Pagina 1 van 7
GEBRUIKSREGLEMENT STEDELIJKE LOKALEN
1. Inleiding
Dit reglement omvat het gebruik van lokalen die ter beschikking worden gesteld binnen de stedelijke basisscholen.
In aanmerking komen, volgens categorie:
- categorie A: een onderwijsinstelling of een vereniging aangesloten bij een Geelse adviesraad;
- categorie B: een vereniging die niet aangesloten is bij een Geelse adviesraad;
- categorie C: een vereniging met commerciële doeleinden;
- categorie D: diensten van het stadsbestuur Geel en OCMW Geel, Geelse adviesraden voor initiatieven die ze zelf organiseren
Verenigingen of bedrijven, personen, e.d. die niet kunnen worden gecategoriseerd onder de voornoemde zullen worden voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen.
In aanmerking komende activiteiten: de activiteiten waarvoor de aanvraag gedaan wordt dienen van socio-culturele aard te zijn. Het stadsbestuur beslist eenzijdig over de aard van de activiteiten waarvoor een stedelijk lokaal wordt gevraagd.
Lokalen die deel uit maken van de stedelijke scholen en/of gebouwen komen in aanmerking voor gebruik zolang deze de normale werking van de activiteiten niet stoort.
Vallen niet onder dit gebruikersreglement: lokalen dewelke in gebruik gegeven worden door AGB Sport, AGB Cultuur, dienst jeugd of OCMW Geel.
2. Tarieven
Alle bepalingen in verband met vastlegging van tarieven zijn vastgesteld in het retributiereglement, dat werd goedgekeurd door de gemeenteraad op 17 december 2020.
3. Aanvraag
Het stadsbestuur van Geel staat in voor het ter beschikking stellen van de lokalen in het beheer van de stedelijke lokalen. In de praktijk zal de gebouwbeheerder waken over de goede gang van zaken voor wat de praktische regeling betreft, in toepassing van dit reglement. Elke aanvraag moet gericht zijn aan het stadsbestuur, ter attentie van de dienst patrimonium en kan enkel ingediend worden via het aanvraagformulier op de website: http://www.geel.be.
Een aanvraag kan ten vroegste 6 maanden en ten laatste 1 maand voor de geplande activiteit ingediend worden.
Het aanvraagformulier moet volledig ingevuld worden. Een onvolledig of onjuist ingevuld aanvraagformulier wordt niet behandeld zolang de dienst patrimonium niet over de volledige informatie beschikt.
De aanvraag moet door de voorzitter van de vereniging of een door hem gemachtigd persoon ondertekend worden. Bij aanvraag door een privépersoon of feitelijke vereniging is de ondertekenaar in hoofde verantwoordelijk en persoonlijk aanspreekbaar. De ondertekenaar dient meerderjarig te zijn.
Pagina 2 van 7
4. Afsluiten contract
Het contract wordt opgesteld op basis van het aanvraagformulier. Dit contract wordt in twee exemplaren toegestuurd aan de rechthebbende. Eén exemplaar van dit contract dient binnen de 14 dagen ondertekend teruggestuurd te worden naar stad Geel, T.A.V. dienst Patrimonium, Werft 20, 2440 Geel of digitaal: patrimonium@geel.be.
De aanvraag zal worden goedgekeurd na overleg met de gebouwbeheerder die kan vaststellen dat de geplande activiteit de normale werking of activiteiten van de desbetreffende school niet verhinderd.
Het contract en factuur zal pas worden opgesteld na positief advies van de gebouwbeheerder en betrokken dienst en indien vereist het college van burgemeester en schepenen.
Pas na ontvangst van het getekend contract is de reservatie definitief. Indien de stad geen getekend contract ontvangt, wordt het als onbestaande beschouwd en kan de gevraagde accommodatie aan andere gebruikers toegestaan worden.
Bij beschadiging aan infrastructuur en/of materialen, wordt de kostprijs ter vervanging of reparatie doorgerekend aan de gebruiker. Dit bedrag wordt samen met de retributie van het gebruik gefactureerd. Bij vaststelling van wanbetaling, wordt de gebruiker automatisch uitgesloten van toekomstig gebruik van de stedelijke lokalen binnen de stedelijke basisscholen.
5. Optie
Na raadpleging kan door de gebouwbeheerder een optie tot gebruik van het lokaal worden toegestaan. Ten laatste 1 maand vóór dat de activiteit plaatsheeft, moet de gebruiker de optie definitief bevestigen aan de stad Geel, dienst patrimonium. Anders vervalt de optie van rechtswege.
6.
Onderverhuring
Onderverhuring is niet toegestaan.
