1. Algemeen
1.1 Doel van het Huishoudelijk Reglement
Het Huishoudelijk Reglement bevat regels en richtlijnen in aanvulling op de Statuten. Bij eventuele tegenspraak met de Statuten gelden de Statuten boven dit Huishoudelijk Reglement.
1.2 Geldigheid van wijzigingen
Elke wijziging in het Huishoudelijk Reglement vereist goedkeuring bij gewone meerderheid in de Algemene Ledenvergadering.
1.3 Openbaarheid
Het Huishoudelijk Reglement is openbaar en wordt gepubliceerd op de website van de Vereniging.
1.4 Opnieuw vaststellen
Het Huishoudelijk Reglement is in zijn geheel opnieuw
vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op {datum}
om te voldoen aan relevante wettelijke bepalingen in de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR)
2. Taakverdeling binnen het Bestuur en de vereniging
2.1 Inrichting
Het Bestuur kiest, in aanvulling op hetgeen in de Statuten is bepaald, uit haar midden een vicevoorzitter, een tweede secretaris en een tweede penningmeester. Zij vormen telkens de eerste vervanger van de voorzitter, de eerste secretaris en de eerste penningmeester. Aan elk bestuurslid kunnen
daarnaast specifieke taken worden toebedeeld.
2.2 Voorzitter
De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering. Samen met de secretaris stelt hij de agenda’s samen, alsmede het algemeen jaarverslag. Hij ziet toe op de uitvoering van genomen besluiten. De voorzitter stelt jaarlijks het concept beleidsplan op. De voorzitter vertegenwoordigt de vereniging bij bijzondere gelegenheden en gebeurtenissen (representatie).
2.3 Secretaris
De secretaris verzorgt de correspondentie in overleg met en namens het Bestuur. De secretaris houdt een kopie bij van uitgaande stukken en heeft de verantwoording over het archief.
Hij is verantwoordelijk voor het bijhouden van de notulen en de actielijst van elke vergadering. De secretaris beheert daarnaast het inkomende berichtenverkeer, waaronder dat via de mailbox van de vereniging en geleidt zo nodig berichten door naar
overige bestuursleden, ter afhandeling. De secretaris kan besluiten om, in specifieke gevallen, bepaalde correspondentie te delegeren naar een ander bestuurslid. Samen met de
voorzitter stelt de secretaris het algemeen jaarverslag op. Dit verslag wordt uitgebracht namens het Bestuur en wordt daartoe in concept vastgesteld door het Bestuur in een
bestuursvergadering voorafgaand aan de algemene
ledenvergadering (jaarvergadering). De secretaris beheert voorts het vergaderschema voor het Bestuur, alsmede het rooster van aftreden. De secretaris coördineert voorts de
2.4 Penningmeester
De penningmeester is belast met het beheer van de
geldmiddelen. Hij is verantwoordelijk voor het innen van de contributies en bijdragen, alsmede voor het verrichten van betalingen namens de vereniging. Elke betaling vereist controle vooraf door een ander bestuurslid (vier-ogen-principe), bij voorkeur de collega-penningmeester. Van deze controle houdt de penningmeester een register bij. De penningmeester houdt een ordentelijke boekhouding bij waaruit de financiële staat van de vereniging op ieder moment is af te leiden. De
penningmeester beheert het financiële archief. Jaarlijks verzorgt de penningmeester de financiële verslaglegging aan de
algemene ledenvergadering (jaarvergadering), alsmede de
begroting voor het daarop volgende boekjaar. Zowel het verslag als de begroting worden uitgebracht namens het Bestuur en worden daartoe in concept vastgesteld in een
bestuursvergadering voorafgaand aan de algemene ledenvergadering (jaarvergadering).
2.5 Vrijwilligers
De vereniging maakt gebruik van vrijwilligers voor het uitvoeren van haar activiteiten. Een vrijwilliger is lid van de vereniging.
Het Bestuur besluit over het toelaten van vrijwilligers. De secretaris houdt een vrijwilligersregister bij met daarin een summiere omschrijving van het takenpakket van de vrijwilliger.
Het Bestuur kan een vrijwilliger op diens verzoek een vrijwilligersovereenkomst aanbieden. Deze overeenkomst
voldoet aan de wettelijke verplichtingen die gelden bij de fiscale status van de vereniging (Culturele Algemeen Nut Beogende Instelling). Namens het Bestuur ondertekenen de voorzitter en secretaris de overeenkomst (vier-ogen-principe). De secretaris houdt een register bij van getekende overeenkomsten.
Bestuursleden worden ook gerekend tot vrijwilligers. Een
bestuurslid kan nooit zijn eigen vrijwilligersovereenkomst tekenen namens het Bestuur.
