De AVG en archivering in het algemeen belang
Sofie De Caigny over de toekomst van het Vlaams Architectuurinstituut De nieuwe reprografievergoeding
Periodiciteit: Maandelijks • april 2018 • Afgiftekantoor: Antwerpen X
DBNL DigitAle
schAtkAMer
VVBAD
omdat informatie belangrijk is
VLAAMSE VERENIGING VOOR
BIBLIOTHEEK, ARCHIEF & DOCUMENTATIE Statiestraat 179 2600 Berchem
+32 3 281 44 57 vvbad@vvbad.be www.vvbad.be
Content
VERANTWOORDELUKE UITGEVER Jessica Jacobs, Statiestraat 179, 2600 Berchem
HOOFDREDACTEUR
Jessica Jacobs • jessica.jacobs@vvbad.be
REDACTIE
Adeline Boeckaert, Paul Buschmann, Lien Ceûppens, Rika Colpaert, Gerd De Coster, Myriam Lemmens, Christophe Martens, Kris Michielsen, Paul Nieuwenhuysen, Veronique Rega, Eva Simon, Lise Vandecruys, Stieve Van der Bruggen, Patrick Vanhoucke, Bruno Vermeeren.
REDACTIESECRETARIS
Klaartje Brits • klaartje.brits@vvbad.be
REDACTIEADRES VVBAD • META
Statiestraat 179, 2600 Berchem Tel. 03 281 44 57
meta@vvbad.be • http://www.vvbad.be/meta Reageer op Twitter: #overmeta
ADVERTENTIES
Marc Engels • marc.engels@vvbad.be
LAY-OUT Marc Engels
DRUK Coloma
META verschijnt 9x per jaar, niet in januari, juli en augustus.
META is een uitgave van de VVBAD en is begrepen in het lidmaatschap. Meer informatie op http://www.vvbad.be/lidmaatschap.
ISSN 2033-639X
Jessica Jacobs, Hoofdredacteur
Dit mag wat ons betreft gerust het woord van het jaar worden.
Zijn veelzijdigheid heeft iets weg van onze organisatie zelf. Voor informatieprofessionals draait het natuurlijk allemaal rond con- tent, ‘het geheel aan informatie’, maar of we dan ook allemaal content zijn, dat is nog maar de vraag. Dat werd wel duidelijk tijdens de bespre- kingen in voorbereiding op het beleidsplan van VVBAD, waarbij we elke afde- ling van de vereniging bevraagden over hun verwachtingen. Op de Algemene Ledenvergadering van 15 maart bleek er veel enthousiasme om verder in discus- sie te gaan over onder andere een nieuwe aanpak voor Informatie aan Zee, de identiteit van VVBAD en haar mogelijke partners. Het is duidelijk: de verwachtin- gen zijn hooggespannen, en hoe we dat vertalen in een beleid voor de periode 2019-2023, zal na de zomer duidelijk zijn.
Tevreden zijn alvast de vele cultuurliefhebbers die aan de bevraging Cultuur
Contentement deelnamen. Samen met De Federatie, Forum voor Amateurkunsten (FvA), Overleg Cultureel Erfgoed (OCE), Overleg Kunstenorganisaties (oKo), Vereniging Vlaamse Cultuur- en gemeenschapscentra (VVC) en onderzoekers van de VUB, Ignace Glorieux en Franne Mullens, presenteerden we op 13 maart de resultaten tijdens het CultuurContentement-event in het Vlaams Parlement.
De globale conclusie: steden en gemeenten moeten zorgen voor meer begelei- ding en minder regulitis, beter communiceren over cultuur, meer betaalbare infra- structuur voorzien en meer durven experimenteren op cultureel vlak. Daarnaast blijkt dat de basiswerking van de openbare bibliotheken opvallend gewaardeerd wordt, maar dat de burger er over het algemeen nog opportuniteiten ziet op vlak van ontmoeting, activiteiten en levenslang leren. Mensen liggen wakker van een bib dicht bij huis, 70 procent van de bevraagden verplaatst zich dan ook niet naar een naburige gemeente om naar de bib te gaan. Wie dat wel doet, vindt in die andere bib vaak een beter aanbod (15 procent), betere openingsuren (6 procent), of vindt ze makkelijker bereikbaar (8 procent).
Dat verklaart meteen waarom VVBAD zo sterk inzet op de campagne Een biblio
theek voor iedereen. De bib dicht bij huis, in de eigen gemeente, lijkt een ver- worven recht waar velen geen afstand van willen doen. Heel wat gemeentebe- sturen beseffen dit belang en ondertekenden alvast het bibliotheekcharter. In De Haan planden ze een herhaling van de grote omarming en Lier koppelt een groot feest aan de ondertekening. Maar wij laten ons nog niet afleiden door de feestvreugde en gaan door met de campagne en het verzamelen van handte- keningen: wegens succes verlengd tot eind september.
Zo is er voldoende tijd voor elke gemeente om — in aanloop naar de verkiezin- gen — even stil te staan bij het belang van de bib, toch?
Meta 2018/3
Jaargang 94 - april 2018
VASTE RUBRIEKEN
1 Editoriaal Content 4 Nieuws 21 Inzet
Els Michielsen 22 Etalage
Erfgoedcel Brussel 24 Signalement
Deichman Stovner-bibliotheek 31 De vraag
De nieuwe reprografie-uitzondering en -vergoeding: hoeveel moet een openbare bibliotheek betalen?
Joris Deene 32 Over de grens
Het Finse bibliotheekmodel, mekka of hoofdstad?
Stieve Van der Bruggen 34 Inspiratie
Ik haat lezen! presenteert:
Stream je luisterboek!
35 Het plan 36 Uitgepakt
NoSQL
Nastasia Vanderperren
37 Column
De oude krokodil (4) Jan Lampo
37 Citaat
“ NIET IEDEREEN VINDT HET
GEmAKKELIJK Om ARCHIEF OVER TE DRAGEN AAN EEN ONBEKENDE IN EEN WITTE AUTO.”
42 Kroniek
• Orde in je documenten. Mappenstructuur als middel tegen chaos.
45 Personalia 46 Toepassing 47 Zo gelezen
Jürgen Nakielski 48 Uitzicht
2| META 2018 | 3
inhoud
INTERVIEW 16
Sofie De Caigny
De Algemene Verordening Gegevensbescherming en
archivering in het algemeen belang
Karin Van Honacker
De Vlaamse inhaaloperatie voor de Digitale Bibliotheek voor de Nederlandse Letteren
Charles Derre
Essay: Van boekerij naar boetevrij?
Mark Deckers
10
26
38 ARTIKELS
“ZONDER ONS NETWERK ZOUDEN WE NIET ZIJN WAT WE NU ZIJN”
26
4
Krantenleeszaal van de Koninklijke Bibliotheek heropent na volledige make-over
Op 12 maart opende de Koninklijke Bibliotheek de nieuwe leeszaal van de afdeling Kranten en hedendaagse media. Voor de renovatie kreeg de Bibliotheek een een- malig investeringskrediet van Staatssecretaris voor Wetenschapsbeleid Zuhal Demir:
“Het bibliotheekconcept van consultatie van verschillende media, van lectuur, studie, coworking en gesprek is nieuw. Het speelt in op een groeiende vraag van onderzoe- kers, studenten en creatievelingen die gebruik willen maken van de bibliotheekinfra- structuur in de hoofdstad. De grootste bibliotheek van België wil meer zijn dan een plaats van kennisoverdracht en stilte. Ze zet in op openheid en toegankelijkheid van de collecties en de infrastructuur. Ik juich deze openheid van visie en aanpakt toe.”
De zaal valt op door haar witte kleur en zuivere vormen. Tussen individuele zitplaat- sen, grote tafels en zeteltjes staat een totem bekleed met voorpagina’s van kranten, die de geschiedenis en de diversiteit van de Belgische geschreven pers toont. Er is ruimte om in alle rust te studeren, te lezen, de collectie te raadplegen of gewoon even te ontspannen. Verder zijn er ook ruimtes waar mensen kunnen afspreken om te vergaderen of te werken. Er was extra aandacht voor de toegankelijkheid, met onder andere een lift naar de mezzanine. De grote ramen die uitkijken over de Kunstberg en de nieuwe ledverlichting zorgen voor extra helderheid.
Meer dan 2.000 Belgische en 500 buitenlandse krantentitels, die dateren van 1800 tot vandaag, vormen samen een onuitputtelijk fonds van vele miljoenen krantenpa- gina’s. De gedigitaliseerde kranten zijn toegankelijk via BelgicaPress, waarmee je ook kunt opzoeken aan de hand van trefwoorden.
