 1 juli 2015 dus) kunnen worden aangeleverd. Ligt de startdatum op of na 1 juli 2015? Dan levert u de gegevens pas aan in januari, wanneer de derde gegevensaanlevering over het hele jaar 2015 gaat lopen.
De ‘beoogde startdatum ondersteuning’ mag tot en met 30 juni 2015 zijn. Hoe zit dit precies?
De datum ligt voor óf op 30 juni 2015, aangezien 30 juni nog deel uitmaakt van het eerste kwartaal.
Mag de ‘beoogde startdatum ondersteuning’ voor 2015 liggen?
Ja, de ‘beoogde startdatum ondersteuning’mag voor 2015 liggen. Ook ‘oude’ cliënten kunnen dus mee in de aanlevering.
De gevraagde informatie betreft zowel Zorg in Natura (ZIN) als Persoonsgebonden Budget (PGB). Voor PGB-cliënten hebben wij niet alle informatie, zoals bijvoorbeeld het type instelling. Als er informatie ontbreekt, mogen die velden dan leeg gelaten worden?
Ja, die velden kunnen dan leeg blijven. Voor ZIN en PGB is het type instelling bijvoorbeeld niet altijd bekend.
Voor de Jeugdvoorzieningen wordt een aparte indeling gevraagd. Deze indeling kan afwijken van de indeling die gemeenten hanteren. Hoe kan ik hiermee het beste omgaan?
In het aanleverprotocol kunt u zien dat er al een vertaling is gemaakt van de categorieën
Beleidsinformatie Jeugd naar de IJW-productcategorieën. Voor de definitie van het type individuele voorziening gebruikt u het informatieprotocol van Beleidsinformatie Jeugd. Daarin vindt u de juiste definities.
Volgens het aanleverprotocol is het ‘type instelling’ een verplicht gegeven. Bij PGB heb je die vaak niet.
Wat vul ik dan in?
Bij PGB hoeft u dit niet in te vullen. De cellen voor de type instelling voor PGB mag u dus leeg laten.
Ik heb de ‘oude’ WMO-cliënt nog niet aan de nieuwe productcategorieën gehangen. Wat moet ik doen?
Lever het bestand aan zonder die ‘oude’ cliënten. Probeer dan in de correctielevering de ‘oude’ cliënten wel met de nieuwe productcategorieën aan te leveren.
Moet ik de informatie over de eigen bijdrage aanleveren?
Nee, die informatie levert het CAK aan bij CBS. Deze gegevens worden meegenomen in de gemeentelijke monitor sociaal domein.
Mag één BSN op meerdere regels voorkomen?
Wanneer sprake is van meerdere voorzieningen en declaraties per persoon, komt het BSN van een
BSN voorkomt. Indien meerdere declaraties van dezelfde persoon over verschillende regels voorkomen, wordt aan de hand van het BSN, het type maatwerkarrangement en de begindatum van ondersteuning bepaald of de gegevens samengevoegd dienen te worden om de totalen per cliënt te berekenen.
Hoe wordt zorggebruik toegerekend?
Zorggebruik wordt toegerekend aan een periode, aan de hand van de daadwerkelijke start- en einddatum en niet aan de hand van bijvoorbeeld een declaratiedatum. Indicatoren worden niet per definitie slechts getoond over de aangeleverde periode. Wanneer bijvoorbeeld informatie over een geheel jaar beschikbaar is, wordt per indicator de meest passende rapportageperiode bepaald.
Komt er op iedere regel van ieder bestand een aanmaakdatum en een gemeentecode?
Ja, op iedere regel komen beide gegevens terug. Dit om altijd de meest recente aanlevering en de desbetreffende gemeente te kunnen filteren en de mogelijkheid te bieden om in één bestand voor meerdere gemeenten aan te leveren.
Is het mogelijk om meerdere productcategorieën per BSN op te nemen?
Ja, er is geen restrictie op het aantal productcategorieën per persoon. Indien een persoon meerdere typen ondersteuning ontvangt, zullen meerdere regels ontstaan. Net als dat dit gebeurt wanneer meerdere declaraties hebben plaatsgevonden.
Moeten alle cellen in het bestand gevuld zijn?
Nee, dat is niet verplicht. Het bestand mag aangeleverd worden met witte cellen daar waar informatie ontbreekt. Een aantal gegevens is conform de basisset verplicht: BSN, type maatwerkarrangement, type instelling en daadwerkelijke begin- en einddatum of beschikte begin- en einddatum (indien beschikbaar:
daadwerkelijke gegevens, bij ontbreken daarvan vult u de beschikte gegevens in) Levert de gemeente zowel informatie over PGB als over Zorg in Natura aan?
Ja, de gevraagde informatie betreft zowel ZIN als PGB. In het geval van PGB zal informatie ontbreken, zoals bijvoorbeeld de informatie over intensiteit. In het bestand wordt de beschikbare pgb-informatie meegenomen. Daar waar informatie ontbreekt mag de cel leeg gelaten worden.
Levert de gemeente ook informatie over hulpmiddelen aan, ondanks dat deze informatie niet via het berichtenverkeer gaat?
Ja, de gevraagde informatie over Wmo betreft zowel de ‘nieuwe’ Wmo-taken (die onderdeel zijn van het berichtenverkeer) als de ‘oude’ Wmo-taken, zoals hulpmiddelen (die geen onderdeel zijn van het
berichtenverkeer). Niet het berichtenverkeer, maar de informatie in de back office van de gemeente is leidend. De koppeling van de gevraagde informatie met iWmo is slechts een hulpmiddel om gelijke bestandsdefinities te hanteren.
Ondersteunt de query van Centric ook het systeem GWS4all?
Ja, GWS4all is het systeem waarin Centric de Wmo-gegevens verwerkt. Met de query ontwikkeld door Centric kunnen deze gegevens uit het systeem worden gehaald.
Procedurele vragen
Mag ik voor meerdere gemeenten aanleveren?
Ja, het is toegestaan om voor meerdere gemeenten de gegevensbestanden aan te leveren. Geef voor iedere gemeente de juiste gemeentecode aan op de regels in het aanleverbestand. Wel blijven de drie
Ja, het is toegestaan om voor meerdere gemeenten de gegevensbestanden aan te leveren. Geef voor iedere gemeente de juiste gemeentecode aan op de regels in het aanleverbestand. Wel blijven de drie