Kostprijsbepaling binnen Witec
Ontwikkeling van een goede voor- en nacalculatie
Alex de Lange Juli 2006
Kostprijsbepaling binnen Witec
Ontwikkeling van een goede voor- en nacalculatie systematiek
Auteur: Alex de Lange S1513494
Student aan: Rijksuniversiteit Groningen
Faculteit Bedrijfskunde
MScBA Operations & Supply Chain
Landleven 5
9747 AD Groningen
Begeleiders: Dhr. Dr. M.J. Land Dhr. Dr. N.D. van Foreest
Opdrachtgever: Witec Fijnmechanische Techniek B.V.
Mercuriusweg 4
Ter Apel Begeleiders Dhr. B. Winkel
Dhr. J. van de Maat
Groningen, Juli 2006
Voorwoord
In september 2004 ben ik na het vervroegd afronden van mijn HBO opleiding bedrijfseconomie aan de RUG ingestroomd in het tweejarige programma om uiteindelijk de Master of Business Administration te kunnen afronden. Binnen deze Master heb ik gekozen voor de richting Operations & Supply Chain, omdat de directe link met de productieomgeving mij erg aanspreekt. De afgelopen vijf maanden heb ik deze Master middels een onderzoek bij Witec Fijnmechanische Techniek B.V. te Ter Apel kunnen afronden. Ik kijk met genoegen terug op deze periode waarvoor ik zowel Bernard Winkel als Jan van de Maat dankbaar ben, dat ze mij deze mogelijkheid tot het uitvoeren van dit onderzoek hebben gegeven.
In het bijzonder wil ik Martin Land en Nicky van Foreest bedanken voor hun begeleiding tijdens dit onderzoek. Hun feedback was zeer bruikbaar om toe te passen bij het verbeteren van de scriptie tot het resultaat zoals het nu is.
Groningen, juli 2006 Alex de Lange
Samenvatting
Deze scriptie is geschreven naar aanleiding van het afstudeeronderzoek bij Witec Fijnmechanische industrie B.V. Het onderzoek is gericht op het verbeteren van de voor- en nacalculatie binnen de onderneming. De aanleiding tot dit onderzoek is, dat er geen duidelijk inzicht verkregen kan worden in de winstgevendheid en productie-efficiency van de verschillende orders. Tevens is het slecht kunnen bepalen/schatten van de kostprijs ook een belangrijke aanleiding tot dit onderzoek.
Om tot een goede voor- en nacalculatie te komen is eerst het primaire proces waarvoor gecalculeerd moet worden uiteengezet. Daarbij is ook de aansturing van het primaire proces beschreven, omdat daar relevante informatie voor de voor- en nacalculatie wordt vastgelegd.
Tevens zijn de capaciteiten van de verschillende bewerkingen en machines bepaald, omdat deze in een later stadium een belangrijke rol spelen bij het bepalen van de tarieven.
De tweede stap in dit onderzoek is het analyseren van de huidige voor- en nacalculatie. Dit is gedaan aan de hand van het stramien dat Davenpoort beschrijft voor de analyse van de huidige situatie voordat er kan worden overgegaan tot een procesinnovatie. Bij deze stap zijn de tekortkomingen van het huidige proces bepaald door de verschillen tussen de voor- en nacalculatie, welke gevonden zijn bij de verschillenanalyse, te verbinden met de huidige werkwijze bij de verschillende processen welke beschreven staan in de procesbeschrijving.
Uiteindelijk leidt deze analyse tot de volgende gewenste verbeterpunten:
• Nauwkeurigere schatting/bepaling van de bewerkingstijden in zowel de voorcalculatie voor de offerte als de voorcalculatie voor de werkorder.
• Exactere registratie van de gewerkte uren en de verbruikte materialen.
• Nauwkeurigere kostentarieven, om een nauwkeurige kostprijs vast te stellen.
• Meer duidelijkheid verschaffen over hoe de verkregen gegevens beoordeeld moeten worden en hoe er op basis van deze gegevens gestuurd kan worden.
• De gegevens verkregen uit de verschillenanalyse moeten zo gepresenteerd worden dat ze bruikbaar zijn om te oordelen over de efficiency en de winstgevendheid.
Verder blijkt uit de analyse van de huidige informatie technologie, dat hierin niet de oorzaak voor huidige tekortkomingen van het proces moeten worden gezocht. Het huidige ERP- systeem biedt namelijk een goede systematiek, welke zeer bruikbaar is als uitgangspunt bij het herontwerp van de verschillende deelprocessen.
In de derde stap van dit onderzoek zijn de deelprocessen van de voor- en nacalculatie opnieuw vormgegeven. Hierbij is uitgegaan van een radical change benadering, waarbij het huidige proces sterk wordt verbeterd om te komen tot een betere voor- en nacalculatie. Hierbij zijn alle processen zo ontworpen dat ze ervoor zorgen dat de gewenste output verkregen wordt.
Het betreft hier de winstgevendheid per product/order, de productie-efficiency per product/order en een nauwkeurige kostencalculatie voor zowel offerte als werkorder. De belangrijkste verandering welke moeten plaatsvinden ten opzichte van de huidige situatie zijn:
• Een loskoppeling tussen de kostprijsbepaling en de verkoopprijsbepaling, zodat een behaald resultaat kan worden toegewezen aan de productie of aan de verkoop.
• Het splitsen van de verschillenanalyse in de behaalde productie-efficiency en de behaalde winstgevendheid.
• Het aanbrengen van terugkoppelingen tussen de nacalculatie en de voorcalculatie om toekomstige voorcalculaties te verbeteren.
Tevens is bij het herontwerp van de deelprocessen onderzocht of het gebruik van standaardtijden voor bewerkingen kan bijdragen aan het verbeteren van de voorcalculatie.
Door de hoge mate van complexiteit en variatie in de producten is dit niet haalbaar. Om de nacalculatie te verbeteren zal er een betere registratie van de productiegegevens moeten plaatsvinden. De discipline van het personeel zal een grote rol spelen bij het verbeteren van dit proces.
Nadat de structuur van de voor- en nacalculatie is herontworpen zijn de kostentarieven opnieuw bepaald. Deze kostentarieven vormen de basis voor de verschillende calculaties.
Voor Witec is de kostenplaatsen methode gekozen om de tarieven vast te stellen. Deze methode sluit het beste aan bij de eisen van het management van Witec en bovendien sluit het goed aan bij het huidige ERP-pakket. Uiteindelijk zijn de kosten uit de begroting omgezet naar tarieven voor de verschillende bewerkingsgroepen en naar een arbeidstarief. Daarnaast zijn de kosten voor inkopen en zagen verwerkt in een opslagpercentage. De tarieven voor de machinegroepen draaien en frezen zijn bovendien gedifferentieerd aan de hand van hun output per uur. Op deze wijze maakt het in de kostprijs niet uit voor welke machine er gekozen wordt bij het calculeren. Bij het nemen van beslissingen voor het al dan niet accepteren van orders zal er echter niet alleen op basis van de winstgevendheid, bepaald op basis van de tarieven, van de verschillende producten geoordeeld moeten worden. Ondermeer bij incidentele orders zijn er meerdere afwegingen welke meegenomen moeten worden.
