Programma van eisen accountantscontrole 2019-2022 Gemeente Eijsden-Margraten
1. Inleiding
Voor u ligt het programma van eisen van de gemeente Eijsden-Margraten met betrekking tot de accountantsopdracht. Het doel van de aanbesteding van de accountantsopdracht is te komen tot een nieuw contract met een accountant voor de accountantsopdracht vanaf het boekjaar 2019. De accountantsopdracht is gericht op de controle en certificering van de jaarrekening en de daarmee samenhangende advisering en ondersteuning.
Op grond van het aanbestedingsbeleid van de gemeente Eijsden-Margraten dient voor deze opdracht tenminste 3 offertes gevraagd worden.
Partijen kunnen op basis van dit programma van eisen een offerte indienen. Uit deze offertes zal op grond van de objectieve criteria die in dit programma van eisen zijn verwoord een keuze tot gunning worden gemaakt.
De inschrijvers gaan door inschrijving akkoord met de regels genoemd in het programma van eisen.
De begeleidingsgroep
Deze aanbesteding voor de gemeente Eijsden-Margraten wordt voorbereid door een begeleidingsgroep. Deze bestaat uit:
De Griffier
Leden commissie planning en control Afdelingshoofd Financiën
Beleidsadviseur Financiën Controller.
2. De opdracht
Tijdvak
Het tijdvak waarop de opdracht betrekking heeft, zijn de boekjaren 2019-2022.
Kaders
Controle vindt plaats op basis van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Daarbij moet in het bijzonder worden gedacht aan de Gemeentewet (met name aan artikel 212 en artikel 213), het actuele Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), de wet Gemeenschappelijke regelingen, de wet
Financiering Decentrale Overheden (FIDO), het Besluit accountantscontrole decentrale overheden et cetera, maar ook de geldende gemeentelijke regelingen en verordeningen.
Daarnaast stelt de Raad, binnen de kaders van voornoemde verordening, jaarlijks een
controleprotocol vast. Aan de hand van dit protocol krijgt de accountant nadere aanwijzingen ten aanzien van de uitvoering van de accountantscontrole. Het betreft met name de concretisering van het normen- en toetsingskader (rechtmatigheidstoets) en de te hanteren goedkeurings- en
rapporteringstoleranties.
In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De gemeenteraad mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de
accountantsverklaring. De minimumeisen zijn:
Strekking accountantsverklaring
Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening
(% lasten)
≤ 1% > 1%< 3% - ≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% lasten)
≤ 3% > 3%< 10% ≥ 10% -
Interne controleplan gemeente Eijsden-Margraten
De gemeente Eijsden-Margraten beschikt over een intern controleplan, dat jaarlijks geactualiseerd wordt. Het controleplan geeft een overzicht van de processen, waarover de interne controle uitgevoerd wordt. Op basis van dit controleplan worden per deelproces werkplannen opgesteld en intern
uitgewerkt. Het doel van interne controle is een gegronde oordeelsvorming omtrent de
juistheid/volledigheid/tijdigheid en/of rechtmatigheid van de verantwoorde gegevens in de (financiële) administratiedoor beoordeling van de opzet, bestaan en werking van de administratieve
organisatie/interne controle.
Specifieke uitkering
Op basis van een algemene maatregel van bestuur (AMVB) is voor specifieke uitkeringen single information en single audit (SISA) ingevoerd. In een bijlage bij de reguliere jaarrekening is de
noodzakelijke informatie per specifieke uitkering opgenomen. Dit betekent dat de accountantscontrole van deze specifieke uitkeringen deel uit maakt van de reguliere accountantscontrole.
Natuurlijke adviesfunctie
De uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie dient op eigen initiatief en/of in voorkomende gevallen op verzoek van de gemeente Eijsden-Margraten plaats te vinden. Deze adviezen, van beperkte omvang, zijn direct te relateren aan de reguliere jaarrekening. In dit kader kan onder andere gedacht worden aan:
- adviezen naar aanleiding van de controlebevindingen;
- adviezen die een logisch gevolg zijn van de bespreking van de door de accountant uitgebrachte reportages;
- adviezen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen met betrekking tot verslaggevingsvoorschriften resp. administratieve organisatie/interne controle.
