Verslag open forum vergadering Sportraad
DATUM: Donderdag 4 maart 2021, 20:00 uur Microsoft Teams AANWEZIG: Zie bijlage
VERONTSCHULDIGD: /
AFWEZIG: /
---
1. KENNISMAKING
Jeroen overloopt de algemene afspraken en laat de leden zichzelf voorstellen.
2. SPORTBELEID: Q&A
De kern van de sportraad is begonnen aan het sportbeleidsplan eind 2019, de verdere afwerking is gebeurd in 2020 samen met de input van Daisy en Joy en gefinaliseerd begin 2021. Het creatieve idee van de kern was om een filmpje op te nemen waarin Joy het sportbeleid voorstelt. Jeroen vraagt of iedereen het filmpje heeft kunnen bekijken, bijna iedereen heeft het gezien.
Pascale
Vraag: Wat betreft de IGS, wordt er samengewerkt met andere gemeenten? Dan is er een overlapping met clubs met dezelfde doestelling en sport. Hoe pakken jullie dit aan?
Antwoord: Vooral de sportdiensten gaan samenwerken, de concrete uitwerking hiervan moet nog bekeken worden. Momenteel wordt er vooral bekeken hoe de gemeenten kunnen samenwerken op het gebied van activiteiten en de promotie hiervan bv. WK wielrennen.
Ook zal er bekeken worden of sportraden kunnen samenwerken.
Vraag: Indien er clubs van andere gemeenten naar de sporthal van Hoeilaart gaan komen, gaat dit problemen geven voor de huidige clubs en hun leden.
Antwoord: Dit moet nog verder bekeken worden.
Vraag: Wanneer er wordt gesproken over digitale zaalreservaties, is dit voor de jaarlijkse reservaties of de voor de reservaties tussendoor? Is de kalender zichtbaar voor het hele jaar?
Antwoord: Jaarlijkse reservaties en reservaties tussendoor verlopen beiden digitaal. De clubs doen hun aanvragen voor de jaarlijkse reservaties en de extra activiteiten, de zaalwachters geven dit in in het systeem, nadien kan dit bekeken worden op de website als vaste reservaties. Er is geen geheel overzicht beschikbaar. Losse reservaties kunnen in optie genomen worden via de website. Om een overzicht te krijgen moet er contact opgenomen worden met de sportdienst, vastleggingen gebeuren in overleg met de sportdienst.
Vraag: Er is budget voorzien voor sportmateriaal, hoe kunnen wij hier aanspraak op doen?
Antwoord: Dat komt aanbod onder het agendapunt noden en wensen.
Vraag: Op het niveau van hygiëne, kan er voldoende ontsmettingsmateriaal voorzien worden om de tatami’s te kuisen? Worden de matten ook gereinigd tussendoor?
Antwoord: Er zal aandacht op gevestigd worden dat er ontsmettingsmateriaal aanwezig is.
De tatami’s worden tussendoor ook gereinigd.
Paul
Vraag: De site van HTC ISCA is gelegen uit het centrum, hoe zal worden ingezet op de toegankelijkheid naar sportsites die uit het centrum gelegen zijn? De buslijn wordt uit de wijk Ten Trappen gehaald en gaat rechtstreeks naar Groenendaal. HTC ISCA heeft interesse moest het kunnen om deze buslijn naar Bakenbos door te trekken. Verschillende leden nemen deze bus, het zou een veiligere optie zijn voor de leden indien zij niet vanuit het centrum te voet moeten komen.
Antwoord: De uitwerking hiervan zal gebeuren in een werkgroep, als eerste stap zullen de clubs die in deze situatie zitten in kaart gebracht worden, nadien zal bekeken worden welke concrete stappen hiervoor zullen moeten ondernomen worden.
Vraag: HTC ISCA gebruikt gedurende enkele maanden de grote zaal. Wat wordt concreet bedoeld met het optimaliseren van de zaalbezetting?
Antwoord: Er wordt gecontroleerd of de clubs de zalen die ze aangevraagd hebben effectief gebruiken en of dit in lijn is met het aantal leden. Wegens corona hebben we dit nog niet kunnen uitvoeren, maar dit wordt verder opgevolgd. Verschillende clubs hebben overlapping op het gebied van uren, het is jammer dat een bepaalde club uren zou boeken in de sporthal en deze dan niet zou gebruiken terwijl een andere club deze wel zou willen gebruiken. Het uitgangspunt is zoveel mogelijk mensen en clubs in de sporthal te krijgen.
Jan
Vraag: De gemeente zal de regierol opnemen rond de uitwerking van het Decreet buitenschoolse opvang. Hoe concreet zien jullie dit?
