• No results found

Commissievoorstel Addendum Intentieovk. en processchema Nieuw gemeenschapshuis Asten

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Commissievoorstel Addendum Intentieovk. en processchema Nieuw gemeenschapshuis Asten"

Copied!
3
0
0

Bezig met laden.... (Bekijk nu de volledige tekst)

Hele tekst

(1)

COMMISSIEVOORSTEL Opiniërend

BIJ ZAAKNUMMER: 2017018729

Voorstel voor de vergadering van de Commissie Burgers op 11 september 2017

Agendanummer :

Onderwerp: Addendum intentieovereenkomst en processchema nieuw gemeenschapshuis Asten

Opsteller: T.L. Wiersma, team Ruimte Portefeuillehouder: Huijsmans, J.C.M.

Datum: 17 juli 2017

Voorstel: Wensen en bedenkingen meegeven aan college van burgemeester en wethouders over de inhoud van het concept Addendum intentieovereenkomst nieuw

gemeenschapshuis Asten (versie 11 juli 2017) en over de inhoud van het processchema (versie 11 juli 2017).

Presentatie: Nee

Bijlage(n)/ter inzage AST2017019825 - Addendum intentieovereenkomst nieuw gemeenschapshuis Asten, versie 11 juli 2017, inclusief 3 bijlagen (AST2017019827 t/m

AST2017019829).

AST2017021084- Processchema nieuw

gemeenschapshuis Asten (versie 11 juli 2017).

Samenvatting

Volgend op de afspraken die tussen college en raad zijn gemaakt tijdens de

raadsvergadering van 27 juni 2017 wordt de Commissie Burgers gevraagd wensen en bedenkingen te uiten op het “Addendum Intentieovereenkomst nieuw gemeenschapshuis Asten (versie 11 juli 2017)” en op het processchema nieuw gemeenschapshuis Asten (versie 11 juli 2017).

Doel hiervan is de Commissie in de gelegenheid te stellen meer duidelijkheid te krijgen over kaders, regie en verantwoordelijkheden en waar nodig bij te sturen op het

voorgestelde proces (expliciete afspraken over de rol en positie van de raad in de verschillende fasen, processtappen en onderliggende activiteiten). Het processchema biedt de mogelijkheid strakke regie te voeren op de invulling van de diverse fasen en ieders rol hierin. Het project bevindt zich in de intentiefase. Deze fase is gericht op het kunnen nemen van een go/no go besluit door de raad.

Inleiding

Op 27 juni 2017 heeft de raad een principebesluit genomen over realisatie van een nieuw gemeenschapshuis in Asten. Tijdens de behandeling, zowel in commissie als raad, is gebleken dat er veel vragen zijn over de locatie, de haalbaarheid en de financiële risico’s.

Ook zijn er veel opmerkingen gemaakt over het gevolgde proces. De door het college gekozen insteek (burgerinitiatief; gemeente in een meer faciliterende rol) is niet passend gebleken: er is sprake van een complex onderwerp vanwege onder andere financiële risico’s en grote belangen.

(2)

2/3 Bij complexe projecten wordt normaliter een bestuursopdracht opgesteld die aan het begin van het proces aan de raad of de functionele commissie wordt voorgelegd. Omdat er sprake is van een lopend proces is dit niet meer mogelijk. Wel is het mogelijk het proces bij te sturen.

In de raadsvergadering van 27 juni heeft het college u hiertoe een procesvoorstel gedaan. Dit procesvoorstel leidt er toe dat u 2 documenten worden voorgelegd met het verzoek hierop wensen en bedenkingen te uiten.

Het betreft het concept Addendum intentieovereenkomst nieuw gemeenschapshuis Asten (versie 11 juli 2017) en een processchema (versie 11 juli 2017) waarin de rol en positie van onder andere de raad in de verschillende fasen en processtappen is vastgelegd.