Inhoudsopgave
H1 BEDRIJFSBESCHRIJVING WITEC BV... 6
1.1INTERNE STRUCTUUR... 6
1.2PRODUCTEN EN MARKTEN... 7
H2 ONDERZOEKSOPZET ... 8
2.1AANLEIDING... 8
2.2PROBLEEMSTELLING... 8
2.3STRUCTUUR VAN HET ONDERZOEK... 9
H3 PROCES BESCHRIJVING ... 13
3.1PROCES STROOM (HET PRIMAIRE PROCES) ... 13
3.2INFORMATIESTROOM (BEDRIJFSPROCESSEN) ... 14
3.3 CAPACITEIT VAN DE VERSCHILLENDE BEWERKINGEN... 17
3.4CONCLUSIE... 20
H4 ANALYSE HUIDIGE VOOR- EN NACALCULATIE... 21
4.1PROCESBESCHRIJVING HUIDIGE VOOR- EN NACALCULATIE... 21
4.2VERSCHILLEN ANALYSE / ANALYSE TARIEVEN... 24
4.3 TEKORTKOMINGEN VAN HET HUIDIGE PROCES. ... 31
4.4GEWENSTE VERBETERINGEN IN DE VOOR- EN NACALCULATIE... 33
4.5GEBRUIKTE INFORMATIE TECHNOLOGIE... 34
4.6CONCLUSIE... 34
H5 ONTWERP: STRUCTUUR VOOR- EN NACALCULATIE... 35
5.1OPZET ONTWERP NIEUWE STRUCTUUR... 35
5.2UITGANGSPUNTEN BIJ HET ONTWERP VAN DE VOOR- EN NACALCULATIE... 36
5.3PROCESSCHEMA GEWENSTE STRUCTUUR VAN DE VOOR- EN NACALCULATIE. ... 38
5.4 SCHATTEN BEWERKINGSTIJDEN... 40
5.5DEELPROCESSEN VOOR- EN NACALCULATIE... 42
5.7DOCUMENTEN (DIGITAAL EN HARDCOPY)... 43
5.8CONCLUSIE... 43
H6 HERBEREKENING TARIEVEN ... 44
6.1KOSTPRIJS METHODEN... 44
6.2SPECIFIEKE EISEN WITEC... 47
6.3AFWEGING TUSSEN DE VERSCHILLENDE KOSTPRIJSMETHODEN... 48
6.4UITWERKING VAN KOSTENPLAATSENMETHODE... 49
6.5 BESLISSINGEN OP BASIS VAN DE NIEUWE TARIEVEN... 54
6.6CONCLUSIE... 56
7 IMPLEMENTATIE ... 57
8 CONCLUSIE EN EVALUATIE VAN HET ONTWERP ... 59
8.1CONCLUSIE... 59
8.2EVALUATIE VAN HET ONTWERP AAN DE HAND VAN DE GEWENSTE VERBETERINGEN... 60
8.3AANBEVELINGEN... 60
H1 Bedrijfsbeschrijving Witec BV
In 1986 is Bernard Winkel een instrumentmakerij gestart onder de naam Witec Fijnmechanische Techniek in Ter Apel. Als instrumentmakerij richtte het bedrijf zich op het maken van zeer fijne en vaak complexe metaalproducten. Door de jaren heen is het bedrijf ontwikkeld van een instrumentmakerij naar een toeleverancier van fijnmechanische componenten met een breed assortiment. Naast het oorspronkelijke Witec Fijnmechanische Techniek B.V. is een deel van Philips Stadskanaal overgenomen dat nu valt onder Witec Inpro B.V, die tezamen verantwoordelijk zijn voor het produceren van de fijnmechanische componenten. Witec bevindt zich daarmee in de markt van fijnmechanische producten voor industriële afnemers van kleine metaalproducten, machineonderdelen, en medische onderdelen. Het proces dat wordt uitgevoerd is precisieverspaning. Diverse producten worden verspaand uit kunststof, ferro- en non-ferrometalen. De hoofdbewerkingen binnen de onderneming om deze producten te kunnen maken zijn draaien, frezen en slijpen. Verder wordt de kernactiviteit van Witec – precisieverspaning - aangevuld met engineering en assemblage activiteiten.
Vanaf het jaar 2000 is Witec zich gaan richten op de semi-conductormarkt die een sterke groei vertoonde. Na 2001 bleef er echter niets meer over van de groei en ondervond de semi- conductormarkt een neergang. Ook Witec leed hieronder en heeft te maken gehad met ernstige verliezen. In 2004 moesten drastische veranderingen plaatsvinden om het bedrijf te behoeden voor faillissement en is voor een reorganisatie gekozen om schoon schip te maken.
Er is een inkrimping van het personeelsbestand uitgevoerd van 30 naar 20 FTE. Verder is er een interim-manager (Jan van de Maat) aangesteld, die op dit moment mede-eigenaar is en verantwoordelijk is voor productie, inkoop en logistiek.
1.1 Interne structuur
Barbara Olling Orderdesk
Jan van de Maat Productie/Inkoop/Logistiek
Bernard Winkel Verkoop/Engineering
Eric Vos Financiën Raimon Warta
Productie (i.o.)
Gerard Willems Planning
Arend Mulder Draaierij
Stef Akkerman CNC frezen
Dennis Gozefoort Expeditie
Figuur 1 organigram W itec 2006
Witec is een bedrijf in welke behoort tot het Midden en Klein Bedrijf (MKB) en dit is ook terug te zien in de structuur. Het bedrijf heeft een erg platte structuur. De taken van de verschillende werknemers van Witec overlappen vaak, dit komt met name door de grootte van het bedrijf. Het is een functionele structuur, met onder andere productie, verkoop, financiën, en planning. Productie kent een tweehoofdige leiding waar de heer Warta productiechef is.
Verder is het productieproces weer onderverdeeld in 3 afdelingen, waaronder de draaierij, de freesafdeling en de expeditie.
1.2 Producten en markten
Diverse markten worden bediend door Witec:
• De semi-conductor industrie
• OEM aanbieders van medisch en laboratoria materialen.
• De markt voor R&D laboratoria (Space Research Organisation Netherlands)
• De hightech industrie voor industriële toepassing van precisiegereedschappen en materialen.
De vraagmarkt (i.e. semiconductormarkt) wordt in de huidige situatie met name gedomineerd door grote producenten als ASML en Philips Enabling Technologies Group. Het is een fluctuerende markt - de vraag wordt bepaald door de twee grote spelers - die hun vraag laten afhangen van hun eigen productie, aangezien het gaat om machineonderdelen. Buitendien is er een nieuwe ontwikkeling gaande in de medische markt waar vraag is naar kleine plastic- en metaalonderdelen. Deze markt is een groeimarkt waar onderscheidend vermogen op het gebied van complexe freesbewerkingen essentieel is. De markt is stabieler en kent hogere marges, maar vereist meer specialistische kennis. Witec is reeds actief op de medische markt en produceert bijvoorbeeld hartklepjes voor de medische wereld. Binnen Witec worden dan ook twee productgroepen onderscheiden, producten die seriematig gemaakt worden - de meer eenvoudige producten die constant gevraagd worden door bedrijven als ETG en ASML - en enkelstuks producten wat meer de high-end producten zijn voor laboratoria, de medische wereld en prototype producten. De eenmalige producten zijn vaak klantspecifiek, kennen een innovatief karakter en vereisen veel vakmanschap en tijd om te kunnen produceren. De seriematige opdrachten zijn gericht op het efficiënt en effectief vervaardigen van fijnmechanische onderdelen die een lagere kostprijs kennen, maar toch kwalitatief hoogwaardig zijn. Aan de aanbodzijde zien we verscheidene concurrenten waaronder: Exact Dokkum, Landes Emmen, Steursma, Elbo, Merion, Meprof. Witec is in de markt een klein/middelgrote aanbieder.
