Concept notulen ALV 19 juni 2019
Aanwezig: Ouders (leden van de Wageningse School Vereniging), bestuur en directeur-bestuurder. In totaal ongeveer 10 personen.
Locatie: G.J. van den Brinkschool, Oude Eekmolenweg 30
1. Opening en vaststelling agenda
Voorzitter Hendrik-Jan Hanning opent de vergadering en heet iedereen welkom. De agenda wordt vastgesteld.
2. Bestuurswijziging
● Aftreden Nelleke Brekelmans als bestuurslid
De voorzitter bedankt Nelleke voor haar inzet. Het was een hele prettige samenwerking waarin Nelleke altijd positief kritisch goede input gaf. Alice bedankt haar extra voor de fijne samenwerking. Zij heeft veel aan haar expertise op het gebied van HR gehad.
De leden van de ALV stemmen in met het aftreden van Nelleke Brekelmans als bestuurslid en verlenen haar decharge.
● Voordracht van Joep Cuppen als bestuurslid
Joep is begin 2019 als ouder bij de school gekomen toen zijn dochter bij de kleuters startte. Na een oproep in de BrinkBerichten heeft hij op de vacature van bestuurslid gereageerd. Joep vindt het belangrijk om zich in te zetten voor school. Hij werkt voor een financiële instelling en heeft dus veel ervaring op het gebied van toezicht, rapporteren en controleren. De leden van de ALV stemmen in met het aantreden van Joep Cuppen als bestuurslid in het
toezichthoudend bestuur.
3. Vaststelling verslag ALV van 21 november 2018 en terugkoppeling actiepunten
● De notulen zijn helaas niet meegestuurd met de agenda. Aan het begin van de vergadering zijn de notulen van 21 november 2018 uitgereikt aan de aanwezigen. Volgende keer zal op de agenda worden weergegeven welke bijlagen erbij horen. De voorzitter neemt kort de
besproken onderwerpen door.
● De voorzitter vraagt om de notulen vast te stellen. De aanwezige leden gaan hiermee akkoord.
● Terugkoppeling actiepunten:
o De contributiebrief is separaat verstuurd (en dus niet meer aan de BrinkBerichten gekoppeld).
o Vanuit het Werkdrukakkoord is bekend dat er extra gelden binnenkomen. Het team zal een voorstel schrijven voor de inzet van deze gelden.
o Het schoolbestuur is eigen risicodrager geworden voor wat betreft de vervanging van ziek personeel. Doordat het ziekteverzuim erg laag is, en er voldoende financiële personele reserve is, is het niet zinvol om een hoge premie aan het Vervangingsfonds te betalen. Het afgelopen half jaar is gebleken dat dit een goede beslissing is geweest.
o Luchtklimaat in groep 1/2A: de afvoer van het keukenblok is niet de oorzaak van de geur die soms in dit lokaal blijft hangen. Dit ligt ook niet aan de kruipruimte Er zijn
veldmuizen ontdekt die over het plafond lopen. Het isolatiemateriaal op het plafond
1
wordt in de zomervakantie aangepakt. Ook wordt een poging gedaan om de muizen te verwijderen.
o Het lichtprobleem, van lokalen waar steeds de verlichting aanbleef, is verholpen.
o De voorbereidingen voor de 5-8 groep zijn getroffen; het streven was deze klas te starten met ingang van 1 maart 2019. Dit is 1 augustus geworden. Hierover zijn de ouders via de BrinkBerichten geïnformeerd.
4. Financiën
De begroting Ouderfonds 2019/2020 wordt ter goedkeuring aan de leden voorgelegd. Bestuurslid Patrick Koop licht namens penningmeester Paul van den Brink de begroting Ouderfonds 2019 toe.
De penningmeester heeft regelmatig contact met Dyade, het administratie- en financieel
adviesbureau van de school. Geconcludeerd mag worden dat er een gezonde financiële situatie is. Door werkdrukakkoord stijgen de cijfers aan de inkomstenkant. Hier staat een stijging van personele lasten tegenover dus dit loopt netjes tegen elkaar weg. De overige baten vallen lager uit, onder andere doordat er geen overblijfbijdrage meer ontvangen wordt.