2.6 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Het Bestuur is gehouden tot het naleven van de wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de AVG. Het Bestuur richt de ledenadministratie zodanig in dat deze conform de wettelijke verplichtingen kan worden beheerd en ingezien. Het Bestuur stelt een openbaar document op waarin staat hoe zij,
respectievelijk de vereniging, omgaat met gegevens van leden.
Het document wordt gepubliceerd op de website van de
vereniging. Het Bestuur is verplicht er op toe te zien dat, waar vrijwilligers in aanraking komen met privacygevoelige
informatie, er voldoende sprake is van het waarborgen van geheimhouding. Zo nodig verstrekt het Bestuur de vrijwilliger specifieke aanwijzingen voor het uitvoeren van het
vrijwilligerstakenpakket. Het Bestuur blijft verantwoordelijk voor de naleving daarvan door de vrijwilliger.
2.7 Interne communicatie
Het Bestuur maakt voor de interne communicatie gebruik van een elektronische ‘dropbox’ en elektronisch berichtenverkeer in ruime zin. Delen van deze ‘dropbox’ kunnen tevens worden opengesteld voor specifieke verenigings-commissies en de redactie van het verenigingsblad. Bestuursleden hebben
toegang tot de gehele ‘dropbox’. Het Bestuur wijst een van de bestuursleden aan voor het technische beheer van de ‘dropbox’.
3. Vergaderingen en besluitvorming
3.1 Aantal vergaderingen
Het Bestuur vergadert bij voorkeur achtmaal per jaar of zo dikwijls als de voorzitter dat nodig acht. Een bestuurslid kan de voorzitter, onder opgave van redenen, verzoeken een
bestuursvergadering uit te schrijven. De algemene
ledenvergadering vindt, conform de Statuten, tenminste
eenmaal per jaar plaats (jaarvergadering). Naar behoefte kan het Bestuur extra algemene ledenvergaderingen uitschrijven (bijzondere algemene ledenvergadering).
3.2 Besluitvorming Bestuur
In de bestuursvergadering heeft elk bestuurslid één stem. Alle bestuursbesluiten worden genomen met een gewone
meerderheid van stemmen. Bij staking van de stemmen beslist de voorzitter. Bij ontstentenis van een bestuurslid kan deze een ander bestuurslid namens hem machtigen, met dien verstande dat het gemachtigde bestuurslid slechts één zo’n machtiging kan aannemen. De verstrekte machtigingen worden bij opening van de bestuursvergadering gemeld. Een machtiging kan
worden verstrekt op papier of per elektronisch bericht. Een kopie van elke machtiging wordt gehecht aan de notulen van de betreffende bestuursvergadering.
3.3 Besluitvorming algemene ledenvergadering
De besluitvorming binnen de algemene ledenvergadering is geregeld in de Statuten van de vereniging.
3.4 Vergadervormen
Zowel de bestuursvergadering als de algemene
ledenvergadering vindt bij voorkeur plaats via fysieke
aanwezigheid van de (bestuurs)leden op de locatie als in de
convocatie, c.q. oproeping tot de vergadering vermeld. Indien overheidsmaatregelen, vanwege welke reden dan ook, een fysieke bijeenkomst onmogelijk maken, of dit sterk ongewenst blijkt vanwege veiligheidsrisico’s, kan het Bestuur besluiten om de bestuursvergadering te laten plaatsvinden via elektronische media (beeldbellen). Vanwege praktische logistieke problemen kan het Bestuur, in geval van een algemene ledenvergadering, besluiten tot het dan in werking stellen van een specifiek
systeem van machtigingen. Leden geven op de machtiging per voorgenomen besluit aan of zij voor of tegen het voorstel zijn, of zich van stemming willen onthouden. Over kwesties die niet op het machtingsformulier zijn vermeld, kan geen besluit
worden genomen. De machtigingsformulieren worden
verzonden tegelijk met de vergaderstukken voor de algemene ledenvergadering. Op het formulier staat vermeld hoe, en voor welk moment, de machtiging kan worden uitgebracht. De secretaris houdt een register bij van de ontvangen
machtigingen. Met inachtneming van de per machtiging
uitgebrachte stemmen stellen de voorzitter en secretaris in een onderlinge elektronische vergadering (beeldbellen) de uitslagen vast. Van elke elektronisch gehouden (bestuurs)vergadering worden op de gebruikelijke wijze notulen vastgelegd. Notulen van een op bovenbeschreven wijze gehouden elektronische algemene ledenvergadering worden vastgesteld in de
eerstvolgende fysieke algemene ledenvergadering.
