fuiven doe je zo!
een praktische gids vol tips
In de gemeente Zoersel wonen ongeveer 3000 jongeren. Natuurlijk willen zij zich kunnen amuseren, dansen en eens uit de bol gaan. Heel wat Zoerselse verenigingen organiseren wel eens een fuif waarop iedereen zich kan komen uitleven. Een leuk evenement dat voor de vereniging ook wat geld in het laatje brengt.
Maar hoe organiseer je een fuif? Je zorgt natuurlijk voor goede muziek, de juiste locatie en veel volk. Maar een fuif is pas echt geslaagd als alles rustig en zonder zorgen verloopt. Op dat vlak draag je als
fuiforganisator een belangrijke verantwoordelijkheid. Daarbij wil het gemeentebestuur je graag helpen. We geven je tips mee over veiligheid, verzekeringen, vergoedingen, materiaal, locaties en nog veel meer.
Organiseer jouw fuif zodat die voor iedereen leuk is, ook voor de buren, medewerkers en alle anderen. In deze handige gids vind je informatie die je nodig hebt om zonder te veel zorgen te kunnen fuiven.
We vinden het belangrijk dat jongeren zich in onze gemeente kunnen amuseren, en daarbij willen we graag een handje toesteken.
Deze gids is ook de leidraad voor de burgemeester en anderen die fuifadvies geven en beslissingen nemen.
De inhoud van deze handleiding is de basis voor dat advies.
INHOUDSTAFEL
1 een fuif organiseren 4
2 wie is verantwoordelijk? 4
3 melding en aanvraag fuif 4
3.1 Wat is een openbare fuif? 4
3.2 melding en aanvraag fuif 4
4 kenbaar maken van je fuif 5
4.1 promotie 5
4.2 Verwittig de buren 5
5 verzekeringen 6
5.1 brandverzekering 6
5.2 verzekering burgerlijke aansprakelijkheid 6
5.3 verzekering contractuele aansprakelijkheid 7
5.4 verzekering alle risico’s 7
5.5 ongevallenverzekering 7
5.6 evenementenpolis 7
6 alcohol 8
6.1 uit de wet 8
6.2 voorbeelden toegelaten dranken 8
6.3 bodegasysteem 8
7 jonger dan 16 9
7.1 uit de wet 9
8 veilig voedsel 10
8.1 vergunning voedingsmiddelen 10
9 security en fuiftoezichters 11
9.1 Hoe kan fuiftoezicht georganiseerd worden? 11
9.2 Wat zijn de afspraken in Zoersel? 12
9.3 tips voor fuiftoezichters 12
10 veiligheidsplan 13
10.1 inhoud veiligheidsplan 13
10.2 veiligheidsmaatregelen vanuit de gemeente 13
10.3 bereikbaarheid voor hulpvoertuigen 13
10.4 gasflessen 14
10.5 hydranten 14
10.6 brandblusapparaten 14
10.7 verwarming 14
10.8 weersomstandigheden 14
11 geluidshinder 15
11.1 afspraken met een DJ 15
11.2 uit de wet 15
11.3 preventieve geluidsmetingen en maatregelen 16
12 Sabam en Billijke vergoeding 17
12.1 sabam 17
12.2 billijke vergoeding 17
13 afbouw van de fuif 18
14 opruimen 19
14.1 Wat doe je met het afval? 19
14.2 verplichtingen als organisator 19
15 evaluatie 20
16 schematisch verloop van een tent of openluchtfuif Van aanvraag tot evaluatie 21
17 nuttige telefoonnummers en websites 22
18 gemeentelijke ondersteuning 23
18.1 gemeentelijke uitleendienst 23
18.2 risicoanalyse van de Federale Overheidsdienst 23
19 bijlagen 24
19.1 meldings- en aanvraagformulier voor het organiseren van een tentfuif, openluchtfuif of andere manifestatie
in tent of openlucht. 24
19.2 meldings- en aanvraagformulier voor het organiseren van een fuif in een lokaal 24
20 drie, twee, één: start de fuif! 39
1 EEN FUIF ORGANISEREN
Een fuif organiseren is niet altijd gemakkelijk. Het idee is er snel, de uitwerking is moeilijker. Je moet aan duizend en één zaken tegelijk denken. En omdat fuiven plezant moet blijven, willen we de organisatoren zoveel mogelijk ondersteunen. Daarom geven we een aantal afspraken en tips mee.
2 WIE IS VERANTWOORDELIJK?
De organisator is verantwoordelijk voor al wat er gebeurt op het fuifterrein. Het fuifterrein, dat zijn alle ruimtes die gebruikt worden door de organisator van de fuif of openluchtoptreden. Dus niet alleen de ruimte waar muziek gespeeld wordt of waar de fuivers kunnen dansen, ook de vestiaire, de catering, het
parkeerterrein enzovoort behoren tot het fuifterrein.
Verantwoordelijk zijn wil zeggen dat jij, als organisator, de gevolgen van de fuif voor jouw rekening neemt.
Dat zijn alle leuke complimentjes, maar evengoed alle zaken die eventueel mislopen. Je moet het
evenement ‘als een goed huisvader/moeder’ organiseren zodat het geen schade veroorzaakt bij derden (dat zijn andere personen of instanties). Jij moet ervoor zorgen dat alles in orde is: een toegankelijk en veilig terrein, de juiste verzekeringen, vergoedingen, materiaal, en nog veel meer.
3 MELDING EN AANVRAAG FUIF
3.1 Wat is een openbare fuif?
Een fuif is een evenement waar je kan dansen op elektronisch versterkte muziek en waar je iets kan drinken. Op een privé-fuif zijn enkel mensen toegelaten die een persoonlijke uitnodiging hebben ontvangen en waarvan de organisator vooraf een namenlijst heeft. Een openbare fuif is voor iedereen toegankelijk, eventueel tegen betaling van een toegangsprijs. De afspraken in deze gids gelden voor openbare fuiven.
Maar let op: als organisator van een privéfuif moet je ook SABAM en billijke vergoeding betalen.
3.2 melding en aanvraag fuif
Fuiven moeten leuk zijn, maar gebeuren liefst ook zonder te veel overlast voor de buurtbewoners. Op evenementen waar veel volk voor een feestje bijeenkomt, is ook veiligheid een aandachtspunt. Om die redenen wil de gemeente graag op de hoogte zijn wanneer er wordt gefuifd in Zoersel.
De gemeente informeren en waar nodig ook toelating vragen, doe je via het meldings- en aanvraagformulier in bijlage van deze brochure. We maken hier een onderscheid tussen een fuif in een zaal en een tent- of openluchtfuif. Voor beide evenementen vul je een formulier in, dat je in bijlage 19.1 (tent- of openluchtfuif) en 19.2 (zaalfuif) terugvindt. Afhankelijk van het formulier, bezorg je een ingevuld exemplaar acht of zes weken op voorhand aan het secretariaat van gemeente Zoersel, Handelslei 167, 2980 Zoersel.
Van zodra we het meldings- en aanvraagformulier voor een zaalfuif ontvangen hebben, bekijken we dit en bezorgen we je een brief met adviezen en waar nodig mogelijk ook toelating voor enkele zaken.
Als we het formulier tent- of openluchtfuiven hebben gekregen, zoeken we een datum met de
fuifverantwoordelijke voor een voorbereidende coördinatievergadering met enkele verantwoordelijken van de gemeente. Tijdens zo’n vergadering overlopen we delen uit de fuifgids, en maken we verdere afspraken over het verloop van de avond. We bekijken ook wat er zoal in het veiligheidsplan van je fuif moet staan (zie hoofdstuk 10).
4 KENBAAR MAKEN VAN JE FUIF
Je kan niet fuiven zonder volk. Dat volk moet je lokken via één of andere vorm van publiciteit. Dat kan via folders, affiches, een geluidswagen, pers,… Je moet wel weten dat publiciteit ook gebonden is aan bepaalde regels.
4.1 promotie
folders, affiches en aankondigingsborden
Op alle affiches en plakbrieven die groter zijn dan één m² en voor het publiek zichtbaar zijn, wordt een belasting voor aanplakking geheven. Affiches met een kleinere oppervlakte of gelijk aan 1 m² zijn vrijgesteld van taks.
Vaak denken verenigingen dat ze vrijgesteld worden van taksen, dat heet dan ‘Vrij van zegel’ volgens artikel 198/7 van het wetboek. Vrij van zegel betekent enkel dat ze vrij zijn van belastingen indien het feesten of inzamelingen zijn die een liefdadig of menslievend doel hebben. Dat artikel is dus enkel van toepassing als de volledige opbrengst weggeschonken wordt aan een goed doel.
Foutief plakken wordt bestraft. Ga per gemeente na welk plakreglement er is en waar er plakplaatsen zijn.
Wees extra op je hoede als jullie publiciteit maken langs gewestwegen. Dat moet je namelijk aanvragen bij het Agentschap van Wegen en Verkeer. Het plaatsen van panelen langs gewestwegen is enkel toegestaan:
voor socio-culturele verenigingen
binnen de gemeentegrenzen
voor panelen met een maximum grootte van 0.75 m²
panelen mogen geen hinder opleveren voor het verkeer
panelen moeten op eigen dragers staan.
