CONTROLE OP DE VOORRADEN GOEDEREN IN DE PRODUCTIEAFDELINGEN VAN EEN BEDRIJF MET MASSAPRODUCTIE

C O N T R O L E O P D E V O O R R A D E N G O E D E R E N IN D E

P R O D U C T IE A F D E L I N G E N V A N E E N B E D R IJF M E T

M A S S A P R O D U C T IE

door W . Stevenhagen

In het M aan d b lad van M ei 1950 heeft de H eer Ch. L. V ervaeck in

een artikel getiteld ,,D e fabrieksvoorraad in een bedrijf m et m assa­

productie” de aa n d ach t gevestigd op de voorraden grondstof, halffabri­

k aa t en eindproduct die zich in de fabrieksruim te bevinden. M et nadruk

w ijst hij er op, d a t ook deze voorraden kosten veroorzaken, w aarn a

hij m iddelen aanw ijst om hen zo klein mogelijk te houden.

H oew el wij geheel instem men met de strekking v an d it artikel, zijn bij

ons toch enkele bedenkingen gerezen ten aanzien van de uitw erking der

aanbevolen m aatregelen. In het bijzonder rich t onze critiek zich hierop,

d a t Schrijver op de noodzakelijkheid w ijst van h et bepalen v an een

kw antitatieve norm, n.1. „w elke hoeveelheden grondstoffen, half fabri­

katen en eventueel eindproduct in de productie-afdeling aanw ezig mogen

zijn” , terw ijl toch de door hem afgeleide norm n a a r onze mening in w ezen

geen kw antitatieve is. A an de han d van h et eerstgenoem de voorbeeld

(bandm ontage in 12 p laatsen) w illen wij onze bedoeling verduidelijken.

In dit voorbeeld resulteert de berekening in het vaststellen van een

norm atieve v oorraad in bew erking die is u itg ed ru k t in u ren productie.

Bij het eerste lezen w ekt dit de indruk een technische norm te zijn.

E en berekening toont echter aan, d a t indien bijvoorbeeld de w a ard e van

het m ateriaal zou stijgen van ƒ 1.— to t ƒ 1.50 per eenheid, de norm atieve

voorraad goederen in bew erking niet meer 8,4 uur (in het artikel afg e­

rond op 8,5 u u r), m aar 9 uur productie zou zijn. E en w aardeverandering

in de toegevoegde kosten blijkt de norm eveneens te beïnvloeden. (U ite r­

a a rd m aakt het voor de gevolgtrekking geen verschil of w e uitgaan

van een systeem van w aardering tegen vervangingsw aarde, gem iddelde

inkoopprijs of standaard-verrekenprijzen, w aarin een prijswijziging op­

tre e d t).

D e door Schrijver berekende kw antitatieve norm is dus afhankelijk

van de waarde van de productiem iddelen. D it zou juist zijn, indien deze

afhankelijkheid zó m oest w orden opgevat, d at de interne organisatie der

productiem iddelen als gevolg van veranderingen in deze w a ard e wijziging

zou moeten ondergaan, teneinde de gunstigste proportionaliteit te be­

reiken. D it laatste is echter niet het geval.

O n ze bezw aren zijn dus als volgt te formuleren. W e gingen op weg

om een kw antitatieve norm te zoeken, een norm afgeleid uit tel-, meet-,

of w eegbare hoeveelheden tijd, stof en kracht, en w e vinden een norm

w elke bovendien afhankelijk is van w aardeschattingen en die w e

daarom niet meer kw antitatief kunnen noemen.

D e oorzaak w aardoor Schrijver een and ere w eg inslaat is reeds ge­

legen in zijn uitgangspunt, w a a r hij onder de factoren die d e om vang

van de voorraad in de bew erkingsafdelingen bepalen ook de w a ard e

opneemt. D aarom dienen wij ons eerst af te vragen w aard o o r deze

om vang theoretisch w o rd t bepaald, om d aa rn a ons stan d p u n t practisch

uit te w erken.

A. Factoren welke de omvang van de voorraad in de bewerkings-

afdelingen theoretisch bepalen.

