Versie 7.5 PowerPlay voor Microsoft Excel Gebruikershandleiding

(1)

IBM Cognos Series 7 PowerPlay

Versie 7.5

PowerPlay voor Microsoft® Excel Gebruikershandleiding

(2)

Dit document is van toepassing op IBM Cognos Series 7 PowerPlay versie 7.5 en kan ook van toepassing zin op volgende releases. U kunt kijken of er nieuwere versies van dit document zijn door een bezoek te brengen aan de IBM Cognos Information Centers

(http://publib.boulder.ibm.com/infocenter/cogic/v1r0m0/index.jsp).

Copyright

Gelicentieerd materiaal - Eigendom van IBM

Beperkte rechten voor gebruikers in Amerikaanse overheidsdienst - Gebruik, vermenigvuldiging en openbaarmaking van de bijbehorende documentatie worden beperkt door het GSA ADP Schedule Contract met IBM Corp.

IBM, het IBM-logo, ibm.com en Cognos zijn handelsmerken van International Business Machines Corp. in vele wereldwijde rechtsgebieden.

Andere namen van producten en services kunnen handelsmerken zijn van IBM of andere bedrijven. Een actuele lijst van IBM-handelsmerken is beschikbaar op internet onder www.ibm.com/legal/copytrade.shtml.

Adobe, het Adobe-logo, PostScript en het PostScript-logo zijn handelsmerken van Adobe Systems Incorporated in de Verenigde Staten en/of andere landen.

Microsoft, Windows, Windows NT en het Windows-logo zijn handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen.

Schermafbeeldingen van Microsoft-producten zijn gebruikt met toestemming van Microsoft Corporation.

(3)

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1: PowerPlay voor Excel 5

Richtlijnen voor het maken van rapporten 5 PowerPlay voor Excel-documentatie gebruiken 7

Hoofdstuk 2: Rapporten maken 9 Basisrapporten maken 9

Verbinding maken met kubussen 9 Externe verbindingen maken 10

Categorieën toevoegen aan rapporten 11 Categorieën en niveaus verwijderen 13 Rijen en kolommen omwisselen 13

Categorieën in rapporten in rangorde plaatsen 13 Dimensies analyseren 14

Scenariodimensies 15

Een niveau omlaag of omhoog gaan in een categorie 15 Gegevens filteren 16

Categorieën verbergen 17 Meetwaarden analyseren 18

Meetwaarden wijzigen 18

Meerdere meetwaarden weergeven 18 Valutawaarden omrekenen 19

Werken met werkbladen, werkmappen en rapporten 20 Het PowerPlay-werkblad beveiligen 21

Een niveau omlaag of omhoog gaan in het PowerPlay-werkblad 21 Gegevens filteren 22

Getallen converteren naar query’s 23 Uitleg weergeven 23

Filterinformatie weergeven 23

Bijgewerkte kubusinformatie ophalen 24

Hoofdstuk 3: Geavanceerde technieken gebruiken 27 Gegevens ophalen met aangepaste query's 27

Subsetdefinities Ouders maken 27

Subsetdefinities Zoeken-in-kubus maken 28 Geavanceerde subsetdefinities maken 29 Werken met uitzonderlijke gegevens 33

Ongewenste informatie onderdrukken 34 Details analyseren 34

Doorsteken naar rapporten of kubussen 35 Doorsteken naar Impromptu 35

Hoofdstuk 4: Rapporten verspreiden 37 Rapporten verspreiden met Upfront 38 Uitwisselbare PowerPlay-rapporten maken 38

(4)

Hoofdstuk 5: Bestaande PowerPlay-rapporten gebruiken 41 Een bestaand PowerPlay-rapport openen 41

Hoofdstuk 6: Offline werken 43 Een deel van een kubus opslaan 43

Opnieuw verbinding maken met een kubus 44

Bijlage A: Naslaginformatie 45

Veelgestelde vragen over de invoegtoepassing PowerPlay voor Excel 45 Wat zijn de beperkingen voor PowerPlay-werkbladen? 45

Hoe maak ik query's in PowerPlay voor Excel? 45 Veelgestelde vragen over brongegevens 45

Hoe weet ik wat voor gegevens ik op mijn scherm zie? 45 Waarom kan ik geen verbindingen maken met een kubus? 45 Veelgestelde vragen over gegevens in werkbladen 46

Hoe komen die vreemde getallen in mijn rapport? 46 Waarom staan er alleen nullen in mijn rapport? 46 Waarom verschijnt het woord "fout" in cellen? 46 Waarom worden waarden als hekjes weergegeven? 46

Waarom worden in bepaalde dimensies bij meetwaarden geen waarden weergegeven? 47 Waarom worden getallen in de notatie #,###E+# weergegeven? 47

Hoe voorkom ik dat verborgen gegevens weer zichtbaar worden? 47

Wat moet ik doen als de valuta- of gegevensnotatie voor het rapport in PowerPlay voor Excel niet gelijk is aan die in PowerPlay voor Windows? 47

Jokertekens voor beperkingen en subsets voor zoeken 47 Lijst met geldige jokertekens 47

Woordenlijst 49 Index 61

(5)

Hoofdstuk 1: PowerPlay voor Excel

PowerPlay voor Excel is een invoegtoepassing voor Microsoft Excel om gegevens in

multidimensionale kubussen te benaderen en te analyseren. U kunt er ook rapporten mee maken.

Gebruik PowerPlay voor Excel-functies om het gewenste rapport te maken. U kunt:

● niveaus omlaag gaan in categorieën voor meer informatie over de factoren die van invloed zijn op het bedrijf;

● filteren op categorieën of meetwaarden om de aandacht te vestigen op bepaalde gegevens;

● categorieën en niveaus toevoegen en verwijderen om verschillende soorten rapporten te maken;

● nullen onderdrukken om de belangrijkste gegevens in het rapport te markeren;

● koppelingen met de brongegevens behouden om ervoor te zorgen de rapporten de meest recente informatie bevatten;

● aangepaste query's gebruiken om standaardrapporten te maken;

● gebruikmaken van vooraf gedefinieerde valutagegevens.

Nadat u PowerPlay voor Excel hebt gebruikt om de gewenste gegevens te zoeken en het rapport te maken, kunt u Excel-functies gebruiken, bijvoorbeeld voor speciale opmaak en diagrammen, om het rapport te verfraaien.

Met PowerPlay voor Excel kunt u nieuwe macrofuncties toevoegen aan werkmappen met PowerPlay- rapporten. PowerPlay voor Excel functioneert alleen correct met deze macro's. Gebruikers van Microsoft Excel die de beveiliging van macro's hoog hebben ingesteld, moeten alle werkmappen met macro's van een digitale handtekening voorzien. Raadpleeg de documentatie bij Microsoft Excel voor meer informatie over SelfCert en het signeren van een werkmap met een persoonlijk certificaat. U kunt ook contact opnemen met de beheerder. Als er geen digitale handtekening beschikbaar is, blijft de inhoud van het rapport toch zichtbaar. De macro's zijn echter niet beschikbaar.

Zie de online handleiding Kennismaken met PowerPlay voor Excel voor meer informatie over het gebruik van PowerPlay voor Excel en voor voorbeelden van de rapporttypen die u kunt maken.

Richtlijnen voor het maken van rapporten

Bij het maken van rapporten moet u de volgende richtlijnen volgen:

● Beveilig het PowerPlay-werkblad.

● Kopieer de gegevens uit het PowerPlay-werkblad naar een ander Excel-werkblad en gebruik Excel om de gegevens vervolgens te verfraaien. Als u Excel-functies toepast op het PowerPlay- werkblad, gaan de verbeteringen en de opmaak verloren als u de gegevens de volgende keer bijwerkt.

(6)

Deze richtlijnen zijn gebaseerd op het feit dat PowerPlay voor Excel en Excel verschillende, elkaar aanvullende hulpmiddelen bevatten. De invoegtoepassing PowerPlay voor Excel bevat de

hulpmiddelen die u nodig hebt om gegevens te openen en te analyseren. Met de hulpmiddelen van Excel kunt u gegevens verfraaien.

Gebruik de optie Blad beveiligen om te voorkomen dat in het PowerPlay-werkblad onverwachte wijzigingen worden aangebracht. U moet het PowerPlay-werkblad bewaren als de verbinding met de gegevensbron. De informatie die het PowerPlay-werkblad verbindt met de gegevensbron, kan verloren gaan als u speciale opmaak of rijen of kolommen toevoegt aan het PowerPlay-werkblad.

Als u de koppeling met de gegevensbron behoudt, kunt u het rapport op elk moment bijwerken met de meest recente gegevens.

Wanneer u de gegevens uit het PowerPlay-werkblad naar een ander Excel-werkblad kopieert om de gegevens te verfraaien, verkleint u de kans dat speciale opmaak verloren gaat bij het wijzigen of bijwerken van het rapport. Wijzigt u bijvoorbeeld de grootte en kleur van de titels in het PowerPlay- werkblad, dan gaat de speciale opmaak verloren als u terugkeert naar het venster Navigator. Het PowerPlay-werkblad wordt behouden als het uitgangspunt voor het maken van extra

Excelwerkbladen en als de verbinding met de gegevensbron.

Bij het maken van rapporten beschikt u over verschillende opties:

● U kunt een onbeperkt aantal PowerPlay-werkbladen in een werkmap aan dezelfde kubus koppelen.