We blijven kritisch op de financiën, risico’s kunnen opgevangen worden door het eigen vermogen.
Hier zijn voldoende reserves voor.
Er is eerder een discussie geweest dat de buffer mogelijk te groot is en dat de ouderbijdrage omlaag zou kunnen. De ouderbijdrage is in de ALV van november 2018 vastgesteld, toen is besloten deze gelijk te houden. De ouderbijdrage wordt onder andere ingezet voor de verschillende activiteiten zoals het schoolreisje, het kerstdiner en het eindfeest. De wens is nog steeds om het plein goed aan te pakken.
Een andere mogelijkheid is om wat extra geld te investeren in het schoolkamp voor groep 8. De begroting laat zien dat er niets blijft hangen aan gelden. Dit is ook zo vastgesteld in november 2018. Dit punt zal indien nodig geagendeerd worden voor de ALV van november 2019.
Aangetekend wordt dat twee tot drie jaar geleden heel anders naar de begroting gekeken werd dan nu. Er komt nu meer geld binnen van de overheid en dit is ook nodig voor onder andere de werkdrukverlaging. Eerder was het sluitend krijgen van de begroting een uitdaging. Het is dus verstandig om een goede buffer te houden.
Het leerlingenaantal stijgt meer dan anders (24 leerlingen) in verband met de start van groep 5-8. Het aantal fte gaat dan ook naar boven doordat hier twee parttime docenten voor aangetrokken zijn.
Ieder jaar wordt door drie leden van het toezichthoudend bestuur een kascontrole gedaan. Het gaat dan om een steekproefsgewijze controle van de financiële mutaties. Hier zitten veel maandelijkse en jaarlijkse lasten tussen. Er zijn 52 facturen opgevraagd en gecontroleerd. Het toezichthoudend bestuur heeft geen onregelmatigheden aangetroffen. Dit is ook met de accountant gedeeld. De directeur geeft aan dat alle transacties altijd met het vier ogen principe worden gedaan.
De ALV keurt het Jaarverslag en de jaarrekening 2018 goed en geeft decharge aan het bestuur over het gevoerde financiële beleid in 2018. In het kader van horizontale verantwoording wordt voorgesteld de jaarrekening, na deze vaststelling door de ALV, op de website van school te publiceren. De directeur gaat na wat de eisen zijn van de inspectie en vraagt de accountant wat gebruikelijk is.
5. Bestuurlijke informatie
Het afgelopen half jaar is een aantal ontwikkelingen in gang gezet en/of voortgezet.
2
● De visie op leren vanuit een growth mindset krijgt steeds meer gestalte. Concrete
voorbeelden hiervan zijn de startgesprekken, de workshop voor ouders over ‘groeimindset’, de scholing van enkele leraren over kindgesprekken, en de evaluatie van de opgestelde onderwijsplannen.
● De app Mijn Rapportfolio werkt technisch nog niet optimaal. Inhoudelijk is het wel een goede ontwikkeling om de kinderen eigenaar te laten zijn van hun eigen leerproces.
● De onderwijsresultaten zijn besproken in het team, het schoolbestuur en in de MR.
● De voorbereidingen voor het starten van groep 5-8 zijn in deze periode getroffen. Het staat goed in de verf, in september start de groep 5-8.
● Er is een externe functionaris gegevensbescherming aangesteld in het kader van de AVG. Dit is een wettelijke verplichting. Zij komt binnenkort kennismaken met het bestuur.
● De meerjarenbegroting en het meerjaren formatieplan zijn vastgesteld.
● Personeel: De nieuwe functieomschrijvingen van leraren, als gevolg van de nieuwe onderwijs CAO, zijn vastgesteld. Sinds oktober is juf Marieke de nieuwe vakdocent bewegingsonderwijs.
Zij wordt ingehuurd via Sportservice Wageningen.
● Het bestuur heeft, ter voorbereiding op de groep 5-8, met ingang van 1 mei voor 1 dag in de week Katinka Thomasse en Els Jacobi aangesteld.
