Commissie Zorgvuldig Bestuur
CZB/KL/KBO/2021/437b
BETREFT: gebrek aan transparantie bij het aanrekenen van schoolkosten.
1. PROCEDURE 1.1. Verzoeksters:
1. (W), ouder, verder vermeld als “eerste verzoekster”;
2. (X), ouder, verder vermeld als “tweede verzoekster”.
1.2. Verweerder:
Schoolbestuur: (Y).
School: (Z).
1.3. CZB
1.3.1. Antecedenten
Voor de antecedenten in het dossier en de desbetreffende regelgeving wordt verwezen naar de beslissing nr. CZB/KL/KBO/2019/437.
De klacht in dit dossier is gericht tegen een gebrek aan transparantie bij het aanrekenen van schoolkosten, in het bijzonder tegen het feit dat de facturen uitgaande van de school telkens enkel een globaal bedrag bevatten, zonder enig verder detail.
In haar beslissing nr. CZB/KL/KBO/2019/437 van 9 december 2019 was de Commissie van oordeel dat de school had nagelaten om de tweede verzoekster met betrekking tot de tijdens het schooljaar 2018-2019 aangerekende bijdragen, op het einde van het schooljaar middels een transparante en correcte eindafrekening de gedetailleerde verantwoording te bieden waar zij recht op had. In die mate werd de klacht gegrond bevonden.
De Commissie riep de school op werk te maken van een transparant kostenbeleid waarbij een ouder zowel via de bijdrageregeling als via de facturatie een nauwkeurig zicht krijgt op de effectieve kosten die concreet voor zijn kind worden doorgerekend en nodigde haar uit om zo snel mogelijk een gedetailleerde eindfactuur voor het schooljaar 2018-2019 op te maken.
Van het schoolbestuur werd gevraagd binnen de drie maanden na de ontvangst van de beslissing van de Commissie mee te delen hoe het in haar kostenbeleid passend rekening zal houden met deze beslissing.
1.3.2. Reactie van de verwerende partij na de beslissing van 9 december 2019
1.3.2.1. Met een e-mail van 30 juni 2020 deelt de verwerende partij mee in uitvoering van de beslissing van de Commissie een e-mail te hebben verstuurd naar de tweede verzoekster met betrekking tot de tijdens het schooljaar 2018-2019 aangerekende bijdragen, met het oog op een afrekening op basis van het aantal dagen dat de kinderen van tweede verzoekster effectief aanwezig waren. Verder laat verwerende partij weten alle ouders bij het begin van het
schooljaar 2019-2020 een brief te hebben bezorgd met een overzicht van de schooluitstappen (met vermelding periode, soort uitstap en kostprijs) en de kosten voor het middagtoezicht, zodat men zicht heeft op de omvang van de bijdrage voor het volledige schooljaar.
Verwerende partij stelt dat in deze brief, die aan de Commissie wordt voorgelegd, eveneens is vermeld dat het aantal afwezige dagen zal worden verrekend met de factuur van het komende schooljaar en wijst erop dat de ouders de mogelijkheid hebben gekregen om het totaalbedrag in schijven te betalen.
Het antwoord van de school wordt door het secretariaat van de Commissie aan de verzoekende partij bezorgd met een e-mail van 10 juli 2020.
1.3.2.2. De Commissie Zorgvuldig Bestuur heeft in haar zitting van 21 september 2020 kennis genomen van het antwoord van verwerende partij van 30 juni 2020. De Commissie nam omtrent dit antwoord het volgende standpunt in, zoals aan verwerende partij meegedeeld met een aangetekend schrijven van 12 oktober 2020:
“De Commissie merkt op dat nog steeds niet wordt aangetoond dat de betrokken ouder voor het schooljaar 2018-2019 een gedetailleerde eindafrekening heeft ontvangen die haar
duidelijkheid biedt over de effectieve kost van activiteiten en diensten waaraan de in de loop van het schooljaar opgevraagde bijdragen besteed werden.
Daarnaast legt u een aan de ouders bezorgd overzicht voor van kosten die men mag verwachten gedurende het schooljaar 2019-2020. Daarmee blijkt evenwel nog niet welke concrete stappen u heeft genomen om voortaan te garanderen dat ouders middels een
transparante facturatie een nauwkeurig zicht krijgen op de effectieve kosten die concreet voor hun kind worden doorgerekend, rekening houdend met de overwegingen van de Commissie in haar beslissing van 9 december 2019. Uit de stukken die u voorlegt blijkt geenszins een plan van aanpak op dat vlak.”
