Gemeenteraad
Besluit Zitting van 5 januari 2021
Afdeling sociaal en vrije tijd - vrije tijd - Vrije tijd
Getekend door
19 Herwerking reglement buurtfeesten
Samenstelling:
Aanwezig:
de heer Ferdi Heylen, voorzitter; de heer Paul Verbeeck, burgemeester; de heer Bert Celis, schepen;
mevrouw Griet Van Olmen, schepen; de heer Luc Luyten, schepen; de heer Paul Laurijssen, schepen;
de heer Tom Covens, schepen; mevrouw Lien Du Four, schepen; de heer Leo Verelst, raadslid;
mevrouw Ingrid Van Wunsel, raadslid; de heer Johan Van Dessel, raadslid; de heer Andre Marien, raadslid; mevrouw Inge Schoovaerts, raadslid; mevrouw Dorien Van Assche, raadslid; de heer Jan Verbraecken, raadslid; mevrouw Ymke Govaerts, raadslid; de heer Joris De Bondt, raadslid; mevrouw Julie Van Roey, raadslid; de heer Jonas Verwimp, raadslid; mevrouw Charlotte Op de Beeck, raadslid;
de heer Jef De bruyn, raadslid; de heer Victor De Groof, raadslid; mevrouw Els Herremans, raadslid;
mevrouw Manuela Verbist, raadslid; de heer Stijn Lemmens, raadslid; de heer Simon Kenens, raadslid;
mevrouw Annelies Van Looy;mevrouw Iris Mulkens, algemeen directeur
Beschrijving
Aanleiding en context
Het huidige reglement rond buurtfeesten is te vinden in de bijlage. De procedure in verband met een buurtfeest gaat als volgt:
Organisatiecomité dient volledig aanvraagformulier in bij afdeling Sociaal & Vrije Tijd.
Afdeling Sociaal & Vrije Tijd brengt de aanvraag ter goedkeuring op het college.
Ondertekend door Ferdinand Heylen (Signature) Datum: 2021.01.17 18:15:36 CET
Functie: voorzitter Voorzitter Bijzonder comité sociale dienst
Locatie: CSSIGN
Ondertekend door Iris Mulkens (Signature) Datum: 2021.01.18 08:43:38 CET Functie: algemeen directeur Locatie: CSSIGN
Bij goedkeuring hebben ze recht op subsidie van € 125,00 (1 x per jaar) en logistieke ondersteuning.
Na het buurtfeest dienen ze bewijsdossier in bij afdeling Sociaal & Vrije Tijd (facturen, foto's, ...).
Bewijsdossier en vraag tot uitbetaling € 125,00 (of minder afhankelijk van kosten) wordt ter goedkeuring op het college geagendeerd.
Bij goedkeuring: uitbetaling.
Aangezien de huidige coronacrisis een zware impact heeft op de lokale handel werd er nagedacht om het reglement rond buurtfeesten aan te passen zodat we ook onze lokale handelaars kunnen steunen.
Hieruit kwam het voorstel naar boven om de financiële ondersteuning van € 125,00 op te splitsen in enerzijds een Nijlense cadeaubon van € 25,00 en anderzijds een subsidie van € 100, om gemaakte kosten te dekken.
In het kader van deze aanpassing werd het reglement in zijn geheel nog eens onder de loep genomen door de afdeling Sociaal en Vrije Tijd. In bijlage is een voorstel voor een aangepast reglement
toegevoegd, met in het geel gemarkeerd de voorgestelde wijzigingen. Hieronder worden de gevraagde wijzigingen kort toegelicht:
Logistieke ondersteuning kan twee keer per jaar verkregen worden:
Er staat duidelijk aangegeven dat er maar 1 keer per jaar financiële ondersteuning verkregen kan worden, maar het was niet vastgesteld hoe vaak men logistieke ondersteuning (bv. uitleendienst) kon verkrijgen. Het gebeurt nu al dat sommige comités twee keer per jaar een buurtfeest organiseren, dus vandaar het voorstel om op te nemen dat dit twee keer per jaar kan aangevraagd worden bij een goedgekeurd buurtfeest.
