Ministerie van Verkeer en Waterstaat
opq
Informatievoorziening bij hoog- en laagwater
verwerking interviews berichtencentra en persvoorlichters
30 december 2005
RWS RIZA Werkdocument 2005.176x
Ministerie van Verkeer en Waterstaat
opq
Ministerie van Verkeer en Waterstaat
opq
Informatievoorziening bij hoog- en laagwater
verwerking interviews berichtencentra en persvoorlichters
30 december 2005
RWS RIZA Werkdocument 2005.176x M.M. Schoor, L. van Hal en L.J. Bolwidt
. . .
Colofon
Uitgegeven door: RWS RIZA, afdeling rivieren
Informatie: M.M. Schoor
Telefoon: 026-3688558 Fax: 026-3688678
Uitgevoerd door: M.M. Schoor, L. van Hal en L.J. Bolwidt Opmaak: M.M. Schoor
Foto’s voorpagina: boven: Polderdistrict Groot Maas en Waal onder: R. Fokkema
Accoord gezien: W. van de Langemheen Datum: 30 december 2005
Inhoudsopgave
. . .
1 Inleiding 7
2 Samenvatting interviews berichtencentra 9 2.1 Gebruikers van de informatie 9
2.2 Informatiemedium 9 2.3 Informatie waarover? 10 2.4 Achtergrondinformatie 11 2.5 Beschikbaarheid informatie 11
2.6 Tevredenheid over de bestaande werkwijze 11
2.7 Tevredenheid over het gebruik van de diverse media 11 2.8 Tevredenheid over bestaand materiaal 12
2.9 Behoefte aan voor te bereiden extra informatie 12 3 Samenvatting vragenlijsten persvoorlichters 15 3.1 Wijze van geïnformeerd worden 15
3.2 Is er voldoende achtergrondinformatie? 15
3.3 Suggesties voor onderwerpen waarover meer info gewenst is 15
3.4 Gewenste vorm extra informatie 15
3.5 Tevredenheid over samenwerking met berichtencentra 15 3.6 Tevredenheid over samenwerking tussen persvoorlichters 16 4 Aanbevelingen n.a.v. interviews berichtencentra en
persvoorlichters 17
4.1 Communicatie met de burger: 17 4.2 Communicatie binnen RWS 17
4.3 Communicatie met andere overheden, waterschappen en dienstverlening 17
Bijlage A Vragenlijst berichtencentra 19 Bijlage B Vragenlijst persvoorlichters 21
1. Inleiding
Voor het stuurboord project C18: informatievoorziening bij extreme waterstanden, is geïnventariseerd wat er gedaan kan worden om de publieke dienstverlening en communicatie bij extreme waterstanden (hoogwaters en laagwaters) te verbeteren. Projectleider is Leonie Bolwidt.
Eerste stap was het houden van interviews met de direct betrokkenen;
de berichtencentra. Vervolgens is aanvullend hierop de persvoorlichters van de Regionale Diensten en het RIZA gevraagd een vragenlijst in te vullen.
Er hebben interviews plaatsgevonden met medewerkers van de
berichtencentra van RWS RIZA (Wilfried van Gogh), RWS ON (Wendy Ruiter), RWS LB (Eddy Ensinck) en RWS ZH (Albert van Schaick). De interviews zijn gehouden door Leo van Hal en Margriet Schoor. Voor dat de interviews plaatsvonden is per e-mail een vragenlijst verzonden (zie bijlage A). De meeste geïnterviewden hebben aan de hand daarvan hun medewerkers geraadpleegd. In hoofdstuk 2 worden de interviews met de berichtencentra samengevat.
De persvoorlichters is per e-mail een vragenlijst voorgelegd (zie bijlage B). De vragenlijsten zijn beantwoord door Margriet Roukema (RWS RIZA), Jan Huurman (RWS ON), Kuteng Wu (RWS LB) en Marjan Buruma (RWS ZH). In hoofdstuk 3 worden de antwoorden op de vragenlijsten van de persvoorlichters samengevat.
Naar aanleiding van de resultaten uit de interviews wordt er momenteel een boekje gemaakt met vragen en antwoorden over hoogwater en laagwater. Dit boekje is in concept gereed en wordt in februari 2006 opgeleverd.
Een lopende ontwikkeling op het gebied van waterhoogte- voorspellingen is de realisatie van een continu afvoer- en
waterstandsvoorspellingssysteem voor heel Nederland (voorlopig exclusief overgangswateren). Deze automatische productielijn (APL) moet eind 2007 gereed zijn.