● U kunt voor elk Powerplay-werkblad in een werkmap verschillende kubussen openen.

Procedure voor het beveiligen van het PowerPlay-werkblad 1. Kies Openen in het menu PowerPlay.

2. Geef aan of u een rapport of kubus wilt openen:

● Als u een kubus wilt openen, selecteert u PowerCubes (*.mdc) in het vak Bestandstypen.

● Selecteer Uitwisselbare PowerPlay-rapporten (.ppx) in het vak Bestandstypen.

Zie"Verbinding maken met kubussen" (p. 9)voor meer informatie.

3. Selecteer de kubus of het rapport en klik op Openen.

Wanneer u verbinding maakt met een kubus, krijgt het werkblad waarin de kubusgegevens worden weergegeven, standaard de naam van die kubus. Wanneer u bijvoorbeeld GO Marktonderzoek.mdc opent, krijgt het PowerPlay-werkblad de naam GO Marktonderzoek.

4. Controleer of Blad beveiligen in het menu PowerPlay is ingeschakeld.

Wanneer Blad beveiligen is ingeschakeld, wordt naast de menuoptie een vinkje weergegeven.

Proecedure voor het verfraaien van rapporten in Excel

1. Kopieer de gegevens uit het PowerPlay-werkblad naar een nieuw Excel-werkblad.

2. Gebruik vervolgens Excel-functies om berekeningen uit te voeren, de opmaak aan te passen en grafieken te maken.

(7)

Het oorspronkelijke PowerPlay-werkblad blijft behouden als uitgangspunt voor het maken van andere Excel-werkbladen.

PowerPlay voor Excel-documentatie gebruiken

De documentatie bij PowerPlay voor Excel bestaat uit een interactieve inleiding, een

instructiehandleiding en online Help om in de verschillende behoeften van gebruikers te voorzien.

Wanneer u voor het eerst werkt met PowerPlay voor Excel

● Volg de PowerPlay voor Excel Quick Tour voor een overzicht van het product en de benodigde basisvaardigheden.

● Lees Kennismaken met PowerPlay voor Excel voor een inleiding op de basisvaardigheden en het maken van rapporten.

Lees de online handleiding als u niet over een gedrukte versie van de handleiding beschikt. In de online handleiding kunt u informatie ook met behulp van zoekacties vinden. Vervolgens kunt u geselecteerde pagina's, een gedeelte of een volledige handleiding afdrukken.

Wanneer u bekend bent met PowerPlay voor Excel

● Gebruik de PowerPlay voor Excel Gebruikershandleiding voor informatie over taken. Dit document is beschikbaar as online Help en als online handleiding.

● Met de knop Wat is dit? kunt u informatie weergeven over selectievakjes, opties of andere onderdelen van de gebruikersinterface.

Procedure

● Als u de documentatie voor PowerPlay voor Excel wilt openen, selecteert u PowerPlay Help van het Help-menu in Excel, of Help in het Navigatievenster. Vervolgens klikt u op de handleiding die u wilt raadplegen. Online handleidingen zijn ook beschikbaar in de documentatielijst voor IBM Cognos Series 7 in het menu Start.

(8)

(9)

Hoofdstuk 2: Rapporten maken

Basisrapporten maken

De eerste stap bij het maken van een PowerPlay voor Excel-rapport is een verbinding maken met een gegevensbron, die ook wel kubus wordt genoemd. Een kubus bevat dimensies en bijbehorende meetwaarden. Dimensies zijn algemene groepen beschrijvende gegevens, zoals producten, klanten en jaren. Meetwaarden zijn kwantitatieve gegevens, zoals omzetcijfers en onkostengegevens. Kubussen kunnen ook verwijzen naar een OLAP-server of een databaseserver, bijvoorbeeld van Oracle of Sybase.

U kunt verbinding maken met:

● externe kubussen op een PowerPlay Enterprise Server;

● lokale kubussen op de computer of een netwerklocatie.

De beheerder stelt toegangsniveaus in voor kubussen (of een OLAP-server) door gebruikersklassen te definiëren voor de dimensies en categorieën in een kubus. Als u een kubus wilt openen, moet u over toegangsrechten beschikken voor ten minste één dimensie en meetwaarde. Neem contact op met de beheerder als u geen toegang hebt tot een kubus of een bepaalde categorie.

Als u verbinding hebt gemaakt met een kubus, kunt u PowerPlay voor Excel gebruiken om de kubus te analyseren en de categorieën en meetwaarden te selecteren die u wilt opnemen in het rapport.

Wanneer u een basisrapport maakt, kunt u:

● categorieën toevoegen;

● categorieën en niveaus verwijderen;

● categorieën verbergen;

● rijen en kolommen omwisselen;

● rijen of kolommen in rangorde plaatsen.

PowerPlay voor Excel bevat tevens meer geavanceerde opties voor het maken van rapporten. Zo kunt u aangepaste query's maken en opslaan, meer gedetailleerde informatie over de gegevens ophalen, verschillende valuta's gebruiken en kiezen uit verschillende indelingen waarmee u rapporten kunt verspreiden.

Verbinding maken met kubussen

De beheerder bepaalt hoe kubussen binnen de organisatie worden verspreid. In PowerPlay voor Excel kunt u via een PowerPlay Enterprise-server verbinding maken met externe kubussen of met lokale kubussen die zijn opgeslagen op de computer of op een locatie in het netwerk. De meest effectieve methode voor verspreiding biedt de toegang tot externe kubussen. Met externe kubussen is centraal beveiligingsbeheer mogelijk en kunnen gebruikers binnen een organisatie gebruikmaken van dezelfde actuele gegevens. De benodigde beveiligings- en verbindingsinformatie voor externe

(10)

kubussen is verkrijgbaar bij de beheerder. Gebruik lokale kubussen voor het analyseren van gegevens en maken van rapporten, zelfs wanneer u niet bent verbonden met een netwerk.

Tip: als u de kubusnaam automatisch wilt toewijzen aan het werkblad dat wordt gemaakt bij het openen van een kubus, kiest u Opties in het menu PowerPlay en schakelt u het selectievakje Kubusnamen gebruiken voor werkbladen in op het tabblad Algemeen. Als u de naam van de te openen kubus handmatig wilt opgeven, schakelt u het selectievakje Vragen naar kubus als de werkmap wordt geopend in.

Procedure voor het maken van verbinding met een externe kubus 1. Kies Openen in het menu PowerPlay.

2. Selecteer PowerCube (*.mdc) in het vak Bestandstypen.

3. Selecteer Extern in het vak Toegang.

4. Selecteer in het vak Verbinding de verbindingsnaam.

Zie"Externe verbindingen maken" (p. 10)voor meer informatie over het maken van externe verbindingen.

5. Selecteer de kubus en klik op OK.

Mogelijk wordt u gevraagd een gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren.

Procedure voor het maken van verbinding met een lokale kubus 1. Kies Openen in het menu PowerPlay.

3. Selecteer Lokaal in het vak Toegang.

4. Selecteer de kubus en klik op OK.

Externe verbindingen maken

Als u verbinding wilt maken met een externe kubus, moet u eerst een verbinding tot stand brengen met de PowerPlay Enterprise-server waarop de kubus is opgeslagen. U hoeft niet voor elke kubus een verbinding in te stellen. Via de externe verbinding hebt u toegang tot een bepaalde server die meerdere kubussen kan bevatten. Wanneer u bent verbonden met de server, hebt u toegang tot alle kubussen waarvoor u rechten hebt. De beheerder beschikt over de informatie die u nodig hebt om een externe verbinding in te stellen en beheert de toegangsrechten voor elke kubus.

In PowerPlay voor Excel en PowerPlay voor Windows zijn dezelfde gegevens over externe

verbindingen aanwezig. Wanneer u een verbinding maakt, bewerkt of verwijdert, heeft dat invloed op beide programma's.

Procedure

1. Kies Openen in het menu PowerPlay.

(11)

3. Selecteer Extern in het vak Toegang.

Het dialoogvenster Een externe kubus kiezen verschijnt.

4. Klik op de knop Verbindingen.

Het dialoogvenster Verbindingen verschijnt.

5. Klik op de knop Toevoegen.

Het dialoogvenster Verbinding toevoegen verschijnt.

6. Voer in het vak Verbinding de verbindingsnaam in.

7. Typ een servernaam in het vak Server.

8. Als de beheerder wijzigingen heeft aangegeven voor de standaardinstellingen van poortnummer en netwerktime-out, klikt u op Geavanceerd en voert u de nieuwe waarden in.

9. Klik op OK.

Categorieën toevoegen aan rapporten

U kunt categorieën aan een rapport toevoegen uit verschillende dimensies of uit verschillende niveaus binnen een dimensie. Als u verwante gegevens wilt benadrukken, kunt u geneste categorieën toevoegen aan een rapport.

Voor het toevoegen van categorieën aan het rapport, kunt u de pijlen voor slepen en neerzetten gebruiken. Er zijn twee soorten pijlen voor slepen en neerzetten: enkele en dubbele pijlen. Bij elk type pijl beschikt u over de optie voor het toevoegen van de categorie onder, boven, links en rechts van een cel in het rapport. U kunt slepen en neerzetten vanuit de dimensieregel of de dimensieviewer.

