1. Alles wat de werknemer van de werkgever krijgt is loon!

Memo De werkkostenregeling 2014 - 2015

Inleiding

Onder de werkkostenregeling veranderen de fiscale regels met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen die aan het personeel worden gegeven totaal. Dit memo beschrijft de regelgeving van de werkkostenregeling, zoals die momenteel geldt. Daarnaast is er aandacht voor de wijzigingen die aangekondigd zijn door de staatssecretaris van Financiën in zijn brief van 3 juli 2014 aan de Tweede Kamer. Of al deze wijzigingen ook doorgaan hangt van de Eerste en Tweede Kamer af die vanaf september over het (nu nog op te stellen) wetsvoorstel zullen spreken en oordelen. In de brief staat overigens ook dat er geen uitstel meer komt: de werkkostenregeling is voor iedere werkgever verplicht vanaf 1 januari 2015!

1. Alles wat de werknemer van de werkgever krijgt is loon!

In het kader van de werkkostenregeling is het loonbegrip ingrijpend veranderd. De nieuwe definitie luidt: “Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere

dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking”. De verandering zit hem in de toevoeging na de komma.

Daarmee wordt beoogd dat in beginsel alles (!) wat een werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoedt (in eerste instantie) loon vormt.

Ook vergoedingen en verstrekkingen die in het geheel geen beloningselementen bevatten of de werknemer geen voordeel opleveren, behoren in beginsel tot het loon.

De oprekking van het loonbegrip is ingrijpend voor de praktijk. In principe zou bijvoorbeeld ook de vergoeding van vakliteratuur daaronder kunnen vallen, de laptop die een werknemer ter beschikking heeft gekregen enz. Om dergelijke zaken buiten de loonbelasting te laten, dienen ze afzonderlijk te worden vrijgesteld. Verderop in dit memo zal blijken dat een aantal zaken ook inderdaad is vrijgesteld.

Dit geldt echter niet voor alle arbeidsvoorwaarden die in de praktijk vaak voorkomen.

Een beetje cryptisch (maar wel begrijpelijk) is de opmerking van de staatssecretaris van Financiën dat zaken waar de werknemer geen privé voordeel van heeft, geen loon vormen. Hier besteden wij verderop in dit memo nog aandacht aan.

Op de regel dat alles loon vormt, bestaat een aantal uitzonderingen:

‐ 1,5% van de loonsom kan de werkgever naar eigen inzicht belastingvrij besteden aan zijn personeel. Deze extra 1,5% vrijstelling komt in de plaats van een aantal vrijstellingen dat verdwijnt;

‐ Een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen wordt op nihil gewaardeerd;

‐ Een zestal kostensoorten ia ook nog naast de 1,5% algemene vrijstelling belastingvrij te vergoeden;

‐ Intermediaire kosten zijn eveneens nog naast de 1,5% algemene vrijstelling belastingvrij te vergoeden.

Verstrekkingen die een werkgever vanuit een andere hoedanigheid zou doen dan als werkgever zijn ook vrijgesteld. Medeleven of een persoonlijke relatie met de werknemer staan dan voorop. Hierbij zijn als voorbeelden genoemd de fruitmand bij ziekte van de werknemer of een rouwkrans bij overlijden.

Inmiddels is duidelijk geworden dat onder deze verstrekkingen worden verstaan geschenken in natura, dat wil zeggen geen geld en geen cadeaubonnen, mits de factuurwaarde van het geschenk, inclusief BTW, maximaal € 25 bedraagt. Bovendien moet het geschenk worden gegeven bij een gelegenheid waarbij de werknemer ook van derden geschenken ontvangt.

Alle andere vergoedingen en verstrekkingen zijn belast. Voor een aantal vormen van loon in natura geldt dat deze op een lagere, forfaitaire waarde mogen worden gewaardeerd.

Daarnaast zijn van het loonbegrip uitgezonderd de vergoedingen en verstrekkingen die betrekking hebben op zogeheten intermediaire kosten.