2. Samenvatting interviews berichtencentra
2.1 Gebruikers van de informatie
Belangrijke informatiegebruikers van de berichtencentra zijn:
Waterschappen: krijgen informatie over het verloop van de hoogwatergolf i.v.m. dijkbewaking.
Andere RWS diensten: RWS RIZA doet de voorspellingen voor
Borgharen en Lobith en geeft deze door aan RWS ON en RWS LB, die de voorspellingen in hun beheersgebied hierop baseren en deze vervolgens doorgeven aan RWS ZH, die vervolgens de voorspelling voor het benedenrivierengebied maken. Het berichtencentrum van RWS RIZA (het Infocentrum Binnenwateren) verzorgt het naar buiten brengen van de voorspellingen via teletekst en internet.
Districtshoofden (voormalig dienstkringhoofden) worden bij een
bepaalde waterstand door de regionale berichtencentra gewaarschuwd.
Schippers zijn met name geïnteresseerd in stremmingen.
Bureaus HID van de verschillende diensten: Zij verzorgen de contacten met de pers.
Hulpdiensten/bestuurders: De berichtencentra werken met lijsten (in een calamiteitenplan) waarin opgenomen is bij welke waterstanden wie gewaarschuwd wordt.
Gebruikers buitendijks gelegen gebieden: terreinbeheerders, boeren, bewoners van buitendijks gelegen huizen, potentiële huizenkopers, buitendijksgelegen bedrijven, campinghouders, recreanten. Men is met name geïnteresseerd in de verwachte waterstanden.
Scholieren/studenten: zij vragen meestal om informatie na een hoogwater, niet tijdens.
2.2 Informatiemedium
De meest gebruikte media zijn telefoon, teletekst en internet.
Telefoon: Waterschappen, andere RWS diensten, bureau HID en bestuurders en hulpdiensten worden bij een bepaalde waterstand opgebeld door de berichtencentra. Meestal wordt tegelijkertijd een fax of e-mail verstuurd. De gebruikers van buitendijkse gebieden bellen zelf naar de berichtencentra. Zij staan incidenteel ook op de lijsten met te bellen personen/organisaties.
Email: naast een telefoontje ontvangen veel mensen ook een e-mail bericht.
Teletekst: Hoewel wellicht verouderd is teletekst nog steeds het medium waarin de waterstanden en voorspellingen aan het publiek worden meegedeeld. De pagina is zeer goed bekend en wordt veel geraadpleegd.
On-line systemen: Professionals kunnen met MFPS (multifunctioneel presentatiesysteem) de automatisch geregistreerde waterstanden zien.
Dit werkt goed, maar geeft geen voorspellingen.
Internet: op www.actuelewaterdata.nl zijn net als op teletekst de waterstanden te zien. Waterstanden, afvoer, minst gepeilde diepten, waterstand- en afvoer voorspellingen, scheepvaartberichten,
zwemwaterberichten en ijsberichten staan ook op www.infocentrum- binnenwateren.nl Daarnaast zijn er nog andere sites waarop informatie over waterstanden te vinden is, zoals www.waternormalen.nl (wat is normaal, reeksen en getijden). Ook kan men via internet op MFPS (multifunctioneel presentatiesysteem) komen, maar dat is niet zo bekend en vergt installatie van enige programma’s (www.mfps.nl). De landelijke commissie waterverdeling geeft op de site www.demis.nl/lcw informatie over allerlei aspecten van het laagwater. Op deze site moet men inloggen. In vergelijking met teletekst is de naamsbekendheid van de sites minder.
Het contact met radio/tv loopt via de bureaus HID, die ook de persberichten opstellen.
Voor calamiteiten bestaat het systeem Infra-Web (www.infra-web.nl).
Infra-web is een door Rijkswaterstaat ontwikkeld web-based systeem voor het voor het registreren, communiceren en afhandelen van incidenten. Incidenten op het water, de weg of in de lucht. Het is sterk gericht op crisismanagement.
Een ander systeem is FLIWAS, het Flood Information and Warning System. Dit systeem wordt momenteel in Europees kader ontwikkeld door onder andere de Nederlandse waterschappen (STOWA), de Provincie Gelderland en Rijkswaterstaat, samen met een aantal Duitse projectpartners. Dit systeem komt te bestaan uit verschillende modules (Onder andere voor Meten & Monitoren, Calamiteitenplannen
(draaiboek hoogwater), Evacuatie, Risicokaarten, en Communicatie).
Naar verwachting wordt FLIWAS in juni 2006 opgeleverd. Een van de functionaliteiten van FLIWAS wordt het kunnen inlezen en presenteren van actuele en voorspelde waterstanden. FLIWAS heeft dan ook een sterke link met de hoogwatervoorspelling en hoogwaterberichtgeving.