Wat willen we bereiken

Geconstateerd is dat er, gezien de complexiteit van het initiatief, behoefte is aan meer grip op het proces, meer bestuurlijke regie en meer duidelijkheid over de interne en externe rolverdeling. Middels het procesvoorstel dat wij u op 27 juni 2017 hebben gedaan en de beide documenten die wij u nu voorleggen willen we het proces bijsturen op een manier die zowel rechtdoet aan de initiatiefnemers, als aan de positie en rol van de gemeente.

Doel is te komen tot een zorgvuldige afronding van de intentiefase en een zorgvuldige voorbereiding op een goed besluit door de raad (go/no go).

Op dat moment wordt antwoord gegeven op de door de raad gestelde vragen.

Wat gaan we daarvoor doen

Om bovenstaand doel te bereiken heeft het college u voorgesteld het proces als volgt bij te sturen:

1. Elementen van de bestuursopdracht opnemen in de intentieovereenkomst.

Er ligt reeds een intentieovereenkomst. Deze kan worden aangevuld en gewijzigd middels een addendum. Er is een conceptaddendum opgesteld (concept versie 11 juli 2017). In dit document vindt u nadrukkelijker de elementen van een

bestuursopdracht terug:

• Wenselijkheid van het initiatief;

• Financiële kaders, voorwaarden en risico’s;

Hierbij is aandacht voor een duurzaam sluitende financiële exploitatie. Dit betreft ook de bijdrage en langjarige huisvesting van de Rabobank en onderzoek naar de mogelijkheden hervestiging Guido Asten buiten het gemeenschapshuis.

• De rolverdeling;

• De planning;

• De facilitering van het initiatief door de gemeente.

2. Ook zijn de uitkomsten van de commissie- en raadsbehandeling in het addendum verwerkt: zo is locatie het klooster nu genoemd als mogelijke locatie voor

vestiging van een nieuw gemeenschapshuis, is het alternatievenonderzoek dat door de raad gevraagd is onderdeel van het addendum gemaakt en is aangegeven dat de gemeente bereid is een financiële bijdrage te leveren, maar dat hier nog nadere besluiten over genomen moeten worden (optionele bedragen).

3. Via het processchema (bestuurlijke planning) wordt inzicht geboden in de te doorlopen fasen en processtappen en in de rol/positie van de raad. Wij kiezen ervoor dit in een apart schema te doen en dit niet onderdeel te maken van het addendum. Het addendum is immers een document waarin afspraken tussen college en initiatiefnemers worden vastgelegd. Bijlage 3 bij het addendum bevat een actieplanning. Deze is nodig om de adviezen en resultaten van de

onderzoeken tijdig aan het bestuur te kunnen voorleggen. Het addendum is

(3)

3/3 daarmee niet geschikt om te sturen op interne afspraken tussen ambtenaren, college en raad. Het processchema is hiervoor wel geschikt en kan in de komende maanden dienen als leidraad voor afstemming tussen u en het college.

Wij leggen u beide documenten voor met het verzoek wensen en bedenkingen te uiten. U kunt op deze manier bijsturen op het proces.

Risico’s

In zijn algemeenheid zijn er diverse risico’s verbonden aan het initiatief om tot een nieuw gemeenschapshuis te komen. Deze risico’s zijn aan bod gekomen in de commissie- en raadsvergadering van 27 juni 2017. De risico’s zijn vooral van financiële aard, maar er zijn ook maatschappelijke risico’s (zoals het draagvlak bij toekomstige gebruikers of eventuele weerstand uit de directe omgeving). In het addendum worden concrete afspraken gemaakt om deze risico’s verder in beeld te brengen. Het addendum is daarmee een belangrijk document voor de risicobeheersing.