In het aangetekend schrijven van 12 oktober 2020 werd de verwerende partij gevraagd om uiterlijk tegen 31 oktober 2020 omtrent de door de Commissie aangehaalde punten meer duidelijkheid te verschaffen.
1.3.2.3. Met een e-mail van 30 oktober 2020 deelt verwerende partij de Commissie mee dat tevergeefs werd gepoogd de tweede verzoekster te bereiken via e-mail en telefoon met het oog op een verificatie van de eindafrekening en worden de Commissie een aantal infobrieven voorgelegd die begin oktober 2020 aan de ouders zouden zijn bezorgd en waarin is vermeld hoe de school zal overgaan tot een eindafrekening.
Het antwoord van de school wordt door het secretariaat van de Commissie aan de verzoekers bezorgd met een e-mail van 4 december 2020.
1.3.2.4. Na tijdens haar zitting van 14 december 2020 kennis te hebben genomen van het antwoord van 30 oktober 2020 en verwerende partij daaromtrent te hebben gehoord, nam de Commissie het volgende standpunt in, zoals aan verwerende partij meegedeeld met een aangetekend schrijven van 8 januari 2021:
“De Commissie meent dat uit uw antwoord niet blijkt dat reeds werd tegemoet gekomen aan haar beslissing.
Vooreerst wordt de Commissie nog steeds geen gedetailleerde eindafrekening voor het
schooljaar 2018-2019 voorgelegd waaruit duidelijk de effectieve kost blijkt van de activiteiten en diensten die het kind van de verzoekende partij heeft ontvangen. Dat u geen reactie zou hebben ontvangen van de betrokken ouder op uw vraag tot het verifiëren van een aantal gegevens met het oog op de opmaak van de eindafrekening kan naar het oordeel van de Commissie niet nuttig worden ingeroepen, nu uit de beslissing van de Commissie bleek dat op de school hoe dan ook de plicht rust om middels een gedetailleerde eindfactuur de ouders spontaan zicht te geven op de kosten die door de school werden gemaakt voor hun kind en die werden gedekt met de aangerekende voorschotten. De opmaak van die eindafrekening kan dan ook in geen geval afhankelijk worden gesteld van een reactie van de betrokken ouder.
Daarnaast legt u brieven van 1 oktober 2020 voor waarmee de ouders per leerjaar een overzicht wordt gegeven van de te verwachten kosten voor het schooljaar 2020-2021 en een factuur in het vooruitzicht wordt gesteld met betrekking tot de totaalkost voor het gehele schooljaar. Daarbij wordt aangegeven dat ‘de afwezige dagen van de afgelopen 2 schooljaren samen met de uitstappen die vorig schooljaar niet zijn kunnen doorgaan’ zullen ‘gecrediteerd worden voor de ouders die het totaal bedrag hebben betaald’. In dit verband wijst de
Commissie er evenwel op dat zij reeds bij herhaling heeft gesteld dat een eindafrekening en eventuele terugbetaling van teveel betaalde voorschotten dient plaats te vinden uiterlijk op het einde van het desbetreffende schooljaar. De voorgestelde werkwijze waarbij eerst ten vroegste in de loop van oktober van het lopende schooljaar een afrekening gebeurt voor de 2
voorgaande schooljaren, komt hieraan evident niet tegemoet. Bovendien moet erop worden gewezen dat overeenkomstig art. 27ter, §2, lid 2 van het Decreet Basisonderwijs van 25 februari 1997 de bijdragen aan de ouders niet in één keer kunnen gevraagd worden, maar enkel gespreid over minstens drie keer gedurende het schooljaar.”
In het aangetekend schrijven van 8 januari 2021 werd de verwerende partij gevraagd om tegen uiterlijk vrijdag 5 februari 2021 de volgende stappen te zetten en de Commissie daarover te informeren:
“- De verzoekende partij in dit dossier met betrekking tot het schooljaar 2018-2019 een gedetailleerde en volledige eindafrekening bezorgen en zo nodig overgaan tot terugbetaling van teveel betaalde voorschotten.
- De nodige initiatieven nemen om te garanderen dat voortaan op het einde van ieder
schooljaar de ouders een gedetailleerde eindafrekening met een gebeurlijke terugbetaling van teveel betaalde voorschotten ontvangen, en daarover met de ouders communiceren.”