Daarnaast draagt de accountant uit eigener beweging zorg voor het informeren van de organisatie over relevante ontwikkelingen met betrekking tot het vakgebied. Periodiek overleg met de controller, het afdelingshoofd Financiën, de portefeuillehouder en de gemeenteraad, mede naar aanleiding van de uitgebrachte rapportages, behoort ook tot de natuurlijke adviesfunctie.
Deelverantwoordingen/deelverklaringen
Naast controle op de gemeentelijke jaarrekening, dienen mogelijk deelverantwoordingen te worden gecontroleerd en verklaringen te worden afgegeven ten behoeve van derden. Voor deze
deelverantwoordingen zouden wij graag inzicht krijgen in de uurtarieven, indien deze
verantwoordingen zich voordoen. Op voorhand is niet aan te geven hoeveel verantwoordingen hieronder vallen en met welke frequentie. De deelverklaringen maken deel uit van de opdracht.
Overige werkzaamheden
Het resultaat van de werkzaamheden wordt gevormd door een accountantsverklaring. Daarnaast zijn de volgende werkzaamheden aan de orde:
- Voor aanvang van de controle bespreekt de accountant in de commissie planning en control de bijzondere aandachtspunten van dat controlejaar, alsmede welke specifieke
werkzaamheden zij eventueel op verzoek van de commissie planning en control zullen uitvoeren.
- Minstens eenmaal per jaar brengt de accountant een Managementletter uit aan het verantwoordelijk management. Hij doet dat na de tussentijdse controle. Aandacht dient te worden gegeven aan verbeterpunten in de opzet en werking van het financieel beheer, de rechtmatigheid van het beheer, de geautomatiseerde gegevensverwerking, de P&C- instrumenten en het risicomanagement.
- De accountant voert overleg over de managementletter en de administratieve organisatie met het verantwoordelijke management en de portefeuillehouder. Hij doet dat voorafgaande aan het uitbrengen van de diverse stukken.
- Als onderdeel van zijn rapportage bij het jaarverslag wordt een Verslag van Bevindingen aan de gemeenteraad aangeboden. Dit verslag is gebaseerd op een door de accountant uit te voeren onderzoek naar de werking van de getroffen maatregelen, die aansluiten op het wettelijk kader ten behoeve van een rechtmatig beheer en een getrouwe verslaglegging. De accountant licht dit Verslag van Bevindingen toe aan de commissie planning en control. Te doen gebruikelijk vindt voorafgaand aan het uitbrengen van voornoemde rapportages overleg plaats met management, zonder hierbij afbreuk te doen aan de onafhankelijkheid van de accountant.
Meerwerk
De gemeente gaat uit van een gezonde portie ondernemersrisico’s. We gaan uit van een vaste prijs die bindend is. De uitbrenger van de offerte wordt uitgenodigd om zich een beeld te vormen van het planning en control instrumentarium van de gemeente, interne controle plan, de administratieve organisatie enzovoort. Tevens is inzage mogelijk in de accountantsverklaringen en rapporten van bevindingen voorgaande jaren. De gemeente Eijsden-Margraten pretendeert niet alles 100% in orde te hebben en adviseert de opdrachtnemer hiervoor een door hem zelf te bepalen marge in acht te nemen. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden kunnen er, op advies van de accountant, correcties doorgevoerd moeten worden. De gemeente ziet dit als normale werkzaamheden en accepteert hiervoor geen factuur voor meerwerk. Wanneer de accountant een stuk meerdere malen moet lezen en/of beoordelen, omdat er correcties doorgevoerd moeten worden, is dit voor rekening van de accountant en bestaat er geen aanspraak op meerwerk. Ook leiden strengere eisen
voortvloeiend uit externe regelgeving niet direct tot meerwerk.
De gemeente zal voorafgaand aan interim-controle en jaarrekeningcontrole er voor zorgen dat zo veel mogelijk gereed is. Het is echter ondoenlijk om overal kopieën en aparte dossiers voor aan te leggen.
Dit betekent dat sommige op te leveren stukken op de afdeling liggen. De accountant kan hier naar vragen waarna het aangereikt zal worden. Dit kan niet leiden tot een factuur voor meerwerk. Mochten er andere factoren zijn die leiden tot meerwerk bij de accountant, dient dit vooraf te zijn besproken en akkoord te zijn bevonden door het verantwoordelijk management.