H2 Onderzoeksopzet
In dit hoofdstuk wordt de basis voor dit onderzoek uiteengezet. Als eerste zal de aanleiding van dit onderzoek uiteengezet worden. Uit deze aanleiding zal de probleemstelling worden afgeleid. Verder zal de structuur van het onderzoek uiteen worden gezet met daarbij de deelvragen welke tijdens dit onderzoek beantwoord zullen worden.
2.1 Aanleiding
Op dit ogenblik is er bij Witec geen duidelijke werkwijze voor de voor- en nacalculatie.
Hierdoor is het voor de onderneming onmogelijk om goed inzicht te krijgen in de geschatte en werkelijke kosten, welke gemoeid zijn met de productie van de verschillende orders. Binnen de markt waarin Witec actief is, staan de prijzen redelijk onder druk. Mede daarom is het voor Witec erg belangrijk om een duidelijk inzicht te krijgen in de kosten van de verschillende producten, om bijvoorbeeld te oordelen over de winstgevendheid.
Het missen van een goede structuur (procedures) in de voorcalculatie is een mogelijke oorzaak voor de vele en grote verschillen tussen de voorgecalculeerde uren en kosten en de werkelijke uren en kosten. Hierdoor wordt vaak een onjuist geschatte kostprijs als uitgangspunt genomen bij het vaststellen van de verkoopprijs. Er is bovendien geen vaste methode voor het schatten van de benodigde productie- en manuren voor de voorcalculatie.
Daardoor komt het voor, dat voor soortgelijke producten soms sterk uitéénlopende prijzen worden gecalculeerd.
Naast de voorcalculatie is ook de nacalculatie op dit moment niet op orde. Hierbij speelt de registratie en de werkwijze (procedures) met betrekking tot de registratie van uren een grote rol. Met de huidige werkwijze komen er regelmatig foutieve urenregistraties voor. Hierdoor is het voor de bedrijfsleiding niet realistisch om te sturen op de gegevens verkregen uit de huidige verschillenanalyse van de voor- en nacalculatie.
Naast de eerder geschetste gevolgen van het missen van een standaard werkwijze voor het schatten van de bewerkingstijden kan dit ook problemen veroorzaken voor de planning. Deze maakt namelijk ook gebruik van de voorcalculatorische gegevens over de bewerkingstijden.
Naast de problemen met de nauwkeurigheid van de voorcalculaties, komt het ook regelmatig voor dat de snelheid van het uitbrengen van een offerte beperkt is. Uit voorgaand onderzoek (Slob) bij Witec bleek, dat tussen de ontvangst van een offerteaanvraag en het uitbrengen van een offerte vaak veel tijd zat (tot wel 10 werkdagen). Een van de belangrijkste oorzaken hiervan was het feit dat offertes lang bleven liggen voordat ze uitgewerkt werden. Echter om de scoringskans van een order te verhogen, is het vaak van groot belang om snel een offerte uit te brengen. Door een verschuiving van taken tussen de verschillende medewerkers is dit al verbeterd, daarom zal de snelheid verder buiten beschouwing gelaten worden.
2.2 Probleemstelling Doelstelling:
Het hoofddoel van dit onderzoek is het opzetten van een goede structuur (procedure) voor de voor- en nacalculatie binnen Witec fijnmechanische industrie. De te ontwikkelen structuur zal er zorg voor moeten dragen, dat er in de voorcalculatie een nauwkeurige kostprijs bepaald kan worden. Op basis van deze kostprijs kan dan een verkoopprijs worden vastgesteld.
Daarnaast zal het voor de onderneming mogelijk moeten worden om zich een goed beeld te vormen over de winstgevendheid van de verschillende producten en/of orders. Voor de productie moeten er bovendien betrouwbare gegevens beschikbaar komen met betrekking tot de efficiency, zodat de productie beter kan worden aangestuurd.
Vraagstelling:
Hoe dient de structuur van de voor- en nacalculatie binnen Witec eruit te zien?
In de structuur zijn alle procedures, welke gevolgd moeten worden tijdens het proces van de voor- en nacalculatie, vastgelegd en verankerd. De werkwijze welke gevolgd moet worden om tot een betrouwbare voor- en nacalculatie te komen, moet dus blijken uit de uitgewerkte structuur. De structuur kan dus gedefinieerd worden als: Alle procedures te samen waarin het gehele proces van de voor- en nacalculatie is vastgelegd.
Naast bovengenoemde hoofdvraag zijn er drie zeer belangrijke subvragen welke verder invulling geven aan de hoofdvraag, omdat ze alledrie uiteindelijk vastgelegd dienen te worden binnen de structuur:
• Hoe kunnen de instel- en bewerkingstijden nauwkeuriger bepaald/geschat worden?
• Hoe dient de registratie van de gewerkte uren te worden uitgevoerd?
• Welke kostentarieven moeten er door Witec gehanteerd worden om tot een betrouwbare en relevante kostprijs te komen?
Conceptueel model:
Onderstaand model is opgesteld als conceptueel model voor dit onderzoek.
Uit het conceptueel model blijkt dat de structuur van de voor- en nacalculatie direct van invloed is op de betrouwbaarheid van de voor- en nacalculatie. De procedures welke zijn vastgelegd in de structuur dienen te zorgen voor een juiste werkwijze binnen het proces van de voor- en nacalculatie. Binnen de structuur zijn er drie andere concepten welke hier verder invulling aan geven. Dit zijn de concepten welke links in het conceptueel staan vermeld.
2.3 Structuur van het onderzoek
De opzet van dit onderzoek is driedelig en gebeurd volgens het Diagnose-Ontwerp- Verandering model (De Leeuw, 2000). Dit model is een systematische methode van de aanpak van management problemen.
Figuur 2: Conceptueel model Kostentarieven
Structuur voor- en nacalculatie
Registratie gewerkte uren en verbruikte materialen
Schatting productie- en insteltijden
Betrouwbare voor- en nacalculatie
Wanneer dit model omgezet wordt naar een model dat gebruikt kan worden voor dit onderzoek, dan wordt het volgende model verkregen:
In dit model kunnen de stappen 1 en 2 kunnen worden gezien als de diagnose waarbij aan het einde van stap 2 het probleem gedefinieerd kan worden, de stappen 3 en 4 als ontwerpfase waarbij een oplossing aangedragen wordt, en stap 5 als de verandering die er plaats moet vinden.
Voor het opzetten van een goede voor- en nacalculatie is het benodigd om een duidelijk inzicht te verkrijgen in de productieprocessen. Hierbij zal onder andere inzichtelijk moeten worden welke machines waarvoor gebruikt worden. Bovendien zal van alle machines de capaciteit bepaald moeten worden Naast het primaire proces zelf zal ook de aansturing hiervan in kaart worden gebracht. Dit is in het kort de eerste stap van het onderzoek, deze stap zal beschreven worden in hoofdstuk 3.
Naast het in inzichtelijk maken van de bedrijfsprocessen binnen de onderneming, zal er een specifieke analyse gemaakt moeten worden van de huidige voor- en nacalculatie. Hierbij zal een analyse gemaakt worden van de verschillen tussen de offertes, de voorcalculaties en de nacalculaties. Vervolgens zullen de oorzaken van de verschillen achterhaald moeten worden.