1.3.2.5. Met een e-mail van 5 februari 2021 legt de verwerende partij de Commissie een aan de tweede verzoekster bezorgde afrekening van 2 februari 2021 voor, samen met 2
terugbetalingsbewijzen, en daarnaast een voorbeeldbrief van 1 oktober 2020 die als bijlage zou zijn toegevoegd aan het schoolreglement (behorend bij puntje 10 Bijdrageregeling).
Het antwoord van de school wordt door het secretariaat van de Commissie aan de verzoekende partij bezorgd met een e-mail van 15 februari 2021.
1.3.2.6. Tijdens haar zitting van 15 maart 2021 heeft de Commissie de verwerende partij gehoord omtrent het antwoord van 5 februari 2021. Tijdens deze zitting heeft de verwerende partij aangekondigd nog een aantal bijkomende documenten te zullen overmaken.
1.3.2.7. Met e-mails van 15 maart 2021 en 19 maart 2021 heeft de verwerende partij een aan de ouders gerichte brief van 12 maart 2021 met betrekking tot de eindafrekening voor het schooljaar 2020-2021 en uittreksels van de verslagen van de raad van bestuur van 1 maart 2021 en de vergadering van het directieteam van 11 maart 2021 met richtlijnen voor de directie aangaande de eindafrekening, overgemaakt aan het secretariaat van de Commissie.
2. ZITTING COMMISSIE
2.1. Datum en uur: 21 september 2020, 14 december 2020 (hoorzitting), 15 maart 2021 (hoorzitting) en 22 maart 2021 (beraadslaging).
2.2. Kamer
Kamer bevoegd voor het basisonderwijs.
2.3. Commissieleden
De Commissie is in overeenstemming met artikel VII.2 Codificatie sommige bepalingen voor het onderwijs en de ministeriële besluiten van 14 juli 2015 en 21 mei 2019 betreffende de samenstelling van de Commissie Zorgvuldig Bestuur als volgt geldig samengesteld:
De heer Bengt Verbeeck, voorzitter.
Ivo Van Genechten, Rita Lambregts, Luc Faes en Paul De Cock, leden.
2.4. Aanwezige betrokkenen, getuigen, deskundigen, raadslieden - Voor verwerende partij:
- (y), voorzitter schoolbestuur;
- (Z), directeur.
2.5 Stemming
De Commissie heeft na beraadslaging eenparig de volgende conclusies opgesteld inzake bevoegdheid en beslissing.
3. BESLISSING VAN DE COMMISSIE 3.1. Regelgeving
* Codificatie sommige bepalingen voor het onderwijs van 28 oktober 2016.
Artikel VII.5
De Commissie beslist over de gegrondheid van klachten van belanghebbenden inzake : 1° de internationaalrechtelijke en grondwettelijke beginselen inzake de kosteloosheid van het onderwijs, de beginselen vermeld in artikel 27 van het decreet Basisonderwijs van 25 februari 1997, … en de bijdrageregeling bedoeld in artikel 27bis en 27ter, § 1, van het decreet
Basisonderwijs van 25 februari 1997;
2° … 3° ….
Wanneer zij oordeelt dat een klacht gegrond is, kan zij beslissen om :
1° een gedeeltelijke terugbetaling van het werkingsbudget van de betrokken school of centrum, het betrokken centrum voor leerlingenbegeleiding of de betrokken school voor deeltijds kunstonderwijs op te leggen. De terugvordering of inhouding kan echter niet meer
bedragen dan 10 procent van dat werkingsbudget en kan er niet toe leiden dat het aandeel in het werkingsbudget dat bestemd is voor personeelsaangelegenheden in absolute cijfers kleiner wordt dan wanneer de maatregel niet zou getroffen zijn;
2° …
Deze sanctie wordt slechts uitvoerbaar de dag nadat de termijn om beroep in te stellen bij de Vlaamse regering verstreken is.
Voorafgaandelijk aan het opleggen van een sanctie nodigt de Commissie het betrokken schoolbestuur of het betrokken bestuur uit om de bestreden rechtshandeling in te trekken of te herzien of in een passende genoegdoening te voorzien.