In onze gemeente zijn er een aantal plaatsen voorzien waar je de activiteiten van je vereniging kan aankondigen. Als je niet goed weet waar of hoe, neem dan even contact op met onze jeugddienst via 03 2980 717 of jeugd@zoersel.be.
In de gemeente Zoersel hebben de jeugdverenigingen de afspraak om op de plakpalen affiches van maximum A1 aan te plakken. Als je gaat plakken, zorg er dan voor dat minstens één affiche van elke andere vereniging leesbaar blijft. Hou tijdens het plakken ook rekening met de mensen in de buurt, en maak vooral ’s avonds en ‘s nachts niet te veel lawaai. Zorg ervoor dat er geen folders terechtkomen op de openbare weg. Het milieu zal je dankbaar zijn!
aanwezigheid op andere fuiven
Zorg dat je aanwezig bent op andere fuiven en evenementen om reclame te maken. Dat is vaak de gemakkelijkste en goedkoopste manier om je doelgroep te bereiken.
lokale radio, internet en sociale netwerksites
De lokale radio kan je evenement aankondigen. Neem met hen contact op en vraag eens wat de mogelijkheden zijn.
Misschien kan je wel een wedstrijd bedenken waarbij de prijzenpot bestaat uit vrijkaarten? Via een knappe website, facebookpagina of enkele gerichte mailtjes kan je op korte tijd honderden fuifgangers bereiken.
4.2 Verwittig de buren
Wanneer je een tentfuif organiseert moet je als organisator ook de buurtbewoners tijdig inlichten.
5 VERZEKERINGEN
Als organisator ben je verantwoordelijk voor wat er mogelijk kan misgaan op je fuif. Daarom sluit je best een aantal verzekeringen af. We zetten enkele belangrijke verzekeringen op een rijtje. Er zijn ook nog andere polissen mogelijk. Permanente uitbaters van een zaal (vb. een jeugdhuis) hebben bovendien nog andere wettelijke verplichtingen. Bespreek de verzekeringen voor je fuif zeker vooraf met je verzekeringsagent!
5.1 brandverzekering
Wanneer je een zaal huurt, informeer dan bij de uitbater of er een brandverzekeringspolis werd afgesloten.
Kijk altijd na of er in de huurovereenkomst ‘afstand van verhaal’ genoteerd staat. Daardoor blijft de brandpolis van de eigenaar van toepassing, ook als de zaal (of delen ervan) verhuurd wordt.
Let op: voorwerpen die niet tot de vaste inboedel van het gebouw behoren zijn niet verzekerd via dit ‘afstand van verhaal’. We denken daarbij bijvoorbeeld aan een gehuurde muziekinstallatie. Deze zaken moet je apart verzekeren als je dat nodig vindt.
Als de zaalverhuurder geen ‘afstand van verhaal’ doet in zijn polis, dan sluit je als organisator beter zelf een aparte brandpolis af voor de periode van het gebruik van de zaal.
Ook wanneer je een fuif organiseert in een tent, moet je zelf een brandverzekering afsluiten.
5.2 verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
Wanneer je bij de organisatie van een activiteit betrokken bent, kan je ook verantwoordelijk worden gesteld wanneer er op je evenement schade wordt veroorzaakt aan andere personen of goederen.
Daarom is het sterk aan te raden een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (B.A.) af te sluiten, ook wanneer je wettelijk niet verplicht bent om dit te doen.
Een kleine feitelijke vereniging heeft die verplichting niet, maar de meeste grotere verenigingen (vzw’s) beschikken al over een verplichte groepspolis B.A. voor hun weerkerende activiteiten. Maar wanneer een evenement buiten de reguliere werking van de organisatie valt, is het goed mogelijk dat die groepspolis de aansprakelijkheid van de vrijwilligers dan niet dekt. In dat geval sluit je best een bijkomende verzekering B.A. af voor dit specifieke evenement. Soms kan dit ook door eenmalige uitbreiding van je groepspolis.
Informeer je hierover bij je verzekeringsagent.
Is de aansprakelijkheid van de organisator en medewerkers niet verzekerd, dan moet de vereniging (vzw) of de verantwoordelijke persoon zelf (feitelijke vereniging) de schade aan derden zelf betalen.
De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid dekt twee soorten schade:
materiële schade aan derden
lichamelijke schade aan derden: dekt de terugbetaling van medische kosten tot een invaliditeitsuitkering.
Zorg dus zeker voor een degelijke verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Natuurlijk moet ook dan nog je organisatie goed in elkaar zitten zodat de kansen op risico’s zo klein mogelijk zijn.
let op!
Voorwerpen die de vereniging leent of huurt (bv. muziekinstallatie, tent e.d.), vallen nooit onder deze polis. Om schade aan deze ‘toevertrouwde’ voorwerpen te verzekeren wordt best een polis alle risico’s afgesloten (5.4)
Materiële en lichamelijke schade bij eigen leden of deelnemers moet ook apart verzekerd worden via een ongevallenverzekering (5.5)
5.3 verzekering contractuele aansprakelijkheid
Een polis ‘contractuele aansprakelijkheid’ dekt de risico’s voor infrastructuur en materialen die je huurt of leent. Schade die de organisator veroorzaakte kan via deze verzekering worden gedekt. Schade veroorzaakt door derden, bijvoorbeeld door vandalisme of diefstal, wordt hiermee niet gedekt.
5.4 verzekering alle risico’s
Een polis alle risico’s kan je gebruiken als je waardevolle voorwerpen of tenten bezit, huurt of leent. Met deze verzekering kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s zoals vandalisme en diefstal. Weet dat je als ontlener van deze voorwerpen instaat voor alle mogelijke vormen van beschadiging, ook voor schade die je zelf niet hebt veroorzaakt. (storm, vandalisme,…)
Let op: de ‘verdwijning’ van een voorwerp zonder sporen van braak wordt nooit verzekerd. Vaststelling van braak door de politie bij tentfuiven is zo goed als onmogelijk.
Als je eigen materiaal gebruikt dat reeds verzekerd is, blijft dat materiaal verzekerd als het zich op een andere locatie bevindt. Interessant om weten is dat voorwerpen die worden ontleend bij de Provinciale uitleendienst te Malle door de provincie verzekerd zijn in een polis alle risico’s.
5.5 ongevallenverzekering
Bij de organisatie van een evenement lopen vrijwilligers of medewerkers altijd de kans om het slachtoffer te zijn van een ongeval. Denk maar even aan de opbouw van een tent, de afbraak van een podium, ophangen van spandoeken, enzovoort.
Het is verstandig om als vereniging een ongevallenverzekering af te sluiten voor het ganse jaar. Dan zijn je medewerkers altijd verzekerd. Als je beroep doet op vrijwilligers, kan je best een aparte ongevallenverzekering voor deze mensen afsluiten.
De lichamelijke ongevallenverzekering is een verzekering waarbij de verzekerde een vergoeding krijgt wanneer die door een ongeval lichamelijke letsels zou oplopen.
5.6 evenementenpolis
Deze verzekering dekt de schade bij de inrichting van het evenement en de voorbereidings- en opruimingswerken. De polis combineert meestal drie verzekeringen: een verzekering burgerlijke
aansprakelijkheid, een verzekering rechtsbijstand en een verzekering lichamelijke ongevallen. Deze polis kan je eventueel aanvullen met een polis voor materiële schade, een annuleringsverzekering enzovoort.
Tip: Bespreek al deze verzekeringen met je verzekeringsagent!
Verzekeringsmakelaars vind je terug in de gemeentelijke infobrochure in de rubriek ‘handelsgids’.
6 ALCOHOL
6.1 uit de wet
Op de meeste fuiven worden alcoholische dranken geschonken. Let op: niet alle dranken kunnen of mogen zomaar. Aan jongeren onder de 16 jaar mag je nooit enige vorm van alcohol schenken. Voor sterke dranken, alcoholpops inbegrepen, ligt de leeftijdgrens op 18 jaar.
Sterke dranken zijn gedistilleerde dranken met 1.2 % volume alcohol of gegiste dranken met meer dan 22 % volume alcohol. Ook wanneer je deze dranken mixt wordt dit nog steeds als een ‘sterke drank’ beschouwd.
Een alcoholpop is een limonadeachtig mixdrankje dat alcohol bevat. Sommige drankjes zijn reeds vooraf met sterke drank vermengd en kan je zo in de supermarkt kopen. Denken we maar even aan Bacardi Breezer, Wodka Red Bull enzovoort.
Om op een gelegenheid sterke drank te schenken moet je toelating hebben van de gemeente.
Aan een persoon die zichtbaar dronken is, mag je geen alcohol verkopen. Als je deze persoon alcohol geeft en hij of zij veroorzaakt achteraf een ongeval, dan kan je daarvoor mee aansprakelijk worden gesteld.
Volg je deze regels niet, dan kan je daarvoor gestraft worden. De sancties vallen onder de bevoegdheid van de gerechtelijke en niet van de gemeentelijke overheden.
Tip: Maak jullie tappers op de fuif attent op deze regels: schenk geen alcoholische drank aan dronken personen en aan jongeren onder de 16. Om sterke dranken te schenken moet je toelating hebben van de gemeente.
