Regeling vergoedingen Universiteitsraadswerk Erasmus Universiteit Rotterdam
Artikel 1 - Begripsbepalingen
a. Universiteit: de Erasmus Universiteit Rotterdam b. College: het College van Bestuur van de Universiteit
c. Universiteitsraad: het medezeggenschapsorgaan van de Universiteit, bedoeld in artikel 9.31 lid 1 van de WHW
d. WHW: wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek
e. Personeel: het aan de EUR verbonden personeel met een vast of tijdelijk dienstverband, ongeacht de omvang daarvan met uitzondering van student-assistenten
f. Student: degene die als zodanig bij de Universiteit staat ingeschreven
g. Voorzitter: de voorzitter van de Universiteitsraad, bedoeld in artikel 9.31 lid 8 van de WHW h. Personeelsgeleding: dat deel van de Universiteitsraad, dat uit en door het Personeel is
gekozen
i. Studentgeleding: dat deel van de Universiteitsraad, dat uit en door de studenten is gekozen j. Presidium: het presidium van de Universiteitsraad, bestaande uit de voorzitter en
vicevoorzitters van de Universiteitsraad
k. Zittingsjaar: de zittingsperiode van de Universiteitsraad waarin het lid zitting neemt in de Universiteitsraad en die aanvangt op 1 september en eindigt op 31 augustus van het daaropvolgende jaar
Artikel 2 - Vergoeding in tijd voor Personeel
Ter vervulling van de taak van de Universiteitsraad en de commissies van de Universiteitsraad, zoals beschreven in artikel 9.32 WHW, worden de personeelsleden gedurende het Zittingsjaar als volgt vrijgesteld van hun normale werkzaamheden.
1. Leden van de Personeelsgeleding, niet zijnde de Voorzitter of lid van het Presidium: voor 0,2 fte van de werktijd per week op basis van een 38-urig werkweek.
2. Leden van het Presidium, niet zijnde de Voorzitter: in totaal maximaal 0,3 fte van de werktijd per week op basis van een 38-urig werkweek.
3. De financiële tegemoetkomingen voor de vergoedingen genoemd in leden 1 - 2 van dit artikel komen ten goede aan de afdeling of sectie van de beheerseenheid waarbij het personeelslid werkzaam is en wordt daartoe geoormerkt.
4. De vergoedingen genoemd in leden 1 - 2 van dit artikel zijn niet afhankelijk van de omvang van de aanstelling van het personeelslid.
Artikel 3 - Vergoeding in geld voor Studenten
Ter vervulling van de taak van de Universiteitsraad en de commissies van de Universiteitsraad, zoals beschreven in artikel 9.32 WHW, ontvangen leden van de Universiteitsraad gedurende het Zittingsjaar de hierna genoemde vergoeding.
1. Leden van de Studentgeleding, niet zijnde de Voorzitter of lid van het Presidium: een vacatiegeld van 113,50 euro per maand voor een duur van tien maanden.
2. Leden van het Presidium, niet zijnde de Voorzitter: een vergoeding van in totaal maximaal 170,25 euro per maand voor een duur van tien maanden.
Artikel 4 - Vergoeding in tijd en geld voor de Voorzitter
1. Ter vervulling van de taak van Voorzitter van de Universiteitsraad, zoals beschreven in artikel 9.81 lid 8 WHW, wordt de Voorzitter die een Personeelslid is gedurende het Zittingsjaar als
volgt vrijgesteld van de normale werkzaamheden: totaalvergoeding in tijd voor 0,4 fte van de werktijd per week op basis van een 38-urige werkweek.
2. Ter vervulling van de taak van Voorzitter van de Universiteitsraad, zoals beschreven in artikel 9.81 lid 8 WHW, ontvangt de Voorzitter die Student is gedurende het Zittingsjaar, een totaalvergoeding van 0,5 fte op basis van de salarisschaal student-assistenten vierdejaars.
