• No results found

Communicatie- technieken voor onderhandelen en vergaderen

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2023

Share "Communicatie- technieken voor onderhandelen en vergaderen"

Copied!
22
0
0

Hele tekst

(1)

training:

Communicatie-

technieken voor

onderhandelen en

vergaderen

(2)

> Over deze training 3 

> De techniek van vergaderen 6 

> Besluitvormingsprocessen 17 

> Onderhandelen 19 

> Theoriebron 1: Vergaderen 26 

> Theoriebron 2: Deelnemerstypen 28 

> Theoriebron 3: Onderhandelingstechnieken 30 

> Theoriebron 4: Evalueren 34 

> Werkmodel: Stappenplan besluitvorming 36 

> Werkmodel: Agenda en notuleren 38 

> Werkmodel: Rollenspel 40 

> Werkmodel: Notitieblad agenda 41 

> Werkmodel: Onderhandelen en taak- en/of resultaatafspraken maken 42 

> Beoordeling 43 

> Inhoud

Colofon

Uitgeverij Edu’Actief b.v. Meppel

Postbus 1056

7940 KB Meppel

Tel.: 0522-235235

Fax: 0522-235222

E-mail: info@edu-actief.nl

Internet: www.edu-actief.nl Auteurs Gitta Montanus en ROC Mondriaan

Titel Communicatietechnieken voor onderhandelen en vergaderen

Vormgeving Binnenwerk: DBD design/Ruurd de Boer, omslag: Tekst in Beeld/Hubi de Gast

ISBN 978 90 3720 9426

Copyright © 2011 Uitgeverij Edu’Actief b.v.

Eerste druk/eerste oplage

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, microfilm, fotokopie of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.

Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikelen 16h t/m 16m Auteurswet 1912 jo. Besluit van 27 november 2002, Stb. 575, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoeding te voldoen aan de Stichting Reprorecht te Hoofddorp (Postbus 3060, 2130 KB) of contact op te nemen met de uitgever voor het treffen van een rechtstreekse regeling in de zin van art. 16l, vijfde lid, Auteurswet 1912.

(3)

Als sociaal-cultureel werker ben je op veel manieren bezig met belangen behartigen. Je hebt contact met allerlei groepen, met organisaties en met individuen. En je hebt veel overleg. Dat kan individueel, maar vaak betekent het vergaderen geblazen. Bovendien speel je een rol in het bemiddelen bij conflicten en het onderhandelen over zaken die voor de groep van belang zijn. Je bent tegelijkertijd lobbyist, mediator en stimulator, maar vaak ook procesbewaker. In deze training leer je hoe je die rol in verschillende situaties vorm kunt geven.

Je toekomstige collega

> Over deze training

Doelstellingen

Je kunt aan het einde van de training goed een vergadering leiden en notulen en een agenda maken.

Je leert besluitvormingsprocessen onderscheiden en toepassen.

Je hebt aan het einde van de training inzicht in jouw rol in processen.

Je kunt belangen onderscheiden.

Je kunt groepen in verschillende situaties ondersteunen bij het behartigen van belangen.

Je hebt onderhandelingsvaardigheden geleerd en kunt het optimale resultaat voor verschillende belanghebbenden en samenwerkingspartners bereiken.

Naam: Bart Maljers

Werkzaam bij: Stichting Carrefour Medewerkers: 38 Werkzaam als: Jeugdsportwerker

Soort werkomgeving: Overdag ben ik vooral op kantoor bezig met het voorbereiden van activiteiten die ’s middags en

’s avonds plaatsvinden.

Over de werkomgeving: Ik werk in de wijken. Bij de organisatie van activiteiten werk ik vooral samen met sportverenigingen en scholen. Maar ook heb ik contact met politie en

zorginstellingen.

Wat is er leuk aan je werk:

De variatie in het voorbereiden en uitvoeren. Daarnaast vind ik het leuk om veel contact te hebben met jongeren en medewerkers van andere organisaties die werken met jeugd.

Grootste blunder: Ik ben een keer vergeten te bekijken of de stroomaansluiting voldoende was voor de apparaten die we gingen gebruiken. Daardoor konden we het opblaaskussen, de muziekinstallatie en het verkooppunt van drinken en eten niet gelijktijdig gebruiken. Dit zorgde ervoor dat de activiteit een stuk minder geslaagd was dan die had kunnen zijn.

Waar werk je aan: Ik ben druk bezig met activiteiten die parallel lopen met het schooljaar. Daarbij moet je denken aan sport- en spelmiddagen voor kinderen van de basisschool en sportinlopen voor jongeren. Maar je bent altijd met een heleboel verschillende dingen tegelijkertijd bezig. Op dit moment organiseer ik ook de opening van een nieuw sportveld en ben ik aan het bekijken of we een indoorskatebaan kunnen openen.

(4)

Beoordeling

Je oefent tijdens de training veel. In welke mate je vooruit bent gegaan en hoe je meer inzicht hebt verworven in de theorie en praktijk, wordt als volgt beoordeeld:

1. je actieve deelname tijdens de lessen 2. een persoonlijk verslag:

– het trainingslogboek

– een reflectie van de training volgens de STARR-methode.

