Deze factsheet is samengesteld door en voor de veiligheidsregio’s om met hun crisispartners in gesprek te gaan over de aansluiting op de crisisorganisatie.
Waarom zou u willen aansluiten op de crisisorganisatie?
Crisisbeheersing en rampenbestrijding vereisen vaak de betrokkenheid van tientallen organisaties. Hierin zijn de organisaties afhankelijk van elkaars expertise en capaciteiten om hun eigen taken uit te kunnen voeren.
Samenwerking, afstemming en aansluiting zijn noodzakelijk om gezamenlijk de crisis te beheersen.
Hoe werkt de crisisorganisatie?
Een veiligheidsregio heeft wettelijk de rol van het coördineren van het netwerk van partijen wanneer de openbare orde in het geding is (naast de verantwoordelijkheid over de inhoudelijke processen bevolkingszorg, brandweerzorg en geneeskundige zorg). De veiligheidsregio’s werken volgens het principe van netcentrisch werken. Netcentrisch werken is een werkwijze waarbij over het delen van informatie heldere afspraken worden gemaakt, zodat de besluitvorming onder (crisis)omstandigheden altijd gebaseerd is op een actueel en consistent situatiebeeld. Dit actuele beeld bestaat uit verschillende eigen beelden van crisispartners in het netwerk en het multidisciplinaire situatiebeeld.
Wat is vereist voor een goede aansluiting?
Een bij een incident betrokken crisispartner heeft een informatierecht en een informatieplicht: recht op informatie die nodig is om activiteiten af te stemmen met overige partners, plicht om relevante informatie te delen. Voor crisispartners is het belangrijk om op een voor hen kosteneffectieve wijze aan te sluiten; de inspanning moet in verhouding staan tot wat het oplevert. Het is hierin belangrijk om eerst te investeren in het goed op elkaar aan laten sluiten van de informatieprocessen van de samenwerkende organisaties, voordat op een gestructureerde wijze aan informatie-uitwisseling wordt gewerkt.
Kortom, simpelweg informatiesystemen aan elkaar koppelen of LCMS- accounts uitdelen werkt niet: een goede aansluiting vereist afstemming van proces, informatieorganisatie, mensen en uiteindelijk de ondersteunende techniek.
Waarom?
Hoe?
> >
> >
Wat?
Aansluiting van crisispartners
op de crisisorganisatie
Wist u dat …
Er vier verschillende rollen worden onderscheiden van crisispartners*!
> Partners in primaire kernbezetting van de veiligheidsregio.
> Partners met een verantwoordelijkheid of zorgplicht van een systeem, gebied of object.
> Partners met een specifieke capaciteit, kennis of vaardigheid.
> Partners met een wettelijke controlerende of evaluerende bevoegdheid.
Er specifieke succesfactoren zijn voor de samenwerking met crisispartners!
> Wees selectief (wat je zelden samen doet, doe je zelden samen goed).
> Laat de inhoudelijke expertise waar hij thuishoort.
> Geef prioriteit aan het laten aansluiten van de informatieprocessen.
> Maak afspraken over informatiegebruik.
> Maak afspraken over crisiscommunicatie.
De keuze voor het aansluitprofiel in samenspraak wordt bepaald met de veiligheidsregio:
De keuze hangt af van verschillende factoren (denk aan de verantwoordelijkheden
en belangen van beide partijen, de informatiebehoeften en verwachtingen en de werkwijzen en inrichting van beide organisaties). Bij het bepalen van het
aansluitprofiel beschikt de veiligheidsregio over enkele ondersteunende documenten met meer detailinformatie.
Er zes verschillende aansluitprofielen zijn voor de verschillende crisispartners*!
> Kernprofiel: crisispartner heeft een netcentrische informatieorganisatie en onderhoudt actueel eigen beeld.
> Structureel profiel: crisispartner heeft een
informatieorganisatie en rapporteert periodiek via een SitRap.