7. Privé-initiatieven
Geen van de accommodaties van de stedelijke lokalen mogen gebruikt worden voor familiefeesten of andere feesten voor besloten kring. Privé – initiatieven zijn verboden, ook al gaan ze uit van een vereniging.
8. Annulering
7.1 Annulering van het contract door het stadsbestuur Geel
Ingeval van overmacht heeft het stadsbestuur te allen tijde het recht om de reeds verleende toezegging te wijzigen of in te trekken. De eventueel betaalde retributies zullen in dat geval automatisch teruggestort worden. De aanvrager kan hierbij geen beroep doen op enige vorm van schadevergoeding en doet afstand van verhaal. De aanvrager kan onder geen beding de stedelijke school of het stadsbestuur Geel verantwoordelijk stellen voor eventuele geleden schade.
7.2 Annulering van het contract door de gebruiker
Pagina 3 van 7 Een annulering door de gebruiker dient steeds schriftelijk gemeld te worden. Het factuurbedrag zal worden terugbetaald of verrekend naar een volgend gebruik indien de annulering plaatsvindt ten laatste 14 dagen voor de geplande gebruiksdatum.
Bij een annulering in de laatste 14 dagen voor de gebruiksdatum is de volledige retributie verschuldigd.
9. Verantwoordelijkheid van de gebruiker
De gebruiker is volledig verantwoordelijk voor de activiteit zowel naar inhoud als naar organisatie, evenzeer voor de deelnemers en de goede orde in de onmiddellijke omgeving, met andere woorden:
geen overlast voor omwonenden en de andere gebruikers van het gebouw.
De activiteit mag geen overlast berokkenen aan activiteiten die op hetzelfde moment in andere delen van het gebouw plaatsvinden.
De gebruiker dient het gebouw af te sluiten conform de instructies van de gebouwbeheerder. Indien de gebouwen niet conform de gemaakte afspraken werden afgesloten, zal een supplementair bedrag worden aangerekend. De gebruiker verbindt zich er als organisator toe te beantwoorden aan de geldende reglementen inzake gemeentelijke en provinciale taksen op vertoningen, politiereglementen op geluid en gebouwen toegankelijk voor het publiek, de wet inzake de handelspraktijken en alle andere wettelijke bepalingen die van toepassing zijn ten gevolge van de georganiseerde activiteit. Bij eventuele overtredingen wordt de gebruiker aansprakelijk gesteld.
SABAM dient men altijd aan te geven bij een publieke activiteit. De gebruiker stelt zichzelf hieromtrent in regel. De stad Geel kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor de nalatigheid van de organisator.
Spring zuinig om met energie. Instructies voor het juiste gebruik van verwarming, verlichting en dergelijke kunnen gegeven worden door de gebouwbeheerder. Herhaaldelijk negeren van de instructies kan leiden tot uitsluiting van verder gebruik.
10. Rookverbod
In alle infrastructuur geldt een rookverbod.
11. Sluitingsuur
De activiteiten moeten beëindigd zijn om 01.00 uur. (zie ook de stedelijke bepalingen inzake).
Geluidshinder kan niet na 22.00 uur. Tussen 22.00 uur en 8.00 uur moet de geluidssterkte van alle vormen van muziek zodanig geregeld worden dat ze buitenshuis niet kan worden gehoord. Afwijkingen dienen vooraf aangevraagd te worden aan het College van Burgemeester en Schepenen van het Geelse stadsbestuur.
12. Verzekering/aansprakelijkheid
De maximale toegelaten capaciteit, dewelke uithangt in de infrastructuur, mag niet overschreden worden.
Stadsbestuur Geel heeft een geldige brandverzekering voor haar patrimonium afgesloten met een afstand van verhaal ten voordele van alle besturen, alle openbare of privé-instellingen, alle groeperingen van leerlingen en oud-leerlingen, evenals tegen alle personen aan wie toegestaan wordt
Pagina 4 van 7 (met uitsluiting van de uitbaters van de commerciële sector), kosteloos of onder bezwarende titel, voortdurend, voorlopig of uitzonderlijk over de verzekerde gebouwen voor openbaar gebruik zoals Scholen, feestzalen, culturele centra, sport- en andere gelijkaardige complexen te beschikken, het geval van kwaadwilligheid uitgesloten.
Deze brandverzekering verleent o.m. dekking voor de volgende waarborgen:
- brand en gelijkgestelde gevaren - aanslag, arbeidsconflict
- inwerking van elektriciteit
- schade door water en minerale olie - natuurrampen
- storm, hagel, sneeuw- of ijsdruk - breken van glas
- temperatuurswijziging
- burgerrechtelijke aansprakelijkheid gebouw.