Daarnaast zullen de grondslagen voor de verschillende tarieven geanalyseerd moeten worden.
Dit alles moet duidelijk maken welke tekortkomingen en welke sterke punten het huidige proces heeft. De tweede stap van het onderzoek zal beschreven worden in hoofdstuk 4.
Aan de hand van de analyse van de huidige voor- en nacalculatie zal er een nieuwe structuur (procedures) bepaald moeten worden. Bij het ontwerp van deze nieuwe structuur zal met name zorg gedragen moeten worden voor het opzetten van een goede en betrouwbare verschillenanalyse. Uiteindelijk moet er een overzicht gegenereerd kunnen worden van de productie-efficiency en één van de ‘winstgevendheid’ van de verschillende orders per week.
Diagnose Ontwerp
(in enge zin)
Verandering
Probleem Oplossing Verbeterde
situatie Probleem
situatie
Figuur 3: DOV model
Figuur 4: Structuur van het onderzoek Beschrijven en onderscheiden van verschillende bewerkingen in het primaire proces (1)
Bepalen nieuwe structuur voor- en nacalculatie (3)
Analyse huidige voor- en nacalculatie (2)
Bepalen tarieven (4)
Implementatie nieuwe structuur (5)
Bij de nieuwe structuur zal duidelijk moeten zijn hoe de verschillende processen moeten verlopen en hoe de relaties liggen tussen de verschillende processen. Bij deze nieuwe structuur zal ook onderzocht moeten worden hoe de instel- en bewerkingstijden beter geschat/bepaald kunnen worden. Hierbij zal de mogelijkheid tot het gebruik van standaarden voor verschillende bewerkingen onderzocht worden. Verder zal de werkbaarheid van de verschillende methoden meegenomen moeten worden. De nieuwe structuur zal uiteengezet worden in hoofdstuk 5 van dit onderzoeksrapport.
Om bij het uitbrengen van een offerte goede beslissingen te kunnen nemen m.b.t. de prijs is het van belang dat er goede kostentarieven ten grondslag liggen aan de gemaakte calculaties.
Aan de hand van betrouwbare tarieven is het mogelijk om een juiste beslissing te nemen over de commerciële prijs die men kan uitbrengen naar de klant. Als eerste zal er beoordeeld worden voor welke machines/machinegroepen er een tarief moet worden vastgesteld.
Daarnaast zal er voor een aantal andere kostengroepen een tarief worden vastgesteld. Voor het bepalen van goede tarieven zal eerst een keuze gemaakt moeten worden, welke kostprijs bepaling principe ten grondslag moet liggen aan de tarieven. Aan de hand van het gekozen principe zullen de tarieven worden vastgesteld. In hoofdstuk 6 zal het bepalen van de tarieven uiteengezet worden.
Als de nieuwe structuur bepaald is en enkele deelprocessen verbeterd zijn, zal alles operationeel gemaakt moeten worden. Een belangrijke rol is hierbij weggelegd voor het ERP- systeem Vantage. Deze zal op een juiste manier gevoed moeten worden, zodat er bruikbare rapportages mee gemaakt kunnen worden . Het belangrijkste zal echter zijn dat de werkwijze duidelijk is voor de betrokken medewerkers. Daarnaast zal duidelijk moeten worden hoe het management de verkregen informatie moet interpreteren en waar zij prioriteiten moet leggen.
De implementatie zal beschreven worden in hoofdstuk 7.
Deelvragen:
Voor iedere stap uit het conceptuele model is een deelvraag op te stellen welke beantwoord moet worden?
• Hoe ziet het bedrijfsproces er binnen Witec uit? En hoe worden de belangrijkste processen als het maken van een offerte, de inkoop en de productie uitgevoerd? (1e stap, H3)
• Welke verschillen zijn er tussen de voor- en de nacalculatie en waardoor worden deze verschillen veroorzaakt? (2e stap, H4)
• Hoe dient de structuur van de voor en nacalculatie eruit te zien? (3e stap, H5)
• Hoe kan er een betrouwbare insteltijd en productietijd worden geschat voor een product?
(3e stap, H5)
• Hoe dienen de kostprijstarieven te worden opgesteld? (4e stap H6)
• Hoe dient de nieuwe structuur geïmplementeerd te worden? (5e stap, H7) Theoretische achtergrond (concepten)
Voor dit onderzoek zijn meerdere theoretisch concepten gebruikt. Voor de procesbeschrijving is gebruik gemaakt van een voorbeeld van R.W. Schmenner (1993). Hierin wordt een beschrijving en behandeling van het bedrijfsproces gegeven voor ‘Norcen Industries’ een onderneming welke wat betreft de productiekarakteristieken sterke overéénkomsten vertoont met Witec.
Voor de analyse van de huidige situatie wordt gebruik gemaakt van het stramien zoals beschreven door Davenpoort bij zijn aanpak van een proces innovatie. Davenpoort geeft aan dat voordat er een nieuw ontwerp uitgewerkt wordt, eerst het huidige proces grondig
geanalyseerd moet worden om niet te vervallen in dezelfde fouten. Het stramien wat Davenpoort voorschrijft wordt uitgewerkt in hoofdstuk 4.
Ook voor het ontwerp is gebruik gemaakt van de aanpak voor procesinnovatie welke door Davenpoort is opgezet. Hierbij wordt eerst de opzet voor het beschrijven van de gehele processtroom gebruikt en vervolgens de aanpak voor het beschrijven van de verschillende deelprocessen.
Bij het opzetten van de tarieven is gebruik gemaakt van de concepten van kostprijsmethoden, zoals deze zijn beschreven door Blommaert en Blommaert. De uitwerking van de gekozen kostprijsmethode zal ook gebeuren volgens de door hen voorgeschreven wijze.
Voor het uitwerken van de mogelijkheid tot het gebruik van standaarden bij het schatten van de bewerkingstijden, zullen concepten over process planning en computer aided process planning gebruikt worden. Deze concepten bieden de mogelijkheid om aan de hand van productkarakteristieken via een geautomatiseerd proces een bewerkingstijd te schatten.
Dataverzameling
Voor het verkrijgen van data van de voor- en nacalculaties uit het verleden kan gebruik worden gemaakt van het rapporten programma Crystal Reports. Met behulp van dit programma is het mogelijk om rapporten te genereren uit de database van het ERP-systeem Vantage. Eigenlijk is het ERP-systeem dus de belangrijkste bron van gegevens. Hierin zijn alle gegevens van zowel de offertes, de (werk)orders en de werkelijke productie vastgelegd.
Naast het ERP-systeem vormen de afstudeerverslagen van voorgaande afstudeerders een belangrijke bron van informatie. Over een aantal onderwerpen hebben zij reeds onderzoek gedaan en hun scripties geven daarin dan ook een duidelijk inzicht.
Naast de cijfermatige data is er ook veel informatie nodig over de verschillende (productie) processen welke er binnen Witec plaatsvinden. Deze informatie zal veelal verkregen worden uit interviews (en vele informele gesprekken) met de betrokken medewerkers.
H3 Proces beschrijving
Om te komen tot een goede analyse van de voor- en nacalculatie, zal eerst het eigenlijke productieproces in beeld moeten worden gebracht. Bij de aansturing van dit proces wordt namelijk veel informatie vastgelegd welke binnen de voor- en nacalculatie gebruikt wordt of welke direct een onderdeel vormen van de voor- en nacalculatie.
