• No results found

Bijlage 1. Alle factoren die een rol spelen in de ontwikkeling van CoPs

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "Bijlage 1. Alle factoren die een rol spelen in de ontwikkeling van CoPs "

Copied!
9
0
0

Bezig met laden.... (Bekijk nu de volledige tekst)

Hele tekst

(1)

Bijlagen

Bijlage 1. Alle factoren die een rol spelen in de ontwikkeling van CoPs

In deze bijlage staan alle factoren die een rol spelen in de ontwikkeling van een CoP.

Per factor is beknopt weergegeven wat deze inhoudt.

Ontstaan

Een CoP kan op twee manieren ontstaan. Top-down, waarbij senior managers communities identificeren op basis van de strategische doelen van de organisatie, of bottom-up, waarbij medewerkers zich groeperen rond een gezamenlijk belang of een gezamenlijke doelstelling.

Doelstelling / business issues

Een CoP is een katalysator voor het bereiken van bepaalde doelstellingen. De doelstellingen van een CoP moeten zowel interessant zijn voor haar leden als voor de organisatie. De mate waarin hun belangen parallel lopen is een belangrijke voorspeller van het succes van een CoP.

Grootte

CoPs lopen wat grootte betreft behoorlijk uiteen. Sommige CoPs zijn klein en intiem, andere hebben meer dan duizend leden. De grootte wordt vooral bepaald door de kritische massa om regelmatige interactie te behouden en de mate van vertrouwen en geborgenheid.

Community

De community creëert de sociale context van het leren. Een sterke community voedt interacties en relaties gebaseerd op wederzijds respect en vertrouwen. Het bevordert de bereidheid om ideeën te delen, elkaars onwetendheid te onthullen, moeilijke vragen te stellen en aandachtig te luisteren.1

Domein

Het domein schept een gemeenschappelijke basis en een gevoel van gezamenlijke identiteit. Een goed omschreven domein legitimeert de community door haar doel en waarde voor de leden en andere belanghebbenden duidelijk te maken. Het domein inspireert leden om bij te dragen en deel te nemen, geeft richting aan hun leren en geeft betekenis aan hun acties.

Het kennen van de leading edge van het domein stelt leden in staat om precies te beslissen wat het waard is om te delen, hoe ze hun ideeën moeten presenteren en welke activiteiten ze na moeten jagen. Het stelt ze ook in staat om mogelijkheden te herkennen in halfbakken ideeën.2

1 Wenger, E., R. McDermott & W. Snyder, Cultivating Communities of Practice, 2002, pp. 28-29.

2 Wenger, E., R. McDermott & W. Snyder, Cultivating Communities of Practice, 2002, pp. 27-28.

(2)

Practice

De practice is de verzameling denkramen, ideeën, methoden, informatie, stijlen, taal, verhalen en documenten die community leden delen. Waar het domein het onderwerp markeert waar de community zich op richt, is de practice de specifieke kennis die de community ontwikkelt, deelt en onderhoudt.3

Leden

Medewerkers nemen om verschillende redenen deel aan een CoP. Sommigen nemen deel omdat ze het domein belangrijk vinden en het ontwikkeld willen zien worden. Anderen worden aangetrokken door de waarde van het hebben van een community. Voor degenen die het grootste deel van hun leven hebben gestoken in het leren van een beroep, is het aangaan van verbindingen met anderen die dezelfde passie hebben al een beloning. Andere leden willen simpelweg leren over de practice: welke standaarden ontwikkeld zijn, welke methoden goed werken en welke lessen zijn geleerd door experts op het vakgebied.

Er zijn normaal gesproken drie niveaus van deelname aan een CoP. Een kerngroep die actief deelneemt aan discussies en community projecten en die de community ontwikkelt. Een actieve groep die regelmatig bijeenkomsten bijwoont, maar dan zonder de regelmaat en intensiteit van de kerngroep. En perifere leden die zelden deelnemen.