Met de enkele pijl voegt u een enkele categorie aan het rapport toe. Er zijn vier soorten enkele pijlen:

● pijl voor rechts neerzetten

● pijl voor links neerzetten

● pijl voor onder neerzetten

● pijl voor boven neerzetten

Als u bijvoorbeeld gegevens voor twee regio's wilt vergelijken, voegt u de categorie Noord- en Zuid- Amerika toe aan een rapport met de enkele pijl voor rechts neerzetten.

Noord- en Zuid-Amerika wordt rechts van Zuidoost-Azië en Australië weergegeven.

Met de dubbele pijl voegt u een niveau met categorieën aan het rapport toe. Er zijn vier soorten dubbele pijlen:

● pijlen voor rechts neerzetten

● pijlen voor links neerzetten

(12)

● pijlen voor onder neerzetten

● pijlen voor boven neerzetten

Als u in een rapport bijvoorbeeld de aandacht wilt vestigen op een bepaalde verwante categorie, kunt u Golfwinkel als een geneste categorie toevoegen met de dubbele pijlen voor onder neerzetten.

Golfwinkel wordt onder Zuidoost-Azië en Australië en Noord- en Zuid-Amerika weergegeven. Het rapport bevat nu alleen gegevens voor de categorie Golfwinkel voor de regio's Zuidoost-Azië en Australië en Noord- en Zuid-Amerika.

Wanneer u een bewerking zoals niveau omlaag of verwijderen uitvoert op een categorie die u hebt toegevoegd met een enkele pijl, wordt alleen de categorie gewijzigd. Wanneer u een bewerking uitvoert op een categorie die u hebt toegevoegd met een dubbele pijl, worden alle toegevoegde categorieën gewijzigd.

Tips

● Als u meerdere categorieën tegelijk wilt toevoegen, selecteert u de categorieën in de dimensieviewer en sleept u ze naar het rapport.

● Als u ouder/kind-relaties in het huidige werkblad wilt benadrukken, kiest u Eigenschappen en Categorieën inspringen in het menu PowerPlay. Als u de ouder/kind-relaties in nieuwe werkbladen wilt benadrukken, kiest u Opties in het menu PowerPlay en selecteert u Categorieën inspringen op het tabblad Opmaak.

Procedure voor het toevoegen van een categorie toevoegen aan een rapport 1. Open een rapport of kubus.

2. Klik op Navigeren in het menu PowerPlay.

3. Sleep de gewenste categorie van de dimensieviewer naar een rij- of kolomlabel in het rapportvoorbeeld.

4. Wanneer de aanwijzer wordt weergegeven als de gewenste pijl voor slepen en neerzetten, sleept u de categorie naar het rapport.

Procedure voor het toevoegen van een categorie aan een genest rapport 1. Open een rapport of kubus.

3. Sleep de gewenste categorie uit de dimensieviewer naar het rapportvoorbeeld.

4. Geef aan waar u de geneste categorie wilt weergeven:

(13)

● Wilt u een geneste categorie toevoegen aan een kolom, dan plaatst u de aanwijzer op een positie waarop deze wordt weergegeven als pijl naar beneden.

● Wilt u een geneste categorie toevoegen aan een rij, dan plaatst u de aanwijzer op een positie waarop deze wordt weergegeven als pijl naar rechts.

Categorieën en niveaus verwijderen

U kunt rapporten beknopter maken door categorieën of niveaus te verwijderen. Beknopte rapporten zijn eenvoudiger te begrijpen omdat hierin alleen de informatie is opgenomen waarop u de aandacht wilt vestigen.

Als u geneste categorieën een voor een toevoegt via slepen en neerzetten met de enkele pijl, kunt u de geneste categorieën ook een voor een verwijderen. Als u geneste categorieën allemaal tegelijk toevoegt met de dubbele pijl, kunt u de geneste categorieën alleen maar allemaal tegelijk verwijderen.

Procedure

2. Selecteer de gewenste categorie of het gewenste niveau.

3. Kies Verwijderen in het menu Bewerken en klik vervolgens Categorie of Niveau.

Rijen en kolommen omwisselen

U kunt rijen en kolommen omwisselen om de gegevens op een andere manier te analyseren. Als de rijen bijvoorbeeld jaren bevatten en de kolommen producten, kunt u ze omwisselen om trends weer te geven.

Procedure

2. Kies Rijen en kolommen omwisselen in het menu Analyse.

Categorieën in rapporten in rangorde plaatsen

In rangorde plaatsen wil zeggen dat een categorie met rangnummers wordt toegevoegd aan een rapport. Categorieën krijgen een rangorde op basis van hun waarde in een bepaalde rij of kolom.

De rangorderesultaten kunnen ongesorteerd (dus niet op numerieke volgorde) of oplopend of aflopend gesorteerd zijn. Als u bijvoorbeeld de categorieën in Segment in rangorde plaatst op basis van de waarde in de categorie Inkomsten, wordt een rangordekolom toegevoegd aan het rapport waarin u kunt zien op welke plaats een categorie terecht is gekomen. Als u wilt weergeven welke tien categorieën de hoogste inkomsten hebben gegenereerd, moet u sorteren in oplopende volgorde.

Als u waarden in rangorde gaat plaatsen, kunt u opgeven of de hoogste of laagste waarde in een categorie rangorde 1 moet krijgen. Verder kunt u het aantal hoogste of laagste resultaten bepalen

(14)

dat moet worden weergegeven en bepalen of categorieën automatisch opnieuw in rangorde moeten worden geplaatst nadat een rapport is gewijzigd.

Procedure

2. Kies Rangorde in het menu Analyse.

3. Geef in het vak Rangorde aan of u rijen of kolommen in rangorde wilt plaatsen.

4. Klik op de knop met de weglatingstekens en selecteer de kop van de rij of kolom die u in rangorde wilt plaatsen.

5. Selecteer in het vak Rangnummers weergeven het aantal in rangorde geplaatste categorieën dat u wilt weergeven.

6. Selecteer het keuzerondje Laagste of Hoogste in het vak Welke waarde heeft rangnummer 1.

7. Geef aan hoe u de rangnummers wilt sorteren:

● Als u de rangnummers in rangorde wilt plaatsen zonder de volgorde te wijzigen, selecteert u Geen.

● Als u de rangnummers wilt sorteren in oplopende volgorde (bijvoorbeeld van 1 tot 10), selecteert u Oplopend.

● Als u de rangnummers wilt sorteren in aflopende volgorde (bijvoorbeeld van 10 tot 1), selecteert u Aflopend.

8. Als u de rangnummers wilt bijwerken nadat het rapport is gewijzigd, schakelt u het selectievakje Automatisch opnieuw in rangorde plaatsen in.

9. Klik op OK.

Dimensies analyseren

De beheerder die de kubus maakt, deelt de verschillende aspecten van het bedrijf in dimensies in.

De beheerder kan bijvoorbeeld een kubus maken met de dimensies Jaren, Locaties en Segment. Elke dimensie bevat categorieën. De categorieën worden op basis van ouder/kind-relaties gegroepeerd in niveaus. De dimensie Locaties bevat een categorie met de naam Noord-Europa. De categorie Noord-Europa bevat weer een categorie met de naam Denemarken. Denemarken is een kindcategorie van de categorie Noord-Europa. Door de bestaande ouder/kind-relaties in een dimensie te analyseren, komt u meer te weten over de voor het bedrijf belangrijke factoren.

(15)

In het venster Navigator kunt u dimensies op een aantal manieren analyseren:

● niveaus omlaag gaan in categorieën voor meer gedetailleerde informatie;

● filteren op categorieën of meetwaarden om de aandacht te vestigen op bepaalde gegevens;

● nulwaarden onderdrukken om andere gegevens te benadrukken

Scenariodimensies

Een scenariodimensie is een dimensie waarin bepaalde categorieën binnen de dimensie gebruikt kunnen worden om verschillende scenario's, of versies, van de gegevens voor te stellen.

Scenariodimensies worden niet geaggregeerd tot een enkele stamcategorie, want die waarde is niet handig.

Scenariodimensies zijn handig als u financiële gegevens analyseert. In plaats van de analyse te beperken tot één waardenset, kunt u diverse waardensets analyseren. Elke waardenset stelt een scenario voor. Elk scenario is gebaseerd op verschillende uitgangspunten, zoals verwachte, begrote of werkelijke waarden, of waarden op basis van de beste en slechtste prognose.

Scenariodimensies worden gedefinieerd in Transformer. Als voor de dimensie standaardcategorieën zijn gedefinieerd, wordt de weergave bij aanvang gefilterd op de standaardcategorie als de kubus wordt geopend in PowerPlay voor Excel.

In een kubus of rapport met een scenariodimensie, onderscheidt de scenariodimensie zich van de andere dimensies door het pictogram voor scenariodimensies . Als de samensteller van de kubus een standaardcategorie heeft aangewezen voor de scenariodimensie, wordt de standaardcategorie weergegeven als een standaardfilter op de dimensieregel.

Een niveau omlaag of omhoog gaan in een categorie

U kunt een niveau omlaag gaan in een oudercategorie om de kindcategorieën te bekijken. Als u een niveau omlaag gaat, wordt meer gedetailleerde informatie over de categorie weergegeven en voegt u de kindcategorieën toe aan het rapport. De oudercategorie blijft eveneens in het rapport aanwezig.

U kunt bijvoorbeeld een niveau omlaag gaan in de oudercategorie Jaren.

