Toelichting Europees Fonds Regionale Ontwikkeling (EFRO)

(1)

Voor de belangrijkste bevindingen van de Algemene Rekenkamer verwijzen wij naar ons Rapport bij de Nationale verklaring 2016.

A. Kerngegevens Europees Fonds Regionale Ontwikkeling

Doelstelling fonds

Het Europees Fonds Regionale Ontwikkeling (EFRO) is één van de Europese structuurfondsen. Het fonds heeft als doel de economische en sociale cohesie in de Europese Unie te versterken door te zorgen voor evenwicht tussen de Europese regio’s. In het programma 2007-2013 voor de Europese structuurfondsen staan drie doel- stellingen ofwel thematische prioriteiten:

1. Convergentie van regio’s bevorderen.

2. Regionaal concurrentievermogen en regionale werkgelegenheid stimuleren.

3. Europese territoriale samenwerking bevorderen.

Nederland ontvangt geld uit het EFRO voor doelstelling 2 en 3. Omdat het EFRO-geld voor doelstelling 3 deels in andere lidstaten wordt beheerd, maakt alleen doelstelling 2 deel uit van de Nationale verklaring.

De subsidies voor projecten binnen doelstelling 2 worden namelijk alleen in Nederland besteed en beheerd.

Nederland stelt binnen doelstelling 2 de volgende prioriteiten:

1. Versterken van de innovatiekracht, de kenniseconomie en het ondernemerschap.

2. Verhogen van de attractiviteit van regio’s.

3. Investeren in de sociaaleconomische vitaliteit van de grote steden.

4. Technische bijstand om het beheer en de controle van het fonds te financieren.

Betrokken instanties

In de onderstaande figuur zijn de betrokken instanties in de Europese Unie (EU) en in Nederland weergegeven.

Het onderste deel van de figuur geeft inzicht in de reguliere verantwoordings- en controlestructuur van het fonds volgens de Europese voorschriften. Het bovenste deel laat zien wat de lidstaat Nederland aan verant- woor dings documenten en controlestappen heeft toegevoegd om tot de Nationale verklaring te komen.

Doel

Ondersteuning van projecten gericht op

Verantwoordelijk voor besteding EFRO-geld in Nederland

Belangrijkste economische onevenwichtigheden tussen Europese regio’s terugdringen

Structureel bevorderen van werkgelegenheid en concurrentiekracht in Europese regio’s

Bevorderen van territoriale samenwerking binnen de EU Bevorderen van snellere aansluiting van de minst ontwikkelde lidstaten en regio’s bij de andere lidstaten (convergentie)

Staatssecretaris van Economische Zaken

EFRO-budget 2007-2013: C 830,0 miljoen

(uitputting cumulatief Nationale verklaring 2016: A 663,4 miljoen)

EFRO

Financieel belang Nationale verklaring 2016

(in miljoenen euro) 1.492,1

94,5

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO)

Gedeclareerde uitgaven Nv totaal

1.092,1 Bijdragen uit Europese fondsen Nv totaal

250,0

Gedeclareerde uitgaven bij EFRO Bijdrage uit EFRO

Toelichting bij het Rapport bij de Nationale verklaring 2016 - Europees Fonds

Regionale Ontwikkeling

(2)

De belangrijkste autoriteiten volgens de Europese voorschriften zijn:

• Managementautoriteiten (MA’s):

• EFRO Noord: Stichting Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN).

• EFRO Oost: leden Gedeputeerde Staten provincie Gelderland.

• EFRO Zuid: college Gedeputeerde Staten provincie Noord-Brabant.

• EFRO West: college burgemeester en wethouders gemeente Rotterdam, met daarnaast drie

Bemiddelende Instanties (BI’s), aan wie een deel van de werkzaamheden van de managementautoriteit is toevertrouwd: gemeenten Amsterdam, Den Haag en Utrecht.

• Certificeringsautoriteit (CA): Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

• Auditautoriteit (AA): Auditdienst Rijk (ADR).

Minister van Financiën

Staten-Generaal

Minister van EZ (Toezicht en coördinatie)

Nationale verklaring

Jaarlijks controle- verslag en oordeel Plausibiliteitstoets

(door Ministerie van Financiën)

Deelverklaring EZ +

financiële informatie Assurancerapport + Controleverklaring

Conformiteitsbeoor- deling Rapport + oordeel

Auditdienst Rijk

Auditautoriteit:

Auditdienst Rijk Europees Parlement

Europese Commissie DG Regio

Rapport bij Nationale verklaring

Europese Rekenkamer

Algemene Rekenkamer

Uitgavenstaat

Betaalaanvragen Certificaat

Certificeringsautoriteit: Rijksdienst voor Ondernemend Nederland

Eindbegunstigden Borgingsverklaringen

Managementautoriteit:

regio Noord SNN

regio Oost Ged. Staten Gelderland

regio Zuid Provincie Noord-Brabant

regio West College B&W Rotterdam

BI* Amsterdam BI* Den Haag BI* Utrecht Uitgavenstaat

Borgingsverklaringen

Uitgavenstaat Borgingsverklaringen

* Bemiddelende instantie

Oordeel Controle Algemene Rekenkamer /

Europese Rekenkamer

Reguliere verantwoordings- en controlestructuur (op basis van EU-regels)

