Door de Vlaamse Beroepsorganisatie van Vroedvrouwen vzw

(1)

VBOV vzw - Haantjeslei 185-01 - 2018 Antwerpen - 03/218.89.67 – info@vroedvrouwen.be

Door de Vlaamse Beroepsorganisatie van Vroedvrouwen vzw

1. Wettelijk kader

Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG = Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Doel verwerking

Met dit formulier wenst de Vlaamse Beroepsorganisatie van Vroedvrouwen vzw (VBOV vzw) uw toestemming te vragen om uw ingezonden getuigenis, foto en/of ander (audio-)visueel materiaal en de hieraan gekoppelde persoonsgegevens (naam, rol) te mogen verwerken in het kader van de profilering van de vroedvrouw en/of het Good Practice Logo (GPL).

Indien er een minderjarige op de foto afgebeeld staat, vragen we expliciet toestemming aan de vertegenwoordiger van het kind om deze te mogen verwerken.

De bovenvermelde gegevens kunnen verspreid worden via volgende kanalen van de VBOV vzw:

sociale media, website (www.vroedvrouwen.be), (elektronische) nieuwsbrieven, het vaktijdschrift (Tijdschrift voor Vroedvrouwen), de jaarkalender.

3. Verwerkingsverantwoordelijke

Uw persoonsgegevens zullen steeds worden verwerkt onder de verantwoordelijkheid van VBOV vzw, vertegenwoordigd door voorzitter Marlene Reyns.

Contactgegevens

Haantjeslei 185-01, 2018 Antwerpen.

En ondernemingsnummer: BE0454.120.544 Telefoon: 03/218.89.67

E-mail: info@vroedvrouwen.be

FORMULIER GEÏNFORMEERDE TOESTEMMING VOOR VERWERKING VAN FOTO, GETUIGENIS EN/OF

ANDER (AUDIO-)VISUEEL MATERIAAL EN DE HIERAAN GEKOPPELDE PERSOONSGEGEVENS VAN

PARTICULIEREN

(2)

4. Uw rechten

De algemene privacyverklaring van de VBOV vzw van 15 oktober 2019 is van toepassing op dit formulier en is te vinden op de website van www.vroedvrouwen.be en in bijlage toegevoegd aan dit document. In deze privacyverklaring worden o.a. uw rechten omtrent uw gegevens (inzage, aanpassing, verwijdering) omschreven.

- Indien u dit formulier ondertekent, dan gaat u akkoord dat uw foto en/of getuigenis en /of ander (audio-)visueel materiaal en de hieraan gekoppelde persoonsgegevens (naam, rol) verwerkt worden met het oog op de doeleinden omschreven in dit formulier. U kan steeds uw toestemming intrekken door dit te melden aan de verwerkingsverantwoordelijke, via bovenvermelde gegevens, zonder dat u daartoe een reden moet opgeven.

Indien u uw toestemming intrekt, zal de verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens niet verder gebruiken voor de doeleinden omschreven in dit formulier. De intrekking doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerkingen die reeds plaatsvonden vóór de intrekking van uw toestemming of van gegevensverwerkingen die zonder uw toestemming mogen worden uitgevoerd.

Voor het uitoefenen van de bovenstaande rechten, voor bijkomende vragen over uw rechten en alle andere aangelegenheden betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens (zoals privacybeleid), kan u zich richten tot bovenvermelde verwerkingsverantwoordelijke.

(3)

5. Toestemming respondent

Ik, ondergetekende, ...[naam, voornaam] geef toestemming voor het verspreiden van mijn foto / getuigenis / ander (audio-)visueel materiaal en de hieraan gekoppelde persoonsgegevens als volgt via onderstaande kanalen:

Persoonsgegevens (vink aan)

 Enkel voornaam

 Voornaam en achternaam

 Anoniem of pseudoniem/alias

Mijn rol (vink aan)

☐ Kraamgezin

☐ Vroedvrouw

☐ Student-vroedvrouw

☐ Andere: ………

Via volgende kanalen (vink aan) Foto Getuigenis Ander (audio-) visueel materiaal

☐ Sociale media

☐ Website (www.vroedvrouwen.be)

☐ (Elektronische) nieuwsbrieven

☐ Tijdschrift voor Vroedvrouwen

☐ Jaarkalender

Handelend in eigen naam

[datum] [handtekening]

(4)

Onderstaande in te vullen indien een minderjarige (<18 jaar) afgebeeld wordt op de foto.

Ik, ondergetekende, ...[naam, voornaam].

Handelend als vertegenwoordiger in naam van de minderjarige op de foto / getuigenis / ander (audio-)visueel materiaal, namelijk ... [naam, voornaam], geef toestemming voor het verspreiden van zijn/haar foto / getuigenis / ander (audio-) visueel materiaal en de hieraan gekoppelde persoonsgegevens via onderstaande kanalen.

