Helmut Leydens UGent
1-11-2019
Handleiding Refund -
vergoeding niet personeelsleden
HELMUT LEYDENS 1
Inhoud
1. Inleiding ... 2
2. Als Moderator (vakgroep) toegang krijgen tot Refund ... 3
3. Opstarten van een vergoedingsaanvraag ... 4
4. Als aanvrager toegang krijgen tot de Refund-applicatie. ... 5
5. Toevoegen van kostennota’s aan de vergoedingsaanvraag... 9
6. Nazicht van ontvangen Vergoedingsaanvragen. ... 12
A. Nakijken van het ingediende dossier. ... 13
B. Aanpassen van één of meer lijnen van het ingediende dossier. ... 14
C. Weigeren van één of meerdere lijnen van de vergoedingsaanvraag. ... 14
D. Toevoegen van een extra kost/vergoeding aan de vergoedingsaanvraag. ... 15
E. Bekijken van het formulier Vergoeding niet personeelsleden ... 16
F. Heropenen van het vergoedingsaanvraag. ... 17
7. Goedkeuren en doorsturen naar DFIN ... 17
HELMUT LEYDENS 2
Refund
1. Inleiding
De Refund-applicatie kan gebruikt worden voor:
• Terugbetaling kosten en vergoedingen niet-personeelsleden
• Aanvraag terugbetaling van onkosten als vrijwilliger
• Vergoeding voor pijn en smart (proefpersonen)
De chronologische volgorde van de verschillende stappen ziet er als volgt uit
1. Via het DFIN-secretariaat (secretariaat.dfin@ugent.be ) kan je jezelf laten registreren als
‘Moderator’. Een Moderator volgt vanuit een directie of vakgroep adminsitratief de
‘vergoedingen niet-personeelsleden op. Zonder registratie kan je de Refund-applicatie niet gebruiken.
2. Binnen de vakgroep wordt via de Refund-applicatie een ‘aanvraag tot terugbetaling’ van kosten of vergoeding opgestart door de Moderator en naar de begunstigde gestuurd via mail.
3. De persoon voor wie kosten teruggevorderd worden krijgt via mail een uitnodigingsverzoek om een account binnen de Refund-applicatie aan te maken. Indien het een bestaande gebruiker is krijgt hij een melding dat er een ‘aanvraag tot terugbetaling’ werd aangemaakt.
4. De persoon voor wie kosten teruggevorderd worden krijgt de vraag om zijn kosten in te brengen in de Refund-applicatie. Als de vakgroep deze kosten zelf inbrengt dan ontvangt de ontvanger van de terugbetaling een mail met melding dat het aanvraagdossier werd aangevraagd en dat de kosten ingebracht zullen worden door de vakgroep.
5. Nadat de kosten werden ingebracht en de persoon verklaard heeft dat de kosten enkel via de UGent teruggevorderd zullen worden krijgt de aanvraag de status ‘Submitted’ en kan de Moderator de controle uitoefenen.
6. Binnen de vakgroep (Moderator) kan men het terugbetalingsdossier controleren en daar waar nodig aanvullen of aanpassen. Elke aanpassing zorgt ervoor dat de ontvanger van de terugbetaling opnieuw dient aan te geven dat hij akkoord is met het ingebrachte terugbetalingsdossier.
7. Indien er aanpassingen dienen te gebeuren door de aanvrager wordt het dossier teruggestuurd met de vraag de nodige aanpassingen te doen. Indien geval krijgt het dossier de status ‘Altering’.
8. Na aanpassing door de Aanvrager, krijgt het dossier de status ‘Altered’.
HELMUT LEYDENS 3
9. De Moderator binnen de vakgroep stuurt het afgewerkte dossier door naar de Directie Financiën waardoor het de status ‘Approved’ krijgt.
10. Indien het dossier correct is wordt het verzonden naar SAP om opgenomen te worden in de boekhouding. Het heeft dan de status ‘Send-to-SAP’. Als het dossier niet volledig in orde wordt bevonden wordt het teruggestuurd naar de Moderator en gaat de status terug naar
‘Submitted’.
11. Op het moment dat alle kosten/vergoedingen geboekt zijn in SAP krijgt het dossier de status
‘Finished’ en voegt DFIN het boekingsnummer van SAP toe.
Op elk moment krijgt ofwel de Moderator (vakgroep) of de persoon die kosten terugbetaald/
vergoeding krijgt notificatiemails waarin de status van het dossier wordt aangegeven en/of gevraagd wordt een actie te ondernemen.