Tijdens de commissie- en raadsvergadering van juni 2017 is gebleken dat er ook sprake is van een politiek risico. Er leven veel vragen en zorgen over de locatie, de haalbaarheid en de financiële risico’s. Ook is gebleken dat u het niet eens bent met de gekozen insteek van het proces. Om die reden hebben wij u op 27 juni 2017 een procesvoorstel gedaan en leggen wij u vandaag het addendum en het processchema voor. U kunt controleren of er sprake is van voldoende duidelijkheid en een juiste positionering van de gemeente in het initiatief. Ook ontstaat er op deze wijze duidelijkheid over uw rol/positie in het

proces. Het processchema biedt op deze wijze de mogelijkheid strakke regie te voeren op de invulling van de diverse fasen, processtappen en activiteiten en ieders rol hierin. Wij streven er naar het politiek risico hiermee te verkleinen.

Het Addendum is getoetst op juridisch risico. Er is sprake van een overeenkomst en daarmee van een inspanningsverplichting bij de gemeente om de genoemde acties uit te voeren. Door het opnemen van diverse bepalingen worden wel grenzen gesteld aan de verplichtingen van de gemeente. Tevens is, net als bij de intentieovereenkomst het geval was, sprake van een duidelijk voorbehoud (goedkeuring door de gemeenteraad is

voorwaarde, publiekrechtelijke verantwoordelijkheden van de gemeente kunnen leiden tot andere besluiten). Daarnaast is uit de juridische toets het volgende gebleken: qua rolverdeling ligt het primaat nu bij het college. Daar moet het in deze fase vooral ook blijven liggen. Het Addendum maakt volstrekt duidelijk dat het een go òf een no go besluit wordt (artikel 2) en dat de definitieve besluitvorming pas op een later moment plaatsvindt en bij het de gemeenteraad ligt. De raad heeft daarmee het finale oordeel, doch niet eerder dan dat het raadsvoorstel als bedoeld in artikel 5.c van het Addendum daadwerkelijk voorligt. Elke voortijdige uitlating van de raad die anders is dan het uiteindelijke raadsbesluit kan leiden tot een ongewenste juridische positie richting derden. Het is daarom cruciaal dat het beschreven traject en bijbehorende rolverdeling, met ieder zijn speelmoment, zuiver blijft zoals beschreven in het Addendum en het processchema.

Wat mag het kosten

Aan het voorstel zelf (wensen en bedenkingen uiten op het addendum en het

procesvoorstel) zijn geen kosten verbonden. Wel neemt het Addendum extra financiële verplichtingen met zich mee. Er moet een alternatievenonderzoek worden uitgevoerd. Bij besluit van 27 juni 2017 hebt u hiervoor krediet beschikbaar gesteld (€ 30.000,-

grootboeknummer 96067021000- voorbereidingskrediet gezamenlijk gemeenschapshuis, 4384010- onderzoek alternatieve locaties).

l.wiersma@asten.nl

Referenties

GERELATEERDE DOCUMENTEN

Dit onderzoek is nodig omdat bijzondere natuurwaarden (die denkbaar zijn in dit gebouw en bijbehorende tuin) in de vervolgfase tot extra kosten kunnen leiden.. Deze extra

in te stemmen met wijziging van de bestuursopdracht zoals vastgesteld door de raad op 13 maart 2018 en hiertoe de gewijzigde bestuursopdracht, zoals die als bijlage bij dit besluit

Hoe realiseren we, onder regie van de gemeente en in samenwerking met de stichtingsbesturen, verenigingen en andere belanghebbenden, één nieuw/vernieuwd centraal

Er is nog geen keuze voor een locatie gemaakt; u heeft het college opdracht gegeven de regie over het project over te nemen, een nieuwe projectorganisatie in te stellen en

[r]

gemeenschapshuis Asten, waar de Klepel onder valt, en Stichting Beheer de Beiaard om te komen tot een nieuw gemeenschapshuis in het Heilig Hart Klooster..

Op 20 november 2017 heeft de commissie Burgers wensen en bedenkingen geuit op deze stukken en aangegeven of met deze informatie de volgende processtap gezet kan worden

[r]