Naast de informatie welke wordt vastgelegd, is het bij de beschrijving van het primaire proces van groot belang om de capaciteit van de verschillende machines of bewerkingen duidelijk in beeld te hebben voor de bepaling van de tarieven voor deze machines. Bovendien is het belangrijk om de mogelijkheden van de machines te weten om eventueel machines te groeperen aan de hand van hun functionaliteit.
Er is gekozen om de procesbeschrijving plaats te laten vinden volgens hetzelfde stramien als de beschrijving van ‘Norcen Industries’ door R.W. Schmenner (1993). Dit is een procesbeschrijving van een job-shop onderneming welke eveneens actief is met draai- en freeswerk in de fijnmechanische industrie. Hierbij is gekozen om de uitgebreide beschrijving van de onderneming buiten beschouwing te laten, omdat daar geen relevante informatie voor dit onderzoek naar voren komt. Maar in de behandeling van het proces worden drie onderdelen behandeld welke wel zeer relevant zijn voor dit onderzoek: De processtroom, de informatiestroom en de capaciteit. Daarnaast wordt er ook aandacht geschonken aan standaarden welke gebruikt worden bij de bepaling voor productietijden. Hiervan wordt echter geen gebruik gemaakt binnen Witec, daarom is dit onderdeel niet meegenomen.
3.1 Proces stroom (het primaire proces)
Om in een later stadium de machinegroepen te kunnen onderscheiden, is het van groot belang om informatie te hebben over de verschillende bewerkingen welke Witec uitvoert en welke machines deze bewerkingen uitvoeren. Hierbij moet het verschil in capaciteit en arbeidsbezetting ook duidelijk worden. De belangrijkste twee bewerkingen welke er bij Witec plaatsvinden zijn het draaien en frezen van producten. Het verschil tussen deze twee bewerkingen komt tot uitdrukking in het feit dat bij draaien het product draait en de frees stil staat, terwijl bij frezen het product stil staat en de frezen bewegen. Voordat men kan draaien en frezen zullen eerst de grondstoffen door middel van zagen op maat gemaakt moeten worden. Na afloop moeten de producten soms nog worden geslepen en/of geassembleerd.
Bovengenoemde bewerkingen zijn in figuur 5 weergegeven in de grondvorm van de onderneming.
Zoals uit de grondvorm naar voren komt zijn er meerdere routings mogelijk. Daarnaast kunnen producten meerdere freesbewerkingen of draaibewerkingen ondergaan. De capaciteit
inkoop zagen
frezen
expeditie draaien
slijpen Montage
Figuur 5: grondvorm
van de verschillende machines spelen een belangrijke rol spelen bij het vaststellen van de tarieven, daarom zal na de beschrijving van de informatiestroom bij de verschillende bedrijfsprocessen nog verder worden ingegaan op de mogelijkheden en de capaciteiten van de verschillende bewerkingen.
Figuur 5 maakt duidelijk welke bewerkingen er plaats vinden tijdens het primaire proces.
Hiervoor zullen in het ontwerp van de nieuwe structuur dan ook tarieven moeten worden bepaald. Het kan zijn dat er tussen de verschillende machines, welke gebruikt worden bij de diverse hoofdbewerkingen, nog onderscheid gemaakt moet worden in het tarief. Dit wordt in hoofdstuk 6 onderzocht en beschreven.
3.2 Informatiestroom (bedrijfsprocessen)
Voordat er tot de productie kan worden overgegaan vindt er binnen jobshop ondernemingen vaak een uitgebreid offertetraject plaats, omdat er een grote verscheidenheid aan producten bestaat. Hierdoor kan er niet met vaste prijzen gewerkt worden. Na afronding van het offertetraject en de eventuele acceptatie van een order begint pas het eigenlijke bedrijfs- (productie)proces. Daarom is er bij de beschrijving van de informatiestromen van de bedrijfsprocessen ook onderscheid gemaakt tussen het offertetraject en de overige bedrijfsbeschrijvingen. Om in een later stadium een goede beschrijving en analyse te kunnen maken van de huidige voor- en nacalculatie is het van belang om de relevante informatie welke worden aangemaakt of vastgelegd tijdens de bedrijfsprocessen in beeld te brengen.
Offertetraject
Dit proces begint met de aanvraag van een offerte door de klant. De offerte wordt via de afdeling verkoop doorgegeven aan de orderdesk, welke de offerte invoert in het ERP-systeem Vantage. Alle relevante gegevens worden daarna vastgelegd en doorgegeven aan de orderdesk voor de order intake. De offerteaanvraag gaat naar de werkvoorbereider. Hij stelt de offerte op met de benodigde materialen, de routing en de bijbehorende productietijden voor het te maken product. Vervolgens volgt een kort overleg met de planner met betrekking tot de voorlopige leverdatum. De offerte kan vervolgens worden uitgebracht aan de klant.
Wanneer de klant de offerte accepteert maakt de orderdesk een order aan. De werkvoorbereider kan de gegevens (routing, materialen, productietijden) vanuit de offerte invoegen in de werkorder. Wanneer de gegevens van de offerte niet nauwkeurig genoeg zijn, wordt de werkorder aangemaakt zonder de gegevens van de offerte over te nemen. Daarnaast wordt een definitieve leverdatum bevestigd aan de klant.
Sommige afnemers geven een rolling forecast. Zo stuurt Philips ETG een prognose van hun vraag, waarbij geldt dat de vraag van de eerste 6 weken zeker wordt afgenomen. Voor deze
Offerte maken Order ontvangst
Forecast ontvangst offerte Klant
RMA ontvangst
Werkorder aanmaken order
Werkorder *
Figuur 6: Offertetraject
afnemers wordt op voorraad geproduceerd, omdat de producten een lange doorlooptijd hebben. Alleen herhaalproducten waarvan alle specificaties al bekend zijn worden op voorraad gemaakt. De planner maakt nieuwe voorraadorders aan voor deze producten op basis van de voorspellingen aangeleverd door de afnemer.
Daarnaast worden zogenaamde Return Materials Authorizations (RMA’s), dit zijn producten die de klant teruggestuurd voor reparatie, orders aangemaakt. Deze orders worden met hoge prioriteit behandeld.
Overige bedrijfsprocessen
Engineering
In sommige gevallen levert de klant geen kant en klare tekening, maar dient Witec zelf een ontwerp van een product te maken voor een door de klant opgegeven product. Wanneer de klant vraagt om een ontwerp te maken voor een nieuw product, wordt de engineer betrokken bij het proces. De engineer verzamelt alle noodzakelijke gegevens voordat hij met het ontwerp begint.
De gegevens van een ontwerp worden vastgelegd door de engineer. Minimaal zijn dit: de basisgegevens, specifieke eisen en schets/tekeningen. Tevens wordt door engineering tijdens het gehele traject een registratie bijgehouden van alle wijzigingen in de basisgegevens en basisontwerp. De productieleiding tezamen met verkoop (en indien nodig de afnemer) beoordeelt het aldus ontstane prototype. Wanneer het ontwerp definitief is, maakt de planner de bijbehorende stuklijst en bewerkingslijst aan in het ordersysteem.
Inkoop
Het inkopen van voorraadartikelen geschiedt door middel van het bestelsignaleringssysteem in het ERP-systeem dat wordt beïnvloed door het voorraadniveau, de orderintake en het onderhanden werk. Twee keer per week wordt een inkoop suggestielijst opgevraagd, de benodigde artikelen worden dan getoond.