De categorie Jaren en de kindcategorieën 2005, 2005 en 2006 worden in het rapport weergegeven.

Wanneer u de muisaanwijzer op de categorie Jaren plaatst, bevat de muisaanwijzer tevens een exponentteken (^) om aan te geven dat er een pad naar hogere niveaus is. In elke hiërarchie waarin u omlaag gaat, kunt u ook weer omhoog gaan.

Een niveau omhoog of omlaag gaan werkt op verschillende manieren in geneste categorieën, afhankelijk van hoe u de categorieën toevoegt.

● Als u geneste categorieën toevoegt via slepen en neerzetten met de enkele pijl, kunt u in elke categorie naar de afzonderlijke niveaus gaan.

(16)

● Voegt u geneste categorieën toe via slepen en neerzetten met de dubbele pijl, dan worden alle exemplaren van de categorie beïnvloed wanneer u een niveau omhoog of omlaag gaat.

Als u een geneste categorie toevoegt via slepen en neerzetten met de enkele pijl, kunt u in de lege cel naast de geneste categorie een niveau omlaag gaan. Gaat u een niveau omlaag in een lege cel, dan voegt u alle kindcategorieën van de categorie in die rij of kolom toe. Stel dat u met de enkele pijl voor rechts neerzetten kwartalen toevoegt aan de categorie 2004. Er verschijnt een lege cel naast 2005.

Gaat u vervolgens een niveau omlaag in de lege cel, dan worden de kwartalen voor 2005 weergegeven in het rapport.

Tip: als u naar het laagste niveau wilt gaan en de tussenliggende niveaus wilt overslaan, kiest u Naar laagste niveau gaan in het menu Analyse.

Procedure

2. Geef aan of u in een categorie een niveau omhoog of omlaag wilt gaan.

● Wilt u omlaag gaan, dan moet u met de als plusteken weergegeven muisaanwijzer dubbelklikken op een label om in de rij of kolom een niveau omlaag te gaan. Dubbelklik op een waarde om zowel in de rij als in de kolom een niveau omlaag te gaan.

● Wilt u omhoog gaan, dan dubbelklikt u op de geselecteerde categorie wanneer de muisaanwijzer een exponentteken bevat.

U kunt ook een niveau omhoog of omlaag gaan in het PowerPlay-werkblad. Zie"Een niveau omlaag of omhoog gaan in het PowerPlay-werkblad" (p. 21)voor meer informatie.

Gegevens filteren

Gebruik de dimensieregel in het venster Navigator om gegevens te analyseren en te filteren. Wanneer u de muisaanwijzer op een dimensiemap plaatst, verschijnen de filteropties. De huidige categorie wordt vet weergegeven, terwijl alternatieve paden en speciale categorieën cursief worden weergegeven.

Alternatieve paden worden ingesteld door de beheerder.

(17)

De huidige categorie wordt door horizontale lijnen gescheiden van de ouder- en kindcategorieën.

Wanneer naast de oudercategorie een pijl naar beneden wordt weergegeven, zijn er eveneens kindcategorieën. Wanneer u de muisaanwijzer op de oudercategorie plaatst, verschijnt een lijst met kindcategorieën. Wanneer u de categorieën filtert, worden de gefilterde categorieën op de

dimensieregel weergegeven.

U kunt een filter uit een rapport verwijderen door de eerste categorie in de dimensie te selecteren.

Selecteer bijvoorbeeld Jaren in de dimensie Jaren. Wanneer u een filter verwijdert, worden in de dimensieregel de gewijzigde filtercriteria weergegeven.

U kunt filteren met behulp van de filterbalk in het hoofdvenster van Excel.

Procedure

2. Plaats de muisaanwijzer op de dimensiemap met de categorie die u wilt filteren.

Er verschijnt een menu met de beschikbare filters.

3. Klik op de categorie waarop u wilt filteren.

Het rapport wordt bijgewerkt en in de dimensiemap wordt de naam van de filtercategorie weergegeven.

Categorieën verbergen

U kunt categorieën verbergen als u de aandacht wilt vestigen op belangrijke informatie. U kunt de geselecteerde of de niet-geselecteerde categorieën verbergen.

Verbergen kan ongedaan worden gemaakt. U kunt verborgen categorieën weergeven om in het rapport wijzigingen aan te brengen of door te gaan met analyseren. Wanneer u verborgen categorieën weergeeft, blijven categorieën met onderdrukte waarden verborgen.

Tip: als u de verborgen categorieën wilt weergeven, kiest u Zichtbaar maken in het menu Beeld.

Procedure

2. Selecteer een of meer categorieën.

3. Selecteer Verbergen in het menu Beeld en klik vervolgens op Geselecteerde categorieën of Niet- geselecteerde categorieën.

(18)

Meetwaarden analyseren

Meetwaarden zijn de prestatie-indicators van uw bedrijf. De beheerder bepaalt welke meetwaarden worden opgenomen in een kubus. Meetwaarden kunnen bestaan uit:

● samenvattingswaarden, zoals het aantal geleverde eenheden, omzet, kosten, voorraadniveaus of quota's;

● berekende waarden, zoals de netto-inkomsten, die het resultaat zijn van de rekensom verwachte omzet min feitelijke omzet.

In een rapport wordt standaard de eerste meetwaarde gebruikt in de lijst met meetwaarden. U kunt de meetwaarde wijzigen door een andere meetwaarde toe te voegen vanuit de dimensieviewer of door te filteren op een meetwaarde in de dimensieregel. U kunt ook meerdere meetwaarden toevoegen aan een rapport.

Afhankelijk van de manier waarop de beheerder de kubus heeft ingesteld, is het mogelijk dat sommige meetwaarden niet van toepassing zijn op alle dimensies of alle niveaus binnen een dimensie. Een kubus kan bijvoorbeeld meetwaarden voor omzet, voorraad en personeelsbezetting bevatten. Hoewel omzet en voorraad van toepassing zijn op alle dimensies, is de meetwaarde voor de

personeelsbezetting misschien alleen van toepassing op jaren en locaties. Onder locaties wordt de meetwaarde voor de personeelsbezetting alleen samengevat op het niveau van de branches.

Als u de meetwaarde wilt gebruiken voor een locatie waarop deze niet van toepassing is, wordt de tekst "nb" in het rapport weergegeven. De weergave van nulwaarden of constante waarden kan een weergave zijn van de manier waarop meetwaarden bij het maken van de kubus zijn toegewezen.

Neem contact op met de beheerder voor meer informatie over hoe meetwaarden worden weergegeven of toegewezen.

Meetwaarden wijzigen

U kunt wijzigingen in het rapport aanbrengen om de in de kubus beschikbare meetwaarden weer te geven. Sommige meetwaarden zijn echter niet van toepassing op alle dimensies of alle niveaus binnen een dimensie. Als u wijzigingen aanbrengt in een meetwaarde die niet van toepassing is op de categorieën in het huidige rapport, wordt in de cellen "nb" weergegeven.

Procedure

2. Ga naar de dimensieregel en plaats de muisaanwijzer op de map met meetwaarden om de lijst met meetwaarden weer te geven.

3. Selecteer een meetwaarde in de lijst.

Tip: u kunt de meetwaarde wijzigen met behulp van de filterbalk in het hoofdvenster van Excel.

Meerdere meetwaarden weergeven

U kunt meerdere meetwaarden toevoegen als rijen of kolommen. Het toevoegen van een meetwaarde aan een rapport is vergelijkbaar met het toevoegen van een categorie. Sleep de gewenste meetwaarde uit de dimensieviewer naar het rapport. Als u alle meetwaarden tegelijk wilt toevoegen, sleept u de

(19)

map Meetwaarden naar het rapportvoorbeeld en gaat u een niveau omlaag in de categorielabel Meetwaarden. Gebruik geneste meetwaarden om voor elke dimensie meerdere meetwaarden weer te geven.

U kunt bijvoorbeeld een rapport maken waarin de inkomsten, nettoinkomsten en de brutomarge worden weergegeven. Met dit rapport kunt u prestaties gedurende een bepaalde periode bijhouden.

Procedure

2. Klik op het plusteken naast Meetwaarden in de dimensieviewer.

3. Selecteer de meetwaarden die u aan het rapport wilt toevoegen.

4. Sleep de meetwaarden van de dimensieviewer naar de gewenste locatie in het rapportvoorbeeld.

Valutawaarden omrekenen

De beheerder stelt de valutaomrekening in op het moment dat de kubus wordt gemaakt. U kunt valutameetwaarden omrekenen naar elke gewenste valuta in de kubus. Als u een valuta nodig hebt die niet beschikbaar is of als u valutaomrekening wilt instellen voor een bepaalde valuta, moet u contact opnemen met de beheerder.

Het valutasymbool is gebaseerd op de landinstellingen die in de kubus zijn ingesteld. Als er voor een land meerdere valutasymbolen zijn ingesteld, wordt het te gebruiken symbool bepaald op basis van de taal die op uw computer is opgegeven in het dialoogvenster voor landinstellingen. Als u de valuta voor de huidige meetwaarde wilt controleren, kiest u Valuta omrekenen in het menu Analyse om het dialoogvenster Valuta omrekenen te openen of Uitleg in het menu Beeld om het dialoogvenster Uitleg te openen.