Een financiële ondersteuning bekomen, bestaande uit:
o een Nijlense cadeaubon ter waarde van € 25,00 om uit te geven bij lokale handelaars;
o een subsidie ter waarde van € 100,00 als tegemoetkoming in de gemaakte organisatiekosten.
Deze aanpassing werd hierboven al kort toegelicht. Met de cadeaubon kunnen ze dus kleinere aankopen doen bij een lokale handelaar, terwijl er nog altijd een aanzienlijke financiële tegemoetkoming blijft om achteraf grotere organisatiekosten te dekken.
De voormelde subsidie van € 100 kan enkel gebruikt worden voor:
o huur van techniek (geluid, belichting,…);
o huur van infrastructuur (mobiel toilet, tafels, stoelen, kookapparatuur,…);
o animatie (spelattracties, muzikanten, artiesten,…);
o niet-lokale heffingen en verzekering (Unisono, verzekering,…);
o promotie (uitnodigingen, affiches, …).
In het nieuwe reglement zouden we duidelijk willen specifiëren dat enkel de kosten voor de huur van techniek of infrastructuur in aanmerking komt voor terugbetaling.
Volgende kosten komen niet in aanmerking:
o voeding;
o drank;
o producten die doorverkocht worden aan deelnemers;
o aankoop van technische installatie(s) en infrastructuur.
Ter verduidelijking van het vorige puntje worden ook deze twee kosten specifiek benoemd dat ze niet in aanmerking komen voor de financiële ondersteuning.
Tot slot wordt er ook nog een wijziging voorgesteld in verband met de subsidie voor Vlaanderen Feest in het kader van de Vlaamse Feestdag. In het huidige reglement staat het als volgt omschreven:
Buurtfeesten die vallen in de periode, waarin men beroep kan doen op de feestcheques van de Vlaamse overheid in het kader van Vlaanderen Feest (11 juliviering), zijn eveneens
uitgesloten van financiële ondersteuning.
De afdeling Sociaal en Vrije Tijd stelt voor om hier het volgende aan toe te voegen:
Indien de aanvraag voor een feestcheque van de Vlaamse overheid geweigerd wordt, kan het buurtfeest alsnog de financiële ondersteuning van het lokaal bestuur verkrijgen. Op
voorwaarde dat de aanvraag voor een Vlaamse feestcheque correct en tijdig werd ingediend en er een bewijs van de weigering wordt voorgelegd. Deze aanvraag wordt verder behandeld door de afdeling Sociaal en Vrije Tijd en wordt ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college.
Argumentatie
Het voorstel om de financiële ondersteuning van € 125,00 op te splitsen in een Nijlense cadeaubon van € 25,00 en een subsidie achteraf van € 100,00 kan goedgekeurd worden. De klantenadviseur aanbod cultuur en erfgoed heeft de ingediende bewijsdossiers van vorig jaar naast mekaar gelegd en hier blijken de kosten voor de huur van een tent of een springkasteel het vaakst voorkomen.
Aangezien dit ook de hoogste kosten zijn en niet altijd te verkrijgen binnen Nijlen is het belangrijk dat de subsidie van € 100,00 voor gemaakte kosten toch behouden blijft. Verder waren ook geregeld kleine kosten voor allerlei benodigdheden en deze aankopen zouden dan kunnen gebeuren door middel van de cadeaubon. Tegelijkertijd worden hiermee ook de Nijlense handelaars gesteund die het zwaar te verduren hebben met de hele coronacrisis.
Aangezien ze de cadeaubon vooraf krijgen (na de goedkeuring van de aanvraag), is het gewenst om hier een kleiner bedrag aan te hangen omdat we niet volledig kunnen controleren wat er met de bon aangekocht wordt. De financiële tegemoetkoming van € 100,00 wordt pas toegekend na het indienen van een volledig bewijsdossier, dus hier wordt de controle wel behouden.