3. Eisen en criteria Gunningscriteria
Bij het beoordelen van offertes staan een overheidsorganisatie twee gunningscriteria ter beschikking:
de laagste prijs en de economisch meest voordelige inschrijving.
De opdracht zal worden gegund aan de aanbieder met de “economisch meest voordelige inschrijving”.
Aan de hand van de beoordelingsmatrix wordt de vergelijking van offertes vergemakkelijkt.
Uitsluitings- en geschiktheidscriteria
Wanneer de navolgende informatie ontbreekt c.q. de verstrekte informatie niet voldoet aan de hieronder gestelde criteria, behoudt de gemeente Eijsden-Margraten zich het recht voor de offerte terzijde te leggen en uit te sluiten voor de verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.
1. Een rechtsgeldig ondertekende verklaring waaruit blijkt dat de aanbieder optreedt voor eigen naam en risico en dat geen sprake is van onderaanneming.
2. Een rechtsgeldig ondertekende verklaring waaruit blijkt dat de aanbieder beschikt over een verzekering tegen beroepsrisico’s.
3. Een referentielijst met minimaal twee gelijksoortige accountantsopdrachten bij
overheidsorganisaties, waarin afzonderlijk weergegeven de lopende accountantsopdrachten bij overheidsorganisaties blijken.
4. De offerte dient te worden aangevuld met de CV’s van het in te zetten controleteam waaruit de ervaring/deskundigheid blijkt met betrekking tot de betreffende dienstverlening bij vergelijkbare gemeenten/referentieprojecten.
Deze offerte dient minimaal 6 maanden na de sluitingstermijn van deze aanvraag geldig te zijn.
Gedurende deze periode is de offerte onvoorwaardelijk en bindend.
Gestelde eisen aan de dienstverlener
In aanvulling op de uitsluitings- en geschiktheidscriteria stellen wij de navolgende eisen, tevens onderdeel van de beoordeling, aan de dienstverlener:
a. De accountant dient ruime kennis en ervaring op het gebied van de wet- en regelgeving van de Nederlandse gemeenten te hebben. Het gaat daarbij om het totale brede terrein van
gemeentelijk beleid en beheer, met inbegrip van kennis en ervaring op deelterreinen van het gemeentelijk takenpakket. Kennis en ervaring betreffende het functioneren van kleinere gemeentelijke organisaties is noodzakelijk. De offerte moet helder inzicht geven in de
aanwezigheid van deze kennis en ervaring. Daarnaast bevat de offerte een beschrijving van de organisatie van het in te zetten controleteam.
b. De aanbieder moet voldoen aan onze kwaliteitsvoorwaarden met betrekking tot deskundigheid, continuïteit en flexibiliteit.
Deskundigheid:
De aanbieder heeft een deskundig management en dito medewerkers. De aanbieder dient duidelijk inzicht te geven van de in het controleteam aanwezige deskundigheid, ervaring, inzet, inclusief controleleider, borging van kennisoverdracht is hierbij wezenlijk;
De medewerkers beheersen de Nederlandse taal in woord en geschrift;
Sterk ontwikkelde kennis op het gebied van EDP-audit en advies op het gebied van ICT.
Continuïteit
De aanbieder dient over een gezonde financiële en economische draagkracht te beschikken waarmee de continuïteit over een langere periode, c.q. tijdens de looptijd van de
overeenkomst, gewaarborgd is. De continuïteit wordt beoordeeld op faciliteiten die de organisatie heeft om een optimale dienstverlening aan de gemeente te waarborgen.
Uitgangspunt is dat de gemeente geen risico loopt in het proces van de jaarrekeningcontrole door problemen in de continuïteit van de accountant.
Tijdens de looptijd van de overeenkomst moet het aantal wisselingen in de samenstelling van het controleteam zoveel mogelijk voorkomen worden om de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen. Uitgangspunt moet zijn dat de interimcontroles en de
eindcontrole door dezelfde teamleden worden uitgevoerd. In de offerte wordt ingegaan op het waarborgen van de stabiliteit van de samenstelling van het team. Tevens wordt aangegeven op welke wijze wordt voorzien in vervanging bij langdurige uitval van de leiding van het controle team.