De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de burgerlijke aansprakelijkheid en voor de contractuele aansprakelijkheid met name schade aan roerende en onroerende goederen, zijnde het gebouw en de uitrusting.
De gebruiker mag geen andere bestemming geven aan de lokalen dan die waarvoor de verhuring werd toegestaan.
13. Schade
De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade die aan de zaal en/of zijn inboedel, zowel door hemzelf, zijn aangestelde, de deelnemers van de door hem ingerichte activiteit als door derden aangebracht wordt. De gebruiker moet, onmiddellijk na het schadegebeuren, de aangebrachte schade schriftelijk aan de gebouwbeheerder en de dienst patrimonium van de stad melden.
Indien de gebruiker bij het betreden van de zaal schade vaststelt, zal de gebruiker onmiddellijk contact opnemen met de gebouwbeheerder.Zo niet, wordt aangenomen dat de zaal en zijn inboedel in prima staat verkeerden bij aanvang van de activiteit. Indien er na de activiteit schade wordt vastgesteld, zal de gebruiker op eerste verzoek van het stadsbestuur een schadevergoeding betalen ten bedrage van de herstellingskosten, opgemaakt bij bestek, of van de vervangingswaarde. Bij het in gebreken blijven hiervan, kan de gebruiker uitgesloten worden van gebruik van de accommodatie in de toekomst.
Het stadsbestuur Geel of de stedelijke basisscholen kunnen niet verantwoordelijk gesteld worden voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard die ontstaat naar aanleiding van de toegestane activiteiten of van het toegestane gebruik van de lokalen en/of de uitrusting ervan.
Bij het klaarzetten en verplaatsen van materialen draagt men zorg voor de gebruikte materialen en zorgt men ervoor de infrastructuur niet te beschadigen. Tafels en stoelen mogen in geen geval gesleept worden. Het tijdstip van het in gereedheid brengen van de ruimte gebeurt na overleg en toestemming van de gebouwbeheerder.
14. Veiligheids-en verbodsbepalingen
Het is ten strengste verboden de ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, enz. te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden.
Pagina 5 van 7 Afwijkingen en eventuele uitzonderingen kunnen enkel toegestaan worden mits uitdrukkelijke en schriftelijke toelating van de gebouwbeheerder.
Bij een tentoonstelling of ander gelijkaardige evenementen moet de gebruiker de gebouwverantwoordelijke vooraf op de hoogte te brengen van de periode van opbouw, opening en afbraak.
In geen geval mogen muren beschadigd worden. Tijdens opbouw en afbraak van een evenement hebben de gebouwbeheerder en personeel van de dienst patrimonium vrije toegang tot de ruimten.
Bij het einde van de activiteit zal de gebruiker de lichten in de gebruikte ruimte(n) doven en de geopende ramen en deuren sluiten. In- en uitgangen en nooddeuren mogen op geen enkele wijze belemmerd of gesloten worden tijdens de duur van de activiteit. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden.
Omwille van veiligheidsredenen is het ten strengste verboden om:
− in-, uit- en nooduitgangen slotvast te maken of te versperren tijdens de activiteiten,
− deuren, brandblusapparaten of haspels op een of andere manier aan het zicht te onttrekken,
− versieringen aan te brengen die in strijd zijn met de bepalingen van het politiereglement
“gebouwen toegankelijk voor publiek” en de brandveiligheid,
− wijzigingen aan te brengen aan de nutsvoorzieningen,
− bijkomende verwarmingsinstallaties te plaatsen,
− werken uit te voeren die in strijd zijn met het A.R.A.B.
− materialen te gebruiken waarvoor geen brandveiligheidscertificaat kan voorgelegd worden.
Zonder toestemming van de gebouwbeheerder is het tevens verboden:
− de infrastructuur te betreden met dieren,
− flessengas te gebruiken,
− rook-, vuur-, of ontploffingsmechanismen te gebruiken.
15. Sleutel en badge
De gebruiker is volledig aansprakelijk voor al wat er met het gebouw en de inboedel kan gebeuren én is verantwoordelijk voor de bewaking van de lokalen. Tijdens de duur van de activiteit moet de gebruiker bovendien zorgen voor voldoende permanentie.
Het afhalen en terug inleveren van de sleutel/badge gebeurt na afspraak met de gebouwbeheerder, tijdens de openingsuren van de desbetreffende stedelijke school. Als de sleutel niet tijdig wordt opgehaald, wordt het gebruik geannuleerd zonder enige vergoeding terug te betalen aan de gebruiker.