Figuur 1.1. Mate van deelname aan communities - bijlage4 Perifere

Actieve Kern Groep

Buitenstaander

Coördinator

(3)

Verplicht of vrijwillig

Een CoP is niet, zoals een team, unilateraal samen te stellen door het management;

haar succes hangt te veel af van persoonlijke gedrevenheid om dwang effectief te maken.

Lidmaatschap kan vrijwillig of toegewezen zijn, maar de werkelijke mate van betrokkenheid is een persoonlijke aangelegenheid. In dat opzicht is deelname per definitie vrijwillig.

Lang of kort bestaan

Het ontwikkelen van practices heeft tijd nodig, maar de levensduur van CoPs loopt sterk uiteen. Sommige bestaan al eeuwen – denk bijvoorbeeld aan vioolbouwers die hun kennis al generaties lang doorgeven – vele blijven korter bestaan. Deze factor hangt samen met de opzet van een CoP. Het is echter een zeldzaamheid wanneer de levensduur al bij de opzet van de CoP vastgelegd wordt.

Locatie

Het delen van een practice vereist regelmatige interactie, daarom ontstaan de meeste CoPs tussen mensen die in elkaars directe nabijheid werken. Eenheid van locatie is geen vereiste. Nieuwe technologieën en de noodzaak om te internationaliseren zorgen ervoor dat CoPs op meerdere locaties eerder de standaard lijken te worden dan de uitzondering.5

Homogeen of heterogeen

Sommige communities zijn homogeen, ze bestaan uit mensen uit dezelfde discipline of met dezelfde functie. Andere brengen mensen met verschillende achtergronden samen. Hoewel eenzelfde achtergrond gemakkelijker is, kunnen mensen met verschillende achtergronden net zo hecht verbonden raken na verloop van tijd.

Reputatie

Reputatie kan belemmerend en versnellend werken. Belemmerend wanneer iemand die bekend staat als vakman op zoek gaat naar de grenzen van zijn kennis en anderen zijn onwetendheid moet tonen. Versnellend door een reputatie op te bouwen door bij te dragen aan de CoP. Reputatie kan ook gebruikt worden als een keurmerk van de kwaliteit van een practice.

Cultuur

Cultuur heeft in CoPs te maken met de bereidheid van mensen om vragen te stellen die hun onwetendheid onthullen, met anderen openlijk van mening te verschillen, erkende experts tegen te spreken, problemen te bespreken, autoriteit om namens de CoP te spreken, ontzag dat getoond moet worden voor seniore medewerkers, de gepaste hoeveelheid formaliteit en de manier van interactie tussen de leden. Een onderdeel van cultuur is ook taalverschil. Niet alleen talen als Nederlands en Frans kunnen problemen geven, maar juist ook vakjargon.

5 Wenger, E., R. McDermott & W. Snyder, Cultivating Communities of Practice, 2002, p. 25.

(4)

Grenzen

CoPs overschrijden vele grenzen – afdelingen, business units, organisaties, landen, taal, vakgebieden, enz. Het overschrijden van grenzen vereist vertrouwen. Het potentieel van een CoP wordt voor een groot deel bepaald door de interactie tussen de kern en de grenzen.

Gesloten grenzen leiden tot verstikking, te open grenzen leiden tot verwatering van de practice.

Een zekere mate van openheid is nodig om nieuwe perspectieven binnen de CoP te brengen, aannames ter discussie te stellen en zelfgenoegzaamheid te voorkomen.

Manager / sponsor

CoPs zijn meestal afhankelijk van midden- en senior-management voor legitimiteit, financiële ondersteuning en aanmoediging om deel te nemen. Ook kan een CoP invloed uitoefenen op de organisatie via een manager / sponsor.

Financiële middelen

Financiële middelen worden vaak ter beschikking gesteld door managers. Deze middelen zijn cruciaal omdat ze community leden de mogelijkheid geven om tijd te besteden aan de CoP.

