Onze medewerkers zijn gemotiveerd om deze uitdagingen aan te gaan en mee te bouwen aan het succes van de NMBS.

(1)

Executive Assistant

1.

Context van de functie

NMBS speelt in België een fundamentele rol op het vlak van duurzame mobiliteit en stelt haar klanten daarbij centraal.

Onze ambitie is om op korte termijn de evidente keuze inzake mobiliteit te worden voor onze klanten.

Een heuse cultuurverandering werd binnen ons bedrijf in gang gezet.

Professionalisme, respect, ondernemerschap en samenwerking zijn de 4 kernwaarden van ons bedrijf die de rode draad vormen van al onze acties.

Onze medewerkers zijn gemotiveerd om deze uitdagingen aan te gaan en mee te bouwen aan het succes van de NMBS.

Ook goesting in deze uitdaging?

In dit kader zijn we op zoek naar een Executive Assistant. Je zal tewerkgesteld worden om samen te werken in een bureau die tegelijkertijd ondersteuning biedt aan de CFO en aan de General Manager B-FI.

Een mooie opportuniteit om actief mee te werken aan de vernieuwingen binnen NMBS vanuit een cruciale ondersteunende rol.

De werkzetel is in Brussel, vlakbij het station Brussel Zuid.

2.

Functie en verantwoordelijkheden

Als Executive Assistant ben je een steunpilaar voor de ondersteuning van de CFO en de General Manager B-FI op organisatorisch en administratief vlak en draag je door je efficiëntie en discretie mee aan een vlotte werking en organisatie van dit bureau. Je denkt actief mee en anticipeert op opdrachten. Door jouw rigoureuze aanpak combineer je verschillende verantwoordelijkheden (informatiebeheer, agendabeheer, organisatie van events, opvolging van projecten…):

je verwerkt binnenkomende informatie ter attentie van jouw 2 klanten. Je centraliseert, analyseert, filtert de informatie en zorgt ervoor dat ze op het gepaste moment en juist geïnformeerd worden. Je controleert systematisch of alle relevante antwoorden binnen de vastgestelde termijnen worden

(2)

gegeven;

in samenspraak met jouw klanten organiseer en reorganiseer je hun agenda’s , en stel je de graad van dringendheid en belangrijkheid vast.

in geval van afwezigheid van 1 van hun of beiden, zorg jij voor een samenvatting van de binnenkomende/buitengaande informatie.

je assisteert hun beiden in de behandeling/opstelling van diverse dossiers of documenten: opzoekingen doen, documenten structureren en voorbereiden, presentaties of diverse samenvattende tabellen uitwerken, …

Je werkt samen met een andere Executive Assistant en jullie organiseren jullie samen om tot een kwaliteitsvolle service te komen die binnen deze functie verwacht wordt;

je staat in voor de kwaliteit van het document management: opstelling en handhaving van de taxonomie, optimalisering van het document management systeem, gegevensbeheer, coaching van de gebruikers …

Dankzij jouw flexibele ingesteldheid en brede competenties ben je in staat om collega’s binnen andere delen van de organisatie punctueel te vervangen.

3.

Profiel

Referentiegraad:

rang 4+ : Directiesecretaris Toegangsvoorwaarden intern :

Je bezit een graad van rang 4 of 4+

EN kan een ervaring van minstens 5 jaar voorleggen als assistent op senior of executive niveau EN je beschikt over onderstaande competenties.

Toegangsvoorwaarden extern :

Je hebt minstens een bachelor diploma en kan minstens 5 jaar ervaring voorleggen als assistent op senior/ executive niveau.

EN je beschikt over onderstaande competenties.

*Indien je je diploma in het buitenland hebt behaald, moet je in het bezit zijn van een gelijkwaardigheidsattest.

Vereiste competenties :

Je beschikt in beide landstalen over uitstekende communicatievaardigheden zowel schriftelijk als mondeling. Je hebt ook een goede kennis van het Engels.

Je beheerst de MS-Office applicaties.

Discretie is een absolute vereiste, want je werkt dagelijks met vertrouwelijke informatie.

Je bent in staat om hoofd- en bijzaken te onderscheiden. Je kan analyseren en anticiperen. Snelheid en flexibiliteit zijn cruciaal.

Je kan prioriteiten stellen en je neemt initiatieven om het werk optimaal te organiseren.

Timemanagement en multitasken zijn geen probleem voor jou.

Je omarmt verandering.

Je bent klantgericht.

Het geeft je een kick om te zien dat jouw inbreng bijdraagt aan en het imago van jouw bedrijf. Je hebt een goede kennis van NMBS alsook van de belangrijke actoren en stakeholders binnen en buiten het bedrijf.

(3)

De Maatschappelijke diversiteit willen we weerspiegeld zien in onze medewerkers. Jouw talenten en enthousiasme, daar draait het om, niet je geslacht, leeftijd, origine of beperking.

