//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Onroerend Erfgoed / 28.04.2022
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
GENDER EQUALITY
PLAN
INHOUDSOPGAVE
1 Algemene situering agentschap Onroerend Erfgoed...3 2 Diversiteit en gelijke kansen...4
2.1 Dienst Diversiteitsbeleid 4
2.2 Diversiteit binnen Onroerend Erfgoed 4
2.2.1 Eigen diversiteitsambtenaar 4
2.2.2 Diversiteitsplan 5
2.3 VERDELING MAN/VROUW binnen Onroerend Erfgoed 5
3 Loopbaan ...5
3.1 Selectie en werving 5
3.2 Vorming 6
3.3 Loopbaanplanning, bevorderingen en verlofstelsels 6
4 Welzijn...7
4.1 Monitoring personeelstevredenheid 8
4.2 Communicatie rond welzijn op Intranet 9
4.3 HR, vertrouwenspersonen en preventieadviseur 9
4.4 Integriteit 9
4.5 Werk-privébalans en het hybride werken 10
5 Acties ...10 6 Goedgekeurd en publiek beschikbaar GEP...11 7 Bijlagen ...12
7.1 Situering en samenvatting van de resultaten van het rapport 14
7.1.1 Hinderpalen 14
7.1.2 Hulpbronnen 14
7.1.3 Samengevat 14
7.2 Welke acties? 15
7.3 Het PLOEG-gesprek 16
7.4 Energiegevers en energievreters 16
7.4.1 Wat zijn dit? 16
7.4.2 Breng ze in kaart 16
7.5 Wat is werkdruk? 17
7.6 Hoe herken ik werkdruk? 17
7.7 Hoe breng ik werkdruk in kaart? 17
7.8 Hoe breng ik dit aan en wat kan ik verwachten? 18
7.9 Beschikbaarheid en bereikbaarheid 19
7.9.1 Hoe in kaart brengen? 19
7.10 Wat verstaan we onder grensoverschrijdend gedrag? 20
7.11 Bij wie kan je terecht? 20
1 ALGEMENE SITUERING AGENTSCHAP ONROEREND ERFGOED
Het agentschap Onroerend Erfgoed is een intern verzelfstandigd agentschap en wetenschappelijke instelling binnen het beleidsdomein Omgeving van de Vlaamse overheid.
Het Vlaams personeelsstatuut (VPS) garandeert een gelijke behandeling voor alle werknemers. De Vlaamse overheid bestrijdt discriminatie op basis van geslacht, genderidentiteit en genderexpressie door middel van het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsdecreet en de aanstelling van de Vlaamse Ombudsdienst als onafhankelijk orgaan voor klachtenbehandeling.
Het agentschap Onroerend Erfgoed is onderverdeeld in vier grote clusters (drie afdelingen en staf en secretariaat) met daarbinnen een aantal teams. In de meeste teams staat er een directeur aan het hoofd, met een afdelingshoofd als leidinggevende, en de administrateur-generaal als leidend ambtenaar. De directeurs en adviseurs vormen het lager middenkader. De afdelingshoofden, leidend ambtenaar, beleidsadviseur en organisatieadviseur vormen het directieteam.
Het agentschap stelt het ondernemingsplan op met oog voor het welzijn van zijn medewerkers. Welzijn is een belangrijk aspect waar veel rond wordt gewerkt binnen het agentschap. Ook integriteit en diversiteit zijn belangrijke thema’s waarrond het agentschap verder zal werken. Bijkomend zet het agentschap heel hard in op opleiding: we organiseren een aantal verplichte opleidingen voor bepaalde groepen medewerkers en sporen onze medewerkers aan functiespecifieke opleidingen te volgen.
2 DIVERSITEIT EN GELIJKE KANSEN
2.1 DIENST DIVERSITEITSBELEID
De dienst Diversiteitsbeleid (DDB) is de overkoepelende dienst van de Vlaamse overheid rond diversiteit.
Deze dienst valt onder het Agentschap Overheidspersoneel. De dienst Diversiteitsbeleid informeert en adviseert de entiteiten bij het opstellen en implementeren van een gelijkekansen- en diversiteitsbeleid.
De Vlaamse overheid waardeert de verschillen tussen haar medewerkers en houdt er rekening mee. Ze kiest voor een doelgroepenbenadering, en zo voor duidelijkheid: elke kansengroep heeft specifieke kenmerken en noden waarvoor we specifieke oplossingen moeten zoeken. De focus ligt op volgende doelgroepen: personeelsleden met handicap of chronische ziekte, personeelsleden van buitenlandse herkomst, holebi’s en transgender binnen de Vlaamse overheid, en het evenwicht tussen mannen en vrouwen. Meer informatie over de Dienst Diversiteitsbeleid vind je hier.
Op vlak van gender onderneemt DDB een aantal acties. De Vlaamse overheid streeft momenteel naar 40 procent vrouwen in middenkaderfuncties én in topfuncties. Door monitoring bij de aangesloten agentschappen wordt nagegaan of dit cijfer behaald werd, en waar nodig bijgestuurd kan worden. Er wordt over gewaakt dat alle communicatie naar burgers en personeelsleden genderneutraal is. Hiervoor wordt samengewerkt met de dienst gelijkekansenbeleid.
Wat betreft kansengroepen, stimuleert DDB het aangaan van stages en aanwerven van personeelsleden met een handicap of chronische ziekte, en bieden ze de mogelijkheid tot een financiële tussenkomst aan.
Verder worden er verschillende acties in kaart gebracht om personen van buitenlandse herkomst aan te trekken, onder andere door succesverhalen te publiceren. Ook hier zijn streefcijfers vooropgesteld die idealiter binnen elk agentschap wordt behaald.
