Intentieverklaring Gemeente Asten – Sleutelorganen iDOP Ommel
betreffende de samenwerking bij de realisatie van een multifunctionele accommodatie (MFA)
Inleiding
In het integraal dorpsontwikkelingsprogramma (iDOP) Ommel (januari 2006) zijn 4 scenario’s geschetst voor het duurzaam in stand houden van maatschappelijke
voorzieningen. Inmiddels is vast komen te staan dat de school, het gemeenschapshuis en de voetbalkantine fysiek apart blijven (scenario 3).
Vervolgens is besloten om in 2009 een start te maken met een verbetering van het maatschappelijk voorzieningenniveau. Het gaat in deze intentieverklaring om het verbeteren van het gemeenschapshuis, zodat deze accommodatie voorziet in de
dringende behoefte aan geschikte faciliteiten waarbinnen de activiteiten van instellingen en verenigingen op maatschappelijk, recreatief en cultureel gebied plaats kunnen vinden.
Ommel is een hechte en sociale gemeenschap waarin het verenigingsleven een
belangrijke factor is. Voor de inwoners van Ommel is met name een ontmoetingplek in de vorm van een gemeenschapshuis belangrijk.
‘De Kluis’ is een ontmoetingsplek en onderkomen voor verschillende verenigingen. Het gebouw wordt beheerd door een actieve stichting. Het huidige gebouw is verouderd, de ruimtes zijn te klein, de akoestiek is niet goed en er dient onderhoud te worden
uitgevoerd. Een inventarisatie bij de verenigingen laat zien dat de vraag naar een nieuwe multifunctionele ruimte groot is.
Om de sociale functie en activiteiten te waarborgen, te verbeteren en in te gaan op de landelijke en lokale ontwikkelingen, moet onderzocht worden welke mogelijkheden voor aanpassing van de voorzieningen, de functies, het gebruik, de samenwerking in de ruimten, de activiteiten en de bezettingsgraad van het gemeenschapshuis aanwezig zijn.
Tegelijkertijd dient een quick-scan naar de financiële haalbaarheid inzage te geven in de mogelijkheden voor investeringen, dekking, exploitatie en beheer. Hierbij wordt ook onderzocht of een horecafunctie, al dan niet commercieel, noodzakelijk is.
Implementatie van bovenstaande brengt met zich mee dat in eerste instantie een bestuursopdracht (wat?) en een projectopdracht (hoe?) geformuleerd worden.
Vervolgens komt dan het uitvoeringsprogramma in beeld.
Bij de vormgeving en uitvoering van de plannen komen naast de gemeente Asten (gemeentebestuur, afdelingen Maatschappelijke Ontwikkeling en Ruimtelijke Ordening)
Intentieverklaring
De ondergetekenden:
I. Gemeente Asten, zetelende te Asten, ten deze krachtens artikel 171 van de
Gemeentewet vertegenwoordigd door de heer ir J. Beenakker, Burgemeester van die Gemeente, handelende ter uitvoering van een besluit van het College van
Burgemeester en Wethouders d.d. 10 juni 2008, hierna te noemen “de gemeente”;
II. De sleutelorganen, hierna te noemen:
Woningcorporatie Bergopwaarts Stichting Dorpsraad Ommel
Stichting Gemeenschapshuis de Kluis
Partijen I en II gezamenlijk “partijen” genoemd in deze intentieverklaring,
Nemen het volgende in aanmerking:
a) Partijen zijn van mening dat het wenselijk is uitvoering te geven aan het
gedachtegoed zoals vastgelegd in het visiedocument iDOP Ommel met als doel om de kern Ommel te herontwikkelen tot een leefbare en toekomstbestendige
gemeenschap, met hierin de Dorpsraad als initiërende en draagvlakbevorderende partij.
b) Voor de Gemeente is daarbij in het bijzonder van belang de ontwikkeling van een multifunctionele accommodatie (MFA).
c) Voor Stichting de Kluis is in het bijzonder van belang dat de huidige functies binnen het gemeenschapshuis terugkomen in de nieuwe situatie.
d) Voor Woningcorporatie Bergopwaarts is in het bijzonder van belang dat de realisatie van de MFA een bijdrage zal leveren aan de woonomgeving en de meerwaarde de corporatie daar zelf in materiële en immateriële zin aan kan toevoegen.
e) Partijen erkennen hun eigen en gezamenlijke verantwoordelijkheid om daarin het initiatief te nemen, met inachtneming van de uitdrukkelijke wens en noodzaak de andere belanghebbenden een passende plaats in dat proces te laten nemen. Andere partijen zijn onder meer de inwoners van Ommel, en de instellingen en organisaties die in de kern actief en aanwezig zijn.
f) Partijen wensen hun afspraken met betrekking tot het bovengenoemde en hun onderlinge samenwerking daarbij, uit te werken en vast te leggen in onderhavige intentieverklaring.