“De komende jaren zullen we extra inzetten op het verbeteren van de toegankelijkheid van onze infrastruc- tuur en van onze collecties, zowel ter plaatse als online. We willen de bezoeker een zo eenvoudig mogelijke toegang bieden tot ons uitzonderlijk rijk historisch en cultureel patrimonium. Dankzij dit renovatieproject creëren we alvast een zeer aangenaam kader waarin bezoekers kunnen werken, studeren of ontspannen, en waarbij ze bovenal gebruik kunnen maken van een uitzonderlijke verzameling Belgische en buitenlandse kranten,” verduidelijkt directeur a.i. Sara Lammens.
Bron: Koninklijke Bibliotheek van België
▲ De leeszaal in 1969.
De leeszaal in 2000. ▼
4| META 2018 | 3
nieuws
Antwerpen. De gezamenlijke huisvesting, onder impuls van de Vlaamse overheid en het Antwerpse stadsbestuur, moet zorgen voor meer afstemming en samenwerking in het kader van een geïntegreerd lette- renbeleid.
Het VFL botste op z’n huidige locatie al een tijdje tegen den grenzen aan. Door de uitbouw van het VFL als centrale spe- ler in het boeken- en letterenveld en de verdere uitbreiding van de werking was een nieuwe locatie noodzakelijk. “In de nieuwe beheersovereenkomst van het VFL met de Vlaamse Overheid werd vast- gelegd dat een gezamenlijke huisvesting met Iedereen Leest kansen zou bieden op afstemming over en samenwerking aan een geïntegreerd letterenbeleid,”
stelt minister van Cultuur Sven Gatz. Er zijn bovendien nog gesprekken met extra partners en organisaties uit de letteren- sector, in de toekomst komen er dus mis- schien nog extra bewoners bij, zoals de Vlaamse Auteursvereniging. “Het was al vele jaren een doelstelling om een geza- menlijke ontmoetings- en werkplaats uit te bouwen voor de hele sector,” zegt VFL- voorzitter Jos Geysels. “Het VFL zal zo nog meer kansen krijgen om de samen- werking tussen alle partners van het boeken- en letterenveld te bevorderen.
Informele contacten, overleg en gedeelde projecten vanuit gemeenschappelijke doelstellingen maken het hart uit van dit mooie huis. Het zal ook een open huis zijn, waar mensen terechtkunnen voor kleine presentaties, boekvoorstellingen of stu- diedagen. Daarnaast willen we de unieke bibliotheek van het VFL en Iedereen Leest beter ontsluiten voor professionals en wetenschappelijke onderzoekers.
Ook Iedereen Leest is positief over de vernieuwde dynamiek die de gezamen- lijke locatie mogelijk zal maken. “Door een huis te delen kunnen Iedereen Leest en het VFL hun samenwerking nog verster- ken,” aldus voorzitter Kris Rutten. “Door de toegankelijkheid en de zichtbaarheid van het huis kan Iedereen Leest haar acti- viteiten rond lezen en leesbevordering verder uitbouwen.”
Bron: VFL en Iedereen Leest
tuur-, jeugd- en sportbeleid.
De voorbije twee jaar werkte het departement samen met Sport Vlaanderen, de VVSG, sectororganisaties en steden en gemeenten aan een indicatorenset die de meest relevante lokale informatie omvat. Die indicatoren worden uitgesplitst over de thema’s samenwerking, vrijwilligers, participatie, financiële middelen en ondersteuning, tewerkstelling, tevredenheid, infrastructuur, inspraak, aanbod en verenigingen. Alle informatie over deze thema’s zal ontsloten worden op een centrale website tegen december 2018. Daarvoor worden tientallen bestaande Vlaamse en federale databanken en sectorinstrumten, zoals de UiTdatabank, de Erfgoedkaart, Sportdatabank Vlaanderen, het digitaal platform sportfederaties, Bios en de databank van het Centrum voor jeugdtoerisme gebruikt. Die bevat- ten immers al heel wat bruikbare gegevens. Daarnaast zijn steden en gemeenten zelf de meest aangewezen bron voor sommige indicatoren om het vrijetijdsge- beuren in kaart te brengen. Deze indicatoren vormen de bouwstenen van de registratietool.
Op www.vrijetijdsmonitorvlaanderen.be kunnen steden en gemeenten informatie aanreiken. Tegen eind 2018 worden alle gegevens gebundeld en kunnen gemeen- ten zelf aan de slag om hun beleid te monitoren, te benchmarken met andere gemeenten of algemene trens te analyseren.
Bron: VVSG
Vlaams bibliotheeklidmaatschap besproken in de Commissie Cultuur
Tijdens de zitting van de Commissie Cultuur van 22 februari 2018, vroeg Marius Meremans aan Minister Gatz in hoeverre hij wil nadenken over een Vlaams biblio- theeklidmaatschap. En of hij hiervoor met VVBAD en Cultuurconnect de moge- lijkheden en het draagvlak van dit voorstel wil onderzoeken. Het thema kwam ook al aan bod in het essay van Tim Lerno in de eerste META van dit jaar.
In de discussie die volgde, liet parlementslid Karin Brouwers haar ongerustheid blijken over het wegvallen van de bibliotheekplicht voor gemeenten. Ze verwees daarbij naar de campagne (Een bibliotheek voor iedereen) van de VVBAD. Zij wil een situatie vermijden waarin een gemeente haar bibliotheek sluit en inwoners genoodzaakt zijn in een naburige gemeente aan eventuele hogere tarieven van de bibliotheek gebruik te maken.
Minister Gatz wees op het verschil tussen de begrippen lidkaart, lidmaatschap en diensten. Het Eengemaakt BibliotheekSysteem (EBS) dat Cultuurconnect momenteel realiseert, zal verschillende types lidkaarten ondersteunen. In de centrale lenersdatabank kan men instellen dat leners van een bepaalde biblio- theek ‘automatisch’ lid zijn van een andere bibliotheek, als die bibliotheken dat onderling overeenkomen.
Het EBS zal dus verschillende samenwerkingsmodellen tussen bibliotheken mogelijk maken, zonder verplichtingen. “Als blijkt dat gemeenten vragende partij zijn voor een Vlaams bibliotheeklidmaatschap en/of ander Vlaams dienstverle- nend product, wil ik aan Cultuurconnect vragen om dergelijke diensten in samen- werking met de lokale besturen verder uit te werken,” aldus minister Gatz. (JJ)
> het volledige verslag is te vinden op https://www.vlaamsparlement.be/commissies/commissieverga- deringen/1231792/verslag/1233839
Steden en gemeenten moeten zorgen voor meer begeleiding en minder regu- litis, beter communiceren over cultuur, meer betaalbare infrastructuur voorzien en meer durven experimenteren op cultureel vlak. Dat zijn in een notendop de belangrijkste conclusies van de burgerbevraging CultuurContentement. Daarin gaven ruim 5.500 burgers hun mening over de kwaliteit van het culturele aan- bod in hun gemeente. De burger is kritisch-constructief. “Mensen willen een bib dichtbij en ondersteuning op maat voor het lokale verenigingsleven,” zo stelt onderzoeker Ignace Glorieux. “Burgers weten nog te vaak niet met welke vra- gen ze al dan niet terechtkunnen bij hun gemeentebestuur. Dat is jammer, want op die manier missen potentiële vernieuwers impulsen die bijdragen aan de dynamiek van hun gemeente,” zegt Glorieux. Op vlak van communicatie moet duidelijk nog een tandje worden bijgestoken. Zo weet 40 procent niet welke ondersteuning tijdelijke projecten in hun gemeente kunnen krijgen. 50 procent van de bevraagden vindt dat lokaal erfgoed meer gepromoot mag worden en 25 procent stelt dat lokaal talent meer zichtbaarheid verdient.
Er moet ook stevig nagedacht worden over de nabijheid en toegankelijkheid van bepaalde faciliteiten. Schaalvergroting kan, maar niet ten koste van alles.
“Burgers zijn duidelijk op zoek naar plaatsen om elkaar te ontmoeten en zelf creatief bezig te zijn. Dat de ruimtes om te vergaderen of te organiseren dan nog te vaak te duur zijn, is de doorsnee respondent duidelijk een doorn in het oog.” Durven experimenteren en inzetten op wat groeit van onderuit zijn twee conclusies die de organisatoren graag meegeven aan toekomstige beleidsmakers.
