VERGADERING OC HRM

VERGADERING OC HRM

02.09.2021

AGENDA

VERGADERING #2 VAN HET OC HRM

Goedkeuring van het verslag van de vergadering van 24 juni 2021 Opvolgen van actiepunten

Doelprocessen en opdracht Integrator - Fase 1 Quickwins

Operationele governance Actiepunten

Vragen/Antwoorden

GOEDKEURING

TERUG TE VINDEN OP DE WEBSITE VAN HET CIBG

VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN 24 JUNI 2021

https://cibg.brussels/nl/wepulse

https://cirb.brussels/fr/wepulse

OPVOLGEN VAN

ACTIEPUNTEN

G E M E E N T E N

OC HRM - STATUS BENOEMINGEN

O C M W

Ontbrekende vertegenwoordigers van de GEMEENTEN tot op heden:

- Sint-Joost

Ontbrekende vertegenwoordigers van de OCMW's tot op heden:

- Oudergem - Etterbeek

- Watermaal-Bosvoorde

7 02.09.21

G E M E E N T E N

OC HRM – STATUS WORKSHOPS &

VRAGENLIJSTEN

O C M W

Gemeenten (GB) HRM

Anderlecht x

Oudergem x

Sint-Agatha-Berchem x

Brussel Etterbeek

Vorst x

Ganshoren x

Elsene x

Jette x

Koekelberg

Sint-Jans-Molenbeek

Sint-Gillis x

Sint-Joost

Schaarbeek x

Watermaal- Bosvoorde

x

Sint-Pieters-Woluwe x

OCMW HRM

Anderlecht

Oudergem x

Sint-Agatha-Berchem x

Etterbeek

Evere x

Vorst x

Ganshoren Elsene

Jette x

Koekelberg x

Sint-Jans-Molenbeek x

Sint-Gillis x

Sint-Joost x

Schaarbeek x

Watermaal- Bosvoorde

x Sint-Pieters-Woluwe x Sint-Pieters-Woluwe x

IMPLEMENTATIE OC HRM

• Opstellen van een huishoudelijk reglement dat de voorwaarden bevat waaronder de werkzaamheden zullen verlopen, en de manier waarop de adviezen zullen worden opgesteld en de besluiten zullen worden genomen. In het bijzonder:

vaststellen van de methode voor benoeming van de medevoorzitters.

• Daartoe een werkgroep oprichten die tijdens de volgende vergadering verslag zal uitbrengen, met voorafgaande verspreiding onder de leden. Samenstelling van de groep: 3 vertegenwoordigers van de gemeenten, 3 vertegenwoordigers van de OCMW's?

• Richting: steunen op het HR van het COMIGOV.

• De voorzit(s)ter aanduiden in de volgende vergadering.

• Kalender 2021 van OC-vergaderingen in 2021: maandelijkse frequentie, iedere 1^e donderdag van de maand; herinneringsmail versturen 2 weken voor de vergadering;

uitnodiging versturen (Teams) samen met een agendavoorstel 1 week voor de vergadering.

• Volgende vergadering: 7 oktober 2021

9 02.09.21

P R O G R A M M A G O V E R N A N C E

STRATEGISCHE GOVERNANCE

TACTISCHE GOVERNANCE

OPERATIONELE

GOVERNANCE

OPDRACHT

D e g o v e r n a nc e i s

bevoegd v o o r de p l a n n in g en algemene uitvoering v an projecten, m a a r d o et n i e t a a n micro p lan n in g (dit valt onder de

bevoegdheid v a n d e projectleiders )

OPERATIONELE

GOVERNANCE

11 02.09.21

O P E R A T I O N E E L N I V E A U

G E M E E N T E N O C M W ' s

STUUR C OM IT É STUURCOMITÉ

FIN B FIN I&B HRM CRM FIN SOC HRM CRM

PM INTEGRATOR

LOKAAL C OMIT É

PM INTEGRATOR

LOKAAL C OMIT É

PM INTEGRATOR

LOKAAL C OMIT É

PM INTEGRATOR

LOKAAL COMIT É

PM INTEGRATOR

LOKAAL C O M I T É

PM INTEGRATOR

LOKAAL C O M I T É

PM INTEGRATOR

LOKAAL C O M I T É

PM INTEGRATOR

LOKAAL C O M I T É

S T U U R C O M I T É

O p v o l g i n g v a n W e P u l s e - p r o j e c t e n o p l o k a a l n i v e a u e n c o ö r d i n a t i e v a n d e

v e r t e g e n w o o r d i g e r s i n d e g o v e r n a n c e - i n s t a n t i e s v a n W e P u l s e

