1. Aanbestedingsleidraad
1.1 De Aanbesteder en de Raamovereenkomst
1.1.1 Informatie over de organisatie
Provincie Overijssel
De provincie Overijssel is een overheidsorganisatie op provinciaal niveau. Ze vormt de
bestuurslaag tussen de rijksoverheid en de 25 gemeenten in de provincie. Het algemeen bestuur wordt gevormd door de Provinciale Staten (47 leden). Het dagelijks bestuur is in handen van het college van Gedeputeerde Staten (GS), bestaande uit vijf gedeputeerden en wordt voorgezeten door de Commissaris van de Koning. De ambtelijke organisatie bestaat uit ruim 750 fte, aangevuld met externe medewerkers. Er wordt gewerkt vanuit één hoofdlocatie, het provinciehuis.
Interne opdrachtgever voor deze Raamovereenkomsten is de eenheid Wegen en Kanalen (WK), daarnaast maken de eenheden Ruimte en Bereikbaarheid (RB), Project- en
Programmamanagement (PPM), Economie en Cultuur (EC) (Nieuwe Energie), Natuur en Milieu (NM) en Publieke Dienstverlening (PD) (team Grondzaken) eveneens gebruik van deze
Raamovereenkomsten. Andere eenheden binnen de provincie Overijssel kunnen desgewenst ook gebruik maken van deze Raamovereenkomst.
Meer informatie over de Provincie Overijssel treft u aan op de website van de provincie:
www.overijssel.nl.
Shared Service Centrum ONS
De uitvoering van deze aanbesteding gebeurt door Shared Service Centrum ONS , team Inkoop en Contractmanagement. Binnen ONS zijn de inkoopafdelingen (de adviseurs) van de gemeenten Kampen, Zwolle, Dalfsen en provincie Overijssel ondergebracht. ONS voert taken uit in opdracht van de deelnemende organisaties.
De Aanbestedende dienst in deze aanbesteding is Provincie Overijssel.
Deze aanbesteding verloopt geheel digitaal via het inkoopplatform CTMsolution (https://www.ctmsolution.nl/), kortweg CTM.
1.1.2 Inhoud en omvang van de opdracht
Doel aanbesteding
Het doel van deze aanbesteding is het afsluiten van een Raamovereenkomst met meerdere Ondernemers ten behoeve van de Provincie Overijssel. De Raamovereenkomst wordt afgesloten voor de eenheden Wegen en Kanalen (WK), Ruimte en Bereikbaarheid (RB), Project- en
Programmamanagement (PPM), Economie en Cultuur (EC) (Nieuwe Energie), Natuur en Milieu (NM) en Publieke Dienstverlening (PD) (team Grondzaken). Het aantal Raamcontractanten wordt niet op voorhand beperkt. Inhuur/detacheringsopdrachten maken geen onderdeel uit van deze Raamovereenkomst.
Omvang opdracht
Hieronder wordt een grove inschatting weergegeven van de financiële omvang per expertisegebied per jaar. De inschatting van de expertisegebieden 1 t/m 6 is gebaseerd op de omvang van de afgelopen jaren. Expertisegebieden 7 en 8 betreffen nieuwe expertisegebieden ten opzichte van voorgaande aanbesteding (4 jaar geleden).
De bedragen zijn indicatief, hier kunnen geen rechten aan worden ontleend.
Europese openbare aanbesteding Ingenieursdiensten
Expertisegebied Financiële omvang per jaar
1 Water € 800.000 - € 1.250.000
2 Bodem € 400.000 - € 600.000
3 Ecologie en Natuurontwikkeling € 750.000 - € 1.250.000 4 Ruimtelijke Ordening en Vergunningen € 400.000 - € 600.000
5 Assets € 2.750.000 - € 3.000.000
6 Verkeer en vervoer € 2.000.000 - € 2.300.000
7 Nieuwe energie € 400.000 - € 600.0006888552
8 Duurzaamheid en circulariteit € 250.000 - € 400.0006888552
TOTAAL € 7.750.000 - € 10.000.000
In bijlage F is een factsheet opgenomen waarin is weergegeven hoe de opdrachten over de expertisegebieden zijn verdeeld in de afgelopen jaren. Een kanttekening hierbij is dat er hierbij nog geen sprake was van de Expertisegebieden 7 en 8.
