• No results found

Handleiding ZorgMail Secure Viewer Voor ontvangers van Secure

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Handleiding ZorgMail Secure Viewer Voor ontvangers van Secure"

Copied!
22
0
0

Bezig met laden.... (Bekijk nu de volledige tekst)

Hele tekst

(1)

Handleiding ZorgMail Secure e-mail Viewer

Voor ontvangers van Secure e-mail

(2)

Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail Viewer Pagina 2 van 22

Versie en datum 2.2 / 08-11-2018 Documentstatus definitief

Inhoudsopgave

1 Secure e-mail openen – desktop/laptop ... 3

1.1 Algemeen ... 3

1.2 Notificatie ... 3

1.3 Bericht lezen met toegangscode... 4

1.3.1 Toegangscode via SMS ... 4

1.3.2 Telefoonnummer komt niet overeen ... 5

1.4 Invoeren toegangscode ... 6

1.5 Veilig antwoorden op een ontvangen bericht ... 8

2 Secure e-mail openen - iOS ... 9

2.1 Algemeen ... 9

2.2 Notificatie ... 9

2.3 Bericht lezen met toegangscode... 10

2.3.1 Toegangscode via SMS ... 10

2.3.2 Telefoonnummer komt niet overeen ... 11

2.4 Invoeren toegangscode ... 12

2.5 Bericht lezen ... 13

2.6 Bijlage downloaden ... 13

2.7 Veilig antwoorden op een ontvangen bericht ... 14

3 Secure e-mail openen - Android ... 15

3.1 Algemeen ... 15

3.2 Notificatie ... 15

3.3 Bericht lezen met toegangscode... 16

3.3.1 Toegangscode via SMS ... 16

3.3.2 Telefoonnummer komt niet overeen ... 17

3.4 Invoeren toegangscode ... 18

3.5 Bericht lezen ... 19

3.6 Bijlage downloaden ... 19

3.7 Veilig antwoorden op een ontvangen bericht ... 20

4 FAQ (veel gestelde vragen)... 21

5 Customer Support ... 22

(3)

1 Secure e-mail openen – desktop/laptop

1.1 Algemeen

Dit document beschrijft de werking van de ZorgMail Secure e-mail Viewer, voor ontvangers van beveiligde e-mail van op ZorgMail aangesloten zorgverleners en instellingen.

De zorgverlener of instelling waar u een beveiligd bericht van heeft ontvangen gebruikt hiervoor ZorgMail Secure e-mail. Via ZorgMail is het mogelijk om op een veilige manier berichten uit te wisselen.

1.2 Notificatie

U krijgt een notificatie e-mail dat er een beveiligd bericht klaarstaat in de ZorgMail Viewer. U klikt op de groene knop ‘Bericht lezen’ in de e-mail waarna de ZorgMail Viewer in de browser wordt getoond.

Indien het bericht ouder is dan 90 dagen na verzenden, is het bericht niet meer beschikbaar en wordt daarvan een melding getoond.

(4)

Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail Viewer Pagina 4 van 22

Versie en datum 2.2 / 08-11-2018 Documentstatus definitief

1.3 Bericht lezen met toegangscode

Om het bericht te kunnen lezen dient een toegangscode te worden ingevoerd. Afhankelijk van de wijze van verzenden krijgt u de toegangscode via SMS of e-mail toegestuurd. Deze toegangscode is 15 minuten geldig.

1.3.1 Toegangscode via SMS

In de praktijk komt het voor dat bij gebruik van de toegangscode via SMS een onjuist mobiel nummer van de geadresseerde wordt gebruikt, dit kan meerdere oorzaken hebben. De ontvanger heeft een ander mobiel nummer en heeft de verzender hierover niet

geïnformeerd. Ook is het mogelijk dat de verzender een foutief mobiel nummer heeft gebruikt. Dit zorgt ervoor dat de ontvanger geen code per SMS ontvangt en geen toegang heeft tot het bericht. Daarnaast ontvangt de verkeerde persoon een code via SMS die hier uiteraard niets mee kan.