Antwoord: Dit decreet gaat uit van de Vlaamse Overheid dit willen dat er een geïntegreerd aanbod komt van buitenschoolse activiteiten, alle lokale initiatieven die bezig zijn met sport, jeugd, cultuur zo goed mogelijk laten samenwerken. De regie ligt bij de gemeente, dit wil zeggen het aanbod coördineren. Dit decreet treedt in werking in november, binnen de gemeente gaat Ben, de jeugdcoördinator dit oppikken. De uitwerking zal gebeuren in samenwerking met Overijse, Huis van het Kind Druivenstreek. De volgende stappen worden in de zomer gezet.
Sinne
Vraag: De samenwerking tussen de verschillende gemeenten is niet duidelijk, hoe zal erover gewaakt worden dat Hoeilaartse clubs genoeg plaats hebben in de sporthal? Hoe zullen de belangen van andere clubs uit andere gemeenten vermeden worden? Zal de samenwerking niet nog voor meer belasting van de sporthal zorgen?
Antwoord: Dit probleem stelt zich ook in andere gemeenten en zal aangekaart worden.
Opmerking Paul: De opzet intergemeentelijke samenwerking op het gebied van infrastructuur kan voordelig zijn, het doel is het optimaliseren van de capaciteit. Clubs krijgen meer en meer leden ook uit andere gemeenten.
Vraag: We willen samenwerken met de andere gemeenten maar Hoeilaart geniet niet meer van het regio-tarief om te kunnen gaan zwemmen in Overijse.
Antwoord: Hoeilaart heeft beslist om niet langer in te tekenen op de samenwerkingsovereenkomst omdat er een stijging was van 63%, dit budget was niet
voorzien. Dit onderwerp had moeten besproken worden binnen de IGS. Het advies van de sportraad was dat zij akkoord waren om niet meer in te stappen in de samenwerkingsovereenkomst maar wel nog een gunstig tarief voor de scholen toe te kennen. Particulieren zullen van een tussenkomst kunnen genieten aan de hand van waardebonnen te besteden bij lokale handelaars.
Dirk
Vraag: Hoe staat het met de bouw van de nieuwe turnhal? Binnen welke legislatuur zal dit worden uitgevoerd?
Antwoord: Overleg met partner Pelikaan duidt aan dat het efficiënter, minder kostelijk en voor minder overlast zal zorgen om de turnhal te bouwen samen met de kantine van ERCH (2024). De turnhal kan zorgen voor een regionale uitstraling en om topsport naar Hoeilaart te brengen. De andere gemeenten willen niet bijdragen bij de bouw van de turnhal. De sportraden moeten ook kunnen samenwerken, niet enkel op politiek vlak.
Erik
Opmerking: Het nieuwe reglement voor speed pedelec maakt dat bepaalde signalisatie moet worden aangebracht die duidelijk maken waar ze wel en niet mogen rijden. Het verkeersplan van Hoeilaart is daar niet op doorgelicht. In het algemeen voor fietsers moet het verkeersplan worden doorgelicht.
Vraag: Mei is te laat om een reservatie te doen voor ons éénmalig event in november, kan dit vroeger? Dit moet 1 jaar op voorhand.
Antwoord: Dit kan individueel besproken worden.
Marijke
Opmerking: Het nieuwe systeem voor zaalreservaties wordt nog volop getest, alle informatie is terug te vinden op de website.
3. SEIZOEN KALENDER 2021
Het idee van de kern is om de seizoen kalender van 2020 over te nemen voor 2021 omdat veel clubs moeilijkheden ondervinden en dit een houvast kan bieden. Dit wordt bekeken voor alle andere verenigingen.
Stemming: 7 leden zeggen ja, 1 lid zegt nee, 3 leden hebben geen mening.
Besluit: De seizoen kalender van 2020 wordt overgenomen voor 2021.
4. WERKINGSSUBSIDIES 2021
De subsidies van 2019 en 2020 werden gelijk uitbetaald, het voorstel is om dit ook voor 2021 toe te passen om de impact van corona om de clubwerking te beperken.
Stemming: 7 leden zeggen ja, 3 leden zeggen nee.
Besluit: De werkingssubsidies van 2020 worden in 2021 gelijk uitbetaald.
Marijke
Vraag: Wat als er overlap is in competities van de zaalvoetbal?
Antwoord: Dit kan individueel besproken worden
Vraag: Dynamo heeft geen aanvraag voor subsidies gedaan, kan er toch een subsidie aangevraagd worden?
Antwoord: Dit is geen probleem, zij kunnen ook een aanvraag doen. Vorig jaar heeft een vereniging dit ook gedaan.