In het inkoopsysteem worden per artikel parameters vastgelegd, die nodig zijn om een bestelsignaal te generen. Invoer en wijzigen van parameters wordt uitgevoerd door de afdeling inkoop die de minimum en maximum voorraad, de bestelgrootte en de levertijd invoert c.q.
bepaald. Wanneer niet voorraadartikelen besteld dienen te worden, wordt dit vaak mondeling aangevraagd bij de afdeling inkoop.
Alle binnenkomende goederen worden gecontroleerd en er wordt door de expeditiemedewerker voor ontvangst getekend. Vrijgave van binnenkomende goederen geschiedt door middel van het doorboeken van de pakbon in het systeem. Na vrijgave van de
Werkorder *
Engineering
Inkoop
Planning
Productie expeditie
Figuur 7: Overige bedrijfsprocessen (excl. offertetraject)
goederen worden de goederen op locatie in het magazijn opgeslagen. Indien de inkooporder niet volledig wordt uitgeleverd, zal het resterende aantal open blijven staan in het systeem.
Ten slotte gaan de binnengekomen facturen naar de administratie.
Planning
Aan de hand van de gevraagde leverdatum wordt overleg gevoerd tussen de orderdesk en de afdeling inkoop/planning betreffende de beschikbaarheid van materialen en capaciteit. Als de gewenste leverdatum niet haalbaar is wordt in overleg met de klant een nieuwe leverdatum vastgesteld. De bepaling van de due date is afhankelijk van de bezetting van de capaciteit, als weergegeven in een planbord, en de eerder genoemde beschikbaarheid van materialen.
Na overleg en vaststelling van de haalbaarheid wordt de order ingevoerd in het ERP-systeem en een orderbevestiging gestuurd naar de klant. Zodra de werkorder is aangemaakt krijgt de planner deze in zijn planbord in Vantage. Aan de hand van de ingegeven machinecapaciteiten, de werkorders die reeds in het systeem zitten, de productietijden voor de te maken werkorder, en de ingegeven leverdatum, genereert Vantage een startdatum voor de productie van de werkorder. Aan de hand van de gegenereerde startdatum bepaalt de planner de volgorde van productie. De daadwerkelijke planning gebeurt echter in een planbord in Excel.
Na invoer in het systeem worden de werkorder formulieren aangeleverd aan de werkvoorbereider. De werkorder-sets worden door de werkvoorbereider samengesteld door toevoeging van tekeningen, eventuele werkinstructies en meetrapporten. Wanneer een order tijdens productie vertraging oploopt moet dit tijdig aan de orderdesk worden gemeld, die de klant informeert en een nieuwe levertijd vastlegt.
Orders waarvoor de materialen niet (allemaal) beschikbaar zijn, maar die wel gestart zouden moeten worden, worden besproken met de werkvoorbereider. Hij bepaalt of de orders al dan niet in productie genomen worden.
Productie
Na de vrijgave van de werkorder, kan worden aangevangen met de bewerkingen (e.g. zagen, draaien, frezen, slijpen). Een werkorder bevat de werkinstructie, de routing en de tekeningen behorende bij het product. Aan de hand van de data die vermeld staan als startdatum op de werkorder voor iedere bewerking kan worden gestuurd op de werkvloer door de werkvoorbereider.
Bij aanvang van een bewerking moet de productiemedewerker op het urenbriefje aangeven aan welke werkorder wordt gewerkt, de betreffende bewerking en de juiste start en eindtijd. Dit wordt gebruikt voor de bepaling van de werkelijke productietijd per werkorder. Na iedere bewerking worden de producten in een aparte stelling gezet, waarna de bewerking gereed gemeld dient te worden door de werkvoorbereider. Ten slotte worden na eindcontrole en verzending de afgewerkte werkorder documenten ingeleverd bij de werkvoorbereider die de werkorder afsluit.
Expeditie
Alle producten die op die dag verzonden worden, worden verwerkt in het ERP-systeem. Hierin worden vermeld: de datum, de klant, het typenummer of omschrijving van het te verzenden product, het ordernummer en de wijze van verzending. De expeditie maakt de pakbonnen en pakt de producten in voor verzending.
Relevante informatie voor de voor- en nacalculatie
In het beschreven offertetraject worden de volgende gegevens, welke relevant zijn voor de voor- en nacalculatie, aangemaakt of geregistreerd:
• Technische gegevens van het product waarvoor een offerteaanvraag gedaan is.
• Voorcalculatie voor offerte (routing, geschatte machine- en manuren, geschatte materiaal verbruik)
• Voorcalculatie voor werkorder(routing, geschatte machine- en manuren, geschatte materiaal verbruik)
Voor de analyse van de huidige voor en nacalculatie is het dus van groot belang om het proces waarbij deze gegevens worden aangemaakt te beschrijven en te analyseren op mogelijke gebreken. Deze beschrijving en analyse zal plaatsvinden in het volgende hoofdstuk.
Binnen de overige processen worden de volgende gegevens geregistreerd welke van belang zijn in de voor- of nacalculatie.
• Grondstofprijzen (inkoop)
• Ontwerp (engineering)
• Gewerkte uren en gebruikte materialen (productie)
Bij de analyse van het proces van de voor- en nacalculatie zal dus ook de registratie van de grondstofprijzen de verbruikte grondstoffen en de gewerkte uren beschreven moeten worden om daar mogelijke tekortkomingen waar te nemen.
3.3 capaciteit van de verschillende bewerkingen
In deze paragraaf zullen de mogelijkheden en de capaciteiten van de verschillende machines in het kort in beeld gebracht worden. Verder zal er bij iedere bewerking een korte uitleg plaatsvinden van het proces wat er plaatsvindt. Dit om enig inzicht in het productieproces te verkrijgen en om in een later stadium keuzes tot het al dan niet samenvoegen van meerdere machines in één machinegroep te kunnen verklaren. De capaciteit van de verschillende machines en de geschatte bezetting zal ook worden bepaald om later bij het bepalen van de kostprijstarieven uit te gaan van de juiste hoeveelheid machine-uren. Naast de geschatte bezetting is eventueel ook de relatieve capaciteit (output per machine per uur) van de verschillende machines van belang om de tarieven eventueel te differentiëren. Daarom zal de output per uur tussen de verschillende machines per bewerking vergeleken worden. De relatieve capaciteit per uur is de output uitgedrukt als een percentage van de output per uur van de snelste machine.
Bepalen manuren per bewerking per jaar
Voor het bepalen van de capaciteit van enkele bewerkingen is de hoeveelheid beschikbare arbeid bepalend. Daarom is als eerste de hoeveelheid beschikbare arbeid bepaald voor de verschillende bewerkingen. Voor de bepaling van de beschikbare directe uren per FTE is op de werkbare dagen per jaar een aantal correcties uitgevoerd zoals blijkt uit onderstaande tabel.
Vervolgens is van alle medewerkers bepaald of ze volledig werken of dat ze maar voor een bepaald percentage werken. Daarnaast is er per medewerker bepaald aan welke taken hij zijn of haar tijd besteed. Dit is ook uitgedrukt in een percentage. Vervolgens is door per bewerking bovenstaande percentages te vermenigvuldigen het aantal FTE’s per bewerking bepaald.
Onderstaand rekenvoorbeeld laat deze werkwijze zien. De volledige berekening is te vinden in bijlage1.