Wanneer de verzender van het bericht gekozen heeft voor het versturen van de toegangscode via SMS krijgt u na het klikken op Bericht lezen onderstaand scherm.

Voordat u de toegangscode per SMS ontvangt dient uw telefoonnummer geverifieerd te worden met het deels getoonde telefoonnummer in het scherm. Voer ter verificatie uw telefoonnummer in.

Komt het telefoonnummer overeen, ontvangt u een SMS met toegangscode.

Komt het telefoonnummer niet overeen, wordt onderstaande melding getoond.

(5)

1.3.2 Telefoonnummer komt niet overeen Indien het telefoonnummer niet overeenkomt en u geen toegangscode ontvangt, kunt u de verzender van het bericht hierover informeren.

Onder het telefoonnummer invoerveld worden twee linkjes getoond. Het eerste linkje, Waarom moet ik mijn telefoonnummer invullen?, geeft uitleg over deze functionaliteit. Het tweede linkje, Mijn

telefoonnummer komt niet overeen, kunt u gebruiken om de verzender van het bericht te informeren dat het gebruikte telefoonnummer niet klopt. Wanneer u

op deze link klikt wordt onderstaand scherm getoond en kunt u met de knop Melden, de verzender informeren. Na eventueel contact kan de verzender het bericht opnieuw versturen.

(6)

Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail Viewer Pagina 6 van 22

Versie en datum 2.2 / 08-11-2018 Documentstatus definitief

1.4 Invoeren toegangscode

Afhankelijk van de wijze van verzenden krijgt u de toegangscode via SMS of e-mail toegestuurd.

De toegangscode wordt in onderstaand scherm ingevoerd. Na

invoer van de toegangscode wordt het bericht getoond en kunt u deze lezen en veilig beantwoorden.

Bij invoer van een foutieve toegangscode wordt onderstaande melding getoond.

(7)

Bij herhaaldelijk invoeren van een foutieve toegangscode vervalt de op dat moment geldige toegangscode en dient een nieuwe toegangscode te worden aangevraagd via de link in de melding.

Wanneer de juiste toegangscode is ingevoerd wordt het bericht geopend en kunt u het bericht lezen. Als het bericht een bijlage bevat, klikt u op de bestandsnaam getoond bij Bijlagen om de bijlage te downloaden.

Als u op een later moment het bericht nogmaals wilt lezen, wordt er een nieuwe eenmalige toegangscode verzonden.

(8)

Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail Viewer Pagina 8 van 22

Versie en datum 2.2 / 08-11-2018 Documentstatus definitief

1.5 Veilig antwoorden op een ontvangen bericht

Op een ontvangen bericht kan veilig geantwoord worden. Er kan maximaal 2 keer

geantwoord worden. Bij het beantwoorden kunnen 10 bijlagen worden meegestuurd met een totaal van 36 MB.

Op deze manier kunt u veilig communiceren.

(9)

2 Secure e-mail openen - iOS

2.1 Algemeen

Dit hoofdstuk beschrijft de werking van de ZorgMail Secure e-mail Viewer op een mobile device met het Apple besturingssysteem iOS.

2.2 Notificatie

U krijgt een notificatie e-mail dat er een beveiligd bericht klaarstaat in de ZorgMail Viewer. U klikt op de groene knop ‘Bericht lezen’ in de e-mail waarna de ZorgMail Viewer in de browser wordt getoond. Om het bericht te kunnen lezen heeft u een toegangscode nodig.

Afhankelijk van de wijze van verzenden krijgt u een toegangscode via SMS of e-mail toegestuurd.

(10)

Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail Viewer Pagina 10 van 22

Versie en datum 2.2 / 08-11-2018 Documentstatus definitief

2.3 Bericht lezen met toegangscode

Om het bericht te kunnen lezen dient een toegangscode te worden ingevoerd. Afhankelijk van de wijze van verzenden krijgt u een toegangscode via SMS of e-mail toegestuurd. Deze toegangscode is 15 minuten geldig.

2.3.1 Toegangscode via SMS

Wanneer de verzender van het bericht gekozen heeft voor het versturen van de toegangscode via SMS krijgt u na het klikken op Bericht lezen onderstaand scherm.