3. een demonstratie van je presentatievaardigheden.

Persoonlijk verslag

Het persoonlijk verslag inleveren voor: ____________________________________________________________________________

In het persoonlijk verslag houd je bij wat je gedaan en geleerd hebt. Het persoonlijk verslag bestaat uit een trainingslogboek en een reflectie volgens de STARR-methode.

Het trainingslogboek bestaat uit een schrift of snelhechter waarin je notities bewaart.

Voor elke opdracht of oefening noteer je de antwoorden op de vragen. Na elke oefening leg je ook de reflectie vast op papier. Het trainingslogboek werk je netjes uit.

De reflectie volgens de STARR-methode doe je aan het einde van de training. Je kiest, met behulp van je trainingslogboek, een aantal voor jou belangrijke opdrachten en oefeningen uit. Deze verwerk je in een STARR. Hieronder staat de opzet van een STARR.

Situatie en Taak

Omschrijf de situatie en geef daarbij aan welke taak/rol jij had.

Actie en Resultaat

Omschrijf welke acties/handelingen je op dat moment hebt ondernomen en wat hiervan het resultaat was.

Reflectie

Beschrijf hoe jij je op dat moment in de situatie voelde.

Beschrijf waarom je op deze manier hebt gehandeld.

Beschrijf hoe je het de volgende keer anders zou aanpakken.

Demonstratie

Deze demonstratie doe je op:

_____________________________________________________________________________________________________________________________________

1. Casus

Sinds ongeveer een jaar begeleid je vanuit de welzijnsorganisatie een

bewonersorganisatie die gedomineerd wordt door één persoon. Joop trekt alles naar zich toe, doet wat hij belangrijk vindt en krijgt veel voor elkaar. Veel mensen vinden het maar wat gemakkelijk dat hij zich overal mee bemoeit. Joop heeft echter een eigen agenda en gaat vaak haaks in op het beleid dat de gemeente heeft geformuleerd. De gemeente dreigt met het stopzetten van de subsidie als niet conform het beleid van de gemeente geopereerd gaat worden. Joop trekt zich echter nergens iets van aan en gaat rustig door. Verschillende bewoners beginnen een beetje genoeg van hem te krijgen en zijn ook bang dat ze de financiering van hun

wijkcentrum kwijtraken.

Het is jouw taak om te zorgen dat de bewonersorganisatie goed draait. Je hebt dan ook al eens een individueel gesprek met Joop gehad over de bedenkingen die je hebt bij zijn werkwijze. Dat heeft echter weinig opgeleverd.

Binnenkort staat de jaarlijkse vergadering op de agenda. Na twee termijnen moet Joop, volgens de statuten, stoppen met zijn activiteiten als voorzitter. Dat is hij echter

Werkmodel:

Logboek op www.factor-e.nl

Werkmodel:

Studieplanning op

www.factor-e.nl

(5)

niet van plan. Hij vindt zichzelf de aangewezen persoon om dingen te bereiken en de bewonersorganisatie te leiden.

Een groep wijkbewoners heeft een soort tegenbeweging op gang gebracht. Zij willen van Joop af en de statuten gerespecteerd zien. Ze zien graag nieuw bloed, een nieuwe aanpak en meer betrokkenheid van meer bewoners. Ze hebben drie mensen gevonden die een nieuw bestuur willen vormen. Een andere groep wil Joop houden en wijst op een ontsnappingsclausule in de statuten die het via een omweg wel mogelijk maakt om Joop aan te houden. “Het gaat toch goed zo?” is hun redenering.

De groep wijkbewoners die van Joop af wil, heeft jou gevraagd de vergadering voor te zitten. Joop is daarmee uiteindelijk akkoord gegaan. Er moet dus een nieuw bestuur gekozen worden. Er is een geschikte kandidaat voor de voorzittersfunctie, maar het zal een flinke klus worden om de ‘Joopclan’ mee te krijgen.

2. Bijzonderheden

Hoe tegenstrijdig de belangen ook zijn, iedereen wil een leefbare situatie in de wijk.

Niemand is dus uit op ruzie, maar wil wel zijn belangen in het uiteindelijke besluit terugzien.

3. Voorbereiding

Je bepaalt met de groep wie de rol van Joop en zijn sympathisanten, de rol van de welzijnswerker en de rol van de overige bewoners spelen. Ook wordt een notulist aangewezen en wordt de vergadering gefilmd. Je houdt de vergadering twee keer, beide keren met andere rollen voor iedereen.

4. Uitvoering

De vergadering mag maximaal een halfuur duren en wordt twee keer in een

verschillende samenstelling gehouden. Het resultaat moet zijn dat een bestuur wordt gekozen. Of dat nu Joop en zijn secondanten, de nieuwe groep of een mix van beide is. Iedereen moet zijn zegje kunnen doen. De eerste keer wordt bij meerderheid een besluit genomen. In de tweede sessie moet je een compromis of consensus zien te bereiken. Maak een persoonlijk verslag van de feedback op jouw rol tijdens de bijeenkomsten.