2. Als Moderator (vakgroep) toegang krijgen tot Refund
Om als UGent personeelslid toegang te krijgen tot Refund-applicatie, en zo ‘aanvragen tot terugbetaling’ te kunnen opstarten en opvolgen, dient u een email te sturen naar secretariaat.dfin@ugent.be.
Nadat uw account binnen Refund werd aangemaakt zal u kunnen inloggen met uw UGent login en wachtwoord.
U kan eventueel nog 1 of meerdere back-up personen instellen die de door u opgestarte terugbetalingsdossiers kunnen bekijken, maar ook overnemen, afwerken en/of opvolgen tijdens uw afwezigheid.
Als een back-up een dossier overneemt, dan wordt de back-up de Moderator van dit dossier.
Opmerking: enkel de in de Refund-applicatie geregistreerde gebruikers kunnen aangeduid worden als back-up
HELMUT LEYDENS 4
3. Opstarten van vergoedingsaanvraag.
Om een terugbetalingsdossier op te starten klikt u in de Refund-applicatie op ‘AANVRAGEN’ en vervolgens ‘NIEUWE AANVRAAG’
Op het volgende scherm dient u een ‘Beschrijving’ mee te geven, die voldoende gedetailleerd moet zijn zodat u later de ‘aanvraag tot terugbetaling’ makkelijk kan terugvinden.
Vervolgens geeft u ‘het emailadres’ mee van de persoon die de terugbetaling dient te ontvangen.
HELMUT LEYDENS 5
Bij ‘geprefereerde taal’ is het mogelijk om de taal aan te geven waarin de communicatie dient te verlopen. Er kan gekozen worden tussen Nederlands en Engels.
Indien het SAP leveranciersnummer reeds gekend is kan dit tevens nu al meegegeven worden. Dit kan ook in een later stadium.
Om het dossier effectief aan te maken klikt u op de knop ‘Doorsturen’. Het dossier krijgt nu de status
‘OPEN’.
Het gevolg hiervan is het feit dat er een mail wordt gestuurd naar het meegegeven emailadres waarin melding wordt gemaakt van het feit dat een ‘aanvraag tot terugbetaling’-dossier werd aangemaakt en de vraag wordt gesteld om kosten toe te voegen aan het dossier.
4. Als aanvrager toegang krijgen tot de Refund-applicatie.
Nadat een ‘aanvraag tot terugbetaling’ werd aangemaakt met u als aanvrager zal u een mail ontvangen om uw account te activeren in de Refund-applicatie en uw bankgegevens aan te vullen (indien dit uw eerste dossier is).
Via de in de mail opgenomen link kan u uw account activeren.
HELMUT LEYDENS 6
Na het aanklikken van de link komt u op onderstaande scherm waar er een wachtwoord kan gekozen worden. Nadat u een wachtwoord heeft ingevuld en het wachtwoord nog eens herhaald werd in het
veld Repeat password dient u nog op de knop te drukken om de
account effectief te activeren.
HELMUT LEYDENS 7
Als bevestiging krijgt u onderstaand scherm van waarop u door kan gaan naar de Refund applicatie.
Eens aangemeld in de Refund-applicatie met uw login en wachtwoord zal u gevraagd worden om uw accountgegevens te vervolledigen.
De gegevens die aangevuld dienen te worden zijn:
• Gebruikersgegevens
o Voornaam + familienaam o Zelfstandige of niet ?
• Adresgegevens
• Bankgegevens
o Naam van de bank
o Gebruik van een Ibannummer of niet
▪ Indien gekozen voor ja volstaan het ibannummer + swift/bic code
▪ Indien gekozen voor nee dienen naast het bankrekeningnummer ook volgende gegevens meegegeven worden
• Branch code (enkele indien van toepassing)
• ABA routing-number (enkele indien van toepassing)
• Adres van de bank
• Een scan van de bankgegevens (aangeleverd vanwege de bank)
HELMUT LEYDENS 8
Het bevestigen van alle gegevens doe je door te klikken op de knop
Opmerking:
• Na de ‘submit’ wordt een mail verstuurd naar de Moderator, die de bankgegevens kan doorgeven naar DFIN voor het vervolledigen van de ‘crediteurscreatie’ in SAP.