Over het algemeen zijn inwoners van grotere steden en gemeenten het meest tevreden over het gevoerde cultuurbeleid. Jongeren kijken dan weer het meest kritisch naar hun lokaal cultuurbeleid. Zij pleiten voor een meer divers en actief cultuuraanbod afgestemd op hun behoeften. Een aantal gemeentes hebben dit alvast begrepen en gingen zelf actief op zoek naar feedback van hun inwo- ners. Stekene, Maarkedal, Bonheiden, Temse, Tervuren, Wevelgem, Arendonk, Wuustwezel, Hoeilaart, Deerlijk en Eeklo ontvingen op 13 maart in het Vlaams Parlement felicitaties en een erelint van minister van Cultuur Sven Gatz.
CultuurContentement is een initiatief van zes koepelorganisaties uit de cultuur- sector. Hiermee willen ze, n.a.v. de gemeenteraadsverkiezingen in oktober, het signaal geven dat cultuur er echt toe doet. De initiatiefnemers zijn: De Federatie, Forum voor Amateurkunsten (FvA), Overleg Cultureel Erfgoed (OCE), Overleg Kunstenorganisaties (oKo), Vereniging Vlaamse Cultuur- en gemeenschaps- centra (VVC) en Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie (VVBAD).
> www.cultuurcontentement.be
CultuurContentement presenteert resultaten bevraging:
“investeer meer in cultuur!”
Brusselse bibliotheken gaan op erasmus. open the door for reading!
Hoe breng je lezen dichter bij maat- schappelijk kwetsbare gezinnen? Hoe ga je het vaak moeilijke en delicate gesprek aan met ouders uit moeilijk bereikbare doelgroepen over wat boe- ken en verhalen kunnen betekenen voor hun kroost? Met deze en andere vra- gen worstelen Brusselse bibliotheken al enkele jaren. Tal van Brusselse projec- ten focussen dan ook steeds sterker op kansengroepen omdat Brusselse biblio- theken leesbevordering als een instru- ment hanteren in de strijd tegen sociale ongelijkheid. Boekstart, Brussels Reads Aloud, Boekenbende en de Leeslijn wer- ken goed en bereiken hun doelgroepen.
Maar voor bibliotheekmedewerkers is het geen eenvoudige taak om te werken voor gezinnen waar (voor)lezen en de omgang met boeken niet evident zijn.
De partneroproep Open the Door for Reading kwam in 2017 dan ook als geroepen. De initiatiefnemer was het Zweedse Göteborg. Samen met Bristol, Milan en Turku maakt Brussel tot eind 2019 actief deel uit van dit Erasmus+ partnerproject. De dienst Ondersteuning Bibliotheken in Brussel (OBiB) van de Vlaamse Gemeenschapscommissie begeleidt de twintig Brusselse bibliotheken in dit Europese uitwisselingsproject.
Binnen Open the Door for Reading willen de vijf partners vanuit hun ver- schillende achtergronden (onderwijs, gezondheid, opvoeding, cultuur) erva- ringen en geode praktijken delen en innoverende leesmethoden en -instru- menten ontwikkelen om kansengroe- pen te bereiken, ondersteunen en ver- sterken. In december 2017 vond de eerste partnermeeting plaats bij initi- atiefnemer Göteborg. Een unieke gele- genheid om kennis te maken met de sterk sectoroverschrijdende aanpak in Zweden. Onder de gemeenschappe- lijke noemer Equal Gothenburg werken bibliotheken, basisscholen en familie- centra nauw samen om leesbevordering tot dé hefboom te maken in de strijd tegen sociale ongelijkheid. Een bijzon- der inspirerend verhaal, dat de toon zet voor twee intense Europese samenwer- kingsjaren.
> Meer weten? neem contact op het het oBiB- team: stijn.callewaert@vgc.be
www.goteborg.se/openthedoorforreading (pro- jectsite oBiB in opbouw)
6| META 2018 | 3
nieuws
Zoveel jaren bibliotheekervaring worden samengevat in het IFLA Global Vision Report. Dat rap- port werd bekendgemaakt op 19 maart. Meer daarover in de vol- gende META.
469.152
Leo Timmers (48, geboren in Genk) debuteert in 1993 als illustrator met Ted en Netje van Agnes Verboven. Al snel gaat hij zijn eigen prentenboeken schrijven. Bekende titels zijn onder andere Wie rijdt?, Garage Gust, Franky, Meneer René, Diepzeedokter Diederik, Kraai en Boem! Hij werd meermaals bekroond voor zijn werk, en zijn boeken werden wereldwijd vertaald en uitgegeven. Speciaal voor de verjaardag van de bib stelde hij een unieke interactieve tentoonstelling samen waar je niet naast kunt kijken. Duik mee met Diepzeedokter Diederik, stap ik de tram met Ziggy, of parkeer pardoes in de garage van Gust. Levensgroot, betoverend en exclusief.
De tentoonstelling loopt nog tot 25 augustus in de Bibliotheek van Genk en is gratis te bezoeken tijdens de openings- uren van de bib.
Museum Plantin-Moretus ontvangt de Ultima roerend erfgoed voor het vernieuwde museum.
In 2016 kreeg het Museum Plantin-Moretus een grondige opknapbeurt met een nieuw depot, een nieuwe leeszaal en een nieuwe scenografie. Die inspanning werd onlangs gehonoreerd met de Ultima roerend erfgoed. De jury honoreert het goede opdrachtgeverschap van het museum, zodat de delicate uit- breiding, de herinrichting en de vernieuwing gerealiseerd kon worden.
Na de heropening viel het museum meermaals in de prijzen voor de vernieuwing. Op 17 mei mocht directeur Iris Kockelbergh de eervolle vermelding van de International Award of Museums and Heritage in Londen ontvangen. Op 27 mei 2017 haalde Kastaar een zilveren European Design Award op in Porto en op 30 janu- ari mochten Kastaar en het museum de Henry Van de Velde Award voor communicatie in ontvangst nemen.
aCtiViteitenkalender
19.04 Pimp je presentaties VVBAD
24.04 Competent content!
VVBAD
26.04 Ik zou wel een boekje lusten VVBAD
22.05 IM Gent: Iedereen informatieprofessional?
Arteveldehogeschool, Politeia, VVBAD
24.05 Haal meer muziek uit de bib VVBAD
28.06 Bots, AI en technologie zijn hip, integreer ze in je bib!
VVBAD
Uw activiteit in deze kalender?
Meld ze aan via onze website http://www.vvbad.be/activiteiten
nieuwe website voor het archief van de stad Brussel
Het archief van de stad Brussel lanceert een nieuwe, drietalige website die zich zowel tot burgers, wetenschappelijke of occasionele onder-
zoekers en genealogen richt. Je vindt er nu allerlei documenten, zoals guldenboeken, almanakken, de Cahiers Bruxxelois en gemeentelijke bulletins die het Archief van de Stad bewaart. De website heeft ook enkele nieuwe snufjes. “Om het Archief van de Stad Brussel en haar toegankelijkheid beter in de kijker te zetten, is de nieuwe website beter aangepast aan de huidige noden. Zo werden een gemakkelijke zoekfunctie geïntegreerd en werden veel documenten online gezet.
Een archief is het geheugen van een stad. Het bewaart getuigenis- sen van zowel ver als recent verleden voor de komende generaties,”
legt schepen van Cultuur Karine Lalieux uit.
Nieuw zijn de archiefselectielijsten die ook hun conserveringstermijn bepalen. Ze worden online geplaatst via de pagina publica- ties en valorisaties van zodra ze door het Algemeen Rijksarchief gevalideerd zijn.
In de loop van maart werden twee projecten onthuld op de pagina publicaties en valorisaties. Ten eerste het online plaatsen van de gedigitaliseerde documenten van de berichten die aan de Beurs en het metrostation Maalbeek verzameld werden na de aan- slagen van 22 maart 2016. De gedigitaliseerde documenten en de foto’s die door de archiefdienst of andere fotografen genomen werden zijn openbaar gemaakt met respect voor de privacywetgeving. Daarnaast maakte de archiefdienst in het kader van 2018, Jaar van de contestatie, op 19 maart een tijdlijn bekend die de meest markante feiten die zich in de jaren zestig in Brussel, België en de wereld afspeelden.
Bron: Stad Brussel
> https://archief.brussel.be
iM Gent: iedereen informatieprofessional?
