Update & laatste
ontwikkelingen naar 15/2 Vaccinatiecentra
Vrijdag 12 februari 2021
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
AGENDA
1. Update rond de werkingsprocedures 2. Begeleiding voor Maandag 15 Feb
3. Doclr testsysteem vs. productie, nieuwigheden 4. Beknopte toelichting bij Vaccinnet
5. Beknopte toelichting bij het voorraadbeheerssysteem
6. Op welke ondersteuning kan je centrum rekenen eens operationeel?
7. Opleidingspagina, kalender
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
1. UPDATE ROND DE
WERKINGSPROCEDURES
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
VAN ALLOCATIE NAAR PLANNING, OVERZICHT
Proces met normale
doorlooptijd van 4 weken door te lopen op 10 dagen Start met kleine volumes
1. Ontvangst Bevestiging vaccins
2. Pré - allocatie vaccins
3. Capaciteits- planning 4. Finale allocatie
vaccins 5. Openstellen Reservatie-systeem
9 feb
9 feb
15 feb
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
TIJDSLIJN WEEK 1 (VANAF 15/2)
1. Ontvangst Bevestiging
vaccins
2. Pre- allocatie
vaccins
3.
capaciteits- planning
4. Finale allocatie
9/2 9/2 10/2
5. openstellen Reservatiesys-
teem
15/2
Levering en ontvangst
vaccins
…,18/2
Vaccinatie
19/2
Dry Runs
Opleidingen
@ …
Izegem Beringen
17?/2
Ontwikkeling (Doclr ea)
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
MAANDAG 15 FEBRUARI – D-DAY
Eerste gebruiker ontvangt e-mail, net zoals dinsdag, met de vraag om een wachtwoord aan te maken Inloggen via https://vaccincentre.doclr.be/login
Masterdata VC aanvullen
Collega's toevoegen als gebruiker Afspraaktypes nakijken
Vaccinatieschema op punt stellen
Tijdslots beschikbaar maken (via werkschema of rechtstreeks in de agenda) Mensen uitnodigen via patiëntenbeheer
@ …
De ton en het kraantje
Zorgprofessionals (Eerste groep) (+/- 50.000) Andere zorgprofessionals vanaf week van 1/3
17 (of 18) feb
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
BRIEF VOORBEELD
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
VACCINS – SLOTS - UITNODIGINGEN
> Week 1 & 2
1. 100 vaccins 2. 100 slots
3. 80 uitnodigingen
20 per uur inplannen
Vrije slots worden opgevuld met personeel, vrijwilligers van het vaccinatiecentrum of
eerstelijnszorgaanbieders (standby)
> Vanaf week 3 (voorlopig advies)
1. 100 vaccins 2. 125 slots
3. 100 uitnodigingen
25 per uur inplannen
Vrije slots worden voornamelijk ingevuld met personen uit de reservelijst (en nieuwe medewerkers/vrijwilligers)
Week 1 in te plannen op maandag 15/2, week 2 vanaf dinsdag 16/2 * ,
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
12/02/2021 │9
TEN VROEGSTE LAATSTE 18 FEBRUARI
Zet de heftruck maar klaar, …
1 doos = 10 vials = 100 doses (prikken)
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
2. BEGELEIDING VOOR
MAANDAG 15 FEB
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
15/02 Maandag 16/02 Dinsdag 17/02 Woensdag 18/02 Donderdag 19/02 Vrijdag
10u00
12u00
14u00
16u00
18u00
20u00
Training Vaccinnet 16u-17u Training DOCLR
14u-16u
Training Voorraadbeheer 16u-17.30u Training DOCLR
14u-16u
Training Voorraadbeheer 16u-17.30u
Training Voorraadbeheer 14u-15.30u
Training DOCLR 16u-18u Training Vaccinnet
16u-17u
Training Vaccinnet 18u-19u Training DOCLR
10u-12u
Training Voorraadbeheer 10u-11.30u
Terugkoppelingsmoment
Centrumverantw. 12u-13u Terugkoppelingsmoment
Centrumverantw. 12u-13u Terugkoppelingsmoment
Centrumverantw. 12u-13u
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
15/02 Maandag 16/02 Dinsdag 17/02 Woensdag 18/02 Donderdag 19/02 Vrijdag
08u00
10u00
12u00
14u00
16u00
18u00
Training Vaccinnet 16u-17u Training DOCLR
14u-16u
Training Voorraadbeheer 16u-17.30u Training DOCLR
14u-16u
Training Voorraadbeheer 14u-15.30u
Training DOCLR 16u-18u Training Vaccinnet
16u-17u
Checklist DOCLR 08u00-10u00 Centrumverantw!
Training Voorraadbeheer 10u-11.30u
Terugkoppelingsmoment
Centrumverantw. 12u-13u Terugkoppelingsmoment
Centrumverantw. 12u-13u
MS Teams Café, 10u00- 16u00 Productieomgeving
Centrum- configu- ratie
Click here to join the meeting
Terugkoppelingsmoment
Centrumverantw. 12u-13u
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
15/02 Maandag 16/02 Dinsdag 17/02 Woensdag 18/02 Donderdag 19/02 Vrijdag
08u00
10u00
12u00
14u00
16u00
18u00
Checklist DOCLR 08u00-10u00 Centrumverantw!