2.2 DIVERSITEIT BINNEN ONROEREND ERFGOED
2.2.1 Eigen diversiteitsambtenaar
Het agentschap beschikt ook zelf over een diversiteitsambtenaar. Deze rol wordt opgenomen door het hr-team.
Een diversiteitsambtenaar is een medewerker bij wie alle collega’s terecht kunnen met vragen rond gelijke kansen.
Taken diversiteitsambtenaar:
• opmaken diversiteitsplan
• organisatie acties rond en opleidingen over diversiteit
• ondersteuning bij handicap of chronische ziekte Aanspreekpunt rond:
• toegankelijkheid
• antidiscriminatie
• neutraliteit
2.2.2 Diversiteitsplan
De diversiteitsambtenaar maakt jaarlijks een gelijkekansen- en diversiteitsplan. Daarin staan de acties van het voorbije jaar en de nieuwe prioriteiten voor het volgende jaar. Ook de cijfers over de vertegenwoordiging van de kansengroepen binnen het agentschap komen aan bod.
2.3 VERDELING MAN/VROUW BINNEN ONROEREND ERFGOED
Binnen het agentschap Onroerend Erfgoed werken in het algemeen meer vrouwen dan mannen. Het lager middenkader telt iets meer vrouwen dan mannen. In het directieteam zetelen evenveel vrouwen als mannen. Deze cijfers dateren van februari 2022.
Aantal mannen Aantal vrouwen
Totaal medewerkers 101 160
Lager middenkader 6 8
Afdelingshoofden/directieleden 3 2
Leidend ambtenaar 0 1
3 LOOPBAAN
3.1 SELECTIE EN WERVING
De selectie en aanwerving binnen het agentschap Onroerend Erfgoed verloopt via onze selectieverantwoordelijke binnen het Selectiecentrum (AgO) van de Vlaamse overheid. De selectieverantwoordelijke waakt over heldere vacatureberichten alsook dat alle sollicitanten gelijke kansen krijgen. Standaard is elk vacaturebericht ook voorzien van volgende tekst:
“Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen van morgen!”
Het agentschap kan steeds kiezen om een vacature eerst intern open te stellen, om zo interne mobiliteit mogelijk te maken, of zich meteen te richten op de externe arbeidsmarkt. Wanneer de vacature extern wordt opgesteld dan kun je kiezen om deze vacature enkel voor te behouden voor mensen met een handicap of chronische ziekte. Dat verlaagt de drempel tot solliciteren voor personen uit deze
kansengroep. Ze zijn bovendien vrijgesteld van een vergelijkende selectie waarbij ze tegenover kandidaten zonder handicap of chronische ziekte komen te staan.
De selectieprocedure voor personen met een handicap zijn voorzien van specifieke begeleiding. Zo wordt er onder meer gekeken naar een aangepaste werkplek waar nodig. Bij de indiensttreding biedt DDB extra ondersteuning.
3.2 VORMING
Voor het stimulering van gelijke kansen, zet het agentschap in op een brede waaier aan opleidingen. We moedigen medewerkers aan om opleidingen te volgen die relevant zijn voor het uitoefenen van hun functie. Daarnaast zijn sommige opleiding verplicht. Zo worden er sinds 2016 opleidingen rond klantgerichte werking aangeboden, en sinds 2018 rond verbindende communicatie. In deze cursus ligt de nadruk op een verbindende manier van communiceren en het aanbrengen van moeilijke gespreksonderwerpen. Dat sluit aan bij de open cultuur die het agentschap voorop stelt. Een grote meerderheid van de medewerkers volgde intussen deze cursus.
In 2022 starten we met dilemmatrainingen rond integriteit. Ook zullen leidinggevenden een cursus coaching voor leidinggevenden moeten volgen in het kader van coachend leiderschap. Met het oog op prestatiebeoordeling, konden leidinggevenden deelnemen aan een infosessie rond evalueren. Het hr-team biedt hierrond ondersteuning aan voor de leidinggevende.
Daarnaast zal het agentschap op termijn inzetten op bijkomende coachingtrajecten voor de consulenten om nog klantgerichter te werken.
3.3 LOOPBAANPLANNING, BEVORDERINGEN EN VERLOFSTELSELS
Het agentschap wil zijn medewerkers zoveel mogelijk kansen bieden. Zo kunnen medewerkers via bevordering een uitdagendere functie bekleden, of via interne mobiliteit proeven van een ander takenpakket.
Hieronder vind je cijfers terug van bevorderingen die plaatsvonden tussen 2019 en 2022. Het gaat om bevorderingen binnen hetzelfde niveau, bevorderingen naar een hoger niveau, en medewerkers die meededen aan de procedure om van contractueel naar ambtenaar op proef over te stappen.
Op basis van deze cijfers concluderen we dat er dubbel zoveel vrouwen als mannen binnen hetzelfde niveau een bevordering kregen. In het agentschap werken er procentueel meer vrouwen (61.3%) dan mannen (38.6%). Dat betekent dat een hoger percentage vrouwen dan mannen in de periode 2019 tot 2022 bevorderd zijn binnen hetzelfde niveau (V = 5%, M = 3.96%).
Bevorderingen binnen hetzelfde niveau
Man Vrouw
2019 / 4
2020 2 4
2021 2 /
Deze cijfers tonen aan dat er enkel mannen een bevordering naar een hoger niveau genoten in de periode tussen 2019 en 2022.
Bevorderingen naar een hoger niveau
Man Vrouw
2019 1 /
2020 1 /
De laatste jaren gingen procentueel meer mannen van contractueel naar ambtenaar. Op dit ogenblik zijn er 81.19% van de mannelijke medewerkers statutair benoemd. Bij de vrouwelijke medewerkers is dit 74.38%.