4.

Wij bieden je

Bij NMBS draag je elke dag je steentje bij aan een duurzame economie: minder ﬁles, minder luchtvervuiling, betaalbare mobiliteit voor iedereen. Deze job biedt jou de opportuniteit voor het uitbouwen van een vernieuwde dienstverlening en een performante toekomstgerichte organisatie. Wij bieden je een werkomgeving met vrijheid voor initiatief, opleidingen, ﬂexibel werken, work-life balans, sociaal engagement met een aantrekkelijk salaris en extralegale voordelen.

5.

Welke stappen doorloop je ?

Kandidaten NMBS : Solliciteer via Mobility Board, vervolledig jou “kandidatenproﬁel” en voeg je CV en motivatiebrief toe.

Externe kandidaten en kandidaten van Infrabel en HRRail : Stel je online kandidaat via https://jobs.nmbs.be Wij doen een eerste screening van jouw kandidatuur op basis van jouw CV en motivatiebrief

Indien deze positief is, zullen wij eventueel ook een korte telefonische screening doen om je kennis van de tweede landstaal te testen.

Indien je kandidatuur weerhouden wordt, zal je een persoonlijkheidsvragenlijst en redeneertesten (niet-eliminerend) via mail ontvangen en volgt er interviews waarbij wij je competenties en motivatie voor de functie nagaan.

Heb je een beperking en kunnen redelijke aanpassingen je een vlotte sollicitatie garanderen ? Laat het ons dan weten.

De inschrijvingen worden afgesloten zodra er voldoende kandidaturen zijn.

Voorafgaande procedure kan eventueel onderbroken of aangepast worden om gegronde redenen.

6.

Vragen ?

Over de selectieprocedure : An Kemps

T. 02/525 25 53

Mail : a n.kemps@hr-rail.be

Over de inhoud van de functie : Laurence Hennaut

T. 0490/526865

Mail : laurence.hennaut@sncb.be

(4)

Belangrijke opmerkingen:

1. Selectieprocedure

 Deze proef wordt georganiseerd overeenkomstig de bepalingen van het bericht 13 H-HR/2019

http://intranet.hr-rail.be/NL/Regelgeving/Avis/Documents/Bericht_2019_H-HR_13.pdf

 Indien je geïnteresseerd bent voor deze selectie, nodigen we je uit jouw kandidatuur in te dienen.

o Als je medewerker bent bij Infrabel of HR Rail:

De inschrijvingen kunnen enkel gebeuren via de website

www.despoorwegenwervenaan.be.

Om dit te doen is het noodzakelijk om een persoonlijk account op bovenstaande website aan te maken.

Het privé e-mailadres van de kandidaat moet worden gebruikt bij het maken van de persoonlijke account.

De directie behoudt zich van het recht om het aantal kandidaten te beperken tot de kandidaten waarvan het profiel het best aansluit bij de jobomschrijving.

o Als je medewerker bent bij NMBS: solliciteer dan via mobility board, klik hier om toegang te krijgen:

https://performancemanager.successfactors.eu/sf/careers?company=nmbsnation&login Method=SSO

Deze procedure vervangt de inschrijving via de site www.despoorwegenwervenaan.be.

2. Statutaire kandidaten

 Indien u een statutair personeelslid bent, kan u bij deelname aan deze selectie, in volgende gevallen, uw statuut behouden;

A.

Rang 3 en hoger:

•

Toegang tot een selectie, zonder valorisatie van een diploma.

B.

Rang 9 tot rang 4+:

•

Toegang tot een selectie, zonder valorisatie van een diploma;

•

Toegang tot een selectie, met valorisatie van een diploma, indien het gaat om een knelpuntberoep.

3. Aanduiding



Indien u laureaat bent van een proef die toegang geeft tot de referentiegraad, en u aangeduid

(5)

wordt in deze graad, dan zal u worden geschrapt van de laureatenlijst voor deze graad. In geval van een onvoldoende proefperiode zijn de bepalingen van het ARPS – Bundel 501 van toepassing.

4. Aanstelling als statutair personeelslid

 Indien de functiebeschrijving overeenstemt met uw huidige graad, behoudt u uw huidige graad alsook de hieraan verbonden weddeschalen en uw datum van ranginneming.

 Indien de functiebeschrijving is verschillend is van uw huidige graad, wordt u aangesteld in de graad die overeenstemt, met de hieraan verbonden weddeschalen en krijgt u een nieuwe datum van ranginneming.