Er zal in beide gevallen een document worden ondertekend door de gebruiker/gebouwbeheerder.
De gebruiker zal steeds 1 sleutel ontvangen.
Bij verlies of laattijdig inleveren van sleutel/badge zal er een boete aangerekend worden conform het geldende retributiereglement.
16. Ontruiming
Onmiddellijk na de activiteit moet alle materiaal dat niet tot het patrimonium van de stad behoort, verwijderd worden.
Het stadsbestuur Geel of de stedelijke basisscholen kunnen niet verantwoordelijk gesteld worden voor achtergelaten materialen of voor mogelijke beschadigingen, verdwijningen en diefstal ervan.
Pagina 6 van 7
17. Toezicht door de dienst patrimonium en gebouwbeheerder
Om toezicht op de goede orde te kunnen uitoefenen, heeft het personeel van de dienst patrimonium en de gebouwbeheerder steeds het recht op vrije toegang tot de activiteiten georganiseerd in de desbetreffende ruimtes. Zij kunnen bepaalde personen of groepen die de orde verstoren de toegang ontzeggen of laten verwijderen. De gebruiker zal vrije toegang verschaffen aan personeel van de dienst patrimonium en de gebouwbeheerder in werkopdracht.
18. Orde en Schoonmaak
De gebruiker wordt verondersteld de gebruikte lokalen en materialen opgeruimd en netjes achter te laten. Indien het personeel van het stadsbestuur Geel zelf een extra schoonmaak moet uitvoeren, worden de kosten hiervan doorgerekend. De betaling zal worden afgedwongen op eenvoudige voorlegging van de factuur.
Het is verboden afval ter plaatse te laten. Indien de gebouwbeheer of het stadsbestuur hierop een inbreuk merkt, zal een boete aangerekend worden conform het geldende retributiereglement.
19. Algemene bepalingen
Het is verboden de keukens te gebruiken. Eigen eten en drinken is toegelaten, mits grondige opkuis.
Het is niet toegelaten om te eten of drinken in de concertzaal en toneelzaal van de academie voor muziek, woord en dans. In de concertzaal mag in geen enkel geval zonder uitdrukkelijk akkoord van de gebouwbeheerder de piano verplaatst worden.
De turnzalen van stedelijke scholen worden steeds ter beschikking gesteld zonder materiaal.
De gebruikte materialen dienen steeds op hun oorspronkelijke plaats teruggezet te worden.
Kosten voor nutsvoorzieningen zijn inbegrepen, uitgezonderd gebruik langer dan 1 week aan 1 stuk.
Bij gebruik langer dan 1 week aan 1 stuk zal er op het einde van het gebruik door de gebouwbeheer een afrekening voorzien worden.
20. Overtredingen
Het overtreden van de hiervoor vermelde regels kan verschillende combineerbare gevolgen hebben:
- Geldboeten:
o verlies sleutel: € 100, kosten voor het vervangen van het slot, o verlies badge: € 20,
o laattijdig inleveren sleutel/badge: € 20, o infrastructuur niet correct afsluiten: € 50, o zwerfvuil: € 30,
o lokalen vuil achterlaten: conform geldende uurlonen, prijs materialen en producten o het ongeoorloofd in werking stellen van het alarm: € 55.
- Stilleggen van de activiteit en ontruimen van het gebouw wegens het overtreden van de veiligheids- en verbodsbepalingen op kosten van de in gebreke gebleven gebruiker.
Pagina 7 van 7 - Weigering om de accommodatie van de gebouwen van het lokaal bestuur Geel in de toekomst
te gebruiken:
* niet voldoen van de gebruik- en/of schadefacturen,
* bij gemotiveerde beslissing van het stadsbestuur.
21. Tot slot
Het niet naleven van de voorwaarden in dit gebruiksreglement, kan voor de gebruiker een schorsing van het gebruik tot gevolg hebben. De schorsingstermijnen en boetes worden door de Gemeenteraad bepaald.
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, worden de voorwaarden door de gebouwbeheerder bepaald. In geval van betwistingen, moeilijkheden en/of uitzonderingen, die niet in dit reglement vermeldt worden, beslist het diensthoofd mits bekrachtiging van het stadsbestuur.
Met de ondertekening van de gebruiksovereenkomst verklaart de gebruiker zich akkoord met alle bepalingen van het gebruiksreglement en op de hoogte te zijn van alle veiligheidsmaatregelen en - voorschriften.
Elke betwisting die niet in der minne kan geregeld worden zal behandeld worden voor een bevoegde rechtbank in het rechtsgebied Turnhout.