Van contractueel naar ambtenaar op proef
Man Vrouw
2019 8 4
2020 4 6
2021 4 3
Zorgkrediet wordt voornamelijk aangevraagd door vrouwelijke medewerkers (bv. 2021 V = 9.38%; M = 0.99%). Hoewel we dit ook merken bij ouderschapsverlof in de periode van 2019 tot 2022, zien we toch een grotere spreiding tussen man en vrouw bij het opnemen van zorgkrediet.
Opgenomen ouderschapsverlof
Man Vrouw
2019 9 15
2020 5 9
2021 6 10
4 WELZIJN
Op 1 september 2014 trad de huidige welzijnswet van de Vlaamse overheid in werking. Voor het agentschap Onroerend Erfgoed is het welzijn van de medewerkers een zeer belangrijk gegeven. Het wordt steevast mee opgenomen in het ondernemingsplan, wat verder doorsijpelt naar concrete acties
in het jaaractieplan welzijn. Het agentschap monitort regelmatig een aantal welzijnsaspecten, bijvoorbeeld via de risicoanalyse psychosociale aspecten en de tevredenheidspeilingen. Naast monitoring bestaat er binnen het agentschap een interne werkgroep welzijn. En is er individuele ondersteuning waar nodig.
4.1 MONITORING PERSONEELSTEVREDENHEID
De Vlaamse overheid legt de departementen en agentschappen op om de welzijnsrisico’s van zijn medewerkers in kaart te brengen. Dat gebeurt onder andere via een vijfjaarlijkse risicoanalyse psychosociale aspecten (RAPSI). Een RAPSI analyseert de oorzaken gebonden aan de vijf A’s (Arbeidsomstandigheden, Arbeidsinhoud, Arbeidsrelaties, Arbeidsorganisatie en Arbeidsvoorwaarden).
De laatste risicoanalyse binnen het agentschap Onroerend Erfgoed is van september 2021.
Bijkomend gaat ons agentschap om de twee jaar na hoe de medewerkers hun werk beleven aan de hand van een personeelstevredenheidsbevraging. De score van mannen en vrouwen ligt in dezelfde lijn, al scoren de vrouwen vaker net iets hoger dan de mannen. Uit de peiling van 2020 blijkt dat de werknemers van het agentschap Onroerend Erfgoed weten bij wie ze terecht kunnen met vragen en meldingen over gelijke kansen en diversiteit1. Vrouwen geven aan dat ze vinden dat de interne selecties van personeel gemiddeld eerlijker verlopen dan mannen2. Zowel mannen als vrouwen geven aan het gevoel te hebben dat ze rechtvaardig geëvalueerd worden3. De verloning binnen de Vlaamse overheid wordt gemiddeld positiever geëvalueerd door vrouwen dan door mannen4. Ook op de vraag ‘Ik krijg dezelfde kansen als andere personeelsleden binnen de Vlaamse overheid, ongeacht mijn geslacht, leeftijd, herkomst, seksuele geaardheid, ziekte, beperking…’ scoren vrouwen net iets hoger dan mannen5.
Resultaten uit beide bevragingen worden meegenomen in de verdere uitwerking van het Globaal preventieplan en het jaaractieplan welzijn.
Een globaal preventieplan (GPP) brengt op basis van de risicoanalyse concrete acties in kaart om het welzijn op het werk te verbeteren. Dit plan wordt opgesteld voor een periode van vijf jaar. Het globaal preventieplan 2021-2025 werd in samenspraak met de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk (GDPB) en de interne werkgroep welzijn opgesteld. Jaarlijks stelt het agentschap een jaaractieplan welzijn op (bijlage), waarin concrete acties worden opgenomen met het oog op de doelstellingen in het globale preventieplan.
1 Op een 5 punten Likert schaal scoorden mannen gemiddeld 3.9, en vrouwen gemiddeld 4.1.
2 Op een 5 punten Likert schaal scoorden mannen gemiddeld 3.3 en vrouwen gemiddeld 3.4.
3 Op een 5 punten Likert schaal scoorden mannen gemiddeld 4.4 en vrouwen gemiddeld 4.5.
4 Op een 5 punten Likert schaal scoorden mannen gemiddeld 4.0 en vrouwen gemiddeld 4.1.
5 Op een 5 punten Likert schaal scoorden mannen gemiddeld 4.4 en vrouwen gemiddeld 4.5.
4.2 COMMUNICATIE ROND WELZIJN OP INTRANET
Wij vinden het zeer belangrijk onze medewerkers op de hoogte zijn van welzijnsacties in het agentschap.
Zo verscheen op intranet begin 2022 een beknopte samenvatting van de resultaten van de risicoanalyse psychosociale aspecten (RAPSI) en welke stappen de werkgroep Welzijn zal ondernemen (bijlage). Ook rond de jaarlijkse evaluatie communiceren we via het intranet. Zo werden er in 2021 berichten geplaatst met tips om de medewerker voor te bereiden op het evaluatiegesprek (bijlage).
4.3 HR, VERTROUWENSPERSONEN EN PREVENTIEADVISEUR
Alle informatie over welzijnsactoren en wie welke rol op zich neemt is beschikbaar op intranet.
Uit de risicoanalyse psychosociale aspecten (RAPSI), afgenomen in 2021, blijkt dat de vertrouwenspersonen en de preventieadviseur binnen ons agentschap zeer goed gekend zijn.