Aanvullende verantwoordings- en controlestructuur (in kader van Nationale verklaring)

Controlerende instantie Verantwoordingsdocumenten Controlerapportages

Controle auditautoriteit/ADR

en certificeringsautoriteit Informatiestroom Aanvraag Geld

(3)

Financiële kerngegevens (bedragen in miljoenen euro’s)¹ EFRO Noord Totaal budget zevenjarige programmaperiode

Gecommitteerd cumulatief eind 2014

Gedeclareerd cumulatief eind 2014

Gedeclareerd in boekjaar 2014

Totale subsidiabele kosten 372,7 824,4 324,7 68,7

Waarvan EFRO-deel 169,4 191,9 141,0 21,5

Percentage uitputting EFRO n.v.t. 113,3% 83,2% n.v.t.

EFRO Oost Totaal budget zevenjarige programmaperiode

EFRO Zuid Totaal budget zevenjarige programmaperiode

EFRO West Totaal budget zevenjarige programmaperiode

Totale subsidiabele kosten 770,3 1.104,7 582,0 40,4

B. Oordelen auditautoriteit

Oordeel beheers- en controlesysteem 2014-2015 en foutpercentages 2014 Uitleg scores beheers- en controlesysteem:

1. Systeem functioneert, slechts geringe verbeteringen zijn nodig.

2. Systeem functioneert, maar enkele verbeteringen zijn nodig.

3. Systeem functioneert gedeeltelijk, substantiële verbeteringen zijn nodig.

4. Systeem functioneert in essentie niet.

1 Gebaseerd op gerapporteerde begrotings- en realisatiecijfers.

(4)

EFRO Noord Score/%

2 2 1 1 1 2 1 2 1 2 1

1 2 1

1,94%

Beheers- en controlesysteem MA en CA – totaal Beheers- en controlesysteem MA – totaal MA 1 – Toewijzing functies en functiescheiding MA 2 – Selectie projecten

MA 3 – Informatievoorziening begunstigden MA 4 - Managementverificaties

MA 5 - Controlespoor

MA 6 – Geautomatiseerde systemen MA 7 – Opvolging ontdekte systeemfouten Beheers- en controlesysteem CA – totaal CA 1 - Toewijzing functies, functiescheiding en toezicht op gedelegeerde taken

CA 2 – Controlespoor en geautomatiseerd systeem CA 3 – Certificeringsproces

CA 4 – Geschrapte, teruggevorderde en terug te vorderen bedragen

Foutpercentage voor Nationale verklaring (percentage onrechtmatigheden)

Foutpercentage voor Europese Commissie (total projected error rate)*

EFRO Oost Score/%

2 2 1 1 1 2 1 2 1 2 1

3 2 1

1,67%

(5)

EFRO Zuid Score/%

2 1 1 1 1 1 1 2 1 2 1

2 2 1

0,03%

EFRO West Score/%

2 2 2 1 1 2 2 2 2 2 1

1 2 1

1,44%

* Hiermee is het percentage fouten binnen de EC-marge van 2% gebleven.

(6)

Bevindingen Europese Commissie

• Over het boekjaar 2014 zijn voor de gelden vanuit EFRO in Nederland enkele controles uitgevoerd. In 2015 heeft de Europese Commissie een onderzoek gedaan bij EFRO en ESF over de werkwijze bij vorderingen en schrappingen. In een concept-rapport zijn bevindingen gerapporteerd over EFRO West. Het rapport is nog niet definitief, wel hebben de bevindingen geleid tot een tijdelijke betaalonderbreking voor EFRO West (zie rapport). In het najaar van 2015 zijn reviews verricht op controledossiers van de auditautoriteit.

• Op 21 maart 2016 heeft de Europese Commissie de jaarlijkse controleverslagen en oordelen van de auditautoriteit over de vier Operationele Programma’s aanvaard.

Bevindingen Europese Rekenkamer

Over het boekjaar 2014 zijn voor de gelden vanuit EFRO in Nederland geen controles uitgevoerd.