In een industriële ondernem ing nemen wij een technische functie: de

bew erkingsfunctie w aar, die algem een gesproken grondstoffen in eind­

producten transform eert. In de keten der functies vorm t deze functie

echter nooit een der uiterste schakels, doch daarvóór treed t b.v. de

inkoopfunctie en d aa rn a b.v. de verkoopfunctie op. Indien voorraad-

vorming van grondstoffen en eindproducten noodzakelijk is, d an o n tstaat

een afzonderlijke voorraadhoudende functie, die onderscheiden is van

de bew erkingsfunctie en deze zal insluiten. In de vorm ing van m agazijnen

vóór en n a de bew erkingsafdelingen komt dit tot uitdrukking. O p de

grootte van de voorraden in deze m agazijnen zijn n aast technische ook

bedrijfseconom ische oorzaken van invloed (o.a. in- en verkooppolitiek,

prijsverloop, hoeveelheidskortingen, tran sp o rtk o sten ). V oorzover g rond­

stoffen en eindproducten niet technisch nodig zijn om de continuïteit

van het bew erkingsproces te verzekeren, zullen ze dan ook door de

bew erkings-afdelingen w orden afgestoten n aa r de m agazijnen (even­

tueel hulpm agazijnen bij de afdelingen).

Om nu de organisatie der bew erkings-afdelingen to t stan d te brengen

dienen de technische d.w.z. de kw antitatieve norm en reeds bekend te

zijn, teneinde de doelm atigste productiewijze te kunnen kiezen. D eze

kw antitatieve norm en zijn afhankelijk van de volgende factoren:

a. kw antitatieve [actoren: technische gegevens of grootheden die hieruit

als resu ltaat van een rekenkundige bew erking zijn verkregen, hetzij

exact (d.m.v. een form ule), hetzij bij benadering (d o o r sch a ttin g ).

b. kw alitatieve factoren: factoren, die w elisw aar het to t stan d komen van

de norm beïnvloeden, doch die geen m eetbare invloed op het re su ltaat

hebben; dus technische factoren die onm eetbaar zijn of andere dan

technische factoren.

D e kw antitatieve norm w o rd t berekend uit de genoem de kw antitatieve

factoren. D e norm constateert, d a t bij een technisch goed functionerend

ap p a raa t bepaalde verhoudingen van tijd, stof en k racht een bepaalde

uitkom st zullen geven, b.v. bij een bepaalde m achinesnelheid, tem pera­

tuur, bediening enz. een bepaalde hoeveelheid product zal resulteren. D eze

norm en wijzigen slechts dan, als de organisatie d er productiem iddelen

verandert.

D e kw alitatieve factoren evenw el komen niet als com ponent in ge­

noem de berekening voor, doch zij zullen richtsnoer zijn bij het doen van

een keus uit de verschillende technische m ogelijkheden (die elk to t eigen

kw antitatieve norm en leiden). Hierbij kunnen technische factoren op­

treden, zoals bederfelijkheid, breekbaarheid, explosiviteit of brandgevaar,

doch ook economische factoren (w aard e- en kostenoverw egingen) of

juridische (o ctrooirecht). D e als re su ltaat van deze keus vastgestelde

norm zal niettem in een kw antitatief k arak ter dragen.

W ij passen dit nu toe op de om vang van de afdelingsvoorraden, onder­

scheiden n a a r de drie elementen.

1. G rondstoffen.

artikelen. D e w a ard e van de grondstoffen is echter geen factor in de

„form ule”. Indien de w aard e der grondstoffen (b.v. diam anten) twee

maal zo hoog w ordt, zal dit kw antum niet tot de helft w orden ge­

reduceerd.

2. G oederen in bew erking.

D rukken wij de norm atieve voorraad, genoem d in het reeds geciteerde

voorbeeld, in een formule uit. N oem en wij het aantal plaatsen aan de

band p, de m ateriaal-w aarde per eenheid m en de toegevoegde w aard e i

(de overige technische gegevens vallen bij de berekening w e g ), dan

vinden wij als formule voor de norm atieve voorraad:

m + x

/ i t

.

p X --- ;--- uren productie.

v

m + t

r

D e door Schrijver berekende norm atieve voorraad blijkt dus een func­

tie te zijn van de m ateriaalw aarde en de toegevoegde w aarde, hetgeen

ons cijfervoorbeeld in de aanvang al deed verm oeden. D e in het artikel

volgende voorbeelden, hoew el iets ingew ikkelder, geven formules van

analoge structuur.