De output van de hoogwatervoorspelling is de input voor FLIWAS.
FLIWAS draagt er toe aan bij dat tijdens hoogwater waterschappen, provincies, RWS en de gemeenten over dezelfde basisinformatie beschikken (eenduidigheid).
2.3 Informatie waarover?
De berichtencentra worden benaderd met allerlei soorten vragen.
Men vraagt met name informatie over de verwachte waterstanden. De waterschappen zouden de voorspellingen graag 4 keer per dag en per kilometer willen krijgen.
Bij hoogwater wil men daarnaast informatie over stroomsnelheden en doorvaarthoogtes onder bruggen en beperkingen voor de scheepvaart.
Langs de onbedijkte Maas is behoefte aan informatie over
inundatiefrequenties. Daarom maakt men atlassen hiervan die gebruikt kunnen worden door brandweer, politie ed.
Bij laagwater vraagt men om de minst gepeilde dieptes (MGD’s). Ook vraagt men naar de watertemperatuur en de zwemwaterkwaliteit. Over dit laatste informeert de provincie.
2.4 Achtergrondinformatie
Achtergrondinformatie die men vraagt:
Hoe ontstaat een hoogwater? Waarom komt het hoogwater op de Maas veel sneller dan op de Rijn? Ligt dat aan België? Aan de verstedelijking? Aan de kanalisering?
In Zuid Holland vraagt men ook informatie over het getij en de getijwerking.
Historische waterstanden en basisgegevens uit WADI (voorheen DONAR).
Werking van de stuwen
Vrijwel alle vragen aan het Infocentrum Binnenwateren van RWS RIZA worden geregistreerd in de database TOPDESK, hierin staat ook de afhandeling van de vraag.
2.5 Beschikbaarheid informatie
De gevraagde informatie is beschikbaar, maar staat niet allemaal bij elkaar.
Sommige gebruikers hebben weinig begrip waarom bij laagwater natuurbelangen boven economische belangen gaan. Dit dient wellicht meer en beter gecommuniceerd te worden. Het kan ook zijn dat men moeite heeft met het feit dat persoonlijke belangen geschaad worden.
2.6 Tevredenheid over de bestaande werkwijze
Als belangrijkste punt wordt aangegeven dat het van belang is dat de berichtencentra als één RWS naar buiten moeten treden en dat de samenwerking tussen de berichtencentra nog verbeterd kan worden.
Het als eenheid naar buiten treden wordt bemoeilijkt door het feit dat de voorspellingen in 4 verschillende berichtencentra worden gemaakt, met verschillende modellen. De nesting/koppeling van deze modellen kan verbeterd worden.
Er zijn nu ook verschillende distributiedatabases; meerdere internet sites, meerdere telefoondesks. Dat staat haaks op het als 1 dienst naar buiten treden.
2.7 Tevredenheid over het gebruik van de diverse media
Men is tevreden over het gebruik van telefoon, fax en e-mail Het systeem van teletekst is sterk verouderd. Het aantal pagina’s is beperkt. De grote bekendheid en toegankelijkheid maakt dat men toch tevreden is over het medium.
Internet komt voor steeds meer mensen beschikbaar en biedt de mogelijkheid veel meer informatie te ontsluiten dan teletekst. De algemene klacht is echter dat er te veel sites zijn en dat het vinden van de juiste informatie lastig is. Blijkbaar wordt er niet genoeg of niet op
de goede manier bekendheid aan de sites gegeven. Er is geen duidelijk gezicht van RWS. Sommige sites zijn verouderd.
2.8 Tevredenheid over bestaand materiaal
Veel informatie is wel beschikbaar, maar ligt niet klaar als er vragen komen. Met name kaartjes, tabellen en figuren die overzicht geven van extremen in voorgaande jaren moeten vaak opnieuw bij elkaar
geschraapt worden. Over de droogteberichtgeving van zomer 2005 is men zeer tevreden.
2.9 Behoefte aan voor te bereiden extra informatie
Men vindt het heel nuttig als er achtergrondinformatie wordt voorbereid over extreme waterstanden. Het bij elkaar zetten van de informatie is belangrijk. Deze info zou dan in een folder (of infobladen) en op internet beschikbaar moeten zijn. Als iedereen de beschikking heeft over de informatie, vertelt ook iedereen hetzelfde verhaal en komt RWS als 1 dienst naar buiten. Internet biedt meer mogelijkheden om interactief met de gegevens om te gaan. Een website moet echter wel bijgehouden worden. Voor laag water bestaat al zo’n site
(www.demis.nl/lcw), maar die is alleen voor professionals toegankelijk (inloggen). Kaartjes staan ook op de site www.infocentrum-
binnenwateren.nl.