5. Beoordeling

Samen bekijk je de video van beide vergaderingen en je geeft elkaar feedback. Je wordt beoordeeld op de volgende punten:

Heb je je rol goed gespeeld?

Heeft de vergadering resultaat opgeleverd?

Zijn de verschillende besluitvormingsprocessen gebruikt?

Hebben alle aanwezigen hun zegje kunnen doen?

Zijn de bijeenkomsten gestructureerd verlopen?

Zijn adequate notulen gemaakt?

Is het geven van feedback goed verlopen?

(6)

Er wordt veel vergaderd in Nederland, en dat gebeurt niet altijd even goed. Vaak duren vergaderingen lang, is er weinig structuur en worden geen besluiten genomen. Kortom, ze kosten vaak te veel tijd en leveren te weinig op. Gelukkig zijn er technieken die je kunt oefenen.

Er zijn drie soorten vergaderingen. Noem ze alle drie en geef van elke soort een voorbeeld:

1. _________________________________________________________________

Voorbeeld: _____________________________________________________________________________________________________________

2. _________________________________________________________________

Voorbeeld: _____________________________________________________________________________________________________________

3. _________________________________________________________________

Voorbeeld _______________________________________________________________________________________________________________

> De techniek van vergaderen

Doelstellingen

Je kunt een vergadering goed voorzitten.

Je kunt een discussie leiden en tot besluiten komen.

Je kunt een agenda maken en notuleren.

1. Opdracht: Soorten vergaderingen

Theoriebron 1:

Vergaderen

Werkmodel:

Woordenlijst op www.factor-e.nl

Taal Taal Taal Taal

Neem deze training door en onderstreep de woorden die je niet kent.

Neem deze woorden over in je woordenlijst en zet de betekenis erbij.

Nieuwe onbekende woorden die je tegenkomt tijdens deze training, voeg je toe aan de woordenlijst.

Na afloop van de training neem je dit overzicht op in je taalportfolio.

(7)

Het is je misschien wel eens opgevallen tijdens een vergadering: iedereen neemt een eigen rol aan. Anders gezegd: iedereen heeft zijn eigen persoonlijke gedragswijze binnen vergaderingen. Er is een grote verscheidenheid aan deelnemerstypen. Elk type heeft zijn eigen persoonlijkheidstrekken en eigenschappen. Er zijn eigenschappen die de vergadering bevorderen, maar ook eigenschappen die belemmerend kunnen werken.

Deelnemerstypen die bevorderend werken

Zet een kruis in het hokje achter drie deelnemerstypen waarvan jij denkt dat deze het belangrijkst zijn voor het goed verlopen en het resultaat van een vergadering.

Wat maakt dat deze drie typen zo belangrijk zijn?

________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

Deelnemerstypen die belemmerend werken

Kies uit de verschillende deelnemerstypen die belemmerend werken drie typen waaraan jij je het meest stoort.

Wat maakt dat deze drie typen jou zo storen?

________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Opdracht: Deelnemerstypen

Theoriebron 2:

Deelnemerstypen

De organisator De kritische denker De stimulator De opbouwer De helper De sympathieke

De betweter De arrogante De afwijker De agressieve De praatgrage De zwijger De jaknikker De manipulator De clown

(8)

In welke deelnemerstypen herken je iets van jezelf? Licht je antwoord toe.

________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

Heb je bij de vorige vraag bevorderende of juist belemmerende typen genoemd? Kun je dit verklaren?

________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

Vergelijk je resultaten met die van twee andere studenten.

Je weet nu welke deelnemerstypen goed bij jou passen. Het kan best zijn dat je daarmee niet bereikt wat je wilt bereiken in een vergadering. Deze oefening is bedoeld om een kijkje te nemen in de keuken van de andere deelnemerstypen. Hoe beleef je een deelnemerstype dat helemaal niet bij jou past?

Voorbereiding

Zorg voor een tafel met voldoende stoelen voor alle deelnemers.

Zorg voor een kladblok, een rode stift en een groene stift.

Haal zes blaadjes van het kladblok. Nummer die met de groene stift van 1 tot en met 6.

Deze nummers komen overeen met de bevorderende deelnemerstypen:

– De organisator – De kritische denker – De stimulator – De opbouwer – De helper – De sympathieke

Pak vervolgens negen blaadjes van het kladblok en nummer die met een rode stift van 1 tot en met 9. Deze nummers komen overeen met de belemmerende

deelnemerstypen:

– De betweter – De arrogante – De afwijker – De agressieve – De praatgrage – De zwijger – De jaknikker – De manipulator – De clown Uitvoering

Alle genummerde blaadjes worden gevouwen, gehusseld en op een hoop gegooid.

Iedere student pakt een blaadje en bekijkt welke kleur het nummer op het blaadje heeft. Hij zoekt de bijbehorende deelnemerstypen erbij. Is het een deelnemerstype dat je in de opdracht hebt aangekruist? Dan vouw je het blaadje dicht, leg je het terug en pak je een ander blaadje. Net zo lang totdat je een deelnemerstype hebt dat niet bij je past.