* 25 februari 1997 - Decreet basisonderwijs Artikel 27
In de door de gemeenschap gefinancierde of gesubsidieerde basis-, kleuter- of
lagere scholen kan geen direct of indirect inschrijvingsgeld worden gevraagd. Evenmin kunnen er bijdragen worden gevraagd voor kosten die gemaakt worden om een eindterm te realiseren of een ontwikkelingsdoel na te streven.
De lijst met materialen die bij gebruik kosteloos ter beschikking dienen gesteld te worden om de eindtermen te realiseren of de ontwikkelingsdoelen na te streven, vormt een bijlage 1 bij dit decreet.
Artikel 27bis
§ 1. Het schoolbestuur kan aan de ouders een bijdrage vragen voor :
1° activiteiten die niet noodzakelijk zijn voor het realiseren van de eindtermen of het nastreven van de ontwikkelingsdoelen;
2° verplichte materialen die niet begrepen zitten onder artikel 27 en waarvan de ouders het te besteden bedrag niet zelf kunnen bepalen;
3° meerdaagse extra-muros activiteiten.
§ 2. Voor de berekening van het maximumbedrag van de bijdrage, vermeld in § 1, 1° en 2°, wordt vanaf 1 september 2015 uitgegaan van de volgende basisbedragen per schooljaar:
- voor het kleuteronderwijs: 40 euro;
- voor het lager onderwijs: 80 euro.
Deze basisbedragen zijn per schooljaar aanpasbaar op basis van de gezondheidsindex van de maand maart van hetzelfde kalenderjaar waarin het schooljaar in kwestie begint volgens de volgende formule:
Nx = basisbedrag (Cx/100,60);
waarbij:
Nx gelijk is aan het geïndexeerde bedrag voor schooljaar x-y;
Cx de gezondheidsindex is van de maand maart van hetzelfde kalenderjaar (x) waarin het schooljaar begint;
100,6 de gezondheidsindex is van de maand januari 2014.
Hierbij wordt Nx afgerond naar het hoger gelegen geheel getal dat een veelvoud is van vijf.
§ 3. In afwijking van § 1, 2°, kan het schoolbestuur beslissen om de bijdrage die aan de ouders gevraagd wordt voor verplichte kledij die omwille van een sociale finaliteit
aangeboden wordt, niet op te nemen in de maximumfactuur. Deze afwijking is enkel mogelijk mits schriftelijk advies van de schoolraad.
§ 4. Voor de berekening van het maximumbedrag van de bijdrage in § 1, 3°, wordt vanaf 1 januari 2012 uitgegaan van het volgende basisbedrag voor het lager onderwijs : 360 euro.
Dit bedrag is per schooljaar aanpasbaar op basis van de gezondheidsindex van de maand maart van hetzelfde kalenderjaar waarin het schooljaar in kwestie begint volgens de volgende formule :
Nx = 360(Cx/107,85);
waarbij :
Nx gelijk is aan het geïndexeerde bedrag voor schooljaar x-y;
Cx de gezondheidsindex is van de maand maart van hetzelfde kalenderjaar (x) waarin het schooljaar begint;
107,85 de gezondheidsindex is van de maand januari 2008.
Hierbij wordt Nx afgerond naar het hoger gelegen geheel getal dat een veelvoud is van vijf.
Voor het kleuteronderwijs mag er geen bijdrage gevraagd worden voor meerdaagse extra- murosactiviteiten.
Artikel 27ter
§ 1. De kosten die niet vervat zitten in artikel 27bis, § 1, zijn niet onderworpen aan de
maximumfactuur. Deze kosten worden kenbaar gemaakt in de bijdrageregeling. De gevraagde kostprijs moet steeds in verhouding zijn tot de geleverde prestatie.
§ 2. Na overleg binnen de schoolraad legt het schoolbestuur de lijst vast van bijdragen die aan de ouders kunnen worden gevraagd, zoals bepaald in artikel 27bis en § 1 van dit artikel evenals de afwijkingen die op deze bijdrageregeling worden toegekend.
Deze bijdragen kunnen niet in één keer aan de ouders gevraagd worden, maar enkel gespreid over minstens drie keer gedurende het schooljaar.
§ 3. Vragen in verband met de toepassing van de beginselen vermeld in de artikelen 27, 27bis en 27ter en klachten in verband met inbreuken op deze beginselen kunnen door iedere
belanghebbende ingediend worden bij de Commissie Zorgvuldig Bestuur.