> Ad-hocprofiel: crisispartner heeft geen informatie- organisatie, maar wel een informatieverantwoordelijke.
> Procesprofiel: aansluiting van de crisispartner vindt plaats via één van de processen en/of monodisciplines.
> Stand-byprofiel: crisispartner kan worden verzocht om resources te leveren (zoals expertise, mensen en middelen).
> Inspectieprofiel: dit profiel kan na toetsing en goedkeuring worden toegepast voor partijen met een wettelijke controlerende taak, bevoegdheid of opdracht.
*Eén partner kan verschillende rollen kennen en mogelijk ook verschillende aansluitprofielen.
Aansluiten niet alleen het uitdelen van LCMS- accounts is, maar dat er vier factoren van invloed zijn bij de aansluiting:
> Proces: een goed informatiemanagement- proces.
> Organisatie: heldere afspraken over de informatieorganisatie met taken, rollen en verantwoordelijkheden.
> Mens: opgeleide en getrainde functionarissen.
> Techniek: uitwisseling of aansluiting van ondersteunende technieken.
P M O T
Proces
Mens Organisatie
Techniek
De zes aansluitprofielen
Meer detailinformatie per aansluitprofiel leest u in de handreiking ‘Aansluiting van crisispartners op de crisisorganisatie’, de richtlijnen die zijn opgesteld door de veiligheidsregio’s. Let op: de keuze voor het aansluitprofiel wordt in samenspraak met de veiligheidsregio bepaald.
Tweeweg informatielijn: informatie halen en brengen.
Backoffice Hoofd Informatie, inclusief plotter, snel contact via Hoofd Informatie met beslissingsbevoegde, liaison bereikbaar voor duiding.
Gecertificeerd Hoofd Informatie met verklaring m.b.t. gedrag (professioneel, vertrouwelijk gebruik info).
Hoofd Informatie heeft regionaal lees- en schrijfaccount, Informatiemanager kan beeld van crisispartners ontsluiten, eigen functioneel beheer.
Tweeweg informatielijn: informatie halen en brengen.
Backoffice Hoofd Informatie, inclusief plotter, snel contact via Hoofd Informatie met beslissingsbevoegde, liaison bereikbaar voor duiding.
Gecertificeerd Hoofd Informatie met verklaring m.b.t. gedrag (professioneel, vertrouwelijk gebruik info).
Hoofd Informatie heeft regionaal leesaccount, Informatiemanager kan Hoofd Informatie toestemming geven om onder zijn regie het eigen beeld van crisispartners te ontsluiten in CoPI of ROT-beeld, eigen functioneel beheer.
Tweeweg informatielijn: informatie halen en brengen.
Crisispartner wijst een Hoofd Informatie aan, direct contact via dit Hoofd Informatie met beslissingsbevoegde, liaison inzetbaar in CoPI/ROT die eigen beeld in hoofdstructuur kan toelichten of duiden.
Introductie Informatiemanagement, Hoofd Informatie of liaison verklaring m.b.t. gedrag (vertrouwelijk gebruik info).
Geen minimale randvoorwaarden.
Ke rn prof ie l
P O M T
P O M T P O M T
A d h ocp ro fi el S tru ctu re el prof ie l
P O M T
P O M T
Bereikbaarheidsgegevens beschikbaar/opvraagbaar voor de
procesverantwoordelijke, tweeweg informatielijn: informatie halen en brengen.
Ad hoc iemand de rol van Hoofd Informatie toewijzen, contact via Hoofd Informatie met beslissingsbevoegde.
Geen minimale randvoorwaarden.
Geen minimale randvoorwaarden.
Bereikbaarheidsgegevens beschikbaar/opvraagbaar voor regievoerende Informatiemanager, tweeweg informatielijn: informatie halen en brengen.
Aangewezen Hoofd Informatie, binnen uur contact via Hoofd Informatie met beslissingsbevoegde.