Flexibiliteit
De aanbieder zorgt voor een directe (ook fysieke) bereikbaarheid van de teamleiding. De gemeente wil dat de accountant na verzoek binnen een redelijke termijn in staat is om de benodigde capaciteit te leveren. Dat is binnen een week en bij calamiteiten direct.
De aanbieder speelt flexibel in op onvoorziene situaties.
Goede sociale vaardigheden en het vermogen om te kunnen communiceren met alle spelers in het proces
c. De aanbieder moet gewend zijn aan het opereren in een politieke omgeving. Met gevoel voor de lokale bestuurlijke verhoudingen moet de accountant een bijdrage leveren aan een optimale uitoefening door de raad van zijn controlerende rol zoals deze is vastgelegd in de controle verordening (verordening ex artikel 213 GW). Met de uitoefening van de
accountantstaak moet een bijdrage worden geleverd aan de kwaliteitsverbetering van de gemeentelijke organisatie.
d. Sinds 2010 moeten gemeenten bij 75% van haar inkopen duurzaamheid als criterium bij de besluitvorming meenemen. Duurzaam inkopen is het rekening houden met milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van een product, dienst of werk op het milieu, bijvoorbeeld door energie of materiaalgebruik. Bij sociale aspecten kun je denken aan thema’s als kinderarbeid of mensenrechten. Graag zouden wij inzicht krijgen waar en welke specifieke duurzaamheidsaspecten zitten in de aanbieding van uw accountantsopdracht dan wel in uw eigen accountantsorganisatie.
e. Bij de uitoefening van zijn werkzaamheden moet de accountant in staat zijn vroegtijdig relevante knelpunten en mogelijke verbeteringen te signaleren. Bij de beoordeling van de aanbiedingen wordt de mate waarin de aanbieder blijkens zijn controlefilosofie zal bijdragen aan de permanente kwaliteitsverbetering van de gemeentelijke organisatie gewogen. Hierbij wordt gekeken naar de mate waarin de controlewerkzaamheden gericht zijn op de
ontwikkeling van een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie, die zicht heeft op zijn risicomarges en deze risico’s ook adequaat beheerst.
Verwacht wordt dat deze bijdrage leidt tot suggesties en aanbevelingen in de uit te brengen rapportages en in het overleg met het management. In dit verband stelt de gemeente prijs op pro- actief meedenken over het afleggen van verantwoording aan de burger (in het kader van de
transparante organisatie) en daaraan gekoppelde maatregelen voor controle op de rechtmatigheid. De aanbieders worden verzocht met oog voor het bovenstaande hun controlefilosofie te beschrijven.
Daarbij dient de aanbieder aan te geven of en op welke wijze kan garanderen dat hij adequaat zal inspelen op actuele gebeurtenissen binnen de gemeente Eijsden-Margraten.
4. Offerte eisen
Naast de algemene indruk van de offerte ten aanzien van het kwalitatief niveau van de aanbieding en afstemming van het aanbod op de behoefte, moet een complete offerte bestaan uit:
1. Rechtsgeldig ondertekende aanbiedingsbrief.
2. Presentatie van de aanbieder.
3. Beschrijving van de aanbieding aan de hand van de eisen en criteria zoals in voorgaande hoofdstukken verwoord.
4. Prijsopgave.
Toelichting punt 2:
De offerte dient mondeling te worden toegelicht. Deze presentatie dient te worden verzorgd door het controleteam dat de opdracht zal uitvoeren.
In de presentatie willen wij tenminste de volgende 3 onderwerpen toegelicht zien:
1. De controle-aanpak , waaronder de controleaanpak gedurende de jaarcyclus en de eisen en wensen met betrekking tot de inzet van de interne controle, de administratieve organisatie en de relatie met de auditcommissie alsmede de perceptie van de 'natuurlijke adviesfunctie'.
2. Een visie op de ontwikkelingen met betrekking tot de accountantscontrole, de rol van de Autoriteit Financiële Markten in relatie tot de werkzaamheden van de accountant en de ontwikkelingen betreffende het In Control Statement voor gemeenten.
3. Een visie op de ontwikkelingen van het Sociaal Domein in relatie tot de werkzaamheden van de accountant.
Nadrukkelijk wordt erop gewezen dat de presentatiebijeenkomsten uitsluitend een informatief karakter hebben en niet dat van een onderhandelingsgesprek. Ook is het niet mogelijk dat u op grond van de presentatiebijeenkomst uw offerte kunt bijstellen of aanvullen.