• Correcte bankgegevens zijn nodig opdat een terugbetaling van de kosten en/of betaling van de vergoeding kan uitgevoerd worden
• Het is ten altijd mogelijk om uw gegevens en uw account binnen de Refund applicatie te verwijderen door in te loggen in de Refund applicatie naar uw profiel te navigeren en te klikken op de knop
Na het vervolledigen van uw profiel en het opslaan van de gegevens via de knop komt u terecht in het overzicht van de terugbetalingsdossiers op uw naam.
U kan vanaf nu kosten of vergoedingen beginnen in te brengen in het voor u opgestarte dossier, of u kan de status van lopende dossiers opvolgen.
HELMUT LEYDENS 9
5. Toevoegen van kostennota’s aan de vergoedingsaanvraag.
Het toevoegen van kostennota’s of vergoedingsaanvragen aan een terugbetalingsdossier kan gebeuren door de vakgroep zelf (Moderator) of door de aanvrager zelf.
Om de kostenrubrieken toe te voegen klikt u op de knop
U krijgt vervolgens onderstaand scherm:
HELMUT LEYDENS 10
Volgende elementen dienen aangevuld te worden:
• Beschrijving van de kost of vergoeding die gevraagd wordt
• Type van de kost (via drop down), er wordt onderscheid gemaakt tussen:
o Terugbetaling o Vergoeding
o Kilometervergoeding
o Pijn & Smart (voor proefpersonen) o Vrijwilliger (voor vrijwilligersvergoeding) o Per diem
• Valuta
• Datum waarop de kost is gemaakt
• Bijlage (PDF-,GIF-,TIFF-,JPEG-,BMP-formaat): scan van de gemaakte kost; scan vrijwilligersstatuut etc.
• Bij de vraag tot terugbetaling van een kilometervergoeding kan een link worden toegevoegd (bijvoorbeeld van Google Maps), waarop het afgelegde traject wordt weergegeven.
Om de kosten op te slaan klikt u op de knop
Nadien krijgt u een overzicht van de opgenomen kosten in de betrokken Vergoedingsaanvraag.
U kan bijkomende kosten of vergoedingen toevoegen of u kan de bestaande kosten nog aanpassen via
de knop of verwijderen via de knop .
Het uiteindelijk doorsturen naar de Moderator (secretariaat) nadat alle kosten zijn ingebracht doet u via de knop
HELMUT LEYDENS 11
Na het klikken op de knop Bevestigen en indienen wordt u gevraagd of u zeker bent
Nadien krijgt u de vraag om te verklaren dat u de kosten enkel via de UGent zal terugvorderen en/of het bankrekeningnummer waarop de betaling dient te gebeuren klopt.
Bevestigen doet u door te klikken op .
De vergoedingsaanvraag krijgt de status submitted.
Indien u als DFIN moderator de kosten heeft ingebracht zal u aan het betrokken niet-personeelslid de vraag dienen te stellen te verklaren dat de kosten enkel via de UGent teruggevorderd zullen worden en/of het bankrekeningnummer waarop de betaling dient te gebeuren klopt. Dit doet u via de knop . Er wordt dan een mail verstuurd naar de betrokken persoon met de vraag deze verklaring in de Refund-applicatie te geven.
HELMUT LEYDENS 12
6. Nazicht van ontvangen Vergoedingsaanvragen.
Als Moderator (secretariaat) kan u de ontvangen vergoedingsaanvragen (status submitted) nakijken en/of aanvullen.
Om het gewenste dossier te selecteren klikt u bovenaan op aanvragen. Daarna gaat u als volgt te werk:
1. Gebruik al dan niet één van onderstaande filtercriteria om de gewenste aanvraag te zoeken 2. Geef de status mee van het dossier dat je wenst na te kijken (submitted)
3. Druk op de knop Filter
Normaal gezien kan je enkel de eigen aanvragen nakijken en eventueel aanvullen of wijzigen. Is het echter nodig om ook deze van een collega te behandelen (die u als back up heeft aangeduid) is dit ook mogelijk door te kiezen voor Backup aanvragen bij het veld Type aanvraag.
HELMUT LEYDENS 13
Het resultaat is een overzicht van de vergoedingsaanvragen die aan uw filterwaarden voldoen
Om een bepaald dossier na te kijken klikt u op de beschrijving van het betrokken dossier.