Probeer je in te leven in die rol.

3. Oefening: Speel een ander

Theoriebron 2:

Deelnemerstypen Werkmodel:

Rollenspel

(9)

Casus

Je begeleidt een jongerengroep in het buurthuis. Vrijdagavond heeft Joris bij een ruzie een mes getrokken. Er is verder niets gebeurd, maar het is niet de eerste keer dat Joris zich dreigend heeft opgesteld. De week ervoor had hij een tweet gestuurd waarin hij meldde dat hij een lid van de jongerengroep ‘zou pakken’. En hij heeft zich al eerder agressief opgesteld. Hij is erop aangesproken en heeft zijn excuses aangeboden.

Nu was er dus weer een aanvaring. Ditmaal met iemand anders van de groep. Je praat met collega’s over wat jullie moeten doen. Er kunnen vier beslissingen genomen worden:

1. Joris krijgt een reprimande.

2. Joris mag niet meer in het jongerencentrum komen.

3. Joris mag wel in het jongerencentrum komen, maar alleen als hij met maatschappelijk werk gesprekken gaat voeren over de oorzaak van zijn kwaadheid.

4. Een andere oplossing.

Je discussieert vijftien minuten en probeert tot een besluit te komen. Daarna speel je dezelfde casus nog eens. Daarin verdedig je een ander standpunt dan de eerste keer en probeer je opnieuw tot een voor iedereen aanvaardbare oplossing te komen.

Controle

Was iedereen betrokken bij de oefening?

Begreep iedereen wat hij moest doen?

Reflectie

Welk deelnemerstype heb je gekozen?

Welk effect had die keuze op de uitkomst van de beslissing?

Welke besluitvormingsmethode heb je gekozen?

Was de verdeling naar jouw wens?

Zou je iets willen veranderen aan je inbreng tijdens de discussie?

Beschrijf het proces en jouw ervaringen in je trainingslogboek.

(10)

Bij overleg en besluitvorming is het handig te weten hoe gedrag van mensen werkt. Het gedrag van mensen is voorspelbaar en verloopt volgens vaste patronen. Volgens Timothy Leary, de maker van de Roos van Leary, zijn daarover twee belangrijke dingen te zeggen:

1. Streven naar gezamenlijk belang lokt datzelfde gedrag uit. Als je respect toont, wil de ander, uit respect, eerder met je samenwerken. Streven naar eigenbelang lokt ook datzelfde gedrag uit. Als je wantrouwen laat zien, is de ander kritisch over wat je vertelt.

2. Leiden lokt volgen uit.

Als je sterk wilt beïnvloeden, krijgt de ander een passieve houding; volgen lokt leiden uit.

Stel je je heel bescheiden op, dan neemt de ander veel ruimte in. Het gedrag van mensen beïnvloedt elkaar. Dat wil zeggen dat het van belang is hoe jij mensen tegemoet treedt, omdat jouw gedrag anderen beïnvloedt, en andersom. Gedrag is dus niet alleen maar iets wat je overkomt of wat past bij je karakter, al voelt het wel vaak zo! Je kunt kiezen voor bepaald gedrag en jouw gedrag tegenover andere mensen bewust inzetten.

In de volgende twee oefeningen kom je erachter wat jouw favoriete gedrag is en vervolgens hoeveel invloed jij op anderen wilt hebben. Van deze kennis over jezelf kun je gebruikmaken als je het gedrag van anderen wilt beïnvloeden, bijvoorbeeld als je voorlichting geeft.

Voorbereiding

Zoek op internet naar de Roos van Leary-test op www.123test.nl.

Uitvoering

Doe de test volgens de aanwijzingen op de website. Wat is volgens jou het effect van de uitslag op je stijl van vergaderen? Beschrijf zo uitgebreid mogelijk hoe de uitslag van de test jouw rol als voorzitter en als deelnemer aan vergaderingen invult. Ben je iemand die bindt, kun je een vergadering leiden, wil je beïnvloeden of zijn er andere zaken die opvallen? Kun je onderhandelen?

Controle

Heb je de test eerlijk en volgens de aanwijzingen ingevuld?

Vraag een medestudent die jou kent of hij jou in de uitslag van de test en in je rol als voorzitter en deelnemer aan vergaderingen en als onderhandelaar herkent.

Reflectie

Nu heb je zicht gekregen op je eigen gedrag. Welk gedrag roept jouw gedrag op bij anderen? Realiseer je hierbij dat je om gedrag te kunnen beïnvloeden de juiste mix moet vinden van een stellige, overtuigende én meeverende, inlevende toon/houding.

Ben je vooral leidinggevend of vooral aanpassend?

Ben je vooral defensief of aanvullend?

Wat betekent dit voor jou als je voorlichting wilt geven?

Verwerk je ervaringen in je trainingslogboek.