De rest van de wijzigingen aan het reglement worden hieronder toegelicht:
Logistieke ondersteuning kan twee keer per jaar verkregen worden:
Buurtfeesten uit dezelfde straat of buurt kunnen in principe meermaals per jaar plaatsvinden, echter kan er maar 1 keer financiële ondersteuning verkregen worden. Over logistieke ondersteuning (bv.
uitleendienst) werd er niets vermeld in het reglement, daarom wordt er voorgesteld om dit twee keer per jaar mogelijk te maken. Het gebeurt nu al af en toe dat een buurt of straat twee keer per jaar een buurtfeest organiseert en hierbij logistieke ondersteuning krijgt.
Een financiële ondersteuning bekomen, bestaande uit:
o een Nijlense cadeaubon ter waarde van € 25,00 om uit te geven bij lokale handelaars;
o een subsidie ter waarde van € 100,00 als tegemoetkoming in de gemaakte organisatiekosten.
Deze aanpassing werd hierboven al toegelicht.
De voormelde subsidie kan enkel gebruikt worden voor:
o huur van techniek (geluid, belichting,…);
o huur van infrastructuur (mobiel toilet, tafels, stoelen, kookapparatuur,…);
o animatie (spelattracties, muzikanten, artiesten,…);
o niet-lokale heffingen en verzekering (Unisono, verzekering,…);
o promotie (uitnodigingen, affiches, …).
In het nieuwe reglement zouden we duidelijk willen specifiëren dat enkel de kosten voor de huur van techniek of infrastructuur in aanmerking komt voor terugbetaling. Hiermee willen we ervoor zorgen dat de subsidie enkel gebruikt kan worden voor organisatiekosten voor het buurtfeest. Hiermee sluiten we bijvoorbeeld uit dat er bv. een koffiemachine gekocht wordt dat daarna naar huis gaat met één van de leden.
Volgende kosten komen niet in aanmerking:
o voeding;
o drank;
o producten die doorverkocht worden aan deelnemers;
o aankoop van technische installatie(s) en infrastructuur.
Dit sluit aan bij het vorige puntje. Het is niet de bedoeling dat er zaken aangekocht worden om ze daarna te verkopen aan deelnemers voor eigen gebruik. Idem in verband met de aankopen voor technische installaties en dergelijke, die daarna ook nog voor eigen gebruik zouden kunnen dienen.
Indien de aanvraag voor een feestcheque van de Vlaamse overheid geweigerd wordt, kan het buurtfeest alsnog de financiële ondersteuning van het lokaal bestuur verkrijgen. Op voorwaarde dat de aanvraag voor een Vlaamse feestcheque correct en tijdig werd ingediend en er een bewijs van de weigering wordt voorgelegd. Deze aanvraag wordt verder behandeld door de afdeling Sociaal en Vrije Tijd en wordt ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college
In het geval dat een buurtfeest zijn aanvraag voor een Vlaamse feestcheque geweigerd ziet worden en daardoor de nodige financiën ziet wegvallen, kan het alsnog aanvragen om de financiële
ondersteuning van het lokaal bestuur te verkrijgen. Op voorwaarde dat de aanvraag naar Vlaanderen correct en tijdig werd ingediend en het bewijs van de weigering wordt voorgelegd. Dit alles wordt dan bekeken door de afdeling Sociaal en Vrije Tijd en voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Op die manier kan het lokaal bestuur buurtfeesten die de subsidie mislopen toch ondersteuning bieden.
Financiële en beleidsinformatie
Financiële informatie
Alle kosten vallen onder onderstaand budget:
AC000061 -- Het lokaal bestuur organiseert laagdrempelige en toegankelijke activiteiten met het oog op ontmoetin -- CU -- MJP001249 -- Organisatoren van buurtfeesten kunnen rekenen op materiële en financiële steun. -- € 4.000,00 -- € 4.000,00 -- 2020/6492000/Nijlen/0709/
Beleidsinformatie
Het punt is besproken met schepen Luc Luyten op 29 oktober en op 23 november.