Toelichting punt 4
De geoffreerde prijzen dienen in euro’s en exclusief BTW opgegeven te worden en er moet sprake zijn van een vaste prijs gedurende de hele contractperiode.
De prijsopgave dient gesplitst te zijn in de volgende onderdelen:
Kosten van de reguliere jaarrekeningcontrole, incl. specifieke uitkeringen (SISA)
Een vast uurtarief voor alle overige opdrachten/deelverantwoordingen.
Het offertebedrag is inclusief alle eventueel bijkomende kosten zoals bijvoorbeeld overhead, reis- en verblijfkosten en secretariële ondersteuning. Tevens is het offertebedrag inclusief de daarbij
behorende advisering en ondersteuning.
Facturatie en betaling vindt uitsluitend plaats op basis van jaarlijks verrichte werkzaamheden, voor zover van toepassing conform de ingediende inschrijving, als volgt:
50% na ontvangst van de managementletter,
50% na het afgeven van de accountantsverklaring
Facturen zonder voldoende specificatie zullen niet betaalbaar worden gesteld.
Facturatie van deelverklaringen vindt uitsluitend plaats na afgifte van de betreffende accountantsverklaring.
Toelichting op de (wijze van) indiening van de offerte:
De offerte dient ingediend te worden op onderstaand adres:
Gemeente Eijsden-Margraten t.a.v. dhr. D. Weerts
Postbus 10
6269 ZG Margraten
De feitelijke offerte dient in twee gesloten enveloppen te worden aangeboden met de tekst:
1 INSCHRIJVING TEN BEHOEVE VAN DE MEERVOUDIGE ONDERHANDSE AANBESTEDING ACCOUNTANTSCONTROLE 2019-2022
VERTROUWELIJK EN PERSOONLIJK
NIET OPENEN VOOR 17-06-2019, 12.00 UUR KWALITEIT
en
2 INSCHRIJVING TEN BEHOEVE VAN DE MEERVOUDIGE ONDERHANDSE AANBESTEDING ACCOUNTANTSCONTROLE 2019-2022
VERTROUWELIJK EN PERSOONLIJK
NIET OPENEN VOOR 20-06-2019, 17.00 UUR PRIJS
Wilt u de offerte persoonlijk bezorgen, dan kunt u die afgeven bij de balie van het gemeentehuis van de gemeente Eijsden-Margraten, Amerikaplein 1 te Margraten. Op uw verzoek wordt een
ontvangstbevestiging verstrekt met daarop de datum en het tijdstip van ontvangst.
U bent als inschrijver zelf verantwoordelijk voor het tijdig indienen van de offerte. Te laat ingediende offertes zullen niet worden beoordeeld: hierbij is het moment van ontvangst van de offerte leidend.
Offertes per fax of e-mail worden niet geaccepteerd, offertes mogen enkel en alleen ingediend worden in persoon of per post.
De offerte mag geen voorbehoud bevatten.
De offerte dient rechtsgeldig ondertekend te zijn en moet op papier in 5-voud worden ingediend. Daarnaast dient de offerte ook digitaal aangeboden te worden. Aan deze digitale
versie kunnen geen rechten worden ontleend. Bij eventuele verschillen wordt uitgegaan van de papieren versie.
Indien een offerte onduidelijkheden bevat, kan de gemeente Eijsden-Margraten schriftelijk aan de aanbieder om schriftelijke verduidelijking verzoeken, welke deel zal uitmaken van de offerte.
Correspondentie en ontvangen bescheiden zullen na afloop niet aan u worden geretourneerd.
Uitsluitend offertes waarin alle gevraagde gegevens, benodigd voor de beoordeling, aangeleverd zijn worden in behandeling genomen.
Indien u geen offerte kunt of wil indienen, dan verzoeken wij u dit per ommegaande kenbaar te maken aan dhr. D. Weerts, dannyweerts@eijsden-margraten.nl
Wij streven ernaar zo spoedig mogelijk na de Raadsvergadering d.d. 2-07-2019 de inschrijvers op de hoogte te brengen van de voorlopige gunning. De inschrijver aan wie de gemeente een voornemen tot gunnen richt kan aan dit voornemen geen rechten ontlenen. De gemeente behoudt zich het recht voor om op dit voornemen terug te komen dan wel de definitieve gunning op te schorten of de
aanbestedingsprocedure te beëindigen.