Ideeën voor onderwerpen:
Ontstaan van hoogwaters/laagwaters.
Historische reeksen van extremen; vergelijking met de hoogwaters van 1993 en 1995 (en 1926). Wel rekening houden met veranderde geometrie van het systeem.
Achtergrond en methodiek voorspellingen m.n. hoogwater.
Waarom komt een hoogwater op de Maas zo snel?
Wat is de invloed van de Maaswerken en RvR?
Onzekerheidsmarges voorspellingen (In de maak voor de Maas).
Voorspellingen in het buitenland.
Invloed van stuwen in het buitenland.
Hoe zijn de dijkhoogtes berekend?
Ontwerphoogtes en toetspeilen.
Zijn de keringen open of dicht?
Wanneer worden de stuwen gestreken?
HIS buitendijks: welk gebied loopt onder bij welke waterstand; kaartje van dijkringen.
Kaartjes stroomgebied met plaats van de top v/h hoogwater (per tijdseenheid).
Waterstanden per km, eventueel linken aan postcodes (zoals bij AHN).
Plaatje met peilschaal topstand 1993/95 en verwachtte top op verschillende locaties (in kaartje).
Lijstje met internetsites met achtergrondinfo.
Op internet (later):
HIS buitendijks: welk gebied loopt onder bij welke waterstand;
Kaartjes stroomgebied met plaats van de top v/h hoogwater (per tijdseenheid).
Waterstanden per km, eventueel linken aan postcodes (zoals bij AHN).
Plaatje met peilschaal topstand 1993/95 en verwachtte top op verschillende locaties (in kaartje).
3. Samenvatting vragenlijsten persvoorlichters
3.1 Wijze van geïnformeerd worden
Persvoorlichters worden telefonisch en/of per mail door de berichtencentra geïnformeerd over de verwachte afvoer en
weersomstandigheden en watertemperatuur. Dit gebeurt ruim op tijd (in de aanloop van een eerste vooralarm fase). Ook houden ze zelf de waterstanden in de gaten via internet en teletekst.
3.2 Is er voldoende achtergrondinformatie?
Voor algemene informatie zijn er teksten beschikbaar. Deze zijn o.a.
gebaseerd op ervaringen met eerdere hoogwaters (1993 en 1995).
Ook worden soms inhoudelijk deskundigen geraadpleegd om persvragen te beantwoorden.
De meeste vragen gaan echter over de actuele situatie: wat wordt de hoogste stand? Komt er een overstroming?
3.3 Suggesties voor onderwerpen waarover meer info gewenst is
Onderwerpen die aangegeven worden zijn:
Hoe en wanneer worden sluizen en stuwen ingezet bij hoog- dan wel laagwater.
Uitleg over de rekenmethode, zodat er begrip komt over het soms niet uitkomen van de voorspellingen.
Uitleg over het belang van de golfvorm bij hoogwater.
Uitleg over het stroomgebied en de belangrijkste zijwateren van de Maas en de Rijn.
Het is wenselijk dat de basisboodschappen ook in Engels en Duits beschikbaar zijn, want bij een crisis is er veel internationale aandacht.
3.4 Gewenste vorm extra informatie
Via internet/intranet, een brochure of factsheets. Internet biedt het voordeel van een mogelijke combinatie van achtergrond informatie met informatie over de actuele situatie. Internetsites moeten wel centraal beheerd en actueel gehouden worden.
Men wil de informatie raadplegen bij het beantwoorden van
persvragen, maar men wil ook de pers te kunnen doorverwijzen naar de informatiebron.
3.5 Tevredenheid over samenwerking met berichtencentra
Men is (zeer) tevreden. Er zijn goede afspraken over wie wat vertelt.
verschillende locaties plaatsvinden, komen nieuwe voorspellingen soms later dan vooraf is doorgegeven. Dit is lastig voor de persvoorlichters;
journalisten willen immers weten wanneer er nieuwe informatie beschikbaar is en als deze er dan nog niet is, moeten ze naar een later tijdstip doorverwezen worden.
3.6 Tevredenheid over samenwerking tussen persvoorlichters
Hoewel er nagenoeg geen onderlinge afstemming plaats vindt tussen de persvoorlichters van de vier diensten, is men tevreden over de samenwerking. RWS RIZA en de betreffende regionale dienst stellen samen de hoogwaterberichten op en op basis daarvan verzorgt RWS RIZA de landelijke berichtgeving en verzorgen de regionale diensten de regionale berichtgeving. Onderling hoeven de regionale
berichtencentra meestal niet samen te werken ( voorbeeld: een hoogwater op de Maas is niet zo voor belang voor ON).