Schenk nooit sterke dranken en alcoholpops aan jongeren onder de 18 jaar.
6.2 voorbeelden toegelaten dranken
Enkele voorbeelden: welke dranken zijn toegelaten en welke niet:
Alcoholische dranken die volgens de wet mogen worden geschonken aan jongeren vanaf 16 jaar:
bier, wijn, cider, cava, sherry, martini, glühwein,…
Sterke dranken en alcoholpops die enkel mogen worden geschonken aan meerderjarigen, mits toelating van de gemeente: jenevers, whisky, tequila, rum, cognac, gin, cocktails van sterke dranken, bacardi breezer,…
6.3 bodegasysteem
Om op een fuif sterke drank verkopen aan +18-jarigen moet je een toelating ‘speciale machtiging’ van het college van burgemeester en schepenen krijgen. Aan die toelating zijn randvoorwaarden verbonden:
Je moet een afgesloten ruimte voorzien
Je moet erop toezien dat de drank binnen die ruimte blijft
Je moet de leeftijd correct controleren
Eventueel kan de gemeente toch een toelating geven om sterke drank te verkopen aan +18-jarigen zonder een bodegasysteem. Dat gebeurt alleen als daar goede argumenten voor zijn, en als een risicoanalyse m.b.t. aantal bezoekers, gemiddelde leeftijd enz. uitwijst dat dit kan.
7 JONGER DAN 16
7.1 uit de wet
Een jongere beneden de 16 jaar mag volgens de wet niet binnen in een dansgelegenheid zonder begeleiding van een volwassene. Maar als jouw fuif geen commercieel doel heeft, dan mag het wél.
Bijvoorbeeld een fuif van de plaatselijke jeugdbeweging om het kamp te bekostigen is toegankelijk voor min- 16-jarigen.
De meeste evenementen die georganiseerd worden door jeugdbewegingen en verenigingen worden als niet-commercieel beschouwd, tenzij ze bijvoorbeeld plaats vinden in een zaal waarbij een particulier iets verdient.
Organiseer je een evenement waarop jongeren onder de 16 jaar niet toegelaten zijn? Als je twijfelt aan iemands leeftijd mag je geen identiteitskaart vragen. Wel kan je vragen of de bezoeker zijn leeftijd kan bewijzen voor je hem binnenlaat. Dat kan de bezoeker bijvoorbeeld door zijn treinkaart, bibliotheekkaart, rijbewijs of -indien hij dit zelf wilt- zijn identiteitskaart te tonen. Hij moet gewoon kunnen aantonen dat hij 16 is. Een controle van identiteitskaarten mag in principe alleen worden uitgevoerd door politiefunctionarissen.
Als er geen wettelijke reden is om een min-16-jarige te weigeren, dan mag je dit ook niet doen.
Hoewel min-16-jarigen geen alcohol mogen drinken, mogen ze dus wel op plaatsen komen waar alcohol geschonken wordt. Van elke persoon die alcohol wil kopen, mag bij twijfel gevraagd worden aan te tonen dat hij of zij ouder is dan 16.
8 VEILIG VOEDSEL
Wie houdt er niet van een hotdog of een pita na een stevige fuif? Als je op jouw fuif de hongerigen wilt spijzen, hou dan rekening met een aantal maatregelen die je moet nemen.
8.1 vergunning voedingsmiddelen
Als je catering vraagt om bijvoorbeeld hamburgers of frieten aan te bieden dan moet deze cateraar over een vergunning beschikken van het FAVV (Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen).
Ook moet elk eetkraam jaarlijks gekeurd worden wat betreft elektriciteit en gas. Vraag om al deze attesten van de cateraar. Als deze papieren volledig in orde zijn, kan je op jouw fuif zorgeloos smullen.
De organisator moet aangeven hoeveel eetstanden er worden voorzien en waar deze worden geplaatst. Dit neem je op in een inplantingplan van het terrein. Dat is een onderdeel van het veiligheidsplan.
Belangrijk om weten:
Eetstanden mogen nooit in de feesttent opgesteld worden, maar wel daarbuiten. Voorzie een aparte ruimte om het afval te bewaren.
Je moet aangeven op welke wijze het eten wordt bereid (gas, elektriciteit, …)
Elke kraam of stand met kook, bak- of braadtoestel, moet in het bezit zijn van een blustoestel.
Frituren dienen bijkomend over een branddeken te beschikken.
Best is om een blustoestel goed zichtbaar en binnen handbereik te plaatsen.
Als je zelf voedsel verkoopt, moet je geen attest hebben, maar zorg dan wel voor:
voldoende koelruimte
een goede hygiëne bij het behandelen van hapjes en voeding
een nette ruimte
voldoende water
aparte ruimtes voor de bewaring en de verkoop van het eten
een goede timing (bereid de hapjes niet te vroeg)
iemand die verantwoordelijk is voor het kraampje.
Bij vragen of onduidelijkheden kan je altijd contact opnemen met het FAVV via het nummer 03 202 27 11 of mail naar info.ANT@favv.be.
Tip: Noteer op het meldings- en aanvraagformulier welk voedsel je tijdens je fuif wil aanbieden!
9 SECURITY EN FUIFTOEZICHTERS
9.1 Hoe kan fuiftoezicht georganiseerd worden?
Om alles in goede banen te leiden is het nodig om op je fuif mensen in te zetten die de boel in het oog houden. Dat kan op verschillende manieren.
professioneel: de bewakingsonderneming
Om de veiligheid te garanderen kan de organisator van een evenement beroep doen op een professionele bewakingsonderneming. Een bewakingsonderneming moet beschikken over een vergunning van de minister van Binnenlandse Zaken. Adressen vind je op www.vigilis.be.
Professionele securitymensen mogen kledij en bagage controleren tijdens activiteiten op een publiek toegankelijke plaats. Hiervoor hebben ze wel een toelating van de burgemeester nodig.
Ze mogen echter geen controles doen om na te gaan of iemand iets gestolen heeft, of om te checken of iemand drugs bij zich draagt. Dit zijn taken die alleen de politie mag doen.
de postchef
Wanneer er twee of meerdere bewakingsagenten werkzaam zijn, moet de bewakingsonderneming een postchef aanstellen. Deze verplichting moet opgenomen zijn in de bewakingsovereenkomst. Die postchef heeft de leiding over de bewakingsploeg en is uitgerust met een mobiele telefoon.
Indien de ploeg die hij leidt uit 15 of minder agenten bestaat moet de postchef beschikken over een bekwaamheidsattest. Deze identificatiekaart moet hij minimum zes maanden hebben.
Bestaat de ploeg die de postchef leidt uit meer dan 15 bewakingsagenten, dan moet hij een moet hij een bekwaamheidsattest leidinggevend type A of minstens type B hebben.
administratieve verplichtingen van een bewakingsonderneming
De ingehuurde bewakingsonderneming moet tijdens het evenement de overeenkomst met jou als
organisator bij zich hebben. In die overeenkomst staan de namen van de contracterende partijen, de uit te voeren bewakingsactiviteiten, de uitvoeringsplaats, de tijdsduur, de verzekering en het aantal in te zetten bewakingsagenten. Professionele bewakingsagenten moeten het begin en het einde van hun
bewakingsopdracht op de werkpost schriftelijk registreren.
De onderneming is ook verplicht om een speciale verzekering burgerlijke aansprakelijkheid te hebben. Dit is een vereiste voor het verkrijgen of behouden van hun vergunning. Die verzekering dekt zowel lichamelijke letsels als schade aan goederen.
occasioneel: de ‘interne’ bewakingsdienst met vrijwilligers
Verenigingen hebben van de wet een mogelijkheid gekregen om ook met eigen leden de veiligheid te verzekeren bij de uitoefening van bepaalde activiteiten. De activiteiten mogen door de organisator slechts sporadisch worden georganiseerd. Deze vrijwilligers van de ‘interne’ bewakingsdienst moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen. De personen die worden ingezet voor bewakingsactiviteiten
mogen enkel algemeen toezicht houden, en controles uitoefenen op parkings en fietsenstallingen.
moeten minstens de leeftijd van 18 jaar hebben
zijn lid van de organisatie of ze hebben een verbondenheid met de vereniging. Zomaar een ploeg van een andere vereniging als fuiftoezichters inzetten mag dus niet.
mogen dit slechts vier maal per jaar doen
mogen dit enkel gratis doen. Ze mogen nooit een vergoeding in natura of fooien ontvangen
mogen geen privédetective of professioneel bewakingsagent zijn of mogen niet werken in de wapensector. Ze mogen ook geen politieagent zijn, of gedurende de laatste vijf jaren als politieagent hebben gewerkt.
moeten minstens drie jaar in België wonen
opgelet!
De vrijwilligers moeten een aanwijsbare band hebben met de organisator. Dat geldt natuurlijk voor de eigen leden van de vereniging, maar bijvoorbeeld ook de leden van de supportersclub van een sportploeg of een vereniging van gewezen leiders van een jeugdbeweging kunnen in aanmerking komen.