De digitale tsunami zorgde voor een grotere noodzaak aan informatiespecialisten binnen elk personeelsbestand. Deze digigolf heeft onze organisaties echter in snelheid gepakt, waardoor onze structuren, processen en procedures niet altijd volledig zijn afgestemd op vandaag, laat staan op morgen.
De zevende editie van IM Gent focust op de plaats van elk van deze specialis- ten binnen een bedrijf en/of organisatie, en hoe deze specialisten het best met elkaar communiceren. We bekijken ook hoe we het informatiemanagement futu- reproof kunnen maken, en werpen daarbij het licht op nieuwe uitdagingen zoals de GDPR, cloud computing, Big Data, enz.
> meer info op www.vvbad.be/activiteiten
8| META 2018 | 3
nieuws
in aanmerking te komen voor de prijs. Jens Bertels won met zijn masterschriptie Erfgoed en erfgoedgemeenschappen verbonden aan maatschappe
lijk complexe contexten: de omgang met controversieel archief. Hoewel het niveau van de zes inzendingen zeer hoog lag, en de keuze dus niet makkelijk was, besloot de jury unaniem om de prijs aan Jens toe te kennen. Volgens de jury snijdt Jens met dit onderwerp een maatschappelijk relevant thema aan. Hij overstijgt daarmee de archivistiek, waardoor zijn werk niet alleen voor het ADVN, maar voor de hele sector van waarde is. Hij schrijft zeer bevattelijk en goed geargumenteerd, en getuigt daarbij van veel maturi- teit. En hij komt met een relevante set aanbevelingen. (KB)
Stadkamer Zwolle, vestiging Centrum, mag een jaar lang de titel van Beste Bibliotheek van Nederland dragen. Zwolle werd uit zes finalisten geko- zen door publiek en vak- jury, en kreeg tijdens het Nationale Bibliotheekcongres in Den Helder de NBD Biblion Award 2018 uitgereikt. De verkiezing is een initiatief van Bibliotheekblad en vindt jaar- lijks plaats.
Volgens de enthousiaste stemmers op de site van Bibliotheekblad is de biblio- theek van Zwolle een ide- ale plek om te studeren, en biedt ze een rijk aanbod aan programma’s en cursussen.
Daarmee was de onafhanke- lijke jury het volmondig eens.
Zij prijzen Stadkamer voor het gevarieerd aanbod aan activi- teiten, met veel aandacht voor amateurkunst. Ook de samen- werking met Hogeschool Windesheim wordt gewaar- deerd. De jury is aangenaam
verrast door de manier waarop de collectie over het nieuwe pand werd verdeeld.
Op de tweede plaats eindigde de Bibliotheek Veendam. Ook deze bibliotheek organiseert veel activiteiten, waarmee ze alle lagen van de bevolking bereikt. Voor kinderen zijn er veel digitale activiteiten, en door het drukbezochte FabLab heeft dat ook zijn
© Pol Leemans.
uitstraling op de andere bezoekers. Er wordt veel en succesvol samengewerkt met andere organisaties.
De derde plaats was voor de Bibliotheek Purmerend, hoofdvestiging van de Biblio - theek Waterland. Deze biblio - theek bereikt veel met wei- nig middelen. Ondanks de geringe bijdrage per hoofd van de bevolking bruist het er
van de activiteiten. Het per- soneel is opvallend vriendelijk en behulpzaam. Reden voor de jury om de gemeente aan te sporen om de bibliotheek structureel veel meer te sub- sidiëren.
De drie andere finalisten (Bibliotheek Bijlmerplein in Amsterdam, Bibliotheek Het Kruispunt Barendrecht en Bibliotheek Ligne Sittard) vielen buiten de prijzen, maar kregen ook lovende woorden van vakjury en publiek. “Het zijn allemaal bibliotheken die midden in de lokale samen- leving staan en hun leden en bezoekers al lang niet meer uitsluitend met hun collectie binnenhalen. Maatschappelijke ondersteuning, educatieve projecten en een aangename verblijfsruimte zijn minstens zo belangrijk,” aldus de jury.
Bron: Bibliotheekblad
Beste Bibliotheek van Nederland staat in Zwolle
de alGeMene VerordeninG GeGeVens-
BesCherMinG en arChiVerinG in het alGeMeen BelanG:
uitzonderingen, maar niet zonder voorwaarden
Karin Van Honacker, Rijksarchief
De nieuwe Europese verordening die ervoor moet zorgen dat zorgvuldiger wordt omgesprongen met persoonsgegevens zou voor nog meer kommer en kwel zorgen dan de millenniumbug.
Of is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) eerder een opportuniteit die zal leiden tot meer gestroomlijnde werkprocessen en tot meer strategisch omgaan met gegevens?
Een ding is zeker: vanaf 25 mei 2018 moet de AVG toegepast worden in alle lidstaten, door al wie persoonsgegevens ver- werkt.
Ook in de middens van erfgoedbeheerders doet de AVG (stilaan of eindelijk) stof opwaaien. De cover van het eerste nummer van META van 2018 riep het beeld op van het onherkenbaar gemaakte individu, maar de witte ballon refereerde tegelijk aan een blinde vlek, een hiaat als gevolg van de toepassing van de nieuwe wetgeving. Een grotere contradictie met het credo van archivarissen — de integriteit, authenticiteit en volledigheid van de beheerde informatie — is moeilijk denkbaar.
DE MEEST BELOBByDE VERORDENING
Wie als archivaris de pers volgt, heeft inderdaad reden om zich zorgen te maken.
We worden om de oren geslagen met begrippen als doelbinding, opslagbeperking, minimale gegevensverwerking, het recht op rectificatie en op overdraagbaarheid van gegevens en zelfs het recht op gegevenswissing, beter bekend als het recht op ver- getelheid. (Zie kadertekst 4 voor de omschrijving van deze begrippen.)
Dat recht om vergeten te worden heeft sinds 2012, toen het eerste voorstel van de Europese Commissie (EC) tot herziening van de Europese Privacyrichtlijn uit 1995 circuleerde, de gemoederen van de archivarissen beroerd en is sindsdien een vast agendapunt op de halfjaarlijkse bijeenkomst van de European Archives Group (EAG), die experten uit de lidstaten en uit geassocieerde landen bijeenbrengt. In mei 2012 werd toenmalig European Data Protection Supervisor Peter Hustinx uitgenodigd op 10| META 2018 | 3
artikel
Campagnebeeld van het congres Right to be forgotten vs. Right to remember (Brussel, Paleis der Academiën, 10 oktober 2016).
de EAG-bijeenkomst in Kopenhagen. Zijn boodschap stelde de aanwezigen niet meteen gerust: de uitzonderingen die de EU-Richtlijn van 1995 voorzag voor histo- risch onderzoek en waarop ook archief- diensten zich beriepen, zouden drastisch teruggeschroefd worden. Via Eurbica, de Europese afdeling van de International Council on Archives (ICA), maakten eind 2012 de Europese nationale archi- varissen hun bezorgdheid officieel ken- baar aan Viviane Reding, vice-voorzitter van de EC en bevoegd voor Justitie en Mensenrechten.
Gedurende de daaropvolgende drie jaren zagen honderden aanpassingen aan de ontwerpverordening het licht — de AVG heeft dan ook de reputatie de meest belobbyde verordening in de geschie- denis van de EU te zijn. In het Europees Parlement werden meer dan vierduizend amendementen voorgesteld. Ook de archiefsector liet zich niet onbetuigd, via contacten van nationale archivarissen met hun regering, met de permanente verte- genwoordiging van hun land bij de EU en/of met Europese parlementsleden, maar ook rechtstreeks met de Raad van de EU (de werkgroep DAPIX) en met de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken van het Europees Parlement (LIBE). Informeel overleg met DG JUST (de afdeling van de EC bevoegd voor het EU-beleid op vlak van justi- tie), met de European Data Protection Supervisor en met de nationale toezicht- houders gegevensbescherming (in België de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, kortweg de Privacycommissie) was eveneens een fre- quent gebruikte strategie.
En onverdroten lobbyen was meer dan ooit nodig, want vooral op aansturen van de Service Interministériel des Archives de France (SIAF) had de Europese archiefsector de ambities scherpgesteld:
in plaats van te ijveren voor het behoud van uitzonderingen voor historisch onder- zoek en zich onder die vlag te scharen, claimden de archiefinstellingen eigen uit- zonderingen. Archieven worden immers niet enkel bewaard voor onderzoeks- doeleinden; archieven hebben ook een
wettelijke taak ten behoeve van de recht- en bewijszoekende burger!
