Probusclub Zeewolde
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
( Vastgesteld op 5 maart 2014 )
Inleiding
De Probusclub Zeewolde te Zeewolde is opgericht op 14 januari 2009, op initiatief van Probusclub Nijkerk.
Installatie door Probus Nederland heeft op 8 april 2009 plaatsgevonden.
Doel Artikel 1
1.1. De Probusclub heeft als doel: het bevorderen van de saamhorigheid en vriendschap van geheel of nagenoeg geheel postactieven, die een maatschappelijk verantwoordelijke functie hebben vervuld en die ieder vanuit een persoonlijke, intellectuele en maatschappelijke achtergrond waarde hechten aan het elkaar regelmatig ontmoeten, waarbij onderlinge hulpvaardigheid, verbreding van kennis en interesse, verruiming van inzicht alsmede ontspanning, bindende elementen vormen.
1.2. Dit doel wordt nagestreefd door op regelmatige tijdstippen bijeenkomsten te beleggen, alsmede door andere activiteiten.
1.3. Deze bijeenkomsten worden in de regel eenmaal per twee weken gehouden.
Leden Artikel 2
2.1 Leden zijn diegenen die volgens artikel 3 zijn voorgedragen en aangenomen en zich hebben uitgesproken voor aanvaarding van het lidmaatschap.
2.2 Het lidmaatschap staat open voor personen uit Zeewolde en omstreken die hun actieve loopbaan hebben beëindigd, dan wel op korte termijn zullen beëindigen en die passen bij het doel, als beschreven in artikel 1.1.
2.3 Indien gewenst kan jaarlijks het maximum aantal leden worden vastgesteld.
2.4 Het lidmaatschap eindigt door:
overlijden van het lid
schriftelijke opzegging door het lid
opzegging namens de club, waarbij betrokkene te allen tijde het recht heeft zich hiertegen te verweren, ten overstaan van het bestuur, c.q. de jaarbijeenkomst.
Procedure toelating tot lid Artikel 3
3.1 Een kandidaat-lid moet schriftelijk worden voorgedragen bij het bestuur
door twee of meer leden. De voordracht dient te worden vergezeld van een kort Curriculum Vitae van het betreffende kandidaat-lid. Het kandidaat-lid mag onder geen enkele voorwaarde op de hoogte gesteld worden van deze voordracht.
3.2 Het bestuur beraadt zich of de voorgedragen kandidaat voldoet aan de criteria voor toetreding gesteld in artikel 2.2.
3.3 Door het bestuur wordt beslist of de voorgestelde kandidaat verkiesbaar wordt geacht.
Probusclub Zeewolde
3.4 Indien het kandidaat-lid door het bestuur niet verkiesbaar wordt geacht, geeft de secretaris hiervan kennis aan het lid, c.q. leden, die het kandidaat-lid hebben voorgedragen.
3.5 Indien de kandidaat door het bestuur verkiesbaar wordt geacht, maakt de voorzitter in de eerstvolgende bijeenkomst en zo nodig in de daaropvolgende bijeenkomst de naam van het voorgedragen lid bekend.
3.6 Gedurende een periode veertien dagen daarna kan elk lid zijn bezwaren tegen toelating van het voorgestelde lid schriftelijk, met redenen omkleed, bij het bestuur kenbaar maken.
3.7 Indien binnen deze periode geen bezwaren zijn ingediend, wordt het kandidaat-lid geacht in aanmerking te komen voor een lidmaatschap en vindt er met de kandidaat een
kennismakingsgesprek plaats door twee leden, waarvan tenminste één bestuurslid.
3.8 Het resultaat van het gesprek wordt besproken in het bestuur, waarna wordt besloten tot al dan niet toelating.
Indien tot toelating wordt besloten, wordt het kandidaat-lid uitgenodigd als lid toe te treden.
Het kandidaat-lid kan tweemaal een bijeenkomst van de club bijwonen, alvorens te beslissen lid te worden.
3.9 Indien volgens artikel 3.6 bezwaren zijn ingediend, zal het bestuur de aanneming van het kandidaat-lid opnieuw in overweging nemen, tenzij drie of meer leden bezwaren hebben ingebracht, in welk geval het kandidaat-lid niet voor toetreding tot de club in aanmerking komt. Het lid dat het kandidaat-lid heeft voorgedragen wordt door het bestuur over het besluit geïnformeerd.
3.10 De regels voor toetreding gelden niet voor personen, die reeds lid zijn geweest van enige Probusclub buiten Zeewolde en zijn geïntroduceerd door de verlatende club.
3.11 Leden die al eerder lid zijn geweest van Probusclub Zeewolde kunnen niet wederom worden voorgedragen als kandidaat-lid.