H e t is echter duidelijk, dat de norm atieve voorraden op de verschil­

lende bew erkingsplaatsen, alsook hun totaliteit, bij gelijkblijvende o rg a­

nisatie constante grootheden zijn, die door schom m elingen in de w aard e

niet beïnvloed w orden.

3. E indproduct.

E venals Schrijver zien wij hier principiëel hetzelfde probleem als bij

de grondstoffen.

B. De controle van de hoogte der voorraden in de

bewerkings-afdelingen

T e n aanzien van de hantering van de norm in de praktijk, teneinde

hierdoor de hoogte der voorraden te controleren, beperken w e ons tot de

volgende opm erkingen die uit ons stan d p u n t voortvloeien.

1. H e t vaststellen van de norm.

D e kw antitatieve norm is niet onderhevig aan fluctuaties in de w aarde,

m aar is een constante grootheid. D aard o o r zal niet alleen de adm inistra­

tieve, doch ook de technische functionaris deze norm gem akkelijk kunnen

hanteren.

V o o rts wijzen wij er op, d at de door Schrijver afgeleide norm w el het

meest tot zijn recht komt bij de synthetische productie en in het bijzonder

de m ontage, w aarbij verm eerdering van de w aard e veelal g ep aard gaat

met toevoeging van onderdelen aan het oorspronkelijke artikel. D e ge­

geven voorbeelden hebben dan ook op dit soort bedrijven betrekking.

Bij analytische productie is toepassing dezer m ethode m inder eenvoudig.

2. H e t vaststellen van de w erkelijke voorraad.

regelm atig plaatsvinden. Immers, de efficiency w o rd t gem eten door het

quotiënt van:

grondstoffenverbruik

= beginvoorraad -J- ontvangsten uit m agazijn

-— eindvoorraad grondstoffen: en

productie

= eindvoorraad + afgeleverd in m agazijn —

beginvoorraad producten.

D e nauw keurigheid w aarm ee de efficiency kan w orden vastgesteld

is nu groter, n aarm ate de gecontroleerde periode korter en de nauw ­

keurigheid van de inventarisatie groter is. D aar, w a a r ter beoordeling

van de efficiency van productierapporten of geleidebons gebruik w ordt

gem aakt, zal de grootte van de voorraden reeds m et korte tussenpozen

bekend zijn, dan w el op eenvoudige wijze kunnen w orden vastgesteld.

V o o rts is het eenvoudiger de aanw ezige voorraad vast te stellen door

tellen, m eten of w egen, dan deze uit te drukken in „uren productie",

w aartoe tóch zal m oeten w orden uitgegaan van de door tellen, enz, v ast­

gestelde hoeveelheden.

3. T oetsing van de werkelijke voorraad aan de norm.

Hierbij beschouw en wij de in het artikel voorkom ende „nacalculatie”.

A llereerst valt ons op, dat, hoewel enkele bladzijden eerder een norm a­

tieve voorraad van de gehele afdeling is berekend, n.1. 14,4 uren productie,

deze grootheid niet in de nacalculatie is verm eld. D it h an g t blijkbaar

hierm ee samen, d a t de uren die bij de afzonderlijke bew erkingen zijn

vermeld, evenmin als „uren productie” zijn aan te m erken. W a r e dit

immers wel het geval, dan zou b.v. de norm voor „P roductie to t opslag

825

bij de w asm achine” niet op 6 uren, m aar op

500

X ^0 — 3,3 uren

zijn gesteld.

In deze nacalculatie is Schrijver dus teruggekeerd tot de uren als

kw antitatieve m aatstaf.

In de nacalculatie zijn uren, hoeveelheden en geldsw aarden n aast

elkaar geplaatst. V o o r een toetsing van de v oorraad aan de norm is

verm elding van de kw antiteiten zonder m eer voldoende.

4.

V erslaglegging van de bevindingen dezer controle.

L aat ons tenslotte bezien in hoeverre herleiding van de kw antitatieve

norm to t geldsw aarde w enselijk is. Hierbij kunnen w e de norm en onder­

scheiden in die, w elke betrekking hebben op een tijdsverloop, een periode,

en in zulke die op een toestand, een moment, betrekking hebben.