Na advies van de korpschef van de lokale politie verleent de burgemeester toestemming tot het inzetten van vrijwilligers.
de postchef
Wanneer er twee of meer vrijwilligers zijn van de interne bewakingsdienst, dan moet de organisator een postchef aanstellen. Die postchef heeft de leiding en is uitgerust met een mobiele telefoon. Vrijwilligers moeten geen speciaal attest hebben om de functie van postchef te kunnen uitvoeren.
administratieve verplichtingen
De organisator van een evenement moet tijdens het evenement de schriftelijke toestemming van de burgemeester bij hebben, op de plaats waar de vrijwilligers hun activiteiten uitoefenen. De organisator moet zowel de originele toestemming als een kopietje daarvan bijhebben.
Tip: Zorg ervoor dat je vrijwillige medewerkers goed herkenbaar zijn. Laat ze bijvoorbeeld dezelfde jas of T-shirt dragen. Opgelet: laat nooit ‘security’ op een kledingstuk van deze vrijwilligers drukken.
9.2 Wat zijn de afspraken in Zoersel?
Voor fuiven die in een zaal georganiseerd worden, vragen wij dat er telkens minimum één postchef en vier vrijwilligers van de eigen leden worden ingezet. Minstens twee vrijwilligers houden buiten een oogje in het zeil, en twee vrijwilligers binnen in de zaal. Deze mensen nemen de taak van opzichter op zich, en bij het minste vermoeden van vandalisme of vechtpartijen contacteren zij de politie.
Voor alle tentfuiven en of openluchtfuiven vragen wij de organisator om beroep te doen op een professionele bewakingsfirma. Afhankelijk van de evaluatie en de risicoanalyse zal tijdens de
coördinatievergadering het aantal fuiftoezichters bepaald worden. Het minimum is twee. De organisatoren van tent- of openluchtfuiven moeten naast de professionele bewakingsonderneming ook nog beroep doen op vrijwilligers die een verbondenheid hebben met de vereniging.
Zowel voor zaalfuiven als voor tent- en openluchtfuiven moeten naam, adres en rijksregisternummer van deze vrijwilligers minstens vier weken voor aanvang van de fuif meegedeeld worden aan het secretariaat van de gemeente Zoersel. Dat kan per brief, Handelslei 167, of per e-mail, secretariaat@zoersel.be.
opgelet!
Het aantal namen dat je kan doorgeven is beperkt tot het dubbel van het opgelegde vrijwilligersaantal. Zet je 10 vrijwillige fuiftoezichters in, geef dan maximum 20 namen door.
9.3 tips voor fuiftoezichters
Je hebt een verantwoordelijke taak, dus blijf de hele avond nuchter.
Je taak is pas gedaan als iedereen naar huis is vertrokken.
Durf mensen aanspreken en wees zelf aanspreekbaar.
Observeer alles en controleer de zaken die je verdacht lijken.
Zorg dat je herkenbaar bent voor bezoekers en politie.
Ga zelf niet tot actie over wanneer er iets misloopt, maar roep de politie op in geval van nood.
Praten doet wonderen, blijf zelf altijd rustig en kalm.
Wanneer mensen je iets komen melden, reageer direct. Ga onmiddellijk een kijkje nemen. Verwittig indien nodig de politie.
Je eigen veiligheid en die van de feestvierders komen steeds op de eerste plaats.
Hoor vooraf ook eens na of de fuiftoezichters verzekerd zijn, en voor welk risico.
10 VEILIGHEIDSPLAN
Bij alle tentfuiven en openluchtmanifestaties stel je een veiligheidsplan op. Een eerste ontwerp van dat plan moet je inleveren voor de coördinatievergadering. (zie ‘melding en aanvraag fuif’)
Een veiligheidsplan is een document dat de veiligheidsbehoeften in kaart brengt. Het beschrijft in detail welke maatregelen je trof vóór, tijdens en na het evenement. Er wordt afgesproken welk materiaal er nodig is wat de rollen en taken zijn van de medewerkers. Zo kunnen risico’s worden beperkt en kan er indien nodig snel worden ingegrepen.
10.1 inhoud veiligheidsplan
Een degelijk veiligheidsplan bevat minstens volgende zaken:
algemene informatie over de organisatie van het evenement:
wat is de activiteit
locatie van de activiteit
soort publiek en verwacht aantal bezoekers
chronologisch verloop van het evenement
verantwoordelijkheden van alle medewerkers, inclusief de taken en rollen in geval van noodsituaties
gegevens van alle teamleden en waar ze te bereiken zijn, bijvoorbeeld gsm-nummer
inzet van toezichters, medische hulp, politie en brandweer en hun middelen
grondplan (leidraad voor de hulpdiensten) met de nodige infrastructuur: tent, fietsenstalling, catering, parking, duidelijk aangegeven nooduitgangen, noodverlichting, tijdelijke mobiele opstellingen, brandblusapparaten, zones voor hulpdiensten, brandweer en EHBO, oppervlakte evenementenzone, in- en uitgang voor hulpdiensten, enzovoort.
mogelijke opvangcentra voor het geval er iets gebeurt
uitgeschreven procedures en scenario’s: wat bij brand? Bij een te grote opkomst? Rellen? overmatig drank- en druggebruik?
communicatiemiddelen: hoe communiceer je intern? En extern, met hulpverleners?
hoe gebeurt een alarmering? hoe bereiken medewerkers de leidinggevenden? Heb je een stappenplan dat je kan volgen? welke middelen heb je nodig?
brandveiligheidsmaatregelen (bijv. blusapparaten)
verzekeringspolissen
gekeurde installatie van catering (documenten bij te voegen)
10.2 veiligheidsmaatregelen vanuit de gemeente
De gemeente voorziet ook nog enkele veiligheidsmaatregelen:
Voorafgaandelijke controle van de nooduitgangen door de brandweer
verkeersmaatregelen die bepaald werden tijdens de coördinatievergadering, zoals parkeren, toegangswegen, bereikbaarheid van het evenement
de medische risicoanalyse
de risicoanalyses van onderaannemers (bouwen van tent, attracties, podium, stellingen, …) opvragen.
binnenkant en vijftien meter aan de buitenkant. De toegangswegen mogen natuurlijk niet gehinderd worden door geparkeerde voertuigen! Let ook op voldoende nooduitgangen.
10.4 gasflessen
Als je gasflessen gebruikt, let dan zeker op volgende tips:
volle gasflessen moeten voorzien zijn van een zegel die geplaatst is aan de uitgang van de kraan en die je kan herkennen aan de code van het vulcentrum
gasflessen moet je in openlucht plaatsen en in een gasflessenkrat opslaan. Zo worden de flessen afgesloten van het publiek, en zijn ze beschermd tegen de zon of inwerking van andere
warmtebronnen.
sluit de flessen luchtdicht af na elk gebruik en telkens vooraleer je de flessen vervoert
maak een onderscheid tussen gebruikte of lege gasflessen en volle gasflessen.
10.5 hydranten
Dankzij een hydrant – een aansluiting op het waterleidingssysteem – heeft de brandweer een snelle en eenvoudige toegang tot water.
Er bestaan twee soorten hydranten:
de ondergrondse hydrant: hier ligt de aansluiting net onder het straatniveau. Je vindt steeds een aanwijsbordje in de buurt.
de bovengrondse hydrant: deze steekt boven het straatniveau uit en kan je herkennen aan het aanwijsbordje met de letter B.
Zorg er altijd voor dat de hydranten steeds vrij en bereikbaar zijn voor de brandweer. En duid alle hydranten aan op jouw plan.
10.6 brandblusapparaten
Je moet er altijd voor zorgen dat draagbare snelblustoestellen met minimum 6 kg ABC-poeder ofwel andere specifieke snelblustoestellen aanwezig zijn. Plaats ze op goed zichtbare plaatsen. Bij de DJ kan je best een snelbusser CO2 5 kg plaatsen. Hij staat immers tussen een hele toren elektronica.
10.7 verwarming
Brandstofvoorraad en warmtebronnen zoals verbrandingsmotoren, warmeluchtgeneratoren enzovoort moet je op een veilige plaats buiten de tent onderbrengen. Huur een gekeurde generator bij een professionele firma. Vergeet de aarding van de generator niet te gebruiken.
10.8 weersomstandigheden
Wat doe je als jouw fuif letterlijk in het water dreigt te vallen?
Of als er een hevige storm opsteekt? Telkens wanneer een tentfuif bedreigd wordt door weersomstandigheden, moet je zo snel mogelijk – best enkele uren vóór de aanvang van de fuif – overleggen met:
tentenbouwer
burgemeester
brandweer
lokale politie
Het initiatief tot overleg kan uitgaan van de organisator, van de burgemeester of van elke andere partij die hierboven vermeld werd.
11 GELUIDSHINDER
Bij een fuif hoort goede muziek en ambiance. Maar een fuif moet leuk zijn voor iedereen, ook voor de buren.
Daarom geven we enkele tips om geluidshinder te beperken.
11.1 afspraken met een DJ
Vooraleer de fuif start, maak je duidelijke afspraken met de DJ(‘s):
waar staat de DJ?
waar staan de boxen?
wat doe je als iemand klaagt over lawaaioverlast?