● Elsemiek van der Laan heeft wtf 0,1 uitbreiding gekregen. Met name om de plusstroom te begeleiden.
● Alle leraren zijn aangemeld voor het Lerarenregister. Dit wordt een verplichting. Met (bijna) alle personeelsleden zijn functionerings- en beoordelingsgesprekken gevoerd.
● Het schoolbestuur participeert in een nieuw op te zetten integraal groen huisvestingplan van basisscholen in de gemeente Wageningen.
● Aan de ouders is via een enquête gevraagd hoe zij de rapportgesprekken in bijzijn van de kinderen hebben ervaren. Dit heeft positief uitgepakt en volgend schooljaar wordt hiermee doorgegaan, echter niet vanaf groep 1, maar vanaf groep 2.
● Er is door het schoolbestuur geïnvesteerd in 30 mobiele devices. De leerlingen vinden het fantastisch om met deze Chromebooks te werken.
● De werkruimte van de leraarondersteuners is voorzien van een klein digibord.
● Na de voorjaarsvakantie heeft er een grootse ICT-migratie plaatsgevonden; er wordt voortaan vanuit de cloud gewerkt in plaats van vanuit een eigen server.
● Er is beleid gemaakt rondom het gebruik van mobiele telefoons van kinderen.
● Qua onderhoud gebouw:
o Alle zonweringen zijn nu elektrisch.
o Er is een buitenkraan op het kleuterplein gerealiseerd.
o Er zijn toneellampen aangebracht in het Brinktheater.
o De klusvaders zijn actief geweest o.a. naar aanleiding van een keuring van de speeltoestellen.
o Er is ledverlichting in enkele toiletruimtes aangebracht.
o Lichtprobleem in de verschillende lokalen is opgelost. Sommige lampen bleven ’s nachts branden.
3
De voorbereidingen voor groep 5-8 zijn in volle gang. Gevraagd wordt wat de status is van de intake van leerlingen voor de groep 5-8. Dit doen Elsemiek (zij is orthopedagoog) en Alice samen. Ron benadert de IB-ers van de scholen waar deze kinderen nu op zitten. Daarnaast wordt er gewerkt met een oudervragenlijst en een kindvragenlijst. Gestreefd wordt naar een leerlingenaantal van 245 kinderen. Hier hoort ook zij instroom bij.
Groep 5-8 heeft nu 20 kinderen om mee te starten, 7 intern, de rest is extern. Nog niet iedereen heeft de intake afgerond.
Gevraagd wordt naar de reguliere aanmeldingen. Bestaat er nog steeds een wachtlijst? Deze bestaat nog steeds maar het blijkt dat ouders hun kind op meerdere scholen inschrijven. Het komt dus voor dat er heel veel kinderen afvallen. Om te voorkomen dat de wachtlijst opdroogt en er dus te weinig leerlingen ingeschreven worden, wordt hier veel tijd en energie in gestoken. Twee keer per jaar wordt een driejarigen ochtend georganiseerd. Ouders worden persoonlijk benaderd of ze nog steeds geïnteresseerd zijn. Zo weten ouders en school beter waar ze aan toe zijn.
Informatie omtrent lopende zaken
- Vanuit de leerlingenraad is een sponsorloop geïnitieerd voor Energy4All. Deelname is niet verplicht. De leerlingen lopen in groepen de rondes.
- Er is veel overlast van eikenprocessierupsen op beide pleinen. Op het kleuterplein is een stuk afgezet. Op het grote plein zullen de picknickbanken verplaatst worden omdat ze nu onder een eikenboom staan. Er is veel contact met de gemeente om de bestrijding vlotter te laten lopen maar zij geven aan dat ze zo snel mogelijk komen. Ook particuliere bedrijven zijn ontzettend druk en kunnen dus niet op korte termijn bestrijden.
6. Terugkoppeling MR en commissies Medezeggenschapsraad (Mathy Lips)
● De afgelopen zes maanden heeft de MR veel aan kennisdeling gedaan en advies gegeven.
Onder andere over werkwoordspelling. Dit kwam niet sterk uit de CITO-resultaten.
