Voor CFO’s van B2B dienstverleners
WHITEPAPER
Meer capaciteit door een eenvoudige
digitale
persoonlijk assistent
Hoe financiële medewerkers ondersteund kunnen worden bij de facturatie
Kennis en expertise zijn voor de financiële afdeling essentieel om van toegevoegde waarde voor de organisatie te zijn. Tooling en standaarden om het repetitieve werk zo efficiënt mogelijk te doen zorgen ervoor dat je tijd over houdt om met het kennis en expertise deel van je werk meer toegevoegde waarde voor de organisatie op te leveren.
In elke organisatie verzorgt de financiële afdeling iedere maand de facturatie. Dat gaat vaak met een grote werkpiek en tijdsdruk gepaard voor de financiële afdeling. Dit betekent hard werken voor jouw mensen om alles tijdig, goed en volledig af te krijgen.
In deze whitepaper wil ik je een methode aanreiken waarmee je meer tijd bij je mensen vrijmaakt om te kunnen focussen op de zaken van toegevoegde waarde. En waarbij de repetitieve onderdelen van het factureren worden verzorgd door een digitale
persoonlijke assistent.
Waarom je niet toekomt aan het leuke kennis en expertise werk
Extra capaciteit steeds lastiger te vinden op huidige arbeidsmarkt
Op de financiële afdeling ontvangen de medewerkers grote aantallen mails met inkomende en uitgaande facturen welke gecategoriseerd, ingevoerd en afgehandeld moeten worden, afhankelijk van type en inhoud.
Een team van medewerkers schakelt de hele dag tussen het mail systeem en het boekhoudpakket. Op jaarbasis verwerken zij duizenden facturen, honderden mailberichten per persoon per dag.
Mede door de introductie van nieuwe standaarden (denk aan UBL, RGS) worden delen van het werk simpeler en efficiënter. In ieder geval op papier. In de praktijk betekent het, op zijn minst tijdelijk, toch extra medewerkers om het in het begin goed op orde te krijgen en komen er vaak weer andere extra activiteiten bij, waardoor de tijdelijkheid van de extra medewerkers relatief is.
Extra vervelend is dat kwalitatief goede medewerkers heel erg moeilijk te vinden zijn.
Dat betekent noodzakelijke inhuur via derden met alle kostenverhogende aspecten van dien.
Tijdsdruk
Je hebt tijd tekort om het werk binnen je werkdag/werkweek af te ronden. Je
medewerkers hebben tijd te kort om de grote hoeveelheid dossiers te verwerken. Je komt iedere maand tijd tekort bij het opstellen van je rapportage. Het blijft een uitdaging om op tijd alle deelrapportages van je management, teamleden en medewerkers te ontvangen en samen te voegen.
We kunnen nu niet productief (samen)werken. Je moet telkens wachten totdat een collega een taak heeft afgerond of je doet veel repetitief werk. En er gaat veel tijd zitten in het najagen van diegene die jou de informatie moeten aanleveren.
Fouten herstellen/dubbel werk
Wat ik op de financiële afdeling zie is dat binnen het werk er heel veel repetitie en herhaling zit, met name in het schakelen tussen systeem A en systeem B (bijvoorbeeld tussen het financiële softwarepakket en de email en natuurlijk ook andersom).
Informatie ophalen uit systeem A, printen en overtypen in systeem B.
Niet aflopende journaalposten en betalingen moeten handmatig gecorrigeerd worden.
Indien niet voorzien van de juiste handtekening en autorisatie duurt het een week langer voordat de factuur juist is verwerkt.
Voor wie werkt deze aanpak
Ik wil graag zeker weten dat deze whitepaper voor jou zinvol is. Je kunt de volgende vragen voor jezelf beantwoorden om vast te stellen of deze methode voor jou en je organisatie geschikt is.
✓ Ben jij een CFO met een duidelijke ambitie?
✓ Streef je naar een organisatie waar zero defect de norm is?
✓ Worden er duizenden facturen per maand in jouw afdeling verwerkt?
✓ Werken er in jouw financiële afdeling tussen de 5 en 20 mensen?
✓ Ben je actief binnen de B2B dienstverlening?