Eind 2013 zag het er helemaal niet goed uit. Zelfs Willem Debeuckelaere, voorzit- ter van de Belgische Privacycommissie, sprak op 23 november 2013 op de Annual Conference van de ICA over “Bad news. A new European data protection regulation is coming, including a terrible monster for archivists, at least that is what I fear: the right to be forgotten. What this means concretely is not just an enigma, but also a real nightmare. The right to be forgotten is said to imply in general that individu
als have the right to erase documents or other elements from their personal life”.
EEN NIEUwE
UITZONDERINGSGROND:
ARCHIVERING IN HET ALGEMEEN BELANG
De archivarissen lieten zich evenwel niet zo gauw ontmoedigen en bleven ijve- ren voor aparte en specifieke bepalingen die verwerkingen voor archiveringsdoel- einden mogelijk moesten maken. En die vasthoudendheid begon in de loop van 2014 vruchten af te werpen: voorstel- len circuleerden waarin aparte artikelen werden gewijd aan “the processing of
personal data for historical, statistical or scientific purposes and for archiving pur
poses in the public interest”. Het succes- verhaal verliep evenwel niet rechtlijnig:
soms waren er setbacks en verdwenen de archiving purposes even, om in een vol- gende versie opnieuw op te duiken. Met andere woorden: de EU-instanties wisten de spanning er in te houden tot 27 april 2016, toen de Verordening werd uitge- vaardigd (publicatie volgde op 4 mei).
Op 27 april 2016 kon de Europese archiefsector collectief een zucht van ver- lichting slaken: art. 17 van de AVG, dat het recht op gegevenswissing of op vergetel- heid betonneerde, voorzag dadelijk ook een uitzondering voor “verwerking van persoonsgegevens met het oog op archi- vering in het algemeen belang, weten- schappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden”. En in art. 5 van de Verordening werden voor diezelfde doeleinden uitzonderingen voorzien op de principes van doelbinding en opslag- beperking. Met andere woorden: met het oog op archivering in het algemeen belang mogen persoonsgegevens verder verwerkt worden en mogen ze bewaard worden in een vorm die identificatie van de betrokkenen niet onmogelijk maakt.
Maar: archivering in het algemeen belang is allesbehalve een blanco che- que! Want elke uitzondering in de AVG wordt gevolgd door het woord ‘overeen- komstig’, een voorzetsel dat meteen een voorwaarde, in dit geval een beperking inhoudt.
AFwIJKINGEN, INDIEN OOK wAARBORGEN
In art. 89 van de AVG worden de
“Waarborgen en afwijkingen in verband met verwerking met het oog op archi- vering in het algemeen belang, weten- schappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden” geregeld (zie kadertekst 2).
Wanneer uitzonderingen voor archivering in het algemeen belang worden ingeroe- pen, moet bij lidstatelijk recht voorzien worden in passende waarborgen om de rechten en vrijheden van de betrokkene overeenkomstig de AVG te garanderen.
Mits in de grootst mogelijke mate het principe van minimale gegevensverwer- king gehuldigd wordt, kan voor archive- ring in het algemeen belang afgeweken worden van het recht van inzage, het recht op rectificatie, het recht op beper- king van verwerking, de kennisgevings- plicht inzake rectificatie of wissing, het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht van bezwaar, naast het reeds eerder aangehaalde recht op wissing of
op vergetelheid (art. 17). Ook voor de ver- werking van bijzondere categorieën van gevoelige persoonsgegevens (zie kader- tekst 4), waarvan de verwerking volgens art. 9 van de AVG verboden is, kan bij lid- statelijk recht de verwerking voor archief- doeleinden geregeld worden, waarbij evenwel “de wezenlijke inhoud van het recht op bescherming van persoonsge- gevens moet worden geëerbiedigd” (art.
9, par. 2.j).
1. arChiVerinG in het alGeMeen BelanG
Wat wordt bedoeld met archivering in het algemeen belang? De term wordt niet nader verduidelijkt in de AVG, behalve door de toevoeging dat “overheidsin- stanties of openbare of particuliere orga- nen die in het bezit zijn van gegevens van algemeen belang diensten moeten zijn die, conform het Unierecht of het lidsta- telijke recht, wettelijk verplicht zijn gege- vens van blijvende waarde voor het alge- meen belang te verwerven, te bewaren, te beoordelen, te ordenen, te beschrij- ven, mee te delen, onder de aandacht te brengen, te verspreiden en toegankelijk te maken” (Overweging 158).
Ook de federale wetgever lijkt niet de intentie te hebben om ‘algemeen belang’
strikt te omschrijven — wat een goede zaak is. Sommige juristen verbinden alge- meen belang wel met vrij toegankelijk.
Informatie die ter beschikking gesteld wordt met een winstoogmerk — wat niet hetzelfde is als kostendekkend — zal moeilijker te bestempelen zijn als van algemeen belang (Patrick Van Eecke in zijn bijdrage aan het congres Right to be forgotten vs. Right to remember, Brussel, 10 okt. 2016 — Acta ter perse).
2. artikel 89 Van de aVG
Waarborgen en afwijkingen in verband met verwerking met het oog op archi- vering in het algemeen belang, weten- schappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden
1. De verwerking met het oog op archi- vering in het algemeen belang, weten- schappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden is onder- worpen aan passende waarborgen in overeenstemming met deze verorde- ning voor de rechten en vrijheden van de betrokkene. Die waarborgen zorgen ervoor dat er technische en organisa- torische maatregelen zijn getroffen om de inachtneming van het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen. Deze maatregelen kunnen pseudonimisering omvatten [...]
[2.]
3. Wanneer persoonsgegevens met het oog op archivering in het algemeen belang worden verwerkt, kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 15, 16, 18, 19, 20 en 21 genoemde rechten, behoudens de in lid 1 van dit artikel bedoelde voor- waarden en waarborgen, voor zover die rechten het verwezenlijken van de specifieke doeleinden onmogelijk dreigen te maken of ernstig dreigen te belemmeren, en dergelijke afwijkingen noodzakelijk zijn om die doeleinden te bereiken.
12| META 2018 | 3
artikel
DE FEDERALE KADERwET TOT UITVOERING VAN DE AVG
Wat betekent dat concreet voor de archiefpraktijk? In België is de fede- rale wetgever voor de materie bevoegd.
Philippe De Backer, staatssecretaris voor (o.a.) Privacy, heeft opdracht gegeven aan de FOD Justitie tot voorbereiding van een “voorontwerp van wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen ten opzichte van de verwerking van persoons- gegevens”. Een kaderwet zal niet alleen de afwijkingen voor archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk en historisch onderzoek en statistische doel- einden en de daaraan gekoppelde waar- borgen voor de gegevensbescherming regelen (Titel 4 van de ontwerpversie van januari 2018), maar ook de algemene bepalingen, de rechten van de betrokkene en de plichten van de verwerkingsverant- woordelijken (Titel 1), de verwerking van persoonsgegevens door de gerechtelijke overheden en politiediensten (Titel 2) en door de inlichtingen- en veiligheidsdien- sten (Titel 3) en tot slot de rechtsmid- delen ter beschikking van de betrokkene (Titel 5). Op het ogenblik van de redactie van deze bijdrage (begin februari) wordt het voorontwerp besproken in de inter- kabinettenwerkgroep, waarna het nog ter goedkeuring voorgelegd moet wor- den aan de Ministerraad en nadien voor advies aan de Raad van State. Tot slot, eventueel na aanpassingen, wordt het wetsontwerp naar de Kamer gezonden.
De weg is dus nog lang, de tijd die rest tot 25 mei evenwel kort.
Ook de EC toont zich bezorgd over de naderende deadline en roept de lidsta- ten op een versnelling hoger te schake- len. In een Mededeling van de Commissie aan het Europees Parlement van 24 janu- ari 2018 luidt het: “In dit stadium heb- ben pas twee lidstaten (Duitsland en Oostenrijk) de relevante nationale wet- geving reeds vastgesteld; de overige lidstaten bevinden zich in verschillende stadia van hun wetgevingsprocedures”.
Op het kabinet van staatssecretaris De Backer maakt men zich evenwel sterk dat België op schema zit: de hervorming van de huidige Privacycommissie tot een gegevensbeschermingsautoriteit is rond
Geanonimiseerde digitale versie van een document uit het Archief Oorlogsslachtoffers (Rijksarchief), gebruikt in de virtuele tentoonstelling Archief & Democratie.
en de kaderwet is in voorbereiding en wordt in februari 2018 voorgelegd aan de Ministerraad (Datanews, 26/01/18).
