Car-Pass Webservices
Vanaf versie 7.4.0 in flexiGAR
1 Algemeen ... 2
1.1 In te stellen parameters ... 2
2 Versturen van kilometerstanden ... 3
2.1 Via het document (werkorder of factuur) ... 3
2.1.1 Voor de Renault-garages die werken via PGCS ... 3
2.1.2 Voor alle andere garages ... 5
2.2 Via het overzicht van nog niet verstuurde bestanden ... 6
3 Versturen van correcties ... 8
4 Raadplegen van de historiek van een wagen: ... 12
5 Enkele opmerkingen: ... 12
1 ALGEMEEN
Iedereen in de garagesector is wettelijk verplicht om de kilometerstanden van de auto’s of lichte bestelwagens waarop hij/zij een interventie doet door te geven aan Car-Pass.
Vanaf 2018 zal het doorsturen van de kilometerstanden vanuit garage-softwarepakketten gebeuren door het gebruik van zogenaamde webservices.
Deze laten enkel nog 1 op 1 communicatie toe. M.a.w., u kan geen reeks kilometerstanden meer versturen, maar slechts 1 kilometerstand per keer. Hierop zal dan ook dadelijk een antwoord komen van de server bij Car-Pass. Indien nodig zal u dan ook dadelijk gevraagd worden om een correctie te doen.
Kilometerstanden moeten doorgestuurd worden op de dag van de werken.
1.1 In te stellen parameters
Volgende instellingen zijn nodig voor een correcte werking van de module:
Ondernemingsnummer: BTW nummer van het bedrijf Vestigingsnummer: Vestigingsnummer van het bedrijf
Gebruikerscode: Het accountnummer dat u kreeg bij Car-Pass dient hier te worden ingevuld.
Paswoord: Uw unieke code voor toegang in het systeem Car-Pass dient hier te worden ingevuld.
Email-adres Car-Pass: Dit email-adres zal vooraf ingevuld worden om correctieverzoeken door te sturen.
Opgelet: Indien u een wijziging doet aan de accountnummer en/of de toegangscode, dient u deze wijzigingen ook te doen op de website van Car-Pass!!!
Opgelet: Indien de bestanden nooit mogen worden verstuurd door flexiGAR, vink dan het vinkje bij ‘De bestanden mogen nooit worden verstuurd’ aan. Hier gaat het om gebruikers die via een ander systeem hun Car-Pass bestanden aanleveren (bv. React,…).
2 VERSTUREN VAN KILOMETERSTANDEN 2.1 Via het document (werkorder of factuur) 2.1.1 Voor de Renault-garages die werken via PGCS
Wanneer de werkorder wordt aangemaakt, en de interventies zijn genoteerd, kan de km-stand verzonden worden via het tabblad ‘Diversen’.
Wanneer u kiest voor ‘Kilometerstand verzenden’ zullen de data klaargezet worden om te worden verzonden. In het volgende overzichtsscherm kan u dan de km-stand ‘Verzenden’.
Indien er werken aan de kilometerteller gedaan werden, vink dan in datzelfde menu “121 – km-teller herstelling/vervanging” aan.
Er wordt pas verzonden nadat er eerst in flexiGAR een controle gebeurt van de km-stand en de geldigheid van het chassisnummer. U wordt steeds verwittigd wanneer deze niet geldig zijn.
2.1.2 Voor alle andere garages
Wanneer u een document opent, is er bovenaan een menupuntje ‘Car-Pass’:
Wanneer u kiest voor ‘Verzenden naar Car-Pass’ zullen de data klaargezet worden om te worden verzonden.
In het volgende overzichtsscherm kan u dan de km-stand ‘Verzenden’.
Indien er werken aan de kilometerteller gedaan werden, vink dan in datzelfde menu “121 – km-teller herstelling/vervanging” aan.
Er wordt pas verzonden nadat er eerst in flexiGAR een controle gebeurt van de km-stand en de geldigheid van het chassisnummer. U wordt steeds verwittigd wanneer deze niet geldig zijn.
2.2 Via het overzicht van nog niet verstuurde bestanden
Via het menu Diversen/Car-Pass/Kilometerstanden verzenden bekomt u een overzicht van de kilometerstanden die nog niet zijn verstuurd aan Car-Pass.
Verder is de werkwijze dezelfde als bij het document. U duidt een lijn aan en klikt op ‘Verzenden’.
Let wel: er wordt maar steeds 1 lijn tegelijkertijd verstuurd. De kilometerstand wordt dan direct geëvalueerd door de server bij Car-Pass. Indien nodig zal u dan ook gevraagd worden dadelijk te corrigeren.
Type: Het type van interventie dat door u werd uitgevoerd. U kan deze keuze maken door in het veld te klikken.
120: Een normale interventie (wordt automatisch aangegeven.) 121: Indien een kilometerteller werd hersteld of vervangen.
Datum: Datum van de uitgevoerde werken (is niet noodzakelijk de facturatiedatum).
Kilometerstand: De kilometerstand die op het factuur is vermeld.