VOORZITTERSCHAP

D e v e r t e ge n w o o r d i g( s t ) e r b i j C O M IG O V

LEADER

E e n lokale p r o g r a m m a b e h e e r d e r ( IT M a n a g e r ? )

LEDEN

De v e r t e g e n w o o r d i g e r s v a n d e ge m e e n t e o f h e t O C M W d i e z i j n a a n g e s t e l d i n d e g o v e r n a n c e - i n s t a n t i e s v a n We P u l s e + p r o j e c t l e i d e r s g e m e e n t e n / O C M W e n / o f In t e g r a t o r

L O K A A L

DOELEN LEDEN

13 02.09.21

O p v o l g i n g v a n h e t

W e P u l s e - p r o j e c t o p l o k a a l n i v e a u

E e n p r o j e c t c o m i t é p e r f u n c t i o n e e l d o m e i n

VOORZITTERSCHAP

D e v e r t e ge n w o o r d i g( s t ) e r i n h e t d e s b e t r e ff e n d e O v e r l e gc o m i t é

LEADER

D e p r o j e c t l e i d e r v a n d e ge m e e n t e o f h e t O C M W

LEDEN

Al l e bet rokkenen van de gem eent en of het OC M W + proj ect l ei d er Int egr at o r

P R O J E C T C O M I T É S

DOELEN LEDEN

ORGANISATIE VAN DE WERKZAAMHEDEN

Organen OC FIN OC CRM OC HRM OC SOC

COMIGOV UITV.COM Stuurcomités Werkgroepen

Donderdag #1 x … …

Donderdag #2 x … …

Donderdag #3 x … …

Donderdag #4 x … …

DOELPROCESSEN

LIJST VAN DOELPROCESSEN

Bepaling van de behoeften

Afgezien van de problemen bij het kiezen van de doeltool, is het belangrijk om de processen te bepalen die de doeloplossing in

aanmerking moet nemen, onafhankelijk van de bestaande toepassingen.

Dit zal het mogelijk maken om de behoeften in kaart te brengen en de voorgestelde oplossingen kritisch te bekijken + link met Fase 1 opdracht Integrator – Applicatieontwikkelaar.

Voorstel:

• Hiervoor een werkgroep oprichten die een eerste aanzet zal geven voor het bepalen van de behoeften waarin elk proces moet voorzien.

Samenstelling van de groep: 3 vertegenwoordigers van de gemeenten, 3 vertegenwoordigers van de OCMW's?

• Vertrekken van de processen die uit de vragenlijsten naar voren komen en deze verfijnen.

Voorgestelde deadline: 30 september 2021

17 02.09.21

KOPPELING MET GTI-PLATFORM DHR

OPDRACHTORDER

INTEGRATOR – FASE 1

19 02.09.21

DOELSTELLINGEN

• Een vereenvoudiging van die contracten voorstellen met een optimalisering van de dienstenniveaus om jaarlijks 20% te besparen;

• De inventaris van de bestaande oplossingen in de gemeenten en OCMW's (backend) & front-end) établi par le CIRB ; aanvullen

• De businessprocessen vollediger en gedetailleerder in kaart brengen, analyseren en modelleren op basis van het eerdere werk van de CIBG voor elk van de vier

functionele domeinen;

• Een uniformering en stroomlijning van die processen voorstellen die voor alle plaatselijke besturen in het programma geschikt kunnen zijn;

• Noden definiëren: de functionele basisvereisten in kaart brengen en de verbeteringen beschrijven die de toepassing voor elk domein beoogt;

• De quickwins (verbeteringen/vereenvoudigingen op korte termijn) van het CIBG verder analyseren om daaraan verbonden oplossingen te leren en voor te stellen;

nieuwe quickwins zoeken

.