Stemming op het besluit
Goedgekeurd door de gemeenteraad met
- 21 stem(men) voor: Bert Celis; Tom Covens; Victor De Groof; Jef De bruyn; Lien Du Four; Els Herremans; Ferdi Heylen; Simon Kenens; Paul Laurijssen; Luc Luyten; Charlotte Op de Beeck; Inge
Schoovaerts; Dorien Van Assche; Annelies Van Looy; Griet Van Olmen; Julie Van Roey; Ingrid Van Wunsel; Paul Verbeeck; Manuela Verbist; Leo Verelst; Jonas Verwimp
- 5 onthouding(en): Joris De Bondt; Ymke Govaerts; Stijn Lemmens; Johan Van Dessel; Jan Verbraecken
- 1 stem(men) blanco: Andre Marien
Besluit
Artikel 1
De gemeenteraad keurt onderstaande aanpassingen aan het reglement goed:
Logistieke ondersteuning kan twee keer per jaar verkregen worden:
Een financiële ondersteuning bekomen, bestaande uit:
o een Nijlense cadeaubon ter waarde van € 25,00 om uit te geven bij lokale handelaars;
o een subsidie ter waarde van € 100,00 als tegemoetkoming in de gemaakte organisatiekosten.
De voormelde subsidie van € 100,00 kan enkel gebruikt worden voor:
o huur van techniek (geluid, belichting,…);
o huur van infrastructuur (mobiel toilet, tafels, stoelen, kookapparatuur,…);
o animatie (spelattracties, muzikanten, artiesten,…);
o niet-lokale heffingen en verzekering (Unisono, verzekering,…);
o promotie (uitnodigingen, affiches, …).
Volgende kosten komen niet in aanmerking:
o voeding;
o drank;
o producten die doorverkocht worden aan deelnemers;
o aankoop van technische installatie(s) en infrastructuur.
Indien de aanvraag voor een feestcheque van de Vlaamse overheid geweigerd wordt, kan het buurtfeest alsnog de financiële ondersteuning van het lokaal bestuur verkrijgen. Op
voorwaarde dat de aanvraag voor een Vlaamse feestcheque correct en tijdig werd ingediend en er een bewijs van de weigering wordt voorgelegd. Deze aanvraag wordt verder behandeld door de afdeling Sociaal en Vrije Tijd en wordt ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college.
Bijlagen
1. 2021_reglement_ondersteuning_buurtfeest.pdf
REGLEMENT ONDERSTEUNING
BUURTFEESTEN
Meer info en aanvraagformulieren bij: Afdeling Sociaal & Vrije Tijd Kerkstraat 4 – 2560 Nijlen – 03 410 02 11 – cultuur@nijlen.be
ARTIKEL 1: DOEL
Het gemeentebestuur erkent het belang van een hecht sociaal weefsel in straten, buurten en wijken en wil de bewoners kansen bieden om initiatieven te nemen. Dit reglement voorziet in de logistieke en financiële ondersteuning van buurtfeesten.
Dit reglement werd goedgekeurd door de gemeenteraad van 5 januari 2021 en trad in werking op 6 januari 2021.
ARTIKEL 2: DOELGROEP
Elke bewonersgroep (buurtcomité) die samen een buurtfeest wil organiseren komt in aanmerking voor ondersteuning. De buurt kan zich beperken tot één of meerdere straten. Eenzelfde groepering kan slechts éénmaal per jaar financiële ondersteuning krijgen. Logistieke ondersteuning kan twee keer per jaar aangevraagd worden.
Buurtkermissen, privé-feesten en feesten met een winstgevend doel zijn uitgesloten van ondersteuning.
Buurtfeesten die vallen in de periode, waarin men beroep kan doen op de feestcheques van de Vlaamse overheid in het kader van Vlaanderen Feest (11 juliviering), zijn eveneens uitgesloten van financiële ondersteuning. Meer informatie over deze cheques: www.11daagsevlaanderen.net.
Indien de aanvraag voor een feestcheque van de Vlaamse overheid geweigerd wordt, kan het buurtfeest alsnog de financiële ondersteuning van het lokaal bestuur verkrijgen. Op voorwaarde dat de aanvraag voor een Vlaamse feestcheque correct en tijdig werd ingediend en er een bewijs van de weigering wordt voorgelegd. Deze aanvraag wordt verder behandeld door de afdeling Sociaal en Vrije Tijd en wordt ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college.