N orm en die betrekking hebben op een tijdsverloop (norm en voor grond­

stoffenverbruik, afval, m achineuren) brengen uiteindelijk de scheiding

tussen kosten en verliezen teweeg. D eze norm en zowel als de afw ijkingen

hiervan zullen daarom in geld w orden uitgedrukt en direct of indirect

w orden geadm inistreerd door m iddel van het rekeningenstelsel ten be­

hoeve van de resultatenrekeningen.

N orm en die betrekking hebben op tijdsm om enten (n a ast b.v. de hoogte

van debiteurensaldi en voorschotten ook de hoogte van de goederen­

voorraden op de bew erkings-afdelingen) zullen in het algem een niet in

van deze norm en m eestal geen rechtstreeks aanw ijsbare verliezen mee­

brengen. D eze norm en en de afw ijkingen d aarv an zullen daarom niet

intracom ptabel w orden vastgelegd.

O p sommige m om enten evenwel zal, in aansluiting aa n de resu ltaten ­

rekeningen op korte term ijn of de w inst- en verliesrekening, w él een

verslaglegging van een toestand, n.1. een tussentijdse of jaarlijkse balans,

w orden opgesteld. In dit geval tree d t de v oorraad goederen op de be-

w erkings-afdeling op als sluitstuk in de efficiency-beoordeling of als

kapitaalscom ponent en zal om deze reden in geld m oeten w orden ge­

w aardeerd. Evenw el zal dan, vóórdat de herleiding tot geldsw aarde plaats

vindt, de toetsing van de voorraad aan de kw antitatieve norm reeds

hebben plaatsgevonden, w elke toetsing dus w eer b estaat in een verge­

lijking van hoeveelheden.

N a sch rift

Ik ben mijn geachte opponent zeer d an k b aar voor de zeer uitvoerige

wijze, w aarop hij mijn artikel heeft behandeld. H e t w as niet geschreven

m et principiële bedoelingen, m aar enkel om een aanw ijzing te geven

hoe men in de praktijk op tamelijk eenvoudige m anier inzicht kan krijgen

in het probleem van de afdelingsvoorraden.

T och meen ik mij te moeten verw eren tegen de kritiek, d a t de „bere­

kende” afdelingsvoorraad geen kw antitatieve norm is. Ik heb n.1. in het

voorbeeld, d at in de kritiek aangehaald w ordt, uitdrukkelijk bepaald

d at de voorraad (grijpvoorraad) één uur productie per p laats b edraagt.

O m gemakkelijk te w erken ben ik deze half fabrikaten gaan w aarderen

in geld en kreeg toen bij een productie van 100 stuks per uur over

12 plaatsen 12 X 100 X ƒ 1-75 = 2100.— . D eze ƒ 2100.— heb ik

gesteld tegenover de totale w eekproductie in geld uitg ed ru k t en kreeg

d aaru it het verhoudingscijfer 8,5. D e totale om rekening in geld is ge­

beurd om gem akkelijk te kunnen w erken. G a a t men echter de geldver-

houdingen wijzigen, dan zullen de norm atieve 1200 stuks een andere

w a ard e krijgen en t.o.v. de productie in geld ook een ander verhoudings­

cijfer zonder d a t dit aan de kw antitatieve basis iets af doet.

H e t verwijt, d a t mijn opponent mij doet, d at het foutief is bij v a st­

stellen van het kw antum grondstoffen, d a t ineens uit het m agazijn ge­

h aa ld w ordt, de w a a rd e te betrekken is m.i. niet juist. Behalve de

practische overw eging, d at men kleine w aardevolle artikelen zoals bijv.

diam anten liefst onder beheer laat van één verantw oordelijk functionaris

i.e. de m agazijnm eester en niet in een productieafdeling m et diverse arbei­

ders brengt, is er ook een principiële reden, w aarom men de w a ard e erin

betrekken moet. Bij een doelmatig georganiseerd voorraadbeheer zullen op

basis van de volgens de v o o rraad k aart aanw ezige goederen bestellingen

voor aanvulling plaatsvinden. N eem t men nu te grote k w anta ineens

op de afdeling, dan zal de k aa rt een voorraad aanw ijzen, die veel lager

is dan de feitelijke voorraad. E en groot gedeelte ligt immers op de

afdeling. M en g aa t dus vroeger bijbestellen en daard o o r w o rd t de w e r­

kelijke aanw ezige voorraad van een bepaald artikel hoger dan nood­

zakelijk. D eze voorraad b estaat immers uit:

M agazijnvoorraad volgens de k a a rt + voorraad in de productieafdeling,

die practisch niet specifiek te adm inistreren is.

formule zou betrekken, w aardoor het optim ale kw antum te berekenen

zou zijn.