Iedere inschrijver die het niet eens is met het voornemen tot gunning, kan binnen 20 kalenderdagen na verzenddatum op brief van het voornemen tot gunning, een kort gedingprocedure bij de rechtbank Limburg, locatie Maastricht, aanhangig te maken. Dit is een vervaltermijn hetgeen inhoudt dat een vordering na afloop van die termijn niet-ontvankelijk is.
Nota van inlichtingen
Vragen aangaande deze procedure kunnen tot 10-06-2019, 12.00 uur per e-mail worden gesteld aan dhr. D. Weerts, dannyweerts@eijsden-margraten.nl. Vragen die na deze datum worden gesteld, zullen niet meer worden beantwoord.
Wij zullen alle binnengekomen vragen met de hierop door haar gegeven antwoorden bundelen in een Nota van Inlichtingen. Deze zal zij op 11-06-2019 gelijktijdig geanonimiseerd aan alle deelnemers doen toekomen per e-mail.
Indien u geen vragen heeft gesteld, wordt u vriendelijk verzocht om uw e-mailadres door te geven zodat wij ook u nota van inlichtingen kunnen doen toekomen.
Gestanddoening en ondertekening
Inschrijvingen dienen voor de duur van 6 maanden, te rekenen vanaf de sluitingsdatum, gestand te worden gedaan. Tevens dienen zij rechtsgeldig ondertekend te zijn. Bij twijfel behouden wij ons het recht voor de rechtsgeldige ondertekening te onderzoeken.
Voorbehoud en kostenvergoeding
Wij behouden ons het recht voor de aanbestedingsprocedure (tussentijds) stop te zetten, eenzijdig af te breken of gedeeltelijk niet te gunnen. Inschrijvers hebben geen enkel recht op vergoeding van eventueel gemaakte kosten en/of geleden schade.
Ook in het geval dat de opdracht wel gegund wordt, hebben inschrijvers geen enkel recht op vergoeding van eventueel gemaakte kosten.
Tegenstrijdigheden
Deze offerteaanvraag, alsmede de hiertoe behorende bijlagen, zijn met zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden opmerken, dient u de Gemeente Eijsden- Margraten hiervan via genoemde contactpersoon schriftelijk op de hoogte te stellen, in ieder geval vóór de uiterste datum voor het stellen van vragen. Tegenstrijdigheden die eerst later blijken, zijn voor risico van de Inschrijvers. In alle gevallen van onduidelijkheid prevaleert deze offerteaanvraag.
Taal
De gevraagde gegevens, eigen verklaringen en alle overige documenten dienen in de
Nederlandse taal te worden opgesteld. Alle mondelinge en schriftelijke correspondentie tijdens de aanbestedingsprocedure vindt eveneens plaats in de Nederlandse taal.
Wijzigingen
Het is uitdrukkelijk niet toegestaan om de vaste tekst van de standaardformulieren te wijzigen en/of eigen standaardverklaringen te gebruiken. Dit op straffe van uitsluiting.
- versturen offerteaanvraag d.d. 29 mei 2019 - nota van inlichtingen d.d. 10 juni 2019
- antwoorden nota van inlichtingen d.d. 11 juni 2019 - indienen offertes d.d. 17 juni 2019
- presentaties d.d. 20 juni 2019 - voorlopige gunning d.d. 2 juli 2019 - stand-still termijn: 20 kalenderdagen - definitieve gunning d.d. 22 juli 2019 Beoordeling offertes
Ter voorbereiding op de opdrachtverlening door de raad worden de offertes door een
beoordelingsgroep beoordeeld. Deze beoordelingsgroep bestaat uit de griffier, leden commissie P&C, beleidsadviseur financiën en de controller. De beoordelingsgroep vult de beoordelingsmatrix (zie gunningscriteria) in.
Op basis van een voorstel van de beoordelingsgroep (o.b.v. de ingevulde beoordelingsmatrix) gunt de gemeenteraad de opdracht aan de inschrijver met de economisch meest voordelige aanbieding.
