BESLISVOORSTEL RAAD EEMNES
Besluitvormend orgaan
Gemeente Eemnes - Gemeenteraad
Gemeentecode Eemnes
Onderwerp
Formatie gemeente Eemnes
Portefeuillehouder R. van Benthem (Eemnes)
Openbaar Ja
Korte inhoud
In de afgelopen periode zijn er gesprekken gevoerd over de toekomst van de BEL Combinatie, over de nieuwe directiestructuur, de (gewijzigde) positie van de gemeentesecretaris en de noodzaak de BEL Combinatie te versterken. Om de
opdrachtgevende rol van de gemeente Eemnes t.o.v. de BEL Combinatie te versterken en om de ondersteuning van het college en de raad (griffier) te optimaliseren wordt een aantal wijzigingen in de formatie voorgesteld.
Besluiten De raad besluit:
1. In te stemmen met de uitbreiding van de formatie voor de staf Eemnes en de financiële verwerking daarvan
2. De 9e begrotingswijziging 2021 vast te stellen
Inleiding
Door de omvorming van de BEL Combinatie tot een bedrijfsvoerings-WGR, de
eenhoofdige directie en daardoor de nieuwe positie van de gemeentesecretaris is ook een herbezinning op de rol en positie van de staf van de gemeente Eemnes logisch. Hierbij
speelt dat op basis van het rapport van WagenaarHoes ook het versterken van de ondersteuning van de wethouders en raad op beleidsinhoudelijk terreinen als
noodzakelijk wordt gezien. De vroegere functie van beleidsregisseur is opgeheven en wordt in het model met drie opdrachtgevers en aansturing op basis van DVO en goede P&C node gemist. In de BEL Combinatie is de budgettaire ruimte er niet om hiervoor een nieuwe staf op te tuigen. De naar de BEL overgegane medewerkers (en formatie) die voorheen beleidsregie als taak hadden, zijn nu werkzaam in het primaire proces, in de lijn. In de doorontwikkeling van de BEL Combinatie is gekozen om enerzijds te besparen en anderzijds om de kwetsbaarheden in de organisatie op te lossen (investeren). Hiermee is de beschikbare financiële ruimte binnen de BEL Combinatie ingezet.
Tegelijk doen zich in Eemnes een tweetal ontwikkelingen voor, namelijk het met pensioen gaan van een medewerker van het bestuurssecretariaat en de noodzaak om de functie van gemeentesecretaris in te vullen. Tevens doet zich de vraag voor hoe we de lacune van beleidsregie adequaat kunnen opvullen.
Doel
De formatie van de gemeente Eemnes aan te passen op de nieuwe werkelijkheid van een bedrijfsvoerings-WGR, alsmede voorzien in de behoefte aan meer politiek-bestuurlijke ondersteuning en voorzien in de behoefte om de griffie meer body te geven.
Toelichting besluit (argumenten)
Belangrijke wijzigingen worden hieronder kort toegelicht.
Gemeentesecretaris
De gemeentesecretaris (GS) is een wettelijke functie en de meeste rollen die een secretaris vervult blijven bij de GS. Alleen het onderdeel leiding geven aan de BEL Combinatie als onderdeel van het driemanschap directie is komen te vervallen.
De rol van GS wordt dan meer adviseur van het college, bewaken bestuurlijke planning, kwaliteit stukken, vertegenwoordiging gemeente, aansturing staf Eemnes,
opdrachtgeverschap richting de BEL Combinatie. Om die rol goed te kunnen invullen is het zaak dat de GS ook in beeld is, wanneer het gaat om belangrijke inhoudelijke
dossiers. Voorts is de individuele ondersteuning van de wethouders, burgemeester en als speler in de duale driehoek een belangrijke taak van de GS. In Laren en Blaricum is de GS ingeschaald op schaal 13.