Ik geloof hierm ee een groot gedeelte van het betoog van de kritiek

beantw oord te hebben en zou alleen op opm erking 3. en 4. nog in willen

gaan.

In opm erking 3 stelt men, d at een toetsing van de norm aan de voor­

raad in kw antiteiten voldoende zou zijn en in opm erking 4 geeft mijn

opponent een min of meer theoretische beschouwing, w aarom dit moet

gebeuren.

M ijn opponent stelt, d at alleen afw ijkingen van norm en sam enhangend

met de tijd in geld zullen m oeten w orden uitgedrukt en in het rekening-

stelsel geadm inistreerd.

N orm en, die betrekking hebben op tijdsm om enten (w aaronder debiteu­

rensaldi, goederenvoorraden enz.) zullen in het algem een niet in geld

w orden uitgedrukt (cursivering door mij). D e reden is, d a t de hoofdad­

m inistratie er niet op ingericht is.

D aargelaten het feit, d at ik nergens gezegd heb, d a t de nacalculatie van

de afdelingsvoorraad in de hoofdadm inistratie (dus om d at lelijke w oord

te gebruiken intercom ptabel) moet plaats vinden, moet het mij toch van

het hart, d a t ik d at stan d p u n t vrij eng vind.

Laten wij blijven bij de beoordeling van een goederenvoorraad. H oe is

dit mogelijk als men de w aard e (d u s de w aardering in geld) er niet bij

geeft. M en zou dan het volgende geval kunnen krijgen:

E en bedrijfsleider krijgt het volgende kw antitatieve overzicht van zijn

goederenvoorraad:

N orm ale

aanw ezig

voorraad

M oeren

30000 st.

5000 st.

S talen kasten

120 st.

115 st.

Hij laat onmiddellijk ingrijpen om de voorraad moeren te verm inderen

en laat de kasten practisch ongemoeid, om dat de overschrijding daar

relatief gering is.

G aan wij nu na, d at het teveel aan m oeren ƒ 250,— w aard e h ad en de

5 kasten ƒ 1500,—■, dan blijkt het d at de bedrijfsleider irrationeel gehan­

deld heeft door zijn volle aan d ach t aan de „g ro te” overschrijding te

wijden.

D it voorbeeld is natuurlijk gechargeerd, w an t de bedrijfsleider w eet

heus wel dat de w a ard e van één kast ruim opw eegt tegen 25000 m oeren,

m aar d at is juist het kenm erkende. O ok bij m om entopnam en kan de w a a r­

dering in geld niet gemist w orden. A nders verliest men het inzicht in de

economische verhoudingen. U iteindelijk brengt de investering van kapi­

taal kosten en risico’s m ede en men zal toch steeds m oeten trachten

door een norm atieve taakstelling het bedrag zo laag mogelijk te houden.

D a t men met de financiële uitkom sten niet n aar de lagere regionen vooral

op technisch gebied kan gaan is logisch. D eze m ensen denken vooral in

hoeveelheden. M a a r van een afdelingschef moet men verw achten, d at hij

de gevolgen van zijn bedrijfspolitiek in geld gew aardeerd wil zien. O f

dit nu in de hoofdadm inistratie gebeurt of d at men dit statistiek wil noe­

m en kan mij voor dit probleem m inder schelen, hoew el er over d at v ra a g ­

stuk nog wel w at te zeggen zou zijn.

In bovenstaande zin is de nacalculatie opgezet, vooral om aan het

m anagem ent te tonen w a ar de zw akke plekken zitten. D e w aardering in

geld heeft daarbij alleen plaats gehad om het relatieve belang van de