Persoonsgegevens (vink aan)

 Enkel voornaam

 Voornaam en achternaam

 Anoniem of pseudoniem/alias

Via volgende kanalen (vink aan) Foto Getuigenis Ander (audio-) visueel materiaal

☐ Sociale media

☐ Website (www.vroedvrouwen.be)

☐ (Elektronische) nieuwsbrieven

☐ Tijdschrift voor Vroedvrouwen

☐ Jaarkalender

Opgemaakt in …… originelen, te ...op datum van …/…/...

Ondergetekende bevestigt hiervan één origineel exemplaar ontvangen te hebben.

Handelend als vertegenwoordiger van de minderjarige op foto afgebeeld

[naam, handtekening]

(5)

Bijlage: Privacyverklaring van de Vlaamse Beroepsorganisatie van Vroedvrouwen (VBOV) vzw

1. Algemeen

VBOV vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VBOV vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening

Gegevensbescherming.

De verantwoordelijke voor de verwerking, VBOV vzw, Haantjeslei 185 bus 1, 2018 Antwerpen, respecteert verder ook de Belgische wet van 8 december 1992 met betrekking tot de bescherming van het privéleven in de verwerking van de persoonlijke gegevens. Dit houdt in dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn;

verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;

• de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VBOV vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via:

VBOV VZW

Haantjeslei 185 bus 1 2018 Antwerpen

info@vroedvrouwen.be.

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

(6)

Uw persoonsgegevens worden door VBOV vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten en/of gebruik te maken van de producten en diensten van VBOV vzw (uitvoering overeenkomst met leden of klanten);

• het verzenden van nieuwsbrieven, (leden-)mailings en uitnodigingen voor onze activiteiten, producten en diensten (toestemming betrokkene);

• het verkrijgen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

• persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, Facebook- of LinkedIn-profielen;

• identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer en

rijksregisternummer (enkel om tegenmoet te komen aan wettelijke verplichtingen, zoals bv.

in geval van bestuursleden van VBOV of indien die nodig is in het kader van subsidieoproepen of andere wettelijke verplichtingen door de overheid);

• persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, taal, diploma, geboorteplaats, en nationaliteit (enkel om tegenmoet te komen aan wettelijke verplichtingen, zoals bv. in geval van bestuursleden van VBOV of indien die nodig is in het kader van subsidieoproepen of andere wettelijke verplichtingen door de overheid).

• gegevens m.b.t. werkzaamheden van de leden zoals gegevens van de werkgever (naam, adres, telefoonnummer, email, website, Facebook- of LinkedInprofielen van de organisatie waar de leden te werk gesteld zijn), de aard van de geleverde diensten, lidmaatschap Vroedvrouwenkring;

We wenden de verzamelde gegevens alleen aan voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

3. Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

4. Bewaartermijn

VBOV vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De gegevens worden niet langer dan 5 jaar

bewaard.

5. Beveiliging van de gegevens

(7)

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• alle personen die namens VBOV vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;

• we hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

• we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

• wij maken regelmatig back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

• we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

• onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;

• alle gegevens die leden beheren binnen het intranet van www.vroedvrouwen.be zijn enkel toegankelijk voor hen en zullen niet met derden zonder hun toestemming gedeeld worden.

Door een eigen account aan te maken op het intranet, geven leden toestemming dat hun gegevens door de beheerder van www.vroedvrouwen.be geraadpleegd kunnen worden, maar enkel met als doel het functioneren en het beheren van de website

www.vroedvrouwen.be te kunnen waarborgen.

6. Uw rechten omtrent uw gegevens (inzage, aanpassing, verwijdering)

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan deze privacyverklaring vindt u de contactgegevens van VBOV vzw en hoe u contact met ons kunt opnemen. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.vroedvrouwen.be, via e-mail: info@vroedvrouwen.be of via telefoon: 03.218.89.67.

Mits bewijs van identiteit (kopie identiteitskaart) kunt u via een schriftelijke, gedateerde en ondertekende aanvraag aan VBOV vzw, Haantjeslei 185 bus 1, 2018 Antwerpen,

info@vroedvrouwen.be, gratis de schriftelijke mededeling bekomen van uw persoonsgegevens.

Indien nodig kunt u ook vragen de gegevens te corrigeren die onjuist, niet volledig of niet pertinent zouden zijn. We raden u sterk aan om op de kopie van uw identiteitskaart uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

7. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internet en intranet omgeving (webhosting);

(8)

• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk);

• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (MailChimp)

• de financiële administratie & boekhouding.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen

verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze verwerkers maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is en/of tenzij u ons hiervoor (schriftelijk) toestemming voor geeft.

U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen

persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

8. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

9. Wijziging privacy statement

VBOV vzw kan haar privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 15 oktober 2018.