Medewerker Parttime Draaien Frezen Rest
1 80% 50% 50%
2 100% 50% 50%
FTE per bewerking 0.5*0.8+0.5*1=0.9 0.5*1=0.5 0.5*0.8=0.4 Bepalen machine uren per bewerking per jaar
Om uiteindelijk per machine(groep) de capaciteit te bepalen, zal eerst de wijze waarop de capaciteit wordt bepaald moeten worden vastgesteld. Schonsleben (2003) bepaalt de verwachte mogelijkheden van een work-center (rated capacity) door de theoretische capaciteit te vermenigvuldigen met de capaciteitsbezetting en de work-center efficiency (geschatte uren/
werkelijke uren). Voor Witec is als eerste de theoretische machinecapaciteit (de output welke een machine maximaal kan behalen) bepaald door de uren welke een machine (groep) per dag kan maken te vermenigvuldigen met het aantal werkdagen per jaar (49 weken * 5dgn). Voor de capaciteitsbezetting geldt dat voor machines welke geen volledige arbeidsbezetting hebben de capaciteitsbezetting op 80% is gezet, omdat het niet altijd mogelijk is om de machines continu draaiende te houden. Voor machines welke volledig afhankelijk zijn van arbeidsbezetting is de capaciteitsbezetting vastgesteld op 100%, omdat in de arbeidsuren waarvan wordt uitgegaan bij de capaciteitsbepaling al rekening gehouden is met ziekte. De work-center efficiency is vastgesteld op 90%. In overleg met de planner en werkvoorbereider kwam naar voren dat er altijd tijd benodigd is voor herstel werk aan orders, waardoor er gemiddeld langer aan orders gewerkt wordt dan de hoeveelheid uren welke hiervoor gecalculeerd zijn. (voorwaarde hiervoor is wel dat de productietijden nauwkeuriger bepaald worden) Naast de ‘rated capacity’ is het voor de tarieven ook van belang om de verwachte bezetting vast te stellen. Hiervoor is de bezetting van de eerste vijf maanden van 2006 gebruikt. Van deze maanden is de gemiddelde bezetting bepaald en vervolgens is dit vermenigvuldigd met 12 maanden. In onderstaande voorbeeld is de berekening voor de ‘rated capacity’ weergegeven.
Theoretische capaciteit
Machine Per dag Per jaar
Cap. Bez WC.Eff. Rated Capacity Hardinge 18 49*5*18=4410 80% 90% 4410*80%*90%=3175
Omschrijving % Uren
Bruto uren 52 wk*5dgn*8uur 2080
Snipperdagen 200
ADV 104
Feestdagen 32
1744
ziek 5% 87
Indirecte uren 5% 87
Afronding 3
Beschikbare directe uren per fte 1567 Tabel 1: beschikbare directe uren per fte
In bijlage 2 is het volledige overzicht met de berekening van de ‘Rated Capacity’
weergegeven, hierbij is ook de verwachte jaarbezetting aangegeven.
Voor de bepaling van de relatieve capaciteit binnen een groep, wordt bepaald hoe lang iedere machine van een bewerkingsgroep doet over het produceren van de hoeveelheid producten welke op de snelste machine in één uur gemaakt kunnen worden. Vervolgens kan de relatieve capaciteit bepaald worden door de tijd benodigd voor het maken van de producten op de snelste machine te delen door de tijd benodigd voor het maken van de producten op een andere machine. In onderstaand voorbeeld is de berekening weergegeven.
Machine Tijd benodigd. Relatieve capaciteit
Hardinge 1:30 1:00/1:30=0.67=67%
De relatieve capaciteit (output per uur t.o.v. de snelste machine) van de verschillende machines is ook weergegeven in bijlage 2. Hierbij zijn alleen de machinegroep draaien en frezen van belang, omdat binnen deze groepen machines staan welke dezelfde bewerkingen kunnen uitvoeren, maar er verschillende tijden voor benodigd hebben.
Bewerkingen
In het kort zal van iedere bewerking de kernpunten worden beschreven, hierbij zal onder andere op het verschil in capaciteit worden ingegaan. De belangrijkste kenmerken van de verschillende machines zijn te vinden in bijlage 3.
Zagen
Wanneer grondstoffen niet in de juiste maat aanwezig zijn, worden de materialen op maat gezaagd en per werkorder klaar gelegd. In de meeste gevallen worden de grondstoffen in complete lengtes ingekocht en worden ze bij het zagen op de maat gemaakt. Het zagen is altijd de eerste bewerking in een routing. De productie tijd van zagen is vaak erg kort. Soms maar enkele minuten per order. Binnen de zaagafdeling (expeditie) zijn meerdere machines aanwezig, echter de capaciteit wordt bepaald door de beschikbare manuren aangezien de bewerkingen niet onbemand kunnen plaatsvinden.
Draaien
De draaiafdeling beschikt over de volgende machines: 2 Schaublins, de Hardinge, de Tornos en de Nakamura. Hierbij kunnen de Schaublins en de Nakamura zowel frezen als draaien waar de andere machines alleen kunnen draaien. De twee of drie mensen die de draaimachines bedienen, zijn flexibel inzetbaar binnen deze groep. Daarnaast laat men met twee mensen meerdere machines lopen. Op de Tornos na beschikken alle machines over een stafinvoer. Dit zorgt ervoor dat deze machinegroep niet beperkt is door de arbeidscapaciteit. Tevens kunnen de machines s’nachts regelmatig volledig onbemand draaien.
Frezen
De freesafdeling bestaat uit de volgende machines: de Fehlman p60, de Fehlman p54, twee Mikrons, de Brother, een Deckel. Met betrekking tot de capaciteit van de verschillende machines kan gesteld worden dat de P60 het meeste aantal uren per dag kan draaien, doordat deze machine geschikt is om onbemand te draaien. De Mikrons en de Brother daarentegen verlangen een continue arbeidsbezetting. Het is hierbij wel mogelijk om in enkele gevallen twee machines tegelijk te bedienen, maar ze kunnen niet onbemand ‘s nachts doorwerken.
Ten opzichte van de Brother en de Mikrons hebben de P54 en de Deckel een nog lagere machinecapaciteit, doordat de gereedschappen ook handmatig en stuk voor stuk verwisseld moeten worden. Er gaat bij deze machines veel tijd verloren met het omstellen.
Slijpen/conventioneel bewerken
De groep slijpen beschikt over twee slijpmachines. De ene machine is geschikt om producten rond te slijpen en de andere om de producten vlak te slijpen. Het slijpen hoeft alleen te gebeuren in geval van zeer hard materiaal, waarbij het slijpen een nabewerking is op het draaien en/of frezen. Ook in geval van een hoge nauwkeurigheid worden producten geslepen.
Het slijpen valt onder het conventioneel bewerken, omdat dit proces niet CNC gestuurd is. De capaciteit wordt bij het conventioneel bewerken volledig bepaald door de beperkingen van de beschikbare arbeid.
Montage
Enkele producten die door Witec geproduceerd worden bestaan uit meerdere subsamenstellingen. Na productie of inkoop van de subsamenstellingen wordt het eindproduct geassembleerd. Hiervoor zijn geen specifieke machines benodigd. De capaciteit van de assemblage wordt dan ook volledig bepaald door de beschikbare manuren.
3.4 Conclusie
Met de gegeven procesbeschrijving is het duidelijk bij welke bedrijfsprocessen informatie, welke gebruikt wordt bij de voor- en of nacalculatie, wordt vastgelegd en/of aangemaakt. Dit zal het startpunt vormen bij de analyse van het proces van de huidige voor- en nacalculatie.