Medewerkers geven aan te weten bij wie ze terecht kunnen. We scoren hiervoor significant beter dan de benchmark, maar toch blijft het agentschap inzetten op een verdere bekendmaking om de (al lage) drempel tussen vertrouwenspersonen en medewerkers te minimaliseren. Dit doen we onder andere door de actoren tijdens team-overleggen voor te stellen.
4.4 INTEGRITEIT
Binnen HR neemt de HR Business Partner (HRBP) de rol van integriteitsverantwoordelijke en aanspreekpunt voor medewerkers op. De HRBP volgt hiervoor opleidingen om medewerkers hierin te ondersteunen. Vanuit deze rol zullen er op middellange termijn dilemmatrainingen aan de medewerkers worden aangeboden. Het agentschap ontwikkelde ook een entiteitseigen visie en aanpak op integriteit en deontologie. Hierin is onder meer opgenomen:
We behandelen elke burger, klant, vraagsteller, collega, … gelijk. We behandelen elke situatie of vraag op dezelfde manier, ongeacht met wie ze zich stelt of wie ze stelt. Elke situatie of vraag is anders. Dit betekent dat niet elke procedure of elk proces van toepassing is. We streven er daarom telkens naar om zo klantgericht en efficiënt mogelijk te werken, zonder onderscheid te maken tussen burger, klant of collega.
Uit de risicoanalyse psychosociale aspecten (RAPSI) blijkt dat medewerkers aangeven amper met pestgedrag en ongewenst grensoverschrijdend gedrag in aanraking komen op de werkvloer. Toch vindt de organisatie het zeer belangrijk om aan te geven dat elk voorval er één te veel is. Naar aanleiding van de actualiteit werd op het intranet nog eens in de verf gezet bij wie medewerkers in zo een situaties terecht kunnen (bijlage). Cijfers uit de RAPSI rond pestgedrag en ongewenst grensoverschrijdend gedrag binnen ons agentschap:
- Pestgedrag = 3% (benchmark = 12%) - Cyberpesten = 1% (benchmark = 3%)
- Interne agressie = 1% (benchmark = 10%, significant verschil)
- Intern ongewenst grensoverschrijdend gedrag = 3% (benchmark = 13%, significant verschil) - Interne discriminatie = 5% (benchmark = 11%, significant verschil)
4.5 WERK-PRIVÉBALANS EN HET HYBRIDE WERKEN
De nieuwe manier van werken vertaalt zich in het hybride werken, zo luidt de omzendbrief van de Vlaamse overheid van 16 juli 2021. Hiervoor stellen agentschappen een afsprakenkader op waarin het hybride werken wordt toegelicht. Het agentschap Onroerend Erfgoed zet in op vertrouwen in de medewerkers en nam daarom de beslissing om geen verplichte werkdagen op kantoor op te leggen aan zijn medewerkers. Wel krijgen leidinggevenden de keuze om te bepalen hoe vaak de medewerkers op kantoor verwacht worden om sociale cohesie en betrokkenheid binnen en tussen teams te garanderen.
Hybride werken zorgt dat medewerkers zelf hun werk beter kunnen organiseren en dat ze een betere werk-privébalans bereiken. Bij het hybride werken blijven een open bedrijfscultuur en verbindende communicatie de leidraden van onze organisatiecultuur.
5 ACTIES
Onroerend Erfgoed heeft een aantal prioritaire acties opgesteld voor de periode 2022-2024. De monitoring van de acties en indicatoren gebeurt door het HR-team en de werkgroep welzijn in het kader van de tweejaarlijkse personeelsbevraging en de opvolging van het globaal preventieplan, het jaaractieplan welzijn en het meerjarig diversiteitsplan.
De opgestelde acties zijn de:
Werk-privébalans en organisatiecultuur
- We stelden een afsprakenkader op rond hybride werken en zetten verder in op acties voor een efficiënter verloop.
- We zetten in op een open bedrijfscultuur door opleidingen en intervisies verbindende communicatie, en dilemmatrainingen.
- We zetten verder in op informeren van verlofmogelijkheden zoals ouderschapsverlof en zorgkrediet.
- We onderzoeken hoe we gender neutraal kunnen communiceren en stimuleren medewerkers om dit toe te passen.
Genderevenwicht in leidinggeven en beleidsvorming
- We nemen genderproblematieken mee op in het beleid, processen en procedures, met ook oog voor gender neutrale communicatie.
- We geven het beleid op een duurzame en inclusieve manier vorm via de werkgroep welzijn, met betrokkenheid van alle afdelingen en van alle werknemers.
- We bieden een cursus coaching voor leidinggevenden aan.
Gendergelijkheid bij selectie en werving
- We kijken erop toe dat het Selectiecentrum van AgO de vacatureteksten steeds voorziet van genderneutrale communicatie,
- We schenken aandacht voor een genderevenwicht in de jury’s voor selectiegesprekken.
- We blijven bouwen op een eerlijke en inclusieve werkomgeving met een divers personeelsbestand.
- We blijven inzetten op de monitoring van het personeelsbestand en op de bevorderingsmogelijkheden op basis van gender.
Integratie van de gender dimensie in onderzoek- en vormingscontext
- We bewaken de genderdimensie binnen de onderzoeksprojecten via gender evenwichtige klankbordgroepen en nemen diverse doelgroepen op bij het afnemen van interviews en bevragingen.
- We monitoren het genderevenwicht bij de onderzoeksfuncties en streven dit na.
Maatregelen tegen gender-gebaseerd geweld met inbegrip van seksuele intimidatie
- We monitoren de gender gerelateerde maatregelen opgenomen in het globaal preventieplan.
- We informeren onze medewerkers actief over wat wel en niet kan op het werk en bij wie ze terecht kunnen in het geval ze met pesterijen of geweld te maken krijgen.
