Bijlage 1 Voorgeschiedenis procesverloop gemeenschapshuis Asten Voortraject door stichtingsbesturen:
2014:
• Overleg tussen stichtingsbesturen Stichting Gemeenschapshuis Asten en Stichting Beheer de Beiaard: fusie gewenst. Beide gebouwen zijn
verouderd, de functionaliteit laat de wensen over (bv akoestiek Klepel of ontbreken grote zaal Beiaard), de Klepel is met name ’s avonds bezet, de Beiaard overdag en de stichtingen willen liever samenwerken dan
concurreren. Met een fusie beogen ze één toekomstbestendige organisatie in één toekomstbestendig gebouw te worden.
• Stichtingsbesturen raadplegen gebruikers (enquête): draagvlak voor plannen om samen verder te gaan in één gebouw.
• De gemeente wordt op de hoogte gebracht: de beoogde fusie wordt gezien als een goed idee; na consultering college vraagt de portefeuillehouder de stichtingsbesturen een en ander verder uit te werken.
2015:
• Stichtingsbesturen richten een huisvestingscommissie op: wat is een geschikte locatie voor een gezamenlijk gemeenschapshuis? Eén van de huidige locaties of elders? Klooster komt er uit als geschikte locatie, mits het te koop is en mits het financieel haalbaar is.
• Er vindt een oriënterend gesprek met de paters plaats: de paters zijn bereid het klooster te verkopen, mits het pand inderdaad als
gemeenschapshuis wordt ingezet (maatschappelijk doel) en mits er samengewerkt wordt met de gemeente.
2016:
• Dit leidt in mei 2016 tot een door de paters en de stichtingsbesturen getekende verklaring: de paters bevestigen hiermee hun bereidheid tot verkoop; de stichtingsbesturen gaan verder met oriënterende en
voorbereidende onderzoeken. Doel is uiterlijk 1 mei 2017 tot een concrete afspraak te komen.
• De gemeente wordt opnieuw bijgepraat: portefeuillehouder bevestigt mede namens het college opnieuw de positieve grondhouding van de gemeente ten aanzien van het initiatief, waarna de stichtingsbesturen verder gaan met voorbereidende onderzoeken. Insteek rolverdeling:
stichtingsbesturen zijn initiatiefnemer, gemeente is vooral faciliterend.
• In juni 2016 voeren de stichtingsbesturen een ruimtelijke
haalbaarheidsstudie uit om te onderzoeken of de gewenste functies in het gemeenschapshuis passen. Ten behoeve hiervan worden wensen/PvE’s bij de beoogde gebruikers geïnventariseerd. De architect (Architektenburo Jan Rooze) licht de uitkomsten van zijn studie toe aan de stichtingsbesturen en de portefeuillehouder. Uit de haalbaarheidsstudie (Architectenbureau Jan Rooze) blijkt dat het gewenste programma in het klooster kan worden gerealiseerd, na een interne verbouwing en aanbouw van een grote zaal.
• Na terugkoppeling in het college vindt opnieuw overleg met de gemeente plaats en er wordt een projectgroep opgericht (stichtingsbesturen en gemeente). Binnen de gemeente gaat de interne besluitvorming van start.
Besluitvorming gemeente:
2016:
• September 2016: er wordt een projectopdracht opgesteld. Het project wordt gezien als extern initiatief. De stichtingsbesturen zijn initiatiefnemer en in die rol verantwoordelijk voor onder andere onderzoek en de
onderhandelingen met de paters. De gemeente heeft met name een
faciliterende rol, maar heeft ook een direct belang en diverse taken en verantwoordelijkheden. De raad blijft eindverantwoordelijk voor besluiten over locatie of geld. De projectopdracht ziet toe op de intentiefase en heeft tot doel om in samenwerking (stichtingsbesturen en gemeente) te komen tot een go/no go besluit door de raad over vestiging van een nieuw gemeenschapshuis in het klooster.
• 11 oktober 2016: er vindt een themabijeenkomst in het college plaats. In deze bijeenkomst wordt tevens een concept intentieovereenkomst
besproken, waarin taken/rollen/verantwoordelijkheden voor de intentiefase staan beschreven. Afgesproken wordt de raad (via de Commissie Burgers) te informeren, omdat het initiatief nog niet eerder besproken is en nog niet geborgd is in vastgesteld beleid of visies.
• 6 december 2016: college en stichtingsbesturen tekenen intentieovereenkomst.
• 7 december 2016: de commissie Burgers wordt geïnformeerd (presentatie stichtingsbesturen en nadere toelichting door portefeuillehouder en door wethouder Financiën). Uitkomst van de avond is dat verder gewerkt wordt aan het haalbaarheidsonderzoek en dat de commissie in het voorjaar van 2017 (vóór 1 mei 2017) een voorstel voor een go/no go besluit over locatie klooster voorgelegd krijgt.
• Hierna wordt verder gewerkt aan het haalbaarheidsonderzoek (verder overleg en verder onderzoeken ruimtelijke en financiële haalbaarheid, waaronder uitwerking van een ontwerp/inpassingsplan, uitvoeren diverse vooronderzoeken, opstellen bouwbegroting en exploitatie).