In Eemnes hebben we in de begroting ruimte voor een GS op schaal 14. Dat geeft de gelegenheid om een goede ‘high potential’ of ervaren GS aan te trekken. Op een schaal 14 reageren doorgaans mensen in schaal 13 (promotie in rang en salaris). Tegelijkertijd zal evenwel een GS in de huidige bezetting ook deels meewerkend voorman/vrouw zijn en dus beleidsstukken op moeten pakken die de BEL Combinatie qua capaciteit of inhoud niet voor haar rekening kan nemen.
Alles overwegende stellen we voor de functie van GS op hetzelfde niveau als Laren en Blaricum in te schalen, namelijk schaal 13. Dat is ook de ‘normale’ schaal voor een gemeente met 9.000 inwoners. We gaan daarbij uit van een fulltime functie van 36 uur (32 uur mogelijk).
Bestuurssecretariaat
Het secretariaat ondersteunt het college, is belast met alle reguliere secretariële zaken en is tevens belast met het organiseren van bijeenkomsten. Op dit moment beschikken we over twee part time secretariële medewerkers en is de werkdruk hoog. Tegelijk is de functie van het secretariaat cruciaal in het bestuurlijke proces, alsmede voor het beeld van de gemeente bij onze inwoners.
Laren en Blaricum beschikken over een (parttime) medewerker griffie. In Eemnes hebben we er destijds voor gekozen om de griffier te laten ondersteunen door het
bestuurssecretariaat en geen separate medewerker griffie aan te nemen. Een medewerker griffie kan echter dienen als achtervang van de griffier en heeft een ander profiel dan onze huidige medewerkers van het bestuurssecretariaat. Het functieprofiel medewerker griffie omvat o.a. het zorgdragen voor het up-to-date houden van het
raadsinformatiesysteem; het vervullen van een intermediaire rol met de organisatie; het maken van verslagen en zorgen voor andere secretariële werkzaamheden rond
vergaderingen; administratieve ondersteuning bij raadsvergaderingen en verrichten van of assisteren bij overige werkzaamheden binnen de griffie.
Door pensionering van een medewerker bestuurssecretariaat, komt er formatie vrij. Om de ondersteuning van de griffier te verbeteren willen we die vrijkomende functie deels anders inrichten. Het nieuwe profiel is die van een medewerker griffie, tevens
managementassistent voor het college. Hiervoor breiden we de uren ten behoeve van de griffie uit en zoeken we een fulltime (ervaren) medewerker op schaal 8.
(Junior) bestuursadviseur
Het wegvallen van beleidsregie een aantal jaren geleden heeft een niet ingevulde lacune opgeleverd. Niet alleen qua aansturing (inhoudelijk als proces) van de bestuurlijke
agenda, maar ook door het wegvallen van de ondersteuning voor de wethouders (DVO en inhoud), schrijven van korte voortgangsberichten en memo’s t.b.v. de raad etc. Ook hier is zuiverheid in rollen en vooral goede bewaking van het politiek-bestuurlijke proces in het belang van de gemeente Eemnes. De oude rol van beleidsregie is, zo blijkt ook uit de adviezen van WagenaarHoes, toch een belangrijk element in de constellatie van drie gemeenten met één ambtelijke uitvoeringsdienst. De GS neemt de strategische advisering voor zijn/haar rekening en wij zouden dit graag aangevuld zien met een (junior)
bestuursadviseur. Zo ontstaat dan een tandem die zowel richting raad en college, als richting de BEL Combinatie en onze samenleving zijn rol kan oppakken.
Vergelijkbare functie van (junior) bestuursadviseur met taakomschrijving:
Jij adviseert en ondersteunt samen met je collega bestuursadviseurs het college met raad en daad, zowel strategisch als operationeel. Jij zorgt dat collegeleden zich kunnen focussen op hun bestuurlijke taken, je signaleert politieke gevoeligheden en fungeert als spelverdeler tussen bijvoorbeeld college, ambtelijke organisatie en de griffie. Je werkt vanuit het belang van de organisatie in dienst van de inwoners.