Dergelijke investeringen geven een duidelijk signaal af over de mate waarin de organisatie geeft om haar CoPs.

Ondersteuners

Ondersteuners van CoPs voeren in de eerste fasen van de levenscyclus activiteiten uit die de CoPs later, wanneer die eenmaal op gang gekomen zijn, zelf uitvoeren. Voorbeelden van ondersteuning zijn bijeenkomsten mogelijk maken, bijhouden van de website, ordenen van documenten, leggen van verbindingen tussen leden, één op één gesprekken met leden en zoeken naar nieuwe kerngroepleden, inzichten, ideeën en oplossingen.6

Leider / Coördinator

Alle CoPs zijn afhankelijk van intern leiderschap, maar gezonde CoPs zijn niet afhankelijk van het leiderschap van één persoon. Leiderschap is verspreid en is kenmerkend voor de hele CoP. Erkende experts kunnen helpen om de rol en de invloed van de CoP te legitimeren, maar zij zijn niet noodzakelijkerwijs degenen die de CoP samenbrengen of het initiatief nemen om nieuwe terreinen te onderzoeken.7 Leiders leggen verbindingen tussen leden, sturen de ontwikkeling van de practice en zijn het gezicht van de CoP naar de buitenwereld.

Thought leader / subject matter expert

In de meeste domeinen zijn er enkele individuen die beschouwd worden als thought leaders, mensen die de cutting-edge onderwerpen definiëren in het domein, of die gepokt en

(5)

gemazeld zijn in de praktijk. Het betrekken van thought leaders helpt de CoP te legitimeren en trekt andere leden aan.

Waarde

CoPs kunnen op meerdere manieren waarde opleveren voor een organisatie en haar leden. De waarde van CoPs ligt vooral op het gebied van kennis. Vaak wordt onderscheid gemaakt naar waarde voor de leden en waarde voor de organisatie; waarde op korte en waarde op lange termijn; en tastbare en minder tastbare waarde.

Korte termijn waarde Lange termijn waarde

Verbeteren van bedrijfsopbrengsten Ontwikkeling organisatie vaardigheden Waarde voor de

organisatie

een plek om problemen op te lossen

snel antwoord op vragen

gereduceerde tijd en kosten

verbeterde kwaliteit van beslissingen

meer perspectieven op problemen

coördinatie, standaardisatie en synergie tussen afdelingen

middelen om strategie ten uitvoer te brengen

versterkte kwaliteitsbewaking

mogelijkheid om risico’s te nemen met steun van de CoP

mogelijkheid om een strategisch plan uit te voeren

autoriteit bij klanten

behouden van talent

vermogen om kennis te ontwikkelen

een plek om te benchmarken tegen de rest van de branche

op kennis gebaseerde allianties

tevoorschijn komen van onverwachte capaciteiten

mogelijkheden om nieuwe strategische keuzen te ontwikkelen

mogelijkheden om technologische

ontwikkelingen te voorzien

mogelijkheden om kansen op ontwikkelende markten te benutten

Verbeteren van werkervaring Stimuleren van professionele ontwikkeling Waarde voor

community leden

hulp bij problemen

toegang tot expertise

beter bij kunnen dragen aan het team

vertrouwen in de eigen aanpak van problemen

plezier van ‘onder collega’s zijn’

betekenisvolle deelname

een gevoel van ‘erbij horen’

een plek om vaardigheden en expertise op te doen

een netwerk om op de hoogte te blijven van een vakgebied

verbeterde professionele reputatie

toegenomen marktkansen en ‘employability’

een sterk gevoel van professionele identiteit

Tabel 1.1. Waarde in CoPs - bijlage8

Organisatie

CoPs ontwikkelen zich gewoonlijk in de context van een organisatie, of ze nu omvat worden door de organisatie of zich over haar grenzen uitstrekken. Organisaties – met name beursgenoteerde - zijn vaak ontworpen om zich te richten op korte termijn waarde, terwijl een

8 Wenger, E., R. McDermott & W. Snyder, Cultivating Communities of Practice, 2002, p. 16.

(6)

CoP zich voornamelijk richt op lange termijn waarde. Dat kan leiden tot botsingen. De rol die een CoP speelt in een organisatie kan uiteenlopen van ondergronds tot geïnstitutionaliseerd.