6 GOEDGEKEURD EN PUBLIEK BESCHIKBAAR GEP
Het directieteam keurde het GEP van het agentschap Onroerend Erfgoed goed op 20 april 2022. Het is publiek beschikbaar via de website www.onroerenderfgoed.be/gep.
Goedkeuring door Gonda Callaert, waarnemend administrateur-generaal
Reden:Ik keur dit document goed Getekend door:Gonda Callaert (Signature Getekend op:2022-04-28 16:00:41 +02:0
7 BIJLAGEN
Bijlage 1 – Jaaractieplan welzijn 2022
JAARACTIEPLAN 2022
Hieronder staan de acties vermeld van het werkjaar 2022, onderdeel van het Globaal Preventieplan voor het Agentschap Onroerend Erfgoed.
Prioritaire doelstellingen, middelen en methoden
Nr Prioritaire doelstelling Middelen en methoden Deadline
1 Opvolgen uitvoering Globaal Preventieplan, Jaaractieplan en actieplan Welzijn + integratie nieuw actieplan Welzijn in Globaal Preventieplan (zie punt 4)
Dit gebeurt door de Werkgroep Welzijn, met interne vertegenwoordiging uit verschillende afdelingen en met ondersteuning van de GDPB. Vanuit de Werkgroep Welzijn wordt er telkens teruggekoppeld naar het DT en worden actieplannen en acties ter goedkeuring voorgelegd.
Minimaal tweemaal per jaar
2 Organiseren welzijnsrondgangen en opvolgen werkpunten:
- depot De Kogge - archeologisch depot - ook horizontale
rondgangen in onze kantoren in de VAC’s
We organiseren een bezoek aan het archeologisch depot in Vilvoorde zonder arbeidsarts en aan De Kogge met arbeidsarts. Er gebeuren ook horizontale welzijnsrondgangen in onze kantoren in de VAC’s.
Jaarlijks of tweejaarlijks
3 Wegwerken werkpunten
welzijnsrondgangen depot in Vilvoorde, met nadruk op de lopende prioritaire acties in 2022:
- Acties 5, 6, 23, 36, 60, 61, 62, 70, 72, 84, 85, 86, 94 (zie tabel werkpunten welzijnsrondgang als bijlage)
Zie verslag werkpunten welzijnsrondgangen 2021, met aandacht voor de prioritaire werkpunten.
Overleg met Facilitair bedrijf en de andere entiteiten uit het depot in Vilvoorde voor de gemeenschappelijke werkpunten (zie veiligheidsoverleg). Nadruk ligt steeds op de veiligheid en het welzijn van de medewerkers.
2022
4 Verdere analyse en actie naar aanleiding van resultaten risicoanalyse psychosociaal welzijn (RAPSI): opmaken, communiceren en uitvoeren van een nieuw actieplan over welzijn op het werk + integratie in Globaal Preventieplan (zie punt 1)
De resultaten van de RAPSI 2021 geven ons veel inzicht in de hinderpalen en hulpbronnen. We werken concrete acties uit voor de organisatie om de hinderpalen weg te werken en de hulpbronnen te versterken.
Actieplan klaar voorjaar 2022, daarna
uitvoering en opvolging
5 Begeleide ondersteuning en heroriëntering voor depotmedewerkers met het oog op welbevinden en remediëren ziekteverzuim
We gaan na hoe we depotmedewerkers kunnen ondersteunen op vlak van welzijn en motivatie en ook welke mogelijkheden er zijn voor (interne) mobiliteit voor de medewerkers die dit wensen. Dit gebeurt in het kader van het project begeleide heroriëntering van AgO.
2021-2022
6 Aandacht voor preventie en welzijn bij de opmaak van het nieuwe kader hybride werken + voorzien van middelen voor hybride werken
We maken een nieuw kader hybride werken op waarin er niet enkel plaats is voor praktische afspraken rond bereikbaarheid en beschikbaarheid, maar ook voor de randvoorwaarden om hybride werken te doen slagen. We voorzien ook extra middelen om gezond en aangenaam te kunnen werken, zowel thuis, op kantoor als in een hybride context.
Voorjaar 2022 goedkeuring kader – in de loop van 2022- 2023 voorzien van middelen
7 Uitbouw van een werking rond re- integratie en ondersteunen van collega’s met stress-gerelateerde aandoeningen
Deelname aan het lerend netwerk ERM, informeren en sensibiliseren van leidinggevenden, specifieke opleiding voor ERM rond stress- en burn-out coaching in najaar 2022
2022
8 Optimaliseren van het onthaal- en retentiebeleid
Vanuit de analyse en aanbevelingen uit het project
‘optimaliseren loopbaanbeleid’ maken we werk van enkele acties om het onthaal- en retentiebeleid te verbeteren en ook meer af te stemmen op de situatie in coronatijd en het hybride werken. Dit met het oog op het welzijn van nieuwe medewerkers en hun kennismaking met de organisatiecultuur. Daarnaast ondernemen we ook acties op vlak van wervings- en uitstroombeleid.
2022-2023
9 Opleidingen stimuleren en/of organiseren rond preventie- en welzijn, bv.:
- Opleiding preventie- adviseur niveau III voor HR - EHBO-hulpverlening - Zonevrijwillgers evacuatie - Veiligheid op werven
- …
Vanuit HR volgen we de opleiding preventie-adviseur niveau II. We zorgen ervoor dat medewerkers de vervolgopleidingen EHBO volgen en stimuleren anderen om de basisopleiding te volgen. We promoten de opleiding voor brandevacuatie. We onderzoeken de mogelijkheden om opleidingen te voorzien over veiligheidsmaatregelen op werven voor bepaalde functiegroepen (bv. erfgoedconsulenten)
2022
10 Promoten van het sport- en beleefaanbod van de Vlaamse overheid en medewerkers stimuleren om deel te nemen, met specifieke aandacht voor de sport- en beleefmaand
We promoten het sport- en beleefaanbod vanuit de Vlaamse overheid en leggen uit waarom dit zo belangrijk is. We geven dit extra aandacht tijdens de sport- en beleefmaand.