Neem in overleg met de DJ een aantal technische maatregelen:
Verdeel de luidsprekers. Zorg voor een opstelling van de boxen waarbij bezoekers het geluid rechtstreeks waarnemen. Verhoog indien nodig het aantal boxen in de tent/zaal, zodat iedere bezoeker het geluid hoort via een box in de onmiddellijke nabijheid. Op die manier kan de DJ het volume verminderen en klachten van buurtbewoners voorkomen. Zeker in een zaal is het gebruik van een trillingsvrij ophangsysteem aan te bevelen.
Verminder lage frequenties. De bastonen zorgen voor de meeste overlast, soms tot in de verre omgeving. Vraag je DJ de bastonen te verminderen.
Als je al deze maatregelen goed toepast, verklein je de kans op klachten en beperkt je mogelijke gehoorschade bij het publiek.
11.2 uit de wet
De wet voorziet een aantal verplichtingen voor elektronisch versterkte muziek.
Geluidsnorm op de plaats van de fuif.
Bij een fuif in een zaal met een milieuvergunning bepaalt die vergunning de geluidsnorm. Die normen hangen af van de geluidsisolatie en de ligging van de zaal. Op alle andere openbare ruimtes (zalen zonder milieuvergunning, tenten, openlucht) mag het geluidsniveau de 90 dB(A) niet overschrijden.
In de praktijk betekent dit dat politieambtenaren een geluidsmeting met een sonometer kunnen uitvoeren op elke plaats in de zaal en/of tent. Wanneer boxen zo opgesteld staan dat er zich in de directe nabijheid bezoekers kunnen bevinden, kan de politieambtenaar op deze plaats een meting uitvoeren. Het maximum geproduceerde geluidsniveau mag 90 decibel (dB) niet overschrijden.
Geluidsnormen rekening houdend met de buurt Het geluidsniveau in de buurt mag
niet hoger zijn dan 5 decibel boven het achtergrondsgeluidsniveau, indien dit lager is dan 30 dB
niet hoger zijn dan 35 dB, indien het achtergrondsgeluidsniveau ligt tussen 30 en 35 dB
niet hoger zijn dan het achtergrondsgeluidsniveau, indien dit hoger is dan 35 dB.
Dit geluidsniveau wordt gemeten binnen een gebouw, met gesloten vensters en deuren.
Ook in het GAS-reglement (Gemeentelijk Administratieve Sancties) van politiezone Voorkempen werden bepalingen opgenomen rond geluidsoverlast. Bij klachten kan de politie tussenbeide komen, maar ook de GAS-ambtenaar kan optreden tegen geluidsoverlast.
11.3 preventieve geluidsmetingen en maatregelen
Als je op voorhand duidelijke afspraken maakt met de lokale politie, dan kan die een preventieve geluidsmeting uitvoeren. Zo kan de DJ weten wanneer hij het geluidsniveau van 90 dB bereikt.
Tips: Maak voor en tijdens de fuif concrete afspraken met de DJ. Voorkomen is beter dan genezen. Bezorg aan de buurtbewoners een infobriefje.
Als je iemand het geluidsniveau ziet meten, sta hier dan positief tegenover.
Luide muziek geeft aanleiding tot gehoorschade. Het is misschien niet slecht om oordopjes aan te bieden aan het publiek?
Je kan onderstaande tekst aan de inkom hangen:
“In deze inrichting wordt u blootgesteld aan een geluidsniveau. Bij langdurige blootstelling aan hoge geluidsniveaus is er kans op gehoorschade. Het is aanbevolen om persoonlijke gehoorbescherming te dragen”.
12 SABAM EN BILLIJKE VERGOEDING
12.1 sabam
Voor je een fuif of concert organiseert, moet je minstens tien dagen op voorhand een ‘aanvraag tot toelating’
indienen bij een Sabamkantoor in je regio of via de site www.sabam.be.
Voor elke fuif waar je muziek draait en voor elk optreden van een orkest of discobar moet je auteursrechten betalen.In de meeste gevallen betaal je een vast bedrag volgens een tarief, in functie van de grootte van de zaal en de gevraagde inkomprijzen.
12.2 billijke vergoeding
Een billijke vergoeding is een bijdrage voor de prestaties van uitvoerende kunstenaars. Je moet die betalen aan vertolkers en producenten.
Net zoals bij Sabam zijn er verschillende tarieven van toepassing. De billijke vergoeding wordt berekend op basis van de oppervlakte van de zaal of het terrein.
Soms vindt de fuif plaats in een zaal waarvoor de uitbater reeds een jaarlijkse billijke vergoeding heeft betaald: ofwel een forfait drank ofwel een forfait dans. Vraag de zaaluitbater een bewijs dat de billijke vergoeding werd betaald. Heeft de uitbater geen jaarlijks forfait betaald of gaat de fuif door in een tent of in openlucht, dan moet je nog een billijke vergoeding betalen.
Meer informatie vind je op www.debillijkevergoeding.be.
13 AFBOUW VAN DE FUIF
In Zoersel hanteren we de regel dat de muziek op de fuif en de drankverkoop stopt uiterlijk om drie uur. Als eindverantwoordelijke maak je de nodige afspraken met de DJ en medewerkers om deze afspraak na te leven. Als organisator ben je verplicht om de afspraken rond beëindigen van een fuif te melden op een goed zichtbare plaats. Dat doe je bijvoorbeeld dichtbij de hoofdingang.
Een uitzondering op deze afspraak geldt voor fuiven tijdens oudejaarsnacht.
De lokale politie controleert het naleven van deze afspraak en kan een proces-verbaal opmaken als zij een overtreding vaststelt. Dat PV zal op naam staan van de eindverantwoordelijke op de plaats van het gebeuren. De politie kan eveneens, na vaststelling van een overtreding, alle aanwezigen uit de tent, zaal of fuifruimte laten zetten.
Tips: spreek vooraf met je medewerkers het moment af waarop je stopt met de drankverkoop.
Laat ook tijdig weten wanneer je stopt met de verkoop van drankbonnen.
Zorg er ook voor dat de eettentjes stoppen met de verkoop van etenswaren.
Kies bij het naderen van het einduur voor een ander soort muziek en laat het geluidsvolume stelselmatig dalen.
Doe om drie uur alle lichten aan.
14 OPRUIMEN
Het is misschien niet het leukste aspect van fuiven, maar opruimen hoort er nu eenmaal bij. Zorg ervoor dat je met je medewerkers goed afspreekt wie mee opkuist. Een extra tip is om er meteen na de fuif aan te beginnen want de dag nadien is het vaak moeilijker om het nodige volk te vinden.
Om goed te kunnen opruimen, heb je niet alleen mensen nodig maar ook materiaal. Op veel fuiflocaties zijn er borstels, dweilen en emmers aanwezig maar dat kijk je best op voorhand na. Vraag op voorhand ook goed na waar je met je afvalfracties terecht kan en of je zelf vuilzakken moet meenemen.
Controleer tijdens het opruimen ook eens of er geen schade aan het materiaal is. Tel ook de drankvoorraad na. Vergeet ook zeker niet om de omgeving rond de locatie op te ruimen.
Opruimen houdt ook in dat je alle publiciteit verwijdert. Denk ook aan de aankondigingborden, die moeten verwijderd worden.
Controleer de dag nadien even of alles helemaal opgeruimd is.
14.1 Wat doe je met het afval?
Via de uitleendienst van de gemeente kan je restafvalcontainers en verzamelbakken ontlenen.
Restafvalcontainers: er zijn twee soorten
restafvalcontainers, namelijk containers van 770 liter en van 1.100 liter. Je kan deze tegen vergoeding ontlenen bij de uitleendienst. Spreek dan ook af met de
gemeente wanneer de containers mogen geledigd en opgehaald worden.
Verzamelbakken: Je kan eventueel ook
verzamelbakken ontlenen. Deze moeten leeg zijn als ze terug worden opgehaald door de gemeente.
14.2 verplichtingen als organisator
Als organisator van een evenement ben je verantwoordelijk voor het correct inzamelen en verwijderen van het afval op het evenement. Je moet restafval, papier en karton, glas, PMD, KGA, … (voor zover deze afvaldeeltjes ontstaan voor, tijdens of na het evenement) selectief inzamelen, daarvoor de nodige vuilnisbakken en/of containers voorzien en zorgen voor de verwijdering van dit afval.
Ook zwerfvuil op het terrein van het evenement en rond de toegangen moeten binnen de 24 uur opgeruimd worden.
Als bijlage bij deze fuifbrochure vind je een invulformulier voor opmaak van een afvalplan. Dat is niet verplicht, maar wel aangewezen. Heb je nog vragen? Contacteer dan de milieudienst van de gemeente via 03 2980 9 10 of mail naar milieu@zoersel.be.
15 EVALUATIE
Evalueer je fuif. Vergeet niet aan je medewerkers (de fuiftoezichters, de tappers,…) te vragen of volgens hen alles goed verlopen is. Je kan ook navragen bij de gemeente of er opmerkingen of klachten zijn geweest over je fuif. De politie kan je vertellen of er meldingen zijn geweest over geluidsoverlast of vandalisme. Samen met technische dienst van de gemeente kan je de afspraken rond uitlening en opbouw van materialen evalueren met oog op een volgende fuifeditie. Ook de mensen van het Rode Kruis kunnen je mogelijk nuttige informatie verschaffen.