Hoewel de definitieve inhoud van de kaderwet nog niet helemaal vaststaat, kunnen — in lijn met eerdere privacywet- geving (zoals de Wet tot omzetting van de richtlijn 95/46/van 11 december 1998, BS 03.02.1999) en het KB ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 van 13 februari 2001, BS 13.03.2001) de kern- gedachten met enige zekerheid geduid worden:
• Archiefinstellingen die gebruik wil- len maken van de afwijkingen voor- zien voor archivering in het algemeen belang zullen verplicht een functiona- ris voor gegevensbescherming, beter bekend onder het acroniem DPO (data protection officer) moeten aanstellen.
Voor alle overheidsinstellingen in de EU is dat sowieso een verplichting (ook een freelance DPO of een gedeelde DPO is mogelijk);
• In het verplicht bij te houden register van de verwerkingsactiviteiten (art.
30 van de AVG) moet de verwerkings- verantwoordelijke voor de archivering het algemeen belang van de bewaarde archieven verantwoorden;
• Bij het verzamelen van gegevens moet in een overeenkomst of kennisgeving de concrete informatie over de gege- vensverwerking opgenomen worden, zoals contactgegevens van verantwoor- delijken van eerdere verwerkingen en van DPO’s, het algemeen belang van de gegevens, de categoriëen van gege- vens;
• De verwerkingsverantwoordelijke moet motiveren waarom de uitoefening van de rechten vervat in de artikelen 15 t.e.m. 21 van de AVG de verwezenlij- king van de archiveringsdoeleinden onmogelijk dreigt te maken of ernstig te belemmeren;
• Hoewel voor archiveringsdoeleinden geen sprake kan zijn van anonimisering van persoonsgegevens, moet bij ver- spreiding de verwerkingsverantwoor- delijke minimale gegevensverwerking betrachten [‘verspreiding’ betekent ter beschikking stellen van informatie
zonder identificatie van de bestemme- ling, bijv. via de website];
• De verwerkingsverantwoordelijke ver- spreidt geen niet-gepseudonimiseerde gegevens, tenzij de betrokkene zijn toe- stemming heeft verleend, de gegevens door de betrokkene zelf openbaar zijn gemaakt of de gegevens nauw samen- hangen met het openbare of historische karakter van de betrokkene of van fei- ten waarin hij/zij verwikkeld was;
• De verwerkingsverantwoordelijke moet erop toezien dat de meegedeelde niet- gepseudonimiseerde gegevens niet gereproduceerd worden, tenzij onder speciale voorwaarden [‘mededeling’
betekent ter beschikking stellen van informatie aan geïdentificeerde perso- nen of groepen, bijv. aan een onderzoe- ker in de leeszaal].
Intussen werd bij wet van 3 december 2017 (BS 10.01.2018) de Privacycommissie omgevormd tot een gegevensbescher- mingsautoriteit (GBA), zoals voorzien in de AVG. De GBA die op 25 mei 2018 in functie treedt, heeft niet alleen uit- gebreide controle- en sanctionerende bevoegdheid, maar heeft ook de uitdruk- kelijke opdracht om kosteloos advies te verlenen aan verwerkingsverantwoorde- lijken en hun DPO’s (art. 57 van de AVG).
EEN GEDRAGSCODE VOOR ARCHIEFINSTELLINGEN
Een andere taak van de GBA is de redac- tie van sectorspecifieke gedragscodes stimuleren, zoals bepaald in art. 40 van de AVG. Gedragscodes moeten bijdra- gen tot de juiste toepassing van de AVG in de sector in kwestie. Al van in 2012 staat een dergelijke gedragscode voor archiefdiensten op de agenda van de EAG. Sinds april 2016 raakte het proces in een stroomversnelling: ontwerpversies werden besproken en bijgesteld, stake- holders werden geraadpleegd, aanpas- singen doorgevoerd, enz. Er is een basis- tekst, maar de randvoorwaarden zijn nog niet vervuld: de Werkgroep Art. 29, die de toezichthouders van alle lidstaten groe- peert, werkt momenteel aan een richtlijn over gedragscodes, zowel wat hun inhoud betreft als de te volgen procedure. De goedkeuringsprocedure kan trouwens niet opgestart worden voor 25 mei 2018.
In afwachting van die richtlijn zijn op de website van de Privacycommissie enkele fundamentele principes voor gedragsco- des terug te vinden. Op diezelfde website (www.privacycommission.be) is trouwens alle beschikbare informatie over de AVG en de implementatie ervan overzichte- lijk en zoveel mogelijk in het Nederlands terug te vinden, inclusief een stappen- plan, een uitgebreide FAQ, een online contactformulier en een downloadbaar Model voor Register van de verwerkings
activiteiten.
PRIVACy GUIDE EN PRIVACy REGISTER
Het bijhouden van een register van de verwerkingsactiviteiten is een verplichting voor al wie persoonsgegevens verwerkt.
Overheidsdiensten verwerken massale 3. en de VlaaMse deCreten?
In recente wetgevende initiatieven in Vlaanderen is duidelijk aandacht voor de AVG. Zo werden reeds alle decre- ten gescreend om de overeenstem- ming met de bepalingen van de AVG na te gaan. Aangezien het nieuwe Vlaams Bestuursdecreet, dat twaalf bestaande bestuurlijke decreten moet coördineren, nog volop in voorbereiding is, is het defi- nitieve plaatje nog onduidelijk.
14| META 2018 | 3
artikel
hoeveelheden persoonsgegevens. Om (federale) administraties toe te laten tegemoet te komen aan de registerver- plichting en tegelijk het recht op toegang tot informatie van de burger te verbete- ren, werd op last van de staatssecreta- ris voor Privacy een webapplicatie ont- wikkeld die zorgt dat alle informatie over de gegevensstromen centraal bewaard wordt. De website bestaat uit twee delen:
de Privacy Guide (publieke website) en het Privacy Register (private omgeving).
De applicatie moet zorgen dat de fede- rale administraties voldoen aan de AVG- verplichtingen én moet leiden tot meer transparantie en tot administratieve ver- eenvoudiging, aangezien het only once- principe geïmplementeerd wordt. En een niet onbelangrijk aspect van deze ratio- nalisering: ze is kostenbesparend. Begin
2018 werd een pilootversie van de toepas- sing door verschillende administraties uit- getest. Het is de bedoeling de definitieve versie zo snel mogelijk, dus ruim voor 25 mei 2018, ter beschikking van alle federale diensten te stellen.
DRIEVOUDIGE UITDAGING
25 mei 2018 betekent voor de Europese archiefdiensten een meervoudige uitda- ging:
1. Ze moeten bij het implementeren van IT-toepassingen voor hun dagelijkse werking (HR, boekhouding, adres- senbestanden, enz.) de gewone AVG- vereisten naleven;
2. Willen ze gebruik maken van de afwij- kingen voor archivering in het alge- meen belang, dan moeten ze specifieke bepalingen naleven en waarborgen
4. kernBeGriPPen uit de aVG
• Doelbinding (purpose limitation) (art. 5 par. 1b)
Persoonsgegevens moeten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden ver- zameld worden en mogen vervolgens niet verder verwerkt worden.
• Minimale gegevensverwerking (data minimisation) (art. 5 par. 1c)
Persoonsgegevens moeten toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doel- einden waarvoor zij worden verwerkt.
• Opslagbeperking (storage limitation) (art. 5 par. 1e)
Persoonsgegevens moeten bewaard worden in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan noodzakelijk is.
• Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (art. 9 par. 1)
Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele geaardheid, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische, biometri- sche of gezondheidsgegevens.
• Gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen (art. 25) - Gegevensbescherming door ontwerp (data protection by design):
Technische en organisatorische maatregelen, zoals pseudonimisering, die de beginselen van minimale gege- vensverwerking implementeren en garanderen (= via softwareontwikkeling met gegevensbeschermings- vriendelijke technologie)
- Gegevensbescherming door standaardinstellingen (data protection by default):
Technische en organisatorische maatregelen die zorgen dat alleen persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor elk specifiek doel van de verwerking.
voorzien — hoewel de Belgische kader- wet er nog niet is, moeten onder meer alle gegevensstromen in kaart worden gebracht, knelpunten gedetecteerd, bestaande toepassingen en gebrui- ken voor mededeling en verspreiding van archieven tegen het licht worden gehouden en moet een DPO aangesteld worden;
3. Idealiter: archiefinstellingen moeten de archiefoverbrengende organisaties kunnen adviseren over hoe ze bij het ontwerpen van hun IT-toepassingen de regels i.v.m. gegevensbescherming kun- nen nakomen en tegelijk overdrachts- vriendelijk blijven (bv. door te zorgen dat versleutelde gegevens ook gede- codeerd kunnen worden). Immers:
volledigheid en authenticiteit van het bestand blijven hét criterium!