4. Oefening: Gedragsbeïnvloeding

Zie voor meer informatie www.factor-e.nl

(11)

Geef bij de onderstaande uitspraken van de voorzitter aan om welk doel het gaat:

A. Informatie uitwisselen B. Discussiëren

C. Beslissen D. Taken verdelen

Plaats een kruis in het juiste vakje:

Jullie gaan oefenen met de rollen van voorzitter en notulist.

Voorbereiding

Je kunt kiezen uit de volgende onderwerpen:

Een vertegenwoordiging van de gemeente komt bij jouw welzijnsorganisatie praten over de verlenging van de subsidie voor het buurthuis. Jij en jouw twee collega’s weten dat het er goed loopt, maar dat de gemeente moet bezuinigen. Er moeten dus keuzes gemaakt worden. En jij moet duidelijk maken waarom het niet verstandig is om op dit buurthuis te bezuinigen.

Een vertegenwoordiging uit een buurt wil tijdens de burendag een feest organiseren en wil jouw ondersteuning. Je mag van de gemeente geen uitvoerende

werkzaamheden als welzijnswerker doen en kunt alleen ondersteunend wat betekenen.

De bewoners verwachten eigenlijk meer van je.

Je gaat met jongeren brainstormen over de inrichting van het jeugdhonk.

Je mag ook zelf een onderwerp bedenken.

De voorzitter bereidt deze vergadering voor. Hij bedenkt een goede en korte inleiding. Die inleiding mag maximaal twee minuten duren. De notulist gebruikt het notitieblad. De overige studenten bereiden zich voor op hoe ze kort en duidelijk hun mening kunnen geven.

5. Opdracht: De voorzitter

Theoriebron 1:

Vergaderen

A B C D

“Wil jij eens uitleggen wat er gebeurd is tijdens het uitje voor de buurt?”

“Wie wil er wat doen?”

“Aafke, wat vind je van Mamadoes voorstel?”

“Gilbert, heb je nog vragen over de werking van dit apparaat?“

“Laten we stemmen, wie is voor?”

“Is iedereen ermee akkoord dat we het zo gaan doen?”

“Waarom ben je het niet eens met Marije?”

“Luister eens, Serginho legt uit welke klacht die cliënt had.”

“Wie is het hiermee eens?”

“Ga jij dat morgen even uitzoeken, Mo?”

6. Oefening: Voorzitten en notuleren

Werkmodel:

Notitieblad agenda

(12)

Uitvoering

De voorzitter begint met een korte inleiding.

Dan mogen de andere leden van de vergadering hun mening geven. Dit mag slechts één minuut duren.

Daarna volgt een discussie van maximaal acht minuten. De taak van de voorzitter is om de standpunten bijeen te brengen en overeenstemming te bereiken.

Vervolgens sluit de voorzitter af met een conclusie waarover zoveel mogelijk overeenstemming is. Dit doet hij binnen twee minuten.

Vervolgens vullen de overige leden van de vergadering het beoordelingsblad 'Voorzitterscompetenties' in. De scores lopen uiteen van 1 (heel slecht) tot 10 (heel goed). Het resultaat wordt nu nog besproken.

Dan nemen twee andere groepsleden de rollen van voorzitter en notulist op zich. Er wordt een ander onderwerp gekozen en ze vergaderen daarover vijftien minuten.

Daarna worden het notitieblad en het blad 'Voorzitterscompetenties' weer ingevuld.

Beoordeling voorzitterscompetenties Naam voorzitter Geeft een duidelijke en volledige inleiding.

Maakt duidelijk wat het doel van de bespreking is.

Vraagt goed door bij een onduidelijke meningsuiting van deelnemers.

Vat de meningen goed samen.

Kapt, indien nodig, een spreker af.

Houdt de tijd goed in de gaten.

Zorgt dat iedereen aan het woord komt tijdens een discussie.

Zorgt voor een goede sfeer.

Geeft een heldere en goed onderbouwde conclusie.

Beoordeling notulist Naam notulist Geeft duidelijk en beknopt weer wat tijdens de

vergadering is besproken?

Staan de conclusies helder in de notulen?

Wordt goed Nederlands gebruikt?

(13)

Controle

Zijn alle argumenten goed weergegeven?

Is duidelijk wie wat heeft ingebracht?

Is duidelijk hoe de besluitvorming heeft plaatsgevonden?

Is duidelijk welke afspraken gemaakt zijn en zijn die juist weergegeven?

Reflectie

Bespreek de ingevulde resultaten nadat iedereen de rollen van voorzitter en notulist heeft gehad.

Beschrijf het proces en jouw ervaringen in je trainingslogboek.

Jullie gaan beslissen over een simpel onderwerp: waar gaan jullie vanavond uit eten? De taak van de voorzitter is om zoveel mogelijk structuur aan te brengen. De andere drie proberen zoveel mogelijk zijpaden te bewandelen en gebruiken onzinnige argumenten om hun favoriete restaurant te laten kiezen.

Voorbereiding

Kies een voorzitter.

Bedenk als deelnemers aan de vergadering alvast enkele slechte argumenten.

Kies een rustige plek.

Film de bijeenkomst.