Basisopleiding LCMS en introductie Informatiemanagement, verklaring m.b.t.
gedrag (professioneel, vertrouwelijk gebruik info).
Hoofd Informatie heeft regionaal leesaccount, dat is afgebakend tot wat noodzakelijk is.
Dit profiel kan na toetsing en goedkeuring worden toegepast voor partijen met een wettelijke controlerende taak, bevoegdheid of opdracht.
I ns pe ct ie - prof ie l Pr oc es - prof ie l S ta nd -b y- prof ie l
Het aansluitproces
Na de keuze voor een aansluitprofiel start het aansluitproces, dat is opgedeeld in drie verschillende fases: voorbereiden, toetsen en besluiten. Na het doorlopen van deze fases bent u ervan verzekerd dat de aansluiting voldoet aan alle gestelde eisen en kunt u vol vertrouwen de samenwerking aangaan. De fases zien er als volgt uit:
Voorbereidende fase
De eerste fase staat in het teken van gesprekken tussen de veiligheidsregio en de crisispartner. Wat zijn de wederzijdse ambities? Welke stappen worden er gezet op het gebied van proces, organisatie, mens en techniek en hoe wordt dit aangepakt? Het document ‘Stappenplan aansluiten crisispartners’ helpt u hierbij. Uiteraard staat de werkgroep Aansluiting crisispartners voor u klaar om u te ondersteunen in het aansluitproces.
Toetsende fase
Heeft u het stappenplan doorlopen? Dan toetst TNO of u klaar bent voor de daadwerkelijke aansluiting.
De uitkomst van deze onafhankelijke toets laat zien of u klaar bent voor de laatste fase of dat er nog enkele stappen moeten worden gezet.
Besluitvormingsfase
Op basis van het advies van TNO wordt er namens de Regiegroep Netcentrisch Werken besloten of de aansluiting zal plaatsvinden. Het kan zijn dat u onder bepaalde voorwaarden of tijdelijk wordt aangesloten. U wordt hierover uiteraard geïnformeerd. Dit is de laatste stap in het aansluitproces: een positief besluit betekent dat u wordt aangesloten en dat u netcentrisch gaat werken.
september 2016
Hoe nu verder?
Aan laten sluiten van crisispartners
Deze factsheet geeft inzicht in het crisispartnerbeleid, de zes aansluitprofielen en het aansluitproces. Voor de daadwerkelijke aansluiting dient allereerst inzichtelijk te worden gemaakt welk aansluitprofiel het beste past bij de crisispartner. De werkgroep Aansluiting crisispartners helpt hierbij! Neem contact op voor meer informatie of om een pilot te starten.
Werkgroep Aansluiting crisispartners
De werkgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de veiligheidsregio’s en wordt ondersteund door het IFV en TNO. De werkgroep is gericht op de implementatie van het crisispartnerbeleid. Zij begeleidt onder andere verschillende initiatieven van de veiligheidsregio’s en crisispartners (denk aan de eerste pilots met waterschappen, Rijkswaterstaat en Defensie). Tevens zorgt de werkgroep ervoor dat de ervaringen worden gedeeld met andere regio’s en crisispartners.
Netwerk Netcentrisch Werken
Het netwerk Netcentrisch Werken bewaakt de implementatie van de gestelde kaders en ziet erop toe dat veiligheidsregio’s op vergelijkbare wijze met deze gestelde kaders omgaan, zodat organisaties op basis van dezelfde uitgangspunten worden aangesloten op de netcentrische werkwijze van de veiligheidsregio’s. Voor de kaders verwijzen we u naar het document ‘Aansluiting van crisispartners op de crisisorganisatie’, geschreven door het netwerk Netcentrisch Werken.
Instituut Fysieke Veiligheid Netcentrisch Werken Postbus 7010 6801 HA Arnhem www.ifv.nl 026 355 24 00