Voordat u de toegangscode per SMS ontvangt dient uw telefoonnummer geverifieerd te worden met het deels getoonde telefoonnummer in het scherm (zie 1.3.1 voor uitleg). Voer ter verificatie uw telefoonnummer in.

Komt het telefoonnummer overeen, ontvangt u een SMS met toegangscode.

Komt het telefoonnummer niet overeen, wordt daar een melding van getoond.

(11)

2.3.2 Telefoonnummer komt niet overeen

Indien het telefoonnummer niet overeenkomt en u geen toegangscode ontvangt, kunt u de verzender van het bericht hierover informeren.

Onder het telefoonnummer invoerveld worden twee linkjes getoond. Het eerste linkje, Waarom moet ik mijn telefoonnummer invullen?, geeft uitleg over deze functionaliteit. Het tweede linkje, Mijn telefoonnummer komt niet overeen, kunt u gebruiken om de verzender van het bericht te informeren dat het gebruikte

telefoonnummer niet klopt. Wanneer u op deze link klikt wordt onderstaand scherm getoond en kunt u met de knop Melden, de verzender informeren. Na eventueel contact kan de verzender het bericht opnieuw versturen.

(12)

Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail Viewer Pagina 12 van 22

Versie en datum 2.2 / 08-11-2018 Documentstatus definitief

2.4

Invoeren toegangscode

Afhankelijk van de wijze van verzenden krijgt u een

toegangscode via SMS of e-mail toegestuurd om daarmee het bericht te kunnen lezen. Deze toegangscode is 15 minuten geldig. Als u op een later moment het bericht nogmaals wilt lezen, wordt er een nieuwe eenmalige toegangscode verzonden.

De toegangscode wordt in onderstaand scherm ingevoerd.

(13)

2.5 Bericht lezen

Na invoer van de toegangscode wordt het bericht getoond en kunt u het bericht lezen en veilig beantwoorden.

2.6 Bijlage downloaden

Klik op de bestandsnaam van Bijlagen om een eventuele bijlage te downloaden.

(14)

Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail Viewer Pagina 14 van 22

Versie en datum 2.2 / 08-11-2018 Documentstatus definitief

2.7 Veilig antwoorden op een ontvangen bericht

Op een ontvangen bericht kan veilig geantwoord worden. Er kan maximaal 2 keer geantwoord worden. Bij het beantwoorden kunnen maximaal 10 bijlagen worden meegestuurd met een totaal van 36 MB.

Op deze manier kunt u veilig communiceren.

(15)

3 Secure e-mail openen - Android

3.1 Algemeen

Dit hoofdstuk beschrijft de werking van de ZorgMail Secure e-mail Viewer op een mobile device met het besturingssysteem Android.

3.2 Notificatie

U krijgt een notificatie e-mail dat er een beveiligd bericht klaarstaat in de ZorgMail Viewer. U klikt op de groene knop ‘Bericht lezen’ in de e-mail waarna de ZorgMail Viewer in de browser wordt getoond. Om het bericht te kunnen lezen heeft u een toegangscode nodig.

Afhankelijk van de wijze van verzenden krijgt u een toegangscode via SMS of e-mail toegestuurd.

(16)

Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail Viewer Pagina 16 van 22

Versie en datum 2.2 / 08-11-2018 Documentstatus definitief

3.3 Bericht lezen met toegangscode

Om het bericht te kunnen lezen dient een toegangscode te worden ingevoerd. Afhankelijk van de wijze van verzenden krijgt u een toegangscode via SMS of e-mail toegestuurd. Deze toegangscode is 15 minuten geldig.

3.3.1 Toegangscode via SMS

Wanneer de verzender van het bericht gekozen heeft voor het versturen van de toegangscode via SMS krijgt u na het klikken op Bericht lezen onderstaand scherm.

Voordat u de toegangscode per SMS ontvangt dient uw telefoonnummer geverifieerd te worden met het deels getoonde telefoonnummer in het scherm (zie 1.3.1 voor uitleg). Voer ter verificatie uw telefoonnummer in.