Artikel 37
§ 1. Een schoolbestuur moet, met uitzondering van de ziekenhuisscholen, voor elk van zijn scholen met toepassing van de regelgeving inzake medezeggenschap een schoolreglement opstellen dat de betrekkingen tussen het schoolbestuur en de ouders en leerlingen regelt.
§ 2. Voor het kleuteronderwijs bevat het schoolreglement ten minste de volgende elementen:
… 2° de bijdrageregeling bedoeld in artikel 27ter, § 2.
… § 3. Voor het lager onderwijs bevat het schoolreglement ten minste de volgende elementen:
… 7° de bijdrageregeling bedoeld in artikel 27ter, § 2;
… §4. …
§ 5. Voor materies waarbij ouders een individuele keuze kunnen maken, die door een regelgeving gegarandeerd wordt, kan die individuele keuze niet via het schoolreglement geregeld worden.
Artikel 37bis
§ 1. …
§ 2. Voorafgaand aan een inschrijving biedt het schoolbestuur schriftelijk of via elektronische drager het pedagogisch project als vermeld in artikel 28, § 1, 2°, en 47, § 1, 1°, en het
schoolreglement, vermeld in artikel 37, aan de ouders en de leerling aan en geeft hierbij, indien de ouders dit wensen, toelichting. Indien het schoolbestuur het pedagogisch project of het schoolreglement via elektronische drager ter beschikking stelt, vraagt het de ouders of ze een papieren versie wensen te ontvangen.
De inschrijving wordt genomen na ondertekening voor akkoord van de ouders van dit pedagogisch project en dit schoolreglement.
Bij elke wijziging van het pedagogisch project of het schoolreglement informeert het schoolbestuur de ouders schriftelijk of via elektronische drager over die wijziging en geeft
hierbij, indien ouders dit wensen, toelichting. Ouders geven opnieuw schriftelijk akkoord.
Ouders die erom verzoeken, ontvangen steeds een papieren versie van het pedagogisch project of het schoolreglement. Indien de ouders zich met de wijziging niet akkoord verklaren, dan wordt aan de inschrijving van het kind een einde gesteld op 31 augustus van het lopende schooljaar.
Een wijziging van het pedagogisch project of schoolreglement kan ten vroegste uitwerking hebben in het daaropvolgende schooljaar tenzij die wijziging het rechtstreekse gevolg is van nieuwe regelgeving.
§3. …
* Omzendbrief BaO 2002/3 van 21 februari 2002 betreffende zorgvuldig bestuur in het basisonderwijs.
* Omzendbrief BaO/2007/05 van 22 juni 2007 betreffende kostenbeheersing in het basisonderwijs.
3.2. Beslissing
3.2.1. Uitvoering van de beslissing CZB/KL/KBO/2019/437
3.2.1.1. De Commissie stelt vast dat de school een brief van 2 februari 2021 voorlegt waarmee de tweede verzoekster een afrekening werd bezorgd voor wat betreft het schooljaar 2018- 2019. Hieruit blijkt dat de tweede verzoekster ingevolge een geannuleerde uitstap en een aantal dagen waarop haar kinderen niet aanwezig waren tijdens de middagopvang, recht heeft op een terugbetaling van 10,5 euro. De school legt eveneens het bewijs voor dat de
desbetreffende terugbetaling heeft plaatsgevonden. Nu de ontvangst van de afrekening en de terugbetaling niet worden tegengesproken door de tweede verzoekster, is de Commissie van oordeel dat door de school werd tegemoet gekomen – zij het dan na daartoe meerdere keren te zijn aangemaand zoals blijkt uit het overzicht zoals vermeld onder punt 1.3.2. van deze
beslissing – aan de vraag om in uitvoering van beslissing CZB/KL/KBO/2019/437 over te gaan tot het bezorgen aan verzoekende partij van een gedetailleerde en volledige
eindafrekening voor het schooljaar 2018-2019 en een terugbetaling van teveel betaalde voorschotten.
3.2.1.2.1. Daarnaast vroeg de Commissie de school om in uitvoering van de beslissing meer algemeen werk te maken van een transparant kostenbeleid waarbij voortaan zou worden gegarandeerd dat ouders middels een transparante facturatie met een gedetailleerde
eindafrekening op het einde van het schooljaar, een nauwkeurig zicht zouden krijgen op de effectieve kosten die concreet voor hun kind worden doorgerekend.