De gemeente of de politie kunnen de organisatoren van een fuif uitnodigen voor een evaluatie. Vind je het nuttig om snel zelf samen een evaluatie te doen, mag je natuurlijk ook zelf een afspraak vragen.
16 SCHEMATISCH VERLOOP VAN EEN TENT OF OPENLUCHTFUIF VAN AANVRAAG TOT EVALUATIE
melding en aanvraag van het evenement
De organisatie bezorgt het juiste melding- en aanvraagformulier met de nodige bijlagen op tijd aan de gemeente
eerste evaluatie
De gemeente (burgemeester en schepencollege) beoordelen de aanvraag en geven positief of negatief advies
opmaak veiligheidsplan en afvalplan
De organisatie maakt een eerste ontwerp van veiligheidsplan op en maakt eventueel ook een afvalplan op.
coördinatievergadering
De organisatie wordt uitgenodigd op een coördinatievergadering samen met de gemeente en de veiligheidsdiensten. Wat komt er daar ondermeer aan bod:
Bespreking van het veiligheidsplan
Bespreking van de risicoanalyse (R.A.)
Opmaak van een R.A. medisch dispositief ‘Prima 24’
Bespreking van het afvalplan
Controle van de aanstelling van een veiligheidscoördinator (voor grotere evenementen)
Andere afspraken
toelatingsbrief
De gemeente verstuurt de organisatie een toelatingsbrief met daarin de afspraken gemaakt tijdens de coördinatievergadering.
controle brandweer
De brandweer controleert het terrein
fuif !!
De fuif of de manifestatie vindt plaats Nadien wordt alles opgeruimd.
evaluatievergadering
Organisatoren en gemeente evalueren samen de fuif.
17 NUTTIGE TELEFOONNUMMERS EN WEBSITES
100/112 ambulance - politie – brandweer 101 Cicant Politie Antwerpen (centrale)
03 385 16 16 politie Voorkempen (dag en nacht bereikbaar; 24 uur op 24 uur) 03 213 80 28 eetwareninspectie Antwerpen
070 245 245 antigifcentrum
www.fuifpunt.be www.sabam.be
www.debillijkevergoeding.be
www.vigilis.be (website binnenlandse zaken, i.v.m. bewaking, beveiliging) www.druglijn.be
www.pudm-catalogus.be (ontlenen van materiaal bij provincie Antwerpen)
18 GEMEENTELIJKE ONDERSTEUNING
18.1 gemeentelijke uitleendienst
Onze gemeente wil je graag helpen bij een activiteit. Je kan dan ook allerlei materiaal ontlenen bij de gemeentelijke uitleendienst zoals podiumelementen, nadarhekken, muziekinstallaties, enzovoort. Alle erkende verenigingen in Zoersel kunnen er materiaal uitlenen voor hun activiteiten. Je kan daarvoor terecht bij het onthaal van de gemeente via 03 2980 000 of gemeente@zoersel.be
Als jeugdvereniging van de gemeente Zoersel kan je ook één maal per jaar een aanvraag tot erkenning als jeugdspeerpuntactie indienen. Wordt je aanvraag goedgekeurd, dan krijg je de materialen voor dit
evenement gratis ter beschikking. Voor meer info hierover contacteer je best de jeugddienst via 03 2980 717 of jeugd@zoersel.be.
18.2 risicoanalyse van de Federale Overheidsdienst
De ambtenaar nood- en interventieplanning vult het bestand ‘Prima 24’ in. Dat is de risicoanalyse medisch dispositief. Op basis van dat document, dat verstuurd wordt naar de Federale Overheidsdienst, wordt het minimum aantal personen met medische kennis vastgelegd die aanwezig moeten zijn op de fuif.
19 BIJLAGEN
19.1 meldings- en aanvraagformulier voor het organiseren van een tentfuif, openluchtfuif of andere manifestatie in tent of openlucht.
19.1.1. lijst security
19.1.2. afspraken en gedrag 19.1.3. afvalplan
19.2 meldings- en aanvraagformulier voor het organiseren van een fuif in een lokaal 19.2.1. lijst fuiftoezichters
19.2.2. afspraken en gedrag
Vul de juiste bijlagen in en bezorg die tijdig aan het secretariaat, Handelslei 167. Opgelet, want sommige documenten moet je acht of zes weken vóór de fuif bezorgen aan de gemeente.
19.1
melding of aanvraag manifestatie in tent of openlucht
Bezorg dit formulier en de nodige bijlagen acht weken op voorhand aan het secretariaat van gemeente Zoersel, Handelslei 167, 2980 Zoersel.
contactgegevens vereniging en verantwoordelijke evenement
naam van de vereniging: ...
naam verantwoordelijke: ...
adres: ...
postcode en gemeente: ...
gsm: ...
e-mail: ...
gegevens evenement
datum van het evenement ...
naam van het evenement: ...
aard van het evenement:
tentfuif, openluchtfuif
andere manifestaties in tent of openlucht (concert, optreden,…)
locatie (adres of plein): ...
Wil je het evenement geheel of gedeeltelijk te laten doorgaan op een openbare weg of plein?
Hiervoor is een toelating nodig.
ja, het evenement gaat geheel of gedeeltelijk door op een openbare weg of plein
nee
beschrijving van de locatie waar het evenement plaatsvindt:
...
voorziene oppervlakte voor het evenement: ………..m² ( totale oppervlakte, tent, parking, ...)
Wens je gebruik te maken van een geluidsinstallatie met elektronisch versterkte muziek na 22uur?
Hiervoor is een toelating nodig.
ja
nee
gegevens DJ 1 of bandje:
gegevens DJ 2 of bandje:
naam: ...
adres: ... gsm: ...
gegevens DJ 3 of bandje:
naam: ...
adres: ... gsm: ...
startuur: ... einduur: 3 uur
Is de inkom gratis? ja neen
Is het evenement verspreid over meerdere dagen? ja neen
Wordt er gratis drank gegeven? ja neen
Wens je sterke drank te schenken tijdens het evenement?
Hiervoor is een toelating nodig. ja neen
gegevens verantwoordelijke(n) of contactpersonen tijdens het evenement
naam verantwoordelijke tijdens evenement: ...
gsm: ... handtekening
naam verantwoordelijke tijdens evenement: ...
gsm: ... handtekening
naam verantwoordelijke tijdens evenement: ...
gsm: ... handtekening
naam verantwoordelijke tijdens evenement: ...
gsm: ... handtekening
naam verantwoordelijke tijdens evenement: ...
gsm: ... handtekening
Worden er tijdelijke installaties gebruikt voor het evenement?
luchtkussens, attracties
tenten
podia
drank- en eetstanden: cateringbedrijf ...
adres ...
zijn er extra risico’s zoals:
vuurwerk confettishooters
schuimspuiten gasflessen
versiering ...
gegevens bezoekers
(nodig voor invullen van Prima 24 medisch dispositief)
Hoeveel bezoekers verwacht je? ...
Hoeveel vrijwillige helpers zijn er? ...
gegevens mobiliteit
Wordt er een parking georganiseerd? ja neen
indien ja, waar? ...
Is er signalisatie? ja neen
indien ja, waar? ...
Is er toezicht? ja neen
Is er een fietsenstalling met signalisatie? ja neen
Maken jullie gebruik van een feestbus? ja neen
gegevens afval bij tent en buitenmanifestaties
Hoeveel afvalverzamelpunten zijn er op het evenement? ...
Worden deze regelmatig leeg gemaakt? ja neen
Maak je een afvalplan op (zie bijlage 19.1.3)? ja neen
security
Huur je een private bewakingsonderneming in? ja neen
naam en adres van de onderneming:
Vul als bijlage een lijst in met alle medewerkers (naam, rijksregisternummer, geboortedatum, adres), met indien nodig ook de inzet van een postchef (zie hoofdstuk 9: fuiftoezichters en security)
(Zie bijlage 19.1.1)
Zijn er medische diensten aanwezig? ja neen
belangrijk
Als bijlage bij dit document moet een veiligheidsplan worden gevoegd. (zie ook hoofdstuk 10) Bij dit plan hoort een inplantingsplan met daarin aanduiding van alle elementen, inclusief nadar-en herasafsluitingen,
brandblusapparaten, tijdelijke mobiele opstellingen, toiletten, catering, … evacuaties en opvang slachtoffers:
Is er rondom een vrije doorgang van 4 meter? ja neen
Is er een evacuatieplan voorzien? ja neen
Is er in de omgeving een overdekte ruimte? ja neen
(Hou sleutels bij de hand.)
verantwoordelijkheid organisator
De organisator is verantwoordelijk voor het evenement, met inbegrip van alle verplichtingen zoals het afsluiten van de nodige verzekeringen, de betaling van de nodige vergoedingen zoals Sabam, en het voorzien van de nodige veiligheidsmaatregelen.
De organisator draagt de volle verantwoordelijkheid indien de door hem gekende veiligheidsrisico’s niet werden meegedeeld aan de gemeente.