In PowerPlay voor Excel wordt valutaomrekening ondersteund op basis van de tarieven in de PowerCube die zijn ingesteld met Transformer. Voor een bepaalde kubus in één werkmap mag u voor alle kruistabellen echter slechts één valuta per meetwaarde gebruiken. Wilt u waarden in meerdere valuta's weergeven, dan moet u meerdere werkmappen gebruiken of de benodigde valuta's converteren naar query's (PPQ-functies). Deze kunt u vervolgens in een ander gedeelte van het rapport plakken. Deze query's bevatten de valuta die u hebt geselecteerd bij het maken van de query.

(20)

Wanneer de valuta is gewijzigd, worden niet automatisch alle rapporten in verschillende werkbladen bijgewerkt. Schakelt u in een werkmap tussen rapporten, dan moet u op de knop voor bijwerken klikken om de waarden aan te passen aan de nieuwe valuta.

Procedure

2. Kies Valuta omrekenen in het menu Analyse.

3. Selecteer in het vak Meetwaarden de meetwaarden die u wilt omrekenen.

4. Selecteer de valuta waarin u wilt omrekenen in het vak Valuta.

5. Klik op OK.

Tip: als u de oorspronkelijke valuta-instelling voor een meetwaarde wilt herstellen, selecteert u de desbetreffende meetwaarde in het vak Meetwaarden en klikt u achtereenvolgens op Standaard en OK.

Werken met werkbladen, werkmappen en rapporten

Een Excel-werkmap kan meerdere bladen bevatten, zoals werkbladen en bladen met diagrammen.

Met de invoegtoepassing PowerPlay voor Excel kunt u:

● PowerPlay-werkbladen maken wanneer u verbinding maakt met een externe of lokale kubus;

● Excel-werkbladen maken wanneer u informatie uit het PowerPlay-werkblad kopieert naar een nieuw werkblad.

Een PowerPlay-rapport bevat een of meer PowerPlay-werkbladen en mogelijk een of meer Excel- werkbladen. Als u werkt met PowerPlay-rapporten, is het van belang dat u de verschillen kent tussen deze typen werkbladen en een aantal algemene richtlijnen volgt wanneer u de afzonderlijke typen gebruikt.

Voor een PowerPlay-werkblad kunt u de volgende taken uitvoeren:

● niveaus omhoog en omlaag gaan in categorieën;

● gegevens filteren met de filterbalk (Microsoft Excel)

● filterinformatie weergeven;

● getallen converteren naar query's;

● status weergeven van mappen op de dimensieregel en details voor een geselecteerde cel bekijken, bijvoorbeeld valuta-informatie, met de opdracht Uitleg;

● rapport bijwerken met actuele gegevens uit de kubus.

Nadat u met PowerPlay voor Excel verbinding hebt gemaakt met een gegevensbron en een rapport hebt gemaakt, kunt u de gegevens uit het PowerPlay-werkblad kopiëren naar een Excel-werkblad voor het volgende:

● berekeningen uitvoeren;

(21)

● valutanotaties instellen;

● diagrammen maken;

● query's maken;

● werkbladen opmaken.

Wanneer u deze taken uitvoert op het Excel-werkblad, kunt u het PowerPlay-werkblad blijven gebruiken als bron voor extra Excel-werkbladen.

Het PowerPlay-werkblad beveiligen

U kunt een PowerPlay-werkblad beveiligen tegen wijzigingen waarmee de koppeling naar de kubus of speciale opmaak verloren kan gaan. Blad beveiligen is standaard ingeschakeld. Het wordt aangeraden de optie Blad beveiligen in te schakelen wanneer u in een PowerPlay-werkblad werkt.

Als u de optie Blad beveiligen inschakelt, verschijnt er bij wijzigingen een waarschuwing dat gegevens en opmaak van het PowerPlay-werkblad mogelijk worden overschreven. U kunt dan kiezen of u het huidige werkblad wilt behouden of de wijzigingen wilt doorvoeren.

Als werkbladbeveiliging is ingeschakeld, kunt u met het venster Navigator een niveau omhoog of omlaag gaan.

Schakel de optie Blad beveiligen alleen uit wanneer u:

● de gewenste gegevens voor een rapport hebt geselecteerd en het rapport wilt opmaken;

● een niveau omhoog of omlaag wilt gaan in het PowerPlay-werkblad.

Procedure

● Kies Blad beveiligen in het menu PowerPlay.

Een niveau omlaag of omhoog gaan in het PowerPlay-werkblad

U kunt een niveau omlaag gaan in een oudercategorie om meer details van de categorie weer te geven. Als u een niveau omlaag gaat, voegt u kindcategorieën toe aan het rapport. De oudercategorie blijft eveneens in het rapport aanwezig. Stel, u werkt met een rapport waarin gegevens voor alle jaren zijn samengevat.

U kunt nu een niveau omlaag gaan in Jaren om meer gedetailleerde informatie te bekijken.

In elke hiërarchie waarin u omlaag bent gegaan, kunt u ook weer omhoog gaan. Als u bijvoorbeeld naar een lager niveau in Jaren gaat om de kindcategorieën te tonen, kunt u weer naar een hoger niveau in Jaren gaan om de kindcategorieën te verbergen. U kunt de categorieën markeren waarin u naar hogere niveaus kunt gaan. Kies Opties in het menuPowerPlay en schakel het selectievakje Categorieën voor niveau omhoog vet weergeven in op het tabblad Opmaak.

(22)

Wanneer u in geneste categorieën een niveau omhoog of omlaag gaat, zijn de resultaten afhankelijk van de manier waarop de categorieën zijn toegevoegd aan het rapport. Als u de geneste categorieën hebt toegevoegd via slepen en neerzetten met de enkele pijl, kunt u in elke geneste categorie naar de afzonderlijke niveaus gaan. Hebt u de geneste categorieën toegevoegd via slepen en neerzetten met de dubbele pijl, dan worden alle exemplaren van de categorie beïnvloed wanneer u een niveau omhoog of omlaag gaat.

U kunt ook een niveau omhoog of omlaag gaan met het venster Navigator.

Procedure voor het doorsteken naar een onderliggend niveau 1. Schakel het selectievakje Blad beveiligen uit in het menu PowerPlay.

U kunt niet naar lagere niveaus gaan als de optie Blad beveiligen is ingeschakeld.

2. Ga een niveau omlaag in een rij of een kolom, of in beide:

● Als u naar een lager niveau in een rij of kolom wilt gaan, dubbelklikt u op de betreffende label.

● Als u een naar een lager niveau in een rij en kolom wilt gaan, dubbelklikt u op een waarde.

Procedure voor het doorsteken naar een hoger niveau

1. Schakel het selectievakje Blad beveiligen uit in het menu PowerPlay.

U kunt niet naar hogere niveaus gaan als de optie Blad beveiligen is ingeschakeld.

2. Ga een niveau omhoog in een rij of een kolom, of in beide:

● Als u naar een hoger niveau in een rij of kolom wilt gaan, dubbelklikt u op de betreffende label.

● Als u een naar een hoger niveau in een rij en kolom wilt gaan, dubbelklikt u op een waarde.

Tip: als u de paden naar hogere niveaus wilt markeren, kiest u het tabblad Opmaak in het menu PowerPlay en schakelt u de optie Categorieën voor niveau omhoog vet weergeven in.

Gegevens filteren

Met de filterbalk in de menubalk van Excel kunt u dimensies van het PowerPlay-werkblad filteren zonder het venster Navigator te gebruiken.

U kunt tevens filteren in alternatieve paden als deze door de beheerder zijn gemaakt. Een alternatief pad is een ander pad binnen dezelfde dimensie dat naar dezelfde categorieën leidt. Zo zijn er twee paden beschikbaar in de dimensie Segment. De leverancier Het Sporthuis verschijnt in het laagste niveau van het primaire pad Segment\Sportwinkel\Sportwinkel Exclusief en in het alternatieve pad Segment\Op leverancier\België. Alternatieve paden kunt u gebruiken om de gegevens vanuit een ander perspectief te bekijken.

Procedure

1. Klik in de filterbalk in Excel op de dimensie die u wilt wijzigen.

2. Kies het filter dat u in het rapport wilt gebruiken.

(23)

Het rapport wordt bijgewerkt en het huidige filter wordt weergegeven in de filterbalk.

Getallen converteren naar query’s

U kunt naar keuze query's of getallen in een rapport opnemen. Als u getallen gebruikt, blijven de gegevens ongewijzigd als u ze in een Excel-werkblad plakt om ze op te maken. Wijzigingen in het PowerPlay-werkblad worden niet doorgevoerd in het Excel-werkblad. Deze mogelijkheid is praktisch wanneer u een momentopname van uw gegevens wilt vastleggen. Gebruikt u echter query's, dan wordt de gegevensbron vastgelegd zelfs wanneer u de query knipt en in een ander werkblad in dezelfde werkmap plakt. U kunt dan heel gemakkelijk actuele getallen uit de kubus verkrijgen.

Volgens de standaardinstelling worden in rapporten getallen gebruikt in plaats van query's, zodat het systeem zo snel mogelijk werkt. Getallen hoeft u alleen naar query's te converteren als u de gegevens in het Excel-werkblad regelmatig wilt bijwerken met de kubus. Het wordt aangeraden met getallen te werken totdat u zeker weet dat het rapport alle benodigde gegevens bevat. U kunt de gegevens later omzetten naar query's.

U kunt naar keuze een, enkele of alle getallen in een rapport naar query's converteren.