Chassisnummer: Chassisnummer van het voertuig dat aan het document gekoppeld is.
Informatief geven wij ook de plaat en de naam weer op dit scherm. Deze gegevens worden NIET verstuurd.
Ook hier wordt er pas verzonden nadat er eerst een controle gebeurt van de km-stand en de geldigheid van de chassisnummer. U wordt steeds verwittigd wanneer deze niet geldig zijn.
Wanneer u flexiGAR afsluit, zal u verwittigd worden indien er nog km-standen niet werden verstuurd, waarvan de dag van de werken gelijk is aan de huidige dag. Indien gewenst krijgt u op dat moment ook dit overzicht te zien.
Nadat er op ‘Verzenden’ werd geklikt:
Wanneer u op ‘Verzenden’ klikt, wordt de geselecteerde kilometerstand naar de server bij Car-Pass gestuurd. U wordt verwacht even op antwoord van de server te wachten. Volgend scherm verschijnt:
De server heeft even nodig om de door u gestuurde gegevens te evalueren en een antwoord terug te sturen. Indien er abnormaliteiten werden gevonden aan de gestuurde kilometerstand, wordt u hiervan verwittigd en wordt u gevraagd om een correctie te maken.
In geval dat de kilometerstand foutief is:
Het is wenselijk dat u dadelijk een correctie verstuurt.
U kan het scherm ook sluiten om later een correctie te versturen.
Hoe deze lijnen kunnen gecorrigeerd worden, kan u terugvinden onder punt 3 “Versturen van correcties.” van deze handleiding.
Let wel: U dient alle fouten te corrigeren vanuit flexiGAR. Niet vanuit de website van Car-Pass.
Zoniet blijven er verkeerde gegevens in Flexigar zitten en kan dit in de toekomst problemen veroorzaken.
In geval het document een deel is van een multi-facturatie:
Indien vanuit één werkorder een opsplitsing werd gemaakt naar vb: een factuur voor de klant en een interne factuur of garantie, is het voldoende om slecht één van die documenten door te sturen.
Indien er vanuit de werkorder werd verzonden is er geen probleem. Indien er vanuit de factuur, garantie of interne factuur wordt verzonden, zal bij het verzenden van het 2de document volgende melding verschijnen:
Deze melding is louter informatief.
3 VERSTUREN VAN CORRECTIES
Elke lijn dient verbeterd te worden vanuit flexiGAR!!! Niet vanuit de website van Car-Pass.
Zoniet blijven er verkeerde gegevens in flexiGAR zitten en kan dit in de toekomst problemen veroorzaken.
Er zijn twee mogelijkheden.
Ofwel verstuurt u dadelijk nadat de server van Car-Pass de kilometerstand als abnormaal heeft geëvalueerd een correctie.
Ofwel stuurt u een correctie vanuit een overzicht met nog te corrigeren kilometerstanden.
Ga in het laatste geval naar het overzicht van de nog openstaande fouten via het menu Diversen/Car-Pass/Correcties verzenden.
Informatie in de grid:
IssueID: de interne code van Car-Pass die aangeeft wat er abnormaal is in deze informatie.
Omschrijving : omschrijving van de informatie die Car-Pass terug heeft gezonden met betrekking tot de gegevens.
Om de lijnen te behandelen :
-Klik op een lijn.-De gegevens van de lijn worden onderaan op het scherm ingevuld.
-Corrigeer de lijn onderaan en druk op ‘Verzenden’ om de correctie naar Car-Pass te versturen.
Ook nu zal de server bij Car-Pass uw correctie evalueren en binnen enkele ogenblikken een antwoord terugzenden. Je kan geen correcties van verschillende lijnen samen verzenden.
In het voorbeeld hieronder hebben we in de grid een zwarte lijn (Anomalie) aangeduid.
Nu kunnen we onderaan in het scherm bv. de km-stand corrigeren. Indien u de kilometerstand niet wil corrigeren, kan u ‘Afsluiten zonder aanpassing’ aanvinken en klikken op ‘Verzenden’.
De kleuren van de lijnen:
Zwarte lijn (anomalie): wanneer u op een zwarte lijn klikt, ziet u de detail van de lijn onderaan verschijnen. U kan daar eventueel wijzigingen aanbrengen.
Indien u meent dat de gegevens toch correct zijn, vink dan ‘Afsluiten zonder aanpassing’ aan.
Gele lijn (waarschuwing): het gaat om een waarschuwing. Wanneer u op een gele lijn klikt, ziet u de detail van de lijn onderaan verschijnen.
Indien u meent dat de gegevens toch correct zijn, vink dan ‘Afsluiten zonder aanpassing’ aan.
Rode lijn (fouten): deze lijnen dienen gecontroleerd en gecorrigeerd te worden.
Wanneer u op een rode lijn klikt, ziet u de detail van de lijn onderaan verschijnen. U kan daar eventueel wijzigingen aanbrengen.