2022
In de kolom verantwoordelijkheden werd telkens de proceseigenaar onderlijnd. Deze persoon is de trekker van het project. Met andere woorden: deze persoon heeft de bevoegdheid om te bepalen hoe het project verloopt, te sturen en beslissingen te nemen.
Bijlage 2 – Communicatie over de risicoanalyse psychosociale aspecten
In september 2021 voerde IDEWE bij ons agentschap een bevraging uit over psychosociaal welzijn op het werk. Hierin werd onder andere gepeild naar jouw welzijn en eventuele hindernissen die je ervaart op je werk. Deze bevraging vindt idealiter om de 5 jaar plaats. De vorige afname dateert van 2017.
De enquête behaalde een hoge responsgraad (62%) wat leidde tot representatieve resultaten voor de risicoanalyse psychosociale aspecten.
De resultaten zijn in december al toegelicht aan de werkgroep welzijn, de vakbonden en het directieteam.
7.1 SITUERING EN SAMENVATTING VAN DE RESULTATEN VAN HET RAPPORT
De risicoanalyse psychosociaal welzijn brengt zowel de hinderpalen als de hulpbronnen in kaart. Dit geeft een algemeen beeld hoe de werknemer van het agentschap zijn werk ervaart. De resultaten van de vragenlijst worden vergeleken met een benchmark. Deze benchmark is een gemiddelde score van heel wat Vlaamse organisaties.
7.1.1 Hinderpalen
De hinderpalen die vooral uit de analyse naar voor komen, zijn beslissingsruimte, werkdruk, stress, emotionele uitputting, burn-outrisico en distantie. Hierop scoren we significant slechter dan het gemiddelde uit 2017 van heel wat Vlaamse bedrijven. Dat deze factoren samen verschijnen, is niet heel abnormaal. De combinatie van emotionele uitputting en distantie zijn de aanzet tot het risico op burn-out.
Sinds onze bevraging in 2017 zijn zowel distantie en emotionele uitputting gestegen. Ook op strategie scoorden we lager dan de benchmark, maar ten opzichte van de vorige bevraging zijn we hier wel al op vooruit gegaan.
7.1.2 Hulpbronnen
Hoewel we op bovenstaande zaken niet zo goed scoren, kunnen hulpbronnen deze hinderpalen bufferen. Hulpbronnen waar we goed op scoorden, zijn onder andere: laag rolconflict, vaardigheidsbenutting, sociale steun direct leidinggevende en een hoog leerklimaat. Zo ervaren we dat we onze vaardigheden kunnen benutten en inzetten in onze job, en is de job voldoende gevarieerd. We hebben het gevoel dat eigen inbreng ertoe doet.
Meer de helft van de medewerkers zou ook weinig problemen ondervinden met het toenemende digitale werken en geven aan dat corona niet echt leidde tot het nemen van mentale afstand tot hun werk. Daarnaast zorgt het thuiswerk voor vele medewerkers voor minder stress.
7.1.3 Samengevat
Op vlak van welzijn scoren we als organisatie zeer goed. De vertrouwenspersonen zijn gekend, we scoren zeer laag op pestgedrag en grensoverschrijdend gedrag, en we ervaren in het algemeen een
goede welzijnscultuur. Ook op vlak van sociale steun van collega’s en leidinggevenden zitten we goed in vergelijking met de benchmark.
In tegenstelling tot de hinderpalen die hierboven vermeld staan, geven we dus aan dat we zeer tevreden zijn met onze job. We doen graag waarmee we bezig zijn. Ook de blijfintentie zit vrij goed (55%), wat aangeeft dat we onze organisatie aanbevelen als goed werkgever. Aansluitend scoren we ook lager op voorspelde uitval. Deze scores liggen echter wel in contrast met de hoge distantie en burn-outrisico.
7.2 WELKE ACTIES?
Op 21 december 2021 gaf het directieteam groen licht om met de werkgroep Welzijn een aantal acties op poten te zetten. HR neemt hierin de leiding, en koppelt een aantal keer in 2022 terug naar de werkgroep. Ook An Schelpe, onze preventie-adviseur, wordt betrokken.
De eerste stap is een actieplan welzijn. Dit plan beschrijft concrete acties om de hinderpalen zo goed mogelijk aan te pakken.
Zo gaan we verder acties opnemen rond het verduidelijken en uitdragen van onze visie, missie en strategie, en de focus leggen op verandermanagement bij toekomstige veranderingen. De hoge werkdruk en lage beslissingsruimte krijgen hierin extra aandacht.
De focus zal ook liggen op blijven volhouden wat wel al goed loopt. Verbindend communiceren speelt hierbij een belangrijke factor, net zoals een goed welzijnscultuur verder uitdragen en zeker steun bij collega’s en leidinggevenden hoog houden. Daarnaast gaan we leidinggevenden ondersteunen en coachen zodat het voor hen ook draagbaar blijft.
Heb je vragen of opmerkingen over de risicoanalyse psychosociaal welzijn? Neem dan zeker contact op met hr@onroerenderfgoed.be .