Nadat in dit verband door de school in eerste instantie een overzicht werd bezorgd van de kosten die ouders mochten verwachten gedurende het schooljaar 2019-2020, waaromtrent de Commissie tijdens haar zitting van 21 september 2020 had gesteld en zoals aan verwerende partij meegedeeld met het aangetekend schrijven van 12 oktober 2020, dat hieruit geenszins een plan van aanpak bleek inzake een transparante facturatie, heeft de school vervolgens een aantal infobrieven van 1 oktober 2020 voorgelegd, waarmee de ouders per leerjaar een overzicht wordt gegeven van de te verwachten kosten voor het schooljaar 2020-2021 en een factuur in het vooruitzicht wordt gesteld met betrekking tot de totaalkost voor het gehele schooljaar.
Omtrent deze brieven heeft de Commissie in haar zitting van 14 december 2020 volgend standpunt ingenomen, zoals aan de school meegedeeld met een aangetekend schrijven van 8 januari 2021:
“Daarnaast legt u brieven van 1 oktober 2020 voor waarmee de ouders per leerjaar een overzicht wordt gegeven van de te verwachten kosten voor het schooljaar 2020-2021 en een factuur in het vooruitzicht wordt gesteld met betrekking tot de totaalkost voor het gehele schooljaar. Daarbij wordt aangegeven dat ‘de afwezige dagen van de afgelopen 2
schooljaren samen met de uitstappen die vorig schooljaar niet zijn kunnen doorgaan’ zullen
‘gecrediteerd worden voor de ouders die het totaal bedrag hebben betaald’. In dit verband wijst de Commissie er evenwel op dat zij reeds bij herhaling heeft gesteld dat een
eindafrekening en eventuele terugbetaling van teveel betaalde voorschotten dient plaats te vinden uiterlijk op het einde van het desbetreffende schooljaar. De voorgestelde werkwijze waarbij eerst ten vroegste in de loop van oktober van het lopende schooljaar een afrekening gebeurt voor de 2 voorgaande schooljaren, komt hieraan evident niet tegemoet. Bovendien moet erop worden gewezen dat overeenkomstig art. 27ter, §2, lid 2 van het Decreet
Basisonderwijs van 25 februari 1997 de bijdragen aan de ouders niet in één keer kunnen gevraagd worden, maar enkel gespreid over minstens drie keer gedurende het schooljaar.”
In het aangetekend schrijven van 8 januari 2021 werd de verwerende partij door de Commissie gevraagd om tegen uiterlijk vrijdag 5 februari 2021 de nodige initiatieven te nemen om te garanderen dat voortaan op het einde van ieder schooljaar de ouders een gedetailleerde eindafrekening met een gebeurlijke terugbetaling van teveel betaalde voorschotten ontvangen en daarover met de ouders te communiceren.
1.3.2.5. Nadat de verwerende partij zich in haar schriftelijk antwoord van 5 februari 2021 had beperkt tot het opnieuw voorleggen van de infobrief van 1 oktober 2020, heeft zij het
bovenvermelde standpunt van de Commissie van 14 december 2020 dan wel mondeling beantwoord tijdens de zitting van 15 maart 2021. Daarbij heeft zij toegelicht dat voor wat betreft de schooljaren 2018-2019 en 2019-2020 de afrekening niet zal gebeuren via een verrekening met de factuur voor het schooljaar 2020-2021, maar dat men heden bezig is met de opmaak van aparte creditnota’s en de nodige terugbetalingen. Voor wat betreft het lopende schooljaar 2020-2021 stelde de verwerende partij een brief aan de ouders te hebben
overgemaakt waarin is vermeld dat de bijdrage in 3 keer kan betaald worden en dat een eindafrekening zal volgen eind juni 2021. Daaraan werd toegevoegd dat tijdens een
bestuursvergadering en een vergadering van het directieteam instructies zouden zijn gegeven aan de algemeen directeur resp. de leden van het directieteam met betrekking tot een
transparante facturatie en de tijdige opmaak van een jaarafrekening. De verwerende partij zegde tot slot toe de door haar aangehaalde brief aan de ouders en de verslagen van de raad van bestuur en het directieteam te zullen overmaken aan de Commissie.