Kosten offerte
Aan de offerte inclusief een presentatie zullen voor de gemeente Eijsden-Margraten geen kosten verbonden zijn, ongeacht of de verdere aanbestedingsprocedure al dan niet tot het sluiten van een overeenkomst zal leiden.
5. Gunningscriteria
Gunningsmethodiek: het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving De overeenkomst wordt gegund op grond van de naar het oordeel van aanbesteder economisch meest voordelige inschrijving. De economische meest voordelige inschrijving wordt vastgesteld op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding.
Beoordelingscommissie en wijze van beoordelen
Nadat er uit de inschrijving is gebleken dat er geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn, de inschrijver voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen en hetgeen is opgenomen in dit aanbestedingsdocument, wordt de inschrijving verder beoordeeld. Hiervoor is een
beoordelingscommissie opgericht die tot taak heeft te beoordelen welke inschrijving op grond van de hierna beschreven gunningcriteria als economisch meest voordelige inschrijving moet worden aangemerkt. In de beoordelingscommissie wordt voldoende deskundigheid geborgd. De beoordelingscommissie bestaat uit vakinhoudelijke deskundigen en wordt bijgestaan door een inkoopadviseur. De rol van de inkoopadviseur bestaat uit het zorgen voor een goede begeleiding van de procedures en processen. Hiertoe is deze onder meer bij iedere bijeenkomst van de
beoordelingscommissie aanwezig. Op basis van het door de beoordelingscommissie opgesteld gunningsadvies neemt de aanbesteder een gunningsbesluit. Het gunningsbesluit zal aan alle inschrijvers schriftelijk bekend gemaakt worden.
Beoordeling van de inschrijvingen Gebruikte (sub)gunningscriteria :
Onderdeel beoordeling
Waardering puntentoedeling Maximaal te
behalen punten
Weging bij max.
punten 1. Kwaliteit a. Voor controle-aanpak max. 60 punten
b. Voor de visie op de ontwikkelingen
accountantscontrole en sociaal domein max. 20 punten per onderdeel
Totaal
a. 60 punten b. 40 punten
100 punten 60%
2. Prijs a. Voor de Totaalprijs
b. Een vast uurtarief voor alle overige opdrachten/deelverantwoordingen Totaal
a. 70 punten b. 30 punten
100 punten 40%
3.Presentatie De presentatie wordt niet apart gewaardeerd
Kwaliteitsbeoordeling
De kwaliteitsbeoordeling zal geschieden op de onderdelen zoals aangegeven onder hoofdstuk 4 punt 2.
De leden van de beoordelingscommissie geven aan elk criterium individueel een rapportcijfer op een schaal van 0 t/m 10.
Vervolgens worden de individuele rapportcijfers plenair besproken en wordt een gezamenlijk waarderingscijfer per criterium bepaald.
Voor criterium 1 wordt dit cijfer vermenigvuldigd met 6, zodat voor dit criterium maximaal 60 punten kan worden verkregen.
Voor criterium 2 en 3 wordt dit cijfer vermenigvuldigd met 2 zodat voor deze criteria elk maximaal 20 punten kan worden verkregen.
Punten worden afgerond op 1 decimaal achter de komma.
Totaal zijn voor het gunningscriterium Kwaliteit maximaal 100 punten te verkrijgen.
Prijsbeoordeling
Met betrekking tot de beoordeling van het aspect prijs verwachten wij van u de volgende opgaven:
Totaalprijs
U dient een vaste totaalprijs voor het jaar 2019 (prijspeil 1-1-2019) exclusief btw op te geven voor de algemene certificerende functie, inclusief natuurlijke adviesfunctie en het begeleiden van de interne controle.
In totaal zijn voor de totaalprijs 70 punten te verkrijgen.
De aangeboden prijsstelling wordt door middel van de volgende formule beoordeeld:
Laagste inschrijver/inschrijver x 100. Punten worden afgerond op 1 decimaal achter de komma.
Voorbeeld: inschrijver a 150, inschrijver b 130, inschrijver c 100 Inschrijver c krijgt het maximum = 70 punten
Inschrijver b krijgt 100/130 x 70 = 53,9 punten Inschrijver a krijgt 100/150 x 70 = 46,7 punten
Uurtarief
U dient een opgave te doen van de uurprijzen onderscheiden naar de verschillende kwaliteitsniveaus van de in te zetten functionarissen.