Bijlage 3 – voorbeeldvragen evaluatiegesprekken: eerste bericht (gepubliceerd op 29/11/2021 op intranet)
Het einde van het jaar komt stilaan in zicht, en daarmee ook de PLOEG-gesprekken. De collega's van HR bieden je hierbij graag hun advies aan. De komende vier weken mag je elke week een intranetberichtje verwachten met enkele tips.
7.3 HET PLOEG-GESPREK
In een PLOEG-gesprek moet het niet enkel gaan over het behalen van doelen en resultaten, maar gaat het ook om hoe jij je voelt op de werkvloer. Ervaar je stress op het werk, of voelt er iets niet goed aan? Maak dit zeker ook bespreekbaar tijdens dit moment. Meer over PLOEG lees je op Vlaanderen Intern.
7.4 ENERGIEGEVERS EN ENERGIEVRETERS
We starten deze reeks door stil te staan bij jouw mogelijke energiegevers en energievreters.
7.4.1 Wat zijn dit?
• Energiegevers zijn zaken die ervoor zorgen dat jij tijdens de dag energie ervaart, en waar jij voldoening van krijgt. Bijvoorbeeld werken aan een bepaalde taak, een koffiemoment inplannen met een collega, betere werk-privébalans of op plaatsbezoek gaan.
• Energievreters zijn het tegenovergestelde en zijn zaken waar jij minder of niet enthousiast van wordt. Bijvoorbeeld te veel administratieve taken, een project dat niet vooruit gaat, iets wat jou onzeker maakt, of een hele voormiddag vergaderingen bijwonen.
7.4.2 Breng ze in kaart
Het is belangrijk om deze in kaart te brengen en te delen met jouw leidinggevende. Hoe doe je dit?
1. Eerst en vooral kan het helpen om eens naar jezelf te kijken.
o Teken twee kolommen op een blad en leg dit op jouw bureau. Telkens wanneer je iets tegenkomt dat jou energie geeft of vraagt, schrijf je dit op.
o Vraag eens aan jouw dichtstbijzijnde collega of jouw partner wat hij/zij opmerkt. Bij welke taken lijk je enthousiast, en wanneer minder?
2. Een goede oefening hierbij is om na te denken over wat mogelijke oorzaken zijn. Krijg jij stress van het thuiswerken? Misschien ligt dit eraan dat jij een heel sociaal persoon bent en nood hebt aan contact. Ook dit kan je aankaarten.
Het gesprek zal vanzelf op gang komen. Belangrijk is dat je weet dat jouw leidinggevende er is om naar jou te luisteren, en met jou kan kijken wat wel zou werken op individueel niveau.
Bijlage 4 – voorbeeldvragen evaluatiegesprekken: tweede bericht (gepubliceerd op 06/12/2021 op intranet)
Om alles uit de PLOEG-gesprekken te halen, bieden de collega’s van HR wat tips en tricks aan. Deze week brengen we jou graag bij hoe je werkdruk kan herkennen, in kaart brengen en kan bespreken.
Heb je de eerste tip over energiegevers en energievreters gemist? Dat bericht vind je hier. Meer over PLOEG lees je op Vlaanderen Intern.
7.5 WAT IS WERKDRUK?
Werkdruk wordt veroorzaakt door werklast en hoe jij hiermee omgaat. Werklast is de objectieve hoeveelheid taken dat op jou afkomen. Werkdruk is hoe jij die werklast ervaart, in combinatie met heel veel andere factoren. Heb je voldoende tijd om alle taken uit te voeren? Beschik je over voldoende kennis? Moet je steeds aankloppen bij een collega om iets te vragen? Werkdruk slaat op de mate waarop het werk jou belast.
Toch is werkdruk niet altijd een negatief gegeven. Sommigen presteren er beter door, mits dit een gezonde mate van werkdruk blijft. Heb je periodes waarin het wat drukker is? Dat is normaal. Maar vanaf dat dit aanhoudt en je het gevoel hebt dat je verdrinkt in het werk, overweeg dan zeker om het aan te kaarten bij jouw leidinggevende, of praat erover met een collega. Bij een te hoge werkdruk komen kwalitatief en efficiënt werken in het gedrang, en ga jij je niet goed voelen.
7.6 HOE HERKEN IK WERKDRUK?
Er zijn diverse signalen die hierop kunnen wijzen. Een aantal voorbeelden zijn:
• Deadlines die je niet meer kunt halen.
• Je gaat onnodig fouten maken.
• Je krijgt last van symptomen van stress.
• Geen motivatie voor je werk.
• Oververmoeidheid.
• Je werk niet los kunnen laten en blijven piekeren.
7.7 HOE BRENG IK WERKDRUK IN KAART?
Stel jezelf 3 vragen:
1. Welke hindernissen ervaar je in je werk?
o Bijvoorbeeld: steeds meer taken doorgestuurd krijgen, vaak moeten wachten op antwoord van derden…
2. Hoe los je deze hindernissen op?
o Bijvoorbeeld: je leidinggevende aanspreken, prioriteiten stellen, “nee” zeggen, vaak wandelen om het hoofd koel te houden…
3. Welke hindernissen lijken niet op te lossen? Wat keert zeer vaak terug? Bij wat heb je hulp nodig
o Bijvoorbeeld: door vele vergaderverzoeken geen taken kunnen uitvoeren, gevoel hebben te verdrinken in werk, niet kunnen ontkoppelen…
7.8 HOE BRENG IK DIT AAN EN WAT KAN IK VERWACHTEN?
Sta bij bovenstaande vragen even stil. Doe dit ruim op voorhand, zodat je hierover goed kan nadenken. Ga al eens na of je er zelf iets aan kan doen, en wat je verwacht dat jouw leidinggevende hierin kan betekenen.