Wijzigingen vanaf 2015

Vanaf 2015 gaat mogelijk een aantal zaken wijzigen: aan het loonbegrip, de behandeling van de bijzondere verstrekkingen en intermediaire kosten verandert echter niets. Het percentage van de vrije ruimte wordt wel verlaagd: van 1,5% naar 1,2%. Daarvoor in de plaats komen er meer kostensoorten die gericht zijn vrijgesteld (naast de 1,2% vrije ruimte), komt er weer een belastingvrije korting voor producten uit het eigen bedrijf en zijn mobiele communicatiemiddelen zoals tablets in meer gevallen belastingvrij. In dit memo spreken we voorlopig overigens over de vrije ruimte van 1,5%.

Intermediaire kosten

Bij intermediaire kosten doet een werknemer uitgaven in opdracht en voor rekening van zijn

werkgever. Het initiatief tot het maken van de kosten ligt bij de werkgever. Van intermediaire kosten is sprake bij:

‐ de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren;

‐ kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld);

‐ kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer).

Bij intermediaire kosten kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de situatie dat een werknemer met de terbeschikkinggestelde bedrijfsauto tankt, zelf afrekent en vervolgens de benzine declareert. Andere voorbeelden zijn de werknemer die viltstiften voor het beschrijven van een whiteboard bij een

vergadering voorschiet, of de werknemer die namens de werkgever op een beurs staat en aldaar kosten voorschiet. Ook de kosten voor zover die betrekking hebben op de relatie bij een zakelijk etentje zijn intermediaire kosten.

2. Vrije vergoedingen en verstrekkingen

Gerichte vrijstellingen

Binnen het nieuwe systeem van vergoedingen en verstrekkingen, zullen naast de intermediaire kosten ook nog een aantal specifieke vergoedingen en verstrekkingen onbelast zijn. Deze worden de gerichte vrijstellingen genoemd.

De volgende kosten zijn onder de werkkostenregeling in 2014 gericht vrijgesteld:

 Reiskosten (tot maximaal € 0,19 per kilometer);

 Tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen, waaronder maaltijden bij overwerk, maaltijden tijdens dienstreizen, maaltijden met zakelijke relaties (voor zover de kosten zien op de werknemer) etc.)¹;

 Kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en outplacement, beroepsorganisaties en vakliteratuur;

 Studiekosten, daaronder mede begrepen het volgen van een procedure erkenning verworven competenties;

 Extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking (extraterritoriale kosten);

 Zakelijke verhuiskosten.

Hier komen vanaf 2015 mogelijk dus een aantal kostensoorten bij. Zie hierna.

Vaste vergoedingen

De voorwaarden die gelden voor het onbelast mogen vergoeden of verstrekken van deze kostensoorten veranderen niet ten opzichte van de huidige regels. Indien de werkgever echter een vaste

kostenvergoeding wil geven voor (bepaalde van) de genoemde kostensoorten, dan is hij onder de werkkostenregeling verplicht vooraf een steekproefsgewijs onderzoek te houden onder de werknemers ter onderbouwing van die vergoeding. Voldoet een werkgever niet aan deze voorwaarde, of hij geeft bijvoorbeeld een bovenmatige vergoeding (€ 0,24 per kilometer voor reiskosten) dan valt (het

bovenmatige gedeelte van) de vergoeding binnen het forfait van 1,5% van de loonsom (dit wordt hierna onder „De werkkostenregeling‟ besproken).

Ook intermediaire kosten kunnen (uiteindelijk) via een vaste vergoeding worden vergoed.

De belastingdienst heeft het standpunt ingenomen dat de vereiste steekproef

achterwege mag blijven als de betreffende vaste kostenvergoedingen in het verleden al zijn onderbouwd door middel van een steekproef danwel door de belastingdienst zijn goedgekeurd.

Wij adviseren werkgevers overigens wel altijd het achterwege mogen laten van de steekproef af te stemmen met de belastingdienst.

Vanaf 2015 kunnen er dus ook mogelijk meer kostensoorten worden vergoed middels een vaste kostenvergoeding.

1Voor maaltijden op de werkplek waaraan men zich niet kan onttrekken (aan boord van zeeschepen bijvoorbeeld) geldt dat deze vanwege het meer dan bijkomstig zakelijk karakter gericht zijn vrijgesteld.