3.2.1.2.3. De Commissie heeft tijdens haar zitting van 22 maart 2021 kennis genomen van een aan de ouders gerichte brief van 12 maart 2021 met betrekking tot de eindafrekening voor het schooljaar 2020-2021 en uittreksels van de verslagen van de raad van bestuur van 1 maart 2021 en de vergadering van het directieteam van 11 maart 2021 met richtlijnen voor de directie aangaande de eindafrekening.
Uit deze stukken blijkt voor de Commissie evenwel nog steeds niet dat voldoende concrete initiatieven werden genomen die garanderen dat ouders op het einde van het schooljaar een gedetailleerde eindafrekening zullen ontvangen. Waar in de brief aan de ouders dan wel een terugbetaling op het einde van het schooljaar in het vooruitzicht wordt gesteld, is
daarentegen in het uittreksel van het verslag de vergadering van het directieteam onder punt 4.
‘Tijdstip en wijze van de jaarafrekening’ sprake van de richtlijn om te proberen de
jaarafrekening te finaliseren tegen de maand oktober. De Commissie heeft er de verwerende partij evenwel al eerder op gewezen reeds bij herhaling te hebben gesteld dat een
eindafrekening en eventuele terugbetaling van teveel betaalde voorschotten dient plaats te vinden uiterlijk op het einde van het desbetreffende schooljaar. Een werkwijze waarbij ouders eerst in de loop van oktober van het volgende schooljaar een afrekening zouden ontvangen, komt hieraan evident niet tegemoet. Nog afgezien van het gegeven dat het voor de Commissie hoe dan ook niet aanvaardbaar is dat de eindafrekening wordt opgemaakt na afloop van desbetreffende schooljaar, meent de Commissie dat de voorgelegde richtlijnen inzake de eindafrekening zich beperken tot vage en weinig concrete voornemens (‘Probeer je jaarafrekening te finaliseren…’). Om te kunnen spreken van een initiatief waarmee wordt tegemoet gekomen aan de vraag van de Commissie, is volgens de Commissie een plan van aanpak vereist met meer exacte en definitieve gegevens rond wat effectief zal ondernomen worden (vb. inzake (betaal)data).
3.2.1.2.4. De Commissie is dan ook van oordeel dat met wat in uitvoering van de beslissing CZB/KL/KBO/2019/437 tot op heden door de verwerende partij werd voorgelegd, haar geen ander besluit wordt toegelaten dan dat onvoldoende werd tegemoet gekomen aan de vraag tot het nemen van de nodige initiatieven om te garanderen dat voortaan op het einde van ieder schooljaar de ouders een gedetailleerde eindafrekening ontvangen.
3.2.2. Sanctieregeling.
3.2.2.1. Algemeen.
Artikel VII.5 codificatie sommige bepalingen voor het onderwijs van 28 oktober 2016 bepaalt dat de Commissie, wanneer zij oordeelt dat een klacht gegrond is, kan beslissen om een gedeeltelijke terugbetaling van de werkingsmiddelen van de betrokken school op te leggen.
De terugvordering of inhouding kan echter niet meer bedragen dan 10 procent van deze werkingsmiddelen en kan er niet toe leiden dat het aandeel in de werkingsmiddelen dat bestemd is voor personeelsaangelegenheden in absolute cijfers kleiner wordt dan wanneer de maatregel niet zou getroffen zijn.
Deze sanctie wordt slechts uitvoerbaar de dag nadat de termijn om beroep in te stellen bij de Vlaamse regering verstreken is.
Voorafgaandelijk aan het opleggen van een sanctie nodigt de Commissie het betrokken schoolbestuur uit om de bestreden rechtshandeling in te trekken of te herzien of in een passende genoegdoening te voorzien.
3.2.2.2. Toepassing.
De verwerende partij werd door de Commissie uitgenodigd om binnen de 3 maanden na de ontvangst van de beslissing CZB/KL/KBO/2019/437 van 9 december 2019, voor wat betreft het onderdeel van de klacht dat gegrond werd bevonden, mee te delen hoe zij aan de
beslissing van de Commissie gevolg heeft gegeven of plant te geven. Zoals blijkt uit het overzicht onder punt 1.3.2. van deze beslissing, bood de Commissie de verwerende partij ook na deze uitnodiging nog een aantal bijkomende mogelijkheden om werk te maken van
initiatieven in uitvoering van de beslissing van de Commissie.