4. Beleid
4.1 Beleidsplan
Het bestuur stelt jaarlijks een beleidsplan op in lijn met de doelstellingen van de vereniging, conform artikel 3 van de Statuten. Dit plan wordt ter kennis gebracht van de algemene vergadering. De algemene vergadering kan besluiten het plan al of niet gewijzigd vast te stellen.
4.2 Inhoud
Het beleidsplan geeft inzage in de voorgenomen aantallen bijeenkomsten, zoals lezingen en excursies, alsmede over de overige activiteiten waar de vereniging bij betrokken is of raakt.
Het plan geeft toelichting op lopende en voorgenomen
projecten, de communicatie naar leden en belangstellenden, en presentaties naar leden. Het beleidsplan is voorzien van een begroting voor het betreffende boekjaar. Zowel het beleidsplan als de begroting worden openbaar gepubliceerd op de website van de vereniging. Indien nodig wordt vermeld dat het om een concept gaat dat nog door de algemene ledenvergadering moet worden vastgesteld.
5. Lidmaatschap en contributie
5.1 Duur van het lidmaatschap en begunstiging
Het lidmaatschap, c.q. begunstiging, wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en wordt jaarlijks automatisch verlengd.
Opzegging door het lid of begunstiger is mogelijk per schriftelijke mededeling of elektronisch bericht naar de secretaris. Opzeggingen die ontvangen zijn op of voor 4 december, leiden tot het beëindigen van het lidmaatschap of begunstiging per einde van het lopende kalenderjaar. Ontvangst
vanaf 5 december tot en met 31 december leidt tot het beëindigen van het lidmaatschap per einde van het daarop volgende kalenderjaar.
5.2 Geen restitutie
Bij het beëindigen van het lidmaatschap of begunstiging, daar onder begrepen vanwege verhuizing, onder curatele stelling en overlijden, ontstaat geen recht op restitutie van (een deel van) de contributie of donatie.
5.3 Aanmelding en wijziging
Aanmeldingen voor het lidmaatschap en begunstiging worden gericht aan de secretaris. De secretaris bevestigt de ontvangst van de aanmelding onder toekenning van het
lidmaatschapsnummer of begunstigersnummer. In uitzonderlijke gevallen kan de secretaris eerst een besluit van het Bestuur verlangen alvorens de aanmelding te accepteren. De secretaris stuurt de aanmeldingsgegevens door naar het bestuurslid dat de ledenadministratie bijhoudt, voor zover hij dat zelf niet doet.
De registratie vindt plaats in de leden/begunstigers-
administratie conform de vigerende richtlijnen uit de AVG.
Leden en begunstigers hebben het recht inzage te verlangen in de gegevens zoals die in de ledenadministratie zijn vastgelegd.
Een verzoek tot wijziging van deze gegevens wordt eveneens gericht aan de secretaris. Het lid c.q. begunstiger ontvangt een bevestiging van de uitgevoerde wijziging. De interne procedure is identiek aan het behandelen en vaststellen van
5.5 Contributie
De contributie bedraagt € 25,- per jaar voor leden. Partnerleden en jeugdleden betalen € 10,- per jaar. Ereleden zijn vrijgesteld van contributie. De minimumbijdrage per jaar voor begunstigers is € 25,-. Rond de wisseling van het verenigingsjaar (boekjaar) ontvangen alle leden en begunstigers een factuur ter zake. In bijzondere gevallen kan het bestuur besluiten een lid vrij te stellen van het betalen van de jaarlijkse contributie.
6. Communicatie en publicatie
6.1 Verenigingstijdschrift
De vereniging geeft het verenigingstijdschrift Heemtijdinghen uit. Het verschijnt viermaal per jaar. Elke uitgave wordt opeenvolgend genummerd met vermelding van het jaar van uitgave. Alle leden en begunstigers ontvangen van iedere
uitgave één exemplaar per adres. Het tijdschrift verschijnt onder verantwoordelijkheid van het Bestuur en wordt samengesteld door een onafhankelijke redactie. Redactieleden zijn lid van de vereniging. De redactie bestaat uit ten minste drie personen.