Jij bent sparringpartner en adviseur voor het college en jouw advies ondersteunt de belangen van bestuur en de ambtelijke organisatie. Je bent voorhoede speler bij het signaleren van politiek-bestuurlijke kansen en risico’s en neemt daarop de regie. In de achterhoede neem je regie op vastgelopen processen en incidenten;
Je beweegt flexibel mee met actuele ontwikkelingen en ondersteunt dagelijks het college bij het uitvoeren van hun bestuurlijke agenda;
Je speelt een belangrijke rol bij het vergroten van het strategisch vermogen van de organisatie.
Jij draagt bij aan kwaliteitsverbetering van bestuurlijke besluitvorming en stukken. Dat doe je in nauwe samenwerking met inhoudelijk deskundige collega’s door het geven van begeleiding, inspiratie en feedback.
Je bent als een vis in het water op het dynamische grensvlak tussen organisatie, de raad, de griffie, directie en het bestuur en bouwt in korte tijd een stevig netwerk op met de relevante personen binnen en buiten de organisatie.
Het resultaat van jouw inspanningen zie je terug in de rust en comfort die jij met jouw collega’s creëert voor bestuur en organisatie.
De inschaling van een bestuursadviseur is bij andere gemeenten in schaal 11, die van een ervaren junior schaal 10. Omdat het in Eemnes om een behoorlijk zelfstandige functie gaat is werving op indicatief schaal 10/10A wenselijk, om een redelijk zelfstandige en ervaren medewerker te kunnen vinden. Beleidsregie was in het verleden in schaal 12 gepositioneerd. We stellen voor een (junior)bestuursadviseur schaal 10/10A (indicatief) voor 32 uur per week aan te stellen. Over de positionering (in de BEL Combinatie als onderdeel van een bestuursstaf BEL of bij de staf Eemnes) wordt nog gekeken naar de beste oplossing (ook qua continuïteit) en meest logische plaats (geredeneerd vanuit het BEL-model). Ongeacht de positionering is de medewerker uitsluitend ten behoeve van de gemeente Eemnes werkzaam.
Vastgesteld wettelijk- en beleidskader
De functiebeschrijving en –waardering van de medewerker
bestuurssecretariaat/managementassistent en medewerker griffie, gemeentesecretaris en (junior) bestuursadviseur zijn/worden opgesteld conform de regeling functiebeschrijving en –waardering.
Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie
Iedere gemeente stelt haar eigen formatie voor staf en ondersteuning vast. Laren en Blaricum hebben eveneens een GS in schaal 13, tevens hebben ze naast de griffier een parttime medewerker griffe.
Kanttekeningen
Het niet vaststellen van de nieuwe formatie (schaal en omvang) betekent dat we formatief een GS op schaal 14 hebben, er een hoge werkdruk op het secretariaat blijft, er geen achtervang (anders dan secretarieel) is voor de griffier en de politiek-bestuurlijke voortgang van projecten, memo’s en besluiten uitsluitend bij de BEL Combinatie ligt.
Financiën
De aanpassingen in formatie, schaal en uren betekent een verhoging van het salarisbudget (incl. sociale lasten). Tegenover de lagere inschaling van de gemeentesecretaris, staat een uitbreiding van schaal en uren voor de managementassistent/medeweker griffie en (opnieuw) de formatie van een bestuursadviseur (vh beleidsregie). Hiermee stijgen de salarislasten met € 75.000 (uitgaande van volledige benutting beschikbare uren).
De verdeling is (voorlopig):
programma overhead 9204001bestuursondersteuning/staf € 60.000 programma bestuur van de gemeenschap 92010004 griffie € 15.000.
Na de definitieve invulling, inschaling en uren zal dat in de begroting 2022 exact verwerkt worden.