“ naar het publiek toe zijn we één organisatie, het Vlaams architectuurinstituut.”
Sofie De Caigny, Directeur Vlaams Architectuurinstituut
Interview: Jessica Jacobs en Klaartje Brits Foto’s: Marc Engels
Het Vlaams Architectuurinstituut (VAi) verspreidde het bericht dat het vanaf dit jaar Architectuur- archief Vlaanderen onder zijn hoede zou nemen. Dat vonden we een mooie gelegenheid voor een toelichting, dus trokken we naar deSingel voor een gesprek met kersvers directeur Sofie De Caigny.
Het Vlaams Architectuurinstituut werd in 2001 opgericht als steunpunt en later hervormd tot een sectorinstituut voor de Vlaamse architectuur, wat houdt dat in?
Het Vlaams Architectuurinstituut wil architecten, maar vooral ook het brede publiek tonen dat architectuur belangrijk is. Denk maar aan het belang van goede architectuur voor onze leefom- geving. Goede scholen bijvoorbeeld, wat betekent dat? Weinig mensen zijn zich bewust van die impact. De Vlaamse minister gaf ons instituut een aantal opdrachten. Eén daarvan is de publi- catie van een tweejaarlijks boek waarin de meest vooruitstre- vende, spraakmakende architectuurprojecten van de voorbije twee jaar verschijnen. We voorzien ze van kritische reflecties, waardoor je de uitgave als een analyse van de stand van zaken van de architectuur in Vlaanderen kunt zien. Daarnaast zorgen we voor een grote Engelstalige oplage, waardoor de uitgave wereldwijd gelezen wordt. Het is een middel om architecten uit Vlaanderen in andere landen onder de aandacht te brengen en zo ontstaan er vaak samenwerkingen tussen onze architecten en buitenlandse instellingen.
We zetten ook sterk in op de Dag van de architectuur, die om de twee jaar plaatsvindt. Op die dag worden interessante nieuwe gebouwen opengesteld voor een breed publiek, zijn er lezin- gen en educatieve activiteiten voor kinderen. Vorig jaar pasten we het concept aan naar een Festival van de architectuur. Dat duurde toen een week, en gaat gepaard met allerlei voorstel- lingen en activiteiten gaande van een veiling tot salons waar liefhebbers tot het midden van de nacht over architectuurboe- ken praten.
Twee jaar na de oprichting van het Vlaams Architectuurinstituut, kreeg het de bijkomende opdracht om ook een werking rond architectuurarchieven te ontplooien. Hiervoor was in Vlaanderen
op dat moment geen overkoepelende instelling. Veel architec- tuurarchieven zaten in stadsarchieven, musea, bij heemkundige kringen maar ook bij universiteits- en provinciale archieven. Toen was het nog niet de bedoeling om een collectie op te bouwen, wel om expertise op te bouwen en te verspreiden en om de ver- schillende collecties samen te registreren via de ODIS-databank en terug te koppelen aan de Archiefbank. Deze collectie is te vinden via de website architectuurarchieven.be. Het voordeel van die website is dat je archieven die zich fysiek op andere plaatsen bevinden toch gebundeld kunt ontsluiten.
Sinds dit jaar maakt het Architectuurarchief Vlaanderen deel uit van het Vlaams Architectuurinstituut, hoe is die nauwe samen- werking tot stand gekomen?
Laten we beginnen bij het ontstaan van het Architectuurarchief Vlaanderen, dat voortkomt uit een integratie van het Architectuurarchief Provincie Antwerpen (APA) en het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (CVAa). Het APA werd eind jaren
’80 opgericht als een dienst van de provincie Antwerpen, die toen, vooral gestimuleerd vanuit monumentenzorg, besliste om private architectuurarchieven van architecten uit de provincie te verzamelen. Eigenlijk hadden alle provincies afgesproken om architectuurarchieven en informatie van architecten te bewa- ren in een architectuurarchief. De provincie Antwerpen nam daarin het voortouw en is het enige initiatief gebleven. De col- lectie begon eerst provinciaal, met architecten die een duide- lijke link met de provincie Antwerpen hadden. Omdat de andere provincies nooit volgden en dit de enige publieke gespeciali- seerde instelling voor architectuur was, kwamen er steeds meer vragen en groeide de collectie. Zeker voor erg belangrijke en complexe archieven was een gespecialiseerde bewaarplaats aangewezen, en die kwamen bijgevolg in de collectie van het Architectuurarchief van de provincie. Op die manier groeide het
belang van dat archief voor Vlaanderen en zelfs voor België.
Vanaf 2012 werd dan ook beslist de geografische afbakening van de provincie los te laten.
Heel recent, met de afslanking van de provincies, ont- stond er zowel bij de provincie, het bestuur van het Vlaams Architectuurinstituut als bij de minister van Cultuur snel een draagvlak om van het VAi een instituut te maken dat zowel voor het heden, als voor het erfgoed van architectuur zorg draagt.
Ook in de dagelijkse realiteit zijn beide verweven met elkaar.
Als een architect een opdracht krijgt, zit die in dichtbevolkt Vlaanderen bijna altijd in een historische context. Architecten zelf maken het onderscheid tussen heden en verleden niet zo en vinden vaak bepaalde historische gebouwen even interessant als hedendaagse. Ook in hun praktijk sluit restauratie, renovatie of nieuwbouw nauw aan. Nu draagt het instituut die visie ook uit: de namen APA en CVAa verdwijnen, samen vormen zij het Architectuurarchief Vlaanderen, dat onder de koepel van het Vlaams Architectuurarchief werkt. Achter de schermen gaat het om twee afdelingen met elk een aparte begroting en beheers- overeenkomst, maar naar het publiek toe zullen we steeds pra- ten over de overkoepelende naam Vlaams Architectuurinstituut.
Gaat de integratie gepaard met nieuwe doelstellingen voor het VAi?
Ik moet zeggen dat 2017 een bijzonder jaar was, we bespra- ken de hele integratie en gelijktijdig verwachtte de overheid een nieuw beleidsplan op 15 december. Het was niet evident om dat beleidsplan op te stellen voor een organisatie die nog niet bestond. Toch gingen we voluit voor die verandering. De grootste aanpassing daarbij is dat we de referentiecollectie van architectuurarchieven willen worden voor Vlaanderen en Brussel.
Vroeger was ik de coördinator van het CVAa en al lang voordat het integratieproces bezig was, besefte ik dat we de volgende beleidsperiode anders zouden moeten werken. We probeerden regionale concentraties van architectuurarchieven samen te krij- gen, bij stadsarchieven bijvoorbeeld. We maakten ook thema- tische concentraties van grote ontwerpersarchieven of archi- tectuurarchieven, die probeerden we naar het Rijksarchief te brengen. De archieven van architecten die in St. Lucas opgeleid zijn, probeerden we bij het KADOC onder te brengen. Zo ont- stond er in nauwe samenwerking met vele spelers een versnip- perd veld met regionale concentraties van architectuurarchie- ven. Maar we begonnen te voelen dat dit model aan het einde van zijn bestaan kwam. Voor de meeste archieven betekende het immers extra werk, waar ruimte, mensen en dus ook middelen voor nodig waren. De laatste jaren zochten we proactief stu- denten archivistiek die de archieven inventariseerden om zo de ontsluiting van de architectuurarchieven te ondersteunen. Maar je voelde dat dit zo niet kon blijven duren. Daarbij komt dat er de laatste jaren een enorme opleving van de architectuur is in Vlaanderen. We zien een stijging in het aantal interessante archi- tectenbureaus, die ook opdrachten uit het buitenland krijgen.
De architectuurarchieven worden steeds groter en complexer,
en de digitale bestanden veranderen steeds sneller. Je kunt niet verwachten dat een lokaal archief de kennis in huis heeft om dit te behappen. Een archief uit de jaren ’60, dat enkel uit papier bestond, kon al makkelijker in een stadsarchief geplaatst wor- den dan de recente complexe digitale archieven.