Duur Raamovereenkomst
Er wordt een Raamovereenkomst aangegaan voor een periode van twee (2) jaar met twee (2) keer de optie tot verlenging van maximaal één (1) jaar. De voor de contractperiode
overeengekomen bepalingen blijven tijdens de verlenging(en) onverkort van kracht, tenzij in gezamenlijk overleg op niet-wezenlijke onderdelen anders wordt bepaald en vastgelegd.
De aanbestedende dienst is voornemens om de Raamovereenkomst in te laten gaan op 1 januari 2021.
1.1.3 Procedure en de onderbouwing
Het leveren van ingenieursdiensten is te kwalificeren als een Dienst. De aanbesteding overschrijdt vanwege de geraamde opdrachtwaarde de Europese drempel van € 214.000,- voor Leveringen / Diensten (excl. BTW). De Aanbesteder heeft gekozen voor een openbare Europese
aanbestedingsprocedure, zoals omschreven in de Aanbestedingswet 2012 (herzien d.d. 1-7-2016).
De motivatie voor het hanteren van een openbare procedure is dat met een openbare procedure de volledige markt, inclusief MKB en ZZP’ers wordt benaderd.
De opdracht is niet verdeeld in percelen. De Provincie heeft echter gekozen voor een systematiek die sterk bijdraagt aan een efficiënte en doeltreffende werking van de Raamovereenkomst.
De positie van het MKB is bij de keuze voor deze systematiek zorgvuldig afgewogen. Gelet op de ervaring van de bij de aanbestedende dienst bekende marktpartijen, waaronder ook MKB
ondernemingen, biedt deze procedure geen belemmering maar juist kansen voor de toegang voor het MKB.
Voor deze aanbesteding is ONS aanspreekpunt voor het aanbestedingsproces. De Aanbesteder zal zelf het aanspreekpunt zijn voor procedure om te komen tot nadere opdrachten. Verder wordt ook het contractbeheer/contractmanagement door de Aanbesteder uitgevoerd.
1.1.4 Planning
Planning
Activiteit Periode
Publicatie Beschrijvend Document 2 juli 2020
Sluitingsdatum indienen vragen NvI 1 17 augustus 2020, 10.00 uur
Publicatie Nota van inlichtingen 1 31 augustus 2020
Sluitingsdatum indienen vragen NvI 2 7 september 2020, 10.00 uur
Publicatie Nota van inlichtingen 2 14 september 2020
Sluitingsdatum indienen en opening Inschrijving 8 oktober 2020, 10.00 uur Verzenden voorgenomen gunnings- en afwijzingsbrieven 19 november 2020
Stand still periode (20 dagen) 20 november 2020
Verzenden definitieve gunnings- en afwijzingsbrieven 10 december 2020
Ondertekening Raamovereenkomst(en) Week 51 en 52 2020
Ingang Raamovereenkomst(en) 1 januari 2020
De uiterste datum voor inschrijven en de uiterste datum voor stellen van vragen zijn ook opgenomen in CTM bij Datums en deadlines.
Indien er wijzigingen in de planning komen zullen die kenbaar gemaakt worden via CTM. CTM is leidend.
Nota van inlichtingen
Gedurende de tweede Nota van inlichtingen is slechts de mogelijkheid om vragen te stellen over de eerste Nota van inlichtingen. Inschrijver dient het vraagnummer uit de eerste Nota van inlichtingen te vermelden. Nieuwe vragen die geen betrekking hebben op de eerste Nota van inlichtingen, worden in principe niet in behandeling genomen.
1.1.5 Concept Raamovereenkomst en concept Verwerkersovereenkomst
De Inschrijver gaat volledig en onvoorwaardelijk akkoord met de concept Raamovereenkomst en de concept Verwerkersovereenkomst en conformeert zich aan de inhoud hiervan, inclusief
eventuele wijzigingen hierop in de Nota’s van inlichtingen. De concept Verwerkersovereenkomst is onderdeel van de concept Raamovereenkomst en vormt de basis voor Nadere opdrachten. Per Nadere opdracht worden Bijlage 1 en 2 van de Verwerkersovereenkomst afgestemd.
De concept Raamovereenkomst en de concept Verwerkersovereenkomst zijn als respectievelijk Bijlage B en Bijlage C toegevoegd.
Europese openbare aanbesteding Ingenieursdiensten