Relatie Omschrijving Problemen

Onerkend Onzichtbaar voor de organisatie en soms ook voor de leden zelf.

Het is moeilijk om de waarde te zien en bewust om te gaan met beperkingen.

Ondergronds Alleen informeel zichtbaar voor een groep mensen die het weten.

Middelen krijgen, invloed hebben, verborgen blijven en legitimiteit verwerven.

Legitiem Officieel erkend als een waardevol

onderdeel.

Bredere zichtbaarheid, snelle groei en nieuwe eisen en verwachtingen.

Ondersteund Krijgt middelen rechtstreeks van de organisatie.

Verantwoordelijkheid voor gebruik van middelen, inspanningen en tijd; druk op korte termijn.

Geïnstitutionaliseerd Met een officiële status en functie in de organisatie.

Vastroesten, overmanagement en langer voortleven dan nuttig is.

Tabel 1.2. Relaties van communities tot organisaties - bijlage9

Levensfasen

CoPs ontwikkelen zich in de loop van de tijd, net als de organisaties waar ze deel van uitmaken. Een CoP begint als een onsamenhangend netwerk dat potentieel hechter kan worden (fase potential), waarmee het een belangrijker deel wordt van de organisatie. Terwijl de medewerkers meer samenhangende verbindingen aangaan, smelten ze samen tot een community (fase coalescing). Wanneer de CoP eenmaal gevormd is, groeit de CoP, zowel wat betreft ledenaantal als qua diepgang van de kennis die de leden delen (fase maturing). In het stadium van volwassenheid (fase stewardship) doorlopen CoPs cycli van hoge en lage activiteit, zoals bijvoorbeeld ook de economie deze cycli kent. Tijdens deze fase werpen CoPs zich vaak op als de eigenaars / beheerders van de kennis en practices die ze delen en ze ontwikkelen die gericht. Bij elk stadium van ontwikkeling horen andere activiteiten.10

Prestatie management / tijd

Prestatie management gaat er om wie de verantwoordelijkheid neemt voor het waarderen van de prestaties van een CoP; het opmerken van ondermaats presteren en het belonen van mijlpalen. Het is een soort functioneringsgesprek op CoP niveau. De tijd die besteed kan worden aan een CoP hangt nauw samen met het prestatie management.

Erkenning en waardering

Erkenning en waardering spelen zowel op individueel als op CoP- en organisatieniveau.

Op organisatieniveau heeft het betrekking op de legitimiteit van tijdsbesteding aan CoPs. Op CoP niveau gaat het om de waarde die de CoP heeft voor de organisatie. Op individueel niveau

(7)

werkt erkenning twee kanten op. Enerzijds werkt het motiverend voor de leden van CoPs wanneer hun bijdrage erkend wordt. Anderzijds bouwen zij door de toegekende erkenning een reputatie op, die gebruikt kan worden als een keurmerk voor de kwaliteit van practices.

Dagelijkse gang van zaken / ritme

Regelmaat in de activiteiten helpt om communities te verankeren. Direct na de lancering beginnen veel communities met het instellen van kennisdelingsevenementen, zoals wekelijkse bijeenkomsten of teleconferenties. Op die manier worden de CoP werkzaamheden ook een onderdeel van het normale dagelijkse werk. Het is een goed idee om zo snel mogelijk te beginnen met het ontwikkelen van een ritme, om te profiteren van de energie die tijdens de lancering vrijkomt. Het zorgt voor ritme en het gevoel dat het erbij hoort in het leven van de leden. De evenementen moeten wel rekening houden met de hoeveelheid tijd die de leden tot hun beschikking hebben.11

Enthousiasme

De meest succesvolle communities zijn zo succesvol omdat ze op het kruispunt liggen van de passie en ambitie van de deelnemers enerzijds en de doelen en problemen van de organisatie anderzijds.12 Enthousiasme is een belangrijke ontastbare beloning voor leden van CoPs. Enthousiasme bepaalt voor een groot deel de energie die leden opbrengen bij het ontwikkelen van de practice.