Werkplekgerelateerde voorzieningen

Dan is er nog een categorie voorzieningen die weliswaar binnen het forfait van 1,5% van de loonsom valt, doch hierbij op nihil of een laag bedrag wordt gewaardeerd. Het gevolg is derhalve dat deze voorzieningen, het gaat dan om aan de werkplekgerelateerde voorzieningen, toch geheel of gedeeltelijk onbelast aan de werknemer kunnen worden gegeven.

Nihilwaardering

Voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek (niet zijnde de woning, schip e.d. van de werknemer) worden gebruikt of verbruikt worden op nihil gewaardeerd:

 Voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken (bureaustoel, toiletvoorziening, kopieerapparaat enz.). Hieronder vallen ook voorzieningen zoals een fitnessruimte en een zwembad

 Arbo-voorzieningen op de werkplek (en thuis; zie hierna)

 Consumpties op de werkplek

 Terbeschikkinggestelde mobiele telefoon (mits meer dan 10% zakelijk gebruikt)

 Terbeschikkinggestelde apparatuur, gereedschap en computers (mits zakelijk gebruik 90% of meer en gebruikt op een werkplek niet zijnde in de woning van de werknemer)

 Terbeschikkinggestelde kleding die nagenoeg uitsluitend geschikt is om in te werken

 Overige terbeschikkinggestelde kleding die op de werkplek achterblijft²

 Ter beschikking gestelde OV-jaarkaart of kortingskaart indien de kaart mede zakelijk wordt gebruikt

 Rentevoordeel van hypothecaire leningen, of renteloze personeelsleningen als de werknemers daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter kopen (ook binnen

cafetariaregelingen)

 De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) op de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking, als de werknemer normaliter niet op de werkplek woont en hij door de reisafstand redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening.

Onder werkplek wordt verstaan elke werkplek waar de werkgever uit hoofde van de

Arbeidsomstandighedenwet er zorg voor moet dragen dat de werknemer veilig werkt. Het café waar de werknemer “even” werkt valt daar volgens de toelichting niet onder. Een auto of een ander

vervoermiddel kan een werkplek zijn, als een werknemer daarin op verzoek van de werkgever arbeid verricht en als de werkgever ARBO-verantwoordelijk is voor dat vervoermiddel.

Dat kan bijvoorbeeld de vrachtwagen zijn waar de chauffeur in rijdt, maar ook de eigen auto van de werknemer als zijn werkgever afspreekt dat hij zijn auto gebruikt voor een dienstreis.

De werkplek mag overigens niet in de woning van de werknemer zijn gelegen, wil de vrijstelling van toepassing zijn.

De vrijstelling voor Arbo-voorzieningen is uitgebreid tot Arbo-voorzieningen op de werkplek thuis indien en voor zover deze rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet 1998.

2Kleding met een logo van ten minste 70 cm2 per kledingstuk die dienstbaar is aan de uitoefening van het beroep kwalificeert ook als fiscaal erkende werkkleding.

Vanaf 2015 gaan ten aanzien van de nihilwaarderingen een aantal zaken veranderen. Een aantal nihilwaarderingen zal worden omgezet in vrije vergoedingen of verstrekkingen. Dat betekent dat deze niet alleen belastingvrij kunnen worden ter beschikking gesteld, maar ook verstrekt (eigendom gaat over) of vergoed aan de werknemer. Wij denken dat dit in ieder geval gaat gebeuren met de Arbo- voorzieningen en de werkkleding. Voor mobiele telefoons, tablets, computers, gereedschap en apparatuur gaat iets totaal anders gelden. Deze zijn vrijgesteld als voldaan wordt aan het zogeheten noodzakelijkheidscriterium.

Het noodzakelijkheidscriterium gaat uit van de gedachte dat het verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen van zaken waarvan de werkgever het nodig en noodzakelijk vindt dat zijn werknemers die in hun werk gebruiken, geheel buiten het loonbegrip blijven.