MS Teams Café, 10u00- 16u00 Productieomgeving
Centrum- configu- ratie
Click here
to join the
meeting
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
3. DOCLR
TESTSYSTEEM VS. PRODUCTIE
NIEUWIGHEDEN
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
UITNODIGINGSSYSTEEM
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
ROLLEN IN DOCLR
Selecteer Gebruikers
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
ROLLEN IN DOCLR
Centrumverantwoordelijke, programmamanager, medisch verantwoordelijke
Onthaalmedewerkers, farmaceutisch expert
Callcenter medewerkers Anamnese-afnemers
Vaccinatoren
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
DE KIOSK
De Kiosk bevindt zich naast de Agenda op de startpagina
De kiosk is toegankelijk voor alle gebruikers en maakt het mogelijk om snel de
afspraken van een patient te
raadplegen en aan te passen.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
DE KIOSK
Zoeken op geboortedatum, referentienummer, vaccinatiecode
of rijksregisternummer
Uitnodiging downloaden
Vaccinatieformulier openen Afspraak wijzigen
Afspraak verwijderen
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
4. BEKNOPTE TOELICHTING BIJ
VACCINNET
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
De export uit Doclr genereert 1 of meerdere .csv bestanden
De opmaak is onmiddellijk geschikt voor opladen in Vaccinnet
Opslaan op je computer
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
OPLADEN IN VACCINNET
Stap1.
.csv bestand vanop je computer
uploaden van via een knop “choose file”
Stap2.
Aanvullen met
- de datum van vaccinatie - het vaccinatytpe
- het lotnr.
Eindigen via “registreren”
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
TOEGANGEN VACCINNET OK VOOR MEDISCH VERANTWOORDELIJKE
> Centrale heheerders van Vaccinnet hebben voor de medisch verantwoordelijken van de centra de toegang intussen in orde gebracht.
> Zij kunnen nu op hun beurt toegangen verlenen aan andere medewerkers in het centrum die hen bijstaan bij de
admin verwerking.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
STAP VOOR STAP GIDSEN
https://www.laatjevaccineren.be/opleidingsmateriaal-voor-
een-vlotte-werking-van-een-vaccinatiecentrum
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
5. BEKNOPTE TOELICHTING BIJ
HET VOORRAADBEHEERSYSTEEM
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
VOORRAADBEHEERSYSTEEM
> Eén grote, centrale database voor al de Vaccinatiecentra
> Toegang beperkt tot jouw Vaccinatiecentrum
> Houdt elke voorraadbeweging bij met als doel een correct zicht te geven op de voorraden
> Registreren van flesjes (vial), spuiten, naalden, … en hun samengesteld product: een “shot”
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
5 GROTE PROCESSEN WORDEN IN HET SYSTEEM BEHEERD:
INVENTARIS- REGISTRATIE Klopt de fysieke inventaris volgens de cijfers in het systeem en corrigeer systeem VOORZIENE
ONTVANGSTEN Wat verwacht ik te krijgen
VOORRAAD- ONTVANGST Wat heb ik werkelijk ontvangen
CONSUMPTIE
Wat verbruik ik (spuiten, naalden, enz)
PRODUCTIE
Hoeveel shots voor
de vaccinatielijnen
heb ik aangemaakt
(flesje + spuit + naald)
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
VOORBEELD OVERZICHTSCHERM “VOORZIENE ONTVANGSTEN”
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
VOORBEELD SCHERM
“BATCH” AANMAKEN
EM0477
EM0477 Exp: 21:11 57PL1
57PL1
21:11
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
INHOUD VAN DE OPLEIDINGEN EN DOCUMENTATIE
> De basisprocessen in Voorraadbeheer begrijpen.
• “Voorziene ontvangsten”
• “Voorraadontvangst”
• “Consumptie”
• “Productie”
• “Inventaris”
> Heldere uitleg over enkele kernbegrippen.
> Verstaan welke master data nodig is in het systeem en hoe die gemanaged wordt.
> Begrijpen welke stappen ik moet nemen om voorraden te beheren voor mijn centrum.
> Leren hoe ik het verloop van vaccins en toebehoren correct moet registeren.
> Ontdekken waar en hoe je labels kan afdrukken.
> De processen onder de knie krijgen om een correcte inventarisregistratie uit te voeren.
> Weten hoe ik extra medewerkers toegang kan verlenen tot de toepassing.
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
6. OP WELKE
ONDERSTEUNING KAN JE CENTRUM REKENEN
EENS OPERATIONEEL?
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Vragen over het gebruik van
IT-ONDERSTEUNING NODIG?
Hou me bij de hand
Vaccinatiecentra MEDEWERKERS
Computers Netwerken
Wifi Barcode Scanners
Contacteer je
Lokaal IT-aanspreekpunt
of centrumverantwoordelijke
VOORRAAD BEHEER SYSTEEM
Raadpleeg Documentatie en opleidingsmateriaal
www.laatjevaccineren.be/opleidingsmateriaal-voor- een-vlotte-werking-van-een-vaccinatiecentrum
015 48 01 51
vc-help-toepassingen@dxc.com Contacteer IT Service Desk
08.00u-18.00u | 7 dagen op 7
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
7. HOU DE
OPLEIDINGSPAGINA
IN HET OOG
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
OPLEIDINGSPAGINA
DOCUMENTATIE & KALENDER
https://www.laatjevaccineren.be/opleidingsmateriaal- voor-een-vlotte-werking-van-een-vaccinatiecentrum
Incl: “Waar gaat de opleiding
over en voor wie is ze bedoeld”
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