Deze prijzen worden niet apart gewaardeerd, maar dienen wel een marktconform uurtarief te zijn anders wordt de inschrijving ter zijde gelegd.
De prijzen genoemd onder A. en B. zijn inclusief alle bijkomende kosten zoals, reis- en
verblijfkosten, kosten van administratie, facturering, creditering en alle eventuele overige kosten De leden van de beoordelingscommissie geven aan elk criterium individueel een rapportcijfer op een schaal van 0 t/m 10.
Vervolgens worden de individuele rapportcijfers plenair besproken en wordt een gezamenlijk rapportcijfer per criterium bepaald.
Voor elk van de drie criteria kan maximaal 10 punten kan worden verkregen.
In totaal zijn voor de prijsflexibiliteit 30 punten te verkrijgen.
Totaal zijn voor het gunningscriterium Prijs maximaal 100 punten te verkrijgen.
Indien een inschrijver bij zijn prijsstelling een prijs van € 0 hanteert dan behoudt de aanbesteder zich het recht voor om deze om te zetten in een prijs van € 0,01, zodat de in dit bestek genoemde formules alsnog gebruikt kunnen worden.
Presentatie
De gemeente Eijsden-Margraten zal maximaal 3 gegadigden uitnodigen voor het geven van een presentatie. Voor die presentatie worden dan die inschrijvers uitgenodigd die na beoordeling van de criteria kwaliteit plus prijs op de eerste 3 plaatsen staan. Daarbij geldt dat gegadigden die een zelfde score hebben, ex aequo geplaatst worden op dezelfde plaats.
Tijdens deze presentatie kunnen deze gegadigden hun offerte mondeling toelichten.
De presentatie wordt niet afzonderlijk beoordeeld maar dient louter als toelichting op en verduidelijking van de kwaliteitseisen.
Voor de presentatie zal een uur ter beschikking worden gesteld. Binnen dit uur is voor de inschrijver een half uur opgenomen ten behoeve van het geven van de daadwerkelijke presentatie. Daarna is een half uur beschikbaar voor het stellen van vragen door de beoordelingscommissie.
De leden van de beoordelingscommissie kunnen naar aanleiding van de presentatie hun eerdere beoordeling wijzigen.
Totaal Beoordeling
De inschrijver die vervolgens het hoogste aantal punten heeft behaald voor kwaliteit en prijs
tezamen zal in het advies van de beoordelingscommissie als inschrijver worden aangemerkt die voor gunning van de opdracht in aanmerking komt.
Als er twee inschrijvingen op de eerste of een gelijke plaats eindigen, doordat er na de totaalbeoordeling inschrijvingen zijn met een gelijke eindscore, dan wordt gekeken welke inschrijver op het onderdeel kwaliteit het hoogst heeft gescoord.
Mochten er dan nog twee partijen gelijk eindigen dan wordt er geloot.
Hiermee adviseert de beoordelingscommissie de Gemeenteraad, via de commissie P&C, rechtstreeks over de door de raad aan te stellen accountant.
Contactgegevens
Voor vragen kunt u contact opnemen met de gemeente Eijsden-Margraten via een van onderstaande gegevens.
Algemeen
Naam: Gemeente Eijsden-Margraten Postadres: Postbus 10
6269 ZG Margraten Bezoekadres: Amerikaplein 1
Telefoon: 043-4588488
Internet: www.Eijsden-Margraten.nl Contactpersoon
Naam: Gemeente Eijsden-Margraten
T.a.v.: Danny Weerts
Telefoon: 043-4588488
E-mail: dannyweerts@Eijsden-Margraten.nl
Het is niet toegestaan met (andere) medewerkers van de Aanbestedende Dienst dan voornoemde contactpersoon te corresponderen, dit op straffe van uitsluiting.
6. Slot
Met belangstelling zien wij uw offerte tegemoet en danken wij u bij voorbaat voor uw inspanningen.
Met vriendelijke groet,
Burgemeester en wethouders van de gemeente Eijsden- Margraten,
namens dezen,
Danny Weerts
Afdelingshoofd Financiën
© Niets uit onderhavig document mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Aanbestedende Dienst