Tip: u kunt automatisch query's genereren voor nieuwe PowerPlay-werkbladen. Kies Opties in het menu PowerPlay en schakel het selectievakje Query's genereren in op het tabblad Algemeen.

Procedure

1. Selecteer de cellen in het PowerPlay-werkblad die u wilt converteren naar query's.

2. Kies Converteren naar query's in het menu PowerPlay.

Uitleg weergeven

U kunt de volgende informatie weergeven voor gegevens in cellen van het PowerPlay-werkblad:

● huidige filter van de dimensieregel;

● inhoud van de geselecteerde cel;

● valutasoort en -symbool.

Procedure

1. Klik op de cel in het PowerPlay-werkblad waarvoor u meer informatie wilt weergeven.

2. Klik op Uitleg in het menu PowerPlay.

Filterinformatie weergeven

Met de functie voor opmerkingen in Microsoft Excel kunt u filterinformatie weergeven op het PowerPlay-werkblad.

In Microsoft Excel worden dimensienamen beperkt tot de standaardgrootte van het venster.

(24)

Raadpleeg de documentatie bij Excel voor meer informatie over de opdracht Opmerking.

Procedure voor het weergeven van filterinformatie in het huidige PowerPlay-werkblad 1. Klik op Eigenschappen in het menu PowerPlay.

2. Schakel het selectievakje Filterinformatie weergeven op werkblad in en klik op OK.

Als de waarschuwing Werkblad overschrijven verschijnt, klikt u op OK.

Procedure voor het weergeven van filterinformatie in nieuwe PowerPlay-werkbladen 1. Kies Opties in het menu PowerPlay.

2. Schakel het selectievakje Filterinformatie weergeven op werkblad in op het tabblad Algemeen.

3. Klik op OK.

Bijgewerkte kubusinformatie ophalen

De kubussen die u gebruikt voor rapporten, worden regelmatig bijgewerkt door de beheerder. De frequentie waarmee dit gebeurt, is vaak afhankelijk van de rapportageperiode voor het bedrijf. Als verkoopcijfers bijvoorbeeld eens per maand worden geanalyseerd, wordt de kubus maandelijks bijgewerkt met de meest recente verkoopgegevens. De kubus kan ook worden bijgewerkt om een wijziging in een bepaalde categorie duidelijk te maken. Is er bijvoorbeeld een nieuwe kostenplaats toegevoegd aan een afdeling, dan kan de beheerder de kubus bijwerken met de nieuwe kostenplaats.

Wanneer kubussen regelmatig worden bijgewerkt, blijven de gegevens actueel en compleet.

Als auteur van een rapport kunt u profiteren van regelmatig bijgewerkte kubussen. U hoeft geen nieuw rapport te maken als de gegevens in de kubus worden bijgewerkt. Bestaande rapporten kunt u bijwerken met de meest recente gegevens door:

● handmatig een bepaald PowerPlay-werkblad of Excel-werkblad met query's op een willekeurig tijdstip te vernieuwen;

● PowerPlay-werkbladen en Excel-werkbladen met query's automatisch te vernieuwen wanneer het rapport wordt geopend.

Wijzigingen in standaardinstellingen voor valuta opslaan

U kunt wijzigingen opslaan in de standaardopties voor valutanotatie in een PowerPlay voor Excel- werkblad. Kies hiertoe Opties in het menu PowerPlay en schakel het selectievakje Kubus automatisch met werkmap openen in op het tabblad Algemeen voor u het rapport opslaat. Als u een werkmap opslaat terwijl dit selectievakje is uitgeschakeld, worden wijzigingen in de standaardinstellingen voor valuta niet hersteld wanneer opnieuw verbinding wordt gemaakt met de kubus.

Procedure voor het handmatig bijwerken van een werkblad 1. Selecteer een PowerPlay-werkblad of een Excel-werkblad met query's.

2. Kies Vernieuwen in het menu PowerPlay.

(25)

Als de waarschuwing Werkblad overschrijven verschijnt, klikt u op OK.

Procedure voor het automatisch bijwerken van rapporten 1. Kies Opties in het menu PowerPlay.

2. Schakel het selectievakje Kubus automatisch met werkmap openen in op het tabblad Algemeen.

3. Klik op OK.

(26)

(27)

Hoofdstuk 3: Geavanceerde technieken gebruiken

Gegevens ophalen met aangepaste query's

Omdat de gegevens in kubussen constant worden gewijzigd, is het belangrijk dat u rapporten regelmatig bijwerkt met nieuwe gegevens. Zo weet u zeker dat rapporten de meest recente gegevens bevatten.

U kunt subsets gebruiken om rapporten te verbeteren. Een subset is een door een gebruiker gedefinieerde algemene query waarmee u een specifieke gegevensverzameling kunt toevoegen aan een rapport. Als een subset wordt opgeslagen met een rapport, worden wijzigingen in de kubus die van toepassing zijn op de subset, doorgevoerd wanneer het rapport wordt bijgewerkt. U kunt bijvoorbeeld een subset maken met alle leveranciers in Noord-Europa. Als een nieuwe leverancier voor Noord-Europa wordt toegevoegd aan de kubus, wordt deze leverancier automatisch opgenomen in het rapport als het rapport wordt bijgewerkt. Wanneer u een rapportstructuur hebt aangebracht door afzonderlijke categorieën toe te voegen of categorieën op lager niveau weer te geven, wordt de nieuwe leverancier niet weergegeven als het rapport wordt bijgewerkt.

U kunt:

● subsets Oudercategorieën maken op basis van de kindercategorieën van een bepaalde categorie;

● subsets Zoeken-in-kubus maken op basis van bepaalde tekenreeksen;

● geavanceerde subsets maken op basis van een bepaalde dimensie of een pad naar lagere niveaus en eventueel opgegeven oudercategorieën, zoekopdrachten en waardebeperkingen.

Opmerking: Als u rapporten van PowerPlay Web Explorer (.ppx) opent die in PowerPlay Web gemaakte aangepaste subsets bevatten, kunt u deze subsets analyseren zoals elk alternatief pad naar een ander niveau. U kunt deze subsets echter niet wijzigen in PowerPlay voor Excel.

Subsetdefinities Ouders maken

Gebruik deze subsets om het rapport te beperken tot een bepaald detailniveau op basis van de onderliggende categorieën van een categorie:

● kinderen op volgende niveau

● kinderen op volgende twee niveaus

● kinderen op laagste niveau

Stel, u bent marketingmanager voor Zuidoost-Azie en Australië en u wilt de prestaties van de leveranciers in deze regio in kaart brengen. De gegevens die u hiervoor nodig hebt, zijn opgeslagen in een kubus met gegevens van leveranciers over de hele wereld. De dimensie met de

leveranciersgegevens bevat de niveaus voor: locaties, landen, steden en leveranciers. U kunt een rapport maken en hieraan, op basis van de regio Zuidoost-Azië en Australië, een subset toevoegen die beperkt is tot de kindcategorieën op de volgende twee niveaus. In dat geval worden alleen de leveranciers in Zuidoost-Azië en Australië, het detailniveau waarin u geïnteresseerd bent, toegevoegd

(28)

aan het rapport. Wijzigingen in de kubus die van invloed zijn op de categorie, worden aangebracht wanneer het rapport wordt bijgewerkt.

U kunt subsets op dezelfde wijze toevoegen aan een rapport als categorieën. Zie"Categorieën toevoegen aan rapporten" (p. 11)voor meer informatie.

Procedure

2. Selecteer in de dimensieviewer de categorie waarop u de subsetdefinitie wilt baseren.

3. Klik op Subsets in het menu Analyse en klik op Ouders.

4. Geef het gewenste detailniveau op in het vak Kwalificatie:

● Klik op Kinderen op volgende niveau als u de kinderen van het geselecteerde niveau wilt gebruiken.

● Selecteer Kinderen op volgende twee niveaus als u de kinderen van het geselecteerde niveau wilt gebruiken en de kinderen van die categorieën.

● Klik op Kinderen op laagste niveau als u de kinderen op het laagste niveau in de dimensie wilt gebruiken.

5. Klik op Subset opslaan en op Sluiten.

De subsetdefinitie wordt weergegeven in de subsetviewer.

Subsetdefinities Zoeken-in-kubus maken

Gebruik deze subsets om op basis van tekenreeksen te zoeken naar categorielabels die voldoen aan de bepaalde criteria. U kunt het volgende doen:

● één of alle dimensies opnemen

● de zoekopdracht beperken tot identieke hoofdletters en kleine letters;

● jokertekens gebruiken;

● alle labels doorzoeken of alleen de rij- of kolomlabels.

Stel, u werkt voor een bedrijf dat kampeerartikelen verkoopt. Elke maand moet u een rapport presenteren waarin alle producten van een van uw leveranciers, De Tentproducent, staan vermeld.

Deze leverancier gebruikt in alle productnamen het woord 'Buitensport'. Daarom maakt u een subsetdefinitie Zoeken in kubus waarmee u alle categorieën ophaalt uit de kubus die dit woord bevatten. Als u het rapport bijwerkt voor de maandelijkse presentaties, worden de wijzigingen voor de productlijn doorgevoerd in het rapport.

U kunt subsets op dezelfde wijze toevoegen aan een rapport als categorieën. Zie"Categorieën toevoegen aan rapporten" (p. 11)voor meer informatie.