3. De Voorzitter ontvangt naast de vergoeding genoemd in lid 1 of lid 2 een representatievergoeding van 312,50 euro per maand.
4. De financiële tegemoetkoming voor de vergoeding in tijd genoemd in lid 1 van dit artikel komt ten goede aan de afdeling of sectie van de beheerseenheid waarbij het personeelslid werkzaam is en wordt daartoe geoormerkt.
5. De vergoeding genoemd in lid 1 van dit artikel is niet afhankelijk van de omvang van de aanstelling van de Voorzitter.
Artikel 5 - Overgangsregeling
1. Anders dan vermeld in artikel 2 ontvangen Personeelsleden die op datum van inwerkingtreding van deze regeling lid zijn van de Universiteitsraad, een toelage van 24,50 euro per maand voor een duur van tien maanden, naast de vergoeding in tijd vermeld in dat artikel.
2. Anders dan vermeld in artikel 4 lid 1 ontvangt de Voorzitter van de Universiteitsraad die op datum van inwerkingtreding van deze regeling Voorzitter is van de Universiteitsraad, gedurende het voorzitterschap een toelage van 10% van het maximum van schaal 18 cao NU, naast de vergoeding in tijd en geld vermeld in dat artikel.
3. De vergoeding genoemd in lid 1 van dit artikel vervalt per 1 september 2017.
4. De vergoeding genoemd in lid 2 van dit artikel vervalt per 1 november 2017, tenzij de huidige Voorzitter zijn voorzitterschap eerder beëindigt.
Artikel 6 - Overige bepalingen
1. Het College kan artikelen van deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover toepassing gelet op het belang van een realistische compensatie voor deelname aan de medezeggenschap zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard.
2. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het College.
3. De vergoedingen in deze regeling worden driejaarlijks door het College vastgesteld met ingang van 1 september 2016.
Artikel 7 - Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op 1 september 2016 en is door het College vastgesteld op 18 augustus 2016.
Artikel 8 – Citeertitel en slotbepalingen
1. Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling vergoedingen Universiteitsraadswerk.
2. De citeertitel wordt afgekort als: RVU.
3. Deze regeling wordt gepubliceerd op de website van de EUR.
4. De RVU wordt in het Engels vertaald. In geval van strijdigheid prevaleert de Nederlandse tekst.
Toelichting bij de Regeling vergoedingen
Universiteitsraadswerk Erasmus Universiteit Rotterdam
Deze regeling regelt de vergoedingen van leden en de voorzitter van de Universiteitsraad voor de tijd en moeite die in de centrale medezeggenschap wordt gestoken. Deze regeling is gebaseerd op de aanbevelingen die voortvloeien uit de inventarisatie ten behoeve van ‘het goede gesprek’.
Ongedeelde medezeggenschap
Bij de EUR is een stelsel van ongedeelde medezeggenschap van toepassing, bedoeld in artikel 9.30 eerste lid onder b van de WHW. Dit betekent dat de studenten en het personeel één Raad vormen.
Vergoeding in tijd en/of geld
In de regeling wordt er een onderscheid gemaakt tussen de vergoeding van leden zijnde een student en leden zijnde een personeelslid. Het uitgangspunt hierbij is conform de aanbevelingen van het Goede gesprek: vergoeding in geld voor studenten en vergoeding in tijd en waardering voor personeel.
Deelname in de medezeggenschap staat vast op de agenda van het R&O gesprek. Input over het functioneren van een personeelslid in deze rol wordt verkregen bij de voorzitter van het gremium en uit het jaarverslag.
Het vacatiegeld voor studentleden (artikel 3) is volledig belast. De bedragen worden bruto uitbetaald en het student-lid dient dit als inkomsten op te geven bij de Belastingdienst/Dienst Uitvoering Onderwijs.