Bij grootschalige zaken, zoals extreme droogte, coördineert SDG .
4. Aanbevelingen n.a.v. interviews berichtencentra en persvoorlichters
4.1 Communicatie met de burger:
Aanbevolen wordt een folder, boekje of infobladen te vervaardigen met daarin het antwoord op veel voorkomende vragen over hoogwater en laagwater. De hierboven genoemde onderwerpen kunnen als eerste aanzet voor de te beantwoorden vragen dienen. Ook kan de database TOPDESK geraadpleegd worden om veel voorkomende vragen te achterhalen. De informatie dient zo veel mogelijk aan te sluiten bij reeds beschikbare informatie, bijvoorbeeld in het onlangs verschenen boekje: Waterwijzer 2004-2005 van Nederland leeft met water.
Speciale aandacht dient te worden besteed aan de specifieke
informatiebehoefte die bewoners en gebruikers van buitendijks gelegen land hebben.
De informatie dient ook on-line beschikbaar gemaakt te worden. Hierbij kan men het beste aansluiten bij een site die bij het grote publiek bekend is. Ook kan hoogwaterberichtgeving per e-mail aan een breed publiek verspreid worden. Tevens dient een overzicht te komen van sites die de burgers kunnen raadplegen als ze extra informatie willen.
Verder dient er 1 landelijk 0800 telefoonnummer te komen, waarnaar mensen kunnen bellen met vragen over water (verwachte
waterstanden, calamiteiten, achtergronden e.d.); vergelijkbaar met het 0800 nummer voor vragen over de weg. Wellicht gaat de helpdesk water , die vanaf januari 2006 zal bestaan, deze functie vervullen.
4.2 Communicatie binnen RWS
Het verdient aanbeveling te onderzoeken of de interne communicatie binnen RWS verbeterd kan worden door alle voorspellingen uit te voeren door 1 infocentrum. Hierdoor worden de lijnen korter en de kans op fouten kleiner.
Verbetering van de koppeling van voorspelmodellen is gewenst.
4.3 Communicatie met andere overheden, waterschappen en dienstverlening
De communicatie bij laagwater (binnen het LCW), verloopt goed.
De communicatie bij hoogwater zal sterk verbeteren bij het
operationeel worden van FLIWAS. In afwachting hiervan dienen geen nieuwe acties op touw gezet te worden.
Bijlage A Vragenlijst berichtencentra
. . . Te gebruiken als geheugensteun bij interview. Deze vragenlijst gaat over de situatie bij extreme waterstanden (hoogwater en laagwater) 1. Aan wie geeft u informatie (gevraagd/ongevraagd); wie zijn de
gebruikers? Denk aan:
waterschappen andere RWS-diensen schippers
pers/journalisten
bestuurders/burgemeesters hulpdiensten
scholieren/studenten recreanten
anderen 2. Via welk medium: Denk aan:
Mondeling Radio
Tv Teletekst Internet Folders Persberichten
3. Wat voor informatie wordt gevraagd: Denk aan:
Waterstanden Voorspellingen
Achtergrondinformatie
4. Wat vraagt men aan achtergrondinformatie?
5. Is deze info ook beschikbaar?
6. Bent u tevreden over de bestaande werkwijze?
7. Bent u tevreden over het gebruik van de diverse media?
8. Bent u tevreden over bestaand materiaal?
9. Is het nuttig extra informatie voor te bereiden over:
Ontstaan van hoogwaters/laagwaters Historische reeksen van extremen
Achtergrond en methodiek voorspellingen Onzekerheidsmarges voorspellingen Situatie in het buitenland
Kaartjes (met wat?)
Bijlage B Vragenlijst persvoorlichters
. . . Vragenlijst persvoorlichting bij hoogwater en laagwater
1. Op welke wijze wordt u geïnformeerd over een hoogwater of laagwater?
2. Beschikt u over voldoende achtergrondinformatie om de vragen van pers te beantwoorden?
3. Heeft u suggesties voor onderwerpen waarover meer info wenselijk is?
4. In welke vorm zou u over deze informatie willen beschikken?
5. Bent u tevreden over de samenwerking met het berichtencentrum van uw dienst?
6. Bent u tevreden over de samenwerking tussen de
persvoorlichters van de verschillende berichtencentra? (RIZA, ON, Lb, ZH)