Uitvoering

Je kiest een rustige ruimte en voert de discussie. De voorzitter moet de lijn zien vast te houden en mensen bij het onderwerp te houden. Er moet tot een besluit gekomen worden.

Controle

Kijk de vergadering terug. Kon de voorzitter greep houden op de vergadering? Wist hij structuur aan te brengen en mensen terug te brengen naar de kern van het te

bespreken onderwerp? Kwam er een bruikbare conclusie uit de vergadering? Zo niet,

7. Oefening: Structuur aanbrengen

Werkmodel:

Rollenspel

(14)

Reflectie

Wat was je eigen rol tijdens de bijeenkomst?

Beschrijf het proces en jouw ervaringen in je trainingslogboek.

Je gaat de groep begeleiden die het feest tijdens de burendag wil organiseren. Voor de eerste vergadering moet jij de agenda samenstellen.

Voorbereiding

Bereid individueel de vergadering voor door een agenda te maken.

Uitvoering

Lees de punten van de anderen en vergelijk deze met jouw punten.

Maak één agendapunt van de punten die op elkaar lijken.

Schrijf achter elk agendapunt hoelang je erover mag overleggen.

Noteer je definitieve agenda in de onderstaande lijst.

Controle

Begreep iedereen de oefening?

Had iedereen voldoende agendapunten bedacht?

Reflectie

Waren veel punten min of meer gelijk?

Beschrijf het proces en jouw ervaringen in je trainingslogboek.

8. Oefening: Agenda opstellen

Werkmodel:

Agenda en notuleren

Agenda

Datum:

Plaats:

Tijd:

Deelnemers:

Agendapunten Tijd

(15)

Voorbereiding

Lees de onderstaande casus goed door.

Casus

De moslimorganisatie wil in de buurt het Suikerfeest samen met buurtbewoners vieren. Er wordt een avond georganiseerd met lekkere hapjes en optredens. De avond verloopt heel gezellig, totdat een wat aangeschoten buurtbewoner ruzie krijgt met een van de

organisatoren. Steeds meer mensen bemoeien zich ermee en jij moet uiteindelijk

tussenbeiden komen om de gemoederen te sussen. Maar iedereen houdt een naar gevoel over aan een verder leuke avond.

Uitvoering

Je gaat een vergadering voorbereiden waarvan één van jullie de voorzitter is. Wijs ook een notulist aan. De overige deelnemers zijn leden van het organisatiecomité en vertegenwoordigers uit de buurt.

Jullie gaan vergaderen over de situatie van de vorige avond.

Evalueer de gebeurtenissen aan de hand van product- en procesevaluatievragen. Maak hiervan een agenda.

De bedoeling van de vergadering is om uit te zoeken hoe de volgende viering zo georganiseerd kan worden dat deze niet uit de hand loopt.

Controle

Begreep iedereen de oefening?

Had iedere deelnemer voldoende inbreng?

Reflectie

Wat vond je moeilijk aan deze vergadering?

Wat maakte dat je het moeilijk vond?

Beschrijf de uitkomsten in je logboek.

Jongerencentrum Youth for you organiseert verschillende activiteiten voor jongeren.

Bijvoorbeeld workshops 'Rappen' en 'Een eigen website bouwen'. De laatste paar weken daalt het aantal jongeren dat deelneemt aan de activiteiten. Je stelt je collega voor een tussentijdse evaluatie te houden. Maar hij wil er niets van weten. Het kan toch echt niet aan de geweldige activiteiten

liggen die jullie organiseren.

Volgens hem is het zonde van de tijd om aandacht te besteden aan een tussentijdse evaluatie.

Voorbereiding

Bedenk individueel met welke argumenten je jouw collega kunt overtuigen van het belang van een tussentijdse evaluatie.

9. Oefening: Evaluatievragen bedenken

Theoriebron 4:

Evalueren

10. Opdracht: Tussentijds evalueren

Theoriebron 4:

Evalueren

(16)

Noem minimaal vier argumenten.

1. _________________________________________________________________

2. _________________________________________________________________

3. _________________________________________________________________

4. _________________________________________________________________

Bedenk zes evaluatievragen die passen bij de bovenstaande situatie. Je bedenkt drie procesevaluatievragen en drie productevaluatievragen.

Procesevaluatievraag 1: ____________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

Procesevaluatievraag 2: ____________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

Procesevaluatievraag 3: ____________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

Productevaluatievraag 1: ___________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

Productevaluatievraag 2: ___________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

Productevaluatievraag 3: ___________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

Hebben jullie alle drie voldoende evaluatievragen opgesteld? Wat zijn de

overeenkomsten en verschillen? Bespreek de verschillen en kom tot de belangrijkste vier argumenten en belangrijkste zes evaluatievragen.

(17)

Een vergadering is een gestructureerd overleg waarin aan de hand van een agenda onderwerpen van gemeenschappelijk belang worden besproken. We kunnen verschillende soorten vergaderingen onderscheiden:

Informatieve vergadering. Hierbij gaat het om informatie overdragen en verkrijgen.