Zoals hoger gesteld, komt de Commissie in haar beoordeling van de antwoorden en
bijbehorende documenten van de verwerende partij, tot het besluit dat de verwerende partij tot
op heden in gebreke blijft om tegemoet te komen aan de vraag van de Commissie tot het nemen van de nodige initiatieven om te garanderen dat voortaan op het einde van ieder schooljaar de ouders een gedetailleerde eindafrekening ontvangen.
Waar gevraagd werd werk te maken van een transparant kostenbeleid dat zou toelaten dat ouders een nauwkeurig zicht krijgen op de effectieve kosten die concreet voor hun kind worden doorgerekend, mocht van de verwerende partij verwacht worden dat zij zich de aanbevelingen terzake van de Commissie, in het bijzonder inzake de praktijk van de
eindafrekening, eigen zou maken, in die zin dat ze als een inherent onderdeel daarvan in een toekomstig kosten- en facturatiebeleid zouden worden geïntegreerd.
Uit de antwoorden en de bijbehorende documenten die de verwerende partij in uitvoering van de beslissing van de Commissie stapsgewijs heeft voorgelegd, komen evenwel hoogstens een aantal eerder vage voornemens naar voren, maar blijkt voor de Commissie geenszins een toekomstig beleid of plan van aanpak waarin de aanbevelingen van de Commissie een concrete vertaling hebben gevonden.
Aldus blijkt voor de Commissie dat de verwerende partij, die daartoe zoals gezegd meerdere kansen heeft gekregen, de beslissing van de Commissie nog steeds niet in voldoende mate heeft omgezet naar concrete acties waarmee een transparantie facturatie kan worden
gerealiseerd. De Commissie ziet zich dan ook genoodzaakt tot het opleggen van een sanctie.
Voor de Commissie dient deze sanctie ten aanzien van de verwerende partij als een ernstig signaal te dienen om zich te bezinnen over haar verantwoordelijkheid inzake het naleven van de onderwijsregelgeving, en in het bijzonder de principes inzake het aanrekenen van
schoolkosten. Een sanctie waarvan de verwerende partij daadwerkelijk de effecten ondervindt is dan ook gepast.
De Commissie beslist op grond van art. VII.5 codificatie sommige bepalingen voor het onderwijs van 28 oktober 2016 dat de verwerende partij drie procent (3%) van de toegekende werkingsmiddelen voor het lopende werkingsjaar moet terugbetalen.
Deze sanctie wordt opgelegd onder de opschortende voorwaarde dat de verwerende partij niet binnen een termijn van één maand na de ontvangst van deze beslissing alsnog is overgegaan tot het nemen van een concreet en definitief initiatief om haar werkwijze inzake de
eindafrekening in lijn te brengen met de regelgeving en de aanbevelingen van de Commissie en tot het informeren van de Commissie omtrent dat initiatief. Aldus wordt de verwerende partij nog een ultieme kans geboden de effectieve uitvoering van deze sanctie te vermijden.
3.2.3. De Commissie komt tot de volgende beslissing:
De verwerende partij is niet tegemoet gekomen aan de vraag van de Commissie om in uitvoering van de beslissing CZB/KL/KBO/2019/437, de nodige initiatieven te nemen om te garanderen dat voortaan op het einde van ieder schooljaar de ouders een gedetailleerde eindafrekening ontvangen.
Aan de verwerende partij wordt op grond van art. VII.5 codificatie sommige bepalingen voor het onderwijs van 28 oktober 2016 de sanctie opgelegd van de terugbetaling van 3 procent (3%) van de toegekende werkingsmiddelen voor het lopende werkingsjaar.
Deze sanctie wordt opgelegd onder de opschortende voorwaarde dat de verwerende partij niet binnen een termijn van één maand na de ontvangst van deze beslissing alsnog is overgegaan tot het nemen van een concreet en definitief initiatief om haar werkwijze inzake de
eindafrekening in lijn te brengen met de regelgeving en de aanbevelingen van de Commissie.
6. BEROEP
Tegen een beslissing van de Commissie kan binnen een termijn van zestig kalenderdagen die ingaat de tweede dag na de postdatum van de betekening van deze beslissing, bij aangetekend schrijven een beroep bij de Vlaamse Regering, in de persoon van de Minister van Onderwijs ingesteld worden (met een afschrift aan het secretariaat van de Commissie).
Brussel, 22 maart 2021
Frederik Stevens Bengt Verbeeck
Waarnemend Secretaris Voorzitter