Redactieleden worden voor onbepaalde tijd benoemd door het bestuur. De redactie kan uit haar midden een hoofdredacteur aanwijzen en verdeelt onderling de taken. Het contact tussen de redactie en het Bestuur verloopt via de voorzitter en de
secretaris. Eenmaal per jaar, of zo dikwijls als de redactie of het Bestuur dit nodig acht, is er een overlegvergadering tussen (een delegatie van) het Bestuur en de redactie. De redactie is vrij in de keuze van te plaatsen artikelen zolang deze passen binnen de doelstellingen van de vereniging. In overleg met het Bestuur kan de redactie (financiële) verplichtingen aangaan ten behoeve van de productie van het tijdschrift. Redactieleden ontvangen geen vergoeding voor hun werkzaamheden en worden
beschouwd als vrijwilligers in de zin van artikel 2.5. De levering
van elke uitgave gebeurt naar een in onderling overleg vast te stellen centraal adres. De redactie voorziet de secretaris tijdig van het leveringsschema van de uitgaven. De redactie heeft voorts een inspanningsverplichting bij het werven van
advertenties voor het tijdschrift. Per adverteerder wordt het tarief vastgesteld in overleg met het Bestuur. Artikelen die in het tijdschrift worden gepubliceerd worden ook gepubliceerd en gearchiveerd op de website van de vereniging, met dien
verstande dat deze openbaarmaking start in het vierde jaar na het verschijningsjaar van het artikel. De redactie regelt tijdig de toestemming hiervoor met de auteurs.
6.2 Nieuwsbrief en Nieuwsflits
De vereniging geeft elf maal per jaar (niet in de maand
augustus) een Nieuwsbrief uit onder de verantwoordelijkheid van het Bestuur. In voorkomende gevallen kan daarnaast ook een (korte) Nieuwsflits worden uitgegeven als een actuele
situatie daarom vraagt. Het Bestuur wijst uit haar midden één of meer bestuursleden aan die verantwoordelijk zijn voor het
samenstellen en verzenden van beide publicaties. De
Nieuwsbrief wordt ook gepubliceerd en gearchiveerd op de website van de vereniging. De verzending van beide publicaties gebeurt elektronisch. Leden en begunstigers kunnen het
Bestuur verzoeken tot toezending van de Nieuwsbrief in
papieren vorm. Aan deze service kan het bestuur extra kosten verbinden onder goedkeuring van de algemene
ledenvergadering. Voorts kan het Bestuur toestemming verlenen
verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites en kan het technisch beheer delegeren aan een derde partij. Het Bestuur wijst uit haar midden één of meer bestuursleden aan die verantwoordelijk zijn voor het inhoudelijk beheer van de websites. Zij plaatsen en verwijderen berichten, artikelen, illustraties, links en al datgene dat nodig is voor een goede werking en overdracht van informatie. Het Bestuur kan besluiten om de aard en werking van de websites aan te
passen, uiteraard zodanig dat dit binnen de doelstellingen van de vereniging past.
6.4 Persberichten en andere berichtgeving
Het Bestuur kan berichten verzorgen ten behoeve van de
persmedia, bijvoorbeeld voor het aankondigen van activiteiten.
Het Bestuur wijst uit haar midden één of meer bestuursleden aan die belast zijn met de samenstelling en verspreiding van deze berichten. De secretaris houdt een lijst bij van persmedia- contacten. De secretaris treedt ook op als woordvoerder bij vragen door mediavertegenwoordigers. Hij kan deze taak (eventueel per keer) delegeren aan een ander bestuurslid.
Naast de websites en het verzenden van berichten aan de persmedia kan het Bestuur besluiten tot inzet van andere
‘sociale media’ (zoals podcast, facebook en twitter) voor het verspreiden van informatie en/of het vragen van reacties op activiteiten of berichtgeving. Het Bestuur wijst in voorkomende gevallen uit haar midden één of meer bestuursleden aan die belast zijn met het inhoudelijk beheer van dergelijke
communicatiekanalen.
7. Commissies en werkgroepen
7.1 Kascommissie
De kascommissie informeert, bij het vaststellen of vermoeden van onregelmatigheden in de financiële verantwoording,
onverwijld de penningmeester. Samen met de penningmeester probeert de kascommissie een oplossing te vinden volgens de regels van goed financieel beheer. De penningmeester
informeert het Bestuur over de aard van de onregelmatigheid en de eventueel gevonden oplossing. Is er geen oplossing gevonden dan probeert het Bestuur in overleg met de
kascommissie alsnog tot een oplossing te komen. Lukt ook dat niet, dan wordt de kwestie voorgelegd aan de algemene
ledenvergadering. De overige taken en verplichtingen van de kascommissie zijn in de Statuten vastgelegd. Elk lid van de vereniging is verkiesbaar in de algemene ledenvergadering om op te treden als lid van de kascommissie. Hij mag deze taak maximaal twee boekjaren uitvoeren. In bijzondere gevallen, zoals bedoeld in artikel 3.4 kan het Bestuur besluiten om deze termijn met maximaal één jaar te verlengen. Commissieleden ontvangen geen vergoeding voor hun werkzaamheden en worden beschouwd als vrijwilligers in de zin van artikel 2.5.