De acties die ondernomen kunnen worden op het gekozen dossier zijn:
A. Nakijken van het ingediende dossier.
Na het aanklikken van het dossier krijgt u een overzicht van de ingebrachte kosten met vermelding van
• Type terugbetaling
• Beschrijving van de terugbetaling
• Bedrag
• Bewijsstuk (kolom Kostennota)
HELMUT LEYDENS 14
B. Aanpassen van één of meer lijnen van het ingediende dossier.
Na het aanklikken van het dossier krijgt u een overzicht van de ingebrachte kosten/vergoedingen. U kan elk van deze lijnen nog aanpassen door te klikken op de knop
Elk veld kan nog aangepast worden, er kunnen ook nog bijkomende bewijsstukken toegevoegd worden via de knop Bestand kiezen.
Let op: door het aanbrengen van wijzigen zal aan het betrokken niet-personeelslid opnieuw de verklaring dienen gevraagd te worden dat de kosten enkel via de UGent teruggevorderd zullen worden en/of het bankrekeningnummer waarop de betaling dient te gebeuren nog klopt. Dit doet u via de
knop .
C. Weigeren van één of meerdere lijnen van de vergoedingsaanvraag.
Na het aanklikken van het dossier krijgt u een overzicht van de ingebrachte kosten/vergoedingen. U kan elk van deze lijnen weigeren door te klikken op de knop .
Om het terugbetalingsdossier in zijn geheel te weigeren klikt u op de knop
HELMUT LEYDENS 15
D. Toevoegen van een extra kost/vergoeding aan de vergoedingsaanvraag.
Hiertoe klikt u op de knop
HELMUT LEYDENS 16
E. Bekijken van het formulier Vergoeding niet-personeelsleden
Op elk moment kan de PDF van het formulier ‘Vergoeding niet-personeelsleden’ bekeken worden via de knop . Dit formulier wordt continue bijgewerkt op basis van de gegevens die toegevoegd worden aan het terugbetalingsdossier.
Let op: zolang het een niet-definitieve versie betreft zal het formulier gebarreerd zijn met de tekst
“This document is exemplary and should not be processed”.
HELMUT LEYDENS 17
F. Heropenen van het vergoedingsaanvraag.
Indien de ingediende vergoedingsaanvraag onvolledig is en de moderator zelf de aanpassingen niet kan/zal doorvoeren dient het dossier terug de status open te krijgen. Hiertoe klikt u op de knop
Vervolgens wordt er automatisch een mail verstuurd naar het betrokken niet-personeelslid met de vraag het terugbetalingsdossier te vervolledigen en opnieuw in te sturen.
Na het vervolledigen van het terugbetalingsverzoek en het terug insturen krijgt de moderator een verwittigingsmail en kan het terugbetalingsverzoek verder verwerkt worden in de Refund-applicatie.
7. Goedkeuren en doorsturen naar DFIN
Als vergoedingsaanvraag volledig in orde is, kan het ingediend en doorgestuurd worden naar DFIN.
Dit doet u via de knop
HELMUT LEYDENS 18
Alvorens het dossier effectief kan doorgestuurd worden dient u in SAP een bestelbon aan te maken op naam van het niet-personeelslid en dit voor het juiste bedrag en met de juiste SAP artikelnummers.
Er dient een aparte lijn te zijn voor de teruggevorderde kosten en een aparte lijn voor de teruggevorderde vergoeding.
Het bestelbonnummer moet worden vermeld in het veld ‘SAP bestelbon’. Vervolgens klikt u op de knop
De vergoedingsaanvraag krijgt nu de status ‘approved’. Zelf kan u geen aanpassingen meer aanbrengen aan het ingediende dossier.
Binnen de directie financiën zal het dossier verder nagekeken worden en indien volledig, doorgestuurd worden naar SAP om daar opgenomen te worden in de boekhouding. Het krijgt dan achtereenvolgens de statussen ‘Send to SAP’ and ‘Finished’.
Een volledig overzicht van de statussen vindt u hieronder:
•
Open: De vergoedingsaanvraag dient aangevuld te worden
•
Submitted: De aanvrager diende de vergoedingsaanvraag in
•
Altering: De UGent moderator is bezig de aanvraag aan te passen nadat deze is ingediend door de aanvrager
•
Altered: De UGent moderator paste de aanvraag aan en goedkeuring van de aanvrager werd gevraagd.
•
Approved: De vergoedingsaanvraag is goedgekeurd door de UGent moderator
•
Send to SAP: De vergoedingsaanvraag is goedgekeurd door DFIN en is klaar om verwerkt te worden in SAP
•
Finished: De vergoedingsaanvraag is volledig verwerkt door DFIN
•