ARTIKEL 3: VOORWAARDEN
Om in aanmerking te komen voor de ondersteuning moet het feest voldoen aan volgende voorwaarden:
✓ het moet zich richten naar alle inwoners van de straat, buurt of wijk;
✓ de aanvraag moet gebeuren door minstens drie initiatiefnemers. Dit moeten volwassen personen zijn die gedomicilieerd zijn op verschillende adressen binnen het afgebakend gebied. Indien de aanvraag meerdere straten omvat, dient per straat minstens één bewoner de aanvraag mee te ondertekenen.
ARTIKEL 4: AANVRAAGPROCEDURE
Het aanvraagformulier moet volledig en correct worden ingevuld en minimum 2 maanden voor de activiteit worden ingediend bij de afdeling Sociaal & Vrije Tijd.
Het college van burgemeester en schepenen beslist over de toekenning van de ondersteuning en deelt de beslissing binnen de 30 dagen schriftelijk aan de initiatiefnemers mee.
ARTIKEL 5: ONDERSTEUNING
Goedgekeurde aanvragen kunnen:
✓ gebruik maken van de gemeentelijke uitleendienst materialen;
✓ een financiële ondersteuning bekomen, bestaande uit:
o een Nijlense cadeaubon ter waarde van € 25 om uit te geven bij lokale handelaars
o een subsidie ter waarde van € 100 als tegemoetkoming in de gemaakte organisatiekosten De voormelde subsidie van € 100 kan enkel gebruikt worden voor:
✓ huur van techniek (geluid, belichting,…)
✓ huur van infrastructuur (mobiel toilet, tafels, stoelen, kookapparatuur,…)
✓ animatie (spelattracties, muzikanten, artiesten,…)
✓ niet-lokale heffingen en verzekering (Unisono, verzekering,…)
✓ promotie (uitnodigingen, affiches, …) Volgende kosten komen niet in aanmerking:
✓ voeding
✓ drank
✓ producten die doorverkocht worden aan deelnemers
✓ aankoop van technische installatie(s) en infrastructuur
ARTIKEL 6: BEWIJS EN BETALING
Voor de uitbetaling van de subsidie van € 100, moeten de initiatiefnemers maximum 1 maand na de activiteit volgende bewijsvoering bij de afdeling Sociaal & Vrije Tijd indienen:
✓ Tenminste 1 affiche of bewonersuitnodiging waaruit blijkt dat het buurtfeest open stond voor alle bewoners binnen het afgebakende gedeelte van de straat, buurt of wijk.
✓ Minstens 1 sfeerfoto van het buurtfeest.
✓ Betaalbewijzen of facturen van de gemaakte kosten. De betaalbewijzen moeten minstens volgende gegevens bevatten:
❖ Naam en adres van de leverancier
❖ Datum
❖ Duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of producten
❖ Bedrag
Indien de termijn voor het indienen voor het verkrijgen van de subsidie niet gerespecteerd wordt, wordt het organiserende comité gesanctioneerd met een aftrek van 10 % van de subsidie. De subsidie vervalt wanneer binnen de vier maanden na het plaatsvinden van de activiteit geen bewijsvoering werd binnen gebracht.
ARTIKEL 7: CONTROLE - UITSLUITING
Het college van burgemeester en schepenen is gemachtigd om alle onderzoek in te stellen of te laten instellen om controle uit te oefenen op de activiteiten waarvoor de subsidie is toegekend. Het verstrekken van onvolledige of onjuiste gegevens kan aanleiding geven tot terugvordering van de gehele of een deel van de toegekende som.
Indien het initiatief gewijzigd wordt of niet kan doorgaan, deelt de organisator dit onmiddellijk mee aan de Afdeling Sociaal & Vrije Tijd.
Aldus beslist in bovenvermelde zitting, Namens de Gemeenteraad
voorzitter Ferdi Heylen
voorzitter Ferdi Heylen
Voor eensluidend afschrift
algemeen directeur Iris Mulkens
algemeen directeur Iris Mulkens