U kan er ook voor kiezen om deze lijn niet te behandelen. Vink dan ‘Afsluiten zonder aanpassing’.
Let wel: indien de knop ‘Verzenden’ niet actief is, wil dit zeggen dat de de lijn fout is en dat u reeds eerder een fout heeft doorgestuurd voor dezelfde lijn. U dient de correctie voor deze lijn per Correctieverzoek te doen.
Correctie met een correctieverzoek (mail) : gebruik hiervoor de knop ‘Correctieverzoek’ nadat u uw correctie heeft ingevuld onderaan in het scherm. Een ingevuld correctieverzoek zal automatisch opgesteld worden in de vorm van een PDF-bestand. Deze zal automatisch worden toegevoegd aan een e-mail (*indien u werkt met outlook). Als u in de parameter het e-mailadres van Car-Pass heeft ingevuld, zal uw mail ook al een geadresseerde bevatten. Door de knop ‘Corrrectieverzoek’ te gebruiken, zal de lijn ook verdwijnen uit de lijst.
(*indien u geen outlook heeft, zal u de pdf zelf moeten toevoegen in een e-mail en deze versturen naar Car-Pass. De PDF wordt bewaard onder de map ‘Car-Pass\Out’).
Aanpassing aan een vroeger doorgegeven foutieve kmstand (te hoog) kan nu gebeuren via het dossier van de wagen in flexiGAR.
Hoe?
1. Ga naar het dossier van de wagen en selecteer vooraan het document met de foutieve kmstand.
2. Klik op het icoontje om het dossier te wijzigen.
3. Wijzig het veld kmstand en valideer.
Indien er voor Car-Pass geen correctie openstaat voor de betreffende lijn, wordt ineens de Car-Pass historiek in flexiGAR aangepast.
Bij twijfel kan in de historiek van Car-Pass door iemand van Dynamic Software gecontroleerd worden dat deze correctie maueel via de historiek werd doorgevoerd.
Let wel, indien je via het dossier een lijn hebt verbeterd en je kan nog steeds niet versturen, komt dit omdat deze lijn bij je nog door te voeren correcties staat voor Car-Pass.
Op deze manier zal je nooit nog compleet geblokkeerd zijn, maar wel verplicht zijn om de foute km-stand te verbeteren.
Afdrukken overzicht ‘correcties verzenden’
Om deze lijnen verder te kunnen onderzoeken hebben we gezorgd dat dit scherm kan afgedrukt worden.
4 RAADPLEGEN VAN DE HISTORIEK VAN EEN WAGEN:
Het opvragen van de historiek van een wagen dient steeds rechtstreeks op de website van Car-Pass te gebeuren.
5 ENKELE OPMERKINGEN:
Controle km-stand:
Bij het versturen van een km-stand zal flexiGAR controleren of de km-stand minstens hoger is dan de laatste door u verzonden km-stand naar Car-Pass en of de km-stand een geldige waarde heeft.
Controle datum werken:
Bij het afsluiten van flexiGAR zal er een verwittiging komen dat er nog documenten zijn waarvan de km-stand nog dient doorgestuurd te worden naar Car-Pass.
Facturatie van documenten:
U kan documenten waarvan de kilometerstand dient doorgestuurd te worden naar Car-Pass niet factureren indien de kilometerstand nog niet werd verstuurd. Indien u rechtstreeks een factuur opmaakt, kan dit niet geprint worden vooraleer de km-stand is verzonden.
Gebruik voortaan voor levering van onderdelen steeds een leveringsorder en factureer het vanuit dat document:
Bij aflevering van louter onderdelen is het niet nodig dat de gegevens van het voertuig mee worden gestuurd, het gaat dan immers niet om werken aan de wagen. U maakt dergelijke leveringsfacturen best vertrekkende van een leveringsorder.
Document waarvoor geen verzending naar Car-Pass nodig is
Indien een werkorder gestart is met een wagen waarvoor verzending toch niet nodig blijkt, kan in de wagenfiche, tabblad ‘Algemeen’, het veld ‘Car-Pass’ uitgezet worden. Dit werkorder zal dan verdwijnen uit de lijst met te verzenden km-standen. Omgekeerd werkt dit ook: indien een wagen wel moet worden doorgegeven, vinkje aanzetten en werkorder terug openen.
Gebruik van meerdere databases in flexiGAR:
Indien u gegevens van 2 verschillende firma’s (d.w.z. verschillende BTW-nummers) wil doorsturen, moet u verzenden per firma en de parameters per firma instellen.
Bij het opstarten van flexiGAR kiest u voor de betreffende firma.
Multi-site versies:
Indien u met flexiGAR werkt op verschillende vestigingen, onder eenzelfde BTW-nummer, volstaat het de gegevens door te sturen op 1 site.
Niet verzonden kmstanden van de vorige dag
Wanneer er een tijdelijk probleem zou zijn met de server van Car-Pass, stopt Flexigar na een aantal pogingen met verbinding maken. De volgende dag zullen deze gegevens worden verstuurd bij het opstarten van Flexigar.