De komende jaren zal het VAi een inhaalbeweging maken in het binnenhalen van architectuurarchieven. En dat is nodig, want heel wat Vlaamse architecten doen het goed in het buitenland.
Wanneer je merkt dat het Metropolitan Museum in New York architecten vraagt om hun maquettes aan hen te verkopen, weet je dat het een cruciaal moment is om dit materiaal in Vlaanderen te houden en als erfgoed te ontsluiten. Daarop zal het architec- tuurinstituut nu een sterke nadruk leggen. Die sterke nadruk op collectie is een grote verandering voor ons, voor de collega’s van het voormalige APA is de koppeling aan het heden dan weer nieuw.
Voor de nieuwe collectie zijn we op zoek naar meer depotruimte.
Enerzijds heeft het VAi de publieksplekken in deSingel, met drie tentoonstellingsruimten. Grote tentoonstellingen vinden plaats in de tentoonstellingshal, waar dit najaar een grote overzichts- tentoonstelling met de werken van Leon Stynen, de architect van dit gebouw, te zien zal zijn. We hebben een kabinettentoon- stelling, een kleine museale ruimte waar we tekeningen kunnen tonen, een ideale plek om het archief te ontsluiten. De publieke gangen van deSingel beschouwen we als een derde plek, daar vinden tentoonstellingen rond urgente maatschappelijke the- ma’s plaats. Rond de vraag wat architecten kunnen betekenen in de vluchtelingenproblematiek, hoe ze snel in tijdelijke huis- vesting kunnen voorzien. Of wat te doen met de afvalproble- matiek, die een heel ruimtelijke component heeft. Anderzijds hebben we het architectuurarchief, de collectie zelf. Die zit in het Archiefhuis in het centrum van Antwerpen, waar vroeger de openbare bibliotheek gehuisvest was. Die boekentoren werd een archieftoren, maar er zit wat spanning op dat verhaal, want de toren zit zo goed als vol. Vandaar de nood aan een extern depot, waarvoor we momenteel de nodige stappen zetten.
Sofie, ik mag jou ook persoonlijk feliciteren, jij hebt sinds begin dit jaar een nieuwe functie. Verandert dat voor jou veel?
Klopt, tot voor kort was ik coördinator van het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven, waar ik vooral met de erfgoedvraagstuk- ken binnen het VAi bezig was en met de kennisopbouw en ken- nisdeling hieromtrent. Nu ben ik de directeur van het gehele Vlaamse Architectuurinstituut, waardoor mijn taken sterk ver- schoven zijn. Vroeger was de coördinator van het CVAa eind- verantwoordelijke voor het erfgoedluik en de directeur van het VAi verantwoordelijk voor de hedendaagse werking die van- uit het kunstendecreet ondersteund is. Ik heb als directeur van het VAi nu eindverantwoordelijkheid over het geheel, met een coördinator die me bijstaat voor de leiding over het archief. Ik denk dat dat een goede zaak is. Zoals ik daarnet al zei lopen heden, verleden en vraagstukken over de toekomst door elkaar.
18| META 2018 | 3
interView
Die opdelingen hoeven in de werking dan ook niet zo sterk tot uiting te komen.
Voor jullie is het een win-win-verhaal?
Ja, wat het expertisecentrum deed wilden we echt niet verlie- zen, want dat is een plek waarbij er niet alleen rond architec- tuur, maar ook rond vormgeving gewerkt wordt. Zeker de laatste jaren werkten we daar hard rond, want dat was een deelsector binnen het cultureel erfgoed waarvoor niemand echt een coör- dinerende rol opnam. De bestandsformaten en de opbouw van die archieven zijn heel gelijkaardig aan architectuurarchieven, net zoals wat hedendaagse ontwerpers kunnen doen met vorm- gevingsarchieven of designarchieven. De voorbije jaren zetten we daar dus sterk op in. We maakten bijvoorbeeld een soort landschapstekening voor die vormgevingsarchieven. We vonden het zo jammer om dat te moeten loslaten in de nieuwe constel- latie. Dat gebeurde eerder al eens: het Designmuseum heeft een tijd het Designarchief gehuisvest, een expertisecentrum voor vormgevingsarchieven, maar toen ze daarvoor geen financiering meer kregen lag dat jarenlang stil. Nu we zo sterk geïnvesteerd hadden in die vormgevingsarchieven, en vormgevers gesensibi- liseerd hadden om beter voor hun archieven te zorgen, wilden we vermijden dat er opnieuw een soort leegte zou komen in het erfgoedveld. Dus met het oog op een duurzaam beleid dienden we twee beleidsplannen in, enerzijds voor de collectie, en ander- zijds om een coördinerende rol op te nemen en een netwerk uit te bouwen. Het zijn dus spannende tijden, maar momenteel is het voor iedereen spannend.
Je zei het al, je bent sterk betrokken bij de erfgoedsector. Er is een nieuw erfgoeddecreet, jij hebt die evolutie meegemaakt.
wat is jouw visie daarop?
Vroeger vertrok het erfgoedbeleid vanuit een opdeling tussen landelijk, regionaal en lokaal niveau. Ik vind het positief dat het internationale niveau daaraan toegevoegd werd. Dat zal de erfgoedsector op termijn vooruit helpen. Vlaanderen moet ook op internationaal niveau mee zijn, en een aantal excel- lente instellingen die daarin een trekkersrol vervullen moet
je daarvoor belonen. Ik vind het ook een goede zaak dat de expertisewerking opgenomen kan worden door collectiebehe- rende instellingen. Al schuilt daar ook een gevaar in, want voor collectiebeherende instellingen is de collectie vooral belangrijk, en voor musea de publiekswerking rond die collectie. Krijgen ze middelen voor die expertiserol, is het niet de bedoeling dat ze die inzetten voor hun collectie of publiekswerking. Maar ik ben er zeker van dat men zich op beleidsniveau daar ook van bewust is, en dat men daarom heeft geopteerd voor twee beleidsplannen.
Wat ik nog positief vind is dat de hele sector op hetzelfde moment een beleidsplan moet indienen. In het verleden moes- ten de deelsectoren apart indienen, waardoor de minister van Cultuur elk jaar op zoek moest gaan naar extra middelen.
Doordat de beleidsplannen nu maar één keer per beleidspe- riode ingediend worden, gaat het om een groter geheel en heeft de minister hopelijk ook meer slagkracht om geld vrij te maken. Daarnaast werd het geld vroeger verdeeld binnen de deelsectoren. Nu kan men de sterke dossiers over de hele sector belonen.
Je bent ook lid van de adviescommissie?
Ja, maar wij beoordelen de dossiers niet, dat doen de beoor- delingscommissies. In het nieuwe Cultureel-erfgoeddecreet zijn er verschillende beoordelingscommissies, maar ze gebruiken dezelfde normen en criteria. De lat ligt dus overal even hoog. De adviescommissie moet dat proces bewaken. We schreven kwali- teitsnormen uit, er is een heel strikt huishoudelijk reglement en een strikt draaiboek dat alle beoordelingscommissies moeten volgen. Daarnaast is er een afstemmingscommissie in het leven geroepen. Leden van de adviescommissie en de voorzitters en ondervoorzitters van de beoordelingscommissies screenen alle adviezen en bekijken of iedereen even streng beoordeeld werd.
Hoe past het VAi binnen dat plan van het cultureel-erfgoed- decreet?
Enerzijds hebben we ingetekend op het landelijke niveau.
Volgens ons voldoen we aan de criteria, de commissie moet nog beslissen. We willen onze rol blijven opnemen bij initiatie- ven die er zijn op landelijk niveau. Niet alleen voor onze eigen collectiewerking, maar ook bij initiatieven waarin we kunnen bij- leren van de sector, en de sector versterken door bijvoorbeeld onze inbreng op CEST. We tekenden ook in voor de dienst- verlenende rol. Ook daar passen we volledig binnen de visie van het nieuwe erfgoeddecreet. We worstelen nog wel met het onderdeel ‘participatie van de erfgoedgemeenschappen in alle aspecten van de werking’, op dat vlak kunnen we nog bijleren. In onze raad van bestuur zijn verschillende erfgoedgemeenschap- pen vertegenwoordigd en ze hebben een beslissende beleids- stem. Maar in andere aspecten van onze werking kunnen we nog stappen zetten. Het is voor ons een grote opportuniteit om de archiefvormers actiever te betrekken wanneer we archieven gaan verwerven.