Erik
Opmerking: Erik vindt het niet democratisch verlopen en ziet er meer in indien men akkoord zou gaan om het reglement opnieuw toe te passen maar niet om de som gelijk uit te betalen. De samenstelling en activiteiten zijn anders binnen de club en dit vraagt een her evaluatie.
Antwoord: Indien er grote wijzigingen zijn die het eindresultaat kunnen beïnvloeden kan dit individueel herbekeken worden.
Paul
Vraag: Wat zijn juist de werkingssubsidies? HTC ISCA heeft ook een verandering in samenstelling en begeleiding van de club.
Antwoord: Dit gaat over het totaal van beleidssubsidies en impulssubsidies. Dit kan bekeken worden.
Marijke
Opmerking: Vorig jaar werd aan de verenigingen gevraagd indien er wijzigingen nodig zijn, breng de betrokkene dienst hiervan op de hoogte. Dit werd voor alle verenigingen toegepast.
5. NODEN EN WENSEN 2021
Over wat ben je tevreden in de sporthal, wat kan er verbeterd worden?
Pascale
De club heeft veel ideeën rond de inrichting van de dojo die nuttig kunnen zijn voor alle gevechtssporten. Dit zal met de clubs bekeken worden.
Marijke
Signalisatie in de sporthal kan verbeterd worden.
Hoe kunnen we ervoor zorgen dat auto’s niet meer binnenrijden? De parking is op piekmomenten heel gevaarlijk.
Jeroen heeft deze opmerking al meegenomen naar de interraden. Er is wel al extra licht geplaatst. Tijdens de zomer is de parking afgesloten geweest voor speelpleinen maar dat is geen oplossing. Erik stelt voor om van de parking een blauwe zone te maken. Marijke stelt voor om hier met de clubs en de ouders over na te denken.
Jan
Het zou fijn zijn als alle lokalen van de jeugdkant (knutsellokaal, stille ruimte) kunnen worden opgenomen in de verhuur. Hiervoor zijn duidelijke afspraken met de jeugd coördinator nodig.
Dirk
Vraag: De berging van de Gympies wordt niet altijd ordelijk teruggezet wanneer de scholen hiervan gebruik maken. Kunnen hier afspraken over gemaakt worden?
Antwoord: Dit kan zeker bekeken worden met de scholen.
Paul
HTC ISCA is zeer tevreden met de nieuwe sporthal, de kwaliteit van de zaal en de dienstverlening. Er ontbreekt nog een elektronisch scorebord, klok, er hangen verkeerde netten in de goals qua hockey (kleine aanpassing) en bescherming voor de ramen.
Antwoord: Dit is reeds allemaal in orde gebracht.
Jan
Vraag: Is er overal wifi?
Antwoord: Dit is in orde gebracht.
Sinne
Vraag: Soulstep vindt het erg jammer dat er geen danszaal meer is, geen spiegels, geen dansvloer. De spiegels die de club zelf gekocht heeft moeten weer weg. Een nieuwe radio zou ook handig zijn.
Antwoord: Spiegels en stereo staan op de lijst voor gewenste aankopen. Er is vroeger beslist dat het een sport- en jeugdcentrum is, er moet worden samengewerkt tussen sport en jeugd. Hiervoor zijn er bepaalde keuzes gemaakt.
6. WERKGROEP NIEUW SUBSIDIEREGLEMENT
8 maart 2021 komt de werkgroep samen voor de uitwerking van een nieuw subsidiereglement samen, iedereen is welkom.
7. VARIA Sinne
Vraag: Blijft de tent in het park staan en kan er een houten vloer geplaatst worden?
Antwoord: De optie om de tent te verlengen wordt overwogen, eventueel komen er 2 kleinere tenten.
Marijke
Marijke bedankt alle vrijwilligers en maakt nog promotie voor de dag van de vrijwilliger op 6 maart 2021. Op de website is heel wat informatie terug te vinden zoals bv. de gratis vrijwilligersverzekering. Het vrijwilligers loket wordt gepromoot in de week van de vrijwilliger.
Jeroen
Er werd een alternatief feest van de sport bedacht binnen de werkgroep. Jeroen wenst de mensen die hieraan aan meegewerkt hebben te bedanken. Binnenkort zal de sportman van het jaar en de “lifetime achievement” bekend gemaakt worden.
Jeroen doet een oproep om lid te worden van de kern als je meer inzage of zegkracht wil hebben in het sportbeleid van de gemeente.
De sportraad zal een attentie voor Eva voorzien als bedanking voor de steun en samenwerking van de afgelopen jaren.
Linde Van Hecke heeft jammer genoeg de kern verlaten wegens andere prioriteiten en activiteiten.
De sportraad heeft een eigen e-mailadres: sportraad@hoeilaart.be