De organisator verbindt zich ertoe de bestuurlijke overheid in kennis te stellen van veranderingen in bovenstaande rubrieken.
Bezorg dit formulier en de nodige bijlagen acht weken voor de activiteit aan de dienst secretariaat van de gemeente Zoersel, Handelslei 167, 2980 Zoersel.
Bijlage 19.1.1 (lijst security) werd ingevuld, ondertekend en bijgevoegd
Bijlage 19.1.2 (afspraken en gedrag tentfuif) werd ingevuld, ondertekend en bijgevoegd
Bijlage 19.1.3 (afvalplan) werd ingevuld, ondertekend en bijgevoegd
Een ontwerp van veiligheidsplan werd bijgevoegd
Andere bijlagen: ...
datum: ... voor de organisator, naam en handtekening,
19.1.1
lijst security
evenement
naam van het evenement: ... datum: ...
naam vereniging: ...
Voeg als bijlage bij het meldings- en aanvraagformulier tentfuiven, openluchtfuiven en andere manifestaties in tent of openlucht een lijst met personen die instaan voor de security:
voornaam en naam rijksregisternummer adres
De ondergetekende verklaart dat de organiserende vereniging de afgelopen twaalf maanden niet meer dan drie maal een evenement heeft georganiseerd, waarbij vrijwilligers werden ingezet.
Wanneer er meer dan twee vrijwilligers worden ingezet moet er een postchef aangeduid worden. (Zie hoofdstuk 9: security en fuiftoezichters) Duid in deze lijst duidelijk aan wie de postchef is, schrijf dit duidelijk bij zijn of haar naam.
Interne vrijwilligers mogen:
geen lid zijn van een politiedienst en er de voorbije vijf jaar geen deel van hebben uitgemaakt;
niet het beroep van privé-detective of wapenhandelaar uitvoeren;
tenminste 18 jaar oud zijn en 21 jaar ( voor de postchef);
onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese unie of ten minste 3 jaar hun wettige hoofdverblijfplaats hebben in België
datum: ... voor de organisator, naam en handtekening,
19.1.2
afspraken en gedrag bij een tent- en openluchtfuif
Evenement
naam van het evenement: ... datum: ...
naam vereniging: ...
Voeg als bijlage bij het meldings- en aanvraagformulier tentfuiven, openluchtfuiven en andere manifestaties in tent of openlucht deze ondertekende afsprakennota:
De organisator heeft kennis genomen van de inhoud van de fuifbrochure van de gemeente Zoersel ‘fuiven doe je zo!’. De organisator neemt volgende afspraken in acht:
1. Veiligheid en beperken van overlast
Tijdens de coördinatievergadering wordt het aantal professioneel in te zetten security afgesproken.
De organisator houdt zich aan deze en andere afspraken die tijdens de coördinatievergadering worden gemaakt. De veiligheid van de bezoekers en van het evenement moet steeds gewaarborgd zijn. De organisatie treft alle nodige maatregelen inzake brandveiligheid.
Indien nodig zal de organisatie alle medewerking aan politie en gemeentebestuur verlenen.
Bij vechtpartijen of andere ongeregeldheden verwittigt de organisatie de politie.
Bij te veel klachten kan en mag de politie de activiteit altijd stopzetten.
Je treft eveneens alle mogelijke voorzorgen om het evenement in harmonie met de omgeving te laten verlopen:
voor de aanvang verwittig je de buurt over het evenement
je maakt de bezoekers attent op de rust van de bewoners in de buurt en je vraagt respect voor andermans eigendom.
2. Beheer materialen
Je beheert het fuifterrein en de (geleende en gehuurde) materialen ‘als een goed huisvader’
Bij vandalisme op het terrein of aan de materialen verwittigt de organisatie de politie.
Het ontleende materiaal wordt na het evenement in oorspronkelijke staat teruggebracht.
3. Racisme
Heb altijd en overal respect voor anderen.
De organisator verzekert de toegang voor elke bezoeker zonder onderscheid te maken in ras, huidskleur, afkomst of nationaliteit.
4. Drugs en alcohol
De organisator zorgt ervoor dat alle medewerkers aan het evenement geen enkele vorm van drugs noch overmatig alcoholgebruik gebruiken vóór en tijdens de activiteit. Ook wijst de organisator de bezoekers op deze regel. Fuiftoezichters drinken helemaal geen alcohol.
datum: ... voor de organisator, naam en handtekening,
19.1.3
afvalplan
Evenement
naam van het evenement: ... datum: ...
naam vereniging: ...
Voeg als bijlage bij het meldings- en aanvraagformulier tentfuiven, openluchtfuiven en andere manifestaties in tent of openlucht dit afvalplan:
Afvalsoorten
De organisator verwacht volgende afvalfracties voor, tijdens en na het evenement:
restafval
papier en karton
glas
plasticafval
PMD
andere: ...
Inzamelrecipiënten
De organisator voorziet volgende inzamelrecipiënten met het oog op selectieve afvalinzameling
container voor papier en karton aantal: ...
container voor glas aantal ...
container voor PMD aantal ...
andere: ... aantal ...
(bovenstaande containers moet je zelf voorzien)
container voor restafval van 1100 liter aantal ...
container voor restafval van 770 liter aantal ...
(bovenstaande containers kan je lenen bij de gemeente)
Maatregelen
Met het oog op voorkomen en beheren van afval neemt de organisator de volgende maatregelen: (aanduiden en aanvullen wat past)
Voor de bekendmaking van het evenement maakt de organisator geen gebruik van flyers, folders, strooibriefjes en/of andere ongeadresseerde papieren reclame.
De organisator koopt voedingswaren bestemd voor onmiddellijke consumptie op het evenement, aan in groot- of bulkverpakking.
De organisator maakt op het evenement geen gebruik van individueel voorverpakte voedingswaren en toebehoren (broodjes, sandwiches, sauzen, melk, suiker, koekjes, …). De organisator let ook op drankverpakkingen en geeft de voorkeur aan glazen flessen of vaten.
De organisator serveert geen dranken in plastieken bekers (frisdrank, warme dranken, bier, andere
De organisator vermeldt op de afvalbakken duidelijk welke soort afval erin thuishoort.
De organisator voorziet een duidelijke bewegwijzering om bezoekers van het evenement de locatie van afvalvoorzieningen te tonen.
Op het evenement is er een milieu- of afvalteam dat - de bezoekers richtlijnen geeft over het afvalbeheer
- instaat voor het beheer van de afvalvoorzieningen (afvaleilanden, recipiënten, …) - toeziet op de naleving van dit afvalplan
Aantal personen in het milieu- of afvalteam: ………..
Uit de wet
Alle standhouders op een evenement moeten hun toegewezen standplaats reinigen en hun afvalstoffen meenemen of laten ophalen via de organisator of gemeente.
Voor afvalstoffen afkomstig van catering, moet de standhouder zorgen voor minstens één groot zelfsluitend recipiënt voor restafval op een voor het publiek gemakkelijk bereikbare plaats, en hij moet deze tijdig ledigen.
De organisator van het evenement moet zo snel mogelijk en ten laatste één dag na het evenement de site volledig opruimen. In sommige gevallen kan de organisator beroep doen op de gemeentelijke ophaaldienst.
Dit dient voldoende gemotiveerd, en de organisator moet voldoen aan de voorwaarden en tarieven. Dit kan worden besproken tijdens de coördinatievergadering.
Als het terrein van het evenement en de omliggende straten niet werden opgeruimd, kan de gemeente de opruiming laten uitvoeren. De opruimkosten, vermeerderd met administratieve kosten, worden dan aangerekend aan de organisator.
Verantwoordelijke
Volgende persoon is eindverantwoordelijke voor het afvalbeheer
naam adres gsm-nummer
Medewerkers
Volgende medewerkers zijn mee verantwoordelijk voor de afvalinzameling:
naam taken
Ondergetekende verklaart hiermee dat de door hem verstrekte inlichtingen juist en volledig zijn en dat hij (zij) zich zal houden aan alle verplichtingen die hem (haar) door de gemeente zijn opgelegd.
datum: ... voor de organisator, naam en handtekening,
19.2
meldings- en aanvraagformulier zaalfuif
Bezorg dit formulier en de nodige bijlagen zes weken op voorhand aan het secretariaat van gemeente Zoersel, Handelslei 167, 2980 Zoersel.
contactgegevens vereniging en verantwoordelijke evenement
naam van de vereniging: ...
naam verantwoordelijke: ...
adres: ...
postcode en gemeente: ...
gsm: ...
e-mail: ...
gegevens evenement
datum van het evenement: ...
naam van het evenement: ...
naam en adres van de zaal: ...
maximale toegestane capaciteit: ...
(eventueel op te vragen via de brandweer. Voor gemeentelijke gebouwen op te vragen bij de gemeente)
gegevens DJ 1 of bandje:
naam: ...
adres: ... gsm: ...
gegevens DJ 2 of bandje:
naam: ...
adres: ... gsm: ...
gegevens DJ 3 of bandje:
naam: ...
adres: ... gsm: ...
startuur: ... einduur: 3 uur
Wens je sterke drank te schenken tijdens het evenement?