• Beoogde startdatum van de opdracht: 01/10/2021

OPDRACHT 2 – FASE 2.1

Opdracht 2 – Fase 2.1: Overname van de bestaande AS-IS

Incl.:

• Overname van het beheer van de bestaande AS-IS en de optimalisering ervan

• Analyse en uitvoering van de vastgestelde maar nog niet toegepaste quickwins (verbeteringen/vereenvoudigingen op korte termijn) op de AS-IS

• Nieuwe quickwins voorstellen, analyseren en uitvoeren volgens de procedures in de governancemechanismen van WePulse

• …

21 02.09.21

OPDRACHT 2 – FASE 2.2

Opdracht 2 – Fase 2.2: Bepaling TO-BE

Incl.:

• Gedetailleerde functionele analyse

• Voorstel voor een beoogde uniforme vormgeving op basis van de in kaart gebrachte behoeften en analyses

• Voorstel voor softwareonderdelen die de eengemaakte applicatiesuite zullen vormen

• Uitwerking van gepersonaliseerde roadmaps voor de migratie van elke gemeente en elk OCMW naar de eengemaakte applicatiesuite op basis van de AS-IS, de TO-BE en de prioriteiten die elke gemeente en de OCMW's hebben meegedeeld

• …

! Opeenvolgende herhalingen (# per gemeente/OCMW en per domein)

OPDRACHT 3 – FASE 3

Opdracht 3 – Fase 3: Uitrol TO-BE

Incl.:

• Uitrol van de eengemaakte applicatiesuite op basis van de gepersonaliseerde roadmaps voor elke gemeente en elk OCMW in de periode 2021-2025

• Ondersteuning bij het veranderingsbeheer

• Evolutief onderhoud van de eengemaakte applicatiesuite op basis van de analyse van de zakelijke aanvragen van de gemeenten en OCMW's die door de governance-instanties van het WePulse- programma gevalideerd werden en de evolutie van de verschillende regelgevingen

(onderhoudsvoorschriften/-wetten) en technisch onderhoud

• …

• ! Golven van parallelle ontwikkelingscycli waarbij telkens geleidelijk aan nieuwe functionaliteiten

worden uitgerold

QUICKWINS

OPVOLGING VAN DE QUICKWINS

Het CIBG heeft een eerste reeks mogelijke verbeteringen/vereenvoudigingen van het bestaande op korte termijn vastgesteld, evenals van de ermee verband houdende mogelijke oplossingen.

Het beheer van de quickwins volgens de procedures uit de governancemechanismen van WePulse De evaluatie en de prioritering ervan vinden plaats binnen de ad-

hocoverlegcomités.

De vastgestelde en nieuwe quickwins, die worden geïdentificeerd voordat Fase 2.1 - Overname van de bestaande AS-IS wordt uitgevoerd, worden momenteel door de CIBG geanalyseerd, wat ook zal leiden tot implementatie van de gekozen oplossingen.

Vanaf de start van Fase 2.1 - Overname van de bestaande AS-IS, de Analyse en uitvoering van de vastgestelde maar nog niet toegepaste quickwins door de CIBG, en het Voorstel voor nieuwe quickwins, de analyse en uitvoering ervan volgens de procedures in de

governancemechanismen van WePulse zijn ten laste van de Integrator –

Applicatieontwikkelaar.

25 02.09.21

VOORSTEL VOOR QUICKWINS

DOMEIN OPLOSSING BEGUNSTIGDEN VOORDELEN

Human resources Inwerkingtreding van de modules opleiding & evaluatie

(van de opleidingen) Gemeentebesturen en OCMW's

Individueel en collectief beheer van de opleidingsplannen Automatisch voeden van de catalogus vanuit catalogi van derden (bv. GSOB)

Human resources

Vlot toegankelijke kantooropleidingen

Gemeentebesturen en OCMW's

Toegang tot een catalogus met cursussen (face-to-face, op afstand, webinars, video's ...) over kantoorsoftware

VOLGENDE STAPPEN

27 02.09.21

• Opvolging Workshops/Vragenlijsten

• Afronding door de vertegenwoordigers in het OC

• Contacten met WePulse-team HRM

• Voorgestelde deadline: 16 september 2021

• Oprichting HR-werkgroep

• Organiseren werkzaamheden werkgroep

• Koppeling met werkzaamheden van het GTI-platform DHR

• Voorstel versturen aan leden overlegcomité

• Voorgestelde deadline: 30 september 2021

• Volgende vergadering: 7 oktober 2021

• Oprichten van een werkgroep DOELPROCESSEN

• Organiseren werkzaamheden werkgroep

• Een eerste lijst versturen aan de leden van het overlegcomité

• Voorgestelde deadline: 30 september 2021

VOLGENDE STAPPEN

• Opstart instructie quickwins

• Presentatie op de volgende vergadering van het OC

VRAGEN EN

ANTWOORDEN

B E D A N K T

https://cibg.brussels/nl/wepulse https://cirb.brussels/fr/wepulse

Contact:

Rudy Therasse –Programmadirecteur

rtherasse@cirb.brusselsrtherasse@cibg.brussels

12.08.21