Geachte heer, mevrouw,
Vooruitlopend op de controle van de jaarrekening voert de accountant jaarlijks een interim-controle uit op onze bedrijfsvoering en processen.
Hierover bracht PwC een rapportage uit. De aanpak en rapportage zijn in overeenstemming met de startnotitie 2021 zoals u deze op 12 mei 2021 hebt ontvangen. In deze brief geven wij onze reactie op de belangrijkste adviezen van PwC. De rapportage interim-bevindingen 2021 is bijgevoegd.
We zijn tevreden met het feit dat PwC constateert dat de interne beheersing van voldoende niveau is. Zij merken hierbij op dat de zichtbaarheid van uitgevoerde controles kan worden verbeterd en dat de onderliggende IT- systemen bij een aantal processen van onvoldoende kwaliteit zijn om hier vanuit een accountantsperspectief op te kunnen steunen. We nemen deze aandachtspunten ter harte en zullen hier de komende periode meer prioriteit aan geven.
Hierna lichten wij de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen uit de rapportage toe.
Samenwerking Fujitsu
In lijn met wat wij u eerder meldden, blijft de samenwerking met Fujitsu onze continue aandacht hebben. We sturen hier actief op en werken aan een
spoedige migratie van onze systemen naar een vernieuwde ICT omgeving.
Met het oog hierop scherpen we de sturing op de migratie en de dagelijkse dienstverlening verder aan.
Onderwerp Reactie op de Rapportage interim-bevindingen 2021
Steller B.G. Becker
De leden van de raad van de gemeente Groningen te
GRONINGEN
Telefoon (050) 367 58 00 Bijlage(n) 1 Onskenmerk 539329-2021
Datum 10-11-2021 Uwbriefvan Uwkenmerk -
Bladzijde 2
Belang van cybersecurity
We onderschrijven het belang om aandacht en prioriteit aan cybersecurity te geven. We blijven op diverse manieren maximaal mitigerende maatregelen nemen om de integriteit en veiligheid van onze gegevens en systemen zo goed mogelijk te borgen. Dit doen we door, naast het blijven focussen op nakoming van de gemaakte afspraken door Fujitsu op dit gebied, ook zelf interne- en externe audits uit te voeren op de algehele staat van onze
informatieveiligheid. We sturen op de opvolging van de aanbevelingen vanuit deze audits en blijven ook inzetten op het continue vergroten van het
bewustzijn van onze medewerkers op dit gebied. Dit door onder meer het organiseren van lezingen, digitale trainingen en afdelingsbijeenkomsten.
Voortgang opvolging bevindingen
De monitoring van de voortgang opvolging van bevindingen krijgt volop aandacht. De concerndirectie draagt hier zorg voor. De organisatie heeft in 2021 tweemaal een memo uitgebracht met daarin een overzicht met de
doorgevoerde beheersingsmaatregelen door de verschillende directies. In deze memo is tevens de prioritering van de opvolging van de bevindingen dan wel bewuste keuzes om vervangbare controles in te regelen vastgesteld. Het zichtbaar vaststellen van het bestaan van de doorgevoerde
verbetermaatregelen geven we een prominente plek in dit proces.
Innovatie
PwC is positief over hoe de 2e lijn (control en het SSC) zich verder ontwikkelt en hoe verdere innovatie wordt doorgevoerd. In het project vereenvoudiging administratie wordt gewerkt aan meerdere onderwerpen om de financiële administratie en de bijbehorende processen stap voor stap eenvoudiger en transparanter te maken waarbij er ook een nauwe
samenwerking is met het innovatielab. Robotisering wordt steeds zichtbaarder in de organisatie. De eerste robot is onlangs in werking getreden binnen het SSC. Deze robot gaat standaard verwerkingen doorvoeren in de financiële administratie. De aanbeveling om een visie ‘Financien van de toekomst’ op te stellen om zo gerichter te kunnen werken aan de gewenste en vastgestelde ambities nemen wij ter harte.
Ruimtelijk domein
De herzieningen van de grondexploitaties zijn in 2021 voor het eerst ten tijde van het begrotingsproces opgesteld en de besluitvorming hierover vindt tegelijkertijd met de besluitvorming van de begroting 2022 plaats. We verwachten hierdoor een eenvoudigere werkwijze bij het opstellen van de jaarrekening. Daarnaast zijn we zijn ons bewust van de risico’s behorende bij de grote ontwikkelopgave inzake woningbouw en bedrijventerreinen. We treffen passende beheersmaatregelen wanneer dat nodig is. De aanbevelingen van PwC nemen we hierin mee.
Bladzijde 3
Sociaal domein
PwC is positief over de stappen die de organisatie binnen het sociaal domein heeft gezet. De proactieve houding inzake de nieuwe ontwikkelingen en het bepalen van de impact daarvan op de jaarrekeningcontrole komt ook de samenwerking met de accountant ten goede. De in het verslag genoemde aandachtspunten inzake de prestatielevering van de zorgkosten en vaststelling van verstrekte subsidies hebben onze aandacht.
Team Auditing
De bevindingen van PwC rondom team Auditing kunnen wij onderschrijven.
Een (nieuwe) visie op control en daarvan afgeleid een visie op Auditing is ontwikkeld. De implementatie hiervan is gaande.
Frauderisico-beheersingsproces
PwC vraagt nadrukkelijk aandacht voor het ‘frauderisico-beheersingsproces’.
Het onderwerp zal vanaf de jaarrekening 2022 een nog prominentere rol krijgen. Wij nemen de aanbevelingen van PwC met betrekking tot fraude over en gaan de eerste stappen zetten in het opstellen van een gemeentebrede frauderisicoanalyse.
Overige adviezen en aanbevelingen
PwC geeft in de interim rapportage meerdere waarnemingen,
aandachtspunten en adviezen. We betrekken deze adviezen in de verdere doorontwikkeling naar structurele beheersing van onze bedrijfsprocessen. De detailbevindingen zijn voor zover relevant in de rapportage voorzien van een managementreactie. We monitoren de opvolging van deze bevindingen. Via de voortgangsrapportages informeren we u over de opvolging en voortgang.
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Met vriendelijke groet,
burgemeester en wethouders van Groningen,
burgemeester, secretaris,
Koen Schuiling Christien Bronda
Deze brief is elektronisch aangemaakt en daarom niet ondertekend.