7.2 Commissie Activiteiten
Het Bestuur benoemd de leden van deze commissie. De
benoeming is voor onbepaalde duur. De commissie bestaat uit ten minste drie leden en kan uit haar midden een voorzitter
Commissieleden ontvangen geen vergoeding voor hun
werkzaamheden en worden beschouwd als vrijwilligers in de zin van artikel 2.5.
7.3 Commissie Boekentafel
Het Bestuur benoemd de leden van deze commissie. De
benoeming is voor onbepaalde duur. De commissie bestaat uit ten minste drie leden en kan uit haar midden een voorzitter aanwijzen. Het contact tussen de commissie en het Bestuur verloopt via de voorzitter van de vereniging. De commissie verzorgt naar eigen inzicht een passend aanbod van relevant uitgaven rondom de lezingen en bij evenementen en
gelegenheden waar de verenging is vertegenwoordigd. De commissie kan uitgaven van derden volgens de regels van goed koopmanschap in consignatie nemen. Van de resultaten van in- en verkoop houdt de commissie een overzicht bij. De netto baten en lasten vallen toe aan de Stichting Stichts-Hollandse Bijdragen, de ‘uitgeeforganisatie’ van de vereniging.
Commissieleden ontvangen geen vergoeding voor hun
werkzaamheden en worden beschouwd als vrijwilligers in de zin van artikel 2.5.
7.4 Overige commissies en werkgroepen
Het Bestuur kan besluiten andere werkgroepen in te stellen, zoals voor ‘Onderzoek’, ‘Oral History’ of ‘Storytelling’. Voor deze commissies geldt mutatis mutandis hetzelfde als vermeld in artikel 7.2 onder aanpassing van het specifieke doel van de commissie. Commissieleden ontvangen geen vergoeding voor hun werkzaamheden en worden beschouwd als vrijwilligers in de zin van artikel 2.5.
8. Reis- en onkostenvergoeding
8.1 Reiskosten
Bij reizen ten behoeve van de vereniging maken bestuursleden, commissieleden en leden die door het Bestuur met een speciale taak zijn belast, gebruik van het openbaar vervoer. De
reiskosten kunnen worden gedeclareerd op basis van de tweede klasse vervoer per spoor. Bij gebruik van een auto kunnen de verreden kilometers worden gedeclareerd tegen het forfaitaire tarief dat de Belastingdienst jaarlijks vaststelt. Bij gebruik van een auto wordt ‘carpooling’ sterk aanbevolen. Voor buitenlandse reizen en reizen met een vergoedingswaarde boven € 100,- is vooraf toestemming nodig van het Bestuur. Het bestuur en elke commissie is verantwoordelijk om het totaal aan reiskosten niet te laten stijgen boven het daartoe begrootte bedrag in enig boekjaar. De penningmeester geeft aanwijzingen op welke (elektronische) wijze een declaratie kan worden ingediend.
8.2 Bezoldiging arbeidstijd
Behoudens het bepaalde in artikel 2.5 ontvangen bestuursleden en commissieleden voor hun werkzaamheden geen vergoeding voor de inzet van tijd.
8.3 Overige onkosten
Bestuursleden, commissieleden en leden die door het Bestuur met een speciale taak zijn belast, kunnen voor gemaakte
overige onkosten een declaratie indienen. Voor uitgaven boven
9. Continuïteit van bestuur
9.1 Te weinig bestuursleden
Conform artikel 13.2 van de Statuten blijft het bestuur bevoegd indien het aantal bestuursleden is gedaald tot onder het
minimum van drie personen. Het Bestuur is verplicht om zo spoedig mogelijk een algemene vergadering te beleggen waarin de vacature(s) aan de orde komt/komen.
9.2 Geen bestuursleden
Indien het aantal bestuursleden tot nul is gedaald is er geen sprake van een bevoegd bestuur. Onverlet het bepaalde in het vorige lid wordt hierbij voor nu reeds alsdan bepaald dat het Bestuur van de Stichting Hugo Kotestein, gevestigd te Woerden, wordt gevraagd het (tijdelijk) bestuur van de vereniging te
vormen c.q. aan te wijzen uit leden van de vereniging. Dit (tijdelijk) bestuur is verplicht om zo spoedig mogelijk een
algemene vergadering te beleggen waarin de samenstelling van het definitieve bestuur aan de orde komt.
Aldus vastgesteld door de Bijzondere Algemene
Ledenvergadering op 13 juli 2021. Deze versie van het Huishoudelijk Reglement geldt vanaf het moment van vaststelling.