Interactie

Interactie in een CoP kan publiek of privé zijn. Door publieke evenementen kunnen leden op een tastbare manier ervaren wat het is om onderdeel te zijn van een community. Ze kunnen zien wie er nog meer deelnemen en het niveau waarderen dat de community heeft met betrekking tot het vakgebied. De kern van de CoP is echter het web van relaties tussen CoP leden. Veel van de dagelijkse dingen gebeuren in één op één uitwisselingen. Door de voortgaande interactie bouwen de leden het vertrouwen op dat nodig is om echt de diepte in te gaan op het gebied van de practice.

Kennis

Kennis is kritiek geworden voor succes. Het is een te belangrijke factor geworden om aan het toeval over te laten. Organisaties moeten weten welke kennis hen concurrentievoordeel oplevert. Hoe ze deze kennis actueel moeten houden, hoe ze het toe moeten passen in hun

11 Wenger, E., R. McDermott & W. Snyder, Cultivating Communities of Practice, 2002, p. 87.

12 ‘M. Csikszentmihalyi, (Creativity: Flow and the Psychology of Discovery and Invention [New York: HarperCollins, 1996]); T.M. Amabile (“Motivating Creativity in Organizations: On Doing What You Love and Loving What You Do,” California Management Review 40, no.1 [1997]: 39- 58); en M. Polanyi (The Tacit Dimension [New York: Anchor Doubleday, 1966]), en anderen, hebben het belang uitgelegd van passie en persoonlijke investering in een domein, om creativiteit aan te moedigen en deel te nemen aan de inspanning die nodig is om expertise te ontwikkelen of belangrijke innovaties te verwezenlijken.’ In: Wenger, E., R. McDermott & W.

Snyder, Cultivating Communities of Practice, 2002, p. 241.

(8)

werkzaamheden en hoe ze het moeten verspreiden door de organisatie.13 CoPs reduceren kennis niet tot een object. Ze maken kennis een integraal onderdeel van hun activiteiten en interacties en ze dienen als een levend archief voor die kennis.14

Technologie

Technologie is ondersteunend voor het succesvol ontwikkelen van een Community of Practice. Niet goed werkende technologie, of een overmatige hoeveelheid aandacht ervoor, kan ertoe leiden dat een CoP zich niet succesvol ontwikkelt. Goed werkende technologie alleen zorgt er echter nog niet voor dat er iets gebeurt.

Relaties: hechtheid en vertrouwen

Een CoP is een groep mensen die met elkaar samenwerken, leren, relaties aangaan en daarbij een gevoel van geborgenheid en betrokkenheid opbouwen.15 De band die na verloop van tijd ontstaat, stelt medewerkers in staat om te geven aan de CoP in de wetenschap dat die bijdrage zich in de toekomst terug betaalt. De band geeft de leden van een CoP de mogelijkheid om elkaar scherp te ondervragen en elkaar het achterste van hun tong te laten zien. Vertrouwen is nodig om echt ingewikkelde praktijkproblemen aan te pakken.16

Verhalen

Goede verhalen hebben veel bijkomstige voordelen, naast het beschrijven hoe communities kennis ontwikkelen, delen en toepassen. Verhalen bieden erkenning voor hun voorvechters; ze versterken het belang van het zichtbaar maken van de practice in de organisatie; en ze helpen een cultuur te bouwen die innovatie en kennis delen op waarde schat.