Het feit dat bijvoorbeeld een noodzakelijke verstrekking ook privé wordt, of kan worden gebruikt, speelt geen rol meer. Wel geldt dus nadrukkelijk dat de werknemer de zaken in redelijkheid nodig heeft en gebruikt in het kader van de uitoefening van zijn beroep.

Daarnaast is nog van belang de financiële verantwoordelijkheid; is het de werkgever die betaalt en bepaalt? Voor een noodzakelijke voorziening ligt deze verantwoordelijkheid ten principale bij de werkgever. In het algemeen ligt ook het initiatief bij hem. Dat staat overigens niet in de weg van vaste kostenvergoedingen voor door de werknemer aangeschafte en betaalde voorzieningen, zolang de werkgever maar expliciet bepaalt, welke voorzieningen uit de vergoeding bekostigd moeten worden.

Dat de werkgever moet bepalen welke voorziening noodzakelijk is, betekent overigens niet dat de werknemer geen keuze mag hebben in de vorm van de voorziening, bijvoorbeeld de keuze tussen een Ipad of een Galaxy Tab. Het uitgangspunt dat, om als noodzakelijke voorziening te gelden, de

werkgever moet bepalen en betalen, heeft tot gevolg dat van cafetariaregelingen, waar in het algemeen de werknemers zelf mag bepalen of hij van een voorziening gebruik maakt, minder aantrekkelijk worden;

Het noodzakelijkheidscriterium gaat alleen voor de hiervoor genoemde zaken gelden. Maar betekent dus niet dat een tablet altijd belastingvrij is zoals in de media wel is gesuggereerd.

Lage waardering

 Maaltijden in bedrijfsrestaurants (€ 3,15 per maaltijd)

 Huisvesting of inwoning op de werkplek (€ 5,35 per dag)

 Kinderopvang op de werkplek

Wordt een verstrekking op meer dan nihil gewaardeerd, dan zal die tot dat bedrag vallen onder de hierna te bespreken “werkkostenregeling”, het 1,5%-forfait.

3. De werkkostenregeling

Voor alle vergoedingen en verstrekkingen, die niet:

‐ onder het begrip intermediaire kosten vallen, en / of

‐ niet onder de gerichte vrijstellingen vallen, en / of

‐ niet op nihil worden gewaardeerd,

geldt dat deze in beginsel aan de heffing van de loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn onderworpen.

In aanvulling daarop geldt dus dat vanaf 2015 ook niet belast worden die zaken die onder het noodzakelijkheidscriterium vallen.

Geen privé voordeel, geen loon

Zoals gezegd heeft de staatssecretaris van Financiën gemeld dat iets geen loon is als de werknemer er geen privévoordeel van heeft. Uiteraard onderschrijven wij dit gaarne. Het verklaart echter niet waarom werkplekgerelateerde voorzieningen als de vloerbedekking op het werk en vakliteratuur afzonderlijk moesten worden vrijgesteld. Op welke wijze dit begrip wordt ingevuld zal de tijd leren.

Voor al deze vergoedingen en verstrekkingen geldt echter op werkgeversniveau wel een algemene vrijstelling. Deze vrijstelling bedraagt 1,5% van de loonsom van de werkgever. De werkgever

kan deze vrijstelling zelf invullen. Dat kan bijvoorbeeld zijn met een kerstpakket, een personeelsreis of een fiets van de zaak, maar ook bijvoorbeeld met aandelen in het bedrijf van de werkgever. De

werkgever hoeft daarbij niet te kijken of (bij een specifieke werknemer) aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Al zal misbruik (als bijvoorbeeld de directeur groot- aandeelhouder het 1,5%-forfait alleen voor zichzelf benut) worden bestreden.

Onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen zullen voor de volledige waarde vallen onder het 1,5%-forfait:

 fiets van de zaak

 kerstpakketten

 rechtsbijstand werknemer bij ontslagprocedure

 producten uit eigen bedrijf

 personeelsfeesten en -reizen³

Voor producten en diensten uit het eigen bedrijf gaat vanaf 2015 de “oude” kortingsregeling weer gelden.