Daarnaast is duidelijk welke verschillende bewerkingen worden uitgevoerd tijdens het primaire proces van Witec. Daarbij is bovendien de capaciteit van de verschillende machines vast komen te staan welke in een later stadium gebruikt kan worden bij het vaststellen van de tarieven.
H4 Analyse huidige voor- en nacalculatie
Om een goed ontwerp te kunnen maken van de structuur van de voor- en nacalculatie zullen eerst de tekortkomingen van het huidige proces in beeld gebracht moeten worden om te zorgen dat er niet vervallen wordt in dezelfde tekortkomingen. Dit is één van de uitgangspunten bij een procesinnovatie zoals beschreven door Davenpoort (1993). Voor een analyse van de huidige situatie schrijft Davenpoort de volgende stappen voor:
• Beschrijf de huidige processen
• Druk het huidige proces uit in termen van de opgestelde proces doelen in de doelstelling.
• Beoordeel het proces in termen van proces attributen.
• Identificeer problemen of tekortkomingen van het huidige proces.
• Identificeer korte termijn verbeteringen in het huidige proces.
• Beoordeel de huidige informatie technologie.
Bovenstaande stappen zullen ook uitgevoerd worden bij de analyse van de huidige voor- en nacalculatie bij Witec. Bij het maken van de processtromen wordt de beschrijving van de bedrijfsprocessen uit H3 als uitgangspunt genomen.
4.1 Procesbeschrijving huidige voor- en nacalculatie
Om de huidige structuur van de voor en nacalculatie beter in beeld te krijgen zullen eerst de belangrijkste deelprocessen in detail worden beschreven. Uit de beschrijving van de informatiestroom in H3 bleek dat er tweemaal een voorcalculatie gemaakt werd. In de uitgebreide procesbeschrijving zullen beide dus meegenomen moeten worden. Bij de procesbeschrijving van de nacalculatie zal duidelijk moeten worden vastgelegd wat er in de productie allemaal wordt geregistreerd. Bij de beschrijving zal de huidige manier van werken beschreven worden en niet de manier hoe er nu eigenlijk gewerkt zou moeten worden. De huidige werkwijze is de zogenoemde ‘IST’ situatie (Jans 2001). Uiteindelijk moeten de volgende zes deelprocessen worden beschreven:
• Vaststellen tarieven
• Voorcalculatie voor offerte
• Vaststellen verkoopprijs
• Voorcalculatie werkorder/planning
• Nacalculatie
• Verschillenanalyse
Voor zowel de voor- als de nacalculatie worden de volgende vier kostengroepen als uitgangspunt genomen. Van deze kostengroepen zal zowel in de voor- als de nacalculatie de kosten geschat cq bepaald moeten worden.
• Arbeid
• Lasten (machinetarief)
• Uitbesteding
• Materiaal Vaststellen Tarieven
De huidige tarieven zijn vastgesteld op basis van een kostprijsberekening waarbij er een kostprijs tarief bepaald is voor zowel machine-uren als manuren. Bij deze berekening is geen differentiatie aangebracht tussen de verschillende machines. Voor het bepalen van de tarieven is vervolgens op basis van commerciële afwegingen en verschil in afschrijvingen van de verschillende machines een differentiatie aangebracht. Hierbij is er geen sprake meer van
‘kostprijs’ tarieven, omdat ze zijn aangepast op basis van commerciële overwegingen. Voor
het bepalen van de machine-uren welke gemaakt kunnen worden met alle machines te samen, zijn de manuren vermeerderd met een percentage welke de tijd uitdrukt dat de machines onbemand kunnen werken. Voor de bepaling van de kostprijs is er dus niet bepaald hoeveel draaiuren de verschillende machines of machinegroepen per jaar kunnen maken.
Voorcalculatie voor offerte
De voorcalculatie voor de offerte gebeurt op basis van de technische gegevens, welke bij de offerteaanvraag zijn meegestuurd, zoals blijkt uit de beschrijving van het offertetraject in hoofdstuk 3. Hierbij gaat het onder andere over het soort materiaal en de afmetingen van de producten. Uiteindelijk dient vooral de technische tekening als basis voor de voorcalculatie.
Aan de hand van deze technische gegevens worden door de werkvoorbereider de benodigde bewerkingsstappen bepaald. In enkele gevallen is er ook nog een keuze mogelijk tussen de verschillende machines voor een specifieke bewerkingsstap. De keuze tussen deze machines wordt dan gemaakt op basis van de vrije capaciteit van de verschillende machines en de ordergrootte. Voor grotere orders wordt getracht deze op de meest efficiënte machines te plannen (inzet van zo min mogelijk manuren).
Naast de verschillende productiebewerkingen welke intern worden uitgevoerd, worden de uitbestede werkzaamheden bepaald, waarbij ook de prijs van deze uitbestede bewerkingsstap(pen) wordt vastgesteld. Voor het vaststellen van deze prijzen zijn een aantal mogelijkheden. De eerste is dat de prijs van de betreffende bewerking al in het systeem staat, in dat geval wordt de prijs uit het systeem overgenomen. Hierbij moet wel als kanttekening worden opgenomen dat prijzen vaak zeer afhankelijk zijn van batchgroottes en dit niet meegenomen wordt in het systeem. Tevens schiet de actualiteit van de prijzen wel eens tekort.
De tweede mogelijkheid is het opvragen van de prijs van een bepaalde uitbesteding. In dit geval wordt de opgevraagde prijs overgenomen op de offerte.
Naast de verschillende (uitbesteedde) werkzaamheden worden de materialen in het systeem vermeld. De hoeveelheid materiaal wordt afgeleid van de tekening. Daarnaast wordt er in de meeste gevallen ook rekening gehouden met enkele ‘instellers’ materiaal wat verbruikt wordt bij het instellen van de machine. Voor de bepaling van de kosten van het materiaal worden de gegevens vanuit het systeem verkregen. Hierbij geldt dat de actualiteit van de prijzen wel eens tekort komt. Materiaal waarvan de prijzen ontbreken worden bij de leverancier opgevraagd.
Echter lang niet altijd worden deze actuele prijzen in het systeem vermeld. Hierdoor is er een grote verscheidenheid in de recentheid van de prijzen voor materialen.
Naast het bepalen van alle bewerkingsstappen, dienen de insteltijden en de productietijden per bewerking te worden vastgesteld. Dit doet de werkvoorbereider aan de hand van ontwerp en de materiaal gegevens. De bewerkingstijden worden vooral geschat op basis van de ervaring van de werkvoorbereider of er wordt naar een bepaalde gewenste verkoopprijs toegewerkt.
Hierbij wordt niet of nauwelijks terug gekeken naar vastgelegde gegevens over soortgelijke producten welke in het verleden gemaakt zijn. Ook de gegevens verkregen uit de nacalculatie dienen niet als input voor de huidige voorcalculatie. Voor de verschillende bewerkingen welke Witec kan uitvoeren met de verschillende machines zijn geen standaard bewerkingstijden vastgelegd. Hierdoor kunnen voor dezelfde bewerking voor verschillende orders zeer verschillende instel- en productietijden worden geschat. In deze gevallen kan er voor bijna identieke producten een zeer afwijkende offerteprijs uitgebracht worden.
De kosten voor de machines (lasten) worden verkregen door de gecalculeerde productie- en insteluren te vermenigvuldigen met de verschillende machine-uurtarieven (welke in het