Verhalen zijn een krachtig onderdeel van elke cultuur en het legitimeren van het verhalen vertel proces moedigt mensen aan om de verhalen te beleven die zij in de toekomst zouden willen vertellen.17 Verhalen leggen de causale verbanden tussen statische gegevens als deelname cijfers, aantal geproduceerde documenten en cyclus tijden. De elementen van een goed verhaal zijn: hoe werd de kennis ontwikkeld en toegepast? Wat heeft de CoP ondernomen om een brainstormsessie of een geïsoleerde techniek om te bouwen tot een gedocumenteerde benadering of bewezen standaard? Op welke manier is de ontwikkelde kennis gebruikt in de bedrijfsproces om resultaten op te leveren? Daarbij helpt het om het oorspronkelijke probleem erbij te halen en te beschrijven wat er gebeurd zou zijn zonder de community.18

13 Wenger, E., R. McDermott & W. Snyder, Cultivating Communities of Practice, 2002, p. 6.

14 Wenger, E., R. McDermott & W. Snyder, Cultivating Communities of Practice, 2002, p. 9.

(9)

Kennis waarde systeem

Model voor het opbouwen van verhalen over waarde-creatie:

(a) Wat deed de CoP?

(b) Welke kennis produceerde zij?

(c) Hoe werd deze kennis toegepast om tot resultaten te komen?

Figuur 1.2. Causale verbanden in een verhaal over waarde-creatie - bijlage19

Zichtbaarheid

Communities lopen uiteen van zeer zichtbaar tot vrijwel onzichtbaar. Niet zichtbaar zijn heeft voordelen als het niet hoeven afleggen van verantwoording, in alle rust kunnen bouwen aan het ontwikkelen van vertrouwen en een ritme voor de CoP. Zichtbaar zijn maakt een CoP invloedrijker in een organisatie, de CoP krijgt gemakkelijker toegang tot middelen, maar moet daar ook verantwoording over afleggen.

19 Wenger, E., R. McDermott & W. Snyder, Cultivating Communities of Practice, 2002, p. 170.

Community activiteiten Bijvoorbeeld managers die teleconferenties houden over project management

Kennis Opgedane inzichten,

verbeterde project management richtlijnen en sterkere relaties

Bedrijfsprocessen De nieuwe

richtlijnen helpen om de doelen op het gebied van kosten en tijd te halen

Referenties

GERELATEERDE DOCUMENTEN

Deze op (per vrueht- soort) weinig waamemingen gebaseerde opvatting is waardeloos, als wij daarbij alle andere in de literatuur vermelde cijfers be- schouwen, waarbij

De verklarende variabelen in het fixed model waren: − Tijdstip van het protocol − Tijdstip2 − Leeftijd van het kuiken − Leeftijd2 − Conditie van het kuiken − ‘50%-hoogte’

The research highlighted that the centre managers who are based in support centres, as reported by the Department of Basic Education in the 2011 – 2025 Technical Report (see

In deze bijlage zal als eerste beschreven worden wat er wordt verstaan onder projectmatig werken aangezien Ymere Ontwikkeling een organisatie is dat ingericht is

Functioneringsgesprekken die gebaseerd zijn op het analyseren van de momenten dat mensen op hun best zijn (Kluger & Nir, 2010) en op het onderzoeken van mogelijkheden om de

Functioneringsgesprekken die gebaseerd zijn op het analyseren van de momenten dat mensen op hun best zijn (Kluger & Nir, 2010) en op het onderzoeken van mogelijkheden om de

de instandhouding van eer. door een nolens verrichte rechtshandeling 'passend' acht, moet hij dit oordeel doen steunen op overwegingen ontleend aan de eisen van het rechtsverkeer,

Een ontoelaatbare vereenvoudiging is echter gelegen in de gedachte dat binnen beide cate- gorieen de eisen van het rechtsverkeer steeds een- zelfde gewicht hebben en