3.12 Personen, die in het verleden door het bestuur als kandidaat-lid verkiesbaar werden geacht en hebben bedankt om lid te worden, kunnen niet wederom worden voorgedragen als kandidaat- lid.
Bijzondere leden Artikel 4
De club kent ereleden en leden van verdienste, te benoemen op voordracht van het bestuur door de jaarbijeenkomst.
Bestuur Artikel 5
5.1 Het bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris, plaatsvervangend secretaris en de penningmeester.
In en buiten rechte wordt de club vertegenwoordigd door de voorzitter en de secretaris.
5.2 De voorzitter leidt de bijeenkomsten en lezingen.
Hij representeert de club bij officiële gelegenheden.
Zo dikwijls hij dit nodigt acht, roept hij in overleg met de overige bestuursleden bestuursvergaderingen en jaarbijeenkomsten bijeen.
5.3 De secretaris beheert de website en verwerkt de mutaties.
Hij neemt kennis van alle ingekomen stukken en brengt deze ter kennis van de bestuursleden en/of overige clubleden.
Hij is belast met het voeren van de correspondentie en met het maken van notulen en verslagen van de jaarbijeenkomsten en, indien gewenst, van de normale bijeenkomsten.
In de jaarbijeenkomst doet hij verslag van de activiteiten van de club in het afgelopen clubjaar.
Uitnodigingen voor bijeenkomsten, bestuursvergaderingen en/of jaarbijeenkomsten worden tijdig door hem verzorgd.
Probusclub Zeewolde
5.4 De penningmeester voert het beheer over de gelden en geldswaarden van de club en draagt zorg voor het uitschrijven en innen van de contributienota's.
Hij is gerechtigd tot het verrichten van alle relevante financiële handelingen.
In de jaarbijeenkomst brengt hij, na overleg in het bestuur, verslag uit over de financiële positie van de club in het afgelopen jaar en stelt ook de begroting voor het komende boekjaar aan de orde.
Zijn boeken worden gecontroleerd door de commissie bedoeld in art 11.
5.5 Bij afwezigheid van de voorzitter zal één van de beschikbare oud-voorzitters deze functie
waarnemen voor de duur van zijn afwezigheid of neemt één van de aanwezige bestuursleden de betreffende functie waar.
5.6 Bij afwezigheid van de secretaris en/of de penningmeester wordt deze functie waargenomen door één van de door het bestuur aan te wijzen leden.
5.7 De voorzitter wordt benoemd voor een periode van één jaar en zal bij voorkeur worden opgevolgd door een lid van de programmacommissie, tenzij anders wordt besloten.
Op voordracht van het bestuur vindt de benoeming van bestuursleden plaats, bij besluit tijdens de jaarbijeenkomst.
De secretaris en de penningmeester worden benoemd voor een periode van drie jaar. De aftredende bestuursleden zijn direct in hun functie herkiesbaar.
Bij een vacature in het bestuur wordt hierin in de eerstvolgende clubbijeenkomst voorzien, op voordracht van het bestuur.
Programmacommissie Artikel 6
6.1 De programmacommissie bestaat uit een voorzitter en twee leden.
Ieder jaar treedt één lid van de commissie volgens rooster af. De aftredende leden zijn direct herkiesbaar.
6.2 Vóór de jaarbijeenkomst geeft de programmacommissie aan het bestuur een aanbeveling voor één of meer nieuwe leden van deze commissie.
Het bestuur legt deze, als het met de voorgestelde kandidaten akkoord gaat, als aanbeveling voor aan de leden tijdens de jaarbijeenkomst.
6.3 De commissie is verantwoordelijk voor het opstellen en het organiseren van het programma inclusief eventuele excursies met de bijbehorende begroting. Het programma dient minstens vier tot zes maanden vooruit te zien.
Het programma en de bijbehorende begroting worden na overleg met het bestuur in één van de bijeenkomsten vastgesteld. Wijzigingen in het programma worden zo spoedig mogelijk aan de leden bekend gemaakt.
6.4 De commissie levert de tekst aan voor de website voor de activiteiten en excursies.
6.5 De programmacommissie staat open voor inbreng/adviezen vanuit de leden.
Aansprakelijkheid Artikel 7
7.1 Probus Club Zeewolde is een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid, hetgeen inhoudt dat:
a. Volgens de Nederlandse wetgeving is collectieve aansprakelijkheid van het bestuur alleen van toepassing als onbehoorlijk bestuur schade voor de club veroorzaakt en het bestuur hiervoor een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
b. Activiteiten, zoals bv. deelname aan excursies door de leden, zijn altijd voor eigen rekening en risico van de deelnemer.
c. Als schade wordt geleden door derden, door toedoen van één van de deelnemers/leden, dan draagt deze veroorzaker/lid zelf de schade.