Neem tijdens het gesprek de tijd om alles rustig in kaart te brengen. Wat werkt goed en waar bots je tegenaan? Waar wens je graag ondersteuning in te krijgen?
Ga er niet van uit dat alles meteen opgelost geraakt. Jouw leidinggevende kan jouw noden en behoeftes aanhoren en kan met jou in dialoog gaan, maar zal niet voor alles een kant-en-klare oplossing kunnen aanreiken. Het gesprek aangaan is al een zeer grote stap en kan wel zorgen voor verduidelijking en het creëren van inzichten.
Bijlage 5 – voorbeeldvragen evaluatiegesprekken: derde bericht (gepubliceerd op 14/12/2021 op intranet)
De voorbije twee weken verschenen er al wat tips rond het aanpakken van de PLOEG-gesprekken.
Ook deze week wil HR graag iets bijbrengen hierover, namelijk het stilstaan bij beschikbaarheid en bereikbaarheid.
Heb je de vorige tips gemist? Hier vind je de tips over werkdruk en hier over energiegevers. Meer over PLOEG lees je op Vlaanderen Intern.
7.9 BESCHIKBAARHEID EN BEREIKBAARHEID
Het hybride werken veronderstelt dat je mag werken waar en wanneer je dit wilt, onder andere van thuis uit. Dit kan handig zijn voor de combinatie van werk-privéleven, bijvoorbeeld snel de kinderen van school halen en twee uur later even de laatste zaken afwerken. Maar hier kunnen ook nadelen aan vasthangen.
Zo heb je misschien het gevoel dat je steeds online moet zijn, bij elke melding van een binnenkomende mail meteen moet antwoorden ondanks het al ’s avonds is. Of vind je het moeilijk om jouw computer toe te klappen en in diezelfde ruimte te leven nadien zonder naar je werkplek te kijken. Ook dit kan je aankaarten bij je leidinggevende en op zoek gaan naar wat wel voor jou zou werken.
7.9.1 Hoe in kaart brengen?
Merk je dat je ergens tegenaan loopt? Probeer dan eens volgende zaken:
• Schrijf op wanneer iets niet juist aanvoelt. Voorbeelden:
o Je plant een werkblok in en staat op bezet. Toch krijg je drie telefoons, vier mails en vijf Teams-berichten binnen. Open jij deze/ga je erop in? Ga je jouw werktijd verschuiven en eerst de ad-hoc vragen beantwoorden? Hoe voelt dit?
o Je betrapt je erop dat je ’s avonds nog heel snel een mailtje wil bekijken. Uiteindelijk ben je een kwartier verder, en zit je aan mail drie. Je begint te piekeren over het werk, en merkt dat je niet meer aan het ontspannen bent.
o In de avond merk je dat jouw collega je nog snel opbelt om iets na te vragen. Jij had al plannen. Wat doe je? Neem je de telefoon op, of negeer je de oproep (wat zeker mag)? Hoe voel jij je hierbij, wat doet dit met jou?
• Merk je dat je de drang voelt om de meldingen van jouw smartphone te laten aanstaan of af en toe Teams te openen na je werkdag? Sta eens stil waarom dit zo belangrijk voor jou aanvoelt. Je kan eventueel de pro’s en contra’s opschrijven.
Het hoeft niet allemaal nadelig te zijn. Denk ook eens na over wat wel goed loopt. Wat werkt er voor jou zo goed aan het hybride werken? Vermeld dit ook in jouw gesprek.
Door hierover na te denken, sta je niet alleen stil bij jouw eigen gevoelens, maar kan je ook tot werkwijzen komen om hiermee om te gaan. Merk je dat je toch bij iets vastzit? Aarzel niet, en bespreek dit met jouw leidinggevende.
Let wel, verwacht niet van je leidinggevende dat hij/zij dit kan oplossen. Samen in gesprek gaan kan ertoe leiden dat je meer inzichten verkrijgt in hoe jij met iets kan omgaan.
Bijlage 6 – communicatie rond ongewenst grensoverschrijdend gedrag
Het is de laatste weken helaas een brandend actueel thema: grensoverschrijdend gedrag. Hoe gaan wij daar binnen ons agentschap mee om? En waar kan je terecht als je er mee te maken krijgt?
Uit de risicoanalyse psychosociale aspecten die in 2021 werd afgenomen door IDEWE, blijkt dat er binnen ons agentschap weinig gevallen waren van ongewenst gedrag. Op de meeste variabelen die onder deze term vallen, scoort ons agentschap zelfs significant beter vergeleken met de benchmark. Dit wil natuurlijk niet zeggen dat we er niet alert voor moeten zijn. Elk geval is er één te veel.
7.10 WAT VERSTAAN WE ONDER GRENSOVERSCHRIJDEND GEDRAG?
Onder ongewenst gedrag verstaan we het volgende:
• Pestgedrag
• Ongewenst seksueel gedrag op het werk
• Cyberpesten
• Agressie
• Discriminatie
Kom jij in aanraking met grensoverschrijdend gedrag, of weet je dat een collega hier last van heeft? Praat er dan over en maak dit kenbaar. Zowel binnen als buiten het agentschap kan je verschillende personen hierover aanspreken.
7.11 BIJ WIE KAN JE TERECHT?
• In eerste instantie kan je terecht bij de vertrouwenspersonen.
• Afhankelijk van de situatie kan je uiteraard ook terecht bij HR of bij jouw leidinggevende.
• Merk je dat dit een drempel vormt, aangezien dit collega’s zijn? Dan kan je ook altijd terecht bij de preventieadviseurs van de Vlaamse overheid.
Laten we samen streven naar een agentschap waar grensoverschrijdend gedrag geen kans maakt.