Procedure voor het uitvoeren van een simpele zoekopdracht 1. Klik op Navigeren in het menu PowerPlay.

(29)

2. Klik op Subsets in het menu Analyse en klik op Zoeken.

3. Typ in het vak Zoekreeks de tekenreeks waarnaar u wilt zoeken.

4. Selecteer bij Eenvoudige patronen de overeenkomst waarnaar u wilt zoeken.

● Als de tekenreeks zich overal binnen de categorielabel kan bevinden, klikt u op Bevat.

● Als moet worden gezocht aan het begin van de categorielabel, selecteert u Begint met.

● Als moet worden gezocht aan het eind van de categorielabel, selecteert u Eindigt op.

5. Klik op Alles zoeken.

Er wordt een lijst gegenereerd met categorieën die voldoen aan de zoekcriteria.

Stappen om een geavanceerde zoekopdracht uit te voeren

1. Voer stap 1 tot 4 van Procedure voor het uitvoeren van een eenvoudige zoekopdracht uit en klik op Opties.

2. Geef op hoe naar hoofdletters en kleine letters moet worden gezocht:

● Selecteer Identieke hoofdletters/kleine letters als de tekenreeks alleen moet worden opgehaald wanneer hoofdletters en kleine letters exact overeenkomen.

● Selecteer Identieke categorie als de tekenreeks alleen moet worden opgehaald wanneer de label de volledige reeks bevat.

● Selecteer Jokertekens gebruiken als u jokertekens wilt opnemen in de zoekreeks.

Zie"Lijst met geldige jokertekens" (p. 47)voor meer informatie.

3. Als u de zoekopdracht wilt beperken tot een bepaalde dimensie, selecteert u de gewenste dimensie in het vak Dimensie(s).

4. Als u de zoekopdracht wilt beperken tot een bepaald naamtype, selecteert u Lange naam of Korte naam in het vak Naam.

5. Klik op Alles zoeken.

Er wordt een lijst gegenereerd met categorieën die voldoen aan de zoekcriteria.

Geavanceerde subsetdefinities maken

Met het dialoogvenster Geavanceerde subset kunt u een nieuwe subsetdefinitie maken die alleen de categorieën bevat die voldoen aan de opgegeven criteria. Voor een geavanceerde subset moet u een dimensie, een pad naar lagere niveaus en een of meer categorieniveaus opgeven. Geavanceerde subsetdefinities hebben een specifieke dimensie, maar geen specifiek pad. U kunt bijvoorbeeld een

(30)

geavanceerde subsetdefinitie voor slechts één dimensie maken, terwijl u gebruik kunt maken van primaire en alternatieve paden naar lagere niveaus.

U kunt de definitie vervolgens verder beperken door oudercategorieën of waarden of namen met behulp van Zoeken-in-kubus op te nemen of uit te sluiten. In een subsetdefinitie kunt u één van deze beperkingen of alle beperkingen instellen. Een categorie wordt alleen opgenomen in de resultaten van een geavanceerde subsetdefinitie als de categorie voldoet aan alle beperkingen in het vak Geselecteerde beperkingen. Als u alle beperkingen hebt ingesteld, wordt de beperking door oudercategorieën als eerste toegepast, gevolgd door de beperking door naam en als laatste de beperking door waarde.

Stel, u bent verantwoordelijk voor de financiële administratie van een bedrijf dat kampeerartikelen verkoopt. Elke maand moet u een rapport presenteren met informatie over de inkomsten van een van de verkoopkanalen van het bedrijf. In dat rapport wilt u alleen de producten weergeven van ABC Sport die in Canada en de V.S. worden verkocht en u maakt dus een subsetdefinitie waarin alleen die categorieën voorkomen.

Procedure

2. Klik op Subsets in het menu Analyse en klik op Geavanceerd.

3. Typ een naam voor de subsetdefinitie in het vak Naam.

4. Selecteer in het vak Dimensie de dimensie die u wilt gebruiken.

5. Klik in het vak Pad naar lagere niveaus op het pad naar de lagere niveaus waarin zich de gewenste categorieën bevinden.

Als er geen alternatieve paden naar lagere niveaus zijn, is Primair de enige keuze.

6. Selecteer in het vak Niveau(s) het niveau of de niveaus die u wilt opnemen.

Als u meer dan een niveau selecteert, wordt de subset weergegeven met geneste niveaus.

7. Geef op of u beperkingen voor de categorieën wilt gebruiken:

● Klik op Subset opslaan en vervolgens op Sluiten als u de subset zonder beperkingen wilt opslaan.

● Zie"Geavanceerde subsetdefinities met beperkingen door oudercategorieën maken" (p. 30),

"Geavanceerde subsetdefinities met zoekbeperkingen maken" (p. 31)of"Geavanceerde subsetdefinities met waardebeperkingen maken" (p. 32)voor meer informatie over het instellen van beperkingen voor de categorieën.

Geavanceerde subsetdefinities met beperkingen door oudercategorieën maken

Als u in een geavanceerde subsetdefinitie beperkingen op basis van oudercategorieën instelt, kunt u bepaalde niveaus in de subset opnemen of uitsluiten. Stel, u bent een van de regiomanagers voor een bedrijf dat wereldwijd kampeerartikelen verkoopt. Elk jaar moet u een rapport presenteren met de verkoopcijfers over de laatste twee jaar voor alle vertegenwoordigers in de Verenigde Staten en

(31)

Canada. De categorie Noord- en Zuid-Amerika bestaat uit de Verenigde Staten, Canada en Mexico.

U maakt hiervoor een subsetdefinitie Oudercategorieën met alleen kinderen op het laagste niveau van Canada en de Verenigde Staten, waarbij Mexico niet op het laagste niveau wordt opgenomen.

U kunt beperkingen op basis van oudercategorieën combineren met zoeken waardebeperkingen.

Procedure

1. Maak een geavanceerde subsetdefinitie.

Zie"Geavanceerde subsetdefinities maken" (p. 29)voor meer informatie.

2. Klik op de tab Ouder.

3. Klik in het vak Pad naar lagere niveaus op het pad naar de lagere niveaus waarin zich de beperkingen bevinden die u wilt gebruiken.

Als er geen alternatieve paden naar lagere niveaus zijn, is Primair de enige keuze.

4. Geef in het vak Beperkingen door oudercategorieën de categorieën op voor de subset.

● Als u een categorie wilt opnemen, klikt u eerst op de categorie en vervolgens op Opnemen.

● Als u een categorie wilt uitsluiten, klikt u eerst op de categorie en vervolgens op Uitsluiten.

Geavanceerde subsetdefinities met zoekbeperkingen maken

Als u een geavanceerde subsetdefinitie met zoekbeperkingen maakt, kunt u niveaus met een bepaalde tekenreeks in de subset opnemen. Stel, u werkt op de marketingafdeling van een bedrijf dat kampeerartikelen verkoopt. Elke maand moet u een rapport presenteren waarin alle productlijnen van een van uw leveranciers, De Tentproducent, staan vermeld. Deze leverancier gebruikt het woord 'Buitensport' in alle namen voor productlijnen. U maakt een subsetdefinitie waarin alle

productlijncategorieën worden opgenomen waarin 'Buitensport' wordt vermeld.

U kunt zoekbeperkingen combineren met waardebeperkingen en beperkingen op basis van oudercategorieën.

Procedure

2. Klik op de tab Zoeken.

3. Klik op Nieuw en geef op of er een eenvoudige of geavanceerde zoekopdracht moet worden uitgevoerd.

Tip: u kunt ook een bestaande subsetdefinitie met een zoekbeperking selecteren in het vak Beperken door zoekfunctie.

Een eenvoudige zoekopdracht uitvoeren

1. Typ in het vak Zoekreeks de tekenreeks waarnaar u wilt zoeken.

(32)

2. Selecteer bij Eenvoudige patronen de overeenkomst waarnaar u wilt zoeken.

● Als de tekenreeks zich overal binnen de categorielabel kan bevinden, klikt u op Bevat.

● Als moet worden gezocht aan het begin van de categorielabel, selecteert u Begint met.

● Als moet worden gezocht aan het eind van de categorielabel, selecteert u Eindigt op.

De beperking verschijnt in het vak Beperken door zoekdefinitie en het vak Geselecteerde beperkingen.

Een geavanceerde zoekopdracht uitvoeren

1. Voer stap 1 en 2 van Een eenvoudige zoekopdracht uitvoeren uit en klik op Opties.

2. Geef op hoe naar hoofdletters en kleine letters moet worden gezocht:

● Selecteer Identieke hoofdletters/kleine letters als de tekenreeks alleen moet worden opgehaald wanneer hoofdletters en kleine letters exact overeenkomen.

● Selecteer Identieke categorie als de tekenreeks alleen moet worden opgehaald wanneer de label de volledige reeks bevat.

● Selecteer Jokertekens gebruiken als u jokertekens wilt opnemen in de zoekreeks.

3. Als u de zoekopdracht wilt beperken tot een bepaald naamtype, selecteert u Lange naam of Korte naam in het vak Naam.

De beperking verschijnt in het vak Beperken door zoekdefinitie en het vak Geselecteerde beperkingen.