Probusclub Zeewolde
d. De activiteiten van de leden als vrijwilliger zijn verzekerd onder de “Collectieve Vrijwilligersverzekering” van de gemeente Zeewolde.
7.2 Het bestuur zal zich ervan vergewissen dat het organiseren van excursies door de Programmacommissie en/of een lid van Probusclub Zeewolde voldoet aan de eisen van veiligheid en de voorschriften zoals die door de overheid zijn opgesteld.
7.3 Bij de aanvaarding als lid en bij ontvangst van het Huishoudelijk Reglement wordt ieder lid geacht hiervan nota te nemen.
7.4 Aan dit Huishoudelijk Reglement wordt een bijlage bestuursaansprakelijkheid als onderdeel van het Huishoudelijk Reglement toegevoegd.
Clubjaar en boekjaar Artikel 8
Het clubjaar loopt van 1 januari t/m 31 december en het boekjaar van half januari tot half januari van het daaropvolgende jaar.
De contributie en de variabele bijdrage in de kosten dienen zo spoedig mogelijk, na
vaststelling van de bedragen door het bestuur, c.q. de jaarbijeenkomst, te worden voldaan.
De Contributie Artikel 9
9.1 De club stelt jaarlijks op voorstel van de penningmeester het contributiebedrag vast, alsmede een variabel bedrag op basis van de hoofdelijk omgeslagen geraamde kosten voor het komende clubjaar.
9.2 De hoogte van het variabele bedrag zal zodanig zijn, dat er geen overbodige of overdreven reserves worden gevormd.
9.3 Nieuwe leden betalen contributie naar rato van het aantal maanden lidmaatschap in hun eerste clubjaar.
9.4 Extra kosten tengevolge van excursies, feestavonden en dergelijke worden over de deelnemers daarvan omgeslagen.
De jaarbijeenkomst Artikel 10
De jaarbijeenkomst wordt in de maand januari gehouden.
De agenda omvat de volgende punten:
1. Jaarverslag van de secretaris.
2. Verantwoording door het bestuur van het gevoerde beleid in het afgelopen boekjaar.
3. Verslag van penningmeester betreffende het financiële beleid in het afgelopen boekjaar en van de kascommissie over de controle daarop.
4. Verlening van décharge aan het bestuur voor het gevoerde beleid en aan de penningmeester voor het gevoerde financiële beheer in het afgelopen boekjaar.
5. Vaststelling van de begroting en de contributie.
6. Verkiezing en benoeming van de bestuursleden.
7. Benoeming van de commissieleden.
Kascontrolecommissie Artikel 11
11.1 Er is een kascontrolecommissie bestaande uit twee leden, die voor de jaarbijeenkomst de boeken van de penningmeester van het afgelopen clubjaar controleert en daarover schriftelijk verslag uitbrengt aan de betreffende jaarbijeenkomst.
11.2 De leden van de kascommissie blijven twee jaar in functie.
11.3 Jaarlijks treedt één lid af en wordt een nieuw lid benoemd.
Probusclub Zeewolde
Besluiten Artikel 12
Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen van de aanwezige
leden, met uitzondering van de besluiten betreffende ontbinding van de club en de aanname van nieuwe leden.
Stemmen Artikel 13
De stemming over personen geschiedt schriftelijk. Over zaken wordt mondeling gestemd.
Buitengewone bijeenkomsten Artikel 13
Buitengewone bijeenkomsten kunnen worden bijeengeroepen door het bestuur of wanneer meer dan de helft van de leden dit wenst.
Duur, ontbinding en reglementswijzigingen Artikel 14
14.1 De club is opgericht voor onbepaalde tijd.
14.2 Ontbinding, respectievelijk reglementswijziging van de club behoeft tweederde van de geldig uitgebrachte stemmen op een jaarbijeenkomst of een daartoe tijdig uitgeschreven buitengewone bijeenkomst, waarbij in beide bijeenkomsten minimaal de helft van het aantal leden aanwezig dient te zijn.
Inwerkingtreding Artikel 15
15.1 Met inwerkingtreding van dit Reglement komt het Huishoudelijk Reglement vastgesteld op de jaarbijeenkomst van 19 januari 2011 te vervallen.
15.2 Dit Huishoudelijke Reglement en de bijlage bestuursaansprakelijkheid zijn besproken op de Algemene Jaarbijeenkomst van 22 januari 2014 en
vastgesteld in de vergadering van 5 maart 2014 en op dezelfde dag in werking getreden.
Onvoorzien Artikel 16
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
De voorzitter, De secretaris,
w.g. w.g.
W. J. Hartman H. J. Heino