BIJZONDERHEDEN:

•

Indien u aangesteld wordt in een graad van dezelfde rang, waarbij de weddeschalen lager zijn, zal u eventueel een opslorpbare weddetoeslag toegekend krijgen. Dit wil zeggen dat u geen loonverlies doet t.o.v. van uw huidige situatie;

•

Indien u een personeelslid bent titularis van een graad van adjunct-eerste (…) en deelneemt aan een post met profiel van rang 3, dan zal u uw huidige situatie behouden;

•

Indien u een personeelslid bent titularis van een graad van eerste (…) én een functie van expert bezit, dan zal u in geval van deelname aan een post met profiel van 3 uw situatie behouden indien de sollicitatieoproep dit expliciet vermeldt.

•

Indien u een personeelslid bent titularis van een graad van rang 3 – 2

^e

trap en deelneemt aan een post met profiel van rang 3 – 1

^e

trap, dan zal u aangesteld worden in de graad van rang 3 – 2

^e

trap die overeenstemt met de bevorderingsonderafdeling van de referentiegraad.

•

Indien u een neutralisatie heeft of een verbod tot aanwerving, kan u niet deelnemen aan de selectie.

•

Onze medewerkers zijn gemotiveerd om deze uitdagingen aan te gaan en mee te bouwen aan het succes van de NMBS.

Executive Assistant

Context van de functie

Functie en verantwoordelijkheden

Profiel

Wij bieden je

Welke stappen doorloop je ?

Vragen ?

Belangrijke opmerkingen:

1. Selectieprocedure

 Deze proef wordt georganiseerd overeenkomstig de bepalingen van het bericht 13 H-HR/2019

 Indien je geïnteresseerd bent voor deze selectie, nodigen we je uit jouw kandidatuur in te dienen.

o Als je medewerker bent bij Infrabel of HR Rail:

De inschrijvingen kunnen enkel gebeuren via de website

Om dit te doen is het noodzakelijk om een persoonlijk account op bovenstaande website aan te maken.

Het privé e-mailadres van de kandidaat moet worden gebruikt bij het maken van de persoonlijke account.

De directie behoudt zich van het recht om het aantal kandidaten te beperken tot de kandidaten waarvan het profiel het best aansluit bij de jobomschrijving.

o Als je medewerker bent bij NMBS: solliciteer dan via mobility board, klik hier om toegang te krijgen:

Deze procedure vervangt de inschrijving via de site www.despoorwegenwervenaan.be.

2. Statutaire kandidaten

 Indien u een statutair personeelslid bent, kan u bij deelname aan deze selectie, in volgende gevallen, uw statuut behouden;

Rang 3 en hoger:

Toegang tot een selectie, zonder valorisatie van een diploma.

Rang 9 tot rang 4+:

Toegang tot een selectie, zonder valorisatie van een diploma;

Toegang tot een selectie, met valorisatie van een diploma, indien het gaat om een knelpuntberoep.

3. Aanduiding

Indien u laureaat bent van een proef die toegang geeft tot de referentiegraad, en u aangeduid

wordt in deze graad, dan zal u worden geschrapt van de laureatenlijst voor deze graad. In geval van een onvoldoende proefperiode zijn de bepalingen van het ARPS – Bundel 501 van toepassing.

4. Aanstelling als statutair personeelslid

 Indien de functiebeschrijving overeenstemt met uw huidige graad, behoudt u uw huidige graad alsook de hieraan verbonden weddeschalen en uw datum van ranginneming.

 Indien de functiebeschrijving is verschillend is van uw huidige graad, wordt u aangesteld in de graad die overeenstemt, met de hieraan verbonden weddeschalen en krijgt u een nieuwe datum van ranginneming.

BIJZONDERHEDEN:

Indien u aangesteld wordt in een graad van dezelfde rang, waarbij de weddeschalen lager zijn, zal u eventueel een opslorpbare weddetoeslag toegekend krijgen. Dit wil zeggen dat u geen loonverlies doet t.o.v. van uw huidige situatie;

Indien u een personeelslid bent titularis van een graad van adjunct-eerste (…) en deelneemt aan een post met profiel van rang 3, dan zal u uw huidige situatie behouden;

Indien u een personeelslid bent titularis van een graad van eerste (…) én een functie van expert bezit, dan zal u in geval van deelname aan een post met profiel van 3 uw situatie behouden indien de sollicitatieoproep dit expliciet vermeldt.

Indien u een personeelslid bent titularis van een graad van rang 3 – 2

trap en deelneemt aan een post met profiel van rang 3 – 1

trap, dan zal u aangesteld worden in de graad van rang 3 – 2

trap die overeenstemt met de bevorderingsonderafdeling van de referentiegraad.

Indien u een neutralisatie heeft of een verbod tot aanwerving, kan u niet deelnemen aan de selectie.

Indien je je diploma in het buitenland hebt behaald, zal je in het bezit moeten zijn van een

gelijkwaardigheidsattest afgeleverd door de Vlaamse Overheid (NARIC-Vlaanderen) vóór je

tewerkstelling.