D. Aandachtspunten uit onze controle

Onze conclusies, aanbevelingen en aandachtspunten zijn opgenomen in ons Rapport bij de Nationale verklaring 2016 (zie § 3.3). We geven een toelichting op de aandachtspunten die we in het rapport kort hebben

genoemd:

Verbeterpunten systemen managementautoriteiten

Er resteren nog enkele verbeterpunten in de systemen van de managementautoriteiten. Een belangrijk essentieel vereiste van het beheers- en controlesysteem is de goede werking van de geautomatiseerde informatiesystemen. Bij de managementautoriteiten is het subsidiebeheer verregaand geautomatiseerd. Hoewel alle managementautoriteiten over het geheel genomen voldoende werkende geautomatiseerde informatiesystemen hebben, worden er al enkele jaren verschillende verbeterpunten benoemd. Zo constateert de auditautoriteit onder andere nog tekortkomingen in de follow-up van eerdere auditbevindingen (alle MA’s), in het management van de informatiebeveiliging (Oost, Zuid, West), in de logische toegangsbeveiliging (Noord en Zuid), en in het managen en testen van wijzigingen in applicaties (Oost, Zuid en West). Hoewel de risico’s grotendeels worden afgedekt door compenserende beheersmaatregelen, blijft de goede werking van de geautomatiseerde informatiesystemen desondanks aandacht vragen.

Bij de MA EFRO West zijn nog enkele verbeterpunten gebleken in de managementverificaties² en de vastlegging van het controlespoor, onder andere:

• de volledigheid van invulling van checklists bij de uitvoering van werkzaamheden;

• de adequate uitvoering en vastlegging van analyses van in voortgangsrapportages gedeclareerde kosten en

• de adequate onderbouwing/argumentatie van de selectie van posten voor controles;

• de vastlegging en inzichtelijkheid van controlewerkzaamheden.

Verbeterpunten systeem certificeringsautoriteit

Hoewel de certificeringsautoriteit voldoende werkende systemen heeft, zijn er nog wel - evenals voorgaande jaren - enkele verbeterpunten in de vastlegging van het controlespoor (Oost en Zuid) en de uitvoering van certificeringswerkzaamheden (alle vier programma’s). Bij alle vier EFRO-programma’s rapporteert de audit autoriteit dat de certificeringsautoriteit alle hoog-risicoprojecten zou moeten beoordelen. De certificeringsautoriteit is het oneens met de bevindingen. Wel heeft zij toegezegd enkele verbeteringen aan te brengen: uniformering van de risicoanalyse; verbetering van de onderbouwing van de selectie van aanvullend te controleren projecten;

bij selectie rekening houden met projecten die worden ingebracht in de eindfase van het project én van het programma.

2 Dit zijn enerzijds administratieve verificaties van voortgangsrapportages van begunstigden en anderzijds controles ter plaatse van gedeclareerde uitgaven van begunstigden. Hoofddoel is het vaststellen van de rechtmatigheid van de bij de Europese Commissie gedeclareerde bedragen.

(7)

Omdat de uitvoering van voldoende certificeringswerkzaamheden - in aanvulling op adequate managementverificaties van de managementautoriteiten - cruciaal is om de rechtmatige declaratie van uitgaven bij de Europese Commissie te waarborgen, vragen wij aandacht van de certificeringsautoriteit voor deze verbeterpunten.

Normatiek voor noodzakelijkheid van kosten

Tijdens controles van de auditautoriteit ontstaat geregeld onduidelijkheid en discussie over de mate waarin gedeclareerde kosten voldoen aan de Europese eis van noodzakelijkheid (proportionaliteit en doelmatigheid).

Onze eerdere aanbeveling om de normatiek aan te scherpen werd door de staatssecretaris van EZ in 2013 overgenomen, maar is niet gerealiseerd. Er is wel gewerkt aan normatiek voor de nieuwe programmaperiode 2014-2020, maar niet voor de huidige programmaperiode 2007-2013. Geregeld ontstaan meningsverschillen over de interpretatie van regelgeving, zoals wij in ons rapport hebben vermeld. Wij blijven wijzen op het belang van aangescherpte normatiek, in de nieuwe programmaperiode 2014-2020, om onduidelijkheid en discussie te voorkomen.

Verbeterpunten systeem auditautoriteit

Uit onze review komen enkele verbeterpunten voor de auditautoriteit naar voren. Ten eerste is het van groot belang dat de projectaudits tijdig afgerond worden, zodat er voldoende tijd is voor goed hoor-wederhoor en oplossing van eventuele geschilpunten. Uiteraard is tijdig afronden ook afhankelijk van goede medewerking van managementautoriteiten en projectbegunstigden. De auditautoriteit is zich bewust van dit verbeterpunt en heeft intern verbetermaatregelen afgesproken. Ten tweede achten wij het van belang dat definitieve auditrapporten zo min mogelijk herzien worden na afronding van het hoor-wederhoor. Bij enkele projectaudits is na afronding van de hoor- en wederhoorfase en definitief maken van het auditrapport alsnog informatie aangeleverd door de managementautoriteit en verwerkt in een herzien auditrapport. Het hoor en wederhoor dient in één periode deugdelijk uitgevoerd en afgesloten te worden. Ten derde is het van belang bij externe inhuur van auditors zorg te dragen voor goede begeleiding en waarborgen bij vertrek van de auditors. Ook hier heeft de auditautoriteit intern verbetermaatregelen afgesproken. Tot slot kan de dossiervorming, hoewel voldoende inzichtelijk, nog verder geoptimaliseerd worden.