2017:
• 30 januari 2017: het college stelt een voorbereidingskrediet beschikbaar (€ 19.260,- ex BTW). De stichtingsbesturen werken zoveel mogelijk op eigen kracht en met inzet van vele vrijwilligers, maar worden in deze intentiefase geconfronteerd met diverse externe kosten die gemaakt moeten worden om de haalbaarheid te onderzoeken. Als het project doorgaat worden deze kosten meegenomen in de exploitatie. Mocht het klooster geen haalbare locatie zijn, dan draagt de gemeente deze kosten.
• Maart-april 2017: in het voorjaar van 2017 wordt duidelijk dat de deadline die de stichtingsbesturen met de paters zijn overeengekomen (1 mei 2017) voor de stichtingsbesturen niet haalbaar is: het onderzoek is nog niet gereed. Een go/no go besluit door de raad is daarmee ook niet haalbaar vóór 1 mei 2017. Wel is duidelijk geworden dat de
exploitatieopzet negatief sluit. Het project is niet haalbaar zonder financiële bijdrage van de gemeente.
• Mei 2017: er wordt een principevoorstel voor de raad voorbereid, om de raad te betrekken in de onderzoeksresultaten die tot nu toe gereed zijn gekomen en om de raad te vragen een principestandpunt in te nemen over de gewenste locatie (klooster) en een financiële bijdrage, met inachtname van de opgestelde risicoanalyse. Dit voorstel wordt op 9 mei 2017 door het college behandeld.
• 23 mei 2017: commissie- en raadsleden krijgen de gelegenheid technische vragen op deze stukken te stellen in een besloten bijeenkomst. Er blijken vele vragen en zorgen bij de fracties te leven.
• 8 juni 2017: het voorstel om in principe in te stemmen met locatie
klooster en in bereid bereid te zijn een financiële bijdrage te leveren wordt behandeld in de commissie burgers. Er is politieke onrust, o.a. als gevolg van gekozen insteek (discussie of het gezien kan worden als extern initiatief of dat het een raadsaangelegenheid moet zijn met een
bestuursopdracht), de risico’s en de wens om meer zicht op het draagvlak bij gebruikers te krijgen. Het voorstel wordt wel doorgeleid naar de raad.
• 27 juni 2017: het principebesluit wordt behandeld in de raad. Ook hier is duidelijk politieke onrust. Het college doet ter plekke een procesvoorstel aan de raad om hen meer grip te geven op het proces om te komen tot een go/no go besluit over een nieuw gemeenschapshuis. De raad geeft op haar beurt opdracht aan het college om 2 alternatieve locaties voor een nieuw gemeenschapshuis te onderzoeken. Wel stemt de raad in met locatie klooster als mogelijke locatie voor een nieuw gemeenschapshuis en toont de raad zich bereid een financiële bijdrage aan een nieuw
gemeenschapshuis te leveren. Mocht de locatie het klooster worden dan heeft de raad hiervoor optionele bedragen beschikbaar gesteld (€
956.200,- 1-malig en € 18.645,- structureel). Deze bedragen worden in de Voorjaarsnota 2017 vastgelegd.
• 11 juli 2017: het college geeft opdracht aan ICS Adviseurs uit Eindhoven om een onderzoek uit te voeren naar de haalbaarheid van een nieuw gemeenschapshuis op 2 alternatieve locaties (Klepel en Beiaard).
• 8 augustus 2017: het college stelt een processchema vast om de stappen om te komen tot een go/no go besluit over de locatie van het klooster en ieders rol daarin vast te leggen. Onderdeel van deze stappen zijn onder meer het wijzigen en aanvullen van de eerdere intentieovereenkomst (via een Addendum) en het uitvoeren van diverse onderzoeken (het door de raad gevraagde alternatievenonderzoek, een nadere uitwerking van de risicoanalyse en een nader draagvlakonderzoek). Het college stemt in deze vergadering tevens in met de concept versie van het Addendum.
• 11 september 2017: de Commissie Burgers behandelt het processchema en het Addendum.
• 26 september 2017: het college stelt het Addendum gewijzigd vast n.a.v.
de opmerkingen van de Commissie, waarna het Addendum door alle partijen getekend wordt.
• 28 september 2017: het college wordt tussentijds geïnformeerd over de resultaten van het alternatievenonderzoek door ICS en constateert dat het onderzoek nog niet ver genoeg is om op 9 oktober in de commissie
burgers te worden behandeld. De consequenties op de planning in het processchema moeten worden onderzocht.
• 9 oktober 2017: de geplande presentatie in de commissie burgers van 9 oktober wordt vervangen door een toelichting op de stand van zaken door de portefeuillehouder.
• 10 oktober 2017: het college past de planning in het processchema aan, vanwege de eerdere constatering dat het alternatievenonderzoek meer tijd in beslag neemt. De aanpassingen worden op 12 oktober 2017 met het Presidium besproken. College en Presidium zijn het er, na enige discussie, over eens dat desondanks de raadsvergadering van 12 december 2017 in de planning moet blijven staan. Dit betekent dat er nog 1 functionele commissievergadering plaats kan vinden (20 november), waarin zowel de onderzoeken uit de intentiefase moeten worden besproken, als het advies aan de raad ten behoeve van de raadsvergadering van 12 december 2017 moet worden opgesteld. Om de commissie zich goed voor te kunnen laten bereiden wordt voorgesteld een technische avond te organiseren voor raads- en commissieleden op 15 november 2017 (besloten avond).
Hiermee zijn we op de huidige stand van zaken in het processchema gekomen (processchema nieuw gemeenschapshuis Asten, versie 2, oktober 2017).
Team Ruimte, 31 oktober 2017.