Probleemoplossende vergadering. Hierbij wordt gezamenlijk over een probleem gesproken om tot een oplossing te komen.

Besluitvormende vergadering. Er moet een besluit worden genomen over een bepaald onderwerp.

Veel vergaderingen combineren de bovengenoemde indelingen. Een deel van de

vergadering bestaat uit informatieverstrekking, een deel is bedoeld om een probleem op te lossen en een deel beoogt om tot besluiten te komen.

De samenstelling van een groep is vaak bepaald door het onderwerp. Het aantal

deelnemers aan een vergadering varieert van ongeveer vijf tot tien personen. Om efficiënt te kunnen vergaderen, is twee uur de maximale tijd, omdat de aandacht van de

deelnemers anders verslapt.

Om een vergadering gestructureerd te laten verlopen, is het aan te raden van tevoren een agenda op te stellen. Ook (vooral bij grote groepen) is het aan te bevelen een voorzitter en een notulist te benoemen.

Wil je een vergadering efficiënt laten verlopen, dan moet de vergadering voldoen aan twee voorwaarden:

1. De vergadering moet plaatsvinden binnen een zo kort mogelijke tijd:

Blijf bij het onderwerp en dwaal niet af.

Maak een tijdsinschatting.

Voorkom dat onnodig uitgeweid wordt over een onderwerp.

Vat af en toe samen.

Voorkom dat iemand op een al genomen besluit terugkomt.

Vergader niet te gehaast.

> Theoriebron 1: Vergaderen

(18)

2. De vergadering moet iedereen aan bod laten komen en moet zoveel mogelijk in een prettige sfeer verlopen:

Alle deelnemers zijn geïnformeerd.

Iedereen komt voldoende aan bod.

Er wordt goed naar elkaar geluisterd.

Er is respect voor elkaars mening.

Emoties worden aangepakt, zoals gevoelens van ontevredenheid.

De genoemde besluiten zijn voldoende besproken en terecht genomen.

Er wordt goed geargumenteerd (onderscheid tussen emotionele argumenten en rationele argumenten).

De vergadering moet resulteren in goede afspraken en besluiten.

De afspraken moeten duidelijk en voor maar één uitleg vatbaar zijn.

De afspraken en besluiten moeten zwart-op-wit worden vastgelegd.

De afspraken en besluiten worden genomen op basis van van tevoren vastgestelde criteria.

De afspraken en besluiten zijn bindend voor alle deelnemers.

De voorzitter is degene die zorg moet dragen voor de realisering van de bovengenoemde voorwaarden.

(19)

Er bestaan verschillende besluitvormingsmethoden. Welke methode je kiest, is onder andere afhankelijk van het te nemen besluit. Als voorzitter van een vergadering bekijk je vooraf welke punten besluitvorming behoeven en welke aanpak het best past. Vaak zijn meer opties mogelijk en is de uiteindelijke keuze afhankelijk van de ontwikkelingen tijdens de vergadering.

Je kunt kiezen uit acht besluitvormingsmethoden:

1. Loten

Het besluit wordt aan het toeval overgelaten. Er worden bijvoorbeeld briefjes gemaakt.

Het briefje dat door een willekeurige persoon wordt getrokken, bepaalt het besluit.

Dit is een snelle en neutrale manier om tot een besluit te komen. Het is niet toe te passen op besluitvorming waarin meningen een rol spelen. Als niemand bijvoorbeeld wil afwassen, is loten prima. Maar als een nieuwe naam voor een jongerencentrum moet worden gekozen, is deze methode niet geschikt.

2. Autoriteit

Het besluit wordt genomen door de leider of gezaghebbende persoon. Dit kan gebeuren zonder overleg met de deelnemers. Het kan ook voorkomen dat de deelnemers mogen meedenken, maar dat de leider uiteindelijk beslist. Dit is handig in ad-hocsituaties waarin geen ruimte of tijd meer is om te overleggen, maar wel besluiten moeten worden genomen. Denk bijvoorbeeld aan een brand of een andere crisis.

3. Minderheid

Enkele deelnemers nemen een besluit zonder de anderen hierin te kennen. De anderen hebben daarvoor geen toestemming gegeven, omdat het niet met hen is besproken. Dit is een methode die weinig rendement zal hebben. Het kan hooguit genomen worden bij een weinig belangrijk onderwerp waarvan bekend is hoe de meerderheid erover denkt.

4. Delegatie

Eén of meer personen uit de groep krijgen de bevoegdheid om namens de groep een beslissing te nemen op grond van hun deskundigheid. De groep legt zich neer bij het genomen besluit. Dit kan gemakkelijk zijn als bijvoorbeeld een afvaardiging naar een vergadering gaat om de problemen rond werkplekken met de directeur te bespreken.

De delegatie is een vertegenwoordiging van de groep en weet hoe de groep erover denkt. Op grond van die informatie kan zij tijdens het overleg beslissen.

5. Meerderheid

Het besluit waarvoor minstens de helft plus één van de deelnemers heeft gekozen, wordt aangenomen. Handig bij onderwerpen waar je voor of tegen kunt zijn. Wordt Jantje of Pietje voorzitter? Dan is een meerderheid van stemmen, nadat de

argumenten zijn uitgewisseld, gemakkelijk.