Komen het volgende overeen:
Doel en duur van de overeenkomst, definities en vervolgcontractering 1. Doel van de overeenkomst is het vastleggen van de afspraken tussen partijen
gedurende de intentiefase, die moet leiden tot het opstellen van een projectopdracht voor de voorbereiding en realisatie van de MFA die partijen passend en haalbaar achten.
2. Doel van partijen is te komen tot een succesvolle implementatie van het iDOP- gedachtegoed met de MFA als resultaat.
3. Deze overeenkomst treedt in werking op het moment van ondertekening.
4. Deze overeenkomst geldt tot 1 jaar na datum van ondertekening, hierna te noemen: ‘Expiratiedatum’, of zoveel korter of langer als de Partijen in onderling overleg schriftelijk overeenkomen, hierna te noemen: ‘Intentiefase’. Partijen zullen twee maanden voorafgaand aan de Expiratiedatum in een gezamenlijke evaluatie richting geven aan de verlenging van of het vervolg op de Intentiefase.
Het bepaalde in dit artikel laat de mogelijkheden tot tussentijdse beëindiging en/of ontbinding onverlet.
5. Deze overeenkomst eindigt, wanneer op de Expiratiedatum niet tot verlenging van deze intentieverklaring is besloten.
Planning
6. Partijen zullen hun werkzaamheden ieder voor wat zijn aandeel betreft
overeenkomstig het in de globale planning (zie bijlage 1 “Bestuursopdracht iDOP Ommel”) bepaalde verrichten, voor zover zulks in hun vermogen ligt. Partijen overleggen regelmatig over de voortgang van de planning. Indien vertraging in de uitvoering optreedt of dreigt op te treden, zullen zij ter zake zodanige maatregelen nemen als nodig zijn om de voortgang van de werkzaamheden zoveel mogelijk overeenkomstig de planning te waarborgen.
Organisatie en communicatie
7. Op beleidsniveau zal een stuurgroep worden ingesteld bestaande uit de Gemeente Asten, vertegenwoordigd door wethouder J. Huijsmans, de projectmanager iDOP Ommel, de communicatieadviseur gemeente, de voorzitter van de Stichting de Kluis en een directie/MT-lid van de woningcorporatie. De stuurgroep komt bijeen indien één der partijen dit noodzakelijk acht, teneinde beleidsmatige keuzes vast te stellen.
10. De organisatie is in schema weergegeven in bijlage 1
11. Partijen verbinden zich over en weer tot absolute vertrouwelijkheid van alle informatie waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of kunnen vermoeden en die zij in het kader van onderhavige Intentieverklaring verkrijgen aangaande de overige partijen bij deze overeenkomst. Ook na beëindiging van onderhavige overeenkomst blijft dit van kracht.
12. De communicatie in het proces zal door partijen gezamenlijk worden uitgewerkt in een communicatieplan.
Kosten van partijen binnen de intentieverklaring
13. Partijen betalen tijdens de looptijd van deze intentieverklaring elk hun eigen intern en extern gemaakte kosten. Partijen kunnen besluiten nader te bepalen externe kosten gezamenlijk te betalen. Partijen dienen overeenstemming te bereiken over deze externe kosten alvorens opdracht aan (een) extern(e) bureau(‘s) wordt verleend. Dergelijke opdrachten worden altijd schriftelijk vastgelegd, waarvan afschrift naar alle partijen.
Slotbepalingen
14. De bij deze overeenkomst gevoegde bijlage 1 “Bestuursopdracht Aanpak
Multifunctionele Accommodatie Ommel” maakt deel uit van deze overeenkomst.
15. Partijen beogen alle geschillen, welke bij de uitvoering van deze intentieverklaring mochten ontstaan, in der minne te schikken en zijn door deze intentieverklaring verbonden zich daarvoor in te spannen.
16. Deze intentieverklaring kan slechts worden gewijzigd indien Partijen over de inhoud van de wijziging schriftelijk overeenstemming hebben bereikt. Een
eventuele verlenging van deze overeenkomst dient eveneens schriftelijk te worden vastgelegd.
Aldus opgemaakt en getekend in viervoud op 9 oktober 2008 te Asten.
Gemeente Asten Dhr. J. Huijsmans Wethouder
Sleutelorganen Hierna te noemen,
Woningcorporatie Bergopwaarts@BOW
Dhr. C. Theuws Directeur
Stichting Gemeenschapshuis de Kluis
Dhr. W. v.d. Weijer Voorzitter
Stichting Dorpsraad Ommel
Dhr. A. Vermeulen Voorzitter