● Daarnaast zijn de financiële zaken regelmatig doorgenomen
● De opzet van de nieuwe groep 5-8 is gemonitord. Hier is op bevraagd en geadviseerd.
● Er is aandacht voor het beleid omtrent het gebruik van mobiele telefoons op school.
● Wijzigingen binnen de MR: Helga is herverkiesbaar na 6 jaar, Mathy naar 3 jaar. En als een nieuwe kandidaat gevonden is zal Remco stoppen als MR lid.
● De directeur geeft aan dat de bijdrage van de MR positief kritisch is. Dit werkt heel prettig.
● Naar aanleiding van het punt over beleid rond mobiele telefoons heeft een van de leden een vraag. Er wordt jaarlijks een week van de mediawijsheid georganiseerd. De vraag is of dit voldoende is. Dit jaar is er een issue geweest in groep 8 waar de smartphone een rol in speelde. Het is goed om hier meer en breder aandacht voor te hebben. De BSO van Kinderopvang Wageningen organiseert bijvoorbeeld een avond voor ouders over dit onderwerp. Zoiets kan ook vanuit school georganiseerd worden. Het gebruik van mobiele telefoons start op een steeds jongere leeftijd. Het is belangrijk om vast te stellen wat we als ouders van een klas de kinderen mee willen geven. Hier moet je als ouders samen iets van vinden. Wat kan wel en wat kan niet. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een
informatieavond. Het is belangrijk om zowel ouders als de kinderen hierbij te betrekken. En het is goed hier structureel aandacht voor te vragen.
4
Activiteitencommissie (Janneke Stam)
● Financiële status activiteitencommissie (ouderfonds) is goed. Alles wordt positief of gelijk afgesloten.
● Twee leden van de activiteitencommissie stoppen na dit schooljaar. Dit zijn Angelique Korthouwer (penningmeester) en Sofie van Cadsand. Catja van Haren zal het
penningmeesterschap overnemen. Er worden dus twee nieuwe leden gezocht voor de activiteitencommissie met ingang van volgend schooljaar. In september zal opnieuw het inventarisatieformulier verstuurd worden naar alle ouders. Hierin kunnen leden dan aangeven of ze interesse hebben in deelname aan een van de commissies of het bestuur
● De activiteitencommissie is bezig met het opzetten van een sportcommissie. School is bij veel sportactiviteiten betrokken. Hier zijn twee personen voor benaderd. Zij zijn dan spil en aanspreekpunt voor informatie en inschrijving etc. Komend jaar zal er ook voor het eerst een jaaroverzicht beschikbaar zijn van alle sportactiviteiten. Dit wordt opgesteld door
Sportservice Wageningen.
● Het budget van de sinterklaascadeaus gaat uit het budget van de activiteitencommissie. De leerkrachten pakken dit nu in zijn geheel zelf op. Zij verzorgden altijd al de cadeaus en moesten dan het budget aanvragen bij de activiteitencommissie. Deze kosten worden betaald uit het ouderfonds.
● In 2020 bestaat de G.J. van den Brinkschool 100 jaar. Er zal een aparte commissie voor samengesteld worden voor de organisatie van activiteiten hier omheen. Een idee is om weer een school brede musical te organiseren.
● De voorzitter bedankt de activiteitencommissie voor haar enorme inzet. Alle ouders en kinderen zijn hier heel blij mee.
7. Inbreng leden
● Het einde van het schooljaar is altijd druk en vol activiteiten. Zo is er binnen een kort tijdsbestek het schoolreisje, de avondvierdaagse, meesters- en juffendag en het eindfeest.
Om de festiviteiten wat beter te spreiden zou schoolreisje naar het begin van het schooljaar verzet kunnen worden (in de vierde schoolweek bijvoorbeeld). De eerste activiteit die dan gepland staat is sinterklaas. Het betekent dan wel dat in een jaar het schoolreisje in juni is en daarna in september. Om dit te kunnen organiseren moet alles voor de zomer geregeld worden om in september te kunnen gaan. Alice legt het voor aan het team.
● 8. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering. Er is gelegenheid na te praten bij de bar in de hal.
5