We stellen voor deze formatie-uitbreiding te bekostigen door voor de overhead uit te gaan van een integrale doorbelasting van de overhead over de uren en tarieven. Op het programma Overhead bedraagt de totale overhead van de gemeente Eemnes voor het jaar 2021 nu € 3.402.059. In de integrale kostprijs voor de uren wordt echter alleen rekening gehouden met de overhead van de BEL Combinatie van € 2.866.412 en wel middels een opslag op de directe uurtarieven. Hierdoor wordt nu € 120.744 overhead toegerekend aan tarieven, investeringen en grondexploitaties.
De DVO 2021 laat een wijziging (verschuiving) zien van overhead naar directe uren. De begroting 2021 wordt na vaststelling van de DVO 2021 als volgt:
In de berekening van de overhead wordt nu alleen de overhead van de BEL Combinatie doorbelast en blijft de overhead van de gemeente dus buiten beschouwing. Zo wordt er dus ook geen overhead over de ingehuurde medewerkers voor project Zuidpolder doorbelast, anders dan de overhead inbegrepen in de uren van de medewerkers BEL Combinatie. Deze overhead blijft zo ook buiten de belastingheffing (fiscale aftrekpost).
We stellen voor om m.i.v. 2021 en voor Zuidpolder m.i.v. 2020 de overhead integraal in de tarieven op te nemen. Op de berekende overhead betekent dit een verhoging van de opslag. De overhead van de gemeente bedraagt € 656.391 en die van de BEL Combinatie
€ 2.373.876, oftewel een opslag van 27,7% op de berekende opslag in de tarieven, investeringen en grondexploitaties. Omdat we echter de formatie uitbreiden op het programma overhead met € 60.000 komt de opslag op 30,2%. Voor Zuidpolder hanteren we alleen die 30% over de beheerskosten die niet in de gezamenlijke GREX zitten (en voor 2020 25% opslag).
Financieel:
Overhead nu doorbelast bedraagt € 120.744 verhoogd met 30% = € 156.967. Per saldo € 36.000 meer doorbelast.
De beheerskosten van de Zuidpolder bedragen in 2021 € 160.000, hier wordt via een toeslag van 30% dan € 48.000 aan overhead toegerekend.
Tegenover de structurele lasten vanwege de uitbreiding van de formatie van € 75.000, staat op begrotingsbasis en op jaarbasis een hogere doorbelasting van € 84.000. Bij het opstellen van de begroting 2022 zal de begroting worden gebaseerd op een integrale
OVERHEAD 2021
overhead Eemnes 656.391 Overhead BEL Combinatie 2.866.412 doorbelaste overhead -120.744 Begroting 2021 3.402.059
OVERHEAD 2021
overhead Eemnes 656.391
Overhead BEL Combinatie 2.373.876
doorbelaste overhead -120.744
Begroting 2021 2.909.523
Voor de begrotingswijziging 2021 gaan we uit van:
1. Integrale doorbelasting overhead in 2021 gebaseerd op 28% (afgerond) opslag, hetgeen betekend op projecten c.s. € 34.000 en op Zuidpolder € 45.000, totaal € 79.000.
2. Formatie-uitbreiding 2021 voor € 75.000 (invulling zal medio 2021 plaats vinden, dus op deze salarispost ontstaat in 2021 een onderbesteding).
Die hogere doorbelasting zal als volgt in de begroting worden vertaald:
Integrale kostprijs producten stijgt iets
Uren in investering worden duurder, daardoor hogere afschrijvingen
Uren in GREX worden hoger, daardoor minder winst (na belastingvoordeel)
Bij het vaststellen van de tarieven (begroting 2022) zal steeds de (politieke) afweging worden gemaakt of volledige doorbelasting wenselijk is of niet.
Door de overhead integraal door te belasten ontstaat een zuivere berekening van de kosten die de gemeente maakt.
Begrotingswijziging nodig?
Ja, in begroting gemeente
Uitvoering
Met het vaststellen van deze begrotingswijziging wordt de basis gelegd voor het invullen (werving) van de formatie.
Communicatie Geen
Bijlagen Geen
Steller
A. Meda(ameda).
Registratiedatum 15 februari 2021