Komt het telefoonnummer overeen, ontvangt u een SMS met toegangscode.

Komt het telefoonnummer niet overeen, wordt daar een melding van getoond.

(17)

3.3.2 Telefoonnummer komt niet overeen

Indien het telefoonnummer niet overeenkomt en u geen toegangscode ontvangt, kunt u de verzender van het bericht hierover informeren.

Onder het telefoonnummer invoerveld worden twee linkjes getoond. Het eerste linkje, Waarom moet ik mijn telefoonnummer invullen?, geeft uitleg over deze functionaliteit. Het tweede linkje, Mijn telefoonnummer komt niet overeen, kunt u gebruiken om de verzender van het bericht te informeren dat het gebruikte

telefoonnummer niet klopt. Wanneer u op deze link klikt wordt onderstaand scherm getoond en kunt u met de knop Melden, de verzender informeren. Na eventueel contact kan de verzender het bericht opnieuw versturen.

(18)

Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail Viewer Pagina 18 van 22

Versie en datum 2.2 / 08-11-2018 Documentstatus definitief

3.4 Invoeren toegangscode

Afhankelijk van de wijze van verzenden krijgt u een

toegangscode via SMS of e-mail toegestuurd om daarmee het bericht te kunnen lezen. Deze toegangscode is 15 minuten geldig.

Als u op een later moment het bericht nogmaals wilt lezen, wordt er een nieuwe eenmalige toegangscode verzonden.

De toegangscode wordt in onderstaand scherm ingevoerd.

(19)

3.5 Bericht lezen

Na invoer van de toegangscode wordt het bericht getoond en kunt u het bericht lezen en veilig beantwoorden.

3.6 Bijlage downloaden

Klik op de bestandsnaam van Bijlagen om een eventuele bijlage te downloaden.

(20)

Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail Viewer Pagina 20 van 22

Versie en datum 2.2 / 08-11-2018 Documentstatus definitief

3.7 Veilig antwoorden op een ontvangen bericht

Op een ontvangen bericht kan veilig geantwoord worden. Er kan maximaal 2 keer geantwoord worden. Bij het beantwoorden kunnen maximaal 10 bijlagen worden meegestuurd met een totaal van 36 MB.

Op deze manier kunt u veilig communiceren.

(21)

4 FAQ (veel gestelde vragen)

Hieronder staan de antwoorden op de meest voorkomende vragen

Vraag: Mijn toegangscode klopt niet of is verlopen, wat moet ik doen?

Antwoord: Open uw notificatie e-mail en klik op ‘Bericht lezen’. U ontvangt dan een nieuwe code waarbij de vorige code ongeldig wordt. Iedere keer dat u een toegangscode ontvangt is deze eenmalig te gebruiken en 15 minuten geldig.

Vraag: Mijn telefoonnummer is niet (meer) correct, wat moet ik doen?

Antwoord: Bel of e-mail de verzender om te vragen of de secure e-mail nogmaals verzonden kan worden met het juiste telefoonnummer.

Vraag: Hoe kan ik zien dat de webpagina te vertrouwen is?

Antwoord: Dit kunt u zien aan de groene balk van de URL in uw browser. De URL van de Viewer begint altijd met https://viewer.zorgmail.nl. Wijkt dit af, neem dan contact op met de verzender.

Vraag: Ik heb mijn notificatie e-mail per ongeluk verwijderd, wat moet ik doen?

Antwoord: Bel of e-mail de verzender om te vragen of de secure e-mail nogmaals verzonden kan worden.

Vraag: Kan ik ook de tekst uit het bericht downloaden en opslaan?

Antwoord: Dit is niet mogelijk.

Vraag: E-mail is toch geen veilig medium om vertrouwelijke gegevens uit te wisselen?

Antwoord: Het klopt dat e-mail normaliter geen veilig medium is hiervoor, maar doordat de instelling die u berichten stuurt is aangesloten op ZorgMail is dit wel veilig. Dit is ook de reden dat u een aparte code per SMS of e-mail ontvangt om het bericht te openen binnen een beveiligde omgeving.

Vraag: Ik wil een reply-all doen, kan dit?