6. Compromis

Wanneer men het niet eens kan worden over een voorstel, kan men zoeken naar een compromis, waardoor het besluit voor iedereen acceptabel is. Deze methodiek is vooral handig bij gecompliceerde vragen waarin veel zaken meespelen. Door iets op een punt toe te geven kan een voor jou net wat belangrijker punt profiteren. Het is niet alleen nemen bij dit punt. Bij een compromis moet je ook kunnen geven.

> Werkmodel: Stappenplan

besluitvorming

(20)

7. Consensus

Dit betekent dat gezocht wordt naar overeenstemming over het te nemen besluit. Alle deelnemers krijgen de kans om hun mening te geven en deze te beargumenteren. Er wordt gekozen voor een besluit waarin iedereen zich kan vinden. Er is de bereidheid om het besluit te ondersteunen, omdat de deelnemers actief betrokken zijn geweest bij de totstandkoming.

Vaak speelt geven en nemen hier ook een rol. Het nadeel is dat het vaak veel tijd en energie vergt. Heeft een onderwerp veel belang voor de deelnemers, dan is consensus aan te raden, maar deze is niet altijd bereikbaar.

8. Eenstemmigheid of unanimiteit

Het besluit wordt alleen aangenomen wanneer alle deelnemers er volledig achter staan. Wanneer iemand tegen is, wordt het voorstel niet aangenomen. Deze aanpak wordt vrijwel nooit gehanteerd, omdat mensen nu eenmaal standaard andere meningen hebben. Waar het bijvoorbeeld wel gebeurt, is in het Amerikaanse jurysysteem in de rechtspraak.

(21)

> Beoordeling

Naam deelnemer:

Namen groepsleden:

Groep:

Docent:

Blok/periode:

Onderwerp:

Onderdeel Criteria Voldoende Onvoldoend

e Actieve deelname

De student was voldoende aanwezig.

De student leverde een positieve bijdrage in zijn groepje.

De student leverde een actieve bijdrage in de les.

Persoonlijk verslag

Persoonlijk verslag

Het persoonlijk verslag bevat alle gevraagde onderdelen.

Trainingslogboek

Het trainingslogboek is goed bijgehouden.

Het trainingslogboek is netjes en verzorgd.

STARR

Er is van meer opdrachten een reflectie volgens de STARR-methode gemaakt.

De reflectie volgens de STARR-methode bevat de onderdelen: situatie, taak, actie, resultaat, reflectie.

De reflectie volgens de STARR-methode geeft aanleiding tot verbeterpunten.

Demonstratie

Is de vergadering goed voorbereid?

Is de rol goed gespeeld?

Heeft de bijeenkomst resultaat geboekt?

Is het doel van de vergadering duidelijk?

Maakt de student adequaat en gericht gebruik van het geleerde?

(22)

Datum: ...

Paraaf docent: Paraaf deelnemer:

……… ………

Onderdeel Criteria Voldoende Onvoldoend

e Mondeling en

schriftelijk taalgebruik

Mondeling taalgebruik

Schriftelijk taalgebruik

De schriftelijke producten zijn in correct Nederlands geschreven.

Overig

Eindbeoordeling Onvoldoende Voldoende Goed >

Referenties

GERELATEERDE DOCUMENTEN

Om toetsresultaten een ontwikkelingsgerichte invulling te geven, is het van belang dat niet alleen het resultaat van een toets wordt gecom- municeerd, maar dat deze communicatie

Met deze technieken wordt het mogelijk om grote aantallen donoren en patiënten voor veel bloedgroep- systemen tegelijk te typeren.. Voor de implementatie van deze technieken

Draag in ieder geval af en toe een nsa-tshirt (crew), nsa is namelijk ook niet alleen maar jas- das. Wat betreft crew-kleding: aan te raden om deze weer te gebruiken. Het is fijn

Sportevenementen zijn niet alleen leuk voor de toeschouwers en deelnemers, ze zijn tevens belangrijk voor onze samenleving.. Om sportevenementen tot een succes te maken, is

Het is niet alleen belangrijk te weten wat de betekenis is geweest van De Hoge Born voor de deelnemers, maar ook of de zorgboerderij een bijdrage heeft geleverd aan

Toch is het van belang om op te komen voor het behoud van ruimte voor land- en tuinbouw voor een vitaal landelijk gebied.. Dit is niet alleen in het belang van boeren en tuinders

Niet alleen voor een nieuw gebouw is de duurzaamheid te meten maar voor een gebiedsontwikkeling en infra.. Onderwerp Implementatie en onderhoud GPR

Deze kennis is niet alleen voor stapelbouw van belang, maar heeft een betekenis welke veel algemener is.. Bij het ontwerpen van een gebouw van welk bouwmateriaal dan

stelling heeft getoond voor monu- mentenzorg en voor cultuur In het algemeen. Maar de VVD heeft nog altijd veel te veel het image van een partij voor