Vergoedingen (en verstrekkingen) van geldboeten opgelegd door een Nederlandse strafrechter en geldsommen betaald aan de Staat ter voorkoming van strafvervolging in Nederland, wapens en munitie, gevaarlijke dieren etc., die nu ook niet belastingvrij zijn, vallen niet onder de

werkkostenregeling. Dergelijke vergoedingen en verstrekkingen zullen sowieso volledig belast blijven.

Hierop mag ook niet de eindheffing worden toegepast.

Dit geldt ook voor de terbeschikkinggestelde auto en woning (tenzij er sprake is van dubbele

3Consumpties en snacks en een personeelsfeest op de werkplek zijn wel belastingvrij (nihilwaardering)

huisvesting buiten de woonplaats).

Waardebepaling verstrekkingen

Verstrekt de werkgever bepaalde zaken (in natura) dan zullen deze verstrekkingen gewaardeerd moeten worden, waarna de „gemeten‟ waarde in het 1,5%-forfait valt. Als waardering geldt de prijs die de werkgever heeft betaald voor de goederen of diensten (inclusief BTW) of anders de waarde in het economische verkeer.

Voor producten uit het eigen bedrijf wordt (tot 2015) de waarde altijd gesteld op “de consumentenprijs”.

Een belastingvrije korting geven is (buiten het 1,5% forfait) in principe niet meer mogelijk.

Vallen de verstrekkingen echter onder één van de hiervoor besproken “lage” waarderingsregels voor werkplekgerelateerde voorzieningen, dan geldt die (doorgaans ook lagere) waarde.

Eindheffing over meerdere

Vergoedt of verstrekt de werkgever meer dan 1,5% van de loonsom, dan is de werkgever over dat meerdere een eindheffing van 80% verschuldigd. Deze eindheffing is niet verplicht. De werkgever kan er aan ontkomen door vooraf met de werknemer af te spreken dat een bepaalde vergoeding of verstrekking door hen beiden als loon wordt aangemerkt.

Alle andere huidige eindheffingsregelingen komen te vervallen, behalve die voor ontslaguitkeringen, spaarloon en de bestelauto met doorlopend afwisselend gebruik.

Werknemersverzekeringen en Zorgverzekeringswet

Vergoedingen en verstrekkingen die onder de werkkostenregeling vallen, zijn niet onderworpen aan de premieheffing werknemersverzekeringen. Niet voor zover ze binnen de 1,5%-norm vallen en ook niet voor het meerdere voor zover ze met de eindheffing zijn belast. Ze maken ook geen deel uit van de grondslag voor de heffing van de zorgverzekeringsbijdragen.

4. Ingangsdatum en overgangsregeling

De werkkostenregeling is per 1 januari 2011 in werking getreden. In de jaren 2011 tot en met 2014 konden en kunnen werkgevers echter nog gebruik maken van een overgangsregeling. Per jaar mogen ze kiezen voor de nieuwe regels (de werkkostenregeling), of voor de wettelijke regelingen zoals die per 31 december 2010 van kracht waren.

Kiest men voor de laatstgenoemde regels dan geldt wel een beperking voor personeelsreizen en – festiviteiten; dergelijke activiteiten zijn dan namelijk niet meer voor het volledige bedrag, maar slechts tot een bedrag van € 454 per werknemer per jaar onbelast.

Per 2015 vervalt de overgangsregeling en zal iedere werkgever de werkkostenregeling moeten toepassen.

5. Werkkostenregeling in 2015

Met ingang van 1 januari 2015 dienen werkgevers dus altijd de werkkostenregeling toe te passen. De mogelijkheid gebruik te maken van de overgangsregeling vervalt per deze datum.

De werkkostenregeling zal per 2015 dus wel worden aangepast.

Behalve de hiervoor in dit memo beschreven aanpassingen is ook voorgesteld:

- de afrekening met de eindheffing pas te laten plaatsvinden na afloop van het kalenderjaar; en - de toepassing van de werkkostenregeling mogelijk te maken op concernniveau en niet zoals nu op het niveau van de individuele inhoudingsplichtige. Van een concern is sprake als ten minste 95% van de (klein)dochters in handen is van de (groot)moeder maatschappij.