Hiervoor is een toelating nodig. ja neen
gegevens verantwoordelijke(n) of contactpersonen tijdens het evenement
naam verantwoordelijke tijdens evenement: ...
gsm: ... handtekening
naam verantwoordelijke tijdens evenement: ...
gsm: ... handtekening
naam verantwoordelijke tijdens evenement: ...
gsm: ... handtekening
naam verantwoordelijke tijdens evenement: ...
gsm: ... handtekening
verantwoordelijkheid organisator
De organisator is verantwoordelijk voor het evenement, met inbegrip van alle verplichtingen zoals het afsluiten van de nodige verzekeringen, de betaling van de nodige vergoedingen zoals Sabam, en het voorzien van de nodige veiligheidsmaatregelen.
De organisator draagt de volle verantwoordelijkheid indien de door hem gekende veiligheidsrisico’s niet werden meegedeeld aan de gemeente.
De organisator verbindt zich ertoe de bestuurlijke overheid in kennis te stellen van veranderingen in bovenstaande rubrieken.
Bezorg dit formulier en de nodige bijlagen zes weken voor de activiteit aan de dienst secretariaat van de gemeente Zoersel, Handelslei 167, 2980 Zoersel. De gemeentediensten behandelen uw aanvraag en bezorgen u de beslissing van de burgemeester en het college. De gemeente brengt ook de politie op de hoogte van uw evenement.
Bijlage 19.2.1 (lijst security) werd ingevuld, ondertekend en bijgevoegd
Bijlage 19.2.2 (afspraken en gedrag tentfuif) werd ingevuld, ondertekend en bijgevoegd
Andere bijlagen: ...
datum: ... voor de organisator, naam en handtekening,
19.2.1
lijst vrijwillige fuiftoezichters
Evenement
naam van het evenement: ... datum: ...
naam vereniging: ...
Voeg als bijlage bij het meldings- en aanvraagformulier zaalfuiven een lijst met de fuiftoezichters:
voornaam en naam rijksregisternummer adres
De ondergetekende verklaart dat de organiserende vereniging de afgelopen twaalf maanden niet meer dan drie maal een evenement heeft georganiseerd, waarbij vrijwilligers werden ingezet.
Wanneer er meer dan twee vrijwilligers worden ingezet moet er een postchef aangeduid worden. (Zie hoofdstuk 9: security en fuiftoezichters) Duid in deze lijst duidelijk aan wie de postchef is, schrijf dit duidelijk bij zijn of haar naam.
Interne vrijwilligers mogen:
geen lid zijn van een politiedienst en er de voorbije vijf jaar geen deel van hebben uitgemaakt;
niet het beroep van privé-detective of wapenhandelaar uitvoeren;
tenminste 18 jaar oud zijn en 21 jaar ( voor de postchef);
onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese unie of ten minste 3 jaar hun wettige hoofdverblijfplaats hebben in België
19.2.2
afspraken en gedrag bij een zaalfuif
Evenement
naam van het evenement: ... datum: ...
naam vereniging: ...
Voeg als bijlage bij het meldings- en aanvraagformulier tentfuiven, openluchtfuiven en andere manifestaties in tent of openlucht deze ondertekende afsprakennota:
De organisator heeft kennis genomen van de inhoud van de fuifbrochure van de gemeente Zoersel ‘fuiven doe je zo!’. De organisator neemt volgende afspraken in acht:
Veiligheid en beperken van overlast
Als verantwoordelijke zorg je ervoor dat er telkens minimum vier mensen buiten staan om een oogje in het zeil te houden. Aan de inkom hang je een planning met welke mensen wanneer buiten staan. Uit dat schema moet blijken dat er gedurende heel de avond fuiftoezichters hebben buiten gestaan.
De veiligheid van de bezoekers en van het evenement moet steeds gewaarborgd zijn. De organisatie treft alle nodige maatregelen inzake brandveiligheid.
Indien nodig zal de organisatie alle medewerking aan politie en gemeentebestuur verlenen.
Bij vechtpartijen of andere ongeregeldheden verwittigt de organisatie de politie.
Bij te veel klachten kan en mag de politie de activiteit altijd stopzetten.
Je treft eveneens alle mogelijke voorzorgen om het evenement in harmonie met de omgeving te laten verlopen:
voor de aanvang verwittig je de buurt over het evenement
je maakt de bezoekers attent op de rust van de bewoners in de buurt en je vraagt respect voor andermans eigendom.
Beheer lokaal en materialen
Je beheert het lokaal, het fuifterrein en de (geleende en gehuurde) materialen ‘als een goed huisvader’ Bij vandalisme op het terrein, aan het lokaal of aan de materialen verwittigt de organisatie de politie. Het ontleende materiaal wordt na het evenement in oorspronkelijke staat teruggebracht.
Racisme
Heb altijd en overal respect voor anderen.
De organisator verzekert de toegang voor elke bezoeker zonder onderscheid te maken in ras, huidskleur, afkomst of nationaliteit.
Drugs en alcohol
De organisator zorgt ervoor dat alle medewerkers aan het evenement geen enkele vorm van drugs noch overmatig alcoholgebruik gebruiken vóór en tijdens de activiteit. Ook wijst de organisator de bezoekers op deze regel. Fuiftoezichters drinken helemaal geen alcohol.
datum: ... voor de organisator, naam en handtekening,
19.3
checklist
Fuiven vraagt heel wat planning vooraf, zoals je al in de brochure kon lezen.
We zetten hier kort op een rijtje waar je zeker aan moet denken.
wat? wie? check!
12 tot 5 maanden vooraf:
fuifbrochure lezen en verder informeren bij de gemeente begroting opstellen met verwachte uitgaven en inkomsten zaal of locatie vastleggen
bij tentfuif: denk aan elektriciteitstoevoer, water en verwarming!
materiaal reserveren bij gemeente en privéfirma’s:
Tent en dansvloer Podium
Herashekwerk, nadars,…
Voldoende toiletten
Voldoende containers en afvalrecipiënten Stroomgenerator, frigo’s, tap,…
Geluids- en lichtinstallatie Aankondigingsborden DJ of bandje boeken Grote sponsors zoeken 5 tot 3 maanden vooraf:
Kleine sponsors zoeken
Promotieplan opstellen, promomateriaal ontwerpen, drukker zoeken Véél medewerkers zoeken, takenoverzicht maken.
Verzekeringen afsluiten
Start opmaak veiligheidsplan en afvalplan
Minstens (!) 12 weken vooraf bij tentfuif, minstens (!) 6 weken vooraf bij zaalfuif Meldings- en aanvraagformulier binnenbrengen bij gemeente !!
Ontwerp veiligheidsplan verder uitwerken 3 tot 1 maand(en) vooraf
Coördinatievergadering gemeente
kwetsbare infrastructuur in de omgeving of op de evenementensite onderzoeken en melden aan het gemeentebestuur (bijvoorbeeld een fontein, bouwwerf, …
Securityfirma vastleggen, gegevens doorgeven aan gemeente Fuiftoezichters aanduiden, gegevens doorgeven aan gemeente Politiediensten contacteren
Het Rode Kruis contacteren
Toestemming vragen voor wegwijzers
Buren inlichten, bewonersbrief opstellen en verspreiden Publiciteit maken volgens het promotieplan: affiches, website,…
Billijke vergoeding en Sabam aanvragen Drank en eten bestellen
Stempels en bonnetjes voorzien
wat? wie? check!
Opbouw van de fuif
Opbouw terrein: voldoende evacuatiewegen voorzien Veilige bereikbaarheid garanderen, ook bij vorst en regen Voldoende verlichting en signalisatie voorzien
Voldoende parking en fietsenstalling voorzien Aarding generator en noodgenerator controleren Materiaal opstellen en controleren
Veiligheidsvoorschriften toestellen (springkasteel, draaimolen, …) naleven en het publiek informeren
hydranten vrijhouden
Brandweer contacteren voor controle
Muziekinstallatie en belichting (sound)checken
Maatregelen nemen tegen geluidsoverlast: geluidsbegrenzers Vestiaire voorzien met medewerkers
Drank inventariseren vooraf
Kassa’s klaarmaken (veiligheid, verlichting, wisselgeld, bonnetjes…) Net voor de fuif
Overzichtelijke takenlijsten uithangen
Medewerkers briefen: geen alcohol gebruiken tijdens de activiteit Veiligheidsplan briefen aan de medewerkers
Afvalplan briefen aan de medewerkers
Afspreken wie geld ophaalt en waar het geld deponeren?
Na de fuif
Producten voorzien voor opkuis
Zaal, tent en onmiddellijke omgeving opruimen Wegwijzers, affiches en borden weghalen Materiaal controleren en terugbrengen Drank inventariseren nadien
Medewerkers bedanken Facturen betalen
Financieel verslag maken
Evalueren, feedback vragen aan medewerkers, gemeente,…
20 DRIE, TWEE, ÉÉN: START DE FUIF!
Als je deze gids naleeft, zet je een stap in de goede richting om zorgeloos te kunnen fuiven!
We wensen je alvast veel plezier!
Voor extra vragen, tips of suggesties, kan je steeds terecht bij het secretariaat van de gemeente Zoersel, op het nummer 03 2980 7 32.