Antwoord: In het geval van meerdere ontvangers, is het alleen mogelijk om veilig te antwoorden naar de verzender van uw e-mail.

Vraag: Hoe lang blijft mijn bericht bewaard?

Antwoord: Uw bericht wordt 90 dagen bewaard. Na 90 dagen wordt het bericht verwijderd.

(22)

Documentnaam Handleiding ZorgMail Secure e-mail Viewer Pagina 22 van 22

Versie en datum 2.2 / 08-11-2018 Documentstatus definitief

5 Customer Support

Voor informatie over ZorgMail en ZorgMail Secure e-mail kan er telefonisch of per e-mail contact opgenomen worden met de Support afdeling van uw ZorgMail regiopartner.

Z-NETWERKEN

Openingstijden : 8:30 tot 17:00 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 0345 – 53 69 25

E-mail : servicedesk@z-netwerken.nl

RZCC

Openingstijden : 8:00 tot 16:00 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 040 – 239 30 00

E-mail : customersupport@vanadgroup.com

ST. GERRIT

Openingstijden : 8:00 tot 17:00 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 085 – 760 40 76

E-mail : servicedesk@gerrit-net.nl

DIAMIZ

Openingstijden : 8:00 tot 17:30 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 070 – 314 36 17

E-mail : helpdesk@haagnet.nl

RijnmondNet Helpdesk

Openingstijden : 8:00 tot 17:30 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 010 – 288 16 17

E-mail : customersupport@vanadgroup.com

EZDA

Openingstijden : 8:00 tot 18:00 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 010 – 288 16 64

E-mail : customersupport@vanadgroup.com

3i-net

Openingstijden : 8:00 tot 17:30 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 010 – 288 16 17

E-mail : customersupport@vanadgroup.com

RSO Haaglanden

Openingstijden : 8:00 tot 17:30 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 010 – 288 16 17

E-mail : customersupport@vanadgroup.com

Connect4Care

Openingstijden : 8:00 tot 17:30 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 010 – 288 16 17

E-mail : customersupport@vanadgroup.com

Heeft u ZorgMail via VANAD Enovation neem dan contact op met de afdeling Customer Support.

VANAD Enovation Customer Support

Openingstijden : 8:00 tot 17:30 uur (maandag tot en met vrijdag) Telefoon : 010 – 288 16 17

E-mail : customersupport@vanadgroup.com Website : https://customersupport.vanadgroup.com/nl

Referenties

GERELATEERDE DOCUMENTEN

De provincie maakt dit concreet door de Sociale bril toe te passen op concrete provinciale opgaven, op de eigen organisatie, en te zorgen voor implementatie en door ontwikkeling

Wanneer u een nieuw bericht wilt opstellen dan komt er een tabblad bij en wordt onderstaand scherm getoond waarin u de e-mail kunt opstellen.. 3.3.1

Met deze regels worden kwetsbare en/of beperkt kwetsbare objecten binnen de op de plankaart aangegeven plaatsgebonden risicocontouren 10- 5 ; per jaar uitgesloten en voldoet

Door het opheffen van de terrasvrije periode voor 2022 en dus straat- en pleinterrassen toe staan, wordt de mogelijkheid geboden om bezoekers aan de horeca te spreiden.. Gasten

Antwoord: Het klopt dat e-mail normaliter geen veilig medium is hiervoor, maar doordat de instelling die u berichten stuurt is aangesloten op ZorgMail is dit wel veilig. Dit is ook

Voor een aantal thema’s zoals de regiodeals, worden wel gelden gereserveerd voor na 2020, maar dat geldt niet voor cultuureducatie met kwaliteit, voor welk onderwerp de minister

Mevrouw Haagsma (CDA) meent dat PS op basis van de verslagen niet kunnen beoordelen of en hoe alle gemeenten zijn betrokken bij het proces en vraagt hoe deze betrokkenheid is

De heer Kramer (GL) is het eens met de heer Papineau Salm dat er meer naar de kant van het NNN moet worden gekeken, maar zegt hij hiermee dan dat de kwantitatieve kant niet meer 540