Geavanceerde subsetdefinities met waardebeperkingen maken

Als u een geavanceerde subsetdefinitie beperkt door waarde, kunt u categorieën in de subset opnemen met de grootste of de kleinste waarden. Ook kunt u waarden opnemen die groter of kleiner zijn dan een bepaalde waarde in een niveau of tussen bepaalde waarden liggen. Stel, u bent

verantwoordelijk voor de financiële administratie van een bedrijf dat kampeerartikelen verkoopt.

Elke maand moet u een rapport presenteren van de tien meestverkochte producten van een van de verkoopkanalen van het bedrijf. U wilt alleen de producten weergeven die via het verkoopkanaal van de kampeerartikelenketen zijn verkocht. Daarom maakt u een geavanceerde subsetdefinitie met de categorieën die voor u van belang zijn.

U kunt waardebeperkingen combineren met zoekbeperkingen en beperkingen op basis van oudercategorieën.

Procedure

2. Klik op de tab Waarde.

(33)

Tip: u kunt ook een bestaande waardebeperking kiezen in het vak Waardebeperking.

3. Klik op Nieuw.

4. Selecteer in het vak Waarden gebruiken van meetwaarde de meetwaarde die u wilt gebruiken in de subset met waardebeperking.

5. Selecteer een waardebeperking in het vak Beperken tot:

● Als u de zoekopdracht wilt beperken tot een bepaald aantal waarden, geeft u het gewenste aantal op en selecteert u Hoogste of Laagste.

● Als u de waarden wilt opnemen of uitsluiten op basis van grootte, selecteert u een beperking door grootte en geeft u de waarde op in het vak.

Opmerking: als u ligt tussen selecteert als beperking voor de grootte, moet u zowel begin- als eindwaarden invoeren. Als u waarden van een meetwaarde gebruikt die zijn gebaseerd op percentages, moet u de waarden invoeren in een decimale notatie. Als u bijvoorbeeld een geavanceerde subset wilt beperken door waarden van de winstmarge die groter zijn dan 20 procent, voert u 0,2 in.

Tip: als u een categorie wilt opgeven voor een alternatieve dimensie, selecteert u een dimensie in het vak Gebaseerd op instelling van dimensieregel en klikt u op de knop Bewerken. Selecteer een categorie in het dialoogvenster Instelling van dimensieregel aanpassen en klik op OK.

6. Klik in het dialoogvenster Waardebeperking op OK.

7. Klik in het dialoogvenster Geavanceerde subset op Subset opslaan en klik vervolgens op Sluiten.

Werken met uitzonderlijke gegevens

U kunt rapporten beknopter maken door te werken met uitzonderlijke gegevens. Uitzonderlijke gegevens zijn gegevens die niets toevoegen aan dat aspect van het bedrijf waarop u de aandacht wilt vestigen. Stel dat u een rapport wilt maken op basis van een kubus die informatie bevat over de wereldwijde verkoop. U wilt hiermee de aandacht vestigen op een product dat niet overal wordt verkocht. Afhankelijk van hoe de beheerder de kubus heeft ingesteld, wordt voor de afzetmarkten waar het product niet wordt verkocht, een nul of "nb" weergegeven. U kunt de afzetmarkten waar het product niet wordt verkocht, verwijderen door nullen te onderdrukken. Het rapport bevat nu alleen de afzetmarkten waar het product wordt verkocht.

U kunt met verschillende soorten uitzonderlijke gegevens werken:

● nulwaarden

● ontbrekende waarden die worden weergegeven als "nb";

● het resultaat van delen door nul;

● te grote waarden die worden weergegeven als "fout".

(34)

Ongewenste informatie onderdrukken

U kunt ongewenste informatie onderdrukken, zoals nulwaarden, ontbrekende waarden die verschijnen als "nb" of nullen als gevolg van delen door nul, en te grote waarden die verschijnen als "fout" of

"nb". Als een rij bijvoorbeeld alleen nullen bevat, kunt u die rij onderdrukken om de aandacht op de andere categorieën te vestigen. Om een rij of kolom te kunnen onderdrukken, moeten alle cellen in de rij of kolom gegevens bevatten die onderdrukt kunnen worden.

Tip: als u de waarden wilt wijzigen die zijn opgenomen voor het onderdrukken van nulwaarden, kiest u Opties in het menu PowerPlay en selecteert u het tabblad Onderdrukken. Wijzigingen in het dialoogvenster Opties zijn van invloed op alle nieuwe werkbladen.

Procedure

2. Kies Nulwaarden onderdrukken in het menu Analyse, en klik vervolgens op Rijen en kolommen, Alleen rijen of Alleen kolommen.

Details analyseren

U kunt vanuit een PowerPlay voor Excel-rapport doorsteken naar een andere kubus, Impromptu- rapport of PowerPlay-rapport. U kunt doorsteken naar:

● een andere kubus om de benodigde gegevens te bekijken en te analyseren.

Een kubus bevat bijvoorbeeld de omzetgegevens van alle producten in Noord- en Zuid-Amerika;

een andere kubus bevat omzetgegevens van alle producten in Europa. Als productmanager voor het Europese kantoor zult u de Europese kubus het meest gebruiken. Wanneer u de omzet van Noord- en Zuid-Amerika moet vergelijken met die van Europa, steekt u van de ene kubus door naar de andere.

● een Impromptu-rapport om in Impromptu-rapporten te zoeken naar details op transactieniveau.

Stel dat in een PowerPlay-rapport wordt weergegeven dat in het vierde kwartaal van 2006 in Noord- en Zuid-Amerika 80 rugzakken zijn verkocht. U kunt dan doorsteken naar Impromptu om de werkelijke hoeveelheden in elke order te bekijken, met inbegrip van de omzet die misschien niet is opgenomen in de PowerPlay-kubus.

● een PowerPlay-rapport om verwante informatie te bekijken.

Stel dat u gegevens voor het vierde kwartaal analyseert en vervolgens doorsteekt naar een PowerPlay-rapport dat is gebaseerd op het derde kwartaal om de twee rapportageperiodes te vergelijken.

De beheerder stelt toegang voor doorsteken in en maakt PowerPlay-rapporten en -kubussen en Impromptu-rapporten waarnaar u kunt doorsteken. Neem contact op met de beheerder voor meer informatie.

(35)

Doorsteken naar rapporten of kubussen

U kunt naar andere rapporten of kubussen doorsteken om gegevens te bekijken die verwant zijn aan de gegevens in de huidige kubus. Wanneer u doorsteekt naar een rapport of kubus, wordt een nieuw werkblad toegevoegd aan de werkmap. Wanneer u doorsteekt om een nieuw werkblad toe te voegen aan het rapport:

● komen de filters voor het nieuwe werkblad zoveel mogelijk overeen met de filters van het oorspronkelijke werkblad. Het maken van een nieuw werkblad gaat sneller wanneer u het werkblad kunt baseren op de oorspronkelijke filters en niet een hele nieuwe filterstructuur hoeft op te zetten.

● wordt een koppeling tot stand gebracht tussen het oorspronkelijke werkblad en het werkblad dat is gemaakt via doorsteken. Wanneer filters van het oorspronkelijke werkblad worden gewijzigd, worden de filters voor het nieuwe werkblad bijgewerkt.

De beheerder maakt doelen voor doorsteken. Doorsteekdoelen zijn gekoppeld aan bepaalde meetwaarden. Als u (verschillende) doorsteekdoelen wilt openen, moet u mogelijk de gebruikte meetwaarde in het rapport wijzigen.

Als manager van de verkoopafdeling wilt u bijvoorbeeld de gegevens op hoog niveau in de kubus met de samengevatte omzetgegevens voor alle regio's bekijken en analyseren. Andere kubussen bevatten gedetailleerde informatie over de afzonderlijke regio's. De regiomanagers werken met deze kubussen. Het is nu mogelijk vanuit de samengevatte verkoopgegevens door te steken naar de informatie voor een bepaalde regio. Zo kan worden gekeken hoe een nieuwe manager presteert.

Procedure

1. Kies Doorsteken in het menu PowerPlay.

2. Selecteer het rapport of de kubus waarnaar u wilt doorsteken in het doelvak en klik op OK.

Tip: de beheerder is op de hoogte van de locatie van de doorsteekdoelen. Als u de standaardlocatie voor de doorsteekdoelen wilt wijzigen, klikt u op Opties in het menu PowerPlay en selecteert u het tabblad Doorsteken. Voer de locatie in van de kubussen en rapporten waarnaar u doorsteekt.

Doorsteken naar Impromptu

U kunt vanuit elke cel of categorielabel in een PowerPlay-rapport doorsteken naar details op transactieniveau in een Impromptu-rapport. In een PowerPlay-rapport kunnen bijvoorbeeld de inkomsten voor 2006 worden weergegeven voor categorieën in het segment Direct marketing. U steekt door naar Impromptu om de adressen van de klanten weer te geven. Een of meer Impromptu- rapporten moeten gekoppeld zijn aan een of meer meetwaarden. In PowerPlay voor Excel wordt gecontroleerd of de rij of kolom die bij het doorsteken is gebruikt, een meetwaarde is. Vervolgens wordt gezocht naar het rapport dat bij die meetwaarde hoort. Als de rijen en kolommen geen meetwaarden zijn, wordt het rapport gebruikt dat aan de meetwaarde van de dimensieregel is gekoppeld.

Doorgaans wordt elke meetwaarde aan een ander Impromptu-rapport gekoppeld. Een meetwaarde voor de verkochte hoeveelheid kan bijvoorbeeld gekoppeld zijn aan een voorraadrapport in