De toelage voor de personeelsleden (artikel 5 lid 1) is gebaseerd op artikel 3.16 van de cao NU. Het bedrag is volledig belast en wordt uitbetaald onder inhouding van de verschuldigde loonheffing.
Leden Presidium
Leden van het Presidium die een hogere frequentie vergaderen ontvangen een vergoeding factor 1.5.
De vergoeding in geld komt toe aan de leden en de vergoeding in tijd komt toe aan de betrokken eenheden; de afdeling of sectie van de beheerseenheid waarbij het personeelslid werkzaam is.
Absentie
Als het personeelslid of de student slechts een deel van een zittingsjaar lid is van de Universiteitsraad of slechts een deel van het zittingsjaar een bijzondere functie binnen de Universiteitsraad vervult, wordt de vergoeding naar rato van het aantal maanden uitbetaald. Ook wordt conform de absentieregeling, bedoeld in artikel 3 Reglement van orde van de Universiteitsraad van de EUR, naar rato van de ongeoorloofde afwezigheid het aantal maanden vergoeding ingehouden.
Regulations Governing Payments for University Council Work of Erasmus University Rotterdam
Article 1 - Definitions
l. University: Erasmus University Rotterdam m. Board: the Executive Board of the University
n. University Council: the participation body of the University as referred to in Section 9.31, subsection 1 of the WHW
o. WHW: the Dutch Higher Education and Research Act
p. Staff: the group that consists of persons employed by the University on the basis of a permanent or temporary employment contract, regardless of whether these employees work on a full-time or part-time basis, with the exception of student assistants
q. Student: a person who is registered as a student at the University
r. Chair: the chair of the University Council as referred to in Section 9.31, subsection 8 of the WHW
s. Staff Delegation: the part of the University Council that consists of staff members who were elected by staff members
t. Student Delegation: the part of the University Council that consists of students who were elected by students
u. Presidium: the presidium of the University Council, which consists of the chair and vice chairs of the University Council
v. Session: the term of the University Council during which a member holds his or her seat on the University Council, which term commences on 1 September and ends on 31 August of the following year
Article 2 - Payment in time for staff members
To enable performance of the duties associated with membership of the University Council and membership of the committees of the University Council as described in Section 9.32 of the WHW, during the Session, staff members shall be exempt from their normal work as follows.
5. Members of the Staff Delegation, with the exception of the chair and members of the Presidium: for 0.2 FTEs of the weekly working hours based on a 38-hour working week.
6. Members of the Presidium, with the exception of the chair: a total maximum of 0.3 FTEs of the weekly working hours based on a 38-hour working week.
7. The financial allowances for the payments specified in paragraphs 1 and 2 of this article shall benefit the department or section of the management unit in which the staff member works and shall be earmarked for that purpose.
8. The payments specified in paragraphs 1 and 2 of this article do not depend on the length of the working week of the staff member.
Article 3 - Payment in money for students
To enable performance of the duties associated with membership of the University Council and membership of the committees of the University Council as described in Section 9.32 of the WHW, during the Session, members of the University Council shall receive the payments specified below.
3. Members of the Student Delegation, with the exception of the chair and members of the Presidium: an attendance fee of 113.50 euros a month for a period of ten months.
4. Members of the Presidium, with the exception of the chair: a total maximum payment of 170.25 euros a month for a period of ten months.
Article 4 - Payment in time and money for the Chair
6. To enable performance of the duties associated with the position of Chair of the University Council as described in Section 9.81, subsection 8 of the WHW, during the Session, the Chair who is a staff member shall be exempt from normal work as follows: total payment in time for 0.4 FTEs of the weekly working hours based on a 38-hour working week.
7. To enable performance of the duties associated with the position of Chair of the University Council as described in Section 9.81, subsection 8 of the WHW, during the Session, the Chair who is a student shall receive a total payment of 0.5 FTEs based on the fourth-year student assistant salary scale.
8. In addition to the payment specified in paragraph 1 or paragraph 2, the Chair shall receive an allowance for representation expenses of 312.50 euros a month.
9. The financial allowance for the payment in time specified in paragraph 1 of this article shall benefit the department or section of the management unit in which the staff member works and shall be earmarked for that purpose.
10. The payment specified in paragraph 1 of this article does not depend on the length of the working week of the Chair.
Article 5 - Transitional arrangements
5. Contrary to the provisions of Article 2, staff members who are members of the University Council on the date on which these regulations enter into effect shall receive an allowance of 24.50 euros a month for a period of ten months in addition to the payment in time specified in the article referred to.
6. Contrary to the provisions of Article 4, paragraph 1, the person who is Chair of the University Council on the date on which these regulations enter into effect shall during the chairmanship receive an allowance of 10% of the maximum of scale 18 of the Collective Labour Agreement for Dutch Universities (CAO NU) in addition to the payment in time and money specified in the article referred to.
7. The payment specified in paragraph 1 of this article shall be discontinued on 1 September 2017.
8. The payment specified in paragraph 2 of this article shall be discontinued on 1 November 2017, unless the current Chair steps down earlier.
Article 6 - Other stipulations
4. The Board may opt to not apply articles of these regulations or depart from articles of these regulations insofar as, in view of the importance of realistic compensation for participation in decision-making, application would result in extreme unfairness.
5. In cases not provided for by these regulations, the Board shall decide.
6. As from 1 September 2016, the Board shall triennially determine the payments provided for in these regulations.
Article 7 - Entry into effect
These regulations shall enter into effect on 1 September 2016 and were adopted by the Board on 18 August 2016.
Article 8 - Short title and concluding provisions
5. These regulations shall be referred to as the Regulations Governing Payments for University Council Work.
6. The short title shall be abbreviated as: RUCW.
7. These regulations shall be published on the University’s website.
8. The RUCW shall be translated into English. In the case of conflict, the Dutch text shall prevail.
Explanatory notes to the Regulations Governing Payments for University Council Work of Erasmus University Rotterdam
These regulations provide for payments to members and the chair of the University Council for the time and effort invested in participation in decision-making at the central level. These regulations are based on the recommendations made following completion of the survey carried out to ensure a proper and meaningful consultative process.
Joint participation
A system of joint participation as referred to in Section 9.30, paragraph 1 under b of the WHW applies at the University. This means that the students and staff constitute one University Council.
Payment in time and/or money
In the regulations, a distinction is made between payments to members who are students and payments to members who are staff members. The starting point in this regard is in accordance with the recommendations made concerning a proper and meaningful consultative process, namely payment in money for students and payment in time and appreciation for staff members. Participation in decision-making is a permanent agenda item of the P&D interview. Input about the performance of a staff member in this role is obtained from the chair of the forum and from the annual report.
The attendance fee for students (Article 3) is fully taxed. The amounts are paid as gross amounts and the student member must report the amount received as income to the Tax and Customs Administration/Education Executive Agency (DUO).
The allowance for staff members (Article 5, paragraph 1) is based on Article 3.16 of the Collective Labour Agreement for Dutch Universities (CAO NU). The amount is fully taxed and the income tax and national insurance contributions owed are deducted at source.
Members of the Presidium
Members of the Presidium who meet more frequently receive a payment that is based on a factor of 1.5.
The payment in money accrues to the members and the payment in time accrues to the units involved;
the department or section of the management unit in which the staff member works.
Absence
If a staff member or a student is a member of the University Council for only part of a session or holds a special position within the University Council for only part of the session, a pro rata payment calculated on the basis of the number of months for which the position was held shall be made to the member concerned. In addition, in accordance with the regulations governing absence as referred to in Article 3 of the Rules of Procedure of the University Council of Erasmus University Rotterdam, payment as calculated on a monthly basis shall be withheld in proportion to the length of unauthorised absence.