Als je bovenstaande vragen met ‘ja’ beantwoordt, dan is deze methode geschikt om jouw organisatie klaar te stomen voor de volgende fase.
Lees verder
Over Mike en Persas
Ik ben Mike Heijstee (1970), getrouwd met Petra en wij hebben twee dochters. Onze gezamenlijke passie is zeilen, dat doen wij met onze eigen zeilboot.
Zelf ben ik jaren eindverantwoordelijk geweest voor organisaties en ben inmiddels 10 jaar ondernemer. Met een zeer ruime en diverse ervaring in het vergroten van de winstgevendheid en de groeikracht van bedrijven.
Persas
Samen met Bart Lamers heb ik Persas opgericht. Ons team bestaat uit goed opgeleide software programmeurs en uit ervaren business proces analisten. Deze combinatie zorgt ervoor dat uw probleem snel en goed wordt opgelost.
Keep it simple is ons motto en zo benaderen we ook jouw vraagstuk.
Design methode
Ik zie dat in veel bedrijven ICT investeringen niet tot de gewenste resultaten leiden. Dat bracht mij tot een inzicht: ik moet mij focussen op het automatiseren van de interface.
Vroeger kon dat niet of was het ingewikkeld omdat je meerdere software developers met verschillende vaardigheden en kennis nodig had, maar tegenwoordig met de nieuwste software oplossingen kan het wel makkelijk!
Door het ontwikkelen en gebruiken van een digitale persoonlijke assistent ben ik nu in staat om bij een financiële afdeling operationele financiële werkzaamheden te
automatiseren. Zonder hulp van schaarse en kostbare software ontwikkelaars.
Hierdoor ontstond er ruimte voor financiële administratieve medewerkers om meer zinvolle dingen te doen. Zoals: meer tijd besteden aan data analyse, interne audits en aan het sparren met de business.
Door saai procesmatige werk uit te laten voeren door software code, zorg ik ervoor dat er ruimte ontstaat voor werk waarmee de financiële administratie weer zin heeft,
betekenisvol is, meer toegevoegde waarde levert.
Persas is een bewezen oplossing en werkt 24 uur per dag als een digitale assistent, een applicatie waarmee repetitief werk op een slimme wijze wordt geautomatiseerd.
Om de Persas voor jouw organisatie precies op maat te maken gebruiken we de Design methode. De Design methode ziet er als volgt uit:
1: in kaart brengen mogelijkheden huidige proces
Tijdens een gesprek met betrokken medewerker over hoe zijn werkzaamheden praktisch verlopen, bepalen wij samen met de opdrachtgever welke Persas het best zou passen.
2: maken en testen van de digitale assistent
Voor de installatie en het inwerken van de Persas is geen ingrijpende IT-
integratie nodig. Voor het in gebruik nemen wordt de digitale assistent getest.
3: instructie medewerker
De medewerkers wordt begeleid bij het samenwerken met de Persas. Hierdoor ontstaat draagvlak en wordt het maximale door de medewerker uit de Persas gehaald.
4: onderhoud
Wij zorgen ervoor dat de Persas digitale assistent 24 uur per dag beschikbaar is en blijft. Tijdig onderhoud zorgt hiervoor.
Volgende stap
Na het lezen van het whitepaper kan je de volgende twee stappen nemen:
1: Bekijk een voorbeeld van Persas
In deze use case leggen we je uit hoe we bij een klant een Persas hebben ingericht.
LINK VOORBEELD
2: Plan een strategiegesprek in
Tijdens dit gesprek stel ik je een aantal vragen over je organisatie, je dienstverlening, je visie en je doelen en help ik je de goede strategische keuzes te maken.
Als we aan het einde van het gesprek tot de conclusie komen dat wij je kunnen helpen, dan praten we verder over hoe dat werkt.
Blijkt tijdens het gesprek dat jouw organisatie er nog niet klaar voor is of denken wij dat onze methode niet geschikt is, dan bespreken we eventuele andere opties of verwijzen je door naar een andere partij.
Ik beloof je dat je altijd een stap verder komt door dit strategiegesprek.
In mijn agenda zijn een beperkt aantal plekken gereserveerd voor strategiegesprekken.
Klik op de knop om direct in mijn agenda een afspraak te boeken